Lakhasly

المحاضرة الثالثة: نظام تصنيف الوثائق الإدارية للمؤسسة
2. نظام تصنيف الوثائق الإدارية للمؤسسة: Plan de Classification des documents

تعرضنا في ما سبق في موضوع الإجراءات العملية الأرشيفية ( من يفعل ماذا ؟ )، وفي ملف ثاني إلى أول أدوات العمل الأرشيفية التي وجب إعدادها لتنفيذ برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف، واليوم نتعرض بالدرس إلى ثاني هاته الأدوات الأرشيفية ونعني به "نظام تصنيف الوثائق الإدارية للمؤسسة".
من هذا المنطلق سيقع إعداد وسائًل العمل الكفيلة بإحكام التصرف في الوثائًق والأرشيف، والتي تمثل أحد مكونات البرنامج.ومن بين هذه الوسائًل "نظام تصنيف الوثائًق الخصوصية". محور هذا العمل يخص "نظام التصنيف" هذا، الملفات والوثائًق الخصوصية للمؤسسة .وتجدر الإشارة إلى أن "نظام تصنيف الوثائق" هذا يتم تطبيقه على الوثائًق الجارية الاستعمال ( الفترة النشطة ) داخل المكاتب الإدارية، ولا يتم استخدامه في المراحل الموالية من حياة الوثيقة ( الفترة الشبه نشطة / الفترة التاريخية )، وهاتين المرحلتين يتم ترتيب الأرصدة الوثائقية خلالها حسب نظم ترتيبية معينة.

• تعريف التصنيف:يتمثل التصنيف في ضبط طريقة لتجميع الوثائًق حسب أوجه التشابه بينها عبر تحديدها داخل أقسام، وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائًية مبنية منطقيا وتدرجيا في شكل نظام تصنيف. ويتم تقسيم الوثائًق إلى مجموعات حسب مقياس معين حتى تتحصل على مجموعة أصناف تنطوي تحتها جميع الوثائًق.
  هذا وتجدر الإشارة إلى أنه يجب التمييز بين مفهومين أساسيين هما: التصنيف والترتيب:فالتصنيف هي عملية ذهنية تعني بتجميع الموضوعات الأساسية، وبلورتها لتمثل الوظائًف العامة للإدارة التي تتميز بتركيبة منطقية متدرجة ومتفرعة. وتؤدي هذه العملية إلى تصور نظام تصنيف، ثم إلى وضعه حيز التنفيذ. والتصنيف هو أيضا البحث عن التفريعة المناسبة التي تسند إلى كل وثيقة أو ملف يخص الإدارة المعنية بنظام التصنيف. لكن التصنيف وحده لا يفي بالحاجة لأنه يقتصر على وضع إطار عام تتنزل ضمنه مجموع الوثائًق. والهدف من إعداد نظام تصنيف للوثائق هو تحديد مدى ارتباط الوثائًق ببعضها وضبط مجموع العلاقات العضوية على مستوى مختلف الوظائًف من جهة، وعلى مستوى مختلف التفريعات داخل الوظيفة الواحدة من جهة أخرى.
  أما الترتيب فهي عملية مادية، وهو الطرف الذي يربط بين نظام التصنيف، وتجسيده في المستوى العملي. فبالاعتماد على رموز التصنيف المسندة إلى الوثائًق بناء على نظام التصنيف وعلى الرموز الثانوية المكملة لها، يتم ترفيف الوثائًق بوضعها في تنظيم منطقي حسب تسلسل هذه الرموز.


• خاصيات نظام التصنيف:ليكون نظام التصنيف مجديا ومتماسكا يجب أن يرتكز على خاصيات هامة:


• التدرج: وهو أن يعتمد نظام التصنيف على تسلسل الوظائًف وتفريعاتها من العام إلى الخاص، وبالتالي يتكون نظام التصنيف من أصناف رئًيسية تتفرع عنها أصناف فرعية والتي تتفرع بدورها إلى أقسام وأقسام فرعية، كما يمكن إضافة مستوى تصنيفي آخر إذا اقتضى الأمر.


• المنطقية: لا بد أن يتوفر التجانس داخل الأصناف وتفريعاتها، فيتم الجمع بين ما هو متشابه، والفصل بين ما هو مختلف في الوظائف و المواضيع بحيث يتسم نظام التصنيف بالتسلسل المنطقي أثناء ترتيب الوثائًق داخل الأقسام.
  *التفرد: يجب أن يسند إلى كل موضوع أو مفهوم موقع واحد داخل نظام التصنيف، فيتضمن بذلك الفصل بين مختلف الأصناف فتصنف كل وثيقة إلى الصنف أو القسم المناسب لها. ويجب تجنب تجميع الوثائًق تحت عنوان غير دقيق مثل" متفرقات" / عموميات / الخ..
  *الشمولية: وهي أن يكون "نظام التصنيف" شاملا لجميع وثائًق الصندوق مهما اختلفت أشكالها وتنوعت المعلومات التي تتضمنها دون استثناء، و أن يكون أيضا جامعا لكافة الوظائًف والأعمال الإدارية.
  *القابلية للتمدد: وهي قابلية "نظام التصنيف" للتفريع عند حاجة إضافة صنف أو فرع، ليضمن احتواء نوعيات جديدة من الوثائًق التي قد يتم إنشاؤها بعد إعداد" نظام التصنيف" أو نوعيات أخرى تنتمي إلى تدقيق تفريعات موجودة.
  إن هذه الخاصيات تمكن من تحقيق احترام "مبدأ النشأة" ( Principe de Provenance )، فتجنب الخلط بين الوثائًق التي تنشئها مختلف المصالح في نفس الإدارة، فتكون الوثائًق الخاصة بكل مصلحة وحدة مستقلة عن غيرها.
  4-أهداف نظام التصنيف:يهدف اعتماد نظام تصنيف الوثائًق إلى تحقيق الغايات التالية:
  *ضمان السرعة للاستدلال على الوثائًق ومواقعها ثم إرجاعها إلى أماكنها،
  *المساهمة في الرفع من مردو دية العمل الإداري،
  *تيسير حفظ الوثائًق و حمايتها،
  *وضع الوثائًق في إطارها الطبيعي للاستدلال على ظروف نشأتها و استعمالها،
  *الاستدلال على تطور الأعمال و الوظائًف الإدارية،
  *ضمان استمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركية الأعوان وذلك بتوحيد طرق التصنيف ونبذ الاجتهاد الفردي المشخص،
  *ترتيب الوثائًق وفق نظام محدد وموحد انطلاقا من الوظائًف التي أنشأت في إطارها و التي لا تتغير على عكس التنظيم الهيكلي القابل للتحوير.
  5 - طرق التصنيــــف: توجد عدة طرق لتصنيف الوثائًق، لكل واحدة منها جوانب إيجابية و جوانب سلبية أو حدود. وتتمثل أهمها فيما يلي *
  التصنيف الألفبائًي:و يعتمد ترتيب الوثائًق حسب التسلسل الألفبائًي للحروف. وينطبق هذا النوع من التصنيف فقط على أسماء لأشخاص ماديين أو معنويين أو لمواقع جغرافية، ولا يمكن استعماله في حالات أخرى. ونظرا لتعقده وعدم قابليته للتمدد ( عدد الحروف محدود )، لم يقع الاعتماد عليه في نظام التصنيف هذا.


• التصنيف الزمني: ويتمثل في ضبط الوثائًق حسب تاريخ صدورها، وفي الغالب ينطبق هذا التصنيف على المراسلات و الوثائًق الحسابية. وتجدر الإشارة إلى أنه يحتاج إلى إدماجه مع نوع آخر من التصنيف ليكون عمليا


• التصنيف العددي: ويتمثل في إسناد رقم إلى كل وثيقة حسب التسلسل العددي، فيمكن الاستدلال بسهولة على الوثائًق. لكن يستوجب هذا التصنيف أداة بحث تمكن من التعرف على الرقم المناسب للوثائق. وعند ذلك يتيسر ضبطها فوق الرفوف. وهذا النوع من التصنيف هو الذي تم على أساسه إعداد "نظام التصنيف" هذا.


• أسس التصنيف:يعتمد هذا التصنيف الوظائًف التي يقوم بها المرفق العمومي كأساس لتصنيف الوثائق وتؤدي كل وظيفة إلى صنف رئيسي وتتفرع الوظيفة إلى وظائف فرعية تقابلها في نظام التصنيف أصناف فرعية وتتفرع كل وظيفة إلى أقسام و يتجزأ كل قسم إلى أقسام فرعية وتتدرج تركيبة المواضيع الناشبة عن ذلك من العام إلى الخاص وتكون قابلة للتمدد والتطور، وتصحبها منظومة عددية تمثل رموز التصنيف لهذه المواضيع
  مثال: * الوظيفة الرئيسية:التسيير العام للمؤسسة / الرمز 1000،ويتفرع عنه
  *صنف رئيسي: المراقبة والتصرف للمؤسسة / الرمز 1100 ،ويتفرع عنه
  *قسم المراقبة المالية / الرمز 1110،رويتفرع عنه oقسم فرعي1: مراقبة الخزينة /الرمز1111
  o قسم فرعي2:
  مراقبة الدفوعات / الرمز o1112الخ
  وتجدر الملاحظة إلى أن نظام التصنيف هذا لا يعتمد التصنيف الهيكلي للمؤسسة و ذلك لعدة اعتبارات منها:

• هشاشة هذه القاعدة التصنيفية والمتغيرات التي قد تطرأ على الهياكل كحذف مصلحة جديدة أو إحداث مصلحة أو إدماج المصالح فيما بينها أو فصلها عن بعضها, وقد تم الاعتماد على التصنيف الوظيفي في نظام التصنيف لأنه يحمل عدة مزايا من أهمها:

• يمكن من جعل نظام التصنيف أداة تصرف ناجعة وشاملة تلم بكافة الجوانب الخاصة بالمرفق العمومي،
  *يضع الوثيقة أو الملف في الإطار الذي نشأت فيه لأن فصل الوثائق عن هذا الإطار قد يفضي إلى صعوبة فهم المعلومات التي تحتويها، والعلاقة التي تربط بينها، قابلية التمدد و التطور،


• الترميــــز:يتمثل التمييز في إسناد رموز لجميع الأصناف والأقسام، وتكون الرموز في شكل أرقام أو في شكل مزدوج بين الأرقام والأرقام أو الأرقام و الحروف.هذه الرموز هي بمثابة المعرف لأي وحدة من وحدات التقسيم، وهي التي ستجعل كل تفريع يتفرد عن غيره.
  وهناك أنواع للترميز، أهمها:
  *الترميز العددي:وهو عبارة عن إسناد رموز في شكل أعداد.
  *ترميز ذو دلالة زمنية:إشارة إلى الفترة الزمنية الخاصة بالوثيقة والتي يمكن أن يتم على أساسها الترتيب. مثال الملفات المتعلقة بالميزانية التي ترتب حسب السنوات التي تخصها.
  *ترميز يعتمد سلسلة من الأعداد: ألفية ومئوية وعشرية وأحادية، وبهذه الطريقة وقع تكوين رموز مركبة تمكن من فتح مستوى إضافي أو أكثر إلى جانب الرمز الأصلي الذي أسند إلى القسم، وهو تجسيد لقابلية التمدد التي يجب أن تتوفر في كل نظام تصنيف.مثال: يسند للملفات الإدارية للموظفين الرمز 2610
  وطالما أن المؤسسة تتضمن عدد من الموظفين،لذلك وجب إعداد ملفات عدة، لكنها تحمل نفس الرمز وهو رمز الملف الشخصي للموظف، فكيف سيكون التفريق بينها ، وهنا يدخل الترميز المزدوج، أي رمز أساسي وآخر فرعي لكي يسهل التمييز بينها والتفريق عن بعضها وسهولة إسترجاع الواحد منها، لذلك من الممكن مثلا إضافة المعرف الإداري للموظف لرمز ملفه لاعتبار ان المعرف الإداري لا يتكرر أبدا لأكثر من موظف، فيكون الرمز كالتالي:
  2610/129 ملف الموظف ذو المعرف الإداري 129،2610/170 ملف الموظف ذو المعرف الإداري 170 ...الخ *
  الترميز الألفبائي: يعتمد هذا النوع على الحروف الأبجدية حسب تسلسلها الطبيعي. و نظرا لتعقده وصعوبة استعماله ( يتطلب وسائل بحث, مشاكل عند إضافة أصناف جديدة، ...الخ ) ، فإنه لا يحبذ اعتماده في نظام التصنيف.


• الترميز المزدوج:يجمع هذا النوع من الترميز بين الحروف والأعداد، أو أعداد مركبة، والغاية من استعماله هو أنه قابل لإضافة مستويا ت جديدة من التفريعات. و قد وقع اعتماد هذا التمييز ( عددي مزدوج ) في نظام تصنيفنا هذا موضوع الدراسة.

المحاضرة الرابعة:تابع :طريقة إعداد نظام التصنيف ومراحله

• طريقة إعداد نظام التصنيف:قبل البداية في إنجاز أي عمل، من الضروري القيام بمرحلة سابقة تساعد على إعداد أرضية مناسبة يرتكز عليها العمل. وقبل الشروع في إعداد نظام التصنيف لأي مؤسسة فإنه لا بد من الإطلاع على مختلف الإجراءات الترتيبية والمستندات القانونية المؤسسة بمختلف وحداتها لجمع القدر الكافي من المعلومات حول وظائفها، وما يرتبط بها من نشاطات وعلاقات.
  كما يجب القيام بحوار مباشر مع مختلف المسؤولين عن الوحدات الإدارية التابعة لهم داخل المؤسسة، ويقع استنتاج وتدوين الأنشطة التي تتعاطاها المؤسسة، ونوعية الوثائق التي تنتجها أو تتحصل عليها. كما يقع دراسة حاجيات المؤسسة فيما يخص طريقة ترتيب الوثائق وحفظها ومن بعد استرجاعها، وعلى ضوء ذلك يقع اختيار إطار تصنيف محدد، بإمكانه الاستجابة لحاجة المؤسسة، وتوحيد عملية التصنيف والترتيب، مما يساهم في تسهيل الحصول على المعلومة، وتسيير دواليب العمل الإداري مع الموارد المتاحة.
  وكنا قد تعرضنا سابقا في موضوع "الإجراءات الأرشيفية"، في الجزء المتعلق بإعداد نظام تصنيف الوثائق إلى مختلف المراحل المتعلقة بإعداد هذه الأداة الأرشيفية
  وتتلخص مراحل إعداد نظام تصنيف وثائق المؤسسة في ما يلي:
  إعداد الهيكل النظري للدليل ( المقدمة / الأهداف / كيفية الاستخدام /...الخ )،
  _تحديد الوظائف الخصوصية للمؤسسة بعد تحديد الوظائف المشتركة بدليل نظام تصنيف الوثائق المشتركة المعد من قبل الأرشيف الوطني.
  _ تفريع الوظائف الخصوصية المستخرجة إلى أصناف وأقسام وفروع،
  _ تحديد نوع التصنيف والرموز المعتمدة،
  _ ترميز الوظائف بمختلف فروعها،
  _ إعداد كشاف للنظام للبحث عن الرموز المحددة،
  _ عرض النظام على مصالح الأرشيف الوطني للموافقة والمصادقة عليه.


• مراحل إعداد نظام التصنيف:كما سبق أن ذكرنا فإن كل مؤسسة مطالبة بتحديد وثائقها الخصوصية، أما الوثائق المشتركة بينها وبين بقية المؤسسات والوزارات لإغنه قد تم تحديدها وتصنيفها وترميزها من قبل الأرشيف الوطني، وما على أي مؤسسة إلا التقيد بها .ويقع الاستناد في تحديد الوظائف الخصوصية على الوثائق الخاصة بالمؤسسة مثل: "أدلة الإجراءات" و"القوانين التأسيسية والترتيبية ، و"الهيكل التنظيمي للمؤسسة"..الخ .وبالإضافة إلى ذلك، يقع أيضا اللجوء إلى الحوار المباشر مع مختلف مسؤولي مصالح المؤسسة لاستخراج الوظائف المنوطة بعهدتهم، والأخذ بعين الاعتبار التقسيم الهيكلي الذي تخضع إليه المؤسسة من حيث وجود وتداخل أكثر من وظيفة في إدارة أو مصلحة واحدة.
  • تحديد الوظائف:
  • الوظائف المشتركة:يقع استخراج هذه الوظائف المشتركة من دليل " نظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية" المعد من قبل الأرشيف الوطني، وبالتالي فإن العمل في هذا الجانب جاهز لكل مؤسسة، وهذه الوظائف المشتركة المحددة هي أربعة:
  _ التسيير العام للمؤسسة / الوزارة،

• التصرف في الموارد البشرية،


• التصرف في الموارد المالية،


• التصرف في البنايات و المعدات و المخزون.
  وهذه الوظائف تتواجد لدى كل مؤسسة مهما كان نوعها ونوع نشاطها، بقي أن يتم تحديد بقية الوظائف التي تختص بها كل مؤسسة عن غيرها.
  • الوظائف الخصوصية: نأخذ مثلا ما يتعلق بمؤسسة مالية مختصة في تمويل المشاريع التنموية، حيث تختص هذه المؤسسة عن غيرها من المؤسسات الأخرى بالوظائف التالية:


• دراسات مشاريع التنمية والصفقات


• تمويل المشاريع
  ويفرض مبدأ التصنيف تفريع هذه الوظائف الرئيسية إلى فروع وأقسام مثلا:
  تمويل المشاريع : وظيفة رئيسية، وتتفرع إلى:
  التمويل عبر القرض: صنف فرعي أول.
  الهبة: صنف فرعي ثاني،
  وبدورها ينقسم الصنف الفرعي الأول إلى:تمويل مشاريع تنموية: قسم أول. تمويل مشاريع اقتصادية: قسم فرعي ثاني.
  وتتفرع الصنف الفرعي الثاني إلى: هبة نقدي وهبة مادية ( أدوات ومعدات)....الخ.
  فبعد استخراج الوظائف الرئيسية وتفريعها كما رأينا، وقع تصنيفها حسب التدرج المنطقي، الذي يراعي العلاقة الطبيعية بين الوظائف والأنشطة، فالتصنيف يكون حسب الوظائف التي لا تتغير إلا نادرا وتوجد بوجود المؤسسة، وليس حسب التنظيم الهيكلي للمؤسسة، ولا حسب الوثائق التي هي دائمة التغيير، ولا تعطي إمكانية التمدد لنظام التصنيف.
  فلا بد من التأكيد على أن مستوى التصنيف لا يشمل الوثائق، بل يخص الوظائف والأصناف.

المحاضرة الخامسة: ترتيب المجموعات الأرشيفية والمعالجة العلمية لها:
تفتقر بعض البلدان العربية من نظام جامعي أو مهني لتكون الأرشيفيين، بينما تعاني جل مؤسساتها الإدارية والسياسية والاقتصادية والثقافية والاجتماعية من تراكم الأرشيف بدون معالجة علمية تسمح باستغلاله كذاكرة رسمية قبل أن تصبح مع مرور السنين مصدراً لكتابة التاريخ. وفي نفس الوقت، انتقلت البلدان الغربية، التي وضعت منذ عشرات السنين برامج لتكوين الأرشيفيين (بل أكثر من قرن، فرنسا 1821)، من مرحلة التكوين التقليدي لتغطية حاجيات المراكز الوطنية والإقليمية للأرشيف – أين العمل يجري في محيط ثقافي – إلى مرحلة نوعية أخرى فرضها الواقع: تكوين صنف جديد من الأرشيفيين لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط وحتى النهائي في محيط غير ثقافي، بل إداري أو اقتصادي، مثل الوزارات والدوائر الحكومية والشركات الاقتصادية والبنوك... انبثقت فرص العمل في هذه المؤسسات بعدما تفطنت إلى ضرورة تكليف إدارة الأرشيف إلى نوع جديد من الأرشيفيين سمي "Records Managers" أو أخصائي إدارة الأرشيف الجاري والوسيط.
يمكننا أن نخلص إلى أن المجموعة الأرشيفية تتميز عن غيرها من الوثائق بخصائص ومميزات اكتسبها من خلال تكوينها الطبيعي مثل ميزة عدم التحيز والصحة والنشأة الطبيعية وأخيرا العلاقة فيما بين الوثائق.وبصفة مجملة فإن هذه الخصائص تحدد الطريقة التي ترتب بها الوثائق كما تحدد طريقة الاستفادة منها في الأعمال الرسمية والبحوث الأكاديمية.
1.ترتيب المجموعات الأرشيفية :يعتبر مبدأ الأصل أو النشأة المبدأ الأساس لترتيب المجموعات الأرشيفية حسب النظام الذي كانت محفوظة به في الجهاز ( الدائرة ) الذي جلبت منها، فالوثائق عادة تحول للأرشيف القومي وفقا للقانون واللوائح التي تحدد الفترة الزمنية التي تنتهي فيها مهمة الوثائق بالنسبة للأعمال الإدارية، و لذا فإن الوثائق ترد إلى الأرشيف القومي في شكل مجموعات أو وحدات أرشيفية . ومهمة رجل الأرشيف الأولى هي التعرف على طبيعة هذه المجموعة وعلى النظام الذي كان متبعا في حفظها، أي أنه غير مسموح له بإعادة تنظيمها حسب الموضوع أو حسب أي نظام آخر مبتكر وإنما تقتصر مهمته على إعطاء المجموعة رقما أو أرقاما متسلسلة إذا كانت المجموعة تتكون من عدة وحدات ثم يعطي للملفات أرقاما متسلسلة، كما يجب ترقيم الوثائق المفردة أيضا ويدرج كل هذه الأرقام في القوائم الخاصة بالمجموعة، كما يجب ذكر الأرقام القديمة للوثيقة وموضوعها و الفترة الزمنية أو التاريخ .
و يجب على موظف الأرشيف أن يصر على قاعدة ترتيب الوثائق وفقا لعمليات التنظيم الأولى في الجهاز الإداري الذي أحضرت منه فإذا ما بعثرت أو اختل نظامها فمهمته الأولى محاولة إعادة الترتيب الأول وإذا كان ذلك غير ميسر فعليه أن يحاول ترتيب الوثائق وفقا لتواريخ صدورها، والمجموعة الأرشيفية هي أساس عملية الترتيب في دور الأرشيف و قد طبقت معظم الدول هذا المبدأ لحد كبير و التزمت به .
والمجموعة الأرشيفية هي مثل الكائن الحي والذي تكوّن ونما نتيجة نشاط جهاز أو مؤسسة ما، من ثم فقد تكونت المجموعة بطريقة طبيعية ومنطقية، ولهذا لا بد من الالتزام والتقيد بنظام المجموعة الأرشيفية كقاعدة أساسية في تنظيم الوثائق بالأرشيف القومي.
أولا :مبدأ الفرز والإعدام: يعد هذا المبدأ من مبادئ ذات الحساسية البالغة فى تنظيم الأرشيف ويقصد بالفرز :
تقييم وفصل الوثائق ذات الأهمية التاريخية والإدارية معا عن الوثائق التى ليس لها أهمية تاريخية دائمة والتى سيتخلص منها بمرور الوقت بينما تحفظ الوثائق ذات الأهمية إلى ما لا نهاية وتستغل فى مجال البحث أما الهدف من عملية الفرز:الحد من ازدحام مخازن الأرشيف والذى يتسبب فى إعاقة عملية البحث التاريخى وعلى ذلك فإن الفرز الجيد ثم الإعدام شرط أساسى لكل عملية حفظ واسترجاع سليمة للأرشيف ولم تكن مشكلة الفرز والإعدام تواجه الأرشيفى فى الأزمنة الماضية أما فى الوقت الحالى فالأرشيفى المشترك فى عملية الفرز والتقييم يجب أنا يضع فى اعتباره :
أولا القيمة الأولية: ويقصد بها مدى أهمية المدونات فى إدارة عمليات وقرارات الهيئة التى أنشأتها أثناء إنجاز عملها وأداء وظائفها الأساسية وتنقسم القيمة الأولية إلى الأتى:1 القيمة الإدارية. 2القيمة المادية. 3القيمة القانونية.
ثانيا القيمة الثانوية :ويقصد بها قدر المنفعة التى تعود على المجتمع من الاحتفاظ بجزء من وثائق التى لم تعد قيمتها الأولية تبرر الإبقاء عليها وهى تمثل الحقائق التى تستنبط من الوثائق ولم تكن فى ذهن الهيئة أو الإدارة التى أنتجتها وقت إنتاجها وتستخدم فى دراسة تغييرات الهياكل الاقتصادية والاجتماعية وتنقسم القيمة الثانوية إلى 1:القيمة الإثباتية
2 القيمة المعلوماتية أو الإعلامية.
وبناءا على عملية التقييم أو الفرز تقسم الوثائق إلى ثلاثة أقسام هما:

1. وثائق فقدت كل قيمة لها ويمكن إعدامها بدون تأخير.


2. وثائق مازال لها أهمية مضطردة بالنسبة للهيئة التى أنتجتها ولفترة زمنية متفاوتة تعدم فى نهايتها نظرا لانتهاء قيمتها الإدارية مؤقتا ولعدم قيمتها التاريخية
   3.الوثائق التى تحفظ إلى ما لانهاية لأغراض البحث التاريخى
   ثانيا مبدأ احترام الأرشيف المتكامل (النسبة أو المنشأ) :الترتيب : -يقصد به المحافظة على الأصل اى احترام النظام الأول الذى نظمت على أساسة المتكاملة الأرشيفية أثناء جريانها ذلك الترتيب أو التنظيم الذى لا يمكن الاعتماد فيه على أى من الخطط الجاهزة مثل تصنيف ديوى والعشرى العالمى ومكتبة الكونجرس أو تصنيف شلتنام لان هناك تفاوتا بين مفهوم التصنيف أو الترتيب فى المكتبة ومفهومة فى مجال الوثائق الإدارية.
   ثالثا:مبدأ ترقيم الوثائق:هناك صعوبة فى تطبيق نظم التصنيف والترقيم المتبعة فى المكتبات عند الترتيب أوترقيم الوثائق ويرجع ذلك إلى أن الوثيقة الواحدة قد تحتوى على عدد متنوع من الموضوعات يمكن أن يصدق أى منها على هذه الوثيقة وغالبا ما تكون غير معنونة وإذا وجد العنوان فى النادر ففى الغالب يكون غريبا عن المضمون أو لا ينم للمحتوى الوثيقة.
   رابعا :الوصف (الفهرسة) :هو عملية فنية تعكس صورة كاملة عن بيانات المواد الموصوفة وتهدف إلى وضع أدوات تيسر الرجوع إليها واستخدامها من قبل فئات المستفيدين المختلفة من الإداريين والباحثين والمؤرخين فا للوصف الأرشيفى هو عملية فنية تمكن من إيصال المعلومات عن المواد الأرشيفية إلى مستخدميها وتختلف أداة البحث بالنسبة للوثائق تماما عن فهرس الكتب والفهرسة فى المكتبة : فهرسة وصفية فهرسة موضوعية
   2.المعالجة العلمية للأرشيف:إن عملية معالجـة وتسيـر الأرشيف يجب أن توضع تحت دلالـة إحتـرام الرصيد . لأن إحتـرام الرصيد هو الوعـاء النظـري و التنظيم الأساسـي الذي يسيـر كل عمليـات الأرشفـة.
   1.مبدأ احترام الرصيد: لمبدأ احترام الرصيد تعريفـان الأول المبدأ الأساسي هو عدم خلط أرشيف من نفس المصـدر مع مصدر أخر، كما يجب إحترام تنظيـم هذا الأرشيف حسب ما كان عليه إذا كان موجـودا . أما الثانـي مبدأ حسب كل وثيقـة حيث يجب وضعها في الرصيد الذي جاءت منه و إن أمكن في المكـان الأصلـي لها.


3. درجة احترام الرصيد: يوجد مستويـات لمبدأ احترام الرصيد الأول يتمثل في عـزل و حصر الجوهر الذي يشكل رصيد الأرشيف الذي يميـزه عن الأرصدة الأخرى، أما الثاني فهو موجه إلى إعـادة إنشاء الترتيب الداخلـي للرصيد .
   2.1 الدرجة الأولى لمبدأ احترام الرصيد:في هذا المستوى يجب أن نعتبـر فيه الرصيد كجوهر متميـز وعلى هذا الأساس يطبق المستوى الأول لمبدأ احترام الرصيد عندما نتـرك الوثائـق مجمعة كما هي أو عندمـا نقـوم بعمليـة تجمعيها إذا كانت متفرقـة والتي نتجت أو صدرت لنفس الشخص أو المؤسسة في إطار نشاطاتهم اليوميـة، ويجد المستوى الأول البعد الحقيقـي لتطبيقه أساسـا على مستوى القيمة الأولية لقيمة الأرشيف(العمر1) ودون إهمـال القيمة الثانويـة(العمر2)
   3.1 الدرجة الثانية لمبدأ احترام الرصيد: مبدأ احترام وحدة الرصيد في هذه الدرجة يتطلب أن تكون كل وثائـق الرصيد الواحـد مجمعة في مكان معيـن والذي يجب أن يحتـرم ويعاد تشكليه إذا كان الترتيب الأولـي أو الترتيب الأصلـي تم تغييـره لأسبـاب ما وعلى مستوى القيمة الأوليـة للوثائـق الجاريـة و النصف الجاريـة هذا الاقتراح يكون ضروريـا على أن يكون للوثائـق ترتيبـا أوليـا واضحـا.
   2.الدفع والتشخيص:1.2 الدفع: بعد تشكـل رصيـد أي مؤسسة من التجمـع الطبيعـي للوثائـق الناتجـة عن نشاطها وبتراكمها تقـوم المؤسسة بعمليـة الدفـع للوثائـق التي انتهت فائدتها الإداريـة.
   والدفـع هو عملية تقنيـة إدارية يقصد بها كمية الوثائق والأرصدة المحولة من المصلحة المنتجة إلى مصلحة الأرشيف أي تحويل الوثائق من مكان ولادتها إلى مكان الهيئة المكلفة بالحفظ ،فعملية الدفع وتحويل الوثائق تتم بالنسبة لوثائق العمر الثاني والعمر الثالث وقد نصت على هذا المادة 08 من القانون رقم 88.09 على أنه تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة بالحفظ ،كما أضافت المادة 09 من نفس القانون إن أرشيف الهيئات العمومية المذكورة في المادة 3 من القانون يتم أمام المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة المعنية يتم دفع الأرشيف حسب الكيفيات التالية:
   وضع الوثائـق في علب أو رزم: بعد حذف الإستمـارات الشاغـرة والنسخ تصنف الوثائـق حسب الملفـات المتعلقـة بنفس الموضوع و تجمع الوثائـق حسب المكاتـب أو المصالح مع مراعـاة واحدة من بين الطرق التصنيفية التاليـة.
   الطريقة الأبجديـة أو الزمنية أو العدديـة أو الألف عدديـة أو الجغرافيـة أو المنهحية .
   ثم توضع الوثائـق في علب أو رزم بعد أن تغطى عدة ملفـات بورق الصـر ثم تحـزم كل رزمة على حـدى جيدا، و تبلـغ متوسط سعة الرزمة 10 إلى 15 سم و يستحسن إستعمال العلب ذات سعة 10 سم.
   ترقيم العلب أو الرزم: ترقم العلب أو الرزم التي تنتمي إلى نفس الدفع من الرقم 1 إلى س و يجب الاعتناء بإظهار الرقم بوضـوح في أعلى حافـة العلبة، ويستأنف الترقيـم التسلسلي في كل دفع جديد من 1 إلى س وحتى يتسنى التميز بين مختلف الدفعـات، سوف توافـي مصلحة الأرشيف الهيئـات الدافعـة بالرقم الخاص بكل دفعـة .
   إعداد جدول الدفـع :ينسخ جدول الدفـع إلى ثـلاث نسخ ، في إستمـارات خاصة توفـرها مصلحة الأرشيف وترجـع أحد النسخ بعد مراجعتها والتوقيـع عليها إلى المصلحة الدافعـة لاحقا، كما ينبغـي إرسـال جدول الدفـع إلى مصلحة الأرشيف قبل إجـراء عمليـة الدفع ويحدد المسؤول عن الأرشيف بعد إتخـاذ تدابيره، تاريخ الدفع والكيفيـات التطبيقية المرتبطة بذلك
   يحرر الجدول تحريـرا جيدا ويذكر في الصفحة الأولى إسـم الوزارة الوصـية والمديـرية أو المصلحة أو الهيئـة الدافعـة مع الإشـارة إلى عدد العلب أو الرزم وتاريـخ الدفـع.وإسم الهيئـة المستقبـلة أما الصفحة الثانيـة فتحتـوي على المعلومـات الدقيقة التاليـة:
   أ.الرقم التسلسلي للرزم المصنفة من 1 إلى س مع إستعمـال أوراق مدرجـة بالنسبة للتي يتعـدى عددهـا 25 وحدة.
   ب_ إختصار محتـوى و طبيعـة كل رزمة في جملة أو جملتيـن.
   ج _ ذكـر تاريـخ الوثائـق الموجودة في الرزم مثلا : 1964 – 1966 حيث تشيـر سنة 1964 إلى تاريـخ أوّل وثيقة، أما سنة 1966 فهي تاريـخ أخر وثيقـة .
   د _ الإشـارة إلى أجل حفظ الأرشيف أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقـة لا تكتسي أية أهميـة بالنسبة للمصلـحة الدافعـة ويمكن بذلك أن يحتمل حذفها أي إقصاءها بما أنها عديمة القيمة التاريخية.
   مثلا :إذا كانت الوثيقة مؤرخة في سنة 1977 وتستلزم حفظها لمدة 20 سنة فيصبح آخر أجل لحفظها سنة1997 . وهناك إجـراءات إستثنائية خصصت لبعض أصناف الأرشيف مثل السجلات والبطاقـات والمخطـطات والأشرطة المغناطسية و الأسطوانات …. إلخ وعلى مصلحة الأرشيف النظـر في كل حالة تعرض عليها وتبقى رهن إشارة جميع المصالح لتقديم النصائح والمساعدات لاسيما خلال الدفعات الأولى.
   كما تم إقتراح عدد من الإجراءات المستعجلة تخص الأرشيف العائـد إلى الفتـرة الإستعمارية في المنشـور رقم 94 – 7 المؤرخ في 02 أكتوبر 1994 و تتمثل هذه الإجـراءات فـي:
   الإجراءات الملحة على المستوى المركزي :إن الوزارات والمؤسسـات والهيئـات الوطنية والمركزية ملزمـة بدفـع الأرشيف المنتج ما قبل 1962 إلى مركز الأرشيف الوطنـي .
   وقبل كل شيئ يهيـئ الأرشيف و يضم بإحكام في رزم تبلغ سعتها حوالي 15 سنتميتر أو يستحسن وضعها في علب أرشيف تحمل كل منها معلومات عن الهيئة الدافعة والرقم التسلسلي مع تفادي أية إشـارة أخرى.
   الإجراءات الملحة على مستوى الولايـات: حسبما ينص القانـون ، لا يخضع الأرشيف الصـادر قبل 1962 والموجـود على المستـوى الولايـات إلى التقسيم الولائـي الحالـي ذلك لأنه يعد مصدرا تاريخيـا مشتركـا لمناطـق مختلفة تشمـل عـدة ولايـات، وعلما بأن هذا الأرشيف أو بالأحرى ما تبقى من الوثائـق التي نجت من الترحـال إلى فرنسـا أو من الإتـلاف بعد 1962، صدر عن الهياكـل الإستعمارية المنعدمة حاليا ونذكر منها : العمـالات و بناية العمالات والدوائر والبلديات المختلطة ومكاتب الشؤون الأهلية والشركات التجارية والصناعية والمنجمية والبنوك والممتلكات الإستعمارية ، و قد تم جمع بعض هذا الأرشيف في المستودعات الولائية غير أن هناك مصادر أخرى مبعثرة هنا و هناك و قد تكون عرضة لأخطار شتى وعليه تكون الولايات ملزمة بإجراء تمشيط بمعنى الكلمة لجمع كل الأرصدة المذكورة ، ولا يتسنى ذلك إلى بعد معاينة المحلات التي كانت فيما سبق تأوي الهياكل أو البنايات الإستعمارية و كإجراء تقني يتم التعرف على الأرصدة وتهيئتها في نفس الظروف المقترحة أعـلاه على الإدارة المركزية أما نص الوحدات التصنيفية فيذكر رمـز الولاية متبوعـا بعنوانها مثلا:(01،أدرار) ولما كانت الولايـات تفتقـر إلى الوسائـل الضرورية لتسيـر أرشيفها تسيـر محكما، وجب عليها المباشـرة في دفع الأرصدة الخاصة بالفـترة الإستعمارية ومراعـاة الشروط السابقـة الذكر،وعند الحاجة سينظم مركز الأرشيف الوطني التصويـر المصغر لهذا الأرشيف مما سيـزود الولايـة بمصـادر تاريخيـة ومحليـة في عيـن المكان.
   الإجراءات الملحة على المستوى البلدي :لقد ورثت البلديـات عن الدوائـر الإستعمارية الأرشيف لاسيما الأرصدة الناتجة عن البلديـات المختلطة و بلديـات السلطة المطلقـة و النقابـات البلدية و مصلحة الشـؤون الأهليـة و على جميـع الولايـات مباشرة جمـع الأرشيف على مستوى البلديـات علما بأن هذه الأخـيرة تمثل مـأوى لجميع الأخطار ، فقد تفشت في محلاتهـا ظاهرة الإتـلاف الهمجـي للوثائـق منذ 1962، ثم يضم الأرشيف في رزم أو يوضع في علب تحمـل معلومـات عن البلديـات الدافعة بإتمتد الرمـوز البريدية الحالية لا أكثـر و تجمع الرزم في مقـر الولايـة الأم ، قصد تسليمها لمركز الأرشيف الوطني.
   المحاضرة السادسة: المعالجة الفنية للمجموعات الأرشيفية


4. التشخيص الفرز والإقصاء
   2-2 التشخيص:إذا لم تصحب عملية دفع الوثائق بجدول الدفع فإنه لابد من القيام بعملية التشخيص و هي جمع الأرصدة و معرفة كل الوحدات المكونة لها.و إعداد التشخيص لكل حزمة و التي تتكون من العناصر التالية
   1.رقـم الملف
   2.الهيئـة المنتجة
   3.عنـوان الرصيد
   4.التاريخ الأدنـى والأقصى
   5.الملاحظـات
   6.السلسلة
   7.التحديد الحرفـي
   8.رقم البطاقـة
   9.رقم المخـزن أو القاعـة
   10.رقـم العلبـة
   11.اسم الأرشيفي الذي قـام بعمليـة التشخيص لهذه الأرصـدة
   تهدف هذه العملية إلى إرسـاء القواعـد الأساسيـة للتعريف بالوثائـق وبمضمونها وإتاحتها لخدمة إحتياجـات المصالـح المنتجة أو الباحثيـن بطريقـة سريعـة إلى حيـن إستعمال باقـي إجراءات المعالجـة للأرصدة . كما أنها تساعـد في التحكم في الفائـض الوثائقـي وتوحيد طريقـة الوصف في المصالـح الأرشيفيـة وإعداد وسائـل البحث على نمـط موحـد


5. الفرز والاقصاء1.3: الفـرز:هو عملية ماديـة بحتة حيث يتم فـرز و وتفقد الوثائـق التي ينمكن إختيارها للحفظ أو التي لا منفعـة من حفظها. وتتم هذه العمليـة بطريقة عقلانيـة وبشروط مناسبة محكمة حيث يخصص لها المكان والزمان المناسبيـن لها كما أنها تعتبـر مرحلة إنتقـال من الحفظ المؤقت إلى الحفظ النهائي، أي من خلال حذف بعض الوثائق وحفظ البعض اللآخر حفظا دائما ونهائيا. وتهدف هذه العملية إلى ربح الوقت والمكان وتحسين التسيير.
   1.طرق الفرز:أ.الفـرز قطعـة بقطعـة :ويتـم هذا النوع بالمصالح من أجل تطهير الملفات من الوثائق الزائدة والمسودات والنسخ المتعددة مع الإحتفاظ بالأصلية تستعمل عند فرز رصيد مهم ذا قيمة تاريخيـة ويكون الرصيد المستقبـل مختلط ويتطلب فرز دقيق، أو تكون كمية الرصيد كبـيرة ولا يتطلب الأمـر إلا حفظ بعض العينات ذات القيمة التـاريخيـة.
   ب_ الفـرز ملف بملف : وفي هذا الفرز يتم التفحص والتحقق من عدم وجود وثائق لاتتماشى ومحتوى الملفـات أولا تعكس الوثائـق الأصلية للملفـات أو النسخ المكـررة أو غيـر المصادق عليها.
   ج_ الفـرز سلسلة بسلسلة و هي عملية إنتقـاء الوثائـق ذات الأهمية الإداريـة و التاريخيـة.
   د _ الفـرز رصيد برصيد أو الطريقة الطبوغرافية :تخضع هذه العمليـة لأزمنة مختلفـة حيث يتقـرر حفظ الوثائـق المتعلقة بمنطقة معينـة و التي ترتبط بحدث معين و لاتـزال تحت الطلب من طرف الإدارة المنتجة أو تقـرر إستبقاءها نظـرا لأهميتها و للقيمة التـاريخية لتلك المنطقـة.
   هـ _ الطريقة الزمنيـة :وهذه العمليـة تخص الملفـات المتكـررة حيث يتم حفظها لبضع سنـوات كل 5 سنوات أو 10 سنوات حسب أهمية الوثيقة و هنا يتم الفرز على أساس زمني، وبطريقة كرونولوجية.
   3-2 الاقصاء:وهو إتلاف الوثائق التي لم تبق لها قيمـة إدارية ضمن المجموعة الأرشيفية و التي اتفق بالإجماع على عـدم صلاحيتها و انعدام قيمتها إدارية كانت أو علمية أو تاريخية ،و عادة ما تقترن عملية الفرز بعملية الإقصاء
   3-2-1أنواع الارشيف القابل للاقصاء:إن حفظ الملفـات ذات الطابع التنظيمي حفظا مطـولا لا مبـرر له مادامت مدة صلاحية الوثائـق المسلمة للموظفين قد انقضى أجلها، و عليه فإن المديرية العامة للأرشيف الوطني-الجزائر- تسرح بإقصاء الملفات ذات الطابع التنظيمي التالية :
   أ _ بطاقـات التعريف الوطنية : من سنة 1963 إلى سنة 1980
   ب _ جوازات سفر عاديـة : من 1963 إلى 1982
   ج _ جوازات سفر الحـج : من 1963 إلى 1990 ]
   د _ تسريح بمغـادرة التـراب الوطني : من 1963 إلى 1979
   هـ _ رخصة الصيد : من 1963 إلى 1992 .
   و _ لجان سحب رخصة السيارة : من 1963 إلى 1988 .
   ز _ بطاقات تسجيل السـيارات : من 1963 إلى 1973
   ح _ أي مستند منسوخ زائد أصبح غيـر مستعمل
   كما أن المديرية العامـة للأرشيف الوطني تمنع منعـا باتـا إقصاء الأرشيف الخاص بالفترة الإستعمارية مهما كانت طبيعته ، و كذا إقصاء أي وثيقة أخرى خاصة بمرحلة الإستقلال و التي لم يذكر أي نوع منها أعلاه.
   3-2-2 طريقة الاقصاء: تمـر عملية الإقصاء عبـر عـدة مراحـل هي :
   -إعلام الهيئة المنتجة للوثائق و يتم إعـلامها كتابيا لإثبات المشورة و إخباره بأن الإقصاء سيتـم على مستوى رصيده

• وإعداد جدول الإقصاء والذي يتكون من الرقم التسلسلي وإسم المؤسسة والمصلحة المعنية بعملية الإقصاء و طبيعة الوثائـق المقتـرح إقصاؤها و الحجم الإجمالـي للعلب المقتـرح إقصاؤها ومـدة الحفظ في الأرشيف وكذلك خانـة تخص الملاحظات.
  –تعيين لجنـة تشرف على عمليـة الإقصـاء
  –ضبط محضـر إقصاء يوقع عليه كل أعضاء اللجنـة . ويكون الإحتفـاظ بملف إثبـات سنـوي إجباريـا كدليل على أنـواع الأرشيف المقتـرح إقصاؤه
  –فيما يخص العملية الماديـة للإقصاء يمكن إتبـاع إحدى الطرق .
  – الحرق الكامـل بإضرام نـار مراقبـة أو بإستعمال فـرن صناعـي .
  –تسليـم الملفـات القابلـة للإقصاء إلى وحـدات الورق المقـوى و التغليف، و في هذه الحالة تكون اللجنة حاضرة خـلال عملية تهيئة الوثائـق للطحن و يتعيـن إرسـال نسـخ مطابقة للأصـل عن محضر الإقصاء إلى كل من الوزارة الوصيـة والمديريـة العامة للأرشيف.
  الخاتمة
  الأرشيف هو المقود الذي ينير الطريق للأجيال بناء على البنية القاعدية المرصية لضوابط أسس تطور المؤسسات و الهيئات المكونة لأركان الدولة.الأرشيف هو نبراس الأمم المرسخ لوجودها ولقيامها ككيان قانوني بحدوده،لغته،شعبه،وبكل مكوناته الدولتية.هو كل هذا بالإضافة للتحضير إلى كل ما سيشكل ذاكرتنا غدا.
  
  فلا سبيل لمعرفة الحقائق و الأسباب و إزالة الغموض عنها إلا بالبرهان و الإستشهاد بها بعد تحليل و تمحص وعليه فقد أصبح البحث عن الوثائق وجمعها بمختلف أنواعها الشغل الشاغل لمراكز الأرشيف و الباحث على السواء لما تمثله في كتابة الذاكرة الجماعية و التراث الإنساني من جهة و من جهة أخرى لدلالتها وقيمتها لدى الباحث و المؤرخ و بالتالي فإن الوثيقة الأرشيفية ترقى بمحتواها و شكلها إلى الوثائق النفيسة التي يمكن الإستعانة بها بإعتبارها مكملة للأرصدة المحفوظة بدور الأرشيف و كأداة لإعادة تشكيل التراث الأرشيفي الوطني. فالإعتماد على الوثيقة الأرشيفية هو بمثابة الشرط الأساسي و العنصر الهام لأي عمل أو بحث سواء كان تاريخيا،إقتصاديا،ثقافيا أو شخصيا و الذي بفضله يتم الإلمام بعناصر البحث ودعم الطروحات بطريقة علمية،منهجية و منطقية بعيدا عتن الذاتية .
  ولذا يجب النظرإلى ضرورة تطوير مفهوم علوم التوثيق والأرشيف من علوم تحتكرها نخب محددة إلى مفاهيم علمية متفتحة على أوسع الشرائح الاجتماعية لتعميم الفائدة وتعميق مداها لبناء مؤهلات علمية ورسم أطر معرفية مؤهلة في مجال التوثيق و المعلومات ·والتنبيه إلى ضرورة المحافظة على التراث الثقافي القومي، لترسيخ الوحدة الوطنية ···
  وفي الختام ،نورد توصيات للجهات الرسمية والعامة وأخرى لمراكز التوثيق والبحوث، ومن أهم التوصيات إعادة تنظيم الأرشيفات الوطنية في البلدان العربية واستثمار التكنولوجيات المناسبة لها والدعوة إلى إنشاء مراكز توثيق متخصصة بجمع وتحليل وتنظيم وحفظ الوثائق وتطبيق مناهج التوثيق والأرشفة والمكتبات والمعلومات في المناهج الدراسية، حتى نستطيع الحفاظ على الوثيقة التي تشكل هوية وذاكرة الأمم