لخّصلي

المقدمة:

تعتبر المتابعة من أساسيات سلوك الافراد؛ لأنها من اهم استكمال الأعمال وهي وسيلة مهمة لضمان إنجاز الأعمال بفعالية وكفاءة عالية وهي ضرورية في حياتنا العامة وفي مجالاتنا المهنية .
حثنا الإسلام على الرقابة الذاتية الدائمة ومحاسبة النفس و مراقبة الله عز وجل في كُل حين سواء كان في العمل او في العبادة او في تعاملنا مع البشر ففي الحديث الشريف ؛ حديث جبرائيل لما سأل النبي ﷺ عن الإحسان قال له النبي ﷺ: "أن تعبد الله كأنك تراه فإن لم تكن تراه فإنه يراك" .
وحثنا الإسلام على الاهتمام بالمسؤوليات واهتمام الفرد ومتابعة من هم تحت مسؤوليته، فقال الرسول ﷺ " كلكم راع وكلكم مسؤول عن رعيته" فيتابع ويراقب كل راع رعيته بالملاحظة أو بالمساءلة أو بالمناقشة تصرفات رعيته لحمايتها من أتباع طرق الانحرافات ، وفي بيئة العمل على الرئيس أن يتابع أداء مرؤوسيه للتعرف إلى ان كانت:
• إنجازاتهم جاءت مطابقة لما وكَل لهم
• وهل هناك كانت عوائق تعترض طريق إنجازاتهم؟
ويتم التحري عن الأسباب التي تقف وراء هذه المعوقات لبحث كيفية حلها في الوقت المناسب وبالتكلفة الاقتصادية الملائمة .
ويتضح مدى أهمية وظيفة المراقبة في منظمات الأعمال وبالأخص المديرين في أداء مهامهم الإدارية.
إذ كان التخطيط هو أولى الوظائف الإدارية فإن الرقابة تعد الوظيفة الإدارية النهائية المكملة للنشاط الإداري وهي لا تقتصر على الموارد البشرية (أداء العاملين وتصرفاتهم) بل تمتد إلى الموارد المادية ( كحركة الأموال دخولًا وخروجًا التي تتبع عمليات البيع والشراء للأصول المتداولة كالمخزون السلعي والمواد الخام ، ،الأصول الثابتة كالآلات والمعدات)

 
مفهوم الرقابة:

تعددت التعريفات لموضوع الرقابة فيرى هنري فايول مثلاً وهو أحد مؤسسي مدرسة الإدارة العلمية أن الرقابة هي: "التأكد من أن كل شيء في المنظمة يتم وفق الخطط الموضوعة، والتعليمات الصادرة، والمبادئ المعتمدة،» وذلك لهدف كشف مواطن الضعف وتصحيحها.
واتبع هنري فايول كثير من الإداريين الذين أجمعوا على أن الرقابة تختص بجانبيين أساسيين وهما:
• يركز الجانب الأول على متابعة وتقويم النتائج التي حققها الأفراد المختلفون في المنظمة.
• أما الجانب الثاني فيتعلق بالرقابة على الأفراد أنفسهم في أدائهم لأعمالهم من خلال وظيفة التوجيه والقيادة.
ويمكن تعريف الرقابة : بأنها عملية قياس أداء الأفراد والتصرفات في المنظمة لتحقق والتأكد من الامتثال للقرارات والتعليمات والتوجيهات المحددة مسبقًا وفقًا لمعايير محددة.
وهذا يستلزم تجنب المبالغة في المعايير الموضوعية والتي عليها يتم مقارنة الإنجاز الفعلي بها فيسهل أستخراج أوجه الاختلاف أي تتكشف للإدارة الانحرافات بنوعيها .
أنواعها:
• السلبية: وهي التي يستحق مرتكبها العقاب لعدم التزامه واتباعه الإجراءات في أداء العملية الإنتاجية من الناحية الكمية
• الإيجابية غير المقبولة: وهي أيضاً التي يستحق مرتكبها العقاب لتجاوز العامل الحدود المسموح بها في العمل مثل إنتاج عدد من الوحدات يتجاوز الحد المحدد لما قد يسببه ذلك من زيادة تحميل الآلات بساعات عمل إضافية اعلى من عدد ساعات العمل اليومية الواجبة لها، وهذا الأمر سوف يحمل المنظمة مزيدًا من التكاليف هي في غنىً عنها وما يتبعه ذلك من زيادة في المخزون السلعي لمنتجات قد تكون سريعة التلف.

الجهات التي تقوم بالرقابة :
تملك منظمات الأعمال أطراف تتولى تنفيذ الضوابط داخليًا وخارجيًا.؛فكل رئيس مجموعة يجب ان يمارس على الأفراد الذين يقعون تحت رئاسته نشاط الرقابة سواء كان هذا الشخص مدير للمنظمة او كمشرف عمال فكلاهما مديرين يستوجب عليهما القيام بالرقابة الداخلية.
وفي الوقت نفسه هناك أيضًا جهات أخرى تأتي من خارج المنظمة لتمارس الرقابة على الأداء لاعتبارات نظامية أو قانونيه ،ومنها مراقبو التصرفات المالية أو باحثو المواصفات الذين يتبعون الأجهزة المركزية للدولة كديوان المراقبة العامة،أو الوزارات المعنية بالمواصفات القياسية ، أو الهيئات العالمية لمنح شهادات الكفاءة الدولية كشهادات الأزو (ISO).

 
تقدم الرقابة مزايا عدة يمكن تصنيفها لمزايا أو فوائد تعود على المنظمة ، وأخرى تعود على الأفراد نفسهم سواء كانو العاملين داخل المنظمة أو خارجها .
فوائد الرقابة للمنظمة:

1. التأكد من تحقيق الأهداف العامة والفرعية للخطط المعتمدة .


2. مراجعة الأداء الفعلي والتأكد من تطابقة مع المسارات المخططة .


3. كشف الانحرافات السلبية غير المقبولة وتقديم الحلول المناسبة .


4. التحقق من توفر الموارد اللازمة لتنفيذ الخطط من حيث الموارد البشرية والمادية .


5. التأكد من استخدام الموارد بكفاءة لضمان تنفيذ متطلبات الخطة.


6. ضمان توافق الأداء التنفيذي مع السياسات والإجراءات المحددة في الخطة.
   فوائد الرقابة للأفراد :


7. يعلم االموظف على عدالة عملية المراقبة عند تقييم الاداء التي تتيح له الحصول على مختلف أشكال الحوافز الممكنة.


8. يعلم الموظف المقصر على عدالة عملية المراقبة عند تقييم الاداء من خلال إتاحة الفرصة له لتجديد مهاراته من خلال التدريب المناسب .


9. يتم حفظ حقوق الأفراد المتعاونين مع المنظمة بعدالة ومساواة حيث انهم يحصلون على الخدمات بالجودة والسعر المناسبين .

 
خطوات الرقابة الإدارية :
الخطوة الأولى: وضع المعايير الرقابية:
في هذه الخطوة يتم وضع المعايير التي على أساسها سيتم ممقارنة الأداء بالأهداف المطروحة .
ويجب أن تكون المعايير متوازنة ومناسبة لعملية الرقابة؛لأن هذه المعاييرهي التي سيعتمد عليها المدير في مقارنة الأداء بالأهداف لأستكشاف أي أنحرافات او قصور يعتري التنفيذ ، ولذلك تعتبر هذه االمعايير مؤشرات واجبة ضرورية يجب تحقيقها.
هل التقييم الفعلي للأداء يقتصر فقط على أداء الأفراد ككم قد انتج العامل خلال ساعات عمله ؟ بالطبع لا!
بل يمتد التقييم جميع جوانب المنظمة ؛ أي وظائفها الرئيسية كالتصرفات الإدارية المتعلقة بكل من:

1. الوظيفة المالية.


2. وظيفة الشراء.


3. وظيفة الإنتاج.


4. وظيفة الموارد البشرية.
   يمكننا تصنيف المعايير الرقابية إلى نوعين:
   • معايير كمية مادية ملموسة :


5. معايير قياس كفاءة استخدام طاقة الآلات وقياس كفاءة استغلال وقت العمل الرسمي والمواد الخام..
   مقاييس مالية:


6. معايير قياس كفاءة استغلال رأس المال الاستثماري ومعايير قياس كفاءة الإنفاق.


7. معايير قياس كفاءة سياسة التحصيل لأوراق القبض؛ ويتم ذلك من خلال قياس عدد أيام التحصيل الفعلية للمستحقات الموجودة لدى المدينين
   معايير نوعية غير مادية:


8. فئة الموظفين: يمكن تقدير ولائهم للمنظمة التي ينتمون إليها من خلال تدفق العمالة ، ومعدلات االتغيب والتمارض.


9. فئة المستهلكين: يمكن تقدير رضاهم عن منتجات المنظمة باستخدام معدل تكرار الشراء.


10. فئة الموردين: يمكن تقدير مدى حرصهم على التعامل مع المنظمة من خلال عدد المرات التي يحصلون فيها على الخصم المكتسب أو الشراء .
    الخطوة الثانية: قياس الأداء الفعلي:
    في هذه الخطوة يتم قياس ماتم أداؤه وهي مرحلة ترتبط بالمرحلة السابقة حيث يكون من الصعب قياس الأداء وتقييم مدى ملاءمته دون وجود مراقب يضع المعايير الملائمة.
    ولكي تتم لعملية المراقبة أو الإشرافية بشكل موضوعي يجب على المراقب أن يأخذ في الاعتبار أيضاً عدة عوامل بخلاف اعتبار سلامة المعايير، والتي من أهمها:
    مراعاة نطاق الاشراف:
    حيث ينصح بأن يكون نطاق الإشراف :الذي يتولاه المراقب .
    مثل:


11. درجة كفاءة ومهارة وخبرة المراقب نفسه.


12. مدى تمركز المرؤوسين المشمولين بالمراقبة.


13. مستوى خبرة المرؤوسين في مهارات وظيفتهم .
    أن عدم الدراية المسبقه للمرؤوسين بمبررات المراقبة على إنجازاتهم، ووعدم فهمهم للكيفية التي ستتم بها، والأدوات التي سيستخدمها المراقبين، يؤدي الى عدم فعالية عملية المراقبة وعدم تحقيق الأهداف المرجوة. ويتحمل المدير المسؤولية في تهيئة العاملين للمراقبة وتوضيح أهميتها وكيفية الاستفادة منها لتطوير المعايير الرقابية اللاحقة وإعادة التخطيط للمدى القادم

 
• هناك حد للخطأ المسموح به:
يتطلب العمل المراقب تحديد حد للأخطاء المسموح بها ، ومن الصعب أن يؤ دي الفرد أعماله بدرجة الصواب ١٠٠٪ لذلك يمكن للفرد ارتكاب بعض الخطأ والهفوات بشرط أن لايتجاوز الحد المسموح لأنه بتجاوزه لهذا الحد ستتحول هذه الأخطاء لسلوكيات تصبح لها صفة الاعتياد .
• المتابعة المباشرة:
يمكن لعملية التقييم الفعلي لأداء المرؤوسين أن تتم عن طريق المتابعة المباشرة من خلال المشاهدة أو بواسطة الكاميرات. الأولى توفر فرصة للمراقب للتفاعل والنقاش المباشر مع المرؤوسين، بينما الثانية توفر توفيراً في الوقت والجهد للمراقب.
• المتابعة غير المباشرة:
التقييم من خلال التقارير المكتوبة يعتبر أفضل من التقييم غير المباشر، لأنه يكون دقيقا وواقعيا ويعكس تقييم المرؤوس نفسه أو المشرفين المتخصصين. يمكن الاحتفاظ بالمعلومات المتعلقة بالأداء واستردادها عند الحاجة.
الخطوة الثالثة: تصحيح الانحرافات:
في هذه المرحلة يتعلق الأمر بتصحيح الانحرافات الناتجة عن مخرجات المرحلة السابقة للقياس.
• إذا كانت النتائج إيجابية ولم تتجاوز الحدود المسموح بها، فلن يكون هناك حاجة لتصحيح الانحرافات.
• أما إذا كانت النتائج سلبية وتجاوزت الحدود المسموح بها، ففي هذه الحالة يجب اتخاذ التدابير المناسبة لتصحيح الانحرافات.
من أهم النقاط التي يجب مراعاتها خلال عملية تصحيح الانحرافات:

1. تحديد أسباب الانحراف من خلال استخدام الأساليب العلمية المناسبة.


2. ضرورة توافر الصلاحيات الإدارية اللازمة لتصحيح الانحرافات، ويجب أن تكون الحلول جذرية للتأكد من عدم تكرار الانحرافات في المستقبل.


3. يجب الاعتراف بأن الانحرافات قد تكون نتيجة لسياسات أو قرارات إدارية، ولذلك يجب مراجعة هذه الجوانب أيضًا خلال عملية تصحيح الانحرافات.

الخطوة الرابعة: توجيه الاقتراحات للحلول البديلة:
بمجرد تحديد الإدارة للمشكلة الرئيسية المسببة للانحرافات، تقترح الإدارة اقتراحات للحلول البديلة الممكنة التي تتوافق مع إمكانيات المنظمة من ناحية الموارد المالية والبشرية. يتم اختيار الإجراءات التي يمكن تنفيذها بشكل سريع لحل المشكلة على الفور، مع النظر في وسائل تجنب تكرارها في المستقبل لتقليل التكاليف الناتجة عنها.

الخطوة الخامسة: المتابعة:
تتولى الإدارة متابعة تنفيذ الإجراءات العلاجية التي تمت الموافقة عليها لضمان الالتزام بتنفيذها من قبل المسؤولين والموظفين المختصين.و يتم التأكد من ملاءمة الاقتراحات للإمكانيات المتاحة، وكذلك من نتائجها الإيجابية. وتتطلب هذه الخطوة من الإدارة التفاعل المستمر مع المشكلات والبحث عن الحلول المناسبة بدلا من انتظار ظهور المشاكل لتتدخل في حلها.
 
أنواع الرقابة:
• المعيار الأول:نوع النظام الذي يُطبق به الرقابة:

1. نظام الرقابة المغلق:
   أساليب الرقابة الذاتية التي تتبع الإنتاج الآلي.


2. نظام الرقابة المفتوحة:
   يعتمد على العنصر البشري.
   • المعيار الثاني:بحسب الهدف من اكتشاف الأخطاء:


3. الرقابة الإيجابية:
   وهي التي تمارسها الإدارة من خلال تتبع مراحل التنفيذ للسياسات والإجراءات :


4. أن أداء العاملين يتم من بالمواصفات الكمية والنوعية المحددة،


5. التنفيذ للممارسات التجارية من الأطراف الخارجية كالحكومة يتم لما مخطط له.


6. الإنجاز للتصرفات والسلوكات داخل المنظمة يتم لما هو مخطط له


7. الرقابة السلبية:
   لاتتم المراقبة من بداية التنفيذ بل تتم بعد التنفيذ وعليه يتم توقيع العقاب لمن خالف .

المعيار الثالث:بحسب التوقيت الزمني:

1. الرقابة السابقة للتنفيذ:
   يكون على المعاملات والتصرفات التي تمارسها المنظمة أكثرمن تطبيقها على العاملين.


2. الرقابة في أثناء التنفيذ:
   تتم من خلال مراحل الأداء طبقًا للمعايير المعتمدة التي قد يترتب على نتائجها الحاجة الى التغيير في بعض الخطه.


3. الرقابة اللاحقة:
   وهي التي تتم من خلال الأداء المعاملات أو التصرفات حيث يتم مقارنة ماتم إنجازة بالمعايير المطلوب إنجازها.

• المعيار الرابع:بحسب نوع النشاط الذي تمارس من أجله الرقابة:

1. الرقابة على كفاءة أداء المهام الإدارية:
   تقوم على الاطمئنان على سير العمل الإداري و العمل التنفيذي لوظائف المشروع المختلفة


2. الرقابة الحسابية:
   تركز على الجوانب المالية:
   • الموازنات النقدية التقديرية كتحصيل أوراق القبض
   • الموازنات الرأسمالية التقديرية كشراء الأصول الثابتة


3. الرقابة القضائية :
   يقوم هدا النوع باستهداف ضبط سلوكات الموارد البشرية:


4. تحجيم سلوكات المديرين في تصرفاتهم مع مرؤوسيهم اثناء ممارسة أعمالهم.


5. تحجيم سلوكات المرؤوسين أنفسهم وذلك بالاتزام بالاحترام والطاعة لتوجيهات وأوامر رؤسائهم.

 
خصائص الرقابة الفعاله:

1. يجب أن تكون المعايير المستخدمة مناسبه.


2. يجب أن تكون المعايير المستخدمة المطبقة اقتصادية .


3. يجب أن يكون المراقب يعرف كيفية استخدام هذه الوسائل.


4. يجب أن تتعدد وتتنوع الوسائل والأدوات المستخدمة