لخّصلي

مقدمة يمضي المديرون التنفيذيون معظم وقتهم في الاجتماعات مع المديرين في المستويات الإدارية العليا بمعدل )٥0٪( من وقتهم ('( ، الأمر الذي يجعل حاجتهم للمساعدة هامة وحاسمة من قبل الموظفين الذين
يعملون معهم فيما يتعلق بالترتيب لهذه الاجتماعات . المكتب. أنواع الاجتماعات: يمكن تقسيم الاجتماعات على النحو التالي: الداخلي للجهة. ومن الأمثلة على ذلك اجتماع لجان شئون العاملين. كما يطلق على هذا النوع من -۲ ثانيا : حسب مستوياتها : جامعة الدول العربية ، أكثر من جهة واحدة. -۲ بعض الاجتماعات العلنية التي يدعى لہها الجمهور لحضورها والمشاركة فيها. -۱ وسلطة عقدها ، ومن دون وقت محدد ، الشكليات والقواعد المحددة من الجهـة. وتشبه الاجتماعات غير الرسمية تلك الاجتماعات التي التصويت يحدد النظام الداخلي ل لجهة طريقة التصويت اللازمة لنجاح القرارات، وقد تكون إحدى الطرق التالية: اتخاذ القرارات بالإجماع. اتخاذ القرارات بأغلبية ثلثى الأعضاء. في الشخص ذي الصلاحية ، وعادة ما ينص على ذلك في النظام الداخلي ل لجهاز. ويتقيد صاحب السلطة لعقد الاجتماع بالنظام الأساسي الذي غالبا ما ينص فيه على عد د مرات الاجتماع التي قد تكون أسبوعيا أو شهريا أو سنويا ، إضافة إلى الاجتماعات الطارئة الأخرى. النصاب القانوني للاجتماع: المقصود بالنصاب القانوني للاجتماع ، فيكون الاجتماع باطلا ، بتنظيم أعمال الاجتماعات. وعلى رئيس الاجتماع التأكد من توافر النصاب القانوني قبل بدء الجلسات رئيس الاجتماع: أو يختاره الأعضـاء أنفسهم ، ويتولى إدارة الاجتماع، وبـإجراءات سير الاجتمـاع ، كإعلان بدء الاجتمـاع وانتهائه ، والتأكـد مـن تـوافر العـدد القـانوني ، أهداف الاجتماع. الأساسية حوله. إبداء رأيه بصراحة وبطريقة لبقة بحيث لا يبدو متحمسا أو متحيزا له. الاتصاف بالموضوعية في النظر إلى الأمور ، فلا يدافع عن رأي معين أو يتحيز لوجهة نظر معينة، وإنما عليه أن يترك للأعضاء مطلق الحرية في المناقشة وتداول الرأي. تلخيص الآراء التي أثيرت ووضعها في صيغ دقيقة ومفهومة. سكرتير الاجتماع: وعادة ما يتم خلال الاجتماع. الاجتماعات. وبرغم أن استخدام هذه الإشارة شائع في الاجتماعات ، إلا أنه يجوز للعضو تقديم نقطة النظام بشكل مكتوب. ومن الأمثلة لبعض المخالفات التي تؤدي إلى نقطة النظام نذكر ما يلي وذلك خوفا من التوصل إلى قرارات أو نتائج مبنية على مخالفات قانونية نقطة نظام باستخدام اليدین دور السكرتيرفي تنظيم الاجتماعات: أولا : المسؤوليات الواجب القيام بها قبل الاجتماع . ثانيا : المسؤوليات الواجب القيام بها خلال الاجتماع. ثالثا : المسؤوليات الواجب القيام بها بعد الاجتماع . وسوف نستعرضها بشيء من التفصيل فيما يلي. أولا : المسؤوليات الواجب القيام بها قبل الاجتماع. ١( ما هو الغرض من الاجتماع. ٢( ما هي مدة الاجتماع المتوقعة. هي ويمكن تفصيل ذلك كما يلي: 1- ما هو الغرض من الاجتماع إن تحديد الهدف من الاجتماع سوف يساعد من يقوم بالإعداد للاجتماع بتحديد الكثير ويمكن الحصول على الهدف من الاجتماع من الشخص المسؤول الذي طلب الترتيب ل لاجتماع، وغالبا يكون المدير الذي نعمل معه. كما أن تحديد الہدف من الاجتماع ضروري للإشارة إليه في المخاطبات التي تتم مع الأعضاء الذين سيحضرون الاجتماع. ۲- ما هي مدة الاجتماع المتوقعة؟ في الاجتماع لتخطيط أوقاتهم وترتيب أعمالهم خلال هذه الفترة، فضلا عن أن ذلك سوف يساعد وذلك لإعداد الترتيبات الخاصة بكل فرد منهم والوفاء باحتياجاتهم الخاصة، فقد يحتاجون إلى أن يتم الترتيب لاستضافتهم وتسهيل حجوزاتهم والمواصلات إلى غيرذلك. من خلال الإجابة على الأسئلة السابقة فإن مُعد الاجتماع يستطيع بمساعدة المسؤول عن وعد د المقاعد، و وسائل الشرح وغيرها من التجهيزات الضرورية التي يتطلب ذلك التنسيق مع كافة الأعضاء لتحديد الوقت والمكان المناسب للجميع، وقد يتم تحديد موعد الاجتماع بواسطة المسؤول عن الاجتماع دون وقد يتطلب الأمر التنسيق بين كافة المجتمعين لاختيار موعد ومكان الاجتماع إذا تساوى بالاتصال بالأعضاء وتحديد المواعيد المناسبة لكل عضو والبدائل لذلك إلى أن يتم التوصل إلى مثل: مخاطبة الأعضاء لإبلاغهم بموعد الاجتماع )اليوم - التاريخ - الوقت - المكان(، تجهيز سوف تساهم الإجابة على الأسئلة السابقة بجمع معلومات جيدة عن الاجتماع. وكثير من المتخصصين ينصحون بأن يقوم السكرتير أو مدير المكتب حال تكليفه بالترتيب لعقد اجتماع سواء على المعلومات التي يحصل عليها عن الاجتماع والأعضاء وكافة المخاطبات التي تتم بشأن هذا الاجتماع، وذلك لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة. وعند إهمال ذلك فإن السكرتير أو مدير المكتب سوف يجد الأوراق المتعلقة بهذا الاجتماع مبعثرة في أماكن متعددة قد لا يستطيع الرجوع إليها في الوقت المناسب. مثل متى يتم طلب التجهيزات الخاصة إذا كانت هناك حاجة لها ، متى يتم إرسال يقوم السكرتير أو مدير المكتب، بعد أخذ توصيات المدير المسؤول فيما يخص القاعة المناسبة ل لاجتماع بالقيام بحجز قاعة الاجتماعات قبل وقت كاي من موعد الاجتماع ، أو إرسال بريد إلكتروني، في بعض المنظمات يكون هناك نموذج مخص ص لعملية حجز القاعات يتضمن معلومات كاملة عن القاعات المتوفرة في المنظمة، الآلي، جهاز العرض، استخدام هذا النموذج والتأشير حسب الاحتياجات التي يتطلبها الاجتماع، مختصة إن تأكيد حجز قاعة الاجتماعات المناسبة قبل وقت كافي يضمن عدم إرباك المجتمعين وفي حال وجود خل ل في عملية الحجز، فإن ذلك قد يضطر المجتمعين إلى تحويل اجتماعهم إلى قاعة أخرى قد لا تكون مناسبة ولا تفي بجميع متطلبات الاجتماع ، كل ذلك يوقع الإدارة التي تقيم هذا الاجتماع في حرج شديد ولهذا فإن على السكرتير أو مدير المكتب أن يتابع عملية الحجز حتى يحصل على التأكيدات الكافية التي تضمن تخصيص غرفة الاجتماعات المناسبة للاجتماع في الوقت المحدد. موضوع الشخص المسؤول عنه والوقت المخصص لمناقشته، وتختلف جداول الاجتماعات باختلاف أنواعها والغرض من تنفيذها. وجدول أعمال الاجتماعات غير الرسمية يتميز بالسهولة حيث يتم وضع قائمة بينما تكون هناك بعض التفاصيل في جدول أعمال وكذلك يمكن التنسيق مع جميع الأعضاء لبحث إضافاتهم التي يرغبون في مناقشاتها في الاجتماع ، بحيث يعرض جدول أعمال الاجتماع على المدير المسؤول قبل تعميمه على الأعضاء المشاركين ويتم الحصول على من الموضوعات التي عادة تضمن جدول أعمال الاجتماع ، تقديم عرض من أحد الأعضاء عن موضوع معين ، مناقشة موضوعات محددة إلى غيرذلك يجب على السكرتير أو مدير المكتب إعداد قائمة بمن سيحضرون الاجتماع، وذلك ليتأكد بأن الجميع قد تم إبلاغة بموعد ومكان وموضوع الاجتماع. وت تعد د وسائل إبلاغ المشاركين في الاجتماع بموعده ومكان انعقاده، فإذا كان الاجتماع طارئ فقد يكون من لأن الغالب في الاجتماعات أن يتم إقرار ولهذا فإن الاتصال الهاتفي يكون الأسرع بحيث يتم حال معرفة السكرتيرفي موعد ومكان الاجتماع. وقد ترسل المذكرة للتأكد من وصول المذكرة لكل عضو مشارك في الاجتماع. أو التأخير ومقداره، بتأكيد عدم قدرته على الحضور، قائمة الحضور ل لاجتماع وموضوع الاجتماع، الرسالة بواسطة الاتصال الهاتفي. كما يفضل دائما أن يتم إرفاق بعض المعلومات المتعلقة بموضوع الاجتماع، مثل محضر الاجتماع وأي معلومات قد يتطلب الأمر اطلاع الأعضاء المشاركين في عدد المقاعد المتوفرة، الإضاءة، وسائل السلامة، التكييف )درجة الحرارة المناسبة( وغيرها ، بشكل دائم في غرفة الاجتماعات فإن على السكرتير أو مدير المكتب أن يتأكد من وجودها وسلامتها قبل الاجتماع بوقت كاي. مناسبة المكان للاجتماع، عضو من أعضاء الاجتماع بالإضافة إلى أي مواد مكتبية قد يحتاجها المجتمعون خلال الاجتماع. جهاز حاسب آلي، توفر وسائل الاتصالات )هاتف – فاكس(، متطلباتهم التي قد يحتاجونها خلال الاجتماع قبل وقت كافٍ من بداية الاجتماع وذلك للسعي لتحضيرها وعددهم ، احتياجات المجتمعين من المرطبات والمأكولات الخفيفة . قد لا يتطلب الأمر سوى تجهيز المشروبات )الساخنة والباردة أو إحداهما( حسب إمكانات المنظمة. أما إذا زادت مدة الاجتماع عن ذلك فقد يفضل الإعداد لتحضير بعض المأكولات الخفيفة أما إذا تخلل الاجتماع فترة غداء أو عشاء، وعندما يتطلب الاجتماع تحضير وجبة )غداء أو عشاء( فقد تنحصر مسؤولية السكرتير أو مدير المستوى الوظيفي مسبقا وذلك تلافيا لحدوث أي خلل في ال لحظات الأخيرة التي تسبق بداية الاجتماع. ويقوم السكرتير الاجتماع ، و أي مطبوعات سوف يتم استخدامها في الاجتماع ، وأي ملاحظات متعلقة بالاجتماع )مراسلات أو مذكرات( بالإضافة إلى أي مواد أخرى قد يحتاجها المديرفي الاجتماع. ح – استقبال الأعضاء المشاركين في الاجتماع : في الاجتماعات غير الرسمية قد لا يتطلب الأمر من السكرتير أو مدير المكتب القيام باستقبال أما إذا كان الاجتماع رسميا فإن على السكرتير أن يتولى أو ينظم عملية استقبال المشاركين في الاجتماع وأن يتأكد من سهولة وصولهم إلى ثانيا : المسؤوليات الواجب القيام بها خلال الاجتماع قد يكلف السكرتير أو مدير المكتب ببعض المهام أثناء الاجتماع ، تأمين بعض المستلزمات الطارئة ، ولكنه حتما مسؤول أثناء الاجتماع عن متابعة كافة الاحتياجات التي سبق الترتيب لها، ومتابعة سير عمل التجهيزات والتأكد من عدم وجود أي خلل فيها. محضر الاجتماع وتسجيل الملاحظات خلال الاجتماع فهناك بعض التعليمات التي يجب أخذها بالاعتبار عند إنجاز هذه المهمة )'(: وإذا كان ويلاحظ أن استخدام التسجيل الصوتي أو تصوير الفيديو القيام بذلك. اكتب بدقة ) حرفيا ( جميع القرارات التي يتم التوصل إليها ، والخاتمة. بعد اتخاذ قرار بشأنها . كتابة جميع الصيغ والعبارات الهامة بعناية ودقة . أو صيغة ، بحيث ت تجنب الاجتهادات في تحديد المسؤوليات ضع علامة مميزة لتحديد البنود التي ت تطلب اتخاذ إجراء . -أكتب مختصرات ، -۷ مساعدة رئيس الاجتماع في ادارة الاجتماع مثل التنبيه على صحة عقد الاجتماع من عدمه أو الالتزام بالأوقات المحد دة لكل بند. والتأكد من اكتمال كافة البنود التعديلات على المحضر السابق إن وجد. تقارير الموظفين، الأعمال التي لم تنجز، موعد ومكان الاجتماع القادم . اتخذ الإجراءات التالية عروض، أوراق ( ل لأعضاء الذين لم

مقدمة
يمضي المديرون التنفيذيون معظم وقتهم في الاجتماعات مع المديرين في المستويات الإدارية العليا
بمعدل )٥0٪( من وقتهم ('( ، الأمر الذي يجعل حاجتهم للمساعدة هامة وحاسمة من قبل الموظفين الذين
يعملون معهم فيما يتعلق بالترتيب لهذه الاجتماعات .ويرتبط نجاح أي اجتماع بمستوى التخطيط والتنفيذ له ،الأدني لنجاحه.المكتب.التي تعقد في الإدارة التي يعمل بها ،تعريف الاجتماعات
أنواع الاجتماعات:
يمكن تقسيم الاجتماعات على النحو التالي:
أولا: من حيث زمن عقدها:
الداخلي للجهة. ومن الأمثلة على ذلك اجتماع لجان شئون العاملين. كما يطلق على هذا النوع من
الاجتماعات بالاجتماعات العادية.-۲
حدوث أمر طارئ أو مشكلة طارئة ،ثانيا : حسب مستوياتها :
اجتماعات عالمية: وهي اجتماعات تشـارك فيها دول العالم كاجتماعات الأم م المتحدة ، واليونسكو.جامعة الدول العربية ، أو اجتماعات مجلس التعاون الخليجي.أكثر من جهة واحدة.ثالثا : من حيث حساسية الموضوعات المطروحة في الاجتماع
الحضور على أعضاء معينين
-۲
بعض الاجتماعات العلنية التي يدعى لہها الجمهور لحضورها والمشاركة فيها.رابعا: من حيث الشكليات
-۱
كبيرا من الشكليات والقواعد المحد دة في النظام الداخلي ل لجهة ،وسلطة عقدها ، والنصاب القانوني للاجتمـاع ، ومن
الأمثلة على هذه الاجتماعات اجتماعات الهيئة العامة للمساهمين ،التجارية.دون وقت محدد ، وليس لها جدول أعمال مسبق ،الشكليات والقواعد المحددة من الجهـة. وتشبه الاجتماعات غير الرسمية تلك الاجتماعات التي
تحدث ضمن الإدارات والأقسام التي تتكون في المنظمة لدراسة مشكلات معينة.التصويت
يحدد النظام الداخلي ل لجهة طريقة التصويت اللازمة لنجاح القرارات، وقد تكون إحدى الطرق التالية:
اتخاذ القرارات بالإجماع.اتخاذ القرارات بأغلبية ثلثى الأعضاء.اتخاذ القرارات بالأغلبية المطلقة ) النصف زائدًا واحد (.سلطة عقد الاجتماع
في الشخص ذي الصلاحية ، وعادة ما ينص على ذلك في
النظام الداخلي ل لجهاز.ويتقيد صاحب السلطة لعقد الاجتماع بالنظام الأساسي الذي غالبا ما ينص فيه على عد د مرات
الاجتماع التي قد تكون أسبوعيا أو شهريا أو سنويا ، إضافة إلى الاجتماعات الطارئة الأخرى.النصاب القانوني للاجتماع:
المقصود بالنصاب القانوني للاجتماع ، ذلك العدد من الأعضاء ال لازم حضوره لحظة عقد الاجتماع
وقانونية صحيحة ، فيكون
الاجتماع باطلا ، ويترتب على ذلك بطلان القرارات المتخذة وأية نتائج أخرى.بتنظيم أعمال الاجتماعات. وعلى رئيس الاجتماع التأكد من توافر النصاب القانوني قبل بدء الجلسات
وي حالة عدم توافر هذا النصاب ،رئيس الاجتماع:
وهو أحد الأعضاء المجتمعين ، أو يختاره الأعضـاء أنفسهم ،ويتولى إدارة الاجتماع، وتوجيه المناقشات خلال الجلسات ،والمحاضر الناتجة عن الجلسات.وبـإجراءات سير الاجتمـاع ، كإعلان بدء الاجتمـاع وانتهائه ، والتأكـد مـن تـوافر العـدد القـانوني ،وكيفية حفظ النظام خلال الاجتمـاع ،أهداف الاجتماع.وعلى رئيس الاجتماع مراعاة الخطوات التالية للتوصل إلى قرار:
الأساسية حوله.إبداء رأيه بصراحة وبطريقة لبقة بحيث لا يبدو متحمسا أو متحيزا له.الاتصاف بالموضوعية في النظر إلى الأمور ، فلا يدافع عن رأي معين أو يتحيز لوجهة نظر معينة،وإنما عليه أن يترك للأعضاء مطلق الحرية في المناقشة وتداول الرأي.تلخيص الآراء التي أثيرت ووضعها في صيغ دقيقة ومفهومة.التأكد من أن كل عضو قد اقتنع بالرأي أو الاقتراح الذي اتفق عليه الأعضاء.سكرتير الاجتماع:
ويكون شخصًا متخصصًا في أعمال السكرتارية ، وعادة ما يتم
اختيار السكرتير وتحديده بشكل نظامي ، ومن الضروري أن يكون
أثناء الجلسات ،يمكن تعريف نقطة النظام ،خلال الاجتماع. ومن حق أي عضو في الاجتماع إثارة نقطة نظام واحدة أو أكثر ،الاجتماع ،الاجتماعات.ويبدي العضو المعترض نقطة النظام ، واضعا
وبرغم أن
استخدام هذه الإشارة شائع في الاجتماعات ، إلا أنه يجوز للعضو تقديم نقطة النظام بشكل مكتوب.ومن الأمثلة لبعض المخالفات التي تؤدي إلى نقطة النظام نذكر ما يلي
عدم اكتمال النصاب القانوني اللازم لعقد الاجتماع أو للتصويت على مشروع قرار مثلا.اختصاص الاجتماع. وذلك خوفا من
التوصل إلى قرارات أو نتائج مبنية على مخالفات قانونية
نقطة نظام باستخدام اليدین
دور السكرتيرفي تنظيم الاجتماعات:
أولا : المسؤوليات الواجب القيام بها قبل الاجتماع .ثانيا : المسؤوليات الواجب القيام بها خلال الاجتماع.ثالثا : المسؤوليات الواجب القيام بها بعد الاجتماع .وسوف نستعرضها بشيء من التفصيل فيما يلي.أولا : المسؤوليات الواجب القيام بها قبل الاجتماع.قبل الإعداد لأي اجتماع هناك العديد من الأسئلة التي يتطلب الأمر الإجابة عليها قبل البدء-
١( ما هو الغرض من الاجتماع.٢( ما هي مدة الاجتماع المتوقعة.٣( من الأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع.هي
4( ما
ويمكن تفصيل ذلك كما يلي:
1- ما هو الغرض من الاجتماع
إن تحديد الهدف من الاجتماع سوف يساعد من يقوم بالإعداد للاجتماع بتحديد الكثير
من المتطلبات والاحتياجات والمكان المناسب ، ويمكن الحصول على الهدف من الاجتماع من الشخص المسؤول الذي طلب الترتيب ل لاجتماع،وغالبا يكون المدير الذي نعمل معه. كما أن تحديد الہدف من الاجتماع ضروري للإشارة إليه في
المخاطبات التي تتم مع الأعضاء الذين سيحضرون الاجتماع.۲- ما هي مدة الاجتماع المتوقعة؟
يجب أن يتم تحديد المدة التي سوف يستغرقها الاجتماع،في الاجتماع لتخطيط أوقاتهم وترتيب أعمالهم خلال هذه الفترة، فضلا عن أن ذلك سوف يساعد
في إعداد الترتيبات اللازمة ل لمجتمعين فيما يتعلق بالمرطبات وغيرها.- من الأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع؟
وذلك لإعداد الترتيبات الخاصة
بكل فرد منهم والوفاء باحتياجاتهم الخاصة، خصوصا عندما يكون بعض الأعضاء من خارج
فقد يحتاجون إلى أن يتم الترتيب لاستضافتهم وتسهيل حجوزاتهم
والمواصلات إلى غيرذلك.4- ما هي التجهيزات المطلوبة التي سيحتاجها المجتمعون؟
من خلال الإجابة على الأسئلة السابقة فإن مُعد الاجتماع يستطيع بمساعدة المسؤول عن
وعد د المقاعد، و وسائل الشرح وغيرها من التجهيزات الضرورية التي

• أين سيعقد الاجتماع ) مكان الاجتماع ( ومتى ) الوقت (؟
  يتطلب ذلك التنسيق مع كافة الأعضاء لتحديد الوقت
  والمكان المناسب للجميع، وقد يتم تحديد موعد الاجتماع بواسطة المسؤول عن الاجتماع دون
  وقد يتطلب الأمر التنسيق بين كافة المجتمعين لاختيار موعد ومكان الاجتماع إذا تساوى
  ولإتمام عملية التنسيق بين كافة الأعضاء ،بالاتصال بالأعضاء وتحديد المواعيد المناسبة لكل عضو والبدائل لذلك إلى أن يتم التوصل إلى
  موعد يناسب الجميع .مثل: مخاطبة الأعضاء لإبلاغهم بموعد الاجتماع )اليوم - التاريخ - الوقت - المكان(، تجهيز
  مكان الاجتماع بما يتناسب والغرض منه
  سوف تساهم الإجابة على الأسئلة السابقة بجمع معلومات جيدة عن الاجتماع. وكثير من
  المتخصصين ينصحون بأن يقوم السكرتير أو مدير المكتب حال تكليفه بالترتيب لعقد اجتماع سواء على
  أن يقوم بفتح ملف باسم هذا الاجتماع،المعلومات التي يحصل عليها عن الاجتماع والأعضاء وكافة المخاطبات التي تتم بشأن هذا الاجتماع،وذلك لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة. وعند إهمال ذلك فإن السكرتير أو مدير المكتب سوف يجد
  الأوراق المتعلقة بهذا الاجتماع مبعثرة في أماكن متعددة قد لا يستطيع الرجوع إليها في الوقت المناسب.بالإضافة إلى ذلك فإنه يمكن للسكرتير استخدام التقويم لتسجيل أي تفاصيل قد تساعد في تنظيم
  مثل متى يتم طلب التجهيزات الخاصة إذا كانت هناك حاجة لها ، متى يتم إرسال
  دعوات الاجتماع إلى الأعضاء وغيرها ، وهذا يعنى أن يتم استخدام التقويم للتذكير لمثل هذه المتطلبات. يقوم
  السكرتير أو مدير المكتب، بعد أخذ توصيات المدير المسؤول فيما يخص القاعة المناسبة ل لاجتماع
  بالقيام بحجز قاعة الاجتماعات قبل وقت كاي من موعد الاجتماع ، ويكون ذلك وفق الإجراءات
  سواء كان ذلك عن طريق الاتصال الهاتفي ، أو إرسال بريد إلكتروني، وعليه أن يتابع ذلك
  في بعض المنظمات يكون هناك نموذج مخص ص لعملية حجز القاعات يتضمن معلومات كاملة عن
  القاعات المتوفرة في المنظمة،الآلي، جهاز العرض، الأثاث وغيرها( و يمكن للسكرتير أو مدير المكتب
  استخدام هذا النموذج والتأشير حسب الاحتياجات التي يتطلبها الاجتماع،- تتولى إدارة قاعات الاجتماعات التي تكون مجهزة ب بعض
  مختصة
  إن تأكيد حجز قاعة الاجتماعات المناسبة قبل وقت كافي يضمن عدم إرباك المجتمعين وفي حال وجود
  خل ل في عملية الحجز، فإن ذلك قد يضطر المجتمعين إلى تحويل اجتماعهم إلى قاعة أخرى قد لا تكون
  مناسبة ولا تفي بجميع متطلبات الاجتماع ، كل ذلك يوقع الإدارة التي تقيم هذا الاجتماع في حرج شديد
  ولهذا فإن على السكرتير أو مدير المكتب أن يتابع عملية الحجز حتى يحصل على التأكيدات
  الكافية التي تضمن تخصيص غرفة الاجتماعات المناسبة للاجتماع في الوقت المحدد.د – إعداد جدول أعمال الاجتماع-
  موضوع الشخص المسؤول عنه والوقت المخصص لمناقشته، وتختلف جداول الاجتماعات باختلاف أنواعها
  والغرض من تنفيذها. وجدول أعمال الاجتماعات غير الرسمية يتميز بالسهولة حيث يتم وضع قائمة
  بالموضوعات التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماع، بينما تكون هناك بعض التفاصيل في جدول أعمال
  كأن يتضمن الموضوعات التي سيتم مناقشتها والوقت المخص ص لكل موضوع
  وكذلك
  يمكن التنسيق مع جميع الأعضاء لبحث إضافاتهم التي يرغبون في مناقشاتها في الاجتماع ، بحيث
  يعرض جدول أعمال الاجتماع على المدير المسؤول قبل تعميمه على الأعضاء المشاركين ويتم الحصول على
  الموافقة النهائية على محتويات جدول الأعمال .من الموضوعات التي عادة تضمن جدول أعمال الاجتماع ،وجد، تقديم عرض من أحد الأعضاء عن موضوع معين ،معين ، مناقشة موضوعات محددة إلى غيرذلك
  •.
  يجب على السكرتير أو مدير المكتب إعداد قائمة بمن
  سيحضرون الاجتماع، وذلك ليتأكد بأن الجميع قد تم إبلاغة بموعد ومكان وموضوع الاجتماع. وت تعد د
  وسائل إبلاغ المشاركين في الاجتماع بموعده ومكان انعقاده، فإذا كان الاجتماع طارئ فقد يكون من
  لأن الغالب في الاجتماعات أن يتم إقرار
  المناسب توجيه الدعوة ل لمجتمعين بواسطة الاتصال الهاتفي
  ولهذا فإن الاتصال الهاتفي يكون الأسرع
  بحيث يتم حال معرفة السكرتيرفي موعد ومكان الاجتماع.أكثر الوسائل استخداما لإبلاغ المشاركين في الاجتماعات بموعدها وتمثل مذكرة داخلية ل لدعوة لاجتماع مديري الإدارات لمناقشة تطوير المناهج. وقد ترسل المذكرة
  ويجب دائما أن يتبع ذلك اتصال هاتفي
  للتأكد من وصول المذكرة لكل عضو مشارك في الاجتماع.لكل عضو
  خارج المنظمة فيتم اعداد خطاب رسمي
  أو التأخير ومقداره،بتأكيد عدم قدرته على الحضور، أو تأخيره ومدته،الأعضاء
  متواجدين في موعد الاجتماع إذا لم يتم ذلك. كما أنه من المفضل معرفة سبب عدم الحضور من
  كما يجب توضيح أسماء
  قائمة الحضور ل لاجتماع
  وموضوع الاجتماع،عبر البريد العادي، أو المسجل حسب أهمية الاجتماع،الرسالة بواسطة الاتصال الهاتفي.كما يفضل دائما أن يتم إرفاق بعض المعلومات المتعلقة بموضوع الاجتماع، مثل محضر الاجتماع
  السابق إن وجد، وأي معلومات قد يتطلب الأمر اطلاع الأعضاء المشاركين في
  الاجتماع عليها قبل حضورهم للاجتماع، بالإضافة إلى مخطط لموقع الاجتماع يوضح كيفية الوصول إلى
  الموقع ،وتجهيز قاعة الاجتماعات:
  عدد المقاعد المتوفرة، الإضاءة، وسائل السلامة،التجهيزات المكتبية، التكييف )درجة الحرارة المناسبة( وغيرها ،بشكل دائم في غرفة الاجتماعات فإن على السكرتير أو مدير المكتب أن يتأكد من وجودها وسلامتها
  قبل الاجتماع بوقت كاي.مناسبة المكان للاجتماع، وسهولة الوصول إليه من قبل الأعضاء المشاركين في الاجتماع.ومن جانب آخر قد يطلب من السكرتير أن يجهز حقائب الاجتماع بنسخة من جدول أعمال
  ومحضر الاجتماع السابق – إن وجد – وأي أوراق أو مراسلات تتعلق بموضوع الاجتماع لكل
  عضو من أعضاء الاجتماع بالإضافة إلى أي مواد مكتبية قد يحتاجها المجتمعون خلال الاجتماع. وعلى
  جهاز حاسب آلي، شبكة حاسب آلي، توفر وسائل الاتصالات )هاتف – فاكس(،مستندات، التجهيزات الصوتية( والترتيب لتحضير أي من هذه التجهيزات حسب الحاجة،تصوير
  متطلباتهم التي قد يحتاجونها خلال الاجتماع قبل وقت كافٍ من بداية الاجتماع وذلك للسعي لتحضيرها
  الحضور(، وعددهم ، والوقت الذي سوف يستغرقه،احتياجات المجتمعين من المرطبات والمأكولات الخفيفة .ساعات(، قد لا يتطلب الأمر سوى تجهيز المشروبات )الساخنة والباردة أو إحداهما( حسب إمكانات
  المنظمة. أما إذا زادت مدة الاجتماع عن ذلك فقد يفضل الإعداد لتحضير بعض المأكولات الخفيفة
  للمجتمعين، أما إذا تخلل الاجتماع فترة غداء أو عشاء، تؤثر على مثل ذلك ويستحسن أخذ توصيات المسؤول عن
  وعندما يتطلب الاجتماع تحضير وجبة )غداء أو عشاء( فقد تنحصر مسؤولية السكرتير أو مدير
  وتحديد
  والعمل على تنسيق ذلك
  المستوى
  .. وكل ذلك يتطلب التنسيق بشكل مباشر مع المدير المسؤول عن الاجتماع وأخذ توصياته
  الوظيفي
  وتوجيهاته بشأن ذلك .مسبقا وذلك تلافيا لحدوث أي خلل في ال لحظات الأخيرة التي تسبق بداية الاجتماع. ويقوم السكرتير
  ز– تجهيز ملف المدير للاجتماع:
  الاجتماع ، ومحضر الاجتماع السابق إن وجد، و أي مطبوعات سوف يتم استخدامها في الاجتماع ، وأي
  ملاحظات متعلقة بالاجتماع )مراسلات أو مذكرات( بالإضافة إلى أي مواد أخرى قد يحتاجها المديرفي
  الاجتماع.ح – استقبال الأعضاء المشاركين في الاجتماع :
  في الاجتماعات غير الرسمية قد لا يتطلب الأمر من السكرتير أو مدير المكتب القيام باستقبال
  أما إذا كان الاجتماع رسميا فإن على
  السكرتير أن يتولى أو ينظم عملية استقبال المشاركين في الاجتماع وأن يتأكد من سهولة وصولهم إلى
  مقر الاجتماع باستخدام اللوحات الإرشادية التي ترشدهم من المدخل الرئيس إلى موقع الاجتماع حيث
  موقع جلوس كل عضو على طاولة الاجتماعات.ثانيا : المسؤوليات الواجب القيام بها خلال الاجتماع
  قد يكلف السكرتير أو مدير المكتب ببعض المهام أثناء الاجتماع ،الاجتماع ، تأمين بعض المستلزمات الطارئة ، ولكنه حتما مسؤول أثناء الاجتماع عن متابعة كافة
  الاحتياجات التي سبق الترتيب لها، ومتابعة سير عمل
  التجهيزات والتأكد من عدم وجود أي خلل فيها.أ- تدوين الملاحظات في الاجتماع :
  ي
  الاجتماع الرسمي فقد يتطلب شيئا من التفصيل والتوثيق. وإذا كلف السكرتير أو مدير المكتب بكتابة
  محضر الاجتماع وتسجيل الملاحظات خلال الاجتماع فهناك بعض التعليمات التي يجب أخذها بالاعتبار
  عند إنجاز هذه المهمة )'(:
  وإذا كان
  -۱
  هناك مصطلحات فنية لا تعرفها ، والمواضيع ذات العلاقة ، ويلاحظ أن استخدام التسجيل الصوتي أو تصوير الفيديو
  الأعضاء
  يتطلب موافقة جميع
  القيام بذلك.اكتب بدقة ) حرفيا ( جميع القرارات التي يتم التوصل إليها ، والخاتمة.-۳
  أن الصيغ التي يتم التصويت عليها يجب أن تكتب بعناية فائقة ويفضل توقيع الأعضاء عليها
  بعد اتخاذ قرار بشأنها .كتابة جميع الصيغ والعبارات الهامة بعناية ودقة . أو صيغة ،-0
  على المساعدة في كتابة ما هو صحيح ، بحيث ت تجنب الاجتهادات في تحديد المسؤوليات
  ضع علامة مميزة لتحديد البنود التي ت تطلب اتخاذ إجراء .-أكتب مختصرات ،-۷
  مساعدة رئيس الاجتماع في ادارة الاجتماع مثل التنبيه على صحة عقد الاجتماع من عدمه أو
  الالتزام بالأوقات المحد دة لكل بند.الاحتفاظ بأرقام هواتف مسئولي الصيانة والخدمات والتي يمكن الاحتياج لها في أثناء الاجتماع
  بعد انتهاء الاجتماع مباشرة يجب البدء فورا بكتابة محضر الاجتماع،الأحداث التي تمت في الاجتماع وتوصيات المجتمعين ،ابدأ بصياغة محضر الاجتماع بشكله النهائي ) مسودة ( ، والتأكد من اكتمال كافة البنود
  حالة عدم تأكد بشأنها.اسم الاجتماع، وبقية الموظفين )مسميات
  التعديلات على المحضر السابق إن وجد.تقارير الموظفين،الأعمال التي لم تنجز، المناقشات،الأعمال الجديدة والإجراء الواجب اتخاذه .موعد ومكان الاجتماع القادم .توقيع سكرتير الاجتماع ،توزيع محضر الاجتماع
  اتخذ الإجراءات التالية


• أرسل نسخة من محضر الاجتماع وأي مرفقات ) تقارير، عروض،الاجتماع . أوراق ( ل لأعضاء الذين لم
  يحضروا الاجتماع.۳- التأكد من وصول النسخ المطلوبة لجميع الأعضاء من خلال الاتصال الهاتفي. حسب كل منظمة ، ونوعية الاجتماع ) رسمي، غير
  رسمي( وأماكن الأعضاء ، فمثلا إذا كان جميع الأعضاء من داخل المنظمة فإنه يتم تصوير محضر