لخّصلي

٢- مرحلة التنفيذ: عملية مباشرة وإدارة أعمال الشروع:
هي عملية تنفيذ ما تم تحديده يف خطط إدارة المشروع المعتمدة، وكذلك تنفيذ التغييرات المعتمدة في
تبدأ هذه المرحلة عادةً بعقد اجتماع لتخصيص الموارد المناسبة وتذكير أعضاء الفريق بأن يبذلوا الجهد ويركزوا جلّ اهتمامهم على مهامهم. ومن المفترض أن يكون الجميع في الفريق على اطلاع على كل ما يتعلق بالمشروع. وقد يبدو هذا الكلام مثيراً للقلق، ولكن نجاح المشروع يعتمد على مدى دقة خطتك والتفاصيل التي تضيفها في هذه المرحلة من المشروع.
تشمل مهام مدير المشروع أثناء مرحلة تنفيذ المشروع التالي:
تعيين المهام لأعضاء الفريق
شراء الموارد اللازمة
الإشراف على أداء الفريق
معالجة أي مشاكل تطرأ فورًا.إبقاء المساهمين على علم بآخر المستجدات. المشروع؛ لكي يحقق المشروع أهدافه.والفائدة الرئيسة من هذه العملية هي الدعم الإداري العام العمال المشروع.تبدأ هذه المرحلة عادةً بعقد اجتماع لتخصيص الموارد المناسبة وتذكير أعضاء الفريق بأن يبذلوا الجهد ويركزوا جلّ اهتمامهم على مهامهم. ومن المفترض أن يكون الجميع في الفريق على اطلاع على كل ما يتعلق بالمشروع. وقد يبدو هذا الكلام مثيراً للقلق،تتمثل مرحلة التنفيذ في متابعة الخطة وتنفيذ جميع العناصر الواردة في مرحلة التخطيط. وهنا يتولى مدير المشروع المسئولية ويضمن أن يؤدي جميع الأعضاء مهامهم المحددة.تعيين المهام لأعضاء الفريق
شراء الموارد اللازمة
ضمان تحقيق النتائج في المواعيد النهائية
الإشراف على أداء الفريق
إدارة الميزانية.الإشراف على أعضاء فريقك.معالجة أي مشاكل تطرأ فورًا.إبقاء المساهمين على علم بآخر المستجدات.
تقنيات وأدوات العملية
« »نظم معلومات إدارة المشروع System Information Management Project»:
هو جزء من العوامل البيئية Asset Process Organizational التي استعرضنا مفهومها يف
ُمثل النظام الذي يدعم الوصول إلى أدوات المنشأة مثل أدوات الجدولة أو أنظمة
الفصل الثاين للمنشأة حيث ي
الصالحيات أو أنظمة التجهيزات وآليات توزيع المعلومات.« »االجتماعات Meeting»:
هي أحد أهم أدوات عملية مباشرة وإدارة أعمال المشروع، والهدف من أي اجتماع هو إما أن يكون لتبادل
المعلومات، عمليات العصف الذهني لقضية أو موضوع معين أو هبدف اتخاذ القرارات.مرحلة التنفيذ: حيث يتم فيها تنفيذ المهام والمسؤوليات لجميع المراحل، وذلك بناء على التفصيل الفني والمالي.مراحل تنفيذ المشروع هي إحدى الأمور التي يجب تحديدها بدقة عند اتخاذ قرار البدء في أي مشروع، حيث إن وجود فكرة المشروع فقط لا تعمل على نجاحه ويجب معها وضع الخطوات وتحديدها بدقة، ويلزم على المبرمج البدء بالتخطيط لأي مشروع حيث إن إهمال تلك الخطوة يتسبب في مشكلات في المراحل التالية:
مرحلة تحليل المشروع البرمجي: بعد وضع الخطة اللازمة للبدء في تنفيذ المشروع يجب القيام بتحليل متطلبات العميل وأهداف المشروع والمشكلة المطلوب حلها،تبدأ مرحلة تنفيذ المشروع بعد توقيع الاتفاقية بين المالك والمقاول ، وتتضمن هذه المرحلة جميع نشاطات المقاول المتعلقة بالإعداد للمشروع، شراء المواد والتجهيزات، تصنيع وإعداد المواد داخل وخارج الموقع سواء تم تنفيذها من قبل المقاول الرئيسي أو من قبل مقاولين فرعيين ،وكذلك جميع النشاطات المتعلقة بتنفيذ المشروع حتى تسليمه للمالك. المخططات التنفيذية، المطالبات المالية، السجلات، طلبات العمل، دليل الصيانة، حيث إن كل هذه الوثائق المذكورة تصبح جزءاً من السجلات الإدارية ويجب أن تحفظ في ملف المشروع.
ومن الشائع أن يقوم المستشار خلال هذه المرحلة بإعداد بعض التعديلات على وثائق العقد مثل الأوامر التغييرية الناتجة عن الحاجة الماسة لإجراء بعض التعديلات على طبيعة العمل أو مدته أو قيمته.ما معنى تنفيذ مشروع
تعتبر هذه العملية حجر الأساس في إنجاح أي مشروع، والتواصل الدائم مع موظفي المشروع والموردين والعملاء، ويحتاج تنفيذ مشروع إلى مرونة كبيرة لتواكب التغيرات التي قد تحدث أثناء تنفيذ المشروع ، بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون لدى مدير المشروع جدولًا بكل الأنشطة اللازم تنفيذها وما هي احتياجات كل نشاط من موارد وزمن تنفيذ.خطوات تنفيذ المشروع
تعتبر الخطوات التالية هي الخطوات العامة الأساسية لتنفيذ أي مشروع سواء كان تجاريًّا أو إنسانيًّا أو خدميّا.طلب الإرشاد من شخص مختص
ينبغي على مدير المشروع قبل البدء أن يستشير شخصًا على دراية ومعرفة بطبيعة المشروع وذلك حسب المشروع، فالمشروع الهندسي يجب استشارة مهندس والمشروع الصحي يجب استشارة طبيب، أما إذا كان المشروع تجاريًا فيجب استشارة شخص له علم بحالة السوق كخبير اقتصادي مثلًا.توفير أدوات وبرامج خاصة بإدارة المشاريع
تتضمن هذه الأدوات أجهزة الاتصالات والحواسيب بالإضافة إلى البرامج المناسبة لمتابعة عمل تنفيذ مشروع حيث يوجد مجموعة واسعة من هذه البرامج، كبرنامج MS project مثلًا. غالبية هذه البرامج مجانية ولا تحتاج إلى خبرة كبيرة للعمل عليها.على مدير المشروع توضيح تفاصيل المشروع من أهداف وميزانية وزمن ومخرجات ومن سيقوم بتنفيذ أنشطة المشروع ويشرف على مراقبتها والتأكد من تنفيذها حسب ما هو مقرر. تُعتبر هذه الخطوة من أولى المهام التي يجب علي مدير المشروع القيام بها.تحديد مسؤوليات كل شخص في فريق المشروع
يجب أن يكون دور ومسؤولية كل شخص في فريق المشروع واضحة، ومن شأن هذا أن يسهل تنفيذ مشروع ما ويوضح مهام الجميع. تسمى هذه العملية بخطة العمل WBS (Work Breakdown Structure) حيث يذكر فيها كل نشاط ومن هو المسؤول عن تنفيذه، ويستطيع مدير المشروع عبر هذه الخطة متابعة تقدم العمل. يجب أن يأخذ مدير المشروع بعين الاعتبار المناطق الجغرافية التي يعمل فيها الفريق ويراعي الاختلافات الثقافية لهذه المنطقة.وجود نظام مراقبة وتقييم أثناء تنفيذ مشروع
حتى يستطيع المدير اتخاذ القرار الأمثل في حال حدوث أي طارئ، أو إذا كان يلزم اتباع طريقة جديدة في كيفية تنفيذ المشروع .وثائق المشروع
تعتبر وثائق المشروع دليلًا مهمًا في أن يكون جميع المعنيين بالمشروع من موظفين وموردين على معرفة كاملة بطبيعة المشروع وأهدافه والزمن والتكلفة الخاصة به، ويجب على مدير المشروع أن يطلب جميع التوثيقات المالية والإدارية وغيرها عند تنفيذ كل نشاط.التواصل مع الإدارة العليا وعملاء المشروع
بالتوازي مع التنسيق والتواصل مع فريق العمل المشرف على تنفيذ المشروع، يجب على المدير إبقاء الإدارة العليا للمؤسسة والعملاء على دراية بكل الخطوات أثناء تنفيذ المشروع وإخبارهم بآخر التطورات والحالات الطارئة التي قد تحدث والتي قد تضطره إلى اتخاذ قرارات تناسب الظروف الجديدة.هناك من يتساءل عن الجدوى من تعيين مدير مشروع عند تنفيذ المشاريع وما إذا كان ذلك مضيعة للمال وإنفاق للميزانية دون مردود مجدي. الواقع هو أن تنفيذ المشاريع دون إدارة جيدة يؤدي إلى ما يتخوف منه المتسائلون من ناحية التوفير والإقتصاد على الرغم من أنه لا جدال بأن تكاليف إدارة المشاريع تشكل نسبة مهمة من إجمالي ميزانية مشروعٍ اذ أنها قد تصل إلى الخمس.وجود إدارة ناجحة للمشروع يعني بالإضافة للحفاظ على أهداف المشروع الرئيسية من ناحية نطاق العمل والجدول الزمني والميزانية (أو ما يعرف بمثلث الجودة) إذ إن هكذا إدارة تضمن توحيد الرؤية بين العميل أو المستخدم النهائي وفريق التنفيذ ويخلق رؤية للنجاح ويضع الجميع على نفس الصفحة لما هو مطلوب للبقاء على المسار الصحيح.No alt text provided for this image
القيادة وتنظيم الفوضى
إدارة المشاريع مهمة لأنها تجلب القيادة والتوجيه للمشاريع. توفر إدارة المشروع القيادة والرؤية والدافع وإزالة حواجز الطرق والتدريب وإلهام الفريق للقيام بعملهم الأفضل. يخدم مديرو المشروع الفريق ولكنهم يضمنون أيضًا خطوطًا واضحة للمساءلة. مع وجود مدير مشروع في مكانه لا يوجد أي تشويش حول من هو المسؤول والتحكم في كل ما يحدث في المشروع. يقوم مديرو المشروع بفرض العملية وإبقاء الجميع في الفريق متفقين أيضًا لأنهم في النهاية يتحملون مسؤولية ما إذا كان المشروع قد فشل أو نجح. حيث أن الإدارة العليا للمؤسسات والشركات من رجال الأعمال ومسؤولين تنفيذيين تنشغل بالمسؤوليات اليومية لإدارة العامة يصبح من الأهمية بمكان إيلاء مسؤولية الإشراف على مشاريع الشركة إلى مدراء للمشاريع محترفون ومتخصّصون. هذا التنظيم يضمن الوصول إلى النتائج المرجوة من المشروع في مسار واضح تم تحديده من البداية إلى النهاية.ميزة تنافسية
توفر الإدارة الفعالة للمشاريع للشركات ميزة تنافسية لأن من الممكن أن تكون مجالات المشاريع ليست من الأختصاصات التي يعرفها أصحاب الأعمال والقيادة العليا للشركة الذين يسعون باستمرار من أجل البقاء في دائرة التنافس. وهنا تساعد إدارة المشاريع صاحب العمل عن طريق استخدام الخبراء في المجالات المطلوبة أما صاحب العمل فله أن يكتفي بالعمل كمستشار للمشروع. يمكن لمدير المشروع تقسيم أي مشروع إلى أقسام أصغر وتوفير جداول زمنية ومقاييس تتعلق بالنجاح تساعد صاحب العمل على تحديد الجدوى الحقيقية للمشروع.No alt text provided for this image
ينظر مدير المشروع في نطاق المشروع وما إذا كان يتحرك إلى الأمام في مهمته ورؤيته. على الرغم من أن الشركات يجب أن تسعى جاهدة للتفكير الجديد والمبتكر ، فإذا لم تتوافق مع مهمة الشركة ، فإن مدير المشروع يعمل مع قادة الأعمال إما لتغيير النطاق أو إنهاء المشروع قبل تخصيص موارد إضافية له. يمكن لمديري المشاريع المساعدة في تقليل تمدد أو زحف نطاق المشروع عندما يبدأ نطاق المشروع في الابتعاد عن الخطة الأصلية.إدارة المخاطر
تعتبر إدارة المخاطر من المعارف الأساسية المطلوبة في إدارة المشاريع وكذلك إدارة عمليات المؤسسة بشكل عام. وهي من العوامل الحاسم في نجاح المشروع لأنها تضمن مراقبة المخاطر بشكل صحيح وتخفيفها لتجنب أن تصبح مشكلات. تتطلب الممارسة الجيدة لإدارة المشاريع أن يقوم مدير المشروع بتحليل دقيق لجميع المخاطر المحتملة للمشروع وتحديد حجمها ووضع خطة لتلافيها أو تخفيف أثرها ووضع خطة للطوارئ في حال تحقق أي منها. وبطبيعة الحال يجب إعطاء الأولوية للمخاطر وفقًا لاحتمالات حدوثها وتخصيص الاستجابات المناسبة لكل خطر. لذلك تعتبر إدارة المشاريع مهمة في هذا الصدد لأنها تضم وضع المخاطر ضمن التخطيط العام للمشروع.إدارة فعّالة للتكلفة
سواء كان مدير المشروع موظفًا داخليًا أو تم التعاقد معه لغرض المشروع ، فإن هذا الشخص يعد جزءًا لا يتجزأ من التأكد من أن المشروع يقع في حدود الميزانية المحددة. بدون إدارة للمشروع يمكن أن يستغرق وقتًا أطول لتطويره وتنفيذه. الوقت هو المال ومعظم الشركات تستثمر في الموارد وتخصصها لتطوير أشياء جديدة.مراقبة شراء الموارد
تتمثل إحدى الطرق التي يبقي بها مديرو المشاريع في خفض التكاليف في فهم الموارد اللازمة لأي مشروع واحد. العديد من مديري المشاريع المتعاقد معهم لأنواع محددة من العمل لديهم قائمة اتصال موثوقة من المقاولين لاستخدامها في أي مشروع. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على تشكيل فريق معًا حسب الحاجة بناءً على نطاق وميزانية المشروع.الرقابة المستمرة
تعد إدارة المشروع مهمة لأنها تضمن متابعة تقدم المشروع والإبلاغ عنه بشكل صحيح. لكن الإشراف المستمر على المشروع والتأكد من أن المشروع يتبع بشكل صحيح الخطة الأصلية يعد أمرًا ضروريًا لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح. عند وجود الإشراف المناسب وإعداد التقارير عن المشروع فإنه يجعل من السهل معرفة متى بدأ المشروع في الانحراف عن المسار المقصود منه. كلما تمكنت من اكتشاف انحراف المشروع في وقت مبكركلما كان من الأسهل تصحيح المسار. سيقوم مديرو المشروعات الجيدون بإنشاء تقارير عن حالة المشروع قابلة للهضم بسهولة تمكن أصحاب المصلحة من تتبع المشروع. عادةً ما تقدم تقارير الحالة هذه نظرة ثاقبة على العمل الذي تم إنجازه وتخطيطه والساعات المستخدمة وكيفية تعقبها مقارنةً بالمخططات وكيفية تتبع المشروع في ضوء المعالم والمخاطر والافتراضات والقضايا والتبعيات وأي مخرجات للمشروع وكذلك العائدات. هذه البيانات لا تقدر بثمن ليس فقط لتتبع التقدم ولكن أيضًا تساعد العملاء على اكتساب ثقة أصحاب المصلحة الآخرين في مؤسساتهم مما يتيح لهم الإشراف السهل على تقدم المشروع.مراقبة الجودة

٢- مرحلة التنفيذ: عملية مباشرة وإدارة أعمال الشروع:

هي عملية تنفيذ ما تم تحديده يف خطط إدارة المشروع المعتمدة، وكذلك تنفيذ التغييرات المعتمدة في
تبدأ هذه المرحلة عادةً بعقد اجتماع لتخصيص الموارد المناسبة وتذكير أعضاء الفريق بأن يبذلوا الجهد ويركزوا جلّ اهتمامهم على مهامهم. ومن المفترض أن يكون الجميع في الفريق على اطلاع على كل ما يتعلق بالمشروع. وقد يبدو هذا الكلام مثيراً للقلق، ولكن نجاح المشروع يعتمد على مدى دقة خطتك والتفاصيل التي تضيفها في هذه المرحلة من المشروع.

تتمثل مرحلة التنفيذ في متابعة الخطة وتنفيذ جميع العناصر الواردة في مرحلة التخطيط. وهنا يتولى مدير المشروع المسئولية ويضمن أن يؤدي جميع الأعضاء مهامهم المحددة. تشمل مهام مدير المشروع أثناء مرحلة تنفيذ المشروع التالي:

تعيين المهام لأعضاء الفريق
التقارير المرحلية
شراء الموارد اللازمة
ضمان تحقيق النتائج في المواعيد النهائية
الإشراف على أداء الفريق
إدارة الميزانية.
الإشراف على أعضاء فريقك.
معالجة أي مشاكل تطرأ فورًا.
إبقاء المساهمين على علم بآخر المستجدات. المشروع؛ لكي يحقق المشروع أهدافه.
والفائدة الرئيسة من هذه العملية هي الدعم الإداري العام العمال المشروع.

تبدأ هذه المرحلة عادةً بعقد اجتماع لتخصيص الموارد المناسبة وتذكير أعضاء الفريق بأن يبذلوا الجهد ويركزوا جلّ اهتمامهم على مهامهم. ومن المفترض أن يكون الجميع في الفريق على اطلاع على كل ما يتعلق بالمشروع. وقد يبدو هذا الكلام مثيراً للقلق، ولكن نجاح المشروع يعتمد على مدى دقة خطتك والتفاصيل التي تضيفها في هذه المرحلة من المشروع.

تتمثل مرحلة التنفيذ في متابعة الخطة وتنفيذ جميع العناصر الواردة في مرحلة التخطيط. وهنا يتولى مدير المشروع المسئولية ويضمن أن يؤدي جميع الأعضاء مهامهم المحددة. تشمل مهام مدير المشروع أثناء مرحلة تنفيذ المشروع التالي:

تعيين المهام لأعضاء الفريق
التقارير المرحلية
شراء الموارد اللازمة
ضمان تحقيق النتائج في المواعيد النهائية
الإشراف على أداء الفريق
إدارة الميزانية.
الإشراف على أعضاء فريقك.
معالجة أي مشاكل تطرأ فورًا.
إبقاء المساهمين على علم بآخر المستجدات.

تقنيات وأدوات العملية
« »نظم معلومات إدارة المشروع System Information Management Project»:
هو جزء من العوامل البيئية Asset Process Organizational التي استعرضنا مفهومها يف
ُمثل النظام الذي يدعم الوصول إلى أدوات المنشأة مثل أدوات الجدولة أو أنظمة
الفصل الثاين للمنشأة حيث ي
الصالحيات أو أنظمة التجهيزات وآليات توزيع المعلومات.
« »االجتماعات Meeting»:
هي أحد أهم أدوات عملية مباشرة وإدارة أعمال المشروع، والهدف من أي اجتماع هو إما أن يكون لتبادل
المعلومات، عمليات العصف الذهني لقضية أو موضوع معين أو هبدف اتخاذ القرارات.
مرحلة التنفيذ: حيث يتم فيها تنفيذ المهام والمسؤوليات لجميع المراحل، وذلك بناء على التفصيل الفني والمالي.
مراحل تنفيذ المشروع هي إحدى الأمور التي يجب تحديدها بدقة عند اتخاذ قرار البدء في أي مشروع، حيث إن وجود فكرة المشروع فقط لا تعمل على نجاحه ويجب معها وضع الخطوات وتحديدها بدقة، لذلك ومن خلال هذا المقال سنقوم بتوضيح مراحل تنفيذ المشروع وكيف يمكن أن تختلف من مشروع لأخر مع توضيح المراحل اللازمة لتنفيذ مشاريع البرمجة والمشاريع الهندسية والمشاريع الإنشائية.

إن عملية تنفيذ مشروع برمجي تحتاج إلى أن تمر بالعديد من المراحل حتى يستطيع المبرمج من الانتهاء من تنفيذ المشروع على أكمل وجه وتتمثل تلك المراحل فيما يلي:

مرحلة التخطيط لتنفيذ مشروع برمجي: وهي من أهم مراحل تنفيذ المشروع حيث إن المبرمج يقوم فيها بمناقشة المشروع بكافة جوانبه ويحدد إطار مبدئي له.
ويحدد الاحتياجات اللازمة لتنفيذه ويقوم برصد الإمكانيات المتاحة، وبذلك يستطيع وضع خطة للعمل، ويلزم على المبرمج البدء بالتخطيط لأي مشروع حيث إن إهمال تلك الخطوة يتسبب في مشكلات في المراحل التالية:

مرحلة تحليل المشروع البرمجي: بعد وضع الخطة اللازمة للبدء في تنفيذ المشروع يجب القيام بتحليل متطلبات العميل وأهداف المشروع والمشكلة المطلوب حلها، وبعد توضيح ذلك بدقة تبدأ مرحلة التصميم.

تبدأ مرحلة تنفيذ المشروع بعد توقيع الاتفاقية بين المالك والمقاول ، وتتضمن هذه المرحلة جميع نشاطات المقاول المتعلقة بالإعداد للمشروع، شراء المواد والتجهيزات، تصنيع وإعداد المواد داخل وخارج الموقع سواء تم تنفيذها من قبل المقاول الرئيسي أو من قبل مقاولين فرعيين ،وكذلك جميع النشاطات المتعلقة بتنفيذ المشروع حتى تسليمه للمالك.
وفي خلال هذه المرحلة يقوم المقاول بإعداد قدر كبير من الوثائق مثل برامج سير العمل، المخططات التنفيذية، المطالبات المالية، السجلات، طلبات العمل، دليل الصيانة، حيث إن كل هذه الوثائق المذكورة تصبح جزءاً من السجلات الإدارية ويجب أن تحفظ في ملف المشروع.
ومن الشائع أن يقوم المستشار خلال هذه المرحلة بإعداد بعض التعديلات على وثائق العقد مثل الأوامر التغييرية الناتجة عن الحاجة الماسة لإجراء بعض التعديلات على طبيعة العمل أو مدته أو قيمته.
ما معنى تنفيذ مشروع
تعتبر هذه العملية حجر الأساس في إنجاح أي مشروع، فهي تتضمن الاستخدام الفعال للموارد المتاحة على طول مدة المشروع، والتواصل الدائم مع موظفي المشروع والموردين والعملاء، ويحتاج تنفيذ مشروع إلى مرونة كبيرة لتواكب التغيرات التي قد تحدث أثناء تنفيذ المشروع ، بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون لدى مدير المشروع جدولًا بكل الأنشطة اللازم تنفيذها وما هي احتياجات كل نشاط من موارد وزمن تنفيذ.

خطوات تنفيذ المشروع
تعتبر الخطوات التالية هي الخطوات العامة الأساسية لتنفيذ أي مشروع سواء كان تجاريًّا أو إنسانيًّا أو خدميّا.

طلب الإرشاد من شخص مختص
ينبغي على مدير المشروع قبل البدء أن يستشير شخصًا على دراية ومعرفة بطبيعة المشروع وذلك حسب المشروع، فالمشروع الهندسي يجب استشارة مهندس والمشروع الصحي يجب استشارة طبيب، أما إذا كان المشروع تجاريًا فيجب استشارة شخص له علم بحالة السوق كخبير اقتصادي مثلًا.
توفير أدوات وبرامج خاصة بإدارة المشاريع
تتضمن هذه الأدوات أجهزة الاتصالات والحواسيب بالإضافة إلى البرامج المناسبة لمتابعة عمل تنفيذ مشروع حيث يوجد مجموعة واسعة من هذه البرامج، كبرنامج MS project مثلًا. غالبية هذه البرامج مجانية ولا تحتاج إلى خبرة كبيرة للعمل عليها.
تحديد وشرح تفاصيل المشروع
على مدير المشروع توضيح تفاصيل المشروع من أهداف وميزانية وزمن ومخرجات ومن سيقوم بتنفيذ أنشطة المشروع ويشرف على مراقبتها والتأكد من تنفيذها حسب ما هو مقرر. تُعتبر هذه الخطوة من أولى المهام التي يجب علي مدير المشروع القيام بها.
تحديد مسؤوليات كل شخص في فريق المشروع
يجب أن يكون دور ومسؤولية كل شخص في فريق المشروع واضحة، ومن شأن هذا أن يسهل تنفيذ مشروع ما ويوضح مهام الجميع. تسمى هذه العملية بخطة العمل WBS (Work Breakdown Structure) حيث يذكر فيها كل نشاط ومن هو المسؤول عن تنفيذه، ويستطيع مدير المشروع عبر هذه الخطة متابعة تقدم العمل. يجب أن يأخذ مدير المشروع بعين الاعتبار المناطق الجغرافية التي يعمل فيها الفريق ويراعي الاختلافات الثقافية لهذه المنطقة.
وجود نظام مراقبة وتقييم أثناء تنفيذ مشروع
من شأن هذه النظام أن يتأكد أن تنفيذ المشروع يسير كما هو مخطط له من ناحية الوقت والجودة والأداء والموازنة النقدية، ومدى التزام كل شخص بالمهمة الموكلة إليه، حتى يستطيع المدير اتخاذ القرار الأمثل في حال حدوث أي طارئ، أو إذا كان يلزم اتباع طريقة جديدة في كيفية تنفيذ المشروع .
وثائق المشروع
تعتبر وثائق المشروع دليلًا مهمًا في أن يكون جميع المعنيين بالمشروع من موظفين وموردين على معرفة كاملة بطبيعة المشروع وأهدافه والزمن والتكلفة الخاصة به، ويجب على مدير المشروع أن يطلب جميع التوثيقات المالية والإدارية وغيرها عند تنفيذ كل نشاط.
التواصل مع الإدارة العليا وعملاء المشروع
بالتوازي مع التنسيق والتواصل مع فريق العمل المشرف على تنفيذ المشروع، يجب على المدير إبقاء الإدارة العليا للمؤسسة والعملاء على دراية بكل الخطوات أثناء تنفيذ المشروع وإخبارهم بآخر التطورات والحالات الطارئة التي قد تحدث والتي قد تضطره إلى اتخاذ قرارات تناسب الظروف الجديدة..

هناك من يتساءل عن الجدوى من تعيين مدير مشروع عند تنفيذ المشاريع وما إذا كان ذلك مضيعة للمال وإنفاق للميزانية دون مردود مجدي. الواقع هو أن تنفيذ المشاريع دون إدارة جيدة يؤدي إلى ما يتخوف منه المتسائلون من ناحية التوفير والإقتصاد على الرغم من أنه لا جدال بأن تكاليف إدارة المشاريع تشكل نسبة مهمة من إجمالي ميزانية مشروعٍ اذ أنها قد تصل إلى الخمس.

وجود إدارة ناجحة للمشروع يعني بالإضافة للحفاظ على أهداف المشروع الرئيسية من ناحية نطاق العمل والجدول الزمني والميزانية (أو ما يعرف بمثلث الجودة) إذ إن هكذا إدارة تضمن توحيد الرؤية بين العميل أو المستخدم النهائي وفريق التنفيذ ويخلق رؤية للنجاح ويضع الجميع على نفس الصفحة لما هو مطلوب للبقاء على المسار الصحيح. عندما تتم إدارة المشروع بشكل صحيح يكون هناك تأثير إيجابي يتردد صداه إلى ما بعد التسليم والتشغيل.

No alt text provided for this image
القيادة وتنظيم الفوضى
إدارة المشاريع مهمة لأنها تجلب القيادة والتوجيه للمشاريع. بدون إدارة المشروع يمكن أن يكون الفريق مثل السفينة بدون دفة تتحرك ولكن دون توجيه أو سيطرة أو غرض. القيادة تمكن للفريق بالقيام بعمله الأفضل. توفر إدارة المشروع القيادة والرؤية والدافع وإزالة حواجز الطرق والتدريب وإلهام الفريق للقيام بعملهم الأفضل. يخدم مديرو المشروع الفريق ولكنهم يضمنون أيضًا خطوطًا واضحة للمساءلة. مع وجود مدير مشروع في مكانه لا يوجد أي تشويش حول من هو المسؤول والتحكم في كل ما يحدث في المشروع. يقوم مديرو المشروع بفرض العملية وإبقاء الجميع في الفريق متفقين أيضًا لأنهم في النهاية يتحملون مسؤولية ما إذا كان المشروع قد فشل أو نجح. حيث أن الإدارة العليا للمؤسسات والشركات من رجال الأعمال ومسؤولين تنفيذيين تنشغل بالمسؤوليات اليومية لإدارة العامة يصبح من الأهمية بمكان إيلاء مسؤولية الإشراف على مشاريع الشركة إلى مدراء للمشاريع محترفون ومتخصّصون. وذلك يساعد على تنفيذ المشاريع في الوقت المحدد وضمن حدود الميزانية وبأقل قدر من الاضطراب لبقية الأعمال. الفوضى تحصل بشكل طبيعي في بيئة المشاريع وتتمثل الوظيفة الأساسية لإدارة المشروع في تنظيم وتخطيط النشاطات والمهام لترويض هذه الفوضى. هذا التنظيم يضمن الوصول إلى النتائج المرجوة من المشروع في مسار واضح تم تحديده من البداية إلى النهاية.

ميزة تنافسية
توفر الإدارة الفعالة للمشاريع للشركات ميزة تنافسية لأن من الممكن أن تكون مجالات المشاريع ليست من الأختصاصات التي يعرفها أصحاب الأعمال والقيادة العليا للشركة الذين يسعون باستمرار من أجل البقاء في دائرة التنافس. وهنا تساعد إدارة المشاريع صاحب العمل عن طريق استخدام الخبراء في المجالات المطلوبة أما صاحب العمل فله أن يكتفي بالعمل كمستشار للمشروع. يمكن لمدير المشروع تقسيم أي مشروع إلى أقسام أصغر وتوفير جداول زمنية ومقاييس تتعلق بالنجاح تساعد صاحب العمل على تحديد الجدوى الحقيقية للمشروع.

No alt text provided for this image
السيطرة على نطاق العمل
ينظر مدير المشروع في نطاق المشروع وما إذا كان يتحرك إلى الأمام في مهمته ورؤيته. على الرغم من أن الشركات يجب أن تسعى جاهدة للتفكير الجديد والمبتكر ، فإذا لم تتوافق مع مهمة الشركة ، فإن مدير المشروع يعمل مع قادة الأعمال إما لتغيير النطاق أو إنهاء المشروع قبل تخصيص موارد إضافية له. يمكن لمديري المشاريع المساعدة في تقليل تمدد أو زحف نطاق المشروع عندما يبدأ نطاق المشروع في الابتعاد عن الخطة الأصلية.

No alt text provided for this image
إدارة المخاطر
تعتبر إدارة المخاطر من المعارف الأساسية المطلوبة في إدارة المشاريع وكذلك إدارة عمليات المؤسسة بشكل عام. وهي من العوامل الحاسم في نجاح المشروع لأنها تضمن مراقبة المخاطر بشكل صحيح وتخفيفها لتجنب أن تصبح مشكلات. إن وجود إدارة المشاريع يجعل من إدارة المخاطر عملية أساسية من العمليات اليومية في المشروع مما يساعد على تحديد وإدارة وتخفيف المخاطر في الوقت المناسب. تتطلب الممارسة الجيدة لإدارة المشاريع أن يقوم مدير المشروع بتحليل دقيق لجميع المخاطر المحتملة للمشروع وتحديد حجمها ووضع خطة لتلافيها أو تخفيف أثرها ووضع خطة للطوارئ في حال تحقق أي منها. وبطبيعة الحال يجب إعطاء الأولوية للمخاطر وفقًا لاحتمالات حدوثها وتخصيص الاستجابات المناسبة لكل خطر. لذلك تعتبر إدارة المشاريع مهمة في هذا الصدد لأنها تضم وضع المخاطر ضمن التخطيط العام للمشروع.

إدارة فعّالة للتكلفة
سواء كان مدير المشروع موظفًا داخليًا أو تم التعاقد معه لغرض المشروع ، فإن هذا الشخص يعد جزءًا لا يتجزأ من التأكد من أن المشروع يقع في حدود الميزانية المحددة. بدون إدارة للمشروع يمكن أن يستغرق وقتًا أطول لتطويره وتنفيذه. الوقت هو المال ومعظم الشركات تستثمر في الموارد وتخصصها لتطوير أشياء جديدة. إذا لم تتم مراقبة المشروع بشكل صحيح ستضيع الموارد أو يساء استخدامها.

مراقبة شراء الموارد
تتمثل إحدى الطرق التي يبقي بها مديرو المشاريع في خفض التكاليف في فهم الموارد اللازمة لأي مشروع واحد. العديد من مديري المشاريع المتعاقد معهم لأنواع محددة من العمل لديهم قائمة اتصال موثوقة من المقاولين لاستخدامها في أي مشروع. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على تشكيل فريق معًا حسب الحاجة بناءً على نطاق وميزانية المشروع.

الرقابة المستمرة
تعد إدارة المشروع مهمة لأنها تضمن متابعة تقدم المشروع والإبلاغ عنه بشكل صحيح. قد يبدو الإبلاغ عن الحالة مملاً وغير ضروري - وإذا كان كل شيء يبدو قابلا للتخطيط فقد يشعر وكأن هذه النشاطات تهدف إلى خلق وثائق من أجل الوثائق فقط. لكن الإشراف المستمر على المشروع والتأكد من أن المشروع يتبع بشكل صحيح الخطة الأصلية يعد أمرًا ضروريًا لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح. عند وجود الإشراف المناسب وإعداد التقارير عن المشروع فإنه يجعل من السهل معرفة متى بدأ المشروع في الانحراف عن المسار المقصود منه. كلما تمكنت من اكتشاف انحراف المشروع في وقت مبكركلما كان من الأسهل تصحيح المسار. سيقوم مديرو المشروعات الجيدون بإنشاء تقارير عن حالة المشروع قابلة للهضم بسهولة تمكن أصحاب المصلحة من تتبع المشروع. عادةً ما تقدم تقارير الحالة هذه نظرة ثاقبة على العمل الذي تم إنجازه وتخطيطه والساعات المستخدمة وكيفية تعقبها مقارنةً بالمخططات وكيفية تتبع المشروع في ضوء المعالم والمخاطر والافتراضات والقضايا والتبعيات وأي مخرجات للمشروع وكذلك العائدات. هذه البيانات لا تقدر بثمن ليس فقط لتتبع التقدم ولكن أيضًا تساعد العملاء على اكتساب ثقة أصحاب المصلحة الآخرين في مؤسساتهم مما يتيح لهم الإشراف السهل على تقدم المشروع.

مراقبة الجودة
إدارة المشاريع مهمة لأنها تضمن جودة كل ما يتم تسليمه. المشاريع هي أيضا عادة تحت ضغط هائل ليتم الانتهاء منها في الوقت المحجج حسب الجدول الزمني. بدون مدير مشروع متخصص لديه الدعم المناسب من الإدارة التنفيذية يتم عادة التقليل من أهمية بعض المهام وتضييق الجداول الزمنية مما يسبب نوعية سيئة في التنفيذ. تضمن الإدارة المخصصة للمشروع أن لدى المشروع الوقت والموارد اللازمة لإنجازه وأيضًا ضمان وتوكيد جودة التنفيذ في كل مرحلة. تتطلب الإدارة الجيدة للمشروع مراحل ذات بوابات حيث يمكن للفرق تقييم المخرجات من حيث الجودة والتطبيق والعائد على الاستثمار. تعد إدارة المشروع ذات أهمية أساسية لضمان الجودة لأنها تتيح عملية متدرجة ذات مراحل مما يوفر الوقت لفحص واختبار مخرجاتها في كل خطوة على طول الطريق.

الخبرة الموضوعية
تعتبر إدارة المشروع مهمة لأن شخصًا ما يحتاج إلى أن يكون قادرًا على فهم ما إذا كان الجميع يفعل ما ينبغي لهم فعله داخل المشروع. مع خبرة سنوات قليلة سيعرف مديرو المشاريع القليل عن الجوانب المتعلقة بتنفيذ المشاريع التي يديرونها. سيعرفون كل شيء عن العمل الذي تقوم به فرقهم والأنظمة الأساسية التي يستخدمونها والإمكانيات والقيود وأنواع المشكلات التي تحدث عادة. إن امتلاك هذا النوع من الخبرة في الموضوع يعني أن مدير المشروع قادر على التواصل بطريق ذكية ومستنيرة مع العملاء وفريق العمل وأصحاب المصلحة والموردين أي إنه مؤهل تمامًا ليكون محور الاتصال في المشروع مما يضمن لن يتم نسيان أي شيء أو تجاهله. بدون خبرة موضوعية في إدارة المشروع يصبح التنفيذ غير متوازن, مثلا قد تتجاهل التصميمات حدود التكنولوجيا أو ينسى المطورون الرؤية الإبداعية للمشروع. تحافظ إدارة المشروع على تركيز الفريق على الرؤية الشاملة ويجمع الجميع معًا في فرض الحلول الوسط المناسبة لإنجاح المشروع.