Lakhasly

محضر االجتماع أو محضر جلسة هو صحيفة تدوين أحداث اجتماع أو جلسة استماع وكتابة أقوال المجتمعين فيه. ت ع د كتابة محاضر الجلسات أو االجتماعات أحد مجاالت الكتابة الوظيفية، النوع من الكتابة على التسجيل األمين لما يدور في االجتماعات والمجالس وتنظيمها. إن كتابة محضر االجتماع من األمور والمهارات الضروري ة والمطلوبة من أي موظف يتمتع بكفاءة وفعالي ة عالية، تتطلب كتابة أهم النقاط التي ت ناقش وتم االتفاق عليها، فقد يكون كتابة فورية خالل االجتماع أو بواسطة التسجيل الصوتي أو بالصوت والصورة ثم ت نق لحاضرين وقرارتهم، كل واحد اسمه ومنصبه والدائرة أوالشركة التي يعمل فيها. ال دائ ما وتوثيق والقرارات ا لما تم اتخاذه من السياسات ي ع د محضر االجتماع سج واإلجراءات التي يجب اتباعها بعد االنتهاء من أي اجتماع داخل الشركة أو المؤسسة سواء كان هذا العمل وج ها لوجه أو عمل عن بعد؛ أصحاب العمل والشركات والمؤسسات كتابة محضر اجتماع الشركة أكثر من أي وقت التي تم اقتراحها من قِ بل المشاركين فيها، ا لما يدور في االجتماعات الرسمية؛ 1ـ ي ع د محضر االجتماع رصد ا كتابي ا وتوثيق 2ـ التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية. 3ـ إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة باالستفادة ممن هم أقدم منهم خبرة وممارسة 4ـ رفع معنويات األعضاء المشاركين من خالل إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات. 5ـ ت ع د مصد را للمعلومات لألعضاء الذين لم يتمكنوا من الحضور. أصحاب العمل اآلخرين من االطالع دائ ما على محتوى االجتماع. مهارات كتابة محاضر االجتماعات: 1ـ القدرة على الفهم واالستيعاب وحضور الذهن والبديهة. 2ـ القدرة على التعبير السليم عما يطرح من موضوعات. 3ـ القدرة على تسلسل األفكار وترابطها. 4ـ القدرة على التلخيص غير المخل باألفكار المطروحة. 5ـ االلتزام بالشكل العام المتعارف عليه لمحضر االجتماع. 6ـ الترابط أثناء عرض الموضوعات المدرجة في جدول األعمال. 7ـ تسجيل المناقشات بموضوعية، 9ـ االلتزام بصيغة الماضي. عناصر كتابة محاضر االجتماعات: لكتابة محاضر االجتماعات أو الجلسات عدة عناصر منها: 1ـ اسم المؤسسة أو القسم الذي عقد فيه االجتماع. 6ـ اسم رئيس االجتماع. 8ـ عرض المحضر السابق. 9ـ كتابة قرار المجلس. 10ـ غلق محضر االجتماع. 12ـ كتابة مسودة للجلسة بعد انتهائها؛ خطوات يجب مراعاتها لكتابة محضر اجتماع فعال: 1ـ التخطيط قبل كتابة محضر االجتماع: 2ـ التركيز دائ ما على األساسيات: يركز الكثير من األشخاص على االجتماعات نفسها وأهدافها وينسون تما ما أساسيات ما يؤدي إلى كتابة محاضر اجتماعات رديئة الجودة، ـ معلومات االجتماع األساسية: بما في ذلك اليوم والتاريخ في أعلى ورقة محضر التعرف عليه بسهولة من قبل زمالئك في الفريق ورئيسك في العمل أو منظم االجتماع. ـ أسماء الحاضرين في االجتماع: نعني بهذا أنه يجب تضمين قائمة بكل من حضر 3ـ تضمين األشياء المهمة في محضر االجتماع: يجب تحديد الغرض األساسي لالجتماع بمعنى أنه يجب تضمين جميع المناقشات التي تم تناولها في االجتماع في محضر االجتماع أي ضا، االجتماع وتدوين هذه األفكار والنقاشات واالقتراحات بعد االجتماع لتحقيق أقصى قدر كذلك قد تكونهماك مستندات وملفات تتطلب تضمينها في المحضر، 4ـ يجب أن يكون محضر االجتماع عاد ال وموج زا: ينبغي أن تكون كتابة محاضر االجتماعات مختصرة قدر اإلمكان مع الوضع في الحسبان أهمية فهمها تما ما لمن سيقرأها من زمالئك بعد ذلك. واألفكار التي تمت مناقشتها في االجتماع، تمت الموافقة عليها في االجتماع. ويجب ترك المعتقدات واألحكام الشخصية والتحيزات خارج غرفة االجتماع، عليك أن يظل كاتب محضر االجتماع محترف 5ـ أن يكون كاتب محضر االجتماع مستمع ا نش طا ويقوم بالسؤال إذا كان ال يفهم شيئ ا "إذا قام شخص ما بشرح شيء ولم تسمعه بوضوح، ال تستطيع مقاطعة االجتماع، 6ـ الجلوس بالقرب من مدير االجتماع. 7ـ كتابة االقتراحات وأسماء مقترحيها. 8ـ كتابة النقاط الرئيسي ة حسب تسلسل مناقشتها. 9ـ تدوين محضر االجتماع بصيغة الماضي. 10ـ عدم كتابة الرأي الشخص ي لكاتب المحضر. 12ـ مراجعة المحضر ومعالجة أي أخطاء إمالئية أو تنسيق. 13ـ االحتفاظ بمحضر االجتماع في مكانه المخصص وبالترتيب حسب األقدم. والتقرير عن الندوة له عناصر وخطوات إعداد. إ ن عمل تقرير عن الندوة ال يقل أهمي ة عن الندوة ذاتها، كبرى في مدى وصول رسالة الندوة بشكل صحيح. في حال قيامك بحضور ندوة أيا ما كانت الندوة، إذا ما كان التقرير موج ها إلى شخص لم يحضر الندوة أو يريد االستفادة منها. تقرير عن ندوة عدة شروط. شروط كتابة تقرير جيد عن ندوة: ـ يجب ان تتحلي بالحيادية أثناء كتابة التقرير وأال يكون رأيك أو ما تكتبه مبني ا على موقف خاص بينك وبين من يقوم بإلقاء الندوة، ـ يجب أن تقوم بكتابة النقاط الرئيسية التي طِر حت في الندوة. ـ يجب أن تكتب األسئلة المهمة التي ط في الندوة والرد عليها. ـ يجب أن تقوم بتدوين أي رأي جديد أو نتيجة جديدة توصل إليها من يقوم بإلقاء الندوة؛ لتقرير مدى مالئمته لموضوع الندوة أم ال؛ ِ رغ تلك النقاط في التقرير الخاص بالندوة، ـ ومن ثم ت ف بتوضيح أهم األسئلة التي تم و جِ ه ت إلى المحاضر في الندوة، عناصر كتابة تقرير عن ندوة: ـ أوال: كتابة اليوم والتاريخ واسم الندوة والمؤسسة التي دعت إليها. ـ أسماء الحضور والشخصيات االعتبارية الحاضرة. ـ عند بدأ الندوة تقوم بكتابة النقاط الرئيسية في الندوة. ـ كتابة أسئلة الندوة ومن أجاب عليها وبما أجاب. ـ كتابة التوصيات للندوة والمخرجات. مواصفات معدّ التقرير عن الندوة: ـ االستماع الجيد: ألطراف الحوار في الندوة. ـ كتابة كل األفكار التي سمعها بسرعة: أي يكتب بشكل سريع كل ما يسمع. والقدرة العالية على التركيز واالستماع ألطراف الحوار بدقة وعناية. ـ سعة الثقافة: بأن يكون لديه ثقافة عا مة عن موضوع الندوة، الميل مع طرف ضد طرف. ـ دراسة األفكار المكتوبة وتنقيحها: حيث يجلس وحده بعد انتهاء الندوة، ـ مهارته في الصياغة الختامي ة: وذلك إلخراج تقريره عن الندوة في صورته النهائية، ط ـ اكتب نموذ جا صحي حا لمحضر اجتماع،

محضر االجتماع:
محضر االجتماع أو محضر جلسة هو صحيفة تدوين أحداث اجتماع أو جلسة
استماع وكتابة أقوال المجتمعين فيه.
ت ع د كتابة محاضر الجلسات أو االجتماعات أحد مجاالت الكتابة الوظيفية، ويقوم هذا
النوع من الكتابة على التسجيل األمين لما يدور في االجتماعات والمجالس وتنظيمها.
إن كتابة محضر االجتماع من األمور والمهارات الضروري ة والمطلوبة من أي
موظف يتمتع بكفاءة وفعالي ة عالية، حيث ال يخلو أي عمل من عقد االجتماعات التي
تتطلب كتابة أهم النقاط التي ت ناقش وتم االتفاق عليها، ولمحضر االجتماع عد ة صور
فقد يكون كتابة فورية خالل االجتماع أو بواسطة التسجيل الصوتي أو بالصوت
والصورة ثم ت نق لحاضرين وقرارتهم، وكل ح ويستخرج منها كاتب المحضر مقوالت ا
ما هو مهم وضروري. يوزع كاتب المحضر قائمة أسماء فارغة على الحاضرين ليكتب
كل واحد اسمه ومنصبه والدائرة أوالشركة التي يعمل فيها.
أهمية محاضر االجتماعات:
ال دائ ما وتوثيق والقرارات ا لما تم اتخاذه من السياسات
ًّ
ي ع د محضر االجتماع سج
واإلجراءات التي يجب اتباعها بعد االنتهاء من أي اجتماع داخل الشركة أو المؤسسة
سواء كان هذا العمل وج ها لوجه أو عمل عن بعد؛ لذا ليس من المستغرب أن يقد ر
أصحاب العمل والشركات والمؤسسات كتابة محضر اجتماع الشركة أكثر من أي وقت
مضى، وتؤكد تلك المحاضر النقاط التي تمت مناقشتها خالل االجتماعات، واألفكار
التي تم اقتراحها من قِ بل المشاركين فيها، والخطوات التي سيتم تنفيذها بعد انتهاء تلك
االجتماعات. ويمكن رصد أهمية محاضر االجتماعات في عدة نقاط:
ا لما يدور في االجتماعات الرسمية؛
ا دقيق
1ـ ي ع د محضر االجتماع رصد ا كتابي ا وتوثيق
للعودة إليه عند الحاجة.
2ـ التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية.
3ـ إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة باالستفادة ممن هم أقدم منهم خبرة وممارسة
وتجربة.
4ـ رفع معنويات األعضاء المشاركين من خالل إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم
64
وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات.
كن
مِ
5ـ ت ع د مصد را للمعلومات لألعضاء الذين لم يتمكنوا من الحضور. كما أنها ت
أصحاب العمل اآلخرين من االطالع دائ ما على محتوى االجتماع.
مهارات كتابة محاضر االجتماعات:
1ـ القدرة على الفهم واالستيعاب وحضور الذهن والبديهة.
2ـ القدرة على التعبير السليم عما يطرح من موضوعات.
3ـ القدرة على تسلسل األفكار وترابطها.
4ـ القدرة على التلخيص غير المخل باألفكار المطروحة.
5ـ االلتزام بالشكل العام المتعارف عليه لمحضر االجتماع.
6ـ الترابط أثناء عرض الموضوعات المدرجة في جدول األعمال.
7ـ تسجيل المناقشات بموضوعية، وتجنب المالحظات التحريضية والمالحظات
الشخصية، وأفضل طريقة للقيام بذلك هي تجنب الصفات والظروف كلما أمكن ذلك.
8ـ مقاطعة المتحدث؛ الستيضاح نقطة غير مفهومة.
9ـ االلتزام بصيغة الماضي.
عناصر كتابة محاضر االجتماعات:
لكتابة محاضر االجتماعات أو الجلسات عدة عناصر منها:
1ـ اسم المؤسسة أو القسم الذي عقد فيه االجتماع.
2ـ العنوان، ويشمل: محضر اجتماع لجنة... رقم الجلسة....
3ـ البيانات التوثيقية.
4ـ تاريخ االجتماع.
5ـ مكان االجتماع.
6ـ اسم رئيس االجتماع.
7ـ أسماء الحاضرين، والمعتذرين، والمتغيبين.
8ـ عرض المحضر السابق.
9ـ كتابة قرار المجلس.
10ـ غلق محضر االجتماع.
11ـ التوقيعات.
12ـ كتابة مسودة للجلسة بعد انتهائها؛ لمراجعتها.
13ـ التحقق من سالمة اللغة؛ للتأكد من أنها واضحة وال لبس فيها.
65
خطوات يجب مراعاتها لكتابة محضر اجتماع فعال:
1ـ التخطيط قبل كتابة محضر االجتماع:
قبل بدأ أي اجتماع، من البديهي أن يؤخذ بعض الوقت للقيام بالتخطيط واالستعداد
لما سيتم مناقشته في هذا االجتماع؛ لذا إليك بعض النقاط التي يجب االنتباه إليها قبل
كتابة محضر االجتماع.
2ـ التركيز دائ ما على األساسيات:
يركز الكثير من األشخاص على االجتماعات نفسها وأهدافها وينسون تما ما أساسيات
كتابة محضر االجتماع، ما يؤدي إلى كتابة محاضر اجتماعات رديئة الجودة، لذلك
عليك التذكر أن تركز على األساسيات، وتشمل هذه األساسيات ما يلي:
ـ معلومات االجتماع األساسية: بما في ذلك اليوم والتاريخ في أعلى ورقة محضر
االجتماع، حيث أن هذا سيضمن أن كل شيء في محله وأن محضر االجتماع يمكن
التعرف عليه بسهولة من قبل زمالئك في الفريق ورئيسك في العمل أو منظم االجتماع.
ـ أسماء الحاضرين في االجتماع: نعني بهذا أنه يجب تضمين قائمة بكل من حضر
االجتماع، كما يجب تضمين كل من يعمل أو متصل بمشروع أو موضوع معين يتعلق
باالجتماع، باإلضافة إلى م ن تم إخطاره بهذا االجتماع.
3ـ تضمين األشياء المهمة في محضر االجتماع:
يجب تحديد الغرض األساسي لالجتماع بمعنى أنه يجب تضمين جميع المناقشات
التي تم تناولها في االجتماع في محضر االجتماع أي ضا، من األفضل التحدث إلى منظم
االجتماع وتدوين هذه األفكار والنقاشات واالقتراحات بعد االجتماع لتحقيق أقصى قدر
من الكفاءة في تدوين المالحظات.
كذلك قد تكونهماك مستندات وملفات تتطلب تضمينها في المحضر، والرجوع إليها
الحق ، مثل: التقارير والعروض التقديمية والوثائق والصور ومقاطع الصوت ومقاطع ا
الفيديو وما إلى ذلك.
4ـ يجب أن يكون محضر االجتماع عاد ال وموج زا:
ينبغي أن تكون كتابة محاضر االجتماعات مختصرة قدر اإلمكان مع الوضع في
الحسبان أهمية فهمها تما ما لمن سيقرأها من زمالئك بعد ذلك. ال تحاول تذكر كل شيء،
بد ال من ذلك، انتبه إلى منظم االجتماع والحاضرين من زمالئك وركز على االقتراحات
واألفكار التي تمت مناقشتها في االجتماع، باإلضافة إلى القرارات واإلجراءات التي
تمت الموافقة عليها في االجتماع.
66
ويجب ترك المعتقدات واألحكام الشخصية والتحيزات خارج غرفة االجتماع، فيجب
ا ومحايد ا، وأن يقدم وجهة نظره في
عليك أن يظل كاتب محضر االجتماع محترف
موضوعية حول ما تتم مناقشته؛ لذا يجب التركيز على ذلك فقط. باختصار: أن يكون
ا وموج زا
صادق .
5ـ أن يكون كاتب محضر االجتماع مستمع ا نش طا ويقوم بالسؤال إذا كان ال يفهم شيئ ا
ما:
"إذا قام شخص ما بشرح شيء ولم تسمعه بوضوح، أو إذا كان هناك شيء غير
مفهوم. ال بأس بالمقاطعة وطلب التوضيح، وإذا كنت ال تفهم شيئ ا مما تتم مناقشته، لكنك
ال تستطيع مقاطعة االجتماع، فقم بتدوين مالحظاتك واسأل منظم االجتماع أو زمالئك
عنها الح ق"ا.
6ـ الجلوس بالقرب من مدير االجتماع.
7ـ كتابة االقتراحات وأسماء مقترحيها.
8ـ كتابة النقاط الرئيسي ة حسب تسلسل مناقشتها.
9ـ تدوين محضر االجتماع بصيغة الماضي.
10ـ عدم كتابة الرأي الشخص ي لكاتب المحضر.
11ـ عدم التردد في مقاطعة المتحدث، ولكن بطريقة لطيفة الستيضاح نقطة معي نة.
12ـ مراجعة المحضر ومعالجة أي أخطاء إمالئية أو تنسيق.
13ـ االحتفاظ بمحضر االجتماع في مكانه المخصص وبالترتيب حسب األقدم.ثانياا: تقارير الندوات
مفهوم الندوة وأهميتها:
ت ع د الندوات من وسائل إيصال المعلومات، وطرق عرض الحقائق، حيث يتم اختيار
مجموعة أشخاص للحديث حول موضوع معين، في شأن من الشؤون السياسي ة، أو
االجتماعية، أو الفقهية، أو التربوية وغيرها، وذلك في فترة زمنية محددة، ويكون هناك
ظم للندوة، وعريف لها يطرح
من األسئلة، وتتعدد الندوات في أشكالها، وكذلك في
مواضيعها، ومن خالل الندوات ت ع رض اآلراء المتعددة حول الموضوع، وبطريقة
تكاملية ال تصادمي ة، حيث يدلي كل واحد من العلماء، أو المختصين بمعلوماته، وفق
مجال تخصصه، فالندوة ليست مناظرة وصراع رأي، وإنما عرض حقائق من قِ بل
م
العلماء والمفكرين، وذوي االختصاص، ك ٌّل في مجال تخصصه، وفي الندوات يت
توفير المعلومات للمشاهدين والمستمعين، من ِق بل العلماء والمختصين مباشرة، وفيها
إثراء للموضوع المطروح، وتلبي ة لما يحتاجه الن اس، حول رأي العلماء حول مسألة من
المسائل أو قضي ة من القضايا، وبأسلوب شي ق جميل.
تحتاج الندوة إلى تقرير وصفي لسيرها، والنتائج البحثية التي تض منتها، وهذا ما
يعرف بالتقرير عن الندوة، والتقرير عن الندوة له عناصر وخطوات إعداد.
إ ن عمل تقرير عن الندوة ال يقل أهمي ة عن الندوة ذاتها، فهو يعطي صورة عن
الغرض منها لمن لم يشاهدها، فبتلخيصه لموضوعاتها، وترتيبه ألفكارها،
الندوة، محققا
من خالل توثيقه األَّولي لمجريات الندوة، وتلخيص ذلك عند إخراج تقريره عنها، يكون
ا لتعدد
قد وضع القارئ أو المستمع في صورتها؛ أل ن التقرير أي ضا تتعدد أشكاله، وفق
أشكال اإلعالم، فقد يكون مكتوب ا، أو مسمو عا، أو مرئي ا، ولنجاح مِعد التقرير أهمي ة
كبرى في مدى وصول رسالة الندوة بشكل صحيح.
في حال قيامك بحضور ندوة أيا ما كانت الندوة، وتريد كتابة تقرير عنها، يمكنك أن
تتبع بعض الخطوات، وأن تتحلي ببعض الصفات؛ حتى تكون محايد ا في كتابة التقرير
إذا ما كان التقرير موج ها إلى شخص لم يحضر الندوة أو يريد االستفادة منها. ولكتابة
تقرير عن ندوة عدة شروط.
69
شروط كتابة تقرير جيد عن ندوة:
ـ يجب ان تتحلي بالحيادية أثناء كتابة التقرير وأال يكون رأيك أو ما تكتبه مبني ا على
موقف خاص بينك وبين من يقوم بإلقاء الندوة، أو الموضوع الخاص بالندوة.
ـ يجب أن تقوم بكتابة النقاط الرئيسية التي طِر حت في الندوة.
ِر حت
ـ يجب أن تكتب األسئلة المهمة التي ط في الندوة والرد عليها.
ـ يجب أن تقوم بتدوين أي رأي جديد أو نتيجة جديدة توصل إليها من يقوم بإلقاء الندوة؛
لتقرير مدى مالئمته لموضوع الندوة أم ال؛ حيث تكتب رأيك الخاص بوصفك شخ صا
حاض را الندوة.
ِ رغ تلك النقاط في التقرير الخاص بالندوة، وتكتب النقاط الرئيسية وكيفية
ـ ومن ثم ت ف
عرضها وطرحها في الندوة، ورأيك الخاص فيها ورأي المحاضر فيها، ومن ثم تقوم
بتوضيح أهم األسئلة التي تم و جِ ه ت إلى المحاضر في الندوة، ورده عليها.
عناصر كتابة تقرير عن ندوة:
ـ أوال: كتابة اليوم والتاريخ واسم الندوة والمؤسسة التي دعت إليها.
ـ أسماء الحضور والشخصيات االعتبارية الحاضرة.
ـ عند بدأ الندوة تقوم بكتابة النقاط الرئيسية في الندوة.
ـ كتابة مضمون الندوة باختصار، من تحدث وما تحدث به.
ـ كتابة أسئلة الندوة ومن أجاب عليها وبما أجاب.
ـ كتابة التوصيات للندوة والمخرجات.
مواصفات معدّ التقرير عن الندوة:
ـ االستماع الجيد: ألطراف الحوار في الندوة.
ـ كتابة كل األفكار التي سمعها بسرعة: أي يكتب بشكل سريع كل ما يسمع.
ـ قوة المالحظة، والقدرة العالية على التركيز واالستماع ألطراف الحوار بدقة وعناية.
ـ سعة الثقافة: بأن يكون لديه ثقافة عا مة عن موضوع الندوة، للربط بين عناصرها،
وإخراج محتوياتها، في صورتها النهائية لإلعالم، أو ذوي االختصاص.
ـ األمانة العلمية: والدقة المنهجية، حيث يذكر المعلومات كما هي، وينسب كل قول
ورأي إلى صاحبه، دون زيادة أو نقصان، مع الحيادي ة المطلقة والموضوعية، وعدم
الميل مع طرف ضد طرف.
ـ دراسة األفكار المكتوبة وتنقيحها: حيث يجلس وحده بعد انتهاء الندوة، ويرتب أفكار
70
أطراف الحوار، وما ذكروه من معلومات.
موضوع الندوة، ذاكرا
ـ مهارته في الصياغة الختامي ة: وذلك إلخراج تقريره عن الندوة في صورته النهائية،
التي تحقق الهدف المطلوب لإلعالم بها، أو ل فة بالمتابعة.

لجهة المكِل
تدريب عملي:
ط ـ اكتب نموذ جا صحي حا لمحضر اجتماع، وتقري را
عن ندوة منضب ا من حيث
الخطوات والمحتوى والصياغة