لخّصلي

الارتباط بين الهياكل التنظيمية والإدارة العامة
العلاقة بين الهياكل التنظيمية والإدارة العامة تتمثل في كيفية تصميم وتنظيم الهياكل التنظيمية لتحقيق أهداف الإدارة العامة، حيث أن الهياكل التنظيمية تجسد الأهداف العامة الرئيسية للمنظمة وتترجمها الى أنشطة وظيفية، وتحدد كيفية توزيع السلطة المتمثلة في المركزية واللامركزية والمسؤوليات المتمثلة في الأنشطة التي يتم تقسيمها على الوحدات الإدارية بينما تتولى الادارة العامة مسؤولية انشاء هذه الهياكل ومن ثمَّ توجيه وإدارة هذه الهياكل لتحديد الأهداف المحددة مسبقًا من قبل المؤسسة بواسطة الهياكل التنظيمية. فالطابع القيادي للإدارة العامة لا ينحصر فقط في المستويات الإدارية العليا داخل المنظمة ككبار المديرين او رئيس المنظمة وانما القيادة من وجهة نظر الإدارة العامة تتمثل في تنظيم وتنسيق الجهود البشرية لتحقيق أهداف المنظمة وذلك من خلال الهياكل التنظيمية، حيث يتم إسناد هذا التنظيم والتنسيق لمن له الصلاحيات والقدرات اللازمة لتحقيق اهداف المنظمة بكفاءة وفعالية.
 تاريخ الهيكل التنظيمي والإدارة العامة : ظهرت الإدارة العامة منذ القدم ولكن ليس بهذا المفهوم الحديث للإدارة وانما ظهرت كممارسة وكنشاط والدليل على ذلك هي كيفية بناء الاهرامات المصرية بل وكيف قامت الحضرات القديمة من الأساس فهذا كله دليل على أن قيام تلك الحضارات العريقة اعتمد على إدارة عظيمة ومع ذلك لم تعرف الادارة كعلم له منهجه واسلوبه الا مع نهاية القرن الثامن عشر وبداية القرن التاسع عشر اي مع ظهور الثورة الصناعية ، وعلى الصعيد الآخر الهيكل التنظيمي (المخطط التنظيمي)، الذي يوضح المناصب الموجودة وكيفية تجميعها ومن يقدم التقارير لمن، كان موجودًا منذ قرون، فعلى سبيل المثال يمكن العثور على المخططات التي توضح التسلسل الهرمي للكنيسة في كنائس العصور الوسطى في إسبانيا ، ومع ذلك أيضًا فإن استخدام الهيكل التنظيمي للأعمال يرجع إلى حد كبير للثورة الصناعية، ومع ازدياد تعقيد العمل وزيادة اعداد الأفراد داخل المنظمة كانت هناك حاجة ملحة لتطوير طرق لإدارة المنظمات والسيطرة عليها.
الهيكل التنظيمي والإدارة العامة

ان الهياكل التنظيمية جزء لا يتجزأ من المنظمات العامة ولا يمكن للإدارة العامة أن تهمل الهياكل التنظيمية إذ أن الهياكل التنظيمية هي أداة رئيسية من أدوات الإدارة العامة وتعتبر جزءًا من أهم عناصرها التي تشمل أيضا التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وتختلف طبيعة الهياكل التنظيمية ونوعها بناءً على نوع المؤسسة وحجمها ونطاق أنشطتها وطبيعة الإدارة بداخلها، على سبيل المثال مركزية ولامركزية صنع القرار:
• المركزية و اللامركزية: حيث تعد درجة مركزية أو لامركزية عملية صنع القرار مؤشرا رئيسياً للطريقة التي تقوم بها المنظمة بتخصيص الموارد وتحديد السياسات والأهداف ومن ثمَّ عمل هياكل تنظيمية تتوافق مع هذه الإدارة، ويتم الإشارة إلى الدرجة النسبية للمركزية داخل المنظمة من خلال التسلسل الهرمي للسلطة ودرجة المشاركة في صنع القرار حيث تعكس هذه الجوانب من الهيكل توزيع السلطة عبر المنظمة بأكملها، وسير التسلسل الهرمي للسلطة إلى مدى ممارسة سلطة اتخاذ القرارات في المستويات العليا من التسلسل الهرمي التنظيمي، في حين أن المشاركة في صنع القرار تتعلق بدرجة مشاركة الموظفين في تحديد السياسة التنظيمية.
أن المنظمات ذات الهياكل المركزية تتمتع عادةً بدرجة عالية من السلطة الهرمية ومستويات منخفضة من المشاركة في القرارات المتعلقة بالموارد والسياسات، في حين تتميز المنظمات ذات الهياكل اللامركزية بسلطة هرمية منخفضة وصنع قرار تشاركي للغاية، وبالتالي عندما يتخذ فرد واحد أو عدد قليل من الأفراد القرارات يمكن وصف الهيكل التنظيمي بأنه شديد المركزية وعلى النقيض من ذلك، فإن الهيكل التنظيمي الأقل مركزية هو الهيكل الذي يكون فيه جميع اعضاء المنظمة مسؤولين عن اتخاذ القرار ويشاركون فيه.
علاقة الهياكل التنظيمية بوظائف الإدارة العامة
وبما ان للإدارة العامة مجموعة من الوظائف والعمليات الادارية المتعددة والمتفاعلة التي تهتم بعملية التخطيط والتنظيم الإداري وتوجيه الأعمال والأنشطة التي تمارسها منظمات الدولة وأجهزتها الحكومية المختلفة بهدف تحقيق الصالح العام في المجتمع، فالهيكل التنظيمي له دور هام وفعَّال في تحقيق هذه الوظائف بكفاءة عالية وفعالية، إذ أن الهياكل التنظيمية مصممة من قبل الإدارة العليا من اجل تقسيم وتوزيع المهام والمسؤوليات بين الإدارات المختلفة، وهذا ما تراه الإدارة العامة في الهياكل التنظيمية أنها أداة تساعدها في تحقيق وظائفها. وهذه بعض وظائف الإدارة العامة وكيف للهياكل التنظيمية ان تؤثر بها:
• التخطيط: يعرف التخطيط بأنه التدبير الذي يرمي إلى مواجهة المستقبل بخطط منظمة سلفًا لتحقيق أهداف محددة، تلك الأهداف التي يبرزها الهيكل التنظيمي ومن ثمَّ يترجمها الى أنشطة وظيفية. ويعد التخطيط من أهم وظائف الإدارة العامة، وهو الفكرة التمهيدية السابقة لتنفيذ اي عمل من أعمال المنظمة، ومن خلال التخطيط يستطيع القائد الإداري تحقيق الهدف المنشود والوسائل الكفيلة بتحقيقه بأقل تكلفة ممكنة وفي الوقت المناسب ولا سيما أن الأعباء التي ألقيت على عاتق الدولة جسيمة جدا، ولا يمكن تحقيقها بصورة عشوائية وعفوية، ويأتي دور الهيكل التنظيمي في صياغة هذه الأهداف وصياغة التخطيط الجيد وكيفية انشاءه، ويختلف الهيكل التنظيمي باختلاف نوع التخطيط، على سبيل المثال اذا كان التخطيط استراتيجي هذا يعني إنشاء هيكل استراتيجي يستهدف التحديد الاستراتيجي لأهداف المؤسسة على المدى الطويل، وإذا كان التخطيط تكتيكي هذا يعني الاعتماد على هيكل تنظيمي يتماشى مع هذا التخطيط حيث يركز على تحقيق الأهداف الوسيطة والمتوسطة وهكذا، لذا يحب أن يكون الهيكل التنظيمي متناغما مع أهداف التخطيط لضمان استمرارية وفعالية استراتيجية المنظمة.
• التنظيم الاداري: وهي من الوظائف المهمة التي تلقى على عاتق الإدارة العامة وذلك لكثرة الحاجات المستجدة للمواطن ولندرة المواد الأولية التي تخدم إشباع هذه الحاجات، ويعد التنظيم من أهم المصادر التي تؤدي إلى تحقيق الوفر عن طريق استغلال الطاقات البشرية ومنع تبعثر الجهود وتعارضها، لذلك يجب على الإدارة دراسة الأعمال التي تهمها وتحليلها من أجل تحقيق أهدافها واستبعاد جميع الأعمال والاجراءات غير المفيدة، ومن ثم يجب توزيع هذه الأعمال على الأشخاص الذين عليهم القيام بها وتحديد المسؤوليات التي تقع على عاتقهم، والعلاجات القائمة فيما بينهم، وأما عن دور الهياكل التنظيمية في عملية التنظيم الاداري يتمثل في كون الهياكل التنظيمية الاطار الذي يحدد كيفية تنظيم وترتيب الأنشطة والموارد داخل المؤسسة وتوحيد الجهود البشرية وعدم تعارضها، حيث تقوم الهياكل التنظيمية بتحديد كيفية توزيع الصلاحيات والمسؤوليات بين مختلف الأقسام والموظفين، وبينما يهدف التنظيم الاداري إلى توفير تواصل فعال وتنسيق بين الأقسام يقوم الهيكل التنظيمي بتحديد كيفية تنظيم هذا التواصل والتنسيق، ويساهم أيضا في بناء الهيكل القيادي والإدارة داخل المؤسسة بما في ذلك تحديد الرؤساء والمديرين والمشرفين، وهذا يساعد في عملية التنظيم.
• القيادة الإدارية : أن القيادة هي العصب الحساس في كل مفصل من مفاصل الإدارة العامة، والقائد الإداري يقوم بدور بارز في نجاح الاجهزة الإدارية أو اخفاقها في الوصول إلى أهدافها، فبكفاءة الرجل ودرايته يمكن الوصل بالمرافق العامة إلى بر الأمان وبإهماله وعدم الاهتمام به يكون فشله، وهنا يأتي دول الهياكل التنظيمية المتمثل في كيفية ترتيب السلطات والمسؤوليات داخل المؤسسة، وكيفية توجيه العمليات واتخاذ القرارات، فالهيكل التنظيمي الجيد يمكن أن يدعم نمط القيادة الإدارية المفتوحة لتشجيع الابتكار والإبداع بين الموظفين، ويساهم أيضًا في دعم التطوير المؤسسي حيث يمكن أن تعمل الهياكل التنظيمية كإطار لتطوير القيادة الإدارية، حيث يمكن للقادة تنظيم الجهود وتعزيز التواصل وتوجيه التغيير بفاعلية، وبشكل عام، تعتبر الهياكل التنظيمية المناسبة والفعالة أداة رئيسية لدعم وتمكين القيادة الإدارية وتحقيق أهداف المنظمة بفاعلية.
• الاتصال : تتم عملية الاتصال من قبل الرئيس الإداري عن طريق اعلام المرؤوسين بما تم تنفيذه من خطط المشاريع التي يعطيها الأولوية والتعديلات التي تفرضها المستجدات والصعوبات التي تعترض تنفيذ مشروع من المشاريع، وكذلك يمكن المرؤوسين أن يعلموا رئيسهم بكل أمر يرون أنه ذو نفع أو يلحق ضررا بالمنظمة، ولكن يجب أن يحدث الاتصال عن طريق القنوات التي تحافظ على تدرج السلم الإداري، وهذا ما يعمل عليه الهيكل التنظيمي وهو كيفية تنظيم وتنسيق تتدفق المعلومات والاتصالات داخل المنظمة ويساعد في الحفاظ على تدرج السلم الإداري، من خلال تحديد مسارات الاتصال حيث يعتمد نوع وهيكل الاتصال داخل المؤسسة على الهيكل التنظيمي، على سبيل المثال، هل يتم تبادل المعلومات بشكل أفضل عموديا (بين مستويات الإدارة) ام أفقيا (بين الأقسام المختلفة) وبناءا عليه يتم عمل هيكل المصفوفة كما تم توضيحه من قبل في انواع الهياكل، ويساهم أيضا في توجيه الاتصال، وتسهيل التواصل الفعال بين جميع أفراد المؤسسة، ويؤثر أيضًا على الثقافة التنظيمية والتي تلعب دورا هاما في كيفية تفهم الموظفين لأهمية الاتصال والتفاعل داخل المؤسسة.
• الرقابة: ان الرقابة هي الوظيفة الاستراتيجية الحساسة داخل الكيان الإداري لأنها تتعلق بالتخطيط والتنظيم وتحديد المسؤولية وتنقل للقائد الإداري جميع المعلومات التي تتعلق بتنفيذ الخطط وبلوغ الأهداف المنشودة، وهنا تلعب الهياكل التنظيمية دورا حاسما في العملية الرقابية داخل المنظمة، حيث تؤثر بشكل كبير على كيفية تنظيم وتنفيذ الرقابة والمراقبة داخل المؤسسة العامة، وذلك محيث يسهل الهيكل التنظيمي تعيين وتحديد دور ومسؤوليات وحدات الرقابة داخل المنظمة، سواء كانت تلك الوحدات مركزية او موزعة على مختلف الأقسام والوحدات التنظيمية، أيضا تساهم الهياكل التنظيمية في تعزيز الشفافية والمراقبة المستمرة من خلال تسهيل عملية اقامة نظام رقابي فعال يشمل تدابير الرصد المستمر والتقارير المنتظمة، وهذا ما يزيد من شفافية العمليات داخل المنظمة، وبشكل عام يعتبر الهيكل التنظيمي للمنظمة أساسيا لضمان وجود نظام فعال للرقابة والمراقبة يساهم في تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفعالية.

 توظيف الهيكل التنظيمي لدعم خطط المنظمة : الهيكل التنظيمي يستخدم بشكل أساسي لدعم خطط المنظمة من خلال عدة طرق:

1. تحديد الهيكل التنظيمي الملائم: حيث يساعد الهيكل التنظيمي في تحديد كيفية تنظيم وترتيب الموارد البشرية والوظائف داخل المنظمة لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية، على سبيل المثال يمكن تصميم هيكل وظيفي تقليدي حسب الإدارات مثل (الإنتاج والمبيعات والتسويق) أو هيكل وظيفي مصغر للمشاريع الخاصة يساعد هذا التنظيم في تعزيز التعاون وتحديد المسؤوليات بوضوح


2. تحقيق التكامل والتنسيق: حيث يسهم الهيكل التنظيمي في تحقيق التكامل والتنسيق بين مختلف الأقسام والأعمال داخل المنظمة، وذلك من خلال تحديد العلاقات الوظيفية وتوزيع الصلاحيات بين الأقسام مما يقلل من التضاربات وزيادة الكفاءة في تنفيذ العمليات.


3. تحسين عمليات اتخاذ القرارات: وذلك من خلال توفير إطار واضح للسلطات والمسؤوليات حيث يعزز الهيكل التنظيمي الشفافية ويمكن أن يسهل تدفق المعلومات بين المستويات المختلفة في المنظمة وذلك بناءً على طبيعة العملية الادارية داخل المنظمة (مركزية ، المركزية) مما يدعم اتخاذ القرارات الفعالة والسريعة.


4. توجيه النمو والتطور المستقبلي: حيث يمكن أن يصمم الهيكل التنظيمي لدعم خطط النمو والتوسع المستقبلية للمنظمة، ويمكن تضمين هياكل تنظيمية مرنة تسمح بتوسع أو تقليص الاقسام والوحدات استناداً إلى احتياجات السوق والظروف الاقتصادية.


5. تعزيز الأداء وتحقيق الأهداف: حيث يهدف الهيكل التنظيمي إلى تعزيز أداء المنظمة وتحقيق أهدافها من خلال توزيع الموارد والمسؤوليات بشكل فعال، حيث يمكن أن يساعد الهيكل التنظيمي على تحسين إنتاجية الموظفين وتعزيز جودة المنتجات أو الخدمات.
   وبشكل عام يعتبر الهيكل التنظيمي أداة حيوية في دعم وتنفيذ خطط المنظمة ويمكن أن يكون عنصرا رئيسيا في تحقيق النجاح والاستدامة في الأعمال التجارية.
    المسؤول عن إنشاء الهياكل التنظيمية : إنشاء هياكل التنظيم يعتمد عادةً على مجموعة من الفرق داخل المؤسسة. حيث يكون من المسؤولين الرئيسيين عن إنشاء وتطوير الهياكل التنظيمية هم:


6. الادارة العليا (الإدارة التنفيذية): حيث تتولى الإدارة العليا مسؤولية تحديد الرؤية والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة وعادةً ما تلعب دوراً رئيسياً في تصميم هياكل التنظيم العامة لتحديد هذه الأهداف بطريقة فعالة، حيث يُعتمد تصميم الهيكل التنظيمي على توجهات واستراتيجيات الادارة العليا.


7. فرق الإدارة والتخطيط المؤسسي: حيث تلعب فرق الإدارة والتخطيط المؤسسي دوراً هاماً في تحليل احتياجات المؤسسة وتحديد هياكل تنظيمية تدعم تحقيق الأهداف المحددة، حيث يستند تصميم الهيكل التنظيمي على تحليل للمهام والوظائف و العلاقات داخل المؤسسة.


8. الخبراء في إدارة الموارد البشرية: حيث يساهم خبراء إدارة الموارد البشرية في تصميم الهياكل التنظيمية عبر تحديد المسؤوليات والصلاحيات وتحديد الهيكل الوظيفي المناسب لتحقيق توازن بين الكفاءة والإنتاجية وراحة الموظفين.


9. استشاريون خارجيون أو متخصصون في تنظيم الشركات: حيث أن في بعض الحالات يمكن للمؤسسات أن تستعين بخبراء خارجيين أو مستشارين لمساعدتهم في إعداد هياكل تنظيمية فعالة ومتوافقة مع افضل الممارسات في مجال الإدارة العامة.
   الهيكل التنظيمي الجيد والإدارة الجيدة
   في العمل الإداري، يلعب تصميم الهيكل التنظيمي الجيد دورًا حاسمًا في تعزيز كفاءة وفعالية إدارة المنظمة ، وهذه بعض الخصائص المميزة للهيكل التنظيمي الجيد بعناصر الإدارة العامة الفعالة:
   • شفافية الهيكل التنظيمي والإدارة العامة: عندما يكون الهيكل التنظيمي للمنظمة واضحًا ومفهومًا، يمكن للمديرين والموظفين فهم العلاقات الوظيفية بين الأقسام بشكل أفضل، وهذا يعني ان المعلومات الحكومية والإدارية يجب أن تكون متاحة بشكل عام للمواطنين والمسؤولين، والشفافية أيضًا في صنع القرار، وكذلك الشفافية تعمل كأداة لتعزيز المساءلة حيث يمكن للجمهور مراقبة أداء المنظمات العامة، وتسهم ايضًا شفافية الهيكل التنظيمي والإدارة العامة الجيدة في بناء الثقة بين المواطنين والحكومة او المؤسسات العامة ويشمل كذلك الاستجابة السريعة للاحتياجات والمخاوف الاجتماعية.
   • توزيع الصلاحيات والمسؤوليات حيث أن الهيكل التنظيمي الجيد يحدد بوضوح الصلاحيات والمسؤوليات لكل منطقة وظيفية داخل المنظمة وذلك عندما يتم توزيع الصلاحيات بشكل فعال يمكن للإدارة العامة أن تتبنى نهج اداري متناسق ومتوازن.
   • تكامل الهيكل التنظيمي والتخطيط الاستراتيجي: حيث يتطلب التكامل بين الهيكل التنظيمي والتخطيط الاستراتيجي أن يكون الهيكل التنظيمي متناغما مع الاستراتيجية المحددة للمؤسسة، ويجب أن يتم تصميم الهيكل التنظيمي بحيث يدعم الأهداف الاستراتيجية ويوفر البنية اللازمة لتنفيذ الخطط، ويجب توجيه الهيكل نحو الأولويات الاستراتيجية وتوفير الدعم للتنفيذ الاستراتيجي والتقييم المستمر والتحسن.
   • مرونة الهيكل التنظيمي والتكيف مع المتغيرات: حيث أن الهيكل التنظيمي الجيد يكون مرنا وقادرا على التكيف مع التغيرات الداخلية والخارجية، حيث أن هذه المرونة تمكن الادارة العامة من تنفيذ استراتيجيات مرنة ومبتكرة لمواجهة التحديات والفرص.