Lakhasly

الاتصال في بيئة العمل: الاتصال هو عملية نقل البيانات والآراء بين المرسل والمستقبل بواسطة وسيلة اتصال فعاله. لذلك يعتبر الاتصال جزء من وظيفة التوجيه والتي بدورها تعتبر وظيفة أساسية من وظائف الإدارة، لأنها عنصر أساسي في حل المشاكل والمتناقضات ما بين العمال او بين العمال والإدارة او بين المنظمة والبيئة المحيطة بها. خصائص عملية الاتصال: 3. الرسالة: هي عبارة عن مجموعة من البيانات والمعلومات المرسلة سواء كانت عبارة عن كلمات او أصوات او صور. 1. جمع المعلومات الصحيحة والغير مشوشة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية او التكتيكية. فوائد الاتصال في بيئة العمل المحيطة تسعى المنظمة على تحسين عملية الاتصال مع البيئة المحيطة نظرا لتأثير ذلك على العمل داخل المنظمة، وبناءً عليه يجد العديد من الفوائد للاتصال هي كما يلي: مبادئ الاتصال الفعال الأساس في عملية الاتصال هو نقل المعلومة بين الطرفين بشكل سليم للحصول على الفائدة المرجوة ولضمان نجاح عملية الاتصال يجب الاطلاع على مبادئ الاتصال الفعال وتحدد بما يلي:

1. توقيت المعلومة/ الوقت المناسب والسرعة المطلوبة. 3. كمية المعلومة أي ان تكون كافية وتؤدي الغرض المطلوب بحيث تكون مبوبة بشكل جيد ولا تقبل الفهم الخاطئ. خصائص وسيلة الاتصال يجب توفر خصائص في وسيلة الاتصال كي تكون عملية الاتصال فعالة وتؤدي الغرض منها هذه الخصائص هي:
2. الوضوح أي ان لا تكون مشوشة. 4. نوعية وسيلة الاتصال لأن وسيلة الاتصال المرئية أكثر فعالية من وسيلة الاتصال التي تنقله سماعيا. 6. بيئة وسيلة الاتصال / عمليات التشويش والضوضاء – التصنت وبالتالي بقدر ما تكون البيئة المحيطة بعملية الاتصال سليمة بقدر ما تكون عملية الاتصال اكثر فعالية وعالية المستوى. 7. تعدد وسائل الاتصال وتكلفة عملية الاتصال. أي التي تحفظ المعلومات في سجلات خاصة يمكن العودة إليها عند اللزوم. أنواع الاتصال
3. الاتصالات الشفهية مثل الأوامر الفردية – والمؤتمرات والمقابلات الشخصية ويتميز هذا النوع بالبساطة والسهولة والوضوح. اشكال الاتصالات ثانياً: الاتصالات الافقية وهذا يتم على مستوى واحد في الإدارة/ مدير انتاج – مدير اداري/ بهدف محاولة التنسيق وخلق الانسجام بين اعمال الإدارات المختلفة للوصول الى الهدف المرجو وبأقل التكاليف لأن ذلك يساعد على التنسيق بين الإدارات المختلفة والمساعدة في حل المشكلات ومواجهة القضايا المشتركة وزيادة فعالية ونجاح العمل وخلق روح التعاون داخل المنظمة. ثالثاً: الاتصالات الحديثة مثل الاتصالات الالكترونية ونظم المعلومات الرسمية وغير الرسمية – الاتصالات غير الرسمية مثل الاتصالات الالكترونية التي تساعد في زيادة فعالية الاتصال/ كمبيوتر – انترنت – جوال وغيرها في منظمات الاعمال أما نظم المعلومات الرسمية التي تعتمد على مجموعة من المداخل هي:
4. مدخل العمليات والذي يعمل في إيجاد نظام أكثر فعالية لهذه المعلومات والربط ما بين جميع الإدارات والاقسام داخل التنظيم الامر الذي يجعل المدراء يحصلون على المعلومات المطلوبة بأقصى سرعة ممكنة. رابعاً: الاتصال المائل أو القطري في حالة عدم فعالية كل من الاتصال الرأسي أو الافقي أي ان يتم الاتصال ما بين رئيس قسم ومدير فرعي مثل مدير الإنتاج مباشرة دون العودة الى المدير الذي يتبع له هذا القسم حيث يوفر هذا الاتصال الجهد والوقت وينجز العمل بسرعة ودقة اكثر ويفيد في حالة حدوث انحرافات. معوقات الاتصال من أهم معوقات الاتصال ما يلي:
5. معوقات تتعلق بالرسالة كوجود أخطاء بالرسالة تغير المعنى المراد ايصاله الى المتلقي. 3. معوقات بوسيلة الاتصال كوجود وسيلة مشوشة او نقل معلومات ضخمة شفوياً قد لا يفهمها المتلقي لأنها قد تحتاج الى شرح وتحليل من قبل المرسل. 4. معوقات ذات علاقة ببيئة الاتصال عندما لا يفهم المرسل او المتلقي فوائد الاتصال أي ان لا يكون في بيئة الاتصال عوامل مشتتة للانتباه او التركيز فتكون بهذه الحالة عملية الاتصال ناجحة. 5. معلومات تتعلق بالمتلقي وهي تتوقف على فهمه وإداركة للمعلومات التي تلقاها.

الاتصال في بيئة العمل:

الاتصال هو عملية نقل البيانات والآراء بين المرسل والمستقبل بواسطة وسيلة اتصال فعاله.
الاتصال هو عصب العمل الإداري لأن المنظمة بدون اتصال تكون غير قادرة على تحقيق أهدافها بالشكل المطلوب، لذلك يعتبر الاتصال جزء من وظيفة التوجيه والتي بدورها تعتبر وظيفة أساسية من وظائف الإدارة، لأنها عنصر أساسي في حل المشاكل والمتناقضات ما بين العمال او بين العمال والإدارة او بين المنظمة والبيئة المحيطة بها.
لذلك يجب فهم عملية الاتصال وفهم العوامل المؤثرة في السلوك الإنساني سواء كانت نفسية او اجتماعية لكي يتلائم ذلك مع مضمون الاتصال لان هذا يساع في نجاح عملية الاتصال.

خصائص عملية الاتصال:

1. المرسل: هو الشخص الذي يقوم بعملية نقل المعلومات من شخص الى شخص اخر.


2. المستقبل: هو الشخص الذي يتلقى المعلومة بواسطة حواسه المختلفة.


3. الرسالة: هي عبارة عن مجموعة من البيانات والمعلومات المرسلة سواء كانت عبارة عن كلمات او أصوات او صور.


4. قناة الاتصال: هي عبارة عن الوسيلة المستخدمة في نقل المعلومات والبيانات.


5. بيئة الاتصال: قد تتعرض الى عملية تشويش سواء كانت احداث او وقائع او رموز وغيرها.
   مزايا الاتصال:
   هناك مزايا للاتصال ومن أهمها ما يلي:


6. جمع المعلومات الصحيحة والغير مشوشة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية او التكتيكية.


7. نقل المعلومات بين الإدارات المختلفة من الأعلى الى الأسفل لمنع حدوث أي خلافات بين المرؤوسين للتأثير على سلوكهم وتحقيق التوافق والانسجام بين اهداف الإدارات وتوحيدها مع اهداف المنظمة.


8. وضع خطة واقعية مبنية على معلومات دقيقة وتنفيذ العمليات الرقابية بشكل اكثر واستقبال المعلومات المرتدة لإجراء التعديلات اللازمة على الخطط.


9. تحديد معايير الأداء ومؤشراتها بالتنسيق مع كافة المستويات الإدارية لاعتمادها أساسا في متابعة التنفيذ.


10. ضمان ممارسة المدراء لوظائفهم في التوجيه والإرشاد والتدريب وإنجاز وظيفة التنظيم بفعالية وتحديد العلاقات ما بين المستويات الإدارية وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات.


11. نقل المعلومات عن البيئة الخارجية استعدادا لمتغيرات البيئة المتوقعة مع توفر البيانات اللازمة لأداء العمل.


12. حصول الرؤساء على نتائج تنفيذ العمل وحصر المشاكل التي تعترض العمل.
    فوائد الاتصال في بيئة العمل المحيطة
    تسعى المنظمة على تحسين عملية الاتصال مع البيئة المحيطة نظرا لتأثير ذلك على العمل داخل المنظمة، وبناءً عليه يجد العديد من الفوائد للاتصال هي كما يلي:


13. التعرف على المتغيرات التي قد تحصل في البيئة الخارجية وحصر هذه المتغيرات ومحاولة الاستفادة منها وتحديد التهديدات والاستعداد لها.


14. التعرف على الاسوق وتحديد حجم الطلب المستقبلي لتحديد حصة المنظمة والتعرف على رغبات المستهلكين واذواقهم.


15. الحصول على العمالة الماهرة والموارد المالية اللازمة لاستمرار عمل المنظمة والحصول على المواد الأولية المطلوبة.
    مبادئ الاتصال الفعال
    الأساس في عملية الاتصال هو نقل المعلومة بين الطرفين بشكل سليم للحصول على الفائدة المرجوة ولضمان نجاح عملية الاتصال يجب الاطلاع على مبادئ الاتصال الفعال وتحدد بما يلي:


16. توقيت المعلومة/ الوقت المناسب والسرعة المطلوبة.


17. وضوح المعلومات والثقة بها بمعنى انها واضحة وخالية من الأخطاء.


18. كمية المعلومة أي ان تكون كافية وتؤدي الغرض المطلوب بحيث تكون مبوبة بشكل جيد ولا تقبل الفهم الخاطئ.


19. تأثير المعلومات أي ان تكون تأثيرها على المتلقي كما هدف المرسل.


20. الحاجة الى المعلومات التي يرغبها المتلقي.
    خصائص وسيلة الاتصال

يجب توفر خصائص في وسيلة الاتصال كي تكون عملية الاتصال فعالة وتؤدي الغرض منها هذه الخصائص هي:

1. 
   

   الوضوح أي ان لا تكون مشوشة.

   
   


2. 
   

   السرعة أي ان تصل المعلومة في الوقت المناسب وتحقق الفائدة المرجوة منها.

   
   


3. 
   

   المعلومات المرتدة والتي تعكس ردود اتصال المتلقي ومدى فهمه واستيعابه للرسالة وتعطي صورة عن فعالية الاتصال.

   
   


4. 
   

   نوعية وسيلة الاتصال لأن وسيلة الاتصال المرئية أكثر فعالية من وسيلة الاتصال التي تنقله سماعيا.

   
   


5. 
   

   قدرة وسيلة الاتصال لان وسائل الاتصال تختلف في قدرتها بإيصال المعلومة الى المستقبل.

   
   


6. 
   

   بيئة وسيلة الاتصال / عمليات التشويش والضوضاء – التصنت وبالتالي بقدر ما تكون البيئة المحيطة بعملية الاتصال سليمة بقدر ما تكون عملية الاتصال اكثر فعالية وعالية المستوى.

   
   


7. 
   

   تعدد وسائل الاتصال وتكلفة عملية الاتصال.

   
   


8. 
   

   وسيلة الاتصال فعالة . أي التي تحفظ المعلومات في سجلات خاصة يمكن العودة إليها عند اللزوم.
   أنواع الاتصال

   
   


9. 
   

   الاتصالات الشفهية مثل الأوامر الفردية – والمؤتمرات والمقابلات الشخصية ويتميز هذا النوع بالبساطة والسهولة والوضوح.

   
   


10. 
    

    الاتصالات المكتوبة/ خطابات – مذكرات – تقارير منشورات – تقارير عن العمل ...الخ.

    
    


11. 
    

    وسائل اتصال أخرى / وسائل مصورة – وسائل اتصال عن طريق الملاحظة المباشرة.

    
    


12. 
    

    الاتصال حسب درجة رسميته اتصال رسمي وفق الهيكل الرسمي للمنظمة واتصال غير الرسمي والتي تمر عبر قدرات لا يعترف بها الهيكل التنظيمي.
    اشكال الاتصالات
    للاتصال اشكال عدة هي:
    أولاً: الاتصالات الرأسية أي من المستوى الأعلى الى المستوى الأدنى والعكس وتتم بواسطة الخطوط الرسمية/ أوامر توجيهات / من الأعلى الى الأسفل ومقترحات من الأسفل الى الأعلى هذه الاتصالات الصاعدة تفيد بأنها مصدر المعلومات من حيث ردود الأفعال على الاتصال العكسي ويؤدي الى رفع الحالة المعنوية عند العمال نتيجة مشاركتهم ف تقديم المقترحات اللازمة لاتخاذ القرار ثم تنمية الترابط التنظيمي من خلال تشجيع المرؤوسين على المشاركة في الحل.
    ثانياً: الاتصالات الافقية وهذا يتم على مستوى واحد في الإدارة/ مدير انتاج – مدير اداري/ بهدف محاولة التنسيق وخلق الانسجام بين اعمال الإدارات المختلفة للوصول الى الهدف المرجو وبأقل التكاليف لأن ذلك يساعد على التنسيق بين الإدارات المختلفة والمساعدة في حل المشكلات ومواجهة القضايا المشتركة وزيادة فعالية ونجاح العمل وخلق روح التعاون داخل المنظمة.
    ثالثاً: الاتصالات الحديثة مثل الاتصالات الالكترونية ونظم المعلومات الرسمية وغير الرسمية – الاتصالات غير الرسمية مثل الاتصالات الالكترونية التي تساعد في زيادة فعالية الاتصال/ كمبيوتر – انترنت – جوال وغيرها في منظمات الاعمال أما نظم المعلومات الرسمية التي تعتمد على مجموعة من المداخل هي:

    
    


13. 
    

    مدل الإداري أي احداث وحدة إدارية همها جمع المعلومات اللازمة للمنظمة وحفظها وتبويبها لرفع فعالية الاتصال.

    
    


14. 
    

    مدخل العمليات والذي يعمل في إيجاد نظام أكثر فعالية لهذه المعلومات والربط ما بين جميع الإدارات والاقسام داخل التنظيم الامر الذي يجعل المدراء يحصلون على المعلومات المطلوبة بأقصى سرعة ممكنة.
    رابعاً: الاتصال المائل أو القطري في حالة عدم فعالية كل من الاتصال الرأسي أو الافقي أي ان يتم الاتصال ما بين رئيس قسم ومدير فرعي مثل مدير الإنتاج مباشرة دون العودة الى المدير الذي يتبع له هذا القسم حيث يوفر هذا الاتصال الجهد والوقت وينجز العمل بسرعة ودقة اكثر ويفيد في حالة حدوث انحرافات.

    
    

                   معوقات الاتصال 
    
    

    
    

من أهم معوقات الاتصال ما يلي:

1. معوقات تتعلق بالمرسل وهذا يتوقف على الحالة النفسية والادراكية والدوافع الشخصية للمرسل.


2. معوقات تتعلق بالرسالة كوجود أخطاء بالرسالة تغير المعنى المراد ايصاله الى المتلقي.


3. معوقات بوسيلة الاتصال كوجود وسيلة مشوشة او نقل معلومات ضخمة شفوياً قد لا يفهمها المتلقي لأنها قد تحتاج الى شرح وتحليل من قبل المرسل.


4. معوقات ذات علاقة ببيئة الاتصال عندما لا يفهم المرسل او المتلقي فوائد الاتصال أي ان لا يكون في بيئة الاتصال عوامل مشتتة للانتباه او التركيز فتكون بهذه الحالة عملية الاتصال ناجحة.


5. معلومات تتعلق بالمتلقي وهي تتوقف على فهمه وإداركة للمعلومات التي تلقاها.