Lakhasly

الفصل الثالث: دراسة ميدانية المؤسسة العمومية الاستشفائية الشهيد جيلالي بونعامة قصر الشلالة ولاية منتدبة أدوات جمع المعلومات: 1.1 تعريف المقابلة: 3.1 المكان: المؤسسة العمومية الاستشفائية قصر الشلالة ولاية منتدبة. 4.1 الزمان: امتدت من 08 أكتوبر 2024 إلى غايـة 08 أفريل 2025. ما هي الخطط المستقبلية التي يمكن للسكرتير الإداري أن يسعى لتحقيقها نذكر بعض الخطط المستقبلية التي يمكن للسكرتير الإداري أن يسعى لتحقيقها التحليل: الإجابة تدل على أن المرشح لديه خبرة شاملة في المهام اليومية التي يتطلبها دور السكرتير الطبي. من خلال ذكره للمهام مثل استقبال المرضى، تنظيم المواعيد، والعمل مع السجلات الطبية والفواتير، هذا يعني أن لديه المهارات اللازمة للتعامل مع جوانب متعددة من العمل الإداري الطبي في بيئة طبية متقدمة. الرد على المكالمات الهاتفية، وتحضير الاجتماعات. كما أساعد في متابعة تنفيذ القرارات والمهام داخل المكتب، بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري عند الحاجة. التحليل:
تشير الإجابة إلى أن المرشح ملم جيدًا باستخدام البرمجيات الإلكترونية الحديثة مثل Medisoft أوPMS. ما هي الوسائل التي تساعدك في عمل السكرتارية الإدارية ( التجهيزات )؟ يظهر المرشح معرفة قوية بكيفية التعامل مع السجلات الطبية، سواء كانت إلكترونية أو ورقية. الإشارة إلى استخدامEMR (السجلات الطبية الإلكترونية) تبرز فاعليته في مواكبة أحدث التقنيات المستخدمة في إدارة السجلات، هذا يُظهر التزامه بالمعايير الصحية والأخلاقيات المهنية. س4. ج4: "نظرا للتواصل الجيد بيني و بين الموظفين في حالة حدوث مواقف طارئة، وأبدأ بتنفيذ المهام الأكثر إلحاحًا. يبرز المرشح قدرته على التعامل مع المكالمات والمراسلات بشكل محترف، وهو أمر مهم جدًا في بيئة طبية حيث يكون التواصل الدقيق والمهني أمرًا حيويًا. مما يعكس مستوى عالٍ من التنظيم. س5. في بيئة العمل، غالبًا ما أكون بحاجة للانتقال بين المهام بسرعة، مثل الرد على المكالمات أو تنظيم مواعيد جديدة، مع الحفاظ على جودة الأداء والتركيز على كل مهمة على حدة. س6. ج6: "أقوم بتحديد الأولويات من خلال تقييم المهام وفقًا للأهمية والعجلة. س7. ما هي أدوات وبرامج الكمبيوتر التي تجيد استخدامها؟ كما أستخدم برامج إدارة المهام ج8: "أبدأ بتحديد مواعيد الاجتماعات والتنسيق مع جميع المشاركين. أحرص على إرسال الدعوات المسبقة مع تفاصيل الاجتماع. بعد الاجتماع، س9. ج9: "أنا أستخدم تقنيات مثل قائمة المهام اليومية وأدوات التقويم الرقمي. أحدد أولويات المهام بناءً على الأهمية والعاجلية، وأخصص وقتًا لكل مهمة لضمان عدم التشتت. أستفيد أيضًا من التنبيهات والملاحظات لمتابعة أي مواعيد أو مهام مهمة. س10. لماذا ترغب في العمل في هذه الوظيفة؟ ج10: "أنا مهتم بهذه الوظيفة لأنني أعتقد أنني أستطيع تقديم قيمة مضافة من خلال خبرتي وتنظيمي. ج1. تساهم هذه العلاقة في : زيادة التفاهم و التعاون : مما يساهم في إنجاز المهام بسهولة و سرعة تحسين التواصل : مما يقلل من سوء الفهم و يحل المشكلات بشكل أسرع مقابلة ميدانية مع السكرتير الطبي للمؤسسة لماذا ترغب في العمل كسكرتير طبي في هذه المؤسسة؟ أعتقد أنني أستطيع أن أساهم في تحسين تجربة المرضى من خلال تقديم الدعم الإداري المتميز. كيف تقوم بإدارة مواعيد المرضى؟ أتأكد من أن كل مريض يتم تحديد موعد له وفقًا لجداول الأطباء المتاحة. إذا كان هناك حالات طارئة، أيضًا، أتأكد من تأكيد المواعيد مع المرضى عبر الهاتف أو الرسائل النصية لتقليل نسبة الغياب. ألتزم باللوائح الصحية المحلية والدولية مثلHIPAA لضمان حماية المعلومات الشخصية. عندما أتعامل مع المستندات الورقية، س4. كيف تتعامل مع المكالمات الهاتفية والمراسلات الطبية؟ أتعامل مع المكالمات الهاتفية والمراسلات بأعلى مستوى من الاحترافية. أحرص على تسجيل التفاصيل بشكل دقيق، وأحيل المكالمات إلى الأطباء أو الممرضين عند الضرورة. إذا كانت المراسلات تتعلق بتوصيات طبية أو تحديثات مواعيد، أرسل رسائل مهنية وواضحة، وأتأكد من أن المريض أو الأطباء المعنيين قد تم إعلامهم بالمعلومات الضرورية. س5. كيف يمكنك التعامل مع الحالات الطارئة التي تتطلب تعديلًا في مواعيد الأطباء أو المرضى؟ ج5: "في حالة حدوث طارئ مثل تأخير الطبيب أو وجود مريض في حالة طارئة، أبدأ بتقييم الوضع فورًا. أتواصل مع المرضى لإعلامهم بالتأخير وتحديد ما إذا كان بإمكانهم الانتظار أو تحديد موعد آخر. في حالات الطوارئ الطبية، أعمل على ترتيب أولويات المرضى بأقصى سرعة وأقوم بإعادة ترتيب المواعيد بحيث لا يتأثر سير العمل الطبي. س6. كيف تدير وقتك عندما يكون لديك عدة مهام في وقت واحد؟ ج6: "أقوم بتحديد الأولويات من خلال تقييم المهام وفقًا للأهمية والعجلة.

الفصل الثالث: دراسة ميدانية المؤسسة العمومية الاستشفائية الشهيد جيلالي بونعامة قصر الشلالة ولاية منتدبة

أدوات جمع المعلومات:
1.1 تعريف المقابلة:
المقابلة هي محادثة أو حوار موجه بين الباحث من جهة وشخص أو أشخاص آخرين من جهة أخرى بغرض جمع المعلومات اللازمة للبحث والحوار يتم عبر طرح مجموعة من الأسئلة من الباحث التي يتطلب الإجابة عليها من الأشخاص المعنيين بالبحث.
2.1 العينة: كاتبة المؤسسة العمومية الاستشفائية قصر الشلالة ولاية منتدبة.
3.1 المكان: المؤسسة العمومية الاستشفائية قصر الشلالة ولاية منتدبة.
4.1 الزمان: امتدت من 08 أكتوبر 2024 إلى غايـة 08 أفريل 2025.
س1. ما هي الخطط المستقبلية التي يمكن للسكرتير الإداري أن يسعى لتحقيقها
ج1: " تتعدى مهام السكرتير الإداري التقليدية بكثير في الوقت الحالي، حيث أصبحت تتطلب مهارات أكثر تطوراً وتنوعاً. نذكر بعض الخطط المستقبلية التي يمكن للسكرتير الإداري أن يسعى لتحقيقها
التحليل: الإجابة تدل على أن المرشح لديه خبرة شاملة في المهام اليومية التي يتطلبها دور السكرتير الطبي. من خلال ذكره للمهام مثل استقبال المرضى، تنظيم المواعيد، والعمل مع السجلات الطبية والفواتير، يوضح المرشح فهمًا كاملاً للأدوار التي يقوم بها السكرتير الطبي. هذا يعني أن لديه المهارات اللازمة للتعامل مع جوانب متعددة من العمل الإداري الطبي في بيئة طبية متقدمة.
مقابلة ميدانية مع السكرتير الإداري للمؤسسة
س2. ما هي المهام التي تقوم بها في وظيفة السكرتير الإداري؟
ج2: "عادةً ما تشمل مهامي تنظيم المواعيد والجدول الزمني للرؤساء، الرد على المكالمات الهاتفية، إرسال واستقبال البريد الإلكتروني، تنظيم الملفات، وتحضير الاجتماعات. كما أساعد في متابعة تنفيذ القرارات والمهام داخل المكتب، بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري عند الحاجة.«
التحليل:

تشير الإجابة إلى أن المرشح ملم جيدًا باستخدام البرمجيات الإلكترونية الحديثة مثل Medisoft أوPMS. هذه المعرفة تعكس قدرة المرشح على تنظيم مواعيد المرضى بكفاءة، مما يساعد على تقليل الخطأ وضمان الاستخدام الأمثل للوقت. كما أن التنسيق المرن مع المرضى في حال حدوث أي تغييرات يعكس مهاراته في إدارة الوقت.
س3. ما هي الوسائل التي تساعدك في عمل السكرتارية الإدارية ( التجهيزات )؟
ج3: بالتأكيد سأقدم لك نظرة شاملة على الوسائل والتجهيزات التي تساعد في عمل السكرتارية الإدارية، والتي يمكن تقسيمها إلى عدة فئات
التحليل:

يظهر المرشح معرفة قوية بكيفية التعامل مع السجلات الطبية، سواء كانت إلكترونية أو ورقية. الإشارة إلى استخدامEMR (السجلات الطبية الإلكترونية) تبرز فاعليته في مواكبة أحدث التقنيات المستخدمة في إدارة السجلات، بالإضافة إلى احترامه لمعايير حماية البيانات الشخصية مثلHIPAA. هذا يُظهر التزامه بالمعايير الصحية والأخلاقيات المهنية.
س4. كيف تتعامل مع المواقف الطارئة أو الضغط في العمل؟
ج4: "نظرا للتواصل الجيد بيني و بين الموظفين في حالة حدوث مواقف طارئة، أظل هادئًا وأحدد الأولويات، وأبدأ بتنفيذ المهام الأكثر إلحاحًا. أحرص على التواصل مع الزملاء والمشرفين لضمان سير العمل بسلاسة.«
يبرز المرشح قدرته على التعامل مع المكالمات والمراسلات بشكل محترف، وهو أمر مهم جدًا في بيئة طبية حيث يكون التواصل الدقيق والمهني أمرًا حيويًا. يظهر أيضًا فهماً لأهمية تسجيل المعلومات بدقة وإحالة المكالمات إلى الأطباء أو الممرضين عند الحاجة، مما يعكس مستوى عالٍ من التنظيم.
س5. هل يمكنك العمل على أكثر من مهام في وقت واحد؟
ج5: "نعم، أتمتع بقدرة على تعدد المهام بشكل فعال. في بيئة العمل، غالبًا ما أكون بحاجة للانتقال بين المهام بسرعة، مثل الرد على المكالمات أو تنظيم مواعيد جديدة، مع الحفاظ على جودة الأداء والتركيز على كل مهمة على حدة.«
س6. كيف تدير وقتك عندما يكون لديك عدة مهام في وقت واحد؟
ج6: "أقوم بتحديد الأولويات من خلال تقييم المهام وفقًا للأهمية والعجلة. أستخدم تقنيات مثل قائمة المهام اليومية أو برامج إدارة الوقت للمساعدة في تنظيم الأنشطة. كما أنني أخصص وقتًا لكل مهمة مع الحفاظ على مرونة في حال وجود تغييرات غير متوقعة.«

س7. ما هي أدوات وبرامج الكمبيوتر التي تجيد استخدامها؟
ج7: "أجيد استخدام برامج Microsoft Office مثل Word و Excel و PowerPoint، بالإضافة إلى أدوات إدارة البريد الإلكتروني مثل Outlook. كما أستخدم برامج إدارة المهام
س8. كيف تقوم بتنظيم الاجتماعات؟
ج8: "أبدأ بتحديد مواعيد الاجتماعات والتنسيق مع جميع المشاركين. أحرص على إرسال الدعوات المسبقة مع تفاصيل الاجتماع. خلال الاجتماع، أعمل على أخذ الملاحظات وتوثيق القرارات. بعد الاجتماع، أرسل المحاضر لجميع المشاركين وأتابع مع الأشخاص المعنيين لتنفيذ القرارات."
س9. كيف تقوم بإدارة الوقت وتنظيم جدولك؟
ج9: "أنا أستخدم تقنيات مثل قائمة المهام اليومية وأدوات التقويم الرقمي. أحدد أولويات المهام بناءً على الأهمية والعاجلية، وأخصص وقتًا لكل مهمة لضمان عدم التشتت. أستفيد أيضًا من التنبيهات والملاحظات لمتابعة أي مواعيد أو مهام مهمة."
س10. لماذا ترغب في العمل في هذه الوظيفة؟
ج10: "أنا مهتم بهذه الوظيفة لأنني أعتقد أنني أستطيع تقديم قيمة مضافة من خلال خبرتي وتنظيمي. أستمتع بدعم فرق العمل وضمان سير العمليات بكفاءة. أرى في هذه الوظيفة فرصة للنمو والتطور المهني في بيئة منظمة ومحترفة."
س11. ماهي أهمية علاقة السكرتير الجيدة بالموظفين في بيئة العمل؟
ج1. علاقة السكرتير الجيدة بالموظفين هي حجر الأساس لبيئة عمل صحية و منتجة.تساهم هذه العلاقة في :
زيادة التفاهم و التعاون : مما يساهم في إنجاز المهام بسهولة و سرعة
تحسين التواصل : مما يقلل من سوء الفهم و يحل المشكلات بشكل أسرع
رفع معنويات الموظفين : مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية و تحسين جودة العمل
مقابلة ميدانية مع السكرتير الطبي للمؤسسة
س1. لماذا ترغب في العمل كسكرتير طبي في هذه المؤسسة؟
ج1: "أنا مهتم بالعمل في هذه المؤسسة لأنها تتمتع بسمعة طيبة في تقديم الرعاية الصحية المتميزة. أعتقد أنني أستطيع أن أساهم في تحسين تجربة المرضى من خلال تقديم الدعم الإداري المتميز."
س2. كيف تقوم بإدارة مواعيد المرضى؟
ج2: "أقوم باستخدام برنامج إدارة المواعيد الإلكتروني مثلMedisoft أوPMS لتنظيم مواعيد المرضى بشكل يومي. أتأكد من أن كل مريض يتم تحديد موعد له وفقًا لجداول الأطباء المتاحة. إذا كان هناك حالات طارئة، أعمل على تعديل الجدول بشكل مرن لضمان تلبية احتياجات المرضى. أيضًا، أتأكد من تأكيد المواعيد مع المرضى عبر الهاتف أو الرسائل النصية لتقليل نسبة الغياب."
س3. كيف تتعامل مع السجلات الطبية والملفات الحساسة؟
ج3: "أنا أدرك تمامًا أهمية الحفاظ على سرية السجلات الطبية، لذلك أستخدم الأنظمة الإلكترونية الحديثة لحفظ المعلومات مثل EMR (السجلات الطبية الإلكترونية) لضمان أمان البيانات والوصول السهل إليها. بالإضافة إلى ذلك، ألتزم باللوائح الصحية المحلية والدولية مثلHIPAA لضمان حماية المعلومات الشخصية. عندما أتعامل مع المستندات الورقية، أتأكد من تخزينها في خزائن مغلقة وموثوقة."
س4. كيف تتعامل مع المكالمات الهاتفية والمراسلات الطبية؟
ج4: "في بيئة طبية، أتعامل مع المكالمات الهاتفية والمراسلات بأعلى مستوى من الاحترافية. أحرص على تسجيل التفاصيل بشكل دقيق، وأحيل المكالمات إلى الأطباء أو الممرضين عند الضرورة. إذا كانت المراسلات تتعلق بتوصيات طبية أو تحديثات مواعيد، أرسل رسائل مهنية وواضحة، وأتأكد من أن المريض أو الأطباء المعنيين قد تم إعلامهم بالمعلومات الضرورية."
س5. كيف يمكنك التعامل مع الحالات الطارئة التي تتطلب تعديلًا في مواعيد الأطباء أو المرضى؟
ج5: "في حالة حدوث طارئ مثل تأخير الطبيب أو وجود مريض في حالة طارئة، أبدأ بتقييم الوضع فورًا. إذا كان هناك تأخير من جانب الطبيب، أتواصل مع المرضى لإعلامهم بالتأخير وتحديد ما إذا كان بإمكانهم الانتظار أو تحديد موعد آخر. في حالات الطوارئ الطبية، أعمل على ترتيب أولويات المرضى بأقصى سرعة وأقوم بإعادة ترتيب المواعيد بحيث لا يتأثر سير العمل الطبي."
س6. كيف تدير وقتك عندما يكون لديك عدة مهام في وقت واحد؟
ج6: "أقوم بتحديد الأولويات من خلال تقييم المهام وفقًا للأهمية والعجلة. أستخدم تقنيات مثل قائمة المهام اليومية أو برامج إدارة الوقت للمساعدة في تنظيم الأنشطة. كما أنني أخصص وقتًا لكل مهمة مع الحفاظ على مرونة في حال وجود تغييرات غير متوقعة."
النتائج
. تنوع المهام: يتبين أن السكرتير الطبي في المؤسسات العمومية يؤدي دورًا مزدوجًا بين الإدارة والتنظيم الطبي، ما يخلق تحديات في تحقيق التوازن بين الجوانب الإدارية والطبية.
2. ضغط العمل: العمل في بيئة عمومية يتسم بكثافة الضغط، حيث يتعامل السكرتير الطبي مع عدد كبير من المرضى والمواعيد، مما يتطلب قدرة عالية على التنسيق.
3. نقص التدريب المتخصص: يواجه بعض السكرتاريين الطبيين في المؤسسات العمومية نقصًا في التدريب المتخصص في التعامل مع المصطلحات والإجراءات الطبية المتقدمة.
4. استخدام التكنولوجيا: تواجه بعض المؤسسات العمومية تحديات في استخدام الأنظمة الطبية الحديثة، مما يؤثر على دقة وسرعة العمل في إدارة السجلات الطبية.
5. التفاعل مع الفرق الطبية: تتطلب الوظيفة التنسيق المستمر مع الأطباء والطاقم الطبي، مما يتطلب مهارات تواصل قوية ومرونة عالية.
التوصيات
. تحسين التدريب المتخصص: ينبغي توفير برامج تدريبية مستمرة للسكرتاريين الطبيين لتعزيز مهاراتهم في المصطلحات الطبية والإجراءات الصحية المتخصصة.
2. تطوير الأنظمة الإلكترونية: يجب تحديث الأنظمة الإلكترونية المستخدمة في المؤسسات العمومية لتسهيل إدارة السجلات الطبية وتحسين الكفاءة في العمل.
3. تقليل الضغط العملي: من خلال زيادة عدد السكرتاريين الطبيين أو تحسين التقنيات التي تساعد في تنظيم المهام، يمكن تقليل ضغط العمل وتحسين جودة الخدمة.
4. تعزيز التعاون بين الإدارات: ضرورة تعزيز التنسيق بين السكرتير الطبي وبقية الطاقم الطبي والإداري لضمان تنظيم فعال للمواعيد والإجراءات الطبية.
5. تحفيز المهارات الشخصية والتقنية: تشجيع السكرتاريين الطبيين على تطوير مهاراتهم الشخصية مثل التواصل الفعّال والتعامل مع الضغط، بالإضافة إلى مهارات تقنية حديثة لتحسين أدائهم في العمل.