Lakhasly

يلخص هذا النص آلية تنظيم ومعالجة البريد في المؤسسات، مُركزًا على دور الأمينة. يتناول ثلاثة أنواع من البريد: الوارد، والصادر، والداخلي. يُفصل النص معالجة البريد الوارد عبر عدة مراحل: الاستلام، التصنيف (بريد سريع، كشوف حسابات، بريد شخصي، منشورات، إلخ)، الفتح (باستثناء المُغلفات السرية)، استخراج المحتويات وتسجيلها (التحقق من المرسل، التاريخ، المرفقات)، ختم الرسالة بالتاريخ، كتابة تعليقات للمدير لتسهيل اتخاذ القرارات، تقديم البريد للمدير، وتوزيعه مع تسجيله في سجل خاص لضمان وصوله واستلامه. كما يتطرق النص لمعالجة البريد في غياب المدير. أما البريد الصادر، فيُعرّف بأنه كل ما يصدر من المؤسسة، ويُشدّد على أهمية الاهتمام بمظهره ومضمونه، مع ضرورة الاحتفاظ بمسودات الرسائل المكتوبة يدويًا في بعض المؤسسات، وتسجيل المراسلات في سجل خاص قبل إرسالها.

المطلب الثاني: تنظيم ومعالجة البريد
يعتبر البريد من أحد وسائل الاتصال المكتوبة، فهو أداة إثبات وأهمية قصوى في مجال السكرتارية، فعلى الأمينة الاهتمام الكبير بالبريد، سواء كان في مؤسسة صغيرة أو كبيرة، كذلك السرعة والدقة في معالجة البريد حيث ينعكس أثرها على كافة المؤسسة في القيام بواجباتها نحو المتعاملين معها.
ويوجد عادة في كل المؤسسات ثلاثة أنواع من الدراسات وهي البريد الصادر والمراسلات الداخلية.
أولا: البريد الوارد:
هو عبارة عن مجموعة من الوثائق والملفات والتقارير والقوانين التي تدخل المؤسسة أو الإدارة بواسطة سعاة البريد وينقل هذا البريد إلى مكتب الأمينة، لهذا عليها أن تعالجه حسب الخطوات التالية:
أ- الاستلام
يتم استلام المراسلات على مستوى السكرتارية العامة للإدارة أو المديرية العامة للمؤسسة حتى يضمن السير الحسن للإدارة، وهناك عدة طرق لوصول البريد إلى الإدارة، فقد يتم استلامه باليد أو من خلال الساعي الذي يقوم بجلبه من صندوق البريد للإدارة.

ب- التصنيف والفرز:
بعد استلام البريد من طرف المصلحة المعينة في الإدارة، تقوم الأمينة عندئذ بقراءة المعلومات المدونة على الأظرفة وتقسيمها إلى مجموعات كالتالي:

• 
  

  البريد السريع (الممتاز)، والبرقيات والخطابات التي يجب أن يوقع على استلامها من طرف شخص ما.

  
  


• 
  

  البريد الذي يحتوي على كشوف الحساب والصكوك والمستندات الهامة تقوم الأمينة بوضع مع التي تخص المكتب والإدارة.

  
  


• 
  

  البريد الشخصي والطرود.

  
  


• 
  

  المجلات والجرائد والمنشورات الدورية.

  
  


• 
  

  الكتيبات والكتالوجات والمواد الإعلامية.

  
  

  ج- فتح البريد:
  في هذه المرحلة تفتح جميع الأظرفة ما عدا المكتوب عليها –سري- أو خاص- ثم تفرز، وهذا بتكوين مجموعات من الرسائل حسب الموضوع والمصالح المعينة لتحديد الجهة التي سيرسل إليها( ).
  د- استخراج المحتويات وتسجيلها:
  تعتبر عملية إخراج المحتويات وفحصها من الخطوات الهامة في معالجة البريد، حيث يتم سحب الأوراق الموجودة داخل الظرف للتأكد من عدم وجود أي مرفقات أو أشياء أخرى داخلية لم يتم إخراجه.
  أما مرحلة الفحص فتتم بفحص الرسالة من الداخل، والتأكد من البيانات الأولية الضرورية، ففي هذه المرحلة يجب على الأمينة التأكد من:

  
  


• 
  

  عنوان المرسل وتوقيعه.

  
  


• 
  

  تاريخ إرسال الرسالة.

  
  


• 
  

  مراسلات يمكن أن ترد عليها الأمينة بنفسها مثل (مراسلات الشكر، التعزية والتهنئة).

  
  


• 
  

  وجود المرفقات أو عدم وجودها.
  ه- ختم الرسالة بالتاريخ واليوم:
  إن تاريخ ووقت وصول الرسالة له دلالة قانونية في المعاملات، فمثلا يحدد استلام فاتورة ما، يمكن أن يتم ذلك بإحدى الطرق التالية:

  
  


• 
  

  كتابة التاريخ باليد مثلا (02/01/2012).

  
  


• 
  

  ختم الرسالة (تم الاستلام) والتاريخ يمكن تغييره يوميا من الخاتمة اليومية.

  
  


• 
  

  إذا أرادت الأمينة أن توفر الوقت والجهد عليها وعلى مديرها ما عليها إلا تنظيم الخطابات الواردة بعد قراءة المحتويات وتقسيمها حسب الطريقة التالية:
  -شرح سريع للمدير لمساعدته على اتخاذ القرارات المناسبة وذلك بالتعليق على الرسالة.

  
  
  
  
  • كتابة التعليق باستخدام الهوامش وبقلم الرصاص وبلون مخالف اللون المكتوب به في الرسالة وليس بين السطور( ).
    وـ- تقديم البريد للمدير:
    على الأمينة أن تعد البريد للمدير بعد الانتهاء من التعليق عليه، وأن يكون البريد جاهزا ليتطلع عليه المدير عند وصوله.
    فبعد القيام بقراءة البريد يمكنها القيام بتقسيمه إلى أربعة أقسام.
  
  
  
  


• 
  

  مراسلات يرد عليها المدير بنفسه.

  
  


• 
  

  مراسلات يرد عليها نائب المدير، أو شخص أومن نفس الإدارة أو إدارة أخرى.

  
  


• 
  

  مراسلات لا تحتاج للرد، المذكرات الداخلية والتقارير الدورية التي تحفظ بدون رد.

  
  


• 
  

  مراسلات يمكن أن ترد عليها الأمينة بنفسها مثل: (المراسلات الدورية).
  ي- توزيع البريد:
  إن عملية توزيع البريد من أهم مراحل البريد الوارد، ويوزع البريد لغرض الحصول على معلومات تساعد على الرد على الرسائل وإعطاء التعليمات للآخرين بالرد أو الإعلام.
  وتوزيع البريد عملية مستمرة فيجب على الأمينة أن تتأكد من أن كل رسالة مراد إبلاغها أرسلت، كما أن الرد المتوقع قد ورد فعلا، ولا يتسنى ذلك إلا بتسجيلها في سجل البريد الوارد، ومتابعة وصول الرسائل إلى ومن المكتب كما أن السجل يوفر الوقت دون الحاجة إلى الرجوع لملف الرسائل.
  أما إذا كانت الرسائل من مكتب يستلزم توزيعها على أكثر من شخص واحد فيمكن في هذه الحالة إرفاق النموذج من الرسالة يتم التوقيع عليها من قبل الأفراد الذين أشار إليهم المدير بالاطلاع على الرسالة وإعادتها.
  وتتم هذه العملية حتى لا يدعي أحدهم عدم الاستلام إما عن قصد أو غير قصد( ).

  
  


• 
  

  معالجة البريد في حالة غياب المدير
  يتم معالجة البريد أثناء غياب المدير سواء كان في إجازة أو مرض أو سفر في مهمة عمل فقد يشير المدير على الامينة بتحويل الأمور التي لا تحتمل الانتظار إلى شخص ينوب عنه في الرد على البريد أو ترد بنفسها على الرسائل مع إعداد ملخص عن ذلك.
  ثانيا: البريد الصادر
  أ- تعريف البريد الصادر:

  
  


• 
  

  هو كل ما يصدر عن المؤسسة من رسائل ووثائق إلى العملاء أو المؤسسات ويجب الاهتمام بهذا النوع من البريد لأنه يعطي إنطباعا حسنا عن المؤسسة( ).

  
  


• 
  

  هو عنوان المؤسسة وأحسن معلق عنها، لذا يجب الاعتناء بمظهر المراسلة شكلا ومضمونا، وهو كذلك مجموعة من الملفات والوثائق المرسلة من قبل مصلحة البريد الصادر والوارد إلى المصالح الخارجية للإدارة أو الخواص.
  ولكن قبل أن تقوم بعرض إجراءات البريد الصادر، يجب علينا لفت الانتباه إلى بعض الملاحظات.
  تحرص بعض المؤسسات الحكومية على الاحتفاظ بمسودة المراسلات الصادرة التي كتبت باليد لأنها تعتبر هذه الأخيرة الفاصل والأساس.
  أما صورة المراسلات فتعتبر ثانوية لا قيمة لها إلى جانب هذه المسودة كما أنه من الضروري الاحتفاظ بها للتعرف من خلالها على خط كاتب الرسالة.
  يجب على كل الموظفين المكلفين بالتحرير إعداد مشروع الرد، تكتب الرسالة على جهاز الكمبيوتر من أصل وعدة نسخ حسب الحاجة، وتسجل جميع المراسلات بعد ذلك في سجل البريد الصادر مع ترقيم المراسلات على الصورة بأرقام متسلسلة، ثم يرسل بعد ذلك إلى الجهات المختصة( ).