Lakhasly

المبحث الأول : التنظيم في المؤسسة المطلب الأول : تعريف التنظيم ولتسهيل هذه العملية تقوم المؤسسة بتصميم مجموعات عمل، أقسام وإدارات تعمل بشكل متناسق فيما بينها وذلك بتوزيع المهام والمسؤوليات على مختلف المسيرين، عرفه هنري فايول بأنه وظيفة تمثل جميع الأنشطة التي يقوم بها المدير من ناحية ترتيب الموارد الإقتصادية وتجميعها لتحقيق الأهداف بأقل التكاليف. مجموعة العمليات التي تسمح بخلق هياكل تنظيمية تساعد مجموعة الأفراد على العمل جماعياً وبفعالية، عملية تحديد العلاقات الضرورية بين الأفراد والمهام والأنشطة بطريقة تؤدي إلى إحداث التكامل والتنسيق بين مختلف موارد التنظيم وذلك بغرض إنجاز الأهداف بكفاءة وفعالية3. من خلال التعارف السابقة يتضح أن التعريف العام للتنظيم يتمثل في كونه عملية توزيع الأنشطة الضرورية والتي تتطلب توزيع للمسؤوليات، المطلب الثاني : اهمية التنظيم في المؤسسة تنمو وتتطور وهذا لا يمكن تحقيقه بواسطة فرد واحد أو مجموعة من الأفراد يعمل كل منتهم بطريقة مستقلة، ولذا يتعين على المسيرين تنظيم الأنشطة والمهام لان هذا يسمح بـ: تحسين ورفع نوعية وجودة العمل المنظم لأن التنظيم يجعل جماعات الأفراد تعمل معاً بشكل منسق ومتكامل وبالتالي تحقيق أفضل الأداءات من خلال تضافر الجهود والتعاون بين الجماعات والأفراد. جعل علاقات السلطة واضحة ابتداء من قاعدة الهرم التنظيمي إلى قمته فيكون الفرد على علم بمن يحدد ما يقوم به من عمل، وهكذا تكون مجهودات الأفراد أكثر فعالية خاصة بعد تحديد المسؤوليات وتوضيح علاقات السلطة. تسهيل عملية الإتصال بحيث يبين التنظيم مجرى ومنافذ الإتصال من القمة إلى القاعدة. المطلب الثالث : مبادئ التنظيم تتطلب عملية التنظيم مراعاة مجموعة من المبادئ التي تساعد على البناء الجيد له وذلك بتجميع الأنشطة بطريقة ملائمة وكذا تفويض السلطة بما يناسب مع حجم المسئولية وتتمثل هذه المبادئ في: عند تحديد المؤسسة لهدف معين تنبثق منه مجموعة من الأهداف الجزئية المتكاملة الخاصة بكل هيئة فالتنظيم يجسد دور إدماج هذه الأهداف على أن يتم تقييم فعالية أداء كل وحدة بالمقارنة بالهدف العام للمؤسسة. بحيث تصبح كل وحدة تسعى إلى تحقيق أهدافها للوصول إلى الهدف العام للمؤسسة، بمعنى أن تكون أهداف كل جزء من التنظيم متفقة مع هدف المؤسسة ككل، ثانياً: مبدأ تقسيم العمل لذا يتم وضع الجهود الإنسانية والمادية في المؤسسة في شكل مقسم ومجزأ على الأفراد والإدارات، بحيث يؤدي هذا التقسيم إلى التخصص، فيكون كل فرد أو قسم لديه تخصص معين في مجال من مجالات العمل، • تحقيق أعلى كفاءة إنتاجية ممكنة للمؤسسة. • منع وجود عمالة زائدة لأن كل فرد لا بد أن يكون له عمله الذي يتخصص فيه ويكرس كل وقته لإنجازه. وللقيام بتقسيم العمل لا بد من وصف المناصب والمؤهلين، والمهام وتحديد السلطات اللازمة والعلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين، تعرف السلطة على أنها الحق المخول لإتخاذ القرارات ولإعطاء الأوامر والتصرف، فهي تعطي للمسير الحق في التصرف وإتخاذ القرارات لتعبئة موارد معينة لتحقيق هدف محدد، أ‌- السلطة التنفيذية: ب‌- السلطة الإستشارية: ج- السلطة الوظيفية: وهي نوع ثالث من السلطة يتأرجح بين كل من السلطة التنفيذية والإستشارية وتظهر في الحالتين التاليتين: حسب هذا المبدأ فالمسير يجب أن يكون مسؤولاً على تأدية المهام الموضوعة على أفضل ما يكون وهذا لم تحقق النتائج المرجوة فعليه تفسير الأسباب، خامساً: مبدأ تعادل السلطة والمسؤولية. السلطة والمسؤولية توأمان لا ينفصلان وحسب هذا المبدأ يجب التساوي بين السلطة كحق والمسؤولية كواجب لإنجاز المسؤولية بمعنى أنه عند إلقاء مسؤولية أداء عمل معين على فرد ما يجب إعطاءه السلطة اللازمة والضرورية لتنفيذ تلك المسؤولية. المبحث الثاني : الهيكل التنظيمي للمؤسسة يُعتبَر الهيكل التنظيميّ بمثابة الهيكل العظميّ لأيّ مؤسّسة، والأوامر، ومن هنا كان لا بُدّ من تسليط الضوء على مفهوم الهيكل التنظيميّ، أمّا فيما يتعلَّق بتعريف الهيكل التنظيميّ اصطلاحاً، ومن هنا نجد أنّ الهيكل التنظيميّ يعني: بناء يُحدِّد الإدارات، والرقابة عليها؛ بهدف اتِّخاذ القرار من قِبَل الإدارة. إليك بعض العوامل الرئيسية التي تؤثر في بناء الهيكل التنظيمي: الحجم والنطاق الجغرافي للمؤسسة: يتوقف نوع الهيكل التنظيمي على حجم ونطاق النشاطات التشغيلية للمؤسسة. فالمؤسسات الصغيرة غالبًا ما تعتمد على هياكل تنظيمية مرنة ومسطحة، طبيعة النشاط والصناعة: تختلف الصناعات والقطاعات في طبيعة الأنشطة والمتطلبات التنظيمية. على سبيل المثال، قد تحتاج المؤسسات التقنية إلى هياكل تنظيمية مبتكرة ومرنة لمواكبة التغييرات السريعة، بينما تحتاج المؤسسات التقليدية إلى هياكل أكثر تحكمًا وتنظيمًا. استراتيجيات النمو والتطور: تؤثر خطط النمو والتوسع المستقبلية للمؤسسة في تصميم هيكلها التنظيمي. فعلى سبيل المثال، فقد تحتاج إلى هياكل تنظيمية مرنة وقابلة للتوسع. الثقافة التنظيمية: تلعب الثقافة التنظيمية دورًا حاسمًا في تحديد شكل وهيكل النظام التنظيمي. فقد تعتمد على هياكل تنظيمية أقل تركيزًا على التسلسل الهرمي والمزيد من التوجيه الذاتي. التكنولوجيا والابتكار: يؤثر التقدم التكنولوجي والابتكار في تطور هياكل التنظيم، حيث قد تحتاج المؤسسة إلى تكييف هياكلها لتلبية متطلبات التكنولوجيا الجديدة وتسهيل التواصل وتبادل المعلومات. القوانين والتنظيمات الحكومية: قد تفرض القوانين والتنظيمات الحكومية متطلبات تنظيمية على المؤسسات في بعض الصناعات، يتأثر بناء الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة بمجموعة متنوعة من العوامل، يوجد العديد من الهياكل التنظيمية نذكر منها: حيث يعتبر هذا النوع الأكثر شيوعاً لتجميع الأنشطة والموارد للمؤسسة الصغيرة. يعمل هذا الهيكل على إظهار كل وظيفة بصورة واضحة لأنه يتم تجميع الأنشطة والعمال في إدارات وأقسام بناءاً على طبيعة الوظيفة التي تندرج تحتها هذه الأنشطة ويمثل الشكل التالي مثالاً عنه الهيكل التنظيمي حسب الأقسام. عندما تتعدد المنتجات، وتتنوع الأسواق والمناطق الجغرافية أو الأقاليم وفئات الزبائن، يمكن تجميع الأنشطة على أساس الأقسام، حيث كل قسم يمكن أن يكون مخصص لمنتوج ولنوع من الزبائن أو غير ذلك ويمثل الشكل التالي هيكل تنظيمي على أساس المنتجات. أما العيوب فتتلخص في الصعوبات التي تواجه عملية التنسيق بين الوحدات فيما يرتبط بالعمليات المتشابهة كالشراء والتسويق.

المبحث الأول : التنظيم في المؤسسة
المطلب الأول : تعريف التنظيم
يمثل التنظيم الوظيفة التسييرية الثانية التي تأتي بعد التخطيط لكون أن وظيفة التخطيط ينتج عنها القرار الأمثل أ ما يعرف بخطة المؤسسة: المتمثلة في تقرير أو بيان بأنواع الوسائل ومختلف التصرفات المتبعة من طرف المسيرين للوصول إلى الأهداف المراد تحقيقها، فبعد وضع الخطة يتوجب على المؤسسة القيام بتنفيذها. ولتسهيل هذه العملية تقوم المؤسسة بتصميم مجموعات عمل، أقسام وإدارات تعمل بشكل متناسق فيما بينها وذلك بتوزيع المهام والمسؤوليات على مختلف المسيرين، وتحديد السلطة اللازمة والضرورية لهم، وهذا ما يعرف بالتنظيم الذي أعطيت له عدة تعاريف من بينها مايلي:
التعريف الأول:
عرفه هنري فايول بأنه وظيفة تمثل جميع الأنشطة التي يقوم بها المدير من ناحية ترتيب الموارد الإقتصادية وتجميعها لتحقيق الأهداف بأقل التكاليف.
التعريف الثاني:
مجموعة العمليات التي تسمح بخلق هياكل تنظيمية تساعد مجموعة الأفراد على العمل جماعياً وبفعالية، بهدف تحقيق الأهداف الموضوعة.
التعريف الثالث:
عملية تحديد العلاقات الضرورية بين الأفراد والمهام والأنشطة بطريقة تؤدي إلى إحداث التكامل والتنسيق بين مختلف موارد التنظيم وذلك بغرض إنجاز الأهداف بكفاءة وفعالية3.
من خلال التعارف السابقة يتضح أن التعريف العام للتنظيم يتمثل في كونه عملية توزيع الأنشطة الضرورية والتي تتطلب توزيع للمسؤوليات، وتفويض للسلطة حتى يتم تحقيق الأهداف المبتغاة الموضوعة من طرف الخطة.

المطلب الثاني : اهمية التنظيم في المؤسسة
إن المؤسسات وجدت لخلق الفوائض والمنافع، وكذا تبقى تستمر، تنمو وتتطور وهذا لا يمكن تحقيقه بواسطة فرد واحد أو مجموعة من الأفراد يعمل كل منتهم بطريقة مستقلة، ولذا يتعين على المسيرين تنظيم الأنشطة والمهام لان هذا يسمح بـ:
تحسين ورفع نوعية وجودة العمل المنظم لأن التنظيم يجعل جماعات الأفراد تعمل معاً بشكل منسق ومتكامل وبالتالي تحقيق أفضل الأداءات من خلال تضافر الجهود والتعاون بين الجماعات والأفراد.
جعل علاقات السلطة واضحة ابتداء من قاعدة الهرم التنظيمي إلى قمته فيكون الفرد على علم بمن يحدد ما يقوم به من عمل، من يشرف عليه، من المسؤول أمامه، وهكذا تكون مجهودات الأفراد أكثر فعالية خاصة بعد تحديد المسؤوليات وتوضيح علاقات السلطة.
تسهيل عملية الإتصال بحيث يبين التنظيم مجرى ومنافذ الإتصال من القمة إلى القاعدة.
يهيئ التنظيم الجو الملائم لتدريب أعضائه وتنمية مواهبهم وتزويدهم بما هم بحاجة إليه من أسباب بما يحفزهم ويضاعف إخلاصهم وولائهم، ويشكل تصرفاتهم وما يتخذونه من قرارات وفقاُ للإطار الذي يرسمه لذلك الغرض.
المطلب الثالث : مبادئ التنظيم
تتطلب عملية التنظيم مراعاة مجموعة من المبادئ التي تساعد على البناء الجيد له وذلك بتجميع الأنشطة بطريقة ملائمة وكذا تفويض السلطة بما يناسب مع حجم المسئولية وتتمثل هذه المبادئ في:
أولاً: مبدأ وحدة الهدف:
عند تحديد المؤسسة لهدف معين تنبثق منه مجموعة من الأهداف الجزئية المتكاملة الخاصة بكل هيئة فالتنظيم يجسد دور إدماج هذه الأهداف على أن يتم تقييم فعالية أداء كل وحدة بالمقارنة بالهدف العام للمؤسسة.
بحيث تصبح كل وحدة تسعى إلى تحقيق أهدافها للوصول إلى الهدف العام للمؤسسة، بمعنى أن تكون أهداف كل جزء من التنظيم متفقة مع هدف المؤسسة ككل، فالتنظيم يركز المجهودات ويوجهها نحو تحقيق الهدف الشامل للمؤسسة.
ثانياً: مبدأ تقسيم العمل
يعد المبدأ الأساسي في عملية التنظيم ويظهر عندما يكثر العمل ويصبح الفرد الواحد أ عدد من الأفراد غير قادرين على تأديته بسبب كبر حجم النشاط ودرجة تعقيده، لذا يتم وضع الجهود الإنسانية والمادية في المؤسسة في شكل مقسم ومجزأ على الأفراد والإدارات، بحيث يؤدي هذا التقسيم إلى التخصص، فيكون كل فرد أو قسم لديه تخصص معين في مجال من مجالات العمل، ومن أهم مزايا هذا المبدأ مايلي:
• تحقيق أعلى كفاءة إنتاجية ممكنة للمؤسسة.
• رفع مستوى الأداء في العمل نظراً لما يحققه التخصص من إجادة وإتقان له واكتساب خبرة ودراية.
• منع وجود عمالة زائدة لأن كل فرد لا بد أن يكون له عمله الذي يتخصص فيه ويكرس كل وقته لإنجازه.
وللقيام بتقسيم العمل لا بد من وصف المناصب والمؤهلين، فيكون وصف المناصب من خلال الوظائف، المسؤوليات، الواجبات، والمهام وتحديد السلطات اللازمة والعلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين، وبعد وصف المنصب تتضح المؤهلات التي يحتاجا هذا الأخير من قدرات ذهنية، خبرة ومؤهلات علمية...الخ. التي يجب أن تتوفر في الشخص الذي سيشغل المنصب.
ثالثاً: مبدأ السلطة.
تعرف السلطة على أنها الحق المخول لإتخاذ القرارات ولإعطاء الأوامر والتصرف، سواء كانت هذه الأوامر متعلقة بالإهتمام بعمل أو الإمتناع عنه، فهي تعطي للمسير الحق في التصرف وإتخاذ القرارات لتعبئة موارد معينة لتحقيق هدف محدد، إلا أنه في بعض الحالات لا يستطيع الفرد الواحد القيام بكل الأنشطة لذا يقوم بتقنية تفويض السلطة التي بمقتضاها يقوم المسير بإسناد مسؤوليات محددة والسلطات المناظرة إلى المرؤوسين الذين قبلوا هذه المسؤوليات2 أي هذه العملية التي يقوم المدير من خلالها بإسناد جزء من عمله الأصلي إلى احد مرؤوسيه ليقوم به نيابة عنه3 كما يمكن التمييز بين 3 أنواع من السلطات كالآتي:
أ‌- السلطة التنفيذية:
هي السلطة الأساسية في التنظيم تتضمن حق إصدار الأوامر من الرئيس إلى المرؤوسين ومهامها تنحصر في:
• إصدار الأوامر للمرؤوسين.
• الحق في إصدار القرار والتوجيه.
• الحق في عقاب ومكافأة المرؤوسين.

ب‌- السلطة الإستشارية:
وهي تعني الحق في تقديم العون والخدمة للوحدات التنفيذية فهي تقوم بتقديم النصح والمعلومات والتحليلات للمشاكل مع اقتراح الحلول وتقع خارج التسلسل الإداري.
ج- السلطة الوظيفية:
وهي نوع ثالث من السلطة يتأرجح بين كل من السلطة التنفيذية والإستشارية وتظهر في الحالتين التاليتين:
• حينما يمارس أحد المسيرين سلطاته على جهة أخرى لا تتبعه تنظيمياً.
• حينما يمارس أحد الإستشاريين سلطة تنفيذية.
رابعاُ: مبدأ المسؤولية
حسب هذا المبدأ فالمسير يجب أن يكون مسؤولاً على تأدية المهام الموضوعة على أفضل ما يكون وهذا لم تحقق النتائج المرجوة فعليه تفسير الأسباب، وتعني أن الفرد يتحمل نتيجة أعماله التي قام بها من خلال السلطة الممنوحة له، حتى عندما يفوض جزء من سلطته لمرؤوسيه تبقى المسؤولية ملقاة على عاتقه.
خامساً: مبدأ تعادل السلطة والمسؤولية.
السلطة والمسؤولية توأمان لا ينفصلان وحسب هذا المبدأ يجب التساوي بين السلطة كحق والمسؤولية كواجب لإنجاز المسؤولية بمعنى أنه عند إلقاء مسؤولية أداء عمل معين على فرد ما يجب إعطاءه السلطة اللازمة والضرورية لتنفيذ تلك المسؤولية.
المبحث الثاني : الهيكل التنظيمي للمؤسسة
المطلب الأول : مفهوم الهيكل التنظيمي
يُعتبَر الهيكل التنظيميّ بمثابة الهيكل العظميّ لأيّ مؤسّسة، أو منظَّمة، حيث إنّ من شأنه بيان الوحدات التنظيميّة التي تتألَّف منها ضمن مستويات هرميّة مرتبطة ببعضها بروابط السُّلطة التي تتخلَّلها التعليمات، والأوامر، والعلاقات.
ومن هنا كان لا بُدّ من تسليط الضوء على مفهوم الهيكل التنظيميّ، حيث ورد تعريف (الهيكل) لغة على أنّه: البناءُ المُشْرِف، كما ورد تعريف الهيكل التنظيميّ في قاموس المعجم الوسيط على أنّه: رسم يُبيِّن، أو يُوضِّح المَهامّ، والمسؤوليّات لأجزاء الشركة، وكيفيّة اتِّصالها.
أمّا فيما يتعلَّق بتعريف الهيكل التنظيميّ اصطلاحاً، فقد وردت عدّة تعريفات على النحو الآتي:
عرَّفه (Max Weber) على أنّه: " مجموعة من القواعد، واللوائح البيروقراطيّة التي تعطي الحق للأفراد أن تصدر الأوامر للأفراد الآخرين على نحو يحقِّق الرُّشد، والكفاءة".
عرَّفه (محمود سلمان العميان) على أنّه: "الآليّة الرسميّة التي يمكن من خلالها إدارة المُنظَّمة عبر تحديد خطوط السُّلطة، والاتِّصال بين الرؤساء، والمرؤوسين".
عرَّفه (قاموس أكسفورد) على أنّه: "جسم مُنظَّم، أو تركيب من الأجزاء، أو العناصر المُعتمِدة على بعضها، أو المُترابِطة بعلاقات تبادُليّة، أو تفاعُليّة".
ومن هنا نجد أنّ الهيكل التنظيميّ يعني: بناء يُحدِّد الإدارات، وأجزائها الداخليّة، بحيث يحتوي على مستويات إداريّة ضمن شكلٍ هرميّ، وهو يضمن تأمين الإطار الملائم لعمليّات التشغيل، والأداء المُتوقَّع، والسماح بتنسيق النشاطات، والرقابة عليها؛ بهدف اتِّخاذ القرار من قِبَل الإدارة.
المطلب الثاني : العوامل المؤثرة في بناء الهيكل التنظيمي
بناء الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة يتأثر بعدة عوامل متنوعة تتعلق بالبيئة الداخلية والخارجية للمؤسسة، وباحتياجاتها وأهدافها الاستراتيجية. إليك بعض العوامل الرئيسية التي تؤثر في بناء الهيكل التنظيمي:
الحجم والنطاق الجغرافي للمؤسسة: يتوقف نوع الهيكل التنظيمي على حجم ونطاق النشاطات التشغيلية للمؤسسة. فالمؤسسات الصغيرة غالبًا ما تعتمد على هياكل تنظيمية مرنة ومسطحة، في حين تحتاج المؤسسات الكبيرة إلى هياكل تنظيمية أكثر تعقيدًا وتخصيصًا لتلبية احتياجاتها الوظيفية.
طبيعة النشاط والصناعة: تختلف الصناعات والقطاعات في طبيعة الأنشطة والمتطلبات التنظيمية. على سبيل المثال، قد تحتاج المؤسسات التقنية إلى هياكل تنظيمية مبتكرة ومرنة لمواكبة التغييرات السريعة، بينما تحتاج المؤسسات التقليدية إلى هياكل أكثر تحكمًا وتنظيمًا.
استراتيجيات النمو والتطور: تؤثر خطط النمو والتوسع المستقبلية للمؤسسة في تصميم هيكلها التنظيمي. فعلى سبيل المثال، إذا كانت المؤسسة تخطط للتوسع إلى أسواق جديدة أو لتوسيع مجموعة منتجاتها، فقد تحتاج إلى هياكل تنظيمية مرنة وقابلة للتوسع.
الثقافة التنظيمية: تلعب الثقافة التنظيمية دورًا حاسمًا في تحديد شكل وهيكل النظام التنظيمي. فإذا كانت المؤسسة تشجع على الابتكار والتعاون، فقد تعتمد على هياكل تنظيمية أقل تركيزًا على التسلسل الهرمي والمزيد من التوجيه الذاتي.
التكنولوجيا والابتكار: يؤثر التقدم التكنولوجي والابتكار في تطور هياكل التنظيم، حيث قد تحتاج المؤسسة إلى تكييف هياكلها لتلبية متطلبات التكنولوجيا الجديدة وتسهيل التواصل وتبادل المعلومات.
القوانين والتنظيمات الحكومية: قد تفرض القوانين والتنظيمات الحكومية متطلبات تنظيمية على المؤسسات في بعض الصناعات، مما يستدعي ضرورة تنظيم هياكلها بما يتوافق مع تلك التنظيمات.
يتأثر بناء الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة بمجموعة متنوعة من العوامل، ويتطلب اختيارًا حكيمًا وتوازنًا بين مختلف المتغيرات لضمان فعالية وكفاءة التنظيم.
المطلب الثالث: أنواع الهياكل التنظيمية
يوجد العديد من الهياكل التنظيمية نذكر منها:
الهيكل التنظيمي الوظيفي:
يتم بناءه على أساس الوظائف الفعلية للمؤسسة المتمثلة في تسويق إنتاج تموين، أفراد...وغيرها، حيث يعتبر هذا النوع الأكثر شيوعاً لتجميع الأنشطة والموارد للمؤسسة الصغيرة.
يعمل هذا الهيكل على إظهار كل وظيفة بصورة واضحة لأنه يتم تجميع الأنشطة والعمال في إدارات وأقسام بناءاً على طبيعة الوظيفة التي تندرج تحتها هذه الأنشطة ويمثل الشكل التالي مثالاً عنه
من أهم مزايا هذا النوع فاعلية وسهولة الإشراف على عمليات مترابطة ببعضها البعض، وتحقيق الهدف بتقسيم العمل من حيث الكفاءة في الأداء الوظيفي لكنه غير صالح عند توسع المؤسسة وإنتشارها الجغرافي وتعدد عملائها ومنتجاتها
الهيكل التنظيمي حسب الأقسام.
عندما تتعدد المنتجات، وتتنوع الأسواق والمناطق الجغرافية أو الأقاليم وفئات الزبائن، يمكن تجميع الأنشطة على أساس الأقسام، حيث كل قسم يمكن أن يكون مخصص لمنتوج ولنوع من الزبائن أو غير ذلك ويمثل الشكل التالي هيكل تنظيمي على أساس المنتجات.
من مزايا هذا النوع انه يسمح بالإستخدام الأمثل للمهارات والقدرات الخصوصية، وكذا التنسيق بين العمليات اللازمة لكل سلطة، أما العيوب فتتلخص في الصعوبات التي تواجه عملية التنسيق بين الوحدات فيما يرتبط بالعمليات المتشابهة كالشراء والتسويق.
الهيكل التنظيمي حسب المصفوفة
يأخذ بعين الإعتبار توزيع الوظائف والأقسام في نفس الوقت حيث انه لكل فرد وظيفة تنتمي إلى قسم من أقسام المؤسسة .