لخّصلي

الإدارة الإلكترونية هي منظومة إلكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسب وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وبأقل التكاليف. الإدارة الالكترونية يمكن أن تشمل كلا من الاتصالات الداخلية والخارجية لأي منظمة. والهدف من ذلك هو إدخال الشفافية الكاملة والمساءلة مما يؤدي إلى تحسين الإدارة الالكترونية داخل أي منظمة. هذه المبادرة التي تستهدف بصورة خاصة المنظمات الحكومية، حيث المساءلة العامة والتي تثير قلقاً خاصاً. عمليات مماثلة يجري تطويرها في العديد من الشركات الأميركية للمساعدة على الامتثال للقانون ساربانيس أوكسلي. تنفيذ أي حل لإدارة الكترونية ينبغي أن تلبي احتياجات العملاء بمركزية أكبر من منظمة مركزية، وينبغي إزالة الاعتماد على أفراد معينين، وينبغي إدخال نظم الشفافية في العمل. أمثلة على الإدارة الالكترونية تشمل , الجداول الزمنية على الإنترنت وحساب المصاريف. ويمكن استخدام هذه للمساعدة على خفض التكاليف لمنظمة ما. التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الاكترونية: من أجل التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الاكترونية لا بد من تحقيق المراحل التالية: أتمتة مؤسسات الدولة وتحويل جميع معلومات الحكومة ووزارتها الورقية إلى معلومات الكترونية. تأمين البينة التحتية الضرورية لربط كافة مؤسسات الدولة بشبكة معلومات واحدة وتبادل المعلومات بين مختلف الجهات. أهداف الإدارة الاكترونية: تحسين الخدمات: خفض التنقل، التقرب من المواطنين (الموظفين): واجهة واحدة بالنسبة للمواطن (الموظف)، نظرة واحدة للمواطن(الموظف)، وإجراءات سهلة. تحسين التنافس الاقتصادي: استخدام الانترنت للتجارة العالمية، وإتاحة الفرصة للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة. خفض المصاريف: تكامل النظم لدعم الإجراءات الداخلية والخارجية. مستلزمات الإدارة الاكترونية: بنية شبكية تحتية قوية وسريعة وآمنة. بنية معلوماتية قوية (نظم معلومات قوية ومتوافقة في ما بينها) كادر بشري استثماري مدرب على استخدام التقنيات الحديثة. كادر بشري تقني قادر على القيام بعمليات الدعم الفني المستمر وتطوير النظم المعلوماتية المختلفة. السرعة في إنجاز العمل. خفض تكاليف العمل الإداري مع رفع مستوى الإداء. رفع كفائة العاملين في الإدارة. معوقات الإدارة الالكترونية عدل الخوف من التغيير. تداخل المسؤوليات وضعف التنسيق. غياب التشريعات المناسبة. نقص الاعتمادات المالية. قلة وعي الجمهور بالمميزات المرجوة. غياب الشفافية ونفوذ مجموعات المصالح الخاصة. عدم توفر وسائل الاتصالات المناسبة. معوقات انتشار الانترنت مثل التكلفة العالية واللغة الإنجليزية. مشاكل في تطبيق الإدارة الالكترونية في العالم العربي: كثير من الحكومات لم تغير من اجراءاتها النقليدية حتى مع إدخال الحاسوب. هناك فرق كبير بين موقع جميل الشكل على الويب وبين خدمات متكاملة تنهي اجراءات بيوقراطية معقدة. الجهات المالية والإدارية تعمل وكأنها ليس لها علاقة ببعض. الاهتمام بالمواطنين والقطاع الخاص لم تكن نقطة الارتكاز في المواقع الحكومية. حتى أفضل البرامج الإدارية لم تعط الدعم المطلوب ولا الإعانة الكاملة. وحتى على مستوى الدول العربية ففي معظم الأحيان لا تدرك مدى أهمية الحماية وأمن المعلومات والمتطلبات التقنية لأداء برامجهم ونظمهم ومواقعهم على الانترنت لذا تبدو هزيلة سهلة الاختراق. ويتطلب تطبيق الإدارة الإلكترونية توافر ما يلى : دراسة الإجراءات التفصيلية لأداء خدمات الإدارة الإلكترونية. بعض تقنيات الإدارة الالكترونية: خدمات الويب. المحمول. إدارة علاقات العملاء. الذكاء الإداري. الأرشفة. تعاون برامج الشركات. الشبكة. التخطيط. وهناك العديد من الأنظمة اللازمة للإدارة الالكترونية: أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة الشراء الالكترونية. أنظمة الخدمة المتكاملة. نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم. النظم الخبيرة والذكية. الحكومة الالكترونية تتحقق من خلال إدراك حقيقة أن العالم اليوم ومستجداته يحتّم على المجتمع بأن يكون متقدم ويتميز بوجود ثلاثة شروط أساسية وهي المسائلة والمرونة والحكم الصالح، والتي تمثل ركائز الحكومة الالكترونية، وهذه الأخيرة جاءت بعد ظهور صور الفساد الإداري والمالي في المجتمع ومؤسساته ولإصلاح هذا الأمر تم البحث عن سبل للمعالجة فكانت الحكومة الالكترونية أحد العلاجات الواقية من انتشار الفساد من جانب والعمل على منعه من جانب آخر، والفاكس، أو الطرق اليدوية، إلا أن الهدف الأهم هو تحسين جودة الخدمات وتوفيرها. ومن العوامل الإيجابية للحكومة الألكترونية انها تعمل على تخفيف نسبة العلاقات المشبوهة وغير الشرعية المحتملة عند المسؤولين والعاملين لأنها تعني أولا وقبل كل شيء تدفق المعلومات، وعلانية تداولها عبر مختلف وسائل الاتصال، وتوفر تواصل المواطنين بصانعي القرارات والقائمين على الأمور لتحفيزها ومحاصرة الفساد، فبمعنى آخر الحكومة الالكترونية تعني الانفتاح على الجمهور فيما يتعلق بهيكل وظائف الجهاز الحكومي والسياسات المالية للقطاع العام الذي من شأنه تعزيز المسائلة والمصداقية وتأييد السياسات الاقتصادية السليمة. موضوع "الإدارة الالكترونية" من المواضيع الحديثة المطروحة على الساحة الإقليمية و الدولية, و معظم المعلومات المتوافرة حوله تتحدث عن "الحكومة الالكترونية". أصل هذا المصطلح مشتق من الكلمة الإنكليزية " "e-government, لكن خلال نقل هذا المصطلح إلى العربية لم يتم مراعاة المعنى, فترجم هذا المصطلح بحذافيره أي بشكل جامد. وينصح باستخدام مصطلح "الإدارة الالكترونية" ""e-management بدلا من مصطلح "الحكومة الالكترونية" خاصة في منطقتنا العربية و الإقليمية لعدة أسباب:

الإدارة الإلكترونية هي منظومة إلكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسب وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وبأقل التكاليف. الإدارة الالكترونية يمكن أن تشمل كلا من الاتصالات الداخلية والخارجية لأي منظمة. والهدف من ذلك هو إدخال الشفافية الكاملة والمساءلة مما يؤدي إلى تحسين الإدارة الالكترونية داخل أي منظمة. في ألمانيا، هذه المبادرة التي تستهدف بصورة خاصة المنظمات الحكومية، حيث المساءلة العامة والتي تثير قلقاً خاصاً. عمليات مماثلة يجري تطويرها في العديد من الشركات الأميركية للمساعدة على الامتثال للقانون ساربانيس أوكسلي.

تنفيذ أي حل لإدارة الكترونية ينبغي أن تلبي احتياجات العملاء بمركزية أكبر من منظمة مركزية، وينبغي إزالة الاعتماد على أفراد معينين، وينبغي إدخال نظم الشفافية في العمل. أمثلة على الإدارة الالكترونية تشمل ,الجداول الزمنية على الإنترنت وحساب المصاريف. ويمكن استخدام هذه للمساعدة على خفض التكاليف لمنظمة ما.

التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الاكترونية:
من أجل التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الاكترونية لا بد من تحقيق المراحل التالية:

أتمتة مؤسسات الدولة وتحويل جميع معلومات الحكومة ووزارتها الورقية إلى معلومات الكترونية.
تأمين البينة التحتية الضرورية لربط كافة مؤسسات الدولة بشبكة معلومات واحدة وتبادل المعلومات بين مختلف الجهات.
تحديد جميع التعاملات بين المواطن وكل مؤسسة وتحويلها إلى تعاملات الكترونية.

أهداف الإدارة الاكترونية:

تطوير الإدارة العامة: خفض الأعمال الورقية، وإعادة استعمال الحلول.
تحسين الخدمات: خفض التنقل، التوصيل في أي وقت وأي مكان، وسهولة الوصول للمعلومات.
التقرب من المواطنين (الموظفين): واجهة واحدة بالنسبة للمواطن (الموظف)، نظرة واحدة للمواطن(الموظف)، وإجراءات سهلة.
تحسين التنافس الاقتصادي: استخدام الانترنت للتجارة العالمية، وإتاحة الفرصة للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة.
خفض المصاريف: تكامل النظم لدعم الإجراءات الداخلية والخارجية.

مستلزمات الإدارة الاكترونية:

بنية شبكية تحتية قوية وسريعة وآمنة.
بنية معلوماتية قوية (نظم معلومات قوية ومتوافقة في ما بينها)
كادر بشري استثماري مدرب على استخدام التقنيات الحديثة.
كادر بشري تقني قادر على القيام بعمليات الدعم الفني المستمر وتطوير النظم المعلوماتية المختلفة.

فوائد الإدارة الاكترونية:

السرعة في إنجاز العمل.
المساعدة في اتخاذ القرار بالتوفير الدائم للمعلومات بين يدي متخذي القرار.
خفض تكاليف العمل الإداري مع رفع مستوى الإداء.
تجاوز مشكلة البعدين الجغرافي والزمني.
معالجة البيروقراطية والرشوة.
تطوير آلية العمل ومواكبة التطورات.
رفع كفائة العاملين في الإدارة.

معوقات الإدارة الالكترونية عدل

الخوف من التغيير.
تداخل المسؤوليات وضعف التنسيق.
غياب التشريعات المناسبة.
نقص الاعتمادات المالية.
قلة وعي الجمهور بالمميزات المرجوة.
غياب الشفافية ونفوذ مجموعات المصالح الخاصة.
عدم توفر وسائل الاتصالات المناسبة.
معوقات انتشار الانترنت مثل التكلفة العالية واللغة الإنجليزية.

مشاكل في تطبيق الإدارة الالكترونية في العالم العربي:

كثير من الحكومات لم تغير من اجراءاتها النقليدية حتى مع إدخال الحاسوب.
هناك فرق كبير بين موقع جميل الشكل على الويب وبين خدمات متكاملة تنهي اجراءات بيوقراطية معقدة.
الجهات المالية والإدارية تعمل وكأنها ليس لها علاقة ببعض.
الاهتمام بالمواطنين والقطاع الخاص لم تكن نقطة الارتكاز في المواقع الحكومية.
حتى أفضل البرامج الإدارية لم تعط الدعم المطلوب ولا الإعانة الكاملة.
وحتى على مستوى الدول العربية ففي معظم الأحيان لا تدرك مدى أهمية الحماية وأمن المعلومات والمتطلبات التقنية لأداء برامجهم ونظمهم ومواقعهم على الانترنت لذا تبدو هزيلة سهلة الاختراق.
أهمية تطبيق الإدارة الالكترونية عدل

الإدارة الإلكترونية تساعد المنظمات التقليدية على التحول إلى منظمات إلكترونية ، ويتطلب تطبيق الإدارة الإلكترونية توافر ما يلى :

1- رؤية إلكترونية

تساعد هذه الرؤية على تصور المكانة المستقبلية للمنظمة الإلكترونية.

2- دعم الإدارة العليا

يجب على الإدارة العليا ان تقدم للفريق المنفذ للإدارة الإلكترونية الدعم اللازم للتنفيذ.

3- خطط الإتصال مع الجهات ذات الصلة

ويتطلب ذلك دراسة حاجات ورغبات المستفيدين من النظام ، دعم القدرات الفنية للقائمين على تقديم خدمات الإدارة الإلكترونية ، دراسة الإجراءات التفصيلية لأداء خدمات الإدارة الإلكترونية.

تقنيات ونظم الإدارة الالكترونية عدل

بعض تقنيات الإدارة الالكترونية:

خدمات الويب.
المحمول.
إدارة المستندات الالكترونية.
إدارة علاقات العملاء.
الذكاء الإداري.
الأرشفة.
إدارة الإنتاج.
تقدير سبل الأداء.
تعاون برامج الشركات.
الشبكة.
التخطيط.
وهناك العديد من الأنظمة اللازمة للإدارة الالكترونية:

أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة الشراء الالكترونية.
أنظمة الخدمة المتكاملة.
نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم.
النظم الخبيرة والذكية.

الحكومة الالكترونية تتحقق من خلال إدراك حقيقة أن العالم اليوم ومستجداته يحتّم على المجتمع بأن يكون متقدم ويتميز بوجود ثلاثة شروط أساسية وهي المسائلة والمرونة والحكم الصالح، والتي تمثل ركائز الحكومة الالكترونية، وهذه الأخيرة جاءت بعد ظهور صور الفساد الإداري والمالي في المجتمع ومؤسساته ولإصلاح هذا الأمر تم البحث عن سبل للمعالجة فكانت الحكومة الالكترونية أحد العلاجات الواقية من انتشار الفساد من جانب والعمل على منعه من جانب آخر، كما أن مقتضيات الإصلاح الإداري تلزم على المؤسسات الحكومية بنمط المرونة والوضوح في منهج عملها. فالأجهزة الحكومية تتبع توصيل المعلومات والخدمات عن طريق إدارة قنوات متعددة للنقل والتوصيل بالطرق التقليدية مثل استخدام الهاتف، والفاكس، أو الطرق اليدوية، إلا أن الهدف الأهم هو تحسين جودة الخدمات وتوفيرها. ومن العوامل الإيجابية للحكومة الألكترونية انها تعمل على تخفيف نسبة العلاقات المشبوهة وغير الشرعية المحتملة عند المسؤولين والعاملين لأنها تعني أولا وقبل كل شيء تدفق المعلومات، وعلانية تداولها عبر مختلف وسائل الاتصال، وتوفر تواصل المواطنين بصانعي القرارات والقائمين على الأمور لتحفيزها ومحاصرة الفساد، فبمعنى آخر الحكومة الالكترونية تعني الانفتاح على الجمهور فيما يتعلق بهيكل وظائف الجهاز الحكومي والسياسات المالية للقطاع العام الذي من شأنه تعزيز المسائلة والمصداقية وتأييد السياسات الاقتصادية السليمة.

موضوع "الإدارة الالكترونية" من المواضيع الحديثة المطروحة على الساحة الإقليمية و الدولية, و معظم المعلومات المتوافرة حوله تتحدث عن "الحكومة الالكترونية".

أصل هذا المصطلح مشتق من الكلمة الإنكليزية " "e-government, لكن خلال نقل هذا المصطلح إلى العربية لم يتم مراعاة المعنى, فترجم هذا المصطلح بحذافيره أي بشكل جامد. وينصح باستخدام مصطلح "الإدارة الالكترونية" ""e-management بدلا من مصطلح "الحكومة الالكترونية" خاصة في منطقتنا العربية و الإقليمية لعدة أسباب:

• 
  

  أولا: أنه عند ذكر مصطلح "الحكومة" يتبادر إلى ذهن المستمع العمل السياسي على الرغم من أنّ عمل الحكومة لا يقتصر على العمل السياسي و إنما الإداري أيضا, و لكن الغالب يبقى السياسي, و هذا لا يتوافق مع شمولية المصطلح, لذلك من الأفضل و الأسلم استخدام مصطلح "الإدارة".

  
  


• 
  

  ثانيا: أنّ تعبير الحكومة هو تعبير محدود بحد ذاته (سواء بنفسه أو بعلاقاته) لأنّه يعبّر عن مجموعة من الأشخاص و العلاقة لا تكون مع جميع الناس و إنما مع مؤسسات و هيئات محددة و معلومة على عكس مصطلح الإدارة الذي يعبّر عن إطار مفتوح و واسع يطال جميع المستويات في الدولة و يشمل جميع الناس في علاقاته.

  
  

ان الفلسفة الرئيسية للإدارة الالكترونية هي نظرتها إلى الإدارة كمصدر للخدمات, و المواطن و الشركات كزبائن أو عملاء يرغبون في الاستفادة من هذه الخدمات, لذلك فان للإدارة الالكترونية أهداف كثيرة تسعى إلى تحقيقها في إطار تعاملها مع العميل نذكر منها بغض النظر عن الأهمية و الأولوية:-

1- تقليل كلفة الإجراءات (الإدارية) و ما يتعلق بها من عمليات

2- زيادة كفاءة عمل الإدارة من خلال تعاملها مع المواطنين و الشركات و المؤسسات

3- استيعاب عدد أكبر من العملاء في وقت واحد إذ أنّ قدرة الإدارة التقليدية بالنسبة إلى تخليص معاملات العملاء تبقى محدودة و تضطرّهم في كثير من الأحيان إلى الانتظار في صفوف طويلة.

4- إلغاء عامل العلاقة المباشرة بين طرفي المعاملة أو التخفيف منه إلى أقصى حد ممكن مما يؤدي إلى الحد من تأثير العلاقات الشخصية و النفوذ في إنهاء المعاملات المتعلقة بأحد العملاء.

5- إلغاء نظام الأرشيف الوطني الورقي و استبداله بنظام أرشفة الكتروني مع ما يحمله من ليونة في التعامل مع الوثائق و المقدرة على تصحيح الأخطاء الحاصلة بسرعة و نشر الوثائق لأكثر من جهة في أقل وقت ممكن و الاستفادة منها في أي وقت كان.

6- القضاء على البيروقراطية بمفهومها الجامد و تسهيل تقسيم العمل و التخصص به

7- إلغاء عامل المكان, اذ أنّها تطمح إلى تحقيق تعيينات الموظفين و التخاطب معهم و إرسال الأوامر و التعليمات و الإشراف على الأداء و إقامة الندوات و المؤتمرات من خلال "الفيديو كونفرانس" و من خلال الشبكة الالكترونية للإدارة.

8- إلغاء تأثير عامل الزمان, ففكرة الصيف و الشتاء لم تعد موجودة و فكرة أخذ العطل أو الأجازات لإنجاز بعض المعاملات الإدارية تمّ الحد منها إلى أقصى حد ممكن.

و أخيرا و ليس آخرا من أهداف الإدارة الالكترونية التأكيد على مبدأ الجودة الشاملة بمفهومها الحديث فالجودة كما هي في قاموس أكسفورد تعني الدرجة العالية من النوعية أو القيمة و عرّفتها مؤسسة أو دي أي الأمريكية المتخصصة…..بأنها إتمام الأعمال الصحيحة في الأوقات الصحيحة و من هنا تأتي الإدارة الالكترونية لتأكد على أهمية تلبية احتياجات العمل في الوقت و الزمان الذي يكون فيه العميل محتاجا إلى الخدمة في أسرع وقت ممكن.