لخّصلي

التقرير:

لغة :
التبيين والإيضاح ، وقد ورد من معانيه في لسان العرب : الإفراغ والصب ، وقرّ الكلام أو الحديث في أذنه فرّغه وصبه فيها ، والقر هـو ترديدك الكلام في أذن السامع حتى يفهمه ويقال : أقررت الكلام لفلان إقرارا : أي بينته حتى عرفه .
والتقرير لون من الكتابة الوظيفية و شكل من أشكال إيصال المعلومات، والتي تكون مصاغة بحيث تكون معدّة بشكل شبه نهائي و يمكن أن تكون التقارير على شكل مكتوب مثل التقارير الصحفية أو مصور مثل التقارير الإخباريه المصورة.

يكتب التقرير بناء على توجيه مسؤول ، أو طلب جهة معينة بهدف الاطلاع على عدد من الحقائق والمعلومات حول أمر من الأمور ، يمكن على ضوئها اتخاذ القرار المناسب ( ۱ ) ، وكل شخص قد يجد نفسه يوماً مضطرًا إلى كتابة تقرير ما عن عمل ، أو تجربة أو مشروع ، أو حالة ، أو شخص ؛ لذلك يجب على كاتب التقرير تحري الدقة والموضوعية ، والتحقق من صحة وسلامة كل المعلومات

لغة التقرير:
إن طبيعة التقارير المختلفة تقتضي أن تكتب لغتها بأساليب متنوعة تتناسب مع نوع التقرير وطبيعته ، فمن التقارير ما يحتاج إلى الأسلوب العلمي الموجز البعيد عن الإسهاب والاستطراد ، كالتقارير السنوية مثلاً ، ومنها ما يحتاج إلى الإطناب والإطالة ، ولكن بالقدر الذي لا يفقد العبارة جزالتها وأثرها في القارئ . واللغة العربية قادرة على استيعاب كل مقتضيات العصر ، لذلك ينبغي على كاتب التقرير أن يجتهد في استخدام الألفاظ العربية الصحيحة ، السليمة في اشتقاقها وبنائها ، والتي تعبر عن مقصوده تماما ، دون زيادة أو نقصان ، وأن يضعها في مكانها المناسب في السياق . ومن العناية بلغة التقرير الاهتمام بالجمل والعبارات والتراكيب وإجرائها على الوجه اللغوي الصحيح.

انواع التقارير:

أنواع التقارير تأتي التقارير في أنواع عديدة ومختلفة بحسب طبيعتها وأهدافها ومصادرها ، ومن أصنافها التقرير المباشر ، والتقرير غير المباشر " ، " والتقرير الاستطلاعي ، والتقرير الوظيفي ، والتقرير الصحفي " ، " والتقرير الإداري ، والتقرير التشغيلي " ، " والتقرير الإحصائي ، والتقرير التحليلي " ، " والتقرير الاستشاري ، والتقرير التنفيذي ، و التقرير الدوري ، والتقرير الطارئ "

أهــم أنواع التقارير وأكثرها استخدامًا .
1 - التقرير المباشر ... هو التقرير الذي تكون فيه المعلومات متوافرة لدى كاتب التقرير ، فإن لــم تكن كذلك فينبغي عليه تجميع كل المعلومات ، والحيثيات المتعلقة بالموضـــوع من مصادرها الخاصة ، ثم يقوم بعد ذلك بتنظيمها ، وصياغتها ، وعرضها بطريقة متسلسلة ، وبلغة واضحة ومباشرة ودقيقة وهذا النوع من التقارير لا يكتب إلا بناءً على طلب من جهة أخرى تحدد موضوع التقرير وهدفه ؛ من أجل اتخاذ قرار في الموضوع ، أو الوقوف على مشكلة فيه ، ولا يحق لكاتب التقرير هنـــا اختيار الموضوع ، أو عرضه كما يجول بخاطره ، وإنما يقدم المعلومات ، والحقائق كما هي دون عرض لوجهة نظره فيها ، أو إلحاقها بالتعليقات الشخصية ، التي قد تجعل القارئ لا يميز بين الرأي الشخصي والمعلومة

يجب أن يتمتع كاتب التقرير بمجموعة من القدرات تعينه على نجاح مهمته ،
ولعل من أبرزها ( ۱ ) :
١- القدرة على تحديد الهدف ( الغرض ) المطلوب من كتابة التقرير .
٢- القدرة على جمع المعلومات من مصادرها الأساس الصحيحة .
٣- القدرة على التمييز بين المعلومة ، والدليل ، والشاهد ، والرأي الشخصي - القدرة على التعبير والصياغة ، واختيار التعبيرات والألفاظ المباشرة .
٥- القدرة على التفكير المنطقي المتدرج ، والاستنتاج ، والربط بين الأشياء .
٦- القدرة على التحكم في رغبات النفس ، والهوى الشخصي . معرفة قواعد اللغة والإملاء ، وعلامات الترقيم . لذلك فإن كتابة تقرير عن إنتاجية شركة ، أو نشاط قسم ، أو أداء موظف ، أو سير عمل ما ، أو نحو ذلك ، يتطلب تحديد الهدف أولا ، وبيان الغرض الذي يكتب من أجله التقرير ؛ لأن معرفة المطلوب على وجه الدقة يساعد الكاتب على تحديد المحاور الأساس وفقًا للغرض المقصود من التقرير ، ويعينه على تقديم معلومات وافية عن الموضوع ، ويمكنه من الوصول إلى الاستنتاجات السليمة ، والتوصيات المناسبة إذا كانت مطلوبة من الجهة التي سيرفع إليها التقرير .

ومن أنواع التقارير المباشرة ما يلي : ا - التقرير الوظيفي يعد التقرير الوظيفي أكثر أنواع التقارير انتشارا ، وشيوعا في الحياة العملية والعلمية اليوم ، فهو وسيلة مهمة لتبادل المعلومات بين الإدارات ، والأقسام ، والوحدات المختلفة داخل المنشأة الواحدة وخارجها ، وله تأثير بالغ على خطط ، وبرامج ، وأداء الأجهزة التي يكتب عنها ، وأنشطتها ، ومقومات نجاحها ؛ لذلك ينبغي أن يكون أسلوبه صريحًا ، ومباشرا يقترب من الأسلوب العلمي ،
ويبتعد عن الأسلوب الأدبي القائم على الصور والمجازات والتشبيهات ،
ولعل من أبرز خصائصه : 1- الدقة في ذكر المعلومات .
-۲- الاعتماد على الأسلوب العلمي المباشر .
٣- الصراحة في وصف الملاحظات . - ذكر المقترحات بشكل واضح ، ومباشر .

ب- التقرير الدوري :

التقرير الدوري هو نوع من أنواع التقارير المباشرة التي تجمع فيهـا المعلومات من مصادر مختلفة ، وتعد على فترات منتظمة ؛ وتهدف إلى استمرار تدفق المعلومات في فترات زمنية محددة ، كالتقارير السنوية ، أو نصف السنوية ، أو الشهرية ... ، ونحوها . ومن أمثلتها تقارير سوق المال والبنوك والشركات والتقارير السنوية عن الميزانية ، وتقارير الإنتاج الشهري ، وتقارير المبيعات والمصروفات الأسبوعية ، ... ، وغيرها ، ولكل قسم من الأقسام ، أو شركة من الشركات أو المؤسسات ، أو الدوائر الحكومية ، أو القطاع الخاص أو العام تقريره الدوري الخاص به ، فإذا تقدمت الأقسام الفرعية في الشركة بتقارير مختلفة كطبيعة عمل الموظفين والعاملين والإداريين والشؤون المالية والمنجزات ، والحوافز ، والمعوقات والإجازات ، وشؤون الصيانة ، والأرباح والخسائر ... أو غيرها ، فإن التقرير العام للشركة في صياغته النهائية يجـــب أن يشمل كل هذه التقارير الواردة من الأقسام ، ثم يضيف إليها الكاتب بعض الأمــــور الفنية الأخرى ، كالتجليد وصفحة العنوان ، أو التقديم ، والفهرسة ، أو ما شابه ذلك . ومن خصائص التقرير الدوري ما يلي :

۱- احتواؤه على مقدمة تشير إلى أبرز المنجزات التي تمت ، ومدى أهميتها خلال الفترة التي يغطيها التقرير .
٢- التدرج في عرض الموضوعات والنقاط بحسب أولويتها ، وأهميتها للمنشأة التي يكتب عنها التقرير .
اعتماد الأسلوب العلمي الموجز ، المزود بالأرقام والمصطلحات .

• العرض الموضوعي الحيادي ، غير المتحيز في اختيار المعلومات ، بتقديم بعضها ، وحجب الآخر ، أو بالزيادة أو النقصان .
  ٥- استخدام الجداول التوضيحية ، والرسوم البيانية ، والأرقام الإحصائية ، والصور التوثيقية .
  ٦- سهولة الكلمات ، ووضوح العبارات ، وخلوها من الأخطاء .

ج- التقرير الطارئ

يكتب التقرير الطارئ بناءً على طلب مسؤول ، أو جهة معينة ؛ للوقوف على حقيقة أمر من الأمور ، أو التأكد من صدق المعلومات ، وصحتها ، وقد يكتب بعد وقوع حادثة ما ، وترغب الجهة المعنية به التحقيق فيه ، والبحث عن الأسباب التي أدت إلى وقوعه ، وغالبًا ما تكون المعلومات لدى كاتب هذا النوع من التقارير متوافرة ، أو يتم تجميعها من الجهات والملفات المتعلقة بالحالة ، فكتابة تقرير عن حالة مريض لابد من الرجوع إلى السجلات الطبية الخاصة بالمريض ، وتسجيل نتائج الفحوص الأساس مثل : الدم ، والضغط ، والحرارة ، ... وكل الفحوص الأخرى ، كذلك كتابة تقرير عن حادث سير ، أو قطار ، أو طائرة تستدعي تشكيل فريق عمل ، أو لجنة لدراسة الحادث ، وفحص الأسباب ، ومن ثم تقديم تقرير متكامل بنتائج الفحص ، وبيان الأسباب التي أدت إلى وقوع الحادث ، وكل ما أسفر عنه من نتائج .

ومن أبرز خصائص التقرير الطارئ ما يلي :
١- سرعة تجميع المعلومات في الوقت المناسب ، والحفاظ على سريتها .
۲- صدق المعلومات المدونة ، وموضوعيتها .
٣- خلو التقرير من التدخل المباشر من الكاتب ، سواء بإبداء الرأي ، أو التعليق .
٤- الاعتماد على الحقائق والأرقام والإحصائيات الصحيحة .
٥- حصر معلومات التقرير في حدود الموضوع بعيدا عن الإسهاب ،

د - التقرير الصحفي
يتسم التقرير الصحفي بفنيّته التي تميزه عن الخبر ، والتحقيق الصحفي ، فمع أنه يتميز بملاحقته للأحداث ، إلا أنه يتسع لما لا يتسع له الخبر الصحفي ، من خلال إبراز عنصري الزمان والمكان ، وعدم الوقوف عند حدود الإحصاء للمعلومات والأخبار . كما أن طبيعة التقرير الصحفي تتيح لكاتب التقرير التعبيـر عـن رأيـه الخاص ، وتسجيل انطباعاته واستنتاجاته في التقرير ؛ لذلك فإن شخصية الكاتب ، وحجم التأثر به ، والتصورات الذاتية لها مساحتها في صلب التقرير الصحفي . ويتصف أسلوب التقرير الصحفي بالسهولة والوضوح ، والإيجاز في تقديم الحقائق والمعلومات ، والابتعاد عن الانفعالات الزائفة ، والمعلومات المتناقضة التي تشوش ذهن المتلقي ، وتفقد التقرير مصداقيته وأهميته . ويرى الإعلاميون أن التقرير الصحفي يجب أن يتطرق إلى أهم الظروف التي أدت إلى وقوع الحدث " موضوع التقرير " والأشخاص الذين قدموا أدوارًا فيه ، وأهم التفصيلات المتعلقة به ، ويشبه إلى حد كبير ما يسمى بالتقرير الإخباري الذي يركز على كشف الغموض المتعلق بالصوغ الموجز للخبر ، وبخاصة الأخبار السياسية والاقتصادية . ولذلك يسمى أيضا بـ " تقرير المعلومات ... أو التقرير الموضوعي " ، ويتميز بالعرض الموضوعي دونما تحيز ، والفصل التام بين الخبر التوثيقي والرأي الشخصي لكاتب التقرير .

خصائص التقرير الصحفي 1 التوسع في تقديم المعلومات عن الحدث . مراعاة التدرج الطبيعي لمسار الحدث . ٣- تقديم الأدلة والشواهد ، والصور التي تقوي التقرير ، وتعززه - الالتزام بالصراحة ، والوضوح والابتعاد عن المجاز ، والرمز . ٥- الحرص على عناصر التشويق ، والطرافة ، والإغراء في مقدمة التقرير وفي نهايته . وضوح شخصية الكاتب ، وذاتيته في التقرير . ٢ - التقرير غير المباشر يقصد به كتابة تقرير أولي عن عمل ما ، أو مشروع ما يراد تنفيذه ، ولم تتوافر بعد أية معلومات عنه ، كبناء مدرسة جديدة ، أو مستشفى ، أو مجمع سكني ، أو بناء جسر ، أو القيام برحلة أو غيرها ، لذلك يجب على كاتـب هـذا النوع من التقارير أن يقوم أولا بإجراء الأبحاث النظرية ، والدراسات الميدانية اللازمة لجمع المعلومات ، ورصد الإيجابيات والسلبيات ، ومعرفة مدى إمكانية تنفيذ المشروع وفق منهج علمي سليم قبل كتابة التقرير . ولكي يحقق التقرير - غير المباشر - الفائدة المرجوة منه يجب أن يكون كاتب التقرير متخصصا في مجال المشروع ، ومطلعا على حيثياته ، وأهدافه ، وأن يكون قادرا على العمل والتخطيط ، خاصة وأن هذا النوع يحتاج غالبًا إلى فريق عمل ، أو مجموعة كبيرة قد تستغرق وقتا طويلا في إعداده ، وجمع مادتــه مـــن المعلومات الأساسية النظرية ، ونتائج العمل التطبيقي ، والقيام بعد ذلك بتصنيف هذه المعلومات وصياغتها وتقديم التوصيات والمقترحات ، ومن ثم عرض التقرير في صورته النهائية . وتعود أهمية التقرير الأولي غير المباشر إلى ما يتوصل إليه من نتائج توضح أفضل الطرق ، وأحسن الوسائل التي تؤدي إلى تنفيذ المشروع المنشود بأحسن الصور ، وأقل التكاليف ، وأن أي خطأ في التقرير قد يترتب عليه خسائر مادية وبشرية كبيرة ، ولك أن تتصور الأخطاء الجسيمة التي قد تنجم عن تقديرات خاطئة وردت في تقرير عن مشروع بناء مجمع سكني ، أو تجاري ، أو تعليمي ، أو نحوه . ومن أبرز خصائص التقرير غير المباشر أنه : يكتب بواسطة مختص ، أو عدد من المختصين في المشروع . ٢- يعتمد على معلومات من التجارب الميدانية ، والمعملية . يستغرق وقتا طويلا أحيانًا . يحتوي على رسوم توضيحية ، ومعلومات تفصيلية . ٥- يحتوي على نتائج وتوصيات ، ولا يكتفي فيه بالعرض فقط . خطوات كتابة التقرير تمر كتابة التقرير غالبا بالخطوات التالية ( ٢ ) : 1- تحديد الهدف من التقرير ، ويتم ذلك بالقراءة الواعية للخطاب الوارد من الجهة التي فوضت بإعداد التقرير . ۲- جمع المعلومات ، والحقائق المتعلقة بالموضوع من مصادرها الأساسية المتنوعة ، وقد تكون في صورة ملاحظات أو تجارب ، أو مقابلات شخصية ، أو استبانات ، أو نحوها . ٣- كتابة التقرير في صورته النهائية على النحو التالي :
أ- المقدمة : يجب أن تكون المقدمة منسجمة مع ما يرد في التقرير من معلومات ؛ لذلك يجب أن تشتمل على تعريف مختصر بالموضوع ، كما تعرف القارئ بهدف التقرير ، ومضمونه ، والمنهج المتبع فيه ، وقد تشتمل على معلومات عن طالب التقرير ، أو الجهة المقدم إليها التقرير . ب صلب الموضوع : يجب أن يكون مشتملا على كل المعلومات المطلوبة المتعلقة بموضوع التقرير ، وهو أهم جزء في التقرير ، وعليه يتوقف نجاح التقرير أو فشله ؛ لذلك يجب أن يتصف بالنزاهة والموضوعية ، وأن تكون المعلومات فيه مرتبة بحسب أولويتها ، وأهميتها ، وبناء على الهدف المحدد من التقرير . ج - الخاتمة : تتضمن تلخيصا مختصرًا للموضوع ، وما تم التوصل إليه من نتائج ، وذكر التوصيات والمقترحات التي يود كاتب التقرير رفعها إلى الجهة التي طلبت التقرير .

الرسالة الإدارية فن الرسائل من الفنون الكتابية التي تنبه لها القدماء ، وأولوها عنايتهم الخاصة . وقد ظهرت أنواع مختلفة من الرسائل : كالرسائل الديوانية ، والرسائل الإخوانية ، والرسائل الأدبية ، وغيرها . وفي الوقت الحاضر أصبحت الرسائل الإدارية ، أو ما يطلق عليه الخطابات ، هي من أهم وسائل الاتصال التي تلجأ إليها الإدارات والمؤسسات والشركات ونحوها ؛ لتسيير حركة العمل ، سواء في شكلها الورقي ، أو الإلكتروني ( E - mails ) . التعريف المقصود بالرسالة الإدارية : هي كل رسالة تبعث إلى مسؤول ، أو جهة إدارية حكومية أو خاصة ، لأمور تختص بالعمل ، أو ما يتعلق به كطلب وظيفة أو بضاعة ، أو ترقية أو استفسار عن قضية ، أو رد على طلب ، أو على استفسار ، أو أي تعامل وظيفي ، أو تجاري أو صناعي ، أو أي أمر من الأمور الإدارية في مجالاتها المختلفة . أهميتها تعود أهمية الرسائل الإدارية إلى ما تتضمنه من معلومات يتوقف عليها اتخاذ قرارات تخص المصلحة العامة أو الخاصة داخل المنشأة التي تكتب فيها الرسالة ، أو خارجها . الإطار العام للرسالة تختلف الرسائل الإدارية في طبيعة مضامينها وأهدافها ، ولكنها في الغالب تجري في إطار واحد ينظم محتواها ، ويرتب أجزاءها على نحو يتيح للقارئ متابعة تفاصيل الرسالة من البداية حتى النهاية ، وهذا الإطار يمثل الوجه الآخر للرسالة ، ألا وهو جانب الشكل ، الذي يجب ألا تقل العناية بـه عـن العنايـة

ولا تكون الرسالة مكتملة إلا إذا اشتملت في إطارها الخارجي على ما يلي ( ۱ ) : 1 - الاستهلال : تُستهل الرسالة أيا كان نوعها بالبسملة " بسم الله الرحمن الرحيم " وكل عمل لا يبدأ باسم الله فهو أبتر ، وتكتب البسملة كاملة في الوسط من أعلى الصفحة ، وبشكل واضح . . ٢- التاريخ : يكتب اليوم والشهر والسنة في الزاوية اليمنى من أعلـى الصفحة ، أما إذا كانت الرسالة ستكتب على ورقة رسمية ، وكان المكان المخصص للتاريخ في الجهة اليسرى ، فيكتب في المكان المخصص له . - المرسل إليه يخاطب المرسل إليه بلقبه الرسمي ( رتبته الوظيفية ) ، وذلك في بداية السطر بعد ترك مسافة معقولة من أعلى الصفحة ، ويكون الخطاب بالصيغة المناسبة المتعارف عليها في كل بلد ( معالي ، فضيلة ، سعادة ، المكرم ) ، ويخاطب كل شخص على قدر مكانه بالصيغة التي تناسب مقامه ، دون زيادة قد توحي بالنفاق أو التملق ، أو نقصان قد يعد استنقاصا وإساءة للأدب ، ثم يذكر بعد اللقب الرتبة الوظيفية متصلة معالي مدير جامعة الملك عبد العزيز ... ) . التحية الافتتاحية تكتب على السطر التالي للقب المرسل إليه مباشرة ، وأفضل تحية تكتب في خطاب هي تحية الإسلام السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وإن كان قدر درج بعضهم على بدء رسائلهم بعبارات أخرى مثل :

تحية طيبة ، وبعد ؛ لأن الرسالة عبارة عن مخاطبة للآخرين ولكن بلسان القلم فتحية الإسلام أنسب من غيرها في هذا المقام ، ثم يتلو التحية كلمة " بعد " تتلوها نقطتان . ه موضوع الرسالة يأتي بعد التحية مباشرة ، ويبدأ الكلام فيه من أول السطر ، ويترك أحيانًا فراغ مقدار ( كلمة من أول السطر ، ويكون الكلام متصلاً بحرف العطف ( الفاء ) مع كلمة ( وبعد ) ، ويجب أن يراعى فيه الترتيب الموضوعي على اعتبار أن موضوع الرسالة نوع من أنواع الكتابة الموضوعية التي تحتاج إلى ثلاثة عناصر هي المقدمة ، والعرض والخاتمة ، فالمقدمة : عادة ما تكون موحية بالمقصود ودالة على موضوع الرسالة ، والهدف منها ، في إيجاز شديد بحيث لا تتجاوز الفقرة الواحدة غالبًا . أما العرض : فيهدف إلى توضيح موضوع الرسالة ، وبيان التفصيلات الأساسية اللازمة ، وعرض المسائل التي تخدم الهدف من الرسالة ، بعيدًا عن الطرح الممل ، والعبارات المبتذلة ، وفي هذا الجزء من الرسالة يكون الموضوع هو المسؤول عن طول الرسالة وقصرها ، فلا حدود هنا لكتابة الفقرة ، ولا لعدد الفقرات ، ويخلص كاتب الرسالة من العرض إلى الخاتمة : التي يجب أن تكون موجزة ، ومؤثرة ، يلخص فيها كاتب الرسالة الموضوع ، ويحدد طلبه ، كأن يؤكد على أهمية الرد ، أو يؤكد على اتخاذ إجراء ما من قبل المرسل إليه . - التحية الختامية بعد نهاية العرض تأتي التحية الختامية في نهاية الرسالة ، ويجب أن تكون مختصرة ومعبرة بعيدة عن عبارات التذلل والخضوع ، لا تتجاوز خمس كلمات في الغالب ، وقد تكون تحية الإسلام السلام عليكم ورحمة الله وبركاته أو أي عبارة أخرى مثل : وتفضلوا بقبول أطيب التحيات " أو " وتقبلوا خالص الشكر والتقدير " أو " وتقبلوا تحياتي " أو نحوها .

٧- التوقيع : يكون توقيع المرسل في الجهة اليسرى من أسفل الخطاب ، ثم يكتب الاسم كاملا بشكل واضح تحته ، أو فوقه . - عنوان المرسل : يكتب في الجهة اليمنى مقابلا للتوقيـع فـــي أسفل الصفحة ، وذلك إذا كانت الرسالة مكتوبة على ورقة غير رسمية ، أما إذا كانت الرسالة مكتوبة على ورقة رسمية قد ذكر عنوان المرسل في أعلاها ، فلا حاجة إلى تكرار العنوان مرة أخرى . أبرز خصائص الرسالة الإدارية من أبرز خصائص الرسالة الإدارية مايلي : 1- الدقة ، والوضوح ، وسهولة التعبير ، باختيار الكلمات السهلة ، والجمـــل القصيرة ، والبعد عن التعقيد ، والغموض . ۲- مراعاة آداب اللياقة ، والذوق ، مهما كان مضمون الخطاب ، والأسباب التي أدت إلى كتابته . - الالتزام بالمصطلحات والرموز ، والاختصارات المتعارف عليها ، والشائعة فنيًا وإداريا . 4 - الإشارة بالرقم والتاريخ إلى الخطاب الذي تتعلق به الرسالة ، إذا كانت ردًا على خطاب معين . ه- البعد عن المبالغات ، والأخيلة ، والصور الجمالية ، لأن الرسالة الإدارية عبارة عن أفكار ومعلومات وبيانات ، وليست قطعة أدبية . ٦ - الإيجاز والاختصار ، إلا إذا اقتضى الموضوع إطنابا وإطالة

تحرير المحضر
أصبحت الاجتماعات من الأمور المهمة في مختلف المجالات الإدارية والوظيفية ؛ وذلك من أجل التخطيط للعمل ، ومراقبة سيره ، وضمان تطويره ، و استمراريته ؛ لذا نعقد اجتماعات دورية تناقش قائمة من الموضوعات المطروحة على طاولة الاجتماع تعرف بـ ( جدول الأعمال ) . ويعد محضر الاجتماع وثيقة مهمة ، ومستندًا قانونيًا للآراء ، والمناقشات والقرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع ، لذلك يجب أن يراعى في تحريره الدقة ، والإيجاز واختيار التعبيرات المباشرة ، والبعد عما قد يحتمل التفسير ، أو التأويل . وعادة ما يتولى هذه المهمة ( تحرير المحضر ) أشخاص مؤهلون يتصفون بالدقة والقدرة على الصياغة ، واستخدام الألفاظ السهلة المناسبة .

يتكون المحضر من ثلاثة أقسام رئيسة هي :
١ - مقدمة المحضر .
٢- المحضر ( المضمون )
٣- الخاتمة .

السيرة الذاتية السيرة لغة : الطريقة والمنهج الذي تسير عليه الحياة ، وهي والهيئة ( ۳ ) ، قال تعالى : سَنُعِيدُهَا سِيرَتَهَا الْأُولَى ) ( سورة طه ) . أما في ﴿ الاصطلاح ، فقد شاع استخدام السيرة الذاتية " في حقلين مهمين ، على النحو التالي : في الأدب ، يطلق مصطلح " السيرة الذاتية على تلك الأعمال التي يعمد كتابها إلى الكتابة عن أنفسهم بطريقة تصف كثيرًا من الحقائق ، مع شيء من الترتيب والتشويق . كما فعل طه حسين في " الأيام " وعباس العقاد في " سارة " . وقد شاع أن أدب السيرة الذاتية مستورد من الثقافة الغربية ، وأن العرب الذين كتبوا في ذلك إنما هم متأثرون بما تلقوه من أوربا وأمريكا ، لكن الباحث المدقق يجد في كتب التراث الأدبي آلاف الرجال والنساء الذين وثقت سيرهم الذاتية ، وكانت حياتهم حافلة بالأنشطة العلمية والاجتماعية . وعندما نعود لتلك السير ونقرأها بعناية نجد لها فوائد جمة و أثرًا طيبًا . ١- أما في حياتنا الوظيفية المعاصرة ، فيطلق مصطلح " السيرة الذاتية " على ما نكتبه عن أنفسنا عند التقدم لوظيفة جديدة ، أو النقل من وظيفة إلى أخرى ، فالهدف هدف تعريفي وظيفي ، وعليه فلسنا بحاجة إلى التفصيل في الأحداث ، أو التواريخ التي لا تخدم جهة العمل الذي نتقدم له . ثم إن تفاوت الثقافات وتقبلها للنصوص المقروءة تبعا للظروف الاجتماعية يؤثر على كتابة السيرة الذاتية ؛ فلكل ثقافة طريقة في الأسماء والألقاب . من هنا تبدو أهمية التدرب على كتابة السيرة الذاتية لتكون متماشية مع الثقافة العامة والأعراف والتقاليد المتبعة وهي من أهم المهارات الكتابية التي يجب على

ويمكن ملاحظة نوعين من السيرة الذاتية الشائعة ، هما : 1- السيرة الذاتية المختصرة وهي الأكثر شيوعا عند طلب الوظائف ، وتكون في صفحة واحدة ، أو صفحتين ، وهي مألوفة للشركات الخاصة ، والوظائف الحكومية لغير المراتب العليا . وربما يقدم أصحاب المراتب العليا سيرة مختصرة تكون للنشر ، وليس للتقدم لمرتبة أعلى . ٢- السيرة الذاتية المفصلة وهي تناسب الأكاديميين والمتقدمين للوظائف القيادية ، ولها سمات السيرة الذاتية المختصرة نفسها ، لكنها تحوي معلومات أكثر تفصيلاً ، وتقع عادة في عدة صفحات وفيما يلي أهم المعلومات التي يجب أن تتضمنها السيرة الذاتية بنوعيها : أولا : المعلومات الشخصية انواع الكتابة الوظيفية 1- الاسم : يفضل أن يكون ثلاثيا ، أو رباعيًا ، كما هو مدون في بطاقة الهوية الوطنية ولا يفضل ذكر الكنية ، مثل : أبو محمد . ٢- العنوان : يجب أن يكون العنوان واضحا للمراسلة عبر البريد . البريد الإلكتروني وهو في غاية الأهمية ؛ لأن كثيرا من المسؤولين يعتمدون عليه في إجابة طلبات الوظائف ، ويمكن إضافة الموقع على الشبكة في حالة وجوده . ٤- رقم الهاتف : يجب أن تتضمن السيرة الذاتية أرقام هواتف المنزل ، والعمل ، والهاتف الجوال . ثانيا : المؤهلات تتضمن الدرجة العلمية ، وتبدأ بآخر مؤهل مثلا : دكتوراه ، ماجستير ، بكالوريوس ... الخ والتقدير ، وبلد الدراسة ، واسم الجامعة ، وتاريخ الحصول عليها . ثالثا : الخبرة الوظيفية تشمل بداية العمل ، واسم الجهة ، وتاريخ ترك العمل ، ونبذة مختصرة عن المهام الوظيفية ، والدورات التدريبية ، والمهارات المميزة ( كالخبرة في الحاسب ) وإجادة لغة أجنبية . رابعا : المعرفون قائمة قصيرة بأسماء عدد من الشخصيات البارزة في الحقل ، كي يمكن الاتصال بهم بسهولة ، ولا يدرج في هذه القائمة إلا الأشخاص الموثوق بهم ، والذين وافقوا على ذلك مسبقا . ويجب ذكر عناوينهم ، وأرقام هواتفهم ، والبريد الإلكتروني لكل منهم .