لخّصلي

إن مرحلة التنفيذ والإدارة للخطة التي أعددتها هي المحك الفعلي الذي يمكن أن ينتقل بك فعلا من العشوائية إلى الحياة العملية المنظمة والمرتبة.

إن العبرة ليست بالخطط المتقنة دون تنفيذها، فإن ذلك لا يعدو مجرد آمال، وإنما لا بد من توازن بين التخطيط والتنفيذ.

أولا: نصائح تعينك عند تنفيذ خطتك ابدأ في إنجاز مهامك؟

-ابدأ دائما بالمهام الصعبة والأعمال غير المحببة.

-اجعل أهم نشاطاتك في ساعة الذروة.

-قلل من الأعمال الروتينية قدر المستطاع.

-تخلص من كل ما ليس له ضرورة.

-أجل الأعمال الروتينية إلى وقت أقل نشاطا.

-ضع ملفا خاصا للأعمال الروتينية وقم بإنجازها في الأوقات الضائعة من يومك.

تذکر :
أن معظم الناس يقضي في الأعمال الروتينية ٣٠ إلى ٦٥ ٪ من وقته.

مهما يكون العمل صعبا ابدأ به، فإنك بمجرد أن تبدأ فسوف تنتهي قريبا.

تذکر :
لا شيء يغري بالانتهاء قدر الانتهاء، والعمل الذي لم يبدأ بعد لا يحفزك لإنهائه ، بينما يدفعك العمل غير المنجز إلى محاولة إنجازه.

ثانيا: لصوص الوقت
نعم هناك بعض اللصوص الذين يغتالون حياتنا في خضم انشغالنا ، ويأخذوننا بمنأى بعيد ربما يعطل استرسالنا بما أردنا. تلك الأشياء التي تسرقنا كثيرا من أنفسنا، فنستيقظ من سباتنا الطويل وقد أزهقنا قيمة ثمينة لا تقدر، فهو يمضي كوميض البرق، وإذا مضى فإنه لا يعود والقلة تدرك تلك الأهمية بل يبددونها دون تحسب !

ولصوص الوقت في زماننا هذا كثيرة، منها الهاتف النقال، والشبكة العنكبوتية والفضائيات، كذلك البرامج الترفيهية التي يقضي البعض أمامها الساعات الطوال دون جدوى أو منفعة. بل تعود عليهم بالوبال والمضيعة وتزهق جُلَّ وقتهم وتضيعه فيما لا يجدي ! وتبقى كلمات أمير الشعراء أحمد شوقي جرسا يرن في أصداء المتناسين الغافلين قائلة:

دقات قلب المرء قائلة له. إن الحياة دقائق وثوان

فارفع لنفسك بعد موتك ذكرها. فالذكر للإنسان عمر ثان

دعونا نتعرض لبعضها:

١ - المماطلة والتأجيل : وهو اللص الأكثر شهرة وتأثير، ومعظم البشر يعشق التأجيل والمماطلة، واختلاق الأعذار لتأجيل عمل اليوم إلى الغد ! الغريب أن المرء يكون قادرا علي الإتيان بالعمل المكلف به وإنهائه، لكنه يصر وبشكل مثير للدهشة إلي أن يؤجله بلا سبب مقنع، وفي حقيقة الأمر أن التأجيل والتسويف لهم أسباب، دعني أستعرضهم لك حتى تتعامل معهم بحكمة ودراية:

أ- الإرغام: لا إراديا المرء يهرب من الشيء المكلف بعمله، إذا كان هذا الشيء تكليفا مباشرا ، ويستلزم جهدا وعملا، فالنفس الإنسانية دائما ما تعشق الركون والراحة والدعة.

ب - عدم توفر الحماس : إذا لم يتوفر لدي المرء منا الحماس اللازم للقيام بعمل ما، فإنه سيجد نفسه مندفعا نحو الابتعاد عن هذا العمل ومحاولة تفاديه.

جـ - الخوف: الخوف يدفعك للمماطلة، فالخوف من الفشل أو السخرية هو الذي يجعلك تؤجل القيام بعمل ما، وتعمل علي تأجيله يوما بعد يوم وساعة تلو أخري.
٢ - الخلط بين أهمية الأمور كثير من البشر لا يعرفون أولوياتهم، ماذا يقدمون وماذا يؤخرون، بأي الأمور يبدءون، ما الذي يودون عمله، وما الذي ينبغي تأجيله! وهذا اللص لا يخفي علي صاحب العين البصيرة، خاصة عندما يتسلل خالطا الأوراق، تاركا المرء منا في حيرة من أمره، فيفعل الأقل أهمية ويترك الأهم، ويتفاعل مع التوافه ولا يبدي لعظائم الأمور بالا، وفي معظم الوقت يترك المرء منا فارغا، لا يفعل شيء.
٣- عدم التركيز : فقد تبدأ في عمل شيء ثم تتوقف للقيام بمكالمة، أو لعمل شيء آخر، هذا من شأنه أن يضيع كثيرا من الوقت.
٤ - عدم قدرتك علي قول لا : الشخص الذي يستحي من رفض الزيارات، والدعوات والمحادثات التي ليس لها موعد سابق يجد نفسه ضائعا، غير قادر علي امتلاك زمام وقته.

ه - المقاطعات المفاجئة : المكالمات الهاتفية، مكالمة طارئة صديق علي غير موعد هذه المقاطعات تقطع تفكيرك الذهني، وتأخذ من وقتك الكثير ، إذا كان الشخص مهما فاستمع إليه أما غيرهم فيمكنك أن تكون صريحا وتؤجلهم للوقت الذي يناسبك، حدد مواعيد الإجابة المكالمات أو ضع مسجلا وخطط لما تريد أن تقول عندما تتصل.

٦ - المجهود المكرر بأن تكون منهمكا في شيء ما، وتتركه لتفعل شيئا آخر ، ثم تعود مرة أخري لما كنت تقوم به ابتداء، هذا الأمر يجعلك تبذل جهدا مضاعفا لما يجب أن تبذله.

٧- التخطيط الغير واقعي بأن نخطط وننظم أمورنا بشكل غير منضبط، فالأمر الذي يستهلك خمسة أيام نعطيه يوما أو يومين، والمهمة التي تستوجب يومين نعطيها أربعة أو خمسة، فهذا من شأنه أن يشيع الفوضى في حياتك ويستهلك كذلك وقتك.
٨- عدم النظام أوراقك مبعثرة، حاجياتك مهملة، دائم البحث عن هاتفك ومفاتيحك وحقيبة عملك، هذه كلها أشياء بسيطة تضيع وقتك وتهلكه.

٩- الاجتماعات غير الفعالة ولعلاجها أحسن إعداد الاجتماع وتعلم طرقه الفعالة.

١٠-الانتظار : يضيع وقت كبير أثناء انتظار الأطباء والمرور وغيرهم، ولكي تستفيد من وقتك كن جاهزا بكتاب أو أوراق تحتاج متابعة ونحوها.

١١-الأوراق الكثيرة ولكي لا تضيع بينها وتحسن الإدارتها استعمل مبدأ ABCDقسم أي ورقة تمر عليك إلى أحد الأقسام التالية:

‏A-إجراء فوري : هذا النوع من الأوراق لا يحتاج إلى دراسة أو حفظ بل يحتاج منك قرارا فوريا. لا تضيع الوقت ولا تحتفظ بالأوراق بل اتخذ القرار فورا وحولها إلى الشخص المعني.
‏ B -دراسة ثم إجراء : هذا النوع يجب اتخاذ إجراء بشأنه ولكن بعد الدراسة أو الاستشارة أو جمع المعلومات، احتفظ بهذا النوع من الأوراق في درج خاص وأضفها إلى جدول أعمالك.
‏C -أوراق للحفظ : احتفظ بهذه الأوراق في أرشيفك ورتبها، وعادة ما تكون هذه الأوراق لها أهمية قانونية أو ذكرى مهمة أو ستحتاج للرجوع إليها خلال أقل من ٣ سنوات.
‏D- أوراق إلى سلة المهملات: كل الأوراق التي لا تنطبق عليها التقسيمات أعلاه يجب رميها في سلة المهملات دون تردد وإلا ستجتمع لديك أوراق كثيرة لا تحتاجها.

من بالطبع هناك لصوص آخرين يسطون علي وقتك، لكن ما ذكرت يعد الأخطر والأقوى.
ثالثا: كيف تقضي على التأجيل:
-ضع وقتا للانتهاء من كل مهمة.
-خذ على نفسك عهدا.
-تعرف جيدا على مهامك.
-ابدأ في العمل الآن.
-أنجز هذه المهام أولا.
-لا تنتظر الإيحاء أو المزاج الملائم.
-واجه المهام غير المحددة.
-فتت المهام الصعبة والكبيرة.
-لا تتردد:
-تعلم وقت اتخاذ القرار
-لا تنتظر نتائج مثالية.
-لا تخف من الخطأ.
-لا تقلق.
-شجع نفسك.
-اسأل عن مشكلات التأجيل.
-- اجعل لنفسك حافز .