لخّصلي

المبحث الأول تشير الى طبيعة ودورها كوظيفة أساسية في أي مؤسسة ويمكن تشخيص السكرتارية الى العديد من المفاهيم والتعاريف وهي وظيفة إدارية تهتم بتنظيم وتنفيذ المهام اليومية. المطلب الأول:تعريف السكرتارية: هي وظيفة تهدف الى تنظيم وادارة الاعمال المكتبية بما في ذلك التعامل مع المراسلات وتنظيم الاجتماعات وإدارة الجداول . الفرع الأول: شرح معنى السكرتارية : أولا : تعريف لغة :هي كلمة من أصل لاتيني مشتقة من كلمة"secret" أي السر"tarait" أي الأعمال الادارية؛ لذلك فإن تعبير سكرتارية هو مرادف لعبارة أمانة السر. ثانيا :تعريف اصطلاحاً: هي ذلك الجهاز المساعد من العاملين الذي يعاون المدير في الأعمال المكتبية، وعليه فإن السكرتير هو ذلك الشخص الذي يقوم بمساعدة مديره في ترتيب أعماله وحفظ معلوماته و أسراره وإدارة وقته . والمعاهد بحيث تعتمد على النظريات وأسس الإدارة , وفن لأنها تعتمد على سلوكيات وتصرفات الناتجة الالية التي تعمل على خدمة رؤساء الإدارات الاعمال المكتبية مثل "تنظيم وترتيب وحفظ الوثائق والمستندات, واعداد التقارير والمذكرات وقد أدت الوظائف المكتبية الى ضرورة تخصص كل منها في عمل معين ومن هذا نستطيع القول ان الأمانة هي تعبئة المناخ الإداري للمسؤول وبمعنى اخر هي الساعد 1-محمد فهمي العطروزي, أسس السكرتارية والحفظ, الطبعة 03, سنة 1973 ص10 2-عبد الغني الهراس , الطبعة الأولى بدون سنة ص 10 من انجاز عملها بطريقة مسيرة . فاذا توقف القلب أو ولهذا يمكن القول ان السكرتارية تمتاز بطابع حساس بحيث يجب على كل من يعمل بها أن يتحلى كما تساعد هذه الأخيرة على لفت نظر السؤولين الى أسلوب بعدة أساسي يمكن ان يستوحوه لتنظيم أمانة اداراتهم تؤدي هذه الأخيرة الى التكيف مع متطلبات المالية. وهي أيضا مجموعة الأنشطة والوظائف التي تؤدي بهدف المعاونة الكاملة للإدارة في انجاز كافة وتحقيق الكثير من الأهداف و أخيرا لا يمكن القول أن السكرتارية هي أمانة السر فقط وانها هي فن الاعمال التعامل مع الاخرين. هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل ويجب التنويه الى ضرورة اتباع اطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الاطار محدد سيؤدي الى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسؤوليات وتظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفاءتهم وزيارة مهاراتهم. 3-محمد جميل خشنان , ص 20 ص 20 5-مصطفى نجيب شاوش , ص195-160 المطلب الثاني:أنواع السكرتارية تشير الى التصنيفات المختلفة للسكرتارية بناء على طبيعة العمل او المهام التي يتم تأديتها وتختلف الأنواع حسب التخصص والمسؤوليات . ويتم تحديدها بناء على طبيعة المهام والأنشطة التي يتم تنفيذها او المجال الذي تعمل فيه . أولا: السكرتارية العامة : وتتمثل في الخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات . -بعض من مهامها : 1-البريد الوارد والصادر . 2-الحفظ والتصنيف والفهرسة . 5-متابعة دوام العاملين . ثانيا: السكرتارية الخاصة : هي مجموعة من المهام والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب المدراء والرؤساء . وتتجه الى أسلوب ويتم اختيار موظف من جهاز السكرتارية من طرف رئيس مؤسسة او شركة لتنظيم العمل ضمن

1. -استقبال الزوار وتنظيم دخولهم . 2. -تنظيم وقت المدير . 3. -فتح الخطابات الواردة . كتاب نظمي شحادة, يطلق عليها السكرتارية الفنية وهي عبارة عن سكرتارية فنية استشارية وتشير الى نوع من أنواعها حيث يتم توظيف الافراد الذين يمتلكون معرفة وخبرات محددة في مجال معين . وتقوم بعمل معين ومحدد -بعض من مهامها ب-اعداد كشوف الحساب الخاصة بالمرضى . ج-معرفة قراءة أسماء الامراض المختلفة . 2- السكرتارية التعليمية: هي نوع من أنواع السكرتارية المتخصصة التي تقدم الدعم الإداري والتنظيمي للمؤسسات التعليمية مثل المدارس والمعاهد والكليات . وتعمل على تسهيل سير العمليات الاكاديمية والإدارية داخل المؤسسة بعض من مهامها : أ-استقبال المكالمات الواردة استقبال الافراد المترددين على القسم من طلاب وغيرهم ب-مساعدة بعض أساتذة القسم في بعض البحوث التي يقمون بها . ج-التنسيق بين الأقسام . د-التواصل مع أولياء الأمور. ه-إدارة سجلات الطلابية . وهي سكرتارية متخصصة في مجالات القانونية وتتركز على تقديم الدعم للمحامين ومستشارين بعض من مهامها: 2– كتاب جلال محمد بكير ص 20 . 1-يقوم بتدوين معلومات موجزة عن القضايا . 2-يستخدم الاجندة في تثبيت مواعيد المقابلات الخاصة بالمحامي. 4-تنظيم السجل الخاص بالقضايا والموكلين. خامسا: السكرتارية الصحفية : والتواصل في الشركات وهي متخصصة في مجال الصحافة بعض من مهامها : 4-معرفة الإعلانات وصياغتها 5-متابعة الاخبار وتحليلها. سادسا :السكرتارية التنفيذية : وهي نوع من السكرتارية يتميز بالتخصص والخبرة، وتتمثل مهمتها الرئيسية في توفير الدعم للمدير العام أو المدير التنفيذي ومساعدته في اتخاذ القرارات الإدارية والتنفيذية. تهدف الى تسهيل العمل وتحسين الأداء من خلال تنظيم وتنسيق الاعمال اليومية بعض من مهامها : 1-إدارة الجداول الزمنية . 2-تنظيم الاجتماعات . 3-التواصل الداخلي والخارجي . 4-اعداد تقارير. 3-كتاب مهارات السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب د. المطلب الثالث: أهداف السكرتارية : تحديد اهداف السكرتارية مهم لعدة أسباب . منها تساعد على تحديد أولويات المهام وتنظيم العمل بفعالية وتركز على تحسين وتسير الاعمال اليومية لضمان تحقيق الإنتاجية والكفاءة. الفرع الأول : غايات السكرتارية (أهداف): تشير الغايات او المهام التي تهدف السكرتارية الى تحقيقها داخل المؤسسات وتركز على تحسين وتسيير العمل الإداري. تعمل السكرتارية على تنظيم الاعمال والأنشطة اليومية لاي مؤسسة او شخص. الالكترونية والتعامل مع الزوار -ثالثا :تنظيم ودعم الاعمال الإدارية: تقدم السكرتارية دعما إداريا للمديرين والموظفين من خلال واعداد العروض التقديمية -رابعا: السرية: تعتبر الحفاظ على السرية والخصوصية في تعامل مع المعلومات والوثائق والمستندات المهمة وحمايتها من الوصول الى شخص غير معني تعتبر من اهم اهداف السكرتارية العمل وتنظيم عمليات اليومية وتحقيق النتائج المطلوبة والحفاظ على جودت العمل لضمان الاستمرارية . -سادسا :دعم اتخاذ القرارات :تهدف الى مساعدة الافراد او المنظمات في اتخاذ قرارات مدروسة باستخدام مجموعة من الأدوات التي يحتاجها صناع القرار وتساعد السكرتارية في عملية اتخاذ القرارات -ثامنا: ادارة الوقت: يعتبر من العوامل الأساسية التي تساهم في تحقيق الكفاءة والفعالية عالية في أداء 1-كتاب أصول السكرتارية والإدارة المكتبية د. -تاسعا: تنظيم ومتابعة الاعمال اليومية : سير العمل بشكل دقيق ومنظم ووفق جدول مخطط له لضمان تحقيق الأهداف المطلوبة . الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتارية في اعفاء المديرين و الإدارات الرئيسة من -والسكرتارية تعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنها باي حال من الأحوال ولا يمكن ان نتصور ما يمكن ان يعمله المسؤولون في المنشأة في غياب السكرتارية لأنه عند غيابها يأخذ المسؤولون وقت طويل في انجاز المهام وأداء الاعمال الروتينية دون ان يكون لديهم وقت كافي لأداء المهام والاعمال الخاصة بهم والهامة وتعتبر السكرتارية أيضا المصلحة التي تتمركز فيها كل الأنشطة التي تقوم بها المؤسسة سواء هيئة إدارية أو مؤسسة اقتصادية هذا المنطلق فهي تهدف الى : الرد على المكالمات الهاتفية وتقديم محتوها الى المسؤول 2-تنسيق الاعمال بين المكاتب الإدارية الأخرى وكذا الخواص . 5-تمدهم بالبيانات والمعلومات الازمة لاتخاذ القرارات. 7-تمثل السكرتارية وظيفة إدارية متميزة تهدف الى إقامة استقرار الإدارة والمحافظة على الوثائق ووسائل العمل. 2 2 -عابد فاضل الشعراوي, العلاقات العامة . وهذه الأساسيات تساعد في تحسين الأداء التنظيمي والإداري داخل المؤسسة. تشير الى الوظيفة الحيوية التي تؤديها السكرتارية في المؤسسات لتنظيم الاعمال الإدارية وتسهيل سير العمل بين الفرق المختلفة. الفرع الأول: مهام السكرتارية على البريد الإلكتروني والمراسلات المكتوبة -ثانيا: اعداد الاجتماعات: تنسيق جداول الاجتماعات وتنظيمها وحجز قاعان الاجتماعات والتأكد من توفير جميع المستلزمات اللازمة ثالثا: إدارة الوثائق : كتابة التقارير والمراسلات والعروض التنفيذية وتنظيم وتنسيق الوثائق وحفظ -رابعا: تنظيم جدول المواعيد : ترتيب جدول المواعيد المهمة والمستعجلة وتذكير المعنيين بيها من -خامسا :استقبال الزوار : استقبال العملاء وزوار الوافدون الى المؤسسة وتقديمهم للجهات -سادسا: تنسيق بين القسام : تعمل السكرتارية على ربط بين القسام من خلال العمل على حلقة -سابعا: متابعة الاعمال :متابعة تنفيذ الاعمال ولمهام الموكلة للموظفين وتذكير المسؤولين بإنجاز 1-كتاب السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب د. -ثامنا: التقارير الإدارية: تعد التقارير الإدارية وثيقة إدارية مهمة في أي منظمة فهي من وسائل الفرع الثاني :دور السكرتارية : وتعد هذه الأدوار أساسية في أي مؤسسة لأنه يسهم في تحسين الكفاءة الإدارية . -أولا: التأكد من تنظيم الاجتماعات بفعالية و تدوينها: -ثانيا: الحفاظ على السجلات و الإدارة الفعالة 2-تسجيل الدقائق و التقارير. 3-تجميع قوائم بالأسماء و العناوين المفيدة للمنظمة ، بما في ذلك أسماء المسؤولين في المنظمات التطوعية. 4-الاحتفاظ بسجل لأنشطة المنظمة. 5-حفظ مذكرات من الأنشطة المستقبلية. ثالثا: الالتزام بالمتطلبات القانونية 1-القيام بدور الوصي على الوثائق الخاصة للمنظمة. 2-التحقق من النصاب القانوني موجود في الاجتماعات. 3-التأكد من أن تكون الانتخابات متوافقة مع الإجراءات المنصوص عليها. 4-التأكد من أن أنشطة المنظمة تتوافق مع أهدافها. -رابعا: التواصل و المراسلات 2-تقديم جميع مراسلات اللجنة المستلمة و نسخ من الردود المرسلة. 3-الاحتفاظ بسجل لأي من منشورات المنظمة (مثل المنشورات أو الرسائل الإخبارية) . 4-تقارير عن أنشطة المنظمة و البرامج المستقبلية للأعضاء و الصحافة و الجمهور . 1-تقديم الدعم الإداري لاي احتياجات قد تطرأ داخل المكتب . 2-مراقبة المخزون المكتبي وطلب اللوازم الضرورية . 3-المساعدة في التخطيط للفعاليات المؤسسة وتقديم الدعم اللوجستي . سادسا: التنسيق اللوجيستي : 1-ترتيب مستلزمات السفر والاجتماعات مثل حجز تذاكر الطيران والفنادق. 2-تجهيز وتحضير قاعات الاجتماع . سابعا: دعم الإدارة العليا: 2-اعداد التقارير الدورية . ثامنا: التواصل الداخلي والخارجي: 1-تسهيل الاتصال بين الأقسام المختلفة داخل المؤسسة. 2-استقبال الزوار والعملاء وتعامل معهم بلباقة. 3 الرد علة المكلمات الهاتفية والبريد الالكتروني . 2-كتاب أصول السكرتارية والإدارة المكتبية د. عبد العزيز شراد الفصل الأول ص 20-30. المطلب الثالث: أهمية السكرتارية : للسكرتارية اهمية كبيرة في تنظيم عمال المؤسسة او منشأة. وتكمن هذه الأهمية في ما يلي : الفرع الأول: الأهمية :
2. التقليل من نسبة الضغط في العمل، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم. 2. تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، 3. توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب. 4. تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً. 5. تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس. 8. جمع كافة البيانات و المعلومات للمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم . 11. إدارة الوقت يساعد توفير الوقت وإدارته سير العمل. 13. 14. تسهيل التواصل بين مختلف المؤسسات والعملاء وشركات. 15. تعمل على الدعم التنظيمي الذي يساعد على تنظيم الاعمال بشكل فعال داخل وخارج المؤسسة . 16. تحسين صورة المؤسسة فتعامل المهني مع العملاء وزوار يعطي انطباع إيجابيا عن المؤسسة ويعزز سمعتها. 17. الاطلاع على الموضوعات الاجتماعات والنقاشات .

المبحث الأول
تشير الى طبيعة ودورها كوظيفة أساسية في أي مؤسسة ويمكن تشخيص السكرتارية الى العديد من المفاهيم والتعاريف وهي وظيفة إدارية تهتم بتنظيم وتنفيذ المهام اليومية.
المطلب الأول:تعريف السكرتارية: هي وظيفة تهدف الى تنظيم وادارة الاعمال المكتبية بما في ذلك التعامل مع المراسلات وتنظيم الاجتماعات وإدارة الجداول .
الفرع الأول: شرح معنى السكرتارية :
أولا : تعريف لغة :هي كلمة من أصل لاتيني مشتقة من كلمة"secret" أي السر"tarait"
أي الأعمال الادارية؛ لذلك فإن تعبير سكرتارية هو مرادف لعبارة أمانة السر.
ثانيا :تعريف اصطلاحاً: هي ذلك الجهاز المساعد من العاملين الذي يعاون المدير في
الأعمال المكتبية، وعليه فإن السكرتير هو ذلك الشخص الذي يقوم بمساعدة مديره في ترتيب أعماله
وحفظ معلوماته و أسراره وإدارة وقته .
ومن هنا أصبحت السكرتارية فن وعلم من العلوم الإدارية التي تدرس في الجامعات والمدارس
والمعاهد بحيث تعتمد على النظريات وأسس الإدارة , وفن لأنها تعتمد على سلوكيات وتصرفات الناتجة
عن السكرتارية جراء المواقف التي تعيشها من خلال تعاملاتها اليومية اثناء تأدية وظائفها .
ويمكن تعريف السكرتارية أيضا بأنها ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الإدارة الصادرة
منها والواردة اليها, وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤولين في انجاز أعمالهم. 1
وهناك تعريف ثاني يوضح أن الأمانة هي ذلك الجهاز الوظيفي المزود بالأدوات المكتبية والأجهزة
الالية التي تعمل على خدمة رؤساء الإدارات الاعمال المكتبية مثل "تنظيم وترتيب وحفظ الوثائق
والمستندات, واعداد التقارير والمذكرات وقد أدت الوظائف المكتبية الى ضرورة تخصص كل منها في
عمل معين ومن هذا نستطيع القول ان الأمانة هي تعبئة المناخ الإداري للمسؤول وبمعنى اخر هي الساعد
الأيمن للرئيس في انجاز أعماله وتأدية الخدمات بكفاءة معتبرة 2.
1-محمد فهمي العطروزي,أسس السكرتارية والحفظ, الطبعة 03,سنة 1973 ص10
2-عبد الغني الهراس ,السكرتارية وإدارة الأعمال , الطبعة الأولى بدون سنة ص 10

نظرا لأهمية التي تكسبها السكرتارية فقد تعددت التعاريف حولها هي تلك الوظيفة التي تقدم معلومات أو خدمات للإدارة أو الرؤساء , من انجاز عملها بطريقة مسيرة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات والمجالات
الفنية والمكتبية , حتى أنها تعبير القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها , فاذا توقف القلب أو
عجز عن أداء مهمته فان ذاك يؤدي بالضرورة عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها
الأساسية.3
"أن السكرتارية هي أمانة السر والفن التعامل مع الاخرين " : يقال
ولهذا يمكن القول ان السكرتارية تمتاز بطابع حساس بحيث يجب على كل من يعمل بها أن يتحلى
صفات تجعله يقوم بدوره على احسن وجه , كما تساعد هذه الأخيرة على لفت نظر السؤولين الى أسلوب
بعدة أساسي يمكن ان يستوحوه لتنظيم أمانة اداراتهم تؤدي هذه الأخيرة الى التكيف مع متطلبات المالية.2
وهي أيضا مجموعة الأنشطة والوظائف التي تؤدي بهدف المعاونة الكاملة للإدارة في انجاز كافة
وتحقيق الكثير من الأهداف و أخيرا لا يمكن القول أن السكرتارية هي أمانة السر فقط وانها هي فن
الاعمال التعامل مع الاخرين.4
يطلق اسم السكرتارية على عمل السكرتيرة مكتبة ومكان الوثائق.
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل
جهة إدارية وفقا لظروفها الخاصة فهناك الدوائر الصغيرة والكبيرة وهناك المتمركزة في موقع واحد
والموزعة على عدة مواقع في أماكن مختلفة و متفرقة .
ويجب التنويه الى ضرورة اتباع اطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الاطار محدد
سيؤدي الى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسؤوليات وتظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم
جدوى تدريبهم لرفع كفاءتهم وزيارة مهاراتهم.5

3-محمد جميل خشنان ,دراسات في السكرتارية دار النهضة العربية , الطبعة الرابعة ,سنة 2005,ص 20
4-محمود جميل خشنان ,مرجع السابق ,ص 20
5-مصطفى نجيب شاوش ,إدارة المكاتب والأعمال المكاتب , ص195-160
المطلب الثاني:أنواع السكرتارية

تشير الى التصنيفات المختلفة للسكرتارية بناء على طبيعة العمل او المهام التي يتم تأديتها وتختلف الأنواع حسب التخصص والمسؤوليات .
الفرع الأول: أقسام السكرتارية (أنواع):هي فئات متعددة لوظيفة السكرتارية .ويتم تحديدها بناء على طبيعة المهام والأنشطة التي يتم تنفيذها او المجال الذي تعمل فيه .
أولا: السكرتارية العامة : وتتمثل في الخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات .وهي جهة او إدارة تتولى تنظيم وتنسيق المهام الإدارية اللوجستية داخل مؤسسة او منظمة . وهي تساهم في تحقيق اهداف المؤسسة من خلال تقديم الدعم الإداري وخدمات إدارية التي تختلف أنشطتها داخل اطار السكرتارية العامة من منشأة الى أخرى .
-بعض من مهامها :

1-البريد الوارد والصادر .

2-الحفظ والتصنيف والفهرسة .

3-النسخ والطبع .

4-تنظيم الاجتماعات .

5-متابعة دوام العاملين .

ثانيا: السكرتارية الخاصة :

هي مجموعة من المهام والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب المدراء والرؤساء . وتتجه الى أسلوب

العلمي في الإدارة وهذا الأسلوب يعتمد أساسا على المعلومات في اتخاذ القرارات الهامة فب مجال الإدارة

ويتم اختيار موظف من جهاز السكرتارية من طرف رئيس مؤسسة او شركة لتنظيم العمل ضمن

مواصفات معينة نظرا لثقة رئيسه به ولكفاءته واخلاصه في العمل .
-بعض من مهامها:

1. 
   

   -استقبال الزوار وتنظيم دخولهم .

   
   


2. 
   

   -تنظيم وقت المدير .

   
   


3. 
   

   -فتح الخطابات الواردة .

   
   

1 – معهد الإدارة العامة, مملكة العربية السعودية ,كتاب نظمي شحادة, السكرتارية المتخصصة

ثالثا: السكرتارية المتخصصة
يطلق عليها السكرتارية الفنية وهي عبارة عن سكرتارية فنية استشارية وتشير الى نوع من أنواعها
حيث يتم توظيف الافراد الذين يمتلكون معرفة وخبرات محددة في مجال معين .وتقوم بعمل معين ومحدد
من اعمال السكرتارية وعادة ما تشمل وظائف السكرتارية المتخصصة مهام إدارية وتنسيقية في مجالات
مختلفة مثلا
1-السكرتارية الطبية :
مجالها عيادات الأطباء والمستشفيات العامة والخاصة وتتطلب معرفة المصطلحات الخاصة بها

-بعض من مهامها
أ-حفظ سجلات المرضى.
ب-اعداد كشوف الحساب الخاصة بالمرضى .
ج-معرفة قراءة أسماء الامراض المختلفة .
2- السكرتارية التعليمية:
هي نوع من أنواع السكرتارية المتخصصة التي تقدم الدعم الإداري والتنظيمي للمؤسسات التعليمية
مثل المدارس والمعاهد والكليات .وتعمل على تسهيل سير العمليات الاكاديمية والإدارية داخل المؤسسة
بعض من مهامها :
أ-استقبال المكالمات الواردة استقبال الافراد المترددين على القسم من طلاب وغيرهم
ب-مساعدة بعض أساتذة القسم في بعض البحوث التي يقمون بها .
ج-التنسيق بين الأقسام .
د-التواصل مع أولياء الأمور.
ه-إدارة سجلات الطلابية .2
رابعا: السكرتارية القانونية :
وهي سكرتارية متخصصة في مجالات القانونية وتتركز على تقديم الدعم للمحامين ومستشارين
بعض من مهامها:
2– كتاب جلال محمد بكير ص 20 .
1-يقوم بتدوين معلومات موجزة عن القضايا .
2-يستخدم الاجندة في تثبيت مواعيد المقابلات الخاصة بالمحامي.
3-تجهيز القضايا لليوم التالي للمحامي .
4-تنظيم السجل الخاص بالقضايا والموكلين.
خامسا: السكرتارية الصحفية :
السكرتارية الصحفية هي مجموعة من المهام والادوار التي يقوم بها فريق لدعم إدارة الاتصال

والتواصل في الشركات وهي متخصصة في مجال الصحافة
بعض من مهامها :
1-معرفة المصادر الموثوقة لتلقي الخبر .
2-كتابة او صياغة الخبر و تحريره.
3-عمل تقرير الصحفي اليومي .
4-معرفة الإعلانات وصياغتها
5-متابعة الاخبار وتحليلها.
سادسا :السكرتارية التنفيذية :
وهي نوع من السكرتارية يتميز بالتخصص والخبرة، وتتمثل مهمتها الرئيسية في توفير الدعم للمدير العام أو المدير التنفيذي ومساعدته في اتخاذ القرارات الإدارية والتنفيذية. تهدف الى تسهيل العمل وتحسين
الأداء من خلال تنظيم وتنسيق الاعمال اليومية
بعض من مهامها :
1-إدارة الجداول الزمنية .
2-تنظيم الاجتماعات .
3-التواصل الداخلي والخارجي .
4-اعداد تقارير.3

3-كتاب مهارات السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب د. عبد الكريم الصغير القصل الأول ص 25-50
المطلب الثالث: أهداف السكرتارية :
تحديد اهداف السكرتارية مهم لعدة أسباب . منها تساعد على تحديد أولويات المهام وتنظيم العمل
بفعالية وتركز على تحسين وتسير الاعمال اليومية لضمان تحقيق الإنتاجية والكفاءة.
الفرع الأول : غايات السكرتارية (أهداف): تشير الغايات او المهام التي تهدف السكرتارية الى تحقيقها داخل المؤسسات وتركز على تحسين وتسيير العمل الإداري.
-اولا: تنظيم الأعمال :
تعمل السكرتارية على تنظيم الاعمال والأنشطة اليومية لاي مؤسسة او شخص.
-ثانيا :التواصل: تعمل السكرتارية على تحسين التواصل الداخلي والخارجي للمؤسسة وتعتبر الرابط
الرئيسي بين الشركة والموظفين والعملاء والشركات التجارية وأيضا تتضمن الرد على الرسائل
الالكترونية والتعامل مع الزوار
-ثالثا :تنظيم ودعم الاعمال الإدارية: تقدم السكرتارية دعما إداريا للمديرين والموظفين من خلال
القيام بمهام مثل النسخ الطباعة .واعداد العروض التقديمية
-رابعا: السرية: تعتبر الحفاظ على السرية والخصوصية في تعامل مع المعلومات والوثائق والمستندات
المهمة وحمايتها من الوصول الى شخص غير معني تعتبر من اهم اهداف السكرتارية
خامسا: الكفاءة والإنتاجية: تهدف السكرتارية الى تحسين الكفاءة والإنتاجية من خلال تسهيل تدفق
العمل وتنظيم عمليات اليومية وتحقيق النتائج المطلوبة والحفاظ على جودت العمل لضمان الاستمرارية .1
-سادسا :دعم اتخاذ القرارات :تهدف الى مساعدة الافراد او المنظمات في اتخاذ قرارات مدروسة
باستخدام مجموعة من الأدوات التي يحتاجها صناع القرار وتساعد السكرتارية في عملية اتخاذ القرارات
-سابعا: الخدمة الممتازة: تهدف السكرتارية الى تقديم خدمة ممتازة للعملاء والموظفين والشركاء وذلك
من خلال التعامل الودود والاحترافي والاستجابة السريعة للطلبات والاستفسارات
-ثامنا: ادارة الوقت: يعتبر من العوامل الأساسية التي تساهم في تحقيق الكفاءة والفعالية عالية في أداء
العمل ويعتبر من اهداف السكرتارية لأنه يساهم في تنظيم جدول اعمال للمسؤولين ومواعيدهم .
1-كتاب أصول السكرتارية والإدارة المكتبية د. عبد العزيز شراد الفصل الثاني ص10-20 .
-تاسعا: تنظيم ومتابعة الاعمال اليومية :
تهدف السكرتارية الى متابعة المهام التي يتم إنجازها يوميا وتأكد من صحتها ومعلوماتها وتأكد من
سير العمل بشكل دقيق ومنظم ووفق جدول مخطط له لضمان تحقيق الأهداف المطلوبة .
وتهدف السكرتارية أيضا الى تقديم الخدمات المكتبية المتعقلة بروتين العمل وتفصيلاته او الى الإدارات
الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتارية في اعفاء المديرين و الإدارات الرئيسة من
شغل اوقاتهم بالتفكير في هذه الاعمال الروتينية بحيث يتفرغون كليا لوظائفهم الرئيسية من تخطيط ورقابة
المستمرة وتدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات .
-والسكرتارية تعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنها باي حال من الأحوال ولا
يمكن ان نتصور ما يمكن ان يعمله المسؤولون في المنشأة في غياب السكرتارية لأنه عند غيابها يأخذ
المسؤولون وقت طويل في انجاز المهام وأداء الاعمال الروتينية دون ان يكون لديهم وقت كافي لأداء
المهام والاعمال الخاصة بهم والهامة
وتعتبر السكرتارية أيضا المصلحة التي تتمركز فيها كل الأنشطة التي تقوم بها المؤسسة سواء هيئة
إدارية أو مؤسسة اقتصادية هذا المنطلق فهي تهدف الى :
1-معالجة البريد بنوعيه, الرد على المكالمات الهاتفية وتقديم محتوها الى المسؤول
2-تنسيق الاعمال بين المكاتب
3-تسهيل التعامل الإداري بين المؤسسة ومحيطها الخارجي سواء تعلق الامر بالإدارة الوصية او الهيئات
الإدارية الأخرى وكذا الخواص .
4-تعمل على سرعة انسياب العمل المكتبي وتدفعه الى الأمام لمواكبة الاحداث .
5-تمدهم بالبيانات والمعلومات الازمة لاتخاذ القرارات.
6-تعتبر السكرتارية الركيزة الأساسية في أي مؤسسة اذ تهتم بتوجيه ومراقبة كل الأعمال والمهام وكذلك
بدورها في تنسيق بين المدير ومختلف المصالح ومساعدته في أعماله .
7-تمثل السكرتارية وظيفة إدارية متميزة تهدف الى إقامة استقرار الإدارة والمحافظة على الوثائق
ووسائل العمل.2

2 -عابد فاضل الشعراوي, العلاقات العامة .لبنان 1974 ص49 .
المبحث الثاني :أساسيات السكرتارية .
هي مجموعة من مبادئ والمهارات الأساسية التي يحتاجها السكرتير للقيام بمهامه الوظيفية بكفاءة. وهذه الأساسيات تساعد في تحسين الأداء التنظيمي والإداري داخل المؤسسة.
المطلب الأول: مهام ودور السكرتارية:
تشير الى الوظيفة الحيوية التي تؤديها السكرتارية في المؤسسات لتنظيم الاعمال الإدارية وتسهيل سير العمل بين الفرق المختلفة.
الفرع الأول: مهام السكرتارية
تهدف السكرتارية الى تنظيم العمل وضمان سير العمليات اليومية بكفاءة ومن أهم مهام السكرتارية ما يلي :
-أولا: إدارة الاتصالات: ونعني بها استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها الى الأشخاص المعنيين والرد
على البريد الإلكتروني والمراسلات المكتوبة
-ثانيا: اعداد الاجتماعات: تنسيق جداول الاجتماعات وتنظيمها وحجز قاعان الاجتماعات والتأكد من
توفير جميع المستلزمات اللازمة
ثالثا: إدارة الوثائق : كتابة التقارير والمراسلات والعروض التنفيذية وتنظيم وتنسيق الوثائق وحفظ
المستندات بطرق يسهل الوصل اليها عند الحاجة
-رابعا: تنظيم جدول المواعيد : ترتيب جدول المواعيد المهمة والمستعجلة وتذكير المعنيين بيها من
رؤساء ومسؤولين
-خامسا :استقبال الزوار : استقبال العملاء وزوار الوافدون الى المؤسسة وتقديمهم للجهات
والموظفين لمناسبين
-سادسا: تنسيق بين القسام : تعمل السكرتارية على ربط بين القسام من خلال العمل على حلقة
وصل بين الأقسام المختلفة لضمان سير تنفيذ المهام بسلاسة
-سابعا: متابعة الاعمال :متابعة تنفيذ الاعمال ولمهام الموكلة للموظفين وتذكير المسؤولين بإنجاز
الاعمال المطلوبة والمقررة له في الأوقات المحددة.
1-كتاب السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب د. نبيل عبد الرحمن الباب الثاني ص 20-40.
-ثامنا: التقارير الإدارية: تعد التقارير الإدارية وثيقة إدارية مهمة في أي منظمة فهي من وسائل
الاتصال الإداري وأداة لاتخاذ القرارات الإدارية ويعتمد عليها في جمع المعلومات .
الفرع الثاني :دور السكرتارية :
هي مسؤوليات ومهام التي يقوم بها السكرتير داخل المؤسسة لضمان سير العمل بسلامة وتنظيم. وتعد هذه الأدوار أساسية في أي مؤسسة لأنه يسهم في تحسين الكفاءة الإدارية .
-أولا: التأكد من تنظيم الاجتماعات بفعالية و تدوينها:
1-الاتصال مع الرئيس للتخطيط للاجتماعات.
2-تلقي بنود جدول الأعمال من أعضاء اللجنة.
3-تعميم جداول الأعمال و التقارير.
4-تسجيل دقائق الاجتماعات(ما لم يكن هناك سكرتير تسجيل الدقائق).
5-تعميم الدقائق المعتمدة.
6-التحقق من تنفيذ الإجراءات المتفق عليها.
-ثانيا: الحفاظ على السجلات و الإدارة الفعالة
1-الاحتفاظ ببيانات الاتصال الحديثة (أي الأسماء و العناوين و أرقام الهاتف) للجنة الإدارة .
2-تسجيل الدقائق و التقارير.
3-تجميع قوائم بالأسماء و العناوين المفيدة للمنظمة ، بما في ذلك أسماء المسؤولين في المنظمات التطوعية.
4-الاحتفاظ بسجل لأنشطة المنظمة.
5-حفظ مذكرات من الأنشطة المستقبلية.
ثالثا: الالتزام بالمتطلبات القانونية
1-القيام بدور الوصي على الوثائق الخاصة للمنظمة.
2-التحقق من النصاب القانوني موجود في الاجتماعات.
3-التأكد من أن تكون الانتخابات متوافقة مع الإجراءات المنصوص عليها.
4-التأكد من أن أنشطة المنظمة تتوافق مع أهدافها.1
2-كتاب أصول السكرتارية والإدارة المكتبية د. عبد العزيز شراد الفصل الأول ص 20-30
-رابعا: التواصل و المراسلات
1-الرد على جميع مراسلات اللجنة.
2-تقديم جميع مراسلات اللجنة المستلمة و نسخ من الردود المرسلة.
3-الاحتفاظ بسجل لأي من منشورات المنظمة (مثل المنشورات أو الرسائل الإخبارية) .
4-تقارير عن أنشطة المنظمة و البرامج المستقبلية للأعضاء و الصحافة و الجمهور .
-خامسا :الدعم العام :
1-تقديم الدعم الإداري لاي احتياجات قد تطرأ داخل المكتب .
2-مراقبة المخزون المكتبي وطلب اللوازم الضرورية .
3-المساعدة في التخطيط للفعاليات المؤسسة وتقديم الدعم اللوجستي .
سادسا: التنسيق اللوجيستي :
1-ترتيب مستلزمات السفر والاجتماعات مثل حجز تذاكر الطيران والفنادق.
2-تجهيز وتحضير قاعات الاجتماع .
3-التنسيق مع الجهات الخارجية والمتعاونين.2
سابعا: دعم الإدارة العليا:

1-مساعدة المديرين في تنفيذ المهام اليومية .
2-اعداد التقارير الدورية .
3-ترتيب الاجتماعات والمؤتمرات.
ثامنا: التواصل الداخلي والخارجي:

1-تسهيل الاتصال بين الأقسام المختلفة داخل المؤسسة.
2-استقبال الزوار والعملاء وتعامل معهم بلباقة.
3 الرد علة المكلمات الهاتفية والبريد الالكتروني .2

2-كتاب أصول السكرتارية والإدارة المكتبية د. عبد العزيز شراد الفصل الأول ص 20-30.

المطلب الثالث: أهمية السكرتارية :
للسكرتارية اهمية كبيرة في تنظيم عمال المؤسسة او منشأة. وتكمن هذه الأهمية في ما يلي :
الفرع الأول: الأهمية :
أولا: فعاليات السكرتارية :

1. التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم.


2. تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها.


3. توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.


4. تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.


5. تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس.


6. تفعيل التنسيق بين المدراء والأعمال المرتبطة بهم.


7. تأمين التواصل الفعال بين الإدارة والجهات الأخرى داخل الشركة وخارجها.


8. جمع كافة البيانات و المعلومات للمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم .


9. حفظ أسرار مكتب العمل و عدم التحدث بها مع أحد مهما كان الأمر .1


10. القيام بالأعمال المكتبية الروتينية.


11. تسهيل عمليات التنفيذية للمديرين والموظفين .


12. إدارة الوقت يساعد توفير الوقت وإدارته سير العمل.


13. تحسين وتنظيم والترتيب داخل المؤسسة من خلال إدارة المعلومات الخدامات بشكل محترف .


14. تسهيل التواصل بين مختلف المؤسسات والعملاء وشركات.


15. تعمل على الدعم التنظيمي الذي يساعد على تنظيم الاعمال بشكل فعال داخل وخارج المؤسسة .


16. تحسين صورة المؤسسة فتعامل المهني مع العملاء وزوار يعطي انطباع إيجابيا عن المؤسسة ويعزز سمعتها.


17. الاطلاع على الموضوعات الاجتماعات والنقاشات .اضافة الى الأمور المتعلقة بالتسويف والتنسيق والتخزين أي مشاكل مالية تتعلق بالشركة.2
    1-كتاب إجراءات السكرتارية .الوحدة الأولى .دار124 تخصص إدارة مكتبية .ص14
    2- مكتبة البخاري .كتاب السكرتارية التنفيذية د. نبيل عبد الرحمان .ص 15-30
    المطلب الثالث :مهارات وصفات السكرتير الناجح
    تشير الى الخصائص والقدرات التي يجب ان يمتلكها الشخص في هذا الدور لضمان أدائه بشكل فعال واحترافي السكرتير الناجح لسي فقط من يقوم بمهام المكتبية . بل هو الشخص الذي يسهم بشكل كبير في تحسين سير العمل داخل مؤسسة .
    الفرع الأول :مهارات السكرتير الناجح
    تحتاج السكرتارية العديد من المهارات لإنجاز مهامها المتعددة على أكمل وجه منها المهارات التقنية والتحليلية ....الخ وتمنح هذه المهارات السكرتارية ميزة التفوق في العمل وأداء المهام.
    أولا: مفهوم المهارات :مجموعة من المعارف والخبرات والقدرات الشخصية التي تطورت خلال مراحل العمل عن طريق الممارسة والتدريب ويجب توفرها في انجاز العمل ومن اهم المهارات مايلي :
    1-مهارة التعامل مع البيانات وتحليلها: هي من المهارات الهامة للمنظمة او مؤسسة حيث تساعد في عمليات التخطيط والتطوير والتحسين المستمر والمعتمد على الحقائق ومعلومات يسترشد بها في العمليات الإدارية المختلفة عن طريق التحليل والاستنتاج والاستدلال.
    أ-مفهوم البيانات: هي ارقام او رموز او أسماء او حروف لها دلالة معية ويستفاد منها عن طريق الدارسة والتحليل والتفسير والربط والتبويب .
    ب-مفهوم تحليل البيانات: تحليل البيانات هي عملية تقسيم بيانات موضوع او مادة معقدة الى أجزاء صغيرة من أجل الحصول على فهم اكمل واستيعاب أفضل لهذا الموضوع او المادة . 2-مهارة إدارة الوقت: يعتمد النجاح والتميز في الإدارة وفي إدارة الاعمال على الاستفادة القصوى من الوقت فالجميع دون استثناء ساعات عمل متساوية وهو زمن اذا ضاع او انتهى لا يمكن تعويضه او تخزينه او شراءه لذلك يعتمد النجاح على استغلال دقائق وساعات العمل بما يفيد وينفع .
    أ-مفهوم إدارة الوقت: هي تحديد وقت لإنجاز المهام المجدولة وفقا لأهميتها واولوية إنجازها وسرعته بأقل جهد وكلفة ممكنة دون مماطلة او اهمال .1
    3-مهارة التقنية:
    تعد المهارات التقنية مطلبا هاما في الوقت الذي سيطرت التقنية على المعاملات الصغيرة والكبيرة حيث
    1-كتاب الإدارة المكتبية الحديثة د. عبد الكريم الصغير ص 25-40.
    تربط هذه المهارة بالحصيلة العلمية والمعرفية والتطبيقية لإنجاز الاعمال حضوريا او عبر المنصات او المكاتب الافتراضية ونجد من المهارات التقنية ما يلي :
    أ-مهارة الحاسوب: تتطلب معظم الوظائف الان بشكل عام والسكرتارية بشكل خاص استخدام أجهزة الحاسوب وبرامجه وتطبيقاته ومنصات والبوابات الرقمية .
    مفهومها: تعرف بأنها جميع المعارف والمعلومات المتعلقة باستعمال أجهزة الحاسوب وبرامجه وتختلف مهارات الحاسوب من وظيفة او قطاع . 1
    ب-مهارة الإدارة العمل عن بعد (إدارة العمل الكترونيا) :هو ناتج عن تطور والمواكبة في مجال التقنيات وهو العمل باستعمال المعلومات والاتصالات بحيث يتم مقر ثابت ومن أي مكان بالعالم يتوفر فيه الاتصال بالأنترنت .
    .ج-مهارة المكاتب الافتراضية :هو مكتب غير حقيقي وليس له وجود مادي ويمارس العاملون فيه أعمالهم عن طريق برامج الحاسوب وتطبيقات المتصلة بالأنترنت وتكون موثقة بموقع قانوني يمكن ان تدير اعمالك من خلاله ونجد بعض مميزاته : أ-توفر البرامج الافتراضية مساعدة متميزة في إيجاد بيئة مكتبية المتكاملة افتراضيا .ب-توفير الوقت وتخفض تكاليف والمصاريف المكلفة.
    4 مهارة الاتصال والتواصل: هي تلك المهارة الممارسة في الحياة العملية التي ينقل الشخص من خلالها أفكارا او معلومات عن طريق رسائل كتابية او شفهية مصحوبة بتعبيرات الوجه والجسد يرد عليها وفق ما يفهمه الطرف الاخر ومن مهارات الاتصال والتواصل في بيئة العمل : أ-لغة الجسد تلك الحركات التي تستعمل فيها اليد او تعبيرات الوجه او الابتسامة تأثر في طرف الاخر وتساهم في نجاح إيصال الرسالة .ب-الاستماع والاصغاء أي تركيز جميع حواسك نحو المتحدث بصمت واهتمام بالغين مع بعض الحركات تبين الاهتمام بما تسمعه من طرف الاخر .ج-مهارة التحدث تعد السكرتارية واجهة المنظمة لأنها المسؤولة عن المقابلات والاستقبال ونقل المعلومات لذا لا بد من تحدث بالباقة واحترام وثق.________________________________________1-وزارة التعليم مملكة العربية السعودية. كتاب السكرتارية وإدارة المكتبية التعليم الثانوي-نظام مسارات. للسنة الثالثة طبعة 1445/2023ص77
    5-مهارة إدارة ضغوط العمل: تعدد مهام السكرتارية قد تمر ضغوطات عمل تؤثر سلبا على أداء العمل اذا لم تيم ادراكها منذ البداية ويصبح من الصعب التعامل معها حيث تبدأ في تطور لتصل الى الانهاك بعض الطرق الأساسية لإدارة ضغوط العمل :
    
    ا-تنظيم وتحديد وترتيب الأولويات يساعد على تخفيف من الشعور بالضغط .
    ب-التواصل الفعال تواصل الواضح مع زملاء يقلل من سوء الفهم ويمنحك دعما نفسيا .
    ج-الموازنة بين العمل والحياة الشخصية فتخصيص وقت للاسترخاء وتجديد طاقة يقلل من الإرهاق والضغط. د-الابتعاد عن المشتتات اثناء العمل مثل الهاتف ومواقع التواصل الاجتماعي .
    ه-التفكير الإيجابي تطوير تفكير الإيجابي يساعد على رؤية الأمور بشكل افضل وجيد.
    6-مهارة التواصل الشفهي والكتابي :غالبا ما يستخدم المحترفون التواصل اللفظي ولكتابي في المكاتب لإكمال العديد من المهام مثل ارسال رسائل الكترونية والرد على المكلمات الهاتفية وتتيح لك الفرصة على تواصل بوضوح مع الاخرين.
    7-مهارة الكتابة وتدوين الملاحظات: يجب على العديد من الإداريين تدوين الملاحظات خلال الاجتماعات لذا يتعين على السكرتارية تمتع بمهارات رائعة في تدوين من اجل تدوين المعلومات الأساسية بسرعة ونقلها .يمكن ان تساعد مهارات الكتابة السريعة في تدوين الملاحظات بكفاءة وكتابتها بشكل واضح ومنظم وبسيط .
    8-مهارة التنظيم: بصفتك إداريا محترفا يجب عليك اتقان مهارة التنظيم المعلومات وجميع الملفات والمستندات وترتيبها وفق العناوين وتخزينها لتسهيل الاسترداد اليها بسرعة وابقاءها مخزنة لمنع تسربها ويمكن اتباع تنظيم ضمن مجلد او ملف حتى تبقى محفوظة .
    9- مهارة المرونة والقدرة على التكيف :
    يمكن ان يشكل المكتب بيئة سريعة الخطى لذلك ستحتاج الى ان تظل قادرا على التكيف وعلى العمل بشكل صحيح في أوقات الضغط العالي .يجب ان تكون قادرا على التكيف مع الأجواء المتغير بضبط جدول اعمال لضمان عدم تغير نتائج .1
    1-وزارة التعليم مملكة العربية السعودية. كتاب السكرتارية وإدارة المكتبية التعليم الثانوي-نظام مسارات. للسنة الثالثة طبعة 1445/2023ص77
    الفرع الثاني :صفات السكرتير الناجح: سكرتارية تعد دورا حيويا في أي منظمة وتتطلب مجموعة من الصفات التي تساعد في تحقيق اهداف العمل وتنسيق المهام بكفاءة ومن ابرز صفات السكرتارية ما يلي :
    أولا: الصفات السلوكية والشخصية :وهي عبارة من بعض الصفات والخصائص الفردية
    
    1-الاهتمام بالمظهر الخارجي وارتداء الأزياء مناسبة للعمل .
    2-ان يكون موظف السكرتارية واثقا من نفسه ذا شخصية قوية .
    3- ان يكون متحدثا لبقا جاذبا انتباه الاخرين .
    4-ان يكون خلوقا متسما بالصدق والأمانة النزهة الاحترام والمسؤولية والالتزام .
    5-الادب والتعامل السليم مع الموظفين والعملاء.
    6-ان يكون متحملا لضغوطات العمل .
    7-ان يكون هادئا حسن السلوك والذوق في التعامل .
    9-سرعة البديهية والقدرة على حفظ المعلومات واسترجاعها بصورة صحيحة وبالوقت المناسب .
    10-احترام الوقت والقدرة على ادارته والتزام بالمواعيد بما في ذلك مواعيد العمل الرسمية .
    11-الهدوء والاتزان والمرونة العالية .
    12-الأمانة والموضوعية والمسؤولية والتزام .
    13- المبادرة(أي لا ينتظر تنفيذ ما يقوله له الاخرين ولكن يبادر هو بالعمل ).
    14-قوة الذاكرة والإخلاص في العمل.
    15- الإيجابية وعدم السلبية تجاه الاحداث.
    16-القدوة الحسنة والابتكار (أي ان يكتشف وسائل وطرق غير مألوفة والتي تسهم في تنفيذ العمل بشكل أفضل ).
    17- المحافظة على الممتلكات العامة والخاصة للمنشأة
    18-ضبط النفس والانفعال .1
    1-كتاب المهارات المتكاملة في السكرتارية وإدارة المكاتب قسم إدارة المؤسسات .د.خالد مطهر العدواني طبعة2015 ص14

ثانيا: الصفات العلمية:

1. وجود مؤهل علمي في نفس المجال .


2. القدرة على التعلم المستمر ومواكبة كافة التطورات التي تطرأ على الحقل الإداري تحديدا وكذلك متابعة كافة التصورات التي يصل اليها العقل البشري في المجال التقني وخاصة في استخدام المعدات المكتبية .


3. الإحاطة بالمهارات التكنولوجية والتقنية الأساسية وخاصة في استخدام الحاسوب والطابعة وشبكات الاتصال الحديثة كونها أساس للعمل في مجال السكرتارية .
   ثالثا: الصفات العملية:


4. امتلاك مهارات جيد في العمل الارشيفي.


5. امتلاك مهارات إدارية عالية في مجال تنظيم المكاتب .


6. امتلاك مهارة اعداد التقارير.


7. القدرة على صياغة واعداد المراسلات الداخلية والخارجية بصورة سليمة .


8. القدرة على التعامل مع البريد .


9. العمل ضمن فريق واحد وكذلك القدرة على العمل الفردي .


10. القدرة على الاقناع والتفاوض وتقبل الراي والراي الاخر .


11. معرفة في الميدان التحليل المالي ولأداري وفي مجال التدقيق تحديدا .2