Lakhasly

فن إدارة الاجتماعات والمؤتمرات
مقدمة :

• تعد الاجتماعات من أشكال الاتصالات الرسمية الشفهية إذ أنها من أكثر وسائل الاتصال أهمية في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات الإقليمية والدولية أو المنظمات الحكومية أو
الصناعية والخاصة .
• ونلجأ إليها عندما نرغب في أفضل الحلول للمشكلات، وتقوم على مفهوم العمل الجماعي المتعاضد الذي مؤداه أن الجماعة أكثر ثراء وعطاء من الأفراد المكونة له.
تعريف الاجتماعات :
• هو تجمع رسمي لمجموعة من الأفراد في مكان معين للدراسة والتداول والتشاور وتبادل الآراء وينتج عنها
قرارات تتعلق بموضوع أو قضية ما وأيضا فيه يتم عرض وبث للأفكار والعواطف بين شخصين أو أكثر .
• أو هي عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر لهم أدوار فاعله في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في
موضوع معين أو لإنجاز نتائج محددة .
ملاحظة هامة :
• إن سير الاجتماعات مسؤولية كل المجتمعين وليست القائد فقط ولهذا تقاس جودة الاجتماعات بجودة المشاركين . من الضروري أن يتعلم مجموعة المشاركين الأعضاء في الاجتماع بعض أبجديات إدارة
الاجتماعات لكي تعمل معاً بفعالية .

• تعريف الاجتماعات
• هو تجمع رسمي لمجموعة من الأفراد في مكان معين للدراسة والتداول والتشاور وتبادل الآراء و ينتج عنها قرارات تتعلق بموضوع أو قضية ما وأيضا فيه يتم عرض وبث للأفكار والعواطف بين شخصين أو أكثر. تعريف المؤتمرات
• التجمعات الثقافية التي يدعى إليها المتخصصون في مختلف المجالات بهدف دراسة عنوان موضوع معين مع تقديم بحوث و حلول لمعالجة قضية ما من القضايا بالمؤتمر .
ويرى البعض أن الفرق بين المؤتمرات والاجتماعات ينحصر في :
• نوع الحضور : حسب حجم المؤتمر والغرض منه والدعوة والترويج له سيكون هناك أشخاص لهم ثقلهم ومراكزهم في حين أن الاجتماعات قد تحضرها شخصيات اقل أهمية وأقل وزن حسب نوع الاجتماع .
• عدد الحضور: إذا كان عدد الحاضرين والمشاركين او المدعوين أو المنظمين 10 فأكثر إلى 1000 شخص فذلك يطلق عليه مؤتمر أما إذا تراوح من شخصين إلى عشرة أشخاص أطلق عليه اجتماع .
• وهناك اعتبارات أخرى كالمدة الزمنية والوقت المستغرق ( إذا كان من ساعة واحدة إلى 3 ساعات سمي اجتماعاً أما إذا كان من يوم واحد إلى أسبوعين سمي مؤتمراً ))
ًًً
• المؤتمرات غالبا ما تعقد في قاعات خارجية بعيدا عن بيئة المنظمة . الاجتماعات غالبا ما تعقد في غرفة
الاجتماع داخل المنظمة .
• ينبغي عدم الخلط بين مصطلح الاجتماعات والتجمعات ،، فالاجتماعات تتم في بيئات وتحت تنظيمات رسمية يناقش فيها مواضيع وتطرح آراء وغالبا ما تصل إلى
نتيجة محدده ويتخذ بشأنها قرارات هامه .
أما التجمعات فهي تكتلات وحركات اجتماعية (تجمع وتشكل فرق مكونه من أشخاص وأفراد و جماعات في بيئة وتنظيم غير رسمي تتحدد للتعبير عن رأي أو طرح فكره أو للمناضلة عن حق أو لتحقيق أهداف شخصية )
14
الفرق بين الاجتماعات والمؤتمرات :

• هناك أربعة أسباب لعقد الاجتماعات بشكل عام : 1- تنسيق الإجراءات أو تبادل المعلومات 2- تحفيز الفريق على العمل
3- مناقشة المشاكل بشكل منتظم ( مثل اجتماعات جهاز العاملين )
4- اتخاذ قرار معين في موضوع ما . أنواع الاجتماعات:
• اجتماعات من حيث المدة أو الزمن : اجتماعات دورية " تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية / شهرية / سنوية" ، غير دورية "تعقد في أي وقت وبشكل مفاجئ كلما دعت إليها الحاجة وذلك لحدوث أمور طارئة
".
• اجتماعات من حيث المستوى :
✓ اجتماعات على المستوى العالمي أو الدولي يشمل مشاركة ممثلين و رؤساء العديد من الدول مثل الاجتماعات العربية كجامعة الدول العربية والمنظمات العالمية كالأمم المتحدة
✓ اجتماعات على مستوى الدولة هي اجتماعات رسمية على مستوى الدولة ككل لها شأنها تحت لواء النظام السياسي في الدولة مثل مجلس الوزراء ، مجلس الشورى .
✓ اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص خاصة بموظفي الشركة أو المساهمين من شركاء وممولين مثل : اجتماع مجالس الاداره في الشركات
• اجتماعات من حيث الشكل :
✓ اجتماعات تتقيد بالنظم والشكليات( رسمية ) هذا النوع من الاجتماعات يتحكم فيه الكثير من القواعد والنظم مثال : أسلوب التصويت في الاجتماع يكون بضوابط محددة – كذلك حق الأغلبية في إصدار القرار أو رجحان الجانب الذي يكون فيه الرئيس عند تساوي الأصوات وأيضا عدد المرات التي يحق فيها للعضو الكلام والمشاركة وطرح رأيه أو الإدلاء برأيه وما إلى ذلك من طريقة
التحدث و الوقوف وغيرها ....إلخ كالاجتماعات على مستوى الدولة وكذلك الدولية .
✓ اجتماعات لا تتقيد بالنظم ولا بالشكليات ( غير رسمية ) وهذه الاجتماعات لا تحكمها نظم أو قواعد وتتسم بالمرونة والسهولة .
ما هي أسباب عقد الاجتماعات ؟
15

✓ اجتماعات المعلومات لا يشترط لها عدد معين، وتصدر فيها الأوامر من رئيس الاجتماع إلى المشاركين مع السماح لطرح بعض الأسئلة، ويتم فيها التركيز على محتوى الاجتماع والغرض منها
هو الإخبار والإعلام وليس النقاش وتتحقق بها المهمة الانضباطية والإعلامية للاتصال .
✓ اجتماعات صنع القرار يكون فيها عدد الحاضرين صغيراً ومحدوداً، وتكون فيه المشاركة الفعالة من جميع الحاضرين بالحوار والنقاش، ويركز فيه على التفاعل وحل المشاكل وأخذ الآراء والأفكار
التي تبنى عليها توصيات الاجتماع تتحقق بها المهمة الإقناعية و التكاملية للاتصال .
وهناك أنواع أخرى من الاجتماعات :
• الاجتماعات الإعلامية : تتسم بحضور كبير وتوصيل أخبار ومعلومات غالبا ً لا يوجد هناك أسئلة تطرح . • اجتماعات المناقشة : تبادل الآراء والاقتراحات وتشجيع الجميع للنقاش لا يصدر قرار ولا خطه عمل إزاء
ذلك .
• اجتماعات حل المشاكل : تقتصر على أفراد معينين لديهم خبرة ومعلومات عن الموضوع محل المشكلة و تقديم أكثر من بديل في القرارات .
• اجتماعات متابعة الأداء : متابعة تنفيذ الخطة من خلال البرامج كما تركز على الالتزام بالوقت والجودة في الأداء وتكون اجتماعاتها دورية أو أسبوعية أو شهريه .
• اجتماعات التخطيط والتقويم : اجتماعاتها فصلية أو سنويا ً وتوضع فيها أهداف جيدة للمتابعة وتصحيح للانحرافات إن وجدت .
أهمية الاجتماعات :
تلعب الاجتماعات دوراُ هاما وكبيرا في إنجاز وتحقيق الكثير من أهداف المنظمات وتأتي أهميتها في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة والذي يمكن توضحيها فما يلي :
✓ التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة والى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعقلانية . ✓ التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة أو الأنشطة بين الأفراد والمنشآت
خارج المنظمة . ✓ إتاحة الفرصة للموظفين جدد وغيرهم للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وأيضاً للقادة الإداريين والمشتركين
في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم إلى بقية العاملين. ✓ تساهم برفع معنويـات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم
• اجتماعات من حيث الغرض:
16

✓ تقدم معلومات مهمة للقائمين بالأعمال لذا فهي وسيلة فعالة للتعليم والتدريب وتشكيل فرق العمل ✓ إن الاجتماع يهيئ جو من الالتزام بحيث يأخذ كل فرد على عاتقة مهمة تنفيذ ما اتفق عليه ✓ يمكن من خلالها اكتشاف وتقييم الأفكار ومعرفة الخبرات ✓ وفيها يتم الوصول إلى اتفاق جماعي حيث القرارات تتسم بالشرعية أكثر من الفردية ✓ تساهم الاجتماعات في رفع معنويات الأعضاء المشاركين ✓ تعد وسيله من وسائل التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام ✓ هي قناة اتصال ومجرى للتواصل بين القمة والقاعدة
ومن إيجابيات الإجتماع :
1)مناقشة الموضوعات الواردة في جدول الأعمال وفق الجدول الزمني المحدد 2)استطلاع للآراء الحاضرون بشكل فعال فيما يخص كل موضوع 3)التحرك تجاه الأهداف واستعراض كل الخيارات 4)التوصل إلى قرار والحصول على حلول مقبولة 5)اختتام الاجتماع بتلخيص النقاط الرئيسية . سلبيات الاجتماعات :
• سيطرة فئة معينة على الاجتماع ومحاولة تسييره وفقاً لرغباتهم مستغلين في ذلك سلطة الضغط من واقع مراكزهم المهنية، في حال سيطرة الأغراض والمصالح الشخصية و الصراعات والخلافات على الاجتماعات ستكون النتيجة هدراً للجهود ومضيعة للوقت وهدماً للبناء ووسيلة للتنافر وعدم الوفاق بين
الأعضاء وبين المنظمة .
• استغلال بعض الأعضاء الفرصة والأخذ بمبادرة التحدث بصورة تطغى على حقوق الآخرين. فافتقار الرئيس إلى المهارات القيادية في إدارة المناقشات قد يدفع البعض للسيطرة على جو الاجتماع .
ًًً
• كثيرا ما تكون القرارات التي تتخذ عن طريق الاجتماعات تمثل الرأي الوسط تفاديا للمشاكل وحرصا على
الخروج بنتائج ايجابية من الاجتماع ، حتى وإن لم يكن هذا القرار سليما ً أو يراعي المصلحة العامة .
• قد ت ّشكل الاختلافات في المستويات الثقافية والوظيفية بين الأعضاء عائقاً كبيراً في الاتصال بين الجماعة وتوثر عكسياً على تفاعلهم .
17

• إذا لم يكن رئيس الاجتماع على درجة كبيرة من الوعي والحزم، فإن الاجتماع يمكن أن يفشل بسهولة.
• قد تكون الاجتماعات فرصة للقاء والتعارف وتجاذب أطراف الحديث دون الخوض بجدية في الأعمال المنظورة أمام الاجتماع.
• الاجتماعات المستمرة الكثيرة مضيعة للوقت واستنزاف لموارد المؤسسات.
• قد يكون بعض أفراد الاجتماع دون مستوى الاجتماع من حيث الدراية والمعرفة والخبرة اللازمة للمشاركة في الاجتماعات بفعالية.
• الاجتماعات كبيرة العدد لا تؤتي ثمارها نتيجة تداخل أحاديث المشاركين وسوء عملية الاتصال بهم. ضوابط الاجتماعات :
• أن تكون اجتماعات المجالس واللجان للإدارة العليا متباعدة نسبيا أما فرق العمل يطلب من أعضائها الاجتماع المستمر .
• أن يكون لها اسم يعكس الهدف منها وأن تحدد مهامها وأعضاؤها تحديدا واضحا ودقيقا . • أن يؤكد دائما على هذه اللجان الالتزام الثابت والدائم برؤيا المنظمة وأهدافها . • أن يكون لها جدول أعمال معد سلفا وأن يكون وقت الاجتماع محددا فلا يطول حتى لا يحدث الملل . • أن يخرج كل اجتماع بقرارات وتحركات علمية محددة . • على المدير القيادي أن يكون ماهرا في إدارة دفة الاجتماعات . • ينصح دائما بتقليل الاجتماعات قدر الإمكان وأن تركز أعمالها لنقاش الأمور الإستراتيجية وأمور التنظيم
وعلاج المشاكل المزمنة أو تطوير المشاريع وإقرار السياسات . • أن لا يلغى أي اجتماع إلا لظروف قاهرة وأن يحرص الجميع على الالتزام به واحترامه مع معاتبة المخالفين • يحسن أن تكون هناك مكافأة رمزية للأعضاء والرئيس وذلك في مجلس الإدارة وفرق العمل واللجان
الرئيسية أما الاجتماعات الأسبوعية فهي جزء من واجباتهم ومسؤولياتهم .
متطلبات واجبة على مدير الاجتماع
• إتقان أساليب التدريب الأساسية والتي من أهمها المحاضرة، المحاضرة مع الأسئلة، المناقشة، العصف الذهني.
18

• التمكن من بعض الوسائل التدريبية المناسبة كالعروض التقديمية المعدة ببرنامج البوربوينت أو غيرها إذا تطلب الأمر.
• الإنصات الجيد للحاضرين. • التجرد وغلبة جوانب المصلحة العامة على المصلحة الشخصية. • المهارات اللغوية، من خلال الوضوح والفصاحة عند التحدث، ويفضل أصحاب الجوانب البلاغية التي
تحدث إمتاع للمستمعين.
• الإلمام بأهداف الاجتماع والموضوعات التفصيلية الجانبية التابعة له. • الدراية التامة بأعضاء الاجتماع من حيث التخصصات وبعض المواصفات الشخصية المتعلقة بالاجتماع. • الحزم والسيطرة على نجاح سير الاجتماع دون إفراط أو تفريط. • التحلي بروح المرح والدعابة في الوقت المناسب وبالطريقة المناسبة، ولعل من أهم أوقاتها هو بداية
الاجتماع وعند احتداد النقاش أو الخلاف بين بعض الحاضرين بالاجتماع.
تأثير طريقة الجلوس في الاجتماعات؟
• ويمكن أن يأخذ الاجتماع العديد من الصور وفقا لمجموعة من المتغيرات التي من أهمها عدد المجتمعين والوقت المخصص للاجتماع والإمكانات المكانية والمادية المتاحة والهدف من الاجتماع ومدى سريته وغير ذلك من المتغيرات. وبعد أخذ كل تلك المتغيرات في الاعتبار يتم تحديد الصورة التي سيتم جلوس المجتمعين بها في الاجتماع
ومن أهم هذه الصور ما يلي:
• الاجتماع الجماهيري الموسع الذي يأخذ شكل محاورة عامة أو محاضرة ونقاش بين مدير الاجتماع والمجتمعين، ويناسب ذلك الاجتماعات الكبيرة التي يزيد فيها عدد المجتمعين عن 30 فردا. وفي هذه الحالة تكون طريقة الجلوس على شكل صفوف في مقابل مدير الاجتماع، أو بمدرج للمقاعد إذا كان العدد بالمئات.
• الطاولة على شكل حرف Uبحيث يجلس مدير الاجتماع في الواجهة عن الطرف المغلق من الطاولة بحيث يتيح الفرصة لمقدمي العروض على الشاشة التي من المفترض أن توضع بمقابل الطرف المفتوح منها. وقد
يرى مدير الاجتماع أن يكون وقوفه عند الطرف المفتوح من الطاولة لسهولة مروره إلى باقي المجتمعين ما
19

20
لو رغب ذلك أثناء الاجتماع ليمنع تشتيت أنظار المجتمعين بين طرفي الطاولة للنظر إليه تارة وإلى شاشة العرض تارة أخرى.
• الطاولة على شكل حرف Oبحيث يجلس المجتمعون بشكل دائري حول الطاولة، وتسمى اجتماعات الدائرة المستديرة، وهي قد لا تحتاج إلى عروض تقديمية أو أن هناك شاشات كمبيوتر أمام كل مشارك بالاجتماع
بحيث يمكن توصيلها بشكل موحد حالة وجود عروض تقديمية أو أنها تقدم على مجموعة من الشاشات المتقابلة بمنتصف الطاولة لتمكين الجميع من الرؤية.
آداب النقاش والحوار والخلاف في الاجتماعات:
• إخلاص النية لتحقيق أي هدف . • الحرص على إرضاء الآخرين واكتساب مودتهم . • إيضاح الهدف المراد اللقاء أو الاجتماع من أجله . • مراعاة اختيار الزمان والمكان المناسبين لأي مناسبة بوقت كاف . • التواضع ولين الجانب وتبادل الاحترام وتقدير مشاعر الآخريـــــن من محاسن الأخلاق . • يستحسن التريث في اتخاذ القرار حتى يتم الإجماع عليه . • أن يتحرى الصدق في القول والأمانة في العمل . • أن يحب لغيره ما يحب لنفسه : وفي الحديث: ( لا يؤمن أحدكم حتى يحب لأخيه ما يحب لنفسه ) . • أن يكون حليما وأن يجادل بالحكمة والحجة والبيان . • أن لا يغضب أو يتهجم على الطرف الأخر حتى لو كان على غير حق لأن قصده بيان الحقيقة والبحث عن
المصلحة العامة .
• الاحترام المتبادل وعدم احتقار الطرف الأخر والاستخفاف به . • حسن الاستماع والإنصات وعدم المقاطعة . • البعد عن العبارات القاسية والمحرجة للطرف الأخر . • البعد عن سوء الظن المسبق واتهام النوايا .

أهم أدوار أعضاء الإجتماع :
❑ حدد من سيشارك في اللجنة أو الاجتماع ، وحدد عددهم المناسب وأماكن جلوس الأعضاء و الوقت المناسب لبداية الاجتماع .
❑ اطلب من سكرتير الاجتماع أن يحدد موضوعات الاجتماع، بالتشاور مع الأعضاء المشاركين في الاجتماع و التأكد من أنه قام بإعداد جدول الأعمال وتوزيعه على جميع الأعضاء المشاركين بالاجتماع .
❑ حدد دور كل فرد في الاجتماع ومساهمته في الجوانب الفنية أو المناقشات .
❑ اقرأ كل الأوراق والمستندات الخاصة بموضوعات الاجتماع .
❑ ضع موضوعات الاجتماع في تسلسل يعكس أهميتها النسبية .
❑ قم بترتيب محاور الموضوعات منطقياً حسب تسلسل الأفكار والمجريات .
❑ حدد الوقت اللازم لمناقشة كل موضوع ومن سيشارك في اللجنة أو الاجتماع و دور كل فرد منهم في الاجتماع و مساهمته في الجوانب الفنية و المناقشات.
❑ لا مانع من عرض وجهة نظرك لبعض المشاركين في موضوع معين قبل بدء الاجتماع . ❑ هيئ المكان المناسب للاجتماع والجو العام وذلك بالتأكد من وسائل الإيضاح والأدوات اللازمة وتوفير المرطبات
والضيافة المتنوعة في المكان المخصص لها .
ملاحظة إضافية :
❑ حاول أن تتواجد باكراً في قاعة الاجتماعات ويفضل قبل قدوم المشاركين لكي : • تهيئ نفسك جيداً بأخذ نفس عميق حتى تبدو عليك مظاهر الراحة وقلة التوتر .
• تتفقد وتتأكد من التجهيزات والأوراق .
21
• البدء بالحوار على أساس الاحترام المتبادل .
كيف تكون رئيسا ناجحا للإجتماع ؟
قبل الاجتماع

22
• تستجمع أفكارك وترتبها بطريقة أفضل . • لكي ترحب بالأعضاء المشاركين . • تستطيع ضبط حركة المتأخرين عن الاجتماع .
بداية الاجتماع : ❑ ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد و لا تبدأ متأخرا أبداً و لا تبتسم لمن يتأخر عن بداية الاجتماع لكي تحافظ
على سمعتك كرجل منضبط .
❑ قم بإدارة موضوعات الاجتماع كما هو مدون في جدول أعمال الاجتماع و حدد الهدف و الغرض من كل موضوع.
❑ من الممكن أن تسرد لهم بسرعة المواضيع التي سيتم تناولها ، و الزمن المحدد لكل منها في المناقشة. ❑ قم بتقديم الأعضاء الجدد ، و اذكر أسماء الأعضاء المعتذرين و الذين لم يحضروا.
بعد الاجتماع :
❑ تأكد مع السكرتير إن جميع الملاحظات قد تم تدوينها، و أعط له تعليمات بكيفية كتابة محضر الاجتماع.
❑ راجع مع السكرتير محضر الاجتماع بعد كتابته و طباعته ، و تأكد من أن الأعضاء المكلفين بمهام معينة يقومون بها ، و تابع ذلك بنفسك .
❑ راجع نفسك كرئيس للاجتماع ، و قيم عملك . ❑ حدد لنفسك الشئ الجديد الذي يمكن أن تضيفه في الاجتماع القادم .
محضر الاجتماعات Meeting Minutes ُمك ِّونات محضر الاجتماع
هو مستند أساسي يسمى بمحضر الاجتماع لابد وأن يحتوي على المعلومات الأساسية التالية وهي :

• موضوع الاجتماع


• مكان وزمان الاجتماع - أسماء الحاضرين والجهات التي ُيمثلونها في الاجتماع
  


• اسم رئيس أو قائد الاجتماع - اسم ُمعد محضر الاجتماع


• تاريخ كتابة محضر الاجتماع - القرارات التي اتخذت، أي أحداث يكون هناك قيمة من تسجيلها
  قد يتم توضيح تاريخ الاجتماع التالي ووقت انتهاء الاجتماع ، وقد يتم تسجيل اعتذار من اعتذر عن حضور الاجتماع
  إدارة المناقشات أو المشاركات :
  • أع ِط للاجتماع الشكل و الطابع الديمقراطي من حيث الإجراءات وأسلوب المناقشة . • كن عادلا في تقسيم الوقت بين المتحدثين وأعط وقت أكبر وفرصة لأكبر عدد من المشاركين في الحديث . • حاول أن تكون مسلياً ولا مانع من سرد بعض الفكاهات لتلطيف الأجواء أن كان هناك رتابة أو شحنات بين
  المشاركين .
  • إذا كانت هناك شوشرة ناتجة عن التحدث في الموضوع بين الأعضاء اطلب منهم التوقف فورا والرجوع إلى محور الموضوع الأساسي .
  • حاول أن تكون مسلياً واحتفظ ببعض الغموض فإذا كان الاجتماع طويلاً لا بأس من أخذ فترة راحة .
  • استمتع جيداُ لما يقوله أي مشارك ولا حظ كيف يستمع الآخرون وما هي ردود أفعالهم .
  ًًً
  • إذا كان الاجتماع سيستغرق وقتا طويلا أعط فرصه لأخذ قسطا من الراحة وقدم المشروبات كي يستعيد
  الأعضاء نشاطهم • لخص المناقشات في نهاية كل موضوع، أو حتى في منتصفه واشرح الاتجاه الجديد في المناقشة. • لإنهاء موضوع معين تدخل بتلخيص المناقشة فيه موضحاً الموافقة أو عدم الموافقة أو الاتجاهات المتباينة فيه • إعتبارات هامة : • وجه المناقشة داخل الاجتماع • نبه المشاركين على الوقت • سجل آراء الأعضاء القيّمة باستمرار .
  23
  
  • شجع الأفراد الصامتين على التحدث والمشاركة في المناقشة • أشكر المشاركين على الحضور • حدد ما يجب أن يقوم به كل عضو بعد الاجتماع • نبه المشاركين إلى مكان وموعد الاجتماع القادم بالاتفاق مع السكرتير • إذا وجدت خلافات بدأت بالظهور حاول التعامل معها بحكمة بدون أن تعكر صفو الاجتماع .
  الحالات الحرجة ( الصعبة ) داخل الاجتماعات كيفية التعامل مع الاعضاء الذين لا يتحدثون : ( الخجول ، المستمع ، غير المهتم ، المتحفظ بارائة ) وسنركز
  بالحديث عنها عن كيفية التعامل مع الشخص الخجول والمتحفظ بارائة )
  ✓ من هو الشخص الخجــــــــول ؟؟ هو الشخص الذي تبدو عليه ملامح الخجل إذ يبدو صامتا معظم الوقت وفي بعض الأوقات يهم بالحديث ولكن عندما يتكلم شخص فإنه يصمت .
  خصائصه يفتقد إلى الثقة في نفسه من السهولة إرباكه متحفظ و يتبدل لونه لأقل مؤثر.
  التعامل مع الشخص الخجــــول ؟؟
  • توجيه الأسئلة إليه مع مراعاة أن تكون في حدود قدراته • سؤاله عن رأيه في الموضوع ومدى موافقته عليه • اسند إليه بعض المهام والمسؤوليات الخاصة
  ✓ من هو الشخص المتحفظ بآرائه؟؟ هو الشخص الذي يكون خبيراً بموضوع الاجتماع ولكنه لا يرغب بمساعدة الآخرين وإعطائهم خبراته ومعلوماته باعتبار أنه أنفق من عمره الكثير في تحصيل هذه المعلومات
  وأنه لا ينبغي أن يقدمها لمن يحتاجها بسهولة .
  المتحفظ ليس معناه الانطوائي ... فالانطوائية مرض ومشكلة ... هو إنسان يميل إلى الانطوائية قليلا ولكنه إنسان طبيعي
  التعامل مع الشخص المتحفظ بآرائه ؟؟
  • اجعله يشعر بمكانته وأن الأعضاء يرغبون في الإستفاده من خبراته العظيمة • أعط معلومة صغيرة غير مكتملة عن الموضوع وأجعله يستكمل الحديث • أسند إليه بعض المهام واجعله يقود مجموعه صغيره من الأعضاء ويدير الحوار والنقاش
  24
  
  • اجعله يرأس بعض الاجتماعات وأن يقدم تقريراً عن مدى تقدم وفعالية هذه المجموعات
  كيفية التعامل مع الأعضاء الذين يتحدثون كثيرا : ( محب الظهور ، المتحدثين جانبا ، الثرثار ، الأناني ، كثير الشكوى ، النزاعات الشحصية ) وسنركز الحديث على كيفية التعامل مع محب الظهور ، والمتحدثين جانبا ، وكثير الشكوى )
  ✓ من هو الشخص المحب للظهور؟؟ يتميز بأنه يعرف كثيرا عن موضوع الاجتماع وهو يحب أن يظهر ذلك أمام جميع الحاضرين ويبرز نفسه على انه خبير في هذا الموضوع ويتحدث كثيرا وبالتالي يمنع الغير من
  التحدث .
  التعامل مع الشخص المحب للظهور ؟؟
  1_ اسأل الشخص محب الظهور سؤالا صعبا لكي توقفه عن الحديث 2_قاطعة ولخص ما يقوله واسأل أحد الحاضرين سؤالا أخر 3_كلفه بمشروع معين أو كلفه برئاسة لجنة فرعية من نفس المجموعة
  ✓ من هو الشخص الذي يتحدث جانبا ؟؟ يميل بعض الأعضاء إلى عقد حوارات جانبية أثناء الاجتماع مع بعض الأعضاء الآخرين وهذا بالطبع يفسد جو الاجتماع
  التعامل مع الأشخاص المتحدثين جانبا؟؟
  1- أوقف الحوار وأنظر لهم نظره غضب 2- تعمد إحراج المتحدثين جانبا وذلك بتوجيه أحدهم سؤالا لن يتمكن من الإجابة عليه لأنه مشغول
  3- تحرك إلى حيث يجلس أصحاب الحوار الجانبي وقف قريبا منهم وفي تلك اللحظة سوف يلتفت جميع أعضاء الاجتماع إليهم
  4- الأشخاص الذين يتحدثون دائما في الاجتماع يجب أن يجلسوا في الاجتماع القادم بعيدا عن بعض
  ✓ من هو الشخص كثير الشكوى؟؟ هم من دائما يوجهون اللوم إلى المجموعة على أشياء أو ظواهر ليست في مقدورهم أو تحت سيطرتهم كأسلوب الإدارة و الظروف الاقتصادية ودائما يقولون "ما الفائدة من ذلك
  ويحبطون المجموعة كلها .
  25
  
  26
  التعامل مع الشخص كثير الشكـــــوى؟؟
  1- الفت نظره إلى ان هذه الأشياء ليست من اختصاص الاجتماع وإن هذه المجموعة تعمل تحت الظروف المتاحة.
  2- قاطع المشتكي ووجه المجموعة إلى الموضوع الأصلي 3- اسأل الفرد مباشرة عن حل للمشكلة التي يثيرها وبالطبع لم يجد حل وفي هذه الحالة الفت نظره انه لا يجب
  ان تستسلم المجموعة لعدم وجود حل وبهذا تجعل المجموعة تعود للموضوع الأصلي .
  كيف تكون سكرتيرا ناجحا ؟؟ قبل الاجتماع: ١- اسأل الأعضاء عن الموضوعات التي يرغبون في طرحها. ٢- ناقش بنود جدول الأعمال مع الرئيس، واقترح تسلسلاً لهذه الموضوعات. ٣- لخص نتائج أعمال الاجتماع السابق ودونها في جدول الأعمال. ٤- قسم الموضوعات التي تحتاج لاتخاذ القرارات والموضوعات الصعبة والموضوعات التي تحتاج لمناقشة ولا
  تحتاج لاتخاذ القرار والموضوعات السهلة. ٥- اتفق مع الرئيس على تاريخ وساعة بدء الاجتماع وزمن الاجتماع. ٦- بعد تحديد بنود جدول الأعمال أطبعها ووزعها على الأعضاء . ٧- تأكد من ترتيب غرفة الاجتماع وأماكن جلوس الأعضاء كما حددها الرئيس وتأكد من توفير الأدوات المكتبية. أثناء الاجتماع: ١- أعط أوراق الاجتماع للرئيس حسب ترتيب بنود جدول الاجتماع. ٢- دون ملاحظاتك عن المناقشات ولخصها . ٣- دون ملاحظاتك عن الموضوعات التي تمت الموافقة عليها والموضوعات التي تحتاج إلى تنفيذ مهام معينة بعد
  الاجتماع. ٤- لا تشترك في المناقشات، إلا إذا طلب منك. ما بعد الاجتماع:
  
  ١- قم بعمل محضر الاجتماع يشمل وقائع الاجتماعات وملخص المناقشات وملاحظاتك عنها. ٢- دون في المحضر تاريخ الاجتماع القادم. ٣- اعرض المحضر قبل طباعته على الرئيس. ٤- أطبع المحضر بعد عرضه على الرئيس ووزعه على الأعضاء. ٥- تابع تنفيذ المهام المطلوبة منك وأعد البيانات اللازمة للاجتماع القادم. ٦- أحفظ محضر الاجتماع في غرفة حفظ المستندات الخاصة بك حتى موعد الاجتماع القادم. متى يكون الاجتماع فعالاُ ؟؟
  • إن الاجتماع الفعال هو الذي يحقق الأهداف المرجوة من عقدة في أقصر وقت ممكن ، كما يحقق رضا غالبية المشاركين فيه . وبالتالي فإن فعالية الاجتماع تتوقف على قدرة رئيس الإجماع في تحقيق التوازن المطلوب
  بين تحقيق هدف الاجتماع في أقصر وقت وبين قدرته على تحقيق رضا المشاركين في هذا الاجتماع .
  نصائح لحل مأساة الاجتماعات الفاشلة :
  ✓ لا تنس السبب الرئيسي للاجتماع . ✓ لا تنس القاعدة الذهبية للاجتماع ( الثناء علانية و الانتقاد بشكل شخصي منفرد ) ✓ لا تقم بالضغط للحصول على قرارات . ✓ لا تستغل الاجتماعات لتدمير وظائف الآخرين ✓ لا تفضل أحد على أحد . ✓ لا تستخدم الدكتاتورية أو التسلط التكنولوجيا تقلل من مشاكل الاجتماعات لكن لا تحلها
  • إن التقنيات الحديثة تساعد على جعل الاجتماعات أكثر سهولة وفاعلية ففي العديد من المؤسسات يتم استعمال البريد الإلكتروني كوسيلة سريعة وسهلة للاتصال وتبادل المعلومات داخليا ً دون الحاجة إلى عقد المزيد من
  الاجتماعات ولكن وجود التقنية لا يغني عن الاجتماعات .
  • كيف تكون عضوا ناجحا في الاجتماع ؟؟
  27
  
  28
  ▪ يجب أن تكون على علم بالغرض من الاجتماع و دورك فيه.
  ▪ راجع أوراقك و ملاحظتك التي أعددتها للاجتماع.
  ▪ تأكد من انك قمت بالعمل الذي كلفت به في الاجتماع السابق و جهز تقريرا بذلك.
  ▪ توجه للاجتماع في الوقت المحدد ويفضل وتواجدك في قاعة الاجتماع قبل بخمس دقائق على الأقل .
  أثناء الاجتماع
  ▪ كن مستمعا جيدا لزملائك و انتبه لما يدور من مناقشات و لا تقاطع زميلا أثناء حديثه .
  ▪ كن موضوعيا في الحلول التي تطرحها و فكر في عرضها بطريقة يقبلها الآخرين.
  ▪ تجنب الهجوم الشخصي على بعض الأفراد و إذا لاحظت أن الاجتماع خرج عن الهدف المحدد له قم بتنبيه الرئيس إلى ذلك
  ▪ أيّد آراء الآخرين إذا كانت موضوعية . ▪ دون ملاحظاتك على ما يدور من مناقشات في أوراقك الخاصة و تخير الوقت الملائم لعرضها بحيث لا
  تستغرق أكثر من الوقت المخصص لك للحديث .
  ▪ تجنب المناقشات الجانبية و أعمل من خلال رئيس الاجتماع و لا تتجاهله .
  بعد الاجتماع
  ▪ تشاور مع من تمثلهم في الاجتماع . ▪ ادرس محضر الاجتماع عندما يمرر عليك للتوقيع و د ّون ملاحظاتك ▪ قم بتنفيذ ما طلب منك أثناء الاجتماع ▪ فكر مع نفسك في مساهمتك في الاجتماع من الملاحظ أنه بعد انتهاء أي اجتماع قد تسمع التالي : • كان يمكن ألا أشارك في الاجتماع . • لم يكن في الاجتماع أي شيء يخصني
  قبل الاجتماع
  
  • لا أرى مبرراً لعقد الاجتماع • ما استغرق 3 ساعات كان من الممكن أن يستغرق ساعة واحده
  كلمة أخيرة
  • إن التعامل مع الاجتماعات كعملية تحتاج إلى تخطيط وتنظيم وتنسيق و توجيه ورقابة حتى تأتي النتائج منسجمة مع ما يبذل فيها من جهد وينفق عليها من وقت .
  • اجعل الاجتماعات ذات جو ممتع وابتعد عن الالتزام بالشكليات دائما واعتمد على أساليب العصف الذهني والمشاركات الفعالة و الناجحة في اتخاذ القرارات او بناء المقترحات فقد تنبثق أفكار جديدة وآراء رائعة
  أفضل مما لو كنت تفكر وحدك تتخذ القرار بمفردك