لخّصلي

تحتاج عملية مواجهة الازمات الى ادارة صلبة قادرة على المواجهة والتحدي وعناصر بشرية ماهرة مدربة على فن التعامل مع مواقف الازمات المختلفة وتتمثل هذه الادارة بفريق خاص لإدارة الازمات ويختلف اسلوب تشكيل فريق الازمة من ازمة الى اخرى اذ يتم اختياره وتدريبه وتجهيزه وفق اليات معينة تتناسب مع ادارة كل ازمة فالأزمات تتباين في صفاتها وخصائصها ومتطلبات ادارتها ومعالجتها. مراحل تشكيل فريق ادارة الازمات. المرحلة الاولى :مرحلة ماقبل مباشرة العمل. •تظهر فيها الرغبة لدى ادارة الكيان الاداري بتشكيل الفريق لقناعتها ان هذا الفريق سيتولى مواجهة الازمة بصورة افضل وفي هذه المرحلة يتم تحديد المهارات والقدرات اللازمة للتعامل مع الازمة ويجب ان تصدر الادارة قرارها مبكرا بتشكيل الفريق وتحديد السلطة فهناك بعض الفرق تقدم الارشاد والتوصيات وهناك فرق تمنح الصلاحيات للتعامل مع الازمة وادارتها. المرحلة الثانية: توفير بيئة ملائمة لعمل الفريق. •توفير جميع الامكانيات اللازمة للقيام بالعمل وضرورة دعم الادارة العليا له اذ ان المستوى هذا الدعم هو المحور الرئيس لنجاح الفريق في التعامل مع الازمة وادارتها. •المرحلة الثالثة : مرحلة بناء الفريق وتشكيله. •يجب ان تراعي الادارة ثلاث نقاط رئيسة في بناء فريق ادارة الازمة تتمثل في ما يلي: 1.اختيار اعضاء الفريق وتشكيله بصورة واضحة . التاكد من قبول اعضاء الفريق لاهداف الفريق ومهامه ونشاطاته الرئيسية فاذا لم يتحقق القبول بين الاعضاء سيواجه الفريق الفشل في اداء مهامه. ضرورة قيام الادارة بتحديد وتوضيح الصلاحيات والمسؤوليات الكاملة الممنوحة للفريق . 1. اسلوب الانتقاء الشخصي : يتم من خلال ترشيح مجموعة من الافراد للعمل ضمن فريق ادارة الازمات ويتم تحديد مجموعة من المعايير لاختيارهم ومن ثم تدريبهم. اسلوب الرصد والتتبع : من خلال رصد وتتبع مجموعة من الافراد المرشحين في ضوء البيانات والمعلومات المتوافرة عنهم . اسلوب ادارة الاعلان: قد تلجا الادارة الى اختيار بعض الافراد ضمن دوائرها ليكونوا اعضاء سريين بهدف رصد حركة الاطراف التي تثير الازمة . المرحلة الرابعة: تقديم المساعدات المطلوبة لاستمرار عمل الفريق. عندما يبدا الفريق بممارسة عمله يجب ان تضع الادارة العليا سياسة عامة تكفل تعاون جميع مستويات الادارة فيها مع هذا الفريق لضمان تحقيق الاهداف. خصائص اعضاء فريق ادارة الازمات: 1.اتباع اخلاقيات الفريق ومعاييره. الالتزام بالأخلاق الحميدة. الاستماع الى الاخرين دون مقاطعة. تنفيذ كل عضو من الاعضاء مهامه دون تباطء. ابداء الراي بوضوح عند عدم الاقتناع بافكار الاخرين . يجب توافر في اعضاء الفريق مجموعة من المواصفات الشخصية التي تتعلق بالجوانب العقلية والجسدية والنفسية:

1. شروط تتعلق بعمر الاعضاء جنسهم وتاهيلهم العلمي. القدرة على رصد احداث الازمة وتتبعها وتحليلها. تدريب فريق ادارة الازمات: •تستخدم في العملية التدريبية عدة اساليب لنقل المعارف وصقل الخبرات من اهمها: 1.المحاضرات العملية والعلمية التي تتناول الجديد في علم ادارة الازمات. دراسة حالات العلمية والعملية المصممة خصيصا من اجل اكتساب الخبرة. تمثيل الادوار والمحاكاة لسيناريو الاحداث المعد مسبقا. ورش العمل ومختبرات الانجاز والاداء. العصف الذهني ويتطلب حرية التعبير عن كل ماقد يطرا على الذهن. الندوات التدريبية التي يتم عقدها بين المتخصصين . المؤتمرات التدريبية الدورية التي يشارك فيها المهتمون الى جانب المتخصصين والافراد. ابعاد ادارة الازمات: 1.اكساب فريق ادارة الازمة المعلومات اللازمة المتصلة بعلم ادارة الازمات. صقل مهارات اعضاء الفريق وزيادة قدراتهم . احاطة اعضاء الفريق بكل جديد في علم مواجهة الازمات واساليب التعامل معها. تحقيق الانسجام والتوافق والعمل بروح الفريق بين اعضاء الفريق. تحديد المزايا التي ينفرد بها كل عضو والقدرات الخاصة التي يمكن الاستفادة منها. تسلسل مهام فريق ادارة الازمات : 1.دراسة ملخص الاحداث والنتائج المحتملة لها. تقدير ابعاد المواقف المضادة ونقاط القوة والضعف . تقويم ابعاد القدرات الذاتية وتحديد عناصر القوة التي يمكن استخدامها ونقاط الضعف التي يجب تجنبها. تقديم الموقف الاقليمي والعالمي والقوى المؤيدة. تحديد الجهات التي يمكن الاستعانة بها ثانيا : اعداد الخطط : وهو نشاط اداري مدروس يهدف الى تحقيق الغايات وذلك باستخدام الموارد المتاحة لمواجهة مشكلات معقدة. وتهدف الى توقع الاوضاع المستقبلية وتحديد المتطلبات الخاصة بها. ثالثا : تحديد الاولويات : يدخل في مرحلة اعداد الخطط ولكنه اكثر دقة , في مرحلة تحديد الاوليات يتم اختيار انسب الخطط لتحقيق الاهداف ذات الاولوية المطلقة ثم الانتقال الى الاقل اهمية في حالة فشل سابقتها وهكذا يتم ترتيب الاولويات. رابعا : مرحلة تنفيذ الخطط والسيطرة على الازمة : تدار الازمة وفق خطط موضوعية التي يجب ان تتسم بالمرونة تحسبا للمتغيرات غير المتوقعة التي لم تكن واردة بالخطة اصلا , فمن الضروري ان تتم عملية ادارة الازمة في ظل تدفق المعلومات فيجب ان يكون الفريق على دراية بكل البيانات التي تمكنه التقدير المتجدد للموقف. سمات قائد فريق ادارة الازمات: 1.التمتع بالشجاعة والكفاءة لقيادة الفريق واقتحام المخاطر باقدام. القدرة على تنمية العلاقات الادارية وتطويرها بين اعضاء فريق الازمات. التمتع بقدر عال من التدريب على اصول القيادة ومتطلباتها. القدرة على مجابهة كل ما يتعلق بالازمة من مجريات ايا كان حجمها. الاتزان العاطفي والنضج العقلي في ادارة الفريق والتعامل مع اعضائه. القدرة على اتخاذ القرار في الوقت المناسب وعدم تضييع الفرص. القدرة على التنبؤ باحداث الازمة وتوقع مسارها. الثبات والصمود امام تدهور الاحداث والقدرة على التكييف السريع. تحمل المسؤولية الكاملة وارتفاع الروح المعنوية . اجتياز حد ادنى من الدورات التدريبية . اهمية مهارة ادارة الوقت لفريق ادارة الازمات: •هناك امور يجب مراعاتها لضمان فاعلية ادارة الوقت في التعامل مع الازمة تتمثل بالاتي: 1.التقدير الصحيح للمدة الزمنية المتاحة للفريق للتعامل مع هذه الازمة. توفير وقت احتياطي يؤدي الى تمكين الكيان الاداري من التعامل مع الاحداث. مراعاة الحد الاقصى لساعات العمل المتاحة لعمل الالات والمعدات المتوفرة في الكيان الاداري . تحديد الوقت اللازم لتنفيذ اي مهمة من مهام ادارة الازمة. ضرورة تفويض جانب من السلطة الى مستويات ادارية اقل. تنظيم استخدام وسائل الاتصالات في اثناء الازمة. اعتماد نظام فاعل لمتابعة تنفيذ خطة المواجهة . مراعاة الوقت الضائع الذي قد يضيع ويفقده فريق ادارة الازمة. وفي ضوء ادارة الوقت يجب على فريق الازمات الالتزام بالامور التالية: اولا: عدم السماح للاخرين بالمقاطعات الكثيرة لعمل الفريق : اذ تؤدي المقاطعات الى ضياع الكثير من الوقت وعدم التركيز في ايجاد حلول ناجحة للازمة . ثانيا:تفويض جانب من السلطات الى الاخرين: ان نجاح فريق ادارة الازمة يتطلب في بعض الاحيان ان تفوض بعض السلطات الى بعض الافراد الفاعلين في الكيان الاداري . ثالثا: تحديد الاولويات في التعامل مع الازمة والعمل على تنفيذها : وذلك بتحديد الجوانب الاكثر اهمية في الازمة وتداعياتها واعطاء الاولوية لها . اهمية التفكير الابداعي لفريق ادارة الازمة . •يعبر عن تحليل البيانات والمعلومات مع اسشارة العقل بالاحتمالات المتعددة من اجل اغناء الافكار بهدف ايجاد الحلول والبدائل غير التقليدية . •وتتطلب مواجهة الازمات التي تقع في المنظمات استخدام التفكير التقليدي والابداعي معا من قبل فريق الازمة فقد يتم اللجوء الى استخدام اسلوب شجرة القرار احد اساليب بحوث العمليات. يمكن تعزيز التقكير الابداعي في المنظمات وتنميته من خلال جلسات العصف الذهني وهذا الامر يتحقق عبر ثلاث مراحل : اولا: مرحلة الجلسات التنشيطية : يجرى فيها تدريب الفريق على اعداد الجلسات واسلوب ادارة الجلسات. ثانيا: مرحلة جلسات انتاج الافكار (جلسات العصف الذهني) : يجرى في هذه الجلسات عمليات استثارة متبادلة بين افراد الفريق من اجل التوصل الى افضل الافكار الابداعية وغير النمطية .

تحتاج عملية مواجهة الازمات الى ادارة صلبة قادرة على المواجهة والتحدي وعناصر بشرية ماهرة مدربة على فن التعامل مع مواقف الازمات المختلفة
وتتمثل هذه الادارة بفريق خاص لإدارة الازمات ويختلف اسلوب تشكيل فريق الازمة من ازمة الى اخرى اذ يتم اختياره وتدريبه وتجهيزه وفق اليات معينة تتناسب مع ادارة كل ازمة فالأزمات تتباين في
صفاتها وخصائصها ومتطلبات ادارتها ومعالجتها.
مراحل تشكيل فريق ادارة الازمات. المرحلة الاولى :مرحلة ماقبل مباشرة العمل. •تظهر فيها الرغبة لدى ادارة الكيان الاداري بتشكيل الفريق لقناعتها ان هذا الفريق سيتولى مواجهة الازمة بصورة افضل وفي هذه المرحلة يتم تحديد المهارات والقدرات اللازمة للتعامل مع الازمة ويجب ان تصدر الادارة قرارها مبكرا بتشكيل الفريق وتحديد السلطة فهناك بعض الفرق تقدم الارشاد والتوصيات وهناك فرق تمنح الصلاحيات للتعامل مع الازمة وادارتها. المرحلة الثانية: توفير بيئة ملائمة لعمل الفريق. •توفير جميع الامكانيات اللازمة للقيام بالعمل وضرورة دعم الادارة العليا له اذ ان المستوى هذا الدعم هو المحور الرئيس لنجاح الفريق في التعامل مع الازمة وادارتها. •المرحلة الثالثة : مرحلة بناء الفريق وتشكيله. •يجب ان تراعي الادارة ثلاث نقاط رئيسة في بناء فريق ادارة الازمة تتمثل في ما يلي:
1.اختيار اعضاء الفريق وتشكيله بصورة واضحة . 2.التاكد من قبول اعضاء الفريق لاهداف الفريق ومهامه ونشاطاته الرئيسية فاذا لم يتحقق القبول بين الاعضاء سيواجه الفريق الفشل في اداء مهامه. 3. ضرورة قيام الادارة بتحديد وتوضيح الصلاحيات والمسؤوليات الكاملة الممنوحة للفريق . Loading…

1. اسلوب الانتقاء الشخصي :
   2.اسلوب الترشيح:
   يتم من خلال ترشيح مجموعة من الافراد للعمل ضمن فريق ادارة الازمات ويتم تحديد مجموعة من المعايير لاختيارهم ومن ثم تدريبهم. 3. اسلوب الرصد والتتبع :
   من خلال رصد وتتبع مجموعة من الافراد المرشحين في ضوء البيانات والمعلومات المتوافرة عنهم . 4.اسلوب ادارة الاعلان:


2. اسلوب التجنيد :
   قد تلجا الادارة الى اختيار بعض الافراد ضمن دوائرها ليكونوا اعضاء سريين بهدف رصد حركة الاطراف التي تثير الازمة . المرحلة الرابعة: تقديم المساعدات المطلوبة لاستمرار عمل الفريق. عندما يبدا الفريق بممارسة عمله يجب ان تضع الادارة العليا سياسة عامة تكفل تعاون جميع مستويات الادارة فيها مع هذا الفريق لضمان تحقيق الاهداف. خصائص اعضاء فريق ادارة الازمات:
   1.اتباع اخلاقيات الفريق ومعاييره. 2.الالتزام بالأخلاق الحميدة. 4.الوفاء بالمهام والواجبات الموكلة لكل عضو. 6.تنسق العمل مع اعضاء الفريق. 7.الاستماع الى الاخرين دون مقاطعة. 8.تنفيذ كل عضو من الاعضاء مهامه دون تباطء. 9.ابداء الراي بوضوح عند عدم الاقتناع بافكار الاخرين . يجب توافر في اعضاء الفريق مجموعة من المواصفات الشخصية التي تتعلق بالجوانب العقلية والجسدية والنفسية:


3. شروط تتعلق بعمر الاعضاء جنسهم وتاهيلهم العلمي. •1. •2. •3. •4. •5. •6. القدرة على رصد احداث الازمة وتتبعها وتحليلها. تدريب فريق ادارة الازمات:
   •تستخدم في العملية التدريبية عدة اساليب لنقل المعارف وصقل الخبرات من اهمها:
   1.المحاضرات العملية والعلمية التي تتناول الجديد في علم ادارة الازمات. 2.دراسة حالات العلمية والعملية المصممة خصيصا من اجل اكتساب الخبرة. 3.تمثيل الادوار والمحاكاة لسيناريو الاحداث المعد مسبقا. 4.ورش العمل ومختبرات الانجاز والاداء. 5.العصف الذهني ويتطلب حرية التعبير عن كل ماقد يطرا على الذهن. 6.الندوات التدريبية التي يتم عقدها بين المتخصصين . 7.المؤتمرات التدريبية الدورية التي يشارك فيها المهتمون الى جانب المتخصصين والافراد. ابعاد ادارة الازمات:
   1.اكساب فريق ادارة الازمة المعلومات اللازمة المتصلة بعلم ادارة الازمات. 2.صقل مهارات اعضاء الفريق وزيادة قدراتهم . 3.احاطة اعضاء الفريق بكل جديد في علم مواجهة الازمات واساليب التعامل معها. 4.تحقيق الانسجام والتوافق والعمل بروح الفريق بين اعضاء الفريق. 5.تحديد المزايا التي ينفرد بها كل عضو والقدرات الخاصة التي يمكن الاستفادة منها. تسلسل مهام فريق ادارة الازمات :
   ويتضمن عدة عناصر وهي:
   1.دراسة ملخص الاحداث والنتائج المحتملة لها. 2.تقدير ابعاد المواقف المضادة ونقاط القوة والضعف . 3.تقويم ابعاد القدرات الذاتية وتحديد عناصر القوة التي يمكن استخدامها ونقاط الضعف التي يجب تجنبها. 4.تقديم الموقف الاقليمي والعالمي والقوى المؤيدة. 5.تحديد الجهات التي يمكن الاستعانة بها
   ثانيا : اعداد الخطط :
   وهو نشاط اداري مدروس يهدف الى تحقيق الغايات وذلك باستخدام الموارد المتاحة لمواجهة مشكلات معقدة. وتهدف الى توقع الاوضاع المستقبلية وتحديد المتطلبات الخاصة بها. ثالثا : تحديد الاولويات : يدخل في مرحلة اعداد الخطط ولكنه اكثر دقة , في مرحلة تحديد الاوليات يتم اختيار انسب الخطط لتحقيق الاهداف ذات الاولوية المطلقة ثم الانتقال الى الاقل اهمية في حالة فشل سابقتها وهكذا يتم ترتيب الاولويات. رابعا : مرحلة تنفيذ الخطط والسيطرة على الازمة :
   تدار الازمة وفق خطط موضوعية التي يجب ان تتسم بالمرونة تحسبا للمتغيرات غير المتوقعة التي لم تكن واردة بالخطة اصلا , فمن الضروري ان تتم عملية ادارة الازمة في ظل تدفق المعلومات فيجب ان يكون الفريق على دراية بكل البيانات التي تمكنه التقدير المتجدد للموقف. سمات قائد فريق ادارة الازمات:
   1.التمتع بالشجاعة والكفاءة لقيادة الفريق واقتحام المخاطر باقدام. 2.القدرة على تنمية العلاقات الادارية وتطويرها بين اعضاء فريق الازمات. 3.التمتع بقدر عال من التدريب على اصول القيادة ومتطلباتها. 4.القدرة على مجابهة كل ما يتعلق بالازمة من مجريات ايا كان حجمها. 5.الاتزان العاطفي والنضج العقلي في ادارة الفريق والتعامل مع اعضائه. 6.القدرة على اتخاذ القرار في الوقت المناسب وعدم تضييع الفرص. 7.القدرة على التنبؤ باحداث الازمة وتوقع مسارها. 8.الثبات والصمود امام تدهور الاحداث والقدرة على التكييف السريع. 9.تحمل المسؤولية الكاملة وارتفاع الروح المعنوية . •1. •2. •3. •4. توغير حد ادنى من التعليم والثقافة يتوافق مع طبيعة المهمة. •5. اجتياز حد ادنى من الدورات التدريبية . اهمية مهارة ادارة الوقت لفريق ادارة الازمات:
   •هناك امور يجب مراعاتها لضمان فاعلية ادارة الوقت في التعامل مع الازمة تتمثل بالاتي:
   1.التقدير الصحيح للمدة الزمنية المتاحة للفريق للتعامل مع هذه الازمة. 2.توفير وقت احتياطي يؤدي الى تمكين الكيان الاداري من التعامل مع الاحداث. 3.مراعاة الحد الاقصى لساعات العمل المتاحة لعمل الالات والمعدات المتوفرة في الكيان الاداري . 4.تحديد الوقت اللازم لتنفيذ اي مهمة من مهام ادارة الازمة. 5.وضع نظام فعال لخدمة الزبائن. 6.ضرورة تفويض جانب من السلطة الى مستويات ادارية اقل. 7.تنظيم استخدام وسائل الاتصالات في اثناء الازمة. 8.اعتماد نظام فاعل لمتابعة تنفيذ خطة المواجهة . 9.مراعاة الوقت الضائع الذي قد يضيع ويفقده فريق ادارة الازمة. وفي ضوء ادارة الوقت يجب على فريق الازمات الالتزام بالامور التالية:
   اولا: عدم السماح للاخرين بالمقاطعات الكثيرة لعمل الفريق :
   اذ تؤدي المقاطعات الى ضياع الكثير من الوقت وعدم التركيز في ايجاد حلول ناجحة للازمة . ثانيا:تفويض جانب من السلطات الى الاخرين:
   ان نجاح فريق ادارة الازمة يتطلب في بعض الاحيان ان تفوض بعض السلطات الى بعض الافراد الفاعلين في الكيان الاداري . ثالثا: تحديد الاولويات في التعامل مع الازمة والعمل على تنفيذها :
   وذلك بتحديد الجوانب الاكثر اهمية في الازمة وتداعياتها واعطاء الاولوية لها . اهمية التفكير الابداعي لفريق ادارة الازمة . •يعبر عن تحليل البيانات والمعلومات مع اسشارة العقل بالاحتمالات المتعددة من اجل اغناء الافكار بهدف ايجاد الحلول والبدائل غير التقليدية . •وتتطلب مواجهة الازمات التي تقع في المنظمات استخدام التفكير التقليدي والابداعي معا من قبل فريق الازمة فقد يتم اللجوء الى استخدام اسلوب شجرة القرار احد اساليب بحوث العمليات. يمكن تعزيز التقكير الابداعي في المنظمات وتنميته من خلال جلسات العصف الذهني وهذا الامر يتحقق عبر ثلاث مراحل :
   اولا: مرحلة الجلسات التنشيطية :
   يجرى فيها تدريب الفريق على اعداد الجلسات واسلوب ادارة الجلسات. ثانيا: مرحلة جلسات انتاج الافكار (جلسات العصف الذهني) :
   يجرى في هذه الجلسات عمليات استثارة متبادلة بين افراد الفريق من اجل التوصل الى افضل الافكار الابداعية وغير النمطية . تجرى بعد انتهاء جلسة العصف الذهني ويقوم رئيس الفريق بتحديد موعد هذه الجلسة ويتم التوصل في هذه الجلسة الى افكار ابداعية يمكن ان تكون حلا مناسبا للازمة التي تتعرض لها