لخّصلي

1 - الاتصال في بيئة العمل الافتراضية

يعتبر الاتصال الفعال أول العناصر الأربعة اللازمة لنجاح أداء فرق العمل الإفتراضية، فعند التفاعل مع الآخرين، وتحليلها كلما استطاع الفرد توصيل المعنى الذي يقصده، كلما زاد الترابط بين أعضاء فرق

العمل وزادت قدرة فرق العمل على تحقيق الهدف المطلوب.

ولقد أدى ظهور مكان العمل الافتراضي الى حدوث تغيرات في طبيعة العمل على مستوى العالم

بطرق ايجابية، كما أنها أدت الى تغير جوهر الاتصال بين الأشخاص، وعلى المدى الطويل، فان بناء علاقات جيدة بين أعضاء فرق العمل الافتراضي يحسن من أداؤه ويقلل من الصراعات التي قد تحدث. والعلاقات الجيدة تؤدى الى التبادل المكثف للمعلومات وذلك من خلال بيئة الاتصال Context

‏Communication ، فذلك يسمح لأعضاء فريق العمل الإفتراضي استيعاب وفهم البيئة التي يعملون بها مع زملائهم وايجاد الطريقة المناسبة للتعاون معهم. وفى حالة غياب بيئة العمل، فان فرق العمل الإفتراضية يجب عليها بذل المزيد من الجهد للحفاظ على العلاقات الجيدة بينهم، ومما ينتج عنه سلوكيات مختلفة وطرق

جديدة للاتصال. وفيما يلى نلقى الضوء على حالتين مختلفتين لتوضيح كيف تعمل المستويات المتعددة لبيئة الاتصال

وتأثيرها على فرق العمل.

الحالة الأولى: الإتصال وجها لوجه في مكان العمل) On-Site Maria

يقوم مستشار إعداد برمجة يعمل في Results Software وهى شركة متخصصة في ايجاد حلول لوسائل الإعلام لمقابلة Maria . في هذه الأيام، تقضى Maria معظم وقتها في مقابلة أكبر عملائها،

‏Xingo Media ، وهو ناشر للأعمال الالكترونية ويقوم بانشاء قاعدة بيانات السوق العمل الصناعي، وبالقاء

نظرة سريعة على عملها نجد أنها تعتمد على العمل الورقى بالرغم من وجود كمبيوتر شخصى لها وتلقى

مكالمات الهاتف باستمرار. ويعتبر اليوم هو آخر موعد لانهاء الموقع الالكتروني الخاص ب Xingo، وهو

مشروع متعدد المراحل والتي تعمل به Maria منذ عام لاتمامه. ولسوء الحظ، ظهرت بعض المشاكل الفنية

في اللحظات الأخيرة، وسعت Maria لحل هذه المشكلات وتتبع أسبابها وإيجاد الخبراء لحل هذه المشكلات

ويعرف هذا المستشار Maria لأنه كان يعمل معها في الفرع الرئيسي لشركة Results Software في Boston لمدة خمس سنوات، وفى بعض الأحيان يتعاونون في نفس المشاريع لأنها تعتبر من الأشخاص الرئيسيين في معايير .XLB. واليوم فى الساعة العاشرة صباحا ، قمت بارسال بريد الكتروني عن اطلاق XLB في العديد من مكاتب الأقمار الصناعية للعميل Sea Stars Media . وأنت تريد منها بعض المعلومات عن بدء اطلاقه وذلك للاجتماع الذي سيعقد مع المدير التنفيذى ل Sea-Stars Media غدا. وبما أنه

كانت تعمل معك في الماضي ، فانك تعلم بأنها تضطرب بسرعة. وأنت تعلم أيضا من الجو العام في المكتب عن المطالب الخاصة بمشروع Xingo Media، بالرغم

من أنها لا ترثر عليك بشكل مباشر . وتعتبر الترقيم الخاصة بـ Maria متوقف على نجاح تنفيذ واتمام مشروع Xingo وأنت تريد أن تجد طريقة جيدة حتى تستطيع Maria اتمام المشروع في الوقت المحدد. وكانت تذهب الى المكتب الخاص بها في الساعة الخامسة إلا ربع وأنت تعلم أن هذه هي الفرصة الأخيرة لانهاء المشروع لأنها تترك المكتب في تمام الساعة الخامسة بالضبط حتى تأخذ أبنائها من المدرسة في

الساعة الخامسة والنصف.

اذا كنت لا تعرف Maria جيدا ، فقد تقلق من عدم استجابتها للبريد الالكتروني، ولكنك تعرف أيضا تقوم بفتح البريد الالكترونى لها فى تمام الساعة السابعة من منزلها. أنت تعلم أيضا مدى ولائها ل

بأنها Results software ، الجدية في العمل، تحملها أعباء وضغوط العمل، كما أنه يمكن الاعتماد عليها المساعدة زملائها . ولذلك قامت بارسال بريدها الالكتروني في الساعة السابعة والربع لتخبرك بأن طلبك سوف

يكون جاهز فى تمتم الساعة التاسعة والنصف. الخلاصة : بسبب تجربتك ومعرفتك السابقة، لم تتفاجأ وتقلق بسبب عدم استقبالك الى البريد الإلكتروني التي أرسلته الساعة (۱۰) إلا عند الساعة السابعة والربع بالرغم من موقفها الحرج. في الحقيقة،

فانك يمكنك التنبؤ بهذه النتيجة عند ارسالك لها للبريد الإلكتروني.

والآن، لننظر الى هذا الموقف من وجهة نظر أخرى دون حدوث اتصال وجها لوجه، ومعلومات

سابقة، والتاريخ الشخصي، وفهم متبادل لشخصيتك وشخصية Maria

الحالة الثانية: الاتصال الافتراضي Virtual Maria

أنت تعمل استشارى بشركة Results software وذلك بدولة San Francisco، وبالتالي فان لم تقابل ولم تتحدث مع ماريا والتي تعمل بالشركة منذ خمس سنوات. وأنت تعمل في مشروع انطلاق XLB الشركة Sea - Stars للدعاية فى العديد من مكاتبها ولقد طلب منه الاتصال بماريا اليوم من خلال زميل

والذي أوصى بها لأنها خبيرة في معايير XLB. لذلك، وفى هذا الصباح في الساعة العاشرة صباحا، أرسلت لها بريد الكتروني عن انطلاق XLB مع ذكر أنك تحتاج الرد لمقابلة الغد مع الرؤساء التفيذيين عن الانطلاق. ولأن هذا الطلب يعتبر طلب طارئ فأنت تتوقع بأن Maria سوف ترد في خلال ١٥ دقيقة. ولقد أرسلت طلبك في الساعة السابعة صباحا للتأكد من أن Maria سوف تقرؤه . ولقد تركت رسالة صوتية على أمل بأنها سوف ترد عليها اليوم. وفى تمام الساعة 4 فلقد تساءلت عما اذا كانت Maria ما زالت ب Results Software. واذا كانت هناك، فانك تقلق وتعتقد بأن هناك ظروف طارئة قد منعتها من الرد على طلبك. والآن أصبحت الساعة 15:00 وهى نهاية عملك اليومى وهي لم ترد على البريد الالكتروني الذي أرسلته وللأسف، فلقد استنتجت بأنها لن تفعل ذلك اليوم وبالتالى فلقد قررت القيام بعمل شيء آخر احتياطيا Backup plan فانك لا تفترض ولا تعلم بأنها يمكن أن تعمل بعد عدد ساعات العمل

اليومية.

النتيجة فى تمام الساعة 7:15 قامت Maria بالرد على البريد الالكتروني. ومع ذلك، فلقد بدأت بالقيام بأعمال أخرى وقضاء ساعتين في العمل احتياطيا واستعدادا لمقابلة الغد.

أوجه الاختلاف بين الحالتين The Difference

ما هو الاختلاف بين الحالة الأولى والحالة الثانية؟ هل اختلف ما قامت به Maria في الحالتين؟ ما الذي تعرفه عن Maria وموقفها في الحالة الأولى والذى لم يتم معرفته من خلال الاتصال اللفظي؟ وهل لديك نفس المعلومات في الحالة الثانية؟ ما الذي حدث بسبب قلة المعلومات ؟ ما الذي يعنيه XLB؟ فمن دون المعلومات المحيطة بالبيئة لا تستطيع أن تعرف ما الذى يشير اليه هذا الاختصار . اذا لم تكن ملم بالحياة الشخصية ل Maria ، فما هى الافتراضات التي قد تضعها عندما لم تقوم بالرد أثناء فترة عملها ؟ فمن دون معرفتك والمامك بظروفها فقد تُنسب عدم ردها الى انخفاض أخلاقيات العمل لديها. هل تظل في منزلها -- واذا كان ذلك، لم لا تقوم بفتح بريدها الالكتروني من منزلها ؟ هل هي بمكتبها ؟ هل يعملها هاتفها المحمول؟ هل هي موظفية تتحمل المسئولية وتلتزم بعملها بالمنظمة؟ ما هي Maria؟

وتعتبر الحالة الأولى مليئة بالمعلومات الخاصة بحياة Maria بما في ذلك معلومات عن أسرتها، أعباء العمل، عادات العمل السمات الشخصية، هدفها في العمل، والقاء الضوء على عملها اليومي. وتساعد هذه المعلومات في بناء علاقات جيدة بالعمل والحفاظ عليها. فمن خلال المامك بمعلومات عن الآخرين يكون من السهل على الشخص التنبؤ بالسلوك، ادارة توقعاته، واختيار الطريقة الأفضل للتعامل مع الفرد،

وبشكل عام الحفاظ على العلاقات الجيدة داخل مكان العمل.