لخّصلي

La gestion administrative d'un service d'assainissement (bloc sanitaire, parc de véhicules, station de traitement, réseau d'égouts) requiert la tenue à jour d'un classeur administratif contenant les documents légaux encadrant son fonctionnement (délibérations municipales, reconnaissance légale de l'entreprise, accords des parties prenantes, règlement d'hygiène, codes et décrets d'assainissement). L'organisation des ressources humaines inclut la clarification des liens entre employés via un organigramme, la définition des fonctions et responsabilités dans des fiches de poste, l'établissement d'une grille de salaires avec primes, et la gestion des contrats de travail et des comptes rendus d'entretiens annuels. Le suivi contractuel englobe les contrats des employés, les contrats de délégation de service public (le cas échéant), les contrats avec des prestataires pour des tâches régulières nécessitant des compétences spécifiques (ex: curage annuel), et les contrats avec les fournisseurs. Un tableau de suivi centralise les échéances, modalités de paiement et avenants de tous les contrats. La personne en charge de ces tâches varie selon la taille et l'organisation du service.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE
La gestion administrative d’un service concerne son organisation et les tâches à remplir
pour satisfaire aux obligations administratives et réglementaires.
Qu’il s’agisse d’un bloc sanitaire, d’un parc de véhicules de vidange, d’une station de traitement
ou d’un réseau d’égouts, ces tâches sont les suivantes.
• Tenir à jour le classeur administratif : ce classeur doit contenir les documents encadrant
l’intervention de l’opérateur de service tels que la délibération du conseil municipal
(régie), la délibération sur le choix de l’opérateur (gestion déléguée), la reconnaissance
légale de l’entreprise (gestion du service par un opérateur privé) ou encore
l’accord des parties prenantes dans le cas d’une gestion communautaire. Il pourra
être complété par le règlement d’hygiène et d’assainissement de la commune, s’il
existe, ainsi que par des décrets municipaux. Peuvent y être joints des textes d’envergure
nationale tels que le Code de l’assainissement et les décrets d’application, les
lettres de politiques et stratégies nationales d’assainissement, etc.
• Organiser les moyens humains du service : même si le service est mis en oeuvre par
un nombre restreint d’employés (quelques vidangeurs pour un service de vidange
manuel desservant une petite localité par exemple), les liens entre les différentes
catégories d’employés doivent être clarifiés par un organigramme. Les fonctions et
responsabilités de chacun sont précisées dans des fiches de postes. Une grille de
salaires doit être établie pour tous les postes. Elle doit mentionner les éventuelles
primes à verser aux employés. Enfin, il faut prévoir les contrats de travail et les
comptes rendus d’entretiens annuels.
• Organiser le suivi contractuel. Plusieurs types de contrats sont à prévoir en fonction
de la taille du service d’assainissement et de son fonctionnement :
− ceux pour chacun des employés ;
− celui, éventuel, de délégation de service public ;
− ceux passés avec d’éventuels prestataires dans le but d’effectuer des tâches régulières
et dont la réalisation nécessite des compétences non disponibles en interne
(curage annuel de lits de séchage d’une station de traitement des boues par
exemple). Dans le cas d’une prestation ponctuelle, comme une réparation exceptionnelle
sur une infrastructure, celle-ci ne fera pas toujours l’objet d’un contrat car
l’expert pourra être rémunéré sur présentation d’une simple facture ;
− ceux passés avec les fournisseurs en consommables, notamment dans le cas d’un
service couvrant un large périmètre et pour lequel un fournisseur en gros offre des
prix intéressants.
Un tableau de suivi des différents contrats (échéances, modalités de paiement, avenants,
etc.) facilite cette gestion.

Le tableau suivant détaille chacune des tâches liées à la gestion administrative du service
et précise les outils sur lesquels s’appuyer. La colonne « Qui effectue ces tâches ? »
est précisée à titre indicatif : en fonction du contexte, plusieurs tâches peuvent être
prises en charge par la même personne (dans le cas d’un petit bloc sanitaire, l’entretien
et la tenue du journal d’activités peuvent être effectués par une seule et même
personne).