لخّصلي

ج / تتطلب معرفة مدى استفادتك للوقت والعوامل المضيعة لوقتك أن تقوم بعمل سجل يومي لمدة أسبوع مثلا وتدون فيه تفاصيل الأعمال التي قضيت فيها وقتك وكذلك كم أخذ كل عمل من الوقت، فتكتب حتى الأمور البسيطة والصغيرة والتي قد تضيع من وقتك دقائق يوميا لكن في نهاية الأسبوع قد تجد هذه الدقائق تحولت لساعات.

قم بتصميم جدول مفصل لكل يوم، وقسمه إلى عدد ساعات يومك وهي تقريبا ١٦ ساعة على افتراض أن النوم يأخذ ٨ ساعات، وقم بتقسيم كل ساعة إلى ٤ أقسام أي ١٥ دقيقة، وقسم الساعات إلى أعمال ومقدار الوقت المهدر لكل عمل. هذا اقتراح للجدول، المهم أن يوضح لك الجدول الأعمال ومقدار الوقت المهدر لكل عمل.

بعد ذلك عليك أن تقوم بتحليل الجدول وتبحث في عوامل تبديد الوقت فتزيلها وتسأل نفسك، هل هناك فرصة لتنظيم الوقت بشكل أفضل ؟ إن كانت الإجابة بنعم _ وهي كذلك دائما - فعليك أن تبحث عن هذه الفرصة.

سؤال:

أنا مشغول ولا يوجد لدي وقت للتنظيم!

يحكى أن حطابا كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن الفأس لم يكن حادا إذ إنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، فقال له: «لماذا لا تشحذ فأسك؟» قال الحطاب وهو منهمك في عمله: «ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!»

من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضا على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.

وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.

سؤال:

لا أحتاج تنظيم الوقت لكل شيء، فقط المشاريع الكبيرة تحتاج للتنظيم!

-في إحصائيات كثيرة نجد أن أمورًا صغيرة تهدر الساعات سنويا، فلو قلنا مثلا إنك تقضي ١٠ دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي ۲۰ دقيقة يوميا تنتقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع ٥ أيام أسبوعيا.

-٥ أيام × ۲۰ دقيقة = ١٠٠ دقيقة أسبوعيا
-۱۰۰ دقيقة أسبوعيا × ٥٣ أسبوعا = ٥٣٠٠ دقيقة = ٨٨ساعة تقريبا !!
-لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يوميا لاستفدت من ۸۸ ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر ؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو تنظيم وقتك ذهنيا حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت موردا للأفكار الإبداعية المتجددة، أو تملؤه بالاستغفار وذكر الله.

سؤال:

أود أن أنظم وقتي لكن الآخرين لا يسمحون لي بذلك! من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسئول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم، اعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة. وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.

سؤال:

ألن أفقد بتنظيمي للوقت تلقائيتي والعفوية وأصبح كالآلة؟ لا، ابدأ، المسألة لا ينظر لها هكذا ، تنظيم الوقت لا يعني أن تصبح آلة تنفذ الأعمال المخطط لها فقط ، إن تنظيم الوقت يجب أن يكون مرنا حتى لا تصبح كالآلة ، فنحن مهما حاولنا أن نتوقع الاهتمام بالعائله او التطوير الداني ونحوه.

كيفية تنظيم أوقاتنا فستأتينا أمور وأشياء لم نكن نتوقعها، هنا علينا أن نفكر في الأمر، هل الذي خططت له أهم أم هذا الأمر الذي طرأ مؤخرا؟ تختلف الإجابة على هذا السؤال باختلاف أهمية ما خططت له، لذلك التلقائية تعزز أكثر وتصبح عقلانية أكثر وقد كانت قبل التنظيم تلقائية فوضوية.

سؤال:

أليست كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت؟

افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياما، ماذا ستفعل ؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كاف، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.

ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين ، أي أنك تحصل على ۷۳۰ ساعة سنويا أي ما يعادل ٣٠ يوم (شهر) في السنة تستطيع استغلاله في أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي ونحوه.

سؤال:

سأفقد أوقات الراحة والترفيه إذا نظمت وقتي ! هذه فكرة خطأ عن تنظيم الوقت وللأسف يؤمن الكثيرون بهذه الفكرة. إن تنظيم الوقت عادة شخصية ترتبط بالشخص نفسه فهو الذي يحدد أوقات الجد وأوقات الترفيه والراحة، والتنظيم يهدف فقط إلى تحقيق أفضل إنجازات وتخفيض الضغوط عن كاهل الشخص وكذلك إتاحة وقت له كي يطور نفسه ويتعلم ويمارس هواياته. تنظيم الوقت لا يعني الجدية التامة هو فقط يعني التنظيم في كل شيء حتى الترفيه يصبح منظما وموجها أيضا. فمثلا تود قضاء وقت مع العائلة في رحلة حدد لها موعدا وقم بالإعداد المسبق لهذه الرحلة وكيف أعمالك وارتباطاتك لكي لا تضيع عليك وقت الرحلة، وبذلك تربح عدة أمور.

أولا : رفهت عن نفسك.

ثانيا: رفهت عن عائلتك.

ثالثا: يزداد الترابط بينك وبين عائلتك لأنك وضعت عائلتك

ضمن دائرة الاهتمام وخططت لكي تقوم بأنشطة فعلية لصالح عائلتك.

سؤال:

لا أستطيع الاستمرار في التنظيم لظروف تمر بي، فماذا أفعل ؟ لا تقلق أبدا فهذا شيء طبيعي، المرأة الحامل مثلا أو التي أنجبت طفلا، عليها أن تهتم بطفلها لمدة سنتين أو أكثر وعلى طوال اليوم، فكيف تنظم وقتها ؟ عليها أن تنسى الدفاتر والجداول وتضع جدول وحيد فقط حتى تهتم بالطفل الصغير، تضع فيه مواعيد زيارة المستشفى مثلا وكذلك تحدد لنفسها كتب تقرأها في وقت فراغها عن تربية الأطفال مثلا ، هذا مثال بسيط وقس عليه أمثلة أكبر.

في الأجازات مثلا، هل نحتاج لتنظيم الوقت أم لاستغلال الوقت ؟ هناك فرق كبير طبعا أنا بحاجة لاستغلال وقت الفراغ في الأجازة لصالح تنمية مهاراتي ومعلوماتي أو حتى الترفيه عن نفسي، وبهذا قد لا أحتاج إلى الجدولة والتنظيم، لذلك لا تقلق إن مرت بك ظروف تجبرك على عدم التنظيم.

سؤال:

لا يوجد لدي حاسوب لتنظيم وقتي ! الحاسوب أداة مرنة وسهلة وممتازة لتنظيم الوقت، لكن ليس كل من لا يملك حاسوبا لا يستطيع تنظيم وقته، هذا ليس بعذر أبدا، كل ما تحتاجه مفكرة وقلم وجدول، لكي تنظم وقتك.

سؤال:

لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا على أن أعمل.

لا توجد ذاكرة كاملة أبدا وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسوب أو الهاتف المحمول المهم أن تكتب وبهذا ستكتب عدة أمور، أولا لن يكون هناك عذر اسمه نسيت ! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدونا إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسوب أو الهاتف ثانيا ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسوب والآن هو على استعداد لأن يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فاعلية.

سؤال:

حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية ، كيف أنظم وقتي؟! تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.

سؤال:

هل هناك أسلوب واحد يصلح لكل الناس في تنظيم الوقت؟

لا ليس هناك أسلوب واحد يصلح لكل الناس، إن كل فرد من البشر له خصائصه وظروفه الخاصة لذلك وجب عليه أن يكون مسئولا عن نفسه ويقوم بتنظيم وقته حسب حاجته هو.