المراســم والبرتوكول...

نتيجة التلخيص (50%)

عبدالعزيز بن بندر العثمان عبدالله بن ناصـر الخريـف
عبدالعزيز بن بندر العثمان
عضو هيئة التدريس السابق في معهد الدراسات الدبلوماسية بوزارة الخارجية، حاصل على الماجستير في الإعلام الدولي من جامعة ولاية أركنسا بالولايات المتحدة الأمريكية. عمل مستشار ًا للعلاقات العامة في عدد من الجهات، مثل المملكة في عدد من المؤتمرات الدولية. حاصل على الماجستير في الاتصال التسويقي والإعلان من جامعة الإمام محمد بن سعود. مستشار للعلاقات العامة لعدد من الجهات، ونظم عدد من المعارض والمؤتمرات الرسمية. مراسم الزيارات
مراسم الأسبقية
مراسم الجلوس
مراسم الأعلام
مراسم الضيافة
مراسم الزيارات الخارجية
مراسم إلتقاط الصور التذكارية
10
العلاقات العامة؛ لذلك نرى عددًا من العاملين في هذا القطاع يمضون ساعات من أوقاتهم في نشاطات تسعى إلى بناء صورة المنشأة النمطية وتعزيزها، سواء أكانت للجماهير أم الجهات الأخرى. وتعد المراسم في العلاقات العامة واجهة المنشأة من خلال تطبيقها مجموعة من العادات والتقاليد المتعارف عليها؛ سواء مكتوبة أو غير مكتوبة، لتنظيم أسلوب التصرف السليم، وقواعد اللياقة والمجاملة في الحياة الاجتماعية وبيئة العمل، والتي أصبحت من سمات العلاقات العامة الحديثة، ويعد الالتزام بهذه
المراسم جزء ًا مهم ًا لإنزال الناس منازلهم واحترامهم وتقديرهم وجذبهم للمنشأة. وعلى الرغم من أن هذه المراسم "برتوكول" لم تكن في الأصل قواعد ثابتة، فقد صارت المراسم اليوم مهمة؛ لأنها توفر مجموعة من القواعد المعمول بها، والتي يجب احترامها في المجتمع، ومنها: من الذي سيجلس؟ وأين، ومتى يجب عليك أن تقف؟ أو بأي لقب عليك أن تخاطب شخصًا ما، وكيف يمكن التعامل مع رؤسائك أو الطريقة السليمة للتعامل مع ضيف أجنبي؟ وكيف سيكون ترتيب المواكب؟ ، وما اللباس الذي سيتم ارتداؤه في أي مناسبة؟ وباختصار فإن أدب البروتوكول يحدد ما هو صحيح وسليم، وما الذي يجب عمله وما لا يجب. وليس فيها ماهو غير مهم. أما آداب السلوك والمراسم، فهي أكثر من عرض جذاب للتصرفات الجيدة، فهي مجموعة إشارات ترسلها لُتظهر الاحترام، وتكسب الثقة التي
تمنحك حق تحسين العلاقات. 11
ونظرًا إلى أهمية اّتباع مراسم محددة تعكس صورة إيجابية عن المنشآت لا سيما الرسمية منها، جاء هذا الدليل الاسترشادي لتوضيح الأمور المتعلقة بنشاطات المراسم في أعمال العلاقات العامة، وليكون مرجع ًا سريع ًا للعناصر الرئيسية في هذا المجال. والخروج منها بنتائج إيجابية. وعادة مايكون ضمن أعمال المنشأة، تلقي عدد من طلبات الزيارات لشخصيات من داخل البلد في إطار التعاون بين القطاعات المختلفة، أو ضيوف رسميين
زياراتالمجاملة. زياراتتعريفية. كما تصنف الزيارات إلى زيارات تقوم بها الجهة إلى جهات ومنشآت أخرى، وينقسم الزوار إلى أنواع متعددة منها:
الوفودالرسمية. مسؤولوالجهاتوالمؤسساتوالمنظمات. الأفرادمنكبارالشخصيات. ويلتزم المسؤولون بقواعد المجاملة في استقبال نظرائهم خلال هذه الزيارات بما يعكس تقاليد بلادهم في كرم الوفادة وحرارة الترحيب من ناحية، وبما يحافظ على كبريائها واعتزازها بنفسها على قدم المساواة مع غيرها في المجال الدولي من ناحية أخرى. دليـل المراســم والبرتوكول
15
مراسم زيارات كبار المسؤولين
تحرص المنشأة على القيام بمراسم عالية تبين لضيوفها اهتمامها بهم وحرصها على زيارتهم حتى لو كانت لوقت قصير سواء لاجتماعات عمل رسمية أو زيارات خاصة لمسؤوليها. وفي كلتا الحالتين ينبغي الحرص على تنفيذ هذه المراسم بكل تفاصيلها. وينبغي التنبه الى التحضير الجيد للزيارة من خلال التنسيق المسبق، والتأكد من المواعيد، فأسوأ مايمكن تخيله صف طابور الاستقبال لمجموعة من المسؤولين قبل نصف ساعة
تتضمنهذهالفئةزياراتكلمن: 1. شاغلي المرتبة الممتازة. رؤساء مجالس الإدارة للجهات. 6. تتولى إدارة المراسم أو العلاقات العامة التنسيق لهذه الزيارة مع فريق الضيف والاتفاق على كل التفاصيل، ومن المهم معرفة جدول الزيارة والمرافقين وعادات الأكل والشرب؛ خاصة للضيوف الأجانب إذا كان برنامج
الزيارة يتضمن وجبة غداء أو عشاء . يستحسن التنسيق مع سفارة الضيف في الزيارات
الرسمية لمسؤوليها. ُيعين الشخص المناسب لاستقباله عند المدخل الرئيس
للمنشأة، حيث يبادره بالمصافحة والترحيب بإسم الجهة، دليـل المراســم والبرتوكول
عندالانتهاءمنالبرنامجالرسميللزيارة، في حالة كان الضيف بمرتبة سفير فتقضي المراسم بأن ُي ْسَتقبل من قبل مأمور المراسم ويرحب به المسؤول عند مدخل مكتبه ثم يصطحبه المسؤول
فقديحدثأنيلتقيبهممسؤولالمنشأةلسببأو
فتكون مراسم زيارتهم حسب الآتي: ُيستقبلون عند مدخل المنشأة من قبل مأمور المراسم أو ممثل
إذا كانت الزيارة مرتبطة بأحد قطاعات المنشأة؛ يستقبلهمالمسؤولفيمكتبه، ويصافحهمعندالمدخل. دليـل المراســم والبرتوكول
17
مراسم استضافة كبار المسؤولين من خارج المملكة
تقوم إدارة المراسم بعمل ترتيبات استضافة الضيف ومرافقيه، وترتيب الاستقبال والتوديع، وعمل البرنامج اللازم للزيارة. الضيوف الأجانب من قبل الجهات الحكومية في المملكة حسب الآتي:
استضافة
مراعاة أهمية الشخصية ومكانتها السياسية والاجتماعية والدينية والدولة التي يمثلها، والدواعي الأمنية للحماية. ولا يشمل ذلك رجال الأعمال أو ممثلي الجهات المرافقة لهذه الوفود. الأخذبمبدأالمعاملةبالمثل1؛ خاصةلدىالجهاتالحكوميةالتيلديهالجان مشتركة، ُتحددالأعدادالمستضافةعلىالنحوالآتي: رؤساءالبرلماناتأوالمجالسالنيابية:يستضافمعهخمسةأشخاص
5+1). رؤساء المنظمات الدولية ومن في حكمهم: يستضاف معه ثلاثة
أشخاص (1+3). الاجتماعاتوالمؤتمراتالتيتنظمهاالجهةتكونالاستضافةلمن
حيث يتم الغرض الأساسي من
الزيارة. 1 ُيقصد به: آلية التعامل مع ممثلي المملكة في أثناء زيارتهم لتلك الدولة؛ دليـل المراســم والبرتوكول
18
تقوم الجهة المستضيفة بإبلاغ المراسم الملكية عن طلب الاستضافة بما لا يقل عن 10 أيام من تاريخ قدوم الضيف. لاتزيدمدةالاستضافةعلىثلاثةأيام. والهيئة العامة للطيران المدني). الاسمالكاملللضيفوألقابه، ومراعاة
اتفاق موعدها من الجانبين. الغرضالأساسيللزيارةوماإذاكانتالزيارةللعملأوللسياحةأوكلاهما. وما هي الأماكن التي يرغب في زيارتها؟ والأشخاص
أو
أصناف معينة للمأكولات التي لا يتناولها أو تلك التي يتناولها. عددالمرافقينللضيفوأسماؤهمومناصبهمودرجاتهم. قصر الضيافة التابع للمراسم الملكية. وفي حال عدم توفر ذلك يجب مراعاة التالي في اختيار المكان المناسب لإقامة الضيف:
وأن يكون من فئة خمسة نجوم وعلى قدٍر عاٍل من النظافة والترتيب، دليـل المراســم والبرتوكول
ومكتب أعمال. يجبحجزغرفةقريبةللجناحلمرافقهالشخصي(السكرتير). وإذا تعذر ذلك يجب التنبه أن يكون الضيف المسؤول في الطابق الأعلى
يسكن المرافق المعين من المنشأة (إذا كان وجوده مهمًا) مع
الوفد في الفندق نفسه، وإلمامه بالثقافة والمعلومات العامة، وسرعة البديهة، وعلى المرافق أن يقرأ كل ما يستطيع الحصول عليه عن الضيف والبلد التي ينتمي إليها، وعادة ما تطلب سيرة ذاتية عن الضيف خلال فترة التنسيق للزيارة. ُيعمل برنامج منفصل للسيدة حرم الضيف، يتم الاتفاق مع الجهات الأمنية المختلفة حسب أهمية الضيف والوفد المرافق. برنامج الزيارة:
الحرصعلىالتوازنفيبرنامجكليوم، بمعنىآلايكونأحدالأياممزدحمًا والآخر أقل ازدحام ًا. فتقام المأدبة في اليوم التالي. والأثرية؛ سواء داخل
20
مثل: المتاحف، وهيئة الترفيه. ولا يجب إغفال جانب مهم يتعلق بزيارة مظاهر النهضة الحديثة ، فقديرغبالضيففيإضافةفقرةإلىالزيارةلميكن
تحديد خط السير في كل خطوة (سواء في الانتقال من مكان إلى آخر أو
داخل المكان نفسه). كما يتم إجراء مخاطبات تليفونية – للتأكد – مع الجهات المعنية في البرنامج
بعدالاتفاقعلىتفاصيلالبرنامج، ولقبه الوظيفي، وفوقها يوضع شعار المنشأة المستضيفة، وإذا كانت زيارة رسمية لمسؤول في دولة أخرى، أعلام المملكة والدولة التي يمثلها الضيف (علم المملكة أو ًلا
وعنوانه، وأرقام الاتصال. ثمصفحةمستقلةلكليوممنأيامالزيارةتتضمنفياليومالأول ساعة الوصول، وأسماء السادة المستقبلين. سواء كانت رسمية أو شخصية
للمسلمين)، 21
مراسم الاستقبال:
يكون مسؤول المنشأة في استقبال الضيف (إذا كانت درجة الضيف عالية) في الصالة التنفيذية للمطار2. يصطحبالمسؤولضيفهإلىصالةالاستقباللإجراءحديثودي، في هذه الاثناء يطلب منسق المراسم في المنشأة من منسقي الضيف الجوازات لإنهاء إجراءات الدخول الخاصة بالضيف أو الوفد، وتذاكر الحقائب الموضوعة في العفش، حيث يقوم بجمع حقائب الضيوف من السير ووضعها
معتدلة البرودة، وملف دليل الزيارة). توفير عباية مريحة مع توضيح الثقافة الخاصة بلبس العباية في المجتمع السعودي وإعطائها الخيار بارتدائها. الانتهاء من الزيارة:
يصطحب المرافق الضيف والوفد المرافق الى المطار، وأبرزماتمالاتفاق عليه خلالها، مع مجموعة من الصور التذكارية التي ُالتقطت خلال الزيارة. مراسم حفلات الافتتاح والمناسبات الرسمية
تهيئة المكان
ترتيب المنصة الرئيسة التي سيجلس عليها المسؤول والضيوف بكل المتطلبات، مثل: المقاعد المريحة والمناسبة للجلوس والخلفية التي تحمل تفاصيل المناسبة والشعارات حسب الهوية الفنية للهيئة، ووضع
وشاشات العرض، تجهيزمنصةالخطابة(Podium)ذاتارتفاعمناسبمعالحرصعلىعدموضع عدد كبير من الورود أو اللواقط التي تحجب رؤية المتكلم. ترتيبكراسيالمدعوينفيالقاعةفيحاللمتكنالقاعةمجهزةبمقاعد ثابتة، مع المحافظة على إبقاء جميع الممرات مفتوحة في كلا الجانبين لتأمين حركة مرور مريحة في القاعة. التأكدمنجاهزيةأجهزةالترجمةالفوريةإنوجدت. الإشراف على وضع البروشورات والكتيبات والنشرات المراد توزيعها في
دليـل المراســم والبرتوكول
عصيراتطبيعية، التأكدمنجاهزيةونظافةدوراتالمياهومرافقها. استقبال الضيوف
برنامج الحفلات الخطابية
عندما يأخذ راعي الحفل والضيوف مكانهم في الحفل يبدأ فور ًا الحفل الخطابي ويراعي فيه ما يأتي:
عزف النشيد الوطني (انظر مراسم عزف النشيد الوطني في هذا الدليل ص 51). يبدأمقدمالحفلكلمتهبالترحيببراعيالمناسبةوبالضيوفالكراموالإشادة بحضورهم، معرج ًا على أهمية هذه المناسبة. ويستحسن التنبه إلى الآتي:
الانتباه لعدم إغفال ذكر أحد الشخصيات الرسمية المهمة الحاضرة للمناسبة، وفي حال حدوث ذلك الاعتذار عن هذا الخطأ وبطريقة لبقة. مع التنويه إلى مركز الشخص ومرتبته. دليـل المراســم والبرتوكول
24
ولديه القدرة
ومن المستحسن أن يتدرب مقدم الحفل على الفقرات التي سيلقيها على المنصة نفسها قبل الحفل بوق ٍت كا ٍف لتفادي
للمدعوين؛ ويختار لها قارئ حسن الصوت. ثمتتوالىالكلماتالخطابيةبحسبالاسبقياتالواردةفي(ص27). دليـل المراســم والبرتوكول 25
26
مثل: ترتيب الجلوس، وترتيب الوقوف في الاستقبالات، وتختلف مراسم الاسبقية بحسب
دولة، سماحة مفتي عام المملكة. فضيلة رئيس المجلس الأعلى للقضاء. معالي النائب العام. 9. 10. 11. 12. يمنحالأجانبأسبقيةعلىالمواطنينإذاتساويامعًافيالدرجةأوالمرتبة. 3 يقدمأعضاءمجلسالوزراءعلىمنهمفيمرتبة(وزير)، 4 يقدم العسكريين حسب الأقدمية وإن تم تعيينهم في قرار واحد، دليـل المراســم والبرتوكول
لا يقدم من يشغل منصبًا بالتكليف أو بالإنابة حتى ينتهي آخر مسؤول في فئته. فيتمترتيبهمحسبالأسبقيةالمعمولبهافيبلدانهم، ويرجع في ذلك إلى السفارة. تحدد أسبقيات رؤساء البعثات الدبلوماسية حسب ماورد في اتفاقية فيينا للعلاقات الدبلوماسية (1961) حسب الترتيب الآتي:
1. مرتبة (سفير) المعتمدين لدى المملكة، وتحدد أسبقيتهم طبقًا لتاريخ تقديم أوراق الاعتماد وساعته أسوة بالسفراء. 4. 9. مرتبة (سكرتير ثالث). 10. الملحقون الدبلوماسيون ويستثنى من ذلك الملحق العسكري إذا
والتي يتم طلبها عن طريق إدارة المراسم في الوزارة. كما يتقدم المستضيف على الضيف في إلقاء الكلمة. 28
أسبقية المجاملات
مراسم
الجلـــوس
دليـل المراســم والبرتوكول 29

30
يجلس المضيف في مقعد مفرد بوجه الباب، ويجلس حضور اللقاء من منسوبي
دليـل المراســم والبرتوكول
31
ثم يجلس بقية الوفدين على مقاعد متقابلة (حسب
الصورة). دليـل المراســم والبرتوكول
يتصدر أكبر مسؤول كل الاجتماعات الداخلية التي يحضرها، ثم يجلس بقية المسؤولين بجواره حسب المنصب الوظيفي، وهكذا حسب الشكل الآتي:
شكل 1: رئيس الجهة مترأس ًا اجتماع داخلي
الاجتماعات الداخلية للمنشأة
دليـل المراســم والبرتوكول
33
الاجتماعات المشتركة مع وفود أجنبية أو جهات اخرى
في الاجتماعات التي تتم مع وفد من جهة أو دولة أخرى، ويكون المضيف في منتصف الجهة اليمنى من الطاولة، يقابله مباشرة الضيف وإلى جانب كل منهما أعضاء وفده حسب الشكل الآتي:
دليـل المراســم والبرتوكول
ويجلس بقية الفريقين في جهة رئيسهم متقابلين حسب الرسم التالي:
دليـل المراســم والبرتوكول
شكل 3: اجتماع وفدين بشكل متجانب
35
ويتوزع باقي الضيوف حسب درجاتهم استناد ًا إلى شكل ترتيب مقاعد الصالة وذلك بحسب الأحوال الآتية:
قاعاتالمدرجالواحد: 1) إذا كان عدد المقاعد فردي ًا؛ فيكون المقعد الذي في المنتصف هو مكان
شكل 4: الجلوس في قاعة مدرج واحد "فردي"
2) إذا كان عدد المقاعد زوجيًا فيكون مكان الشرف في المنتصف إلى اليمين قلي ًلا للناظر قبالته وعن يمينه وشماله يجلس البقية. 36
قاعاتالمدرجالزوجي: 1) إذا كان عدد المقاعد فرديًا؛ فيكون المقعد في منتصف المدرج الأيسر
جهة المنصة) هو مكان الشرف ويتوزع البقية عن يمينه وشماله، ويكمل من منتصف المدرج الأيمين توزيع البقية بالطريقة نفسها. شكل 6: الجلوس في قاعة مدرجين "فردي"
ويأتي البقية بالتتابع عن يمينه، ثم يكمل بأول مقعد في المدرج الأيمن من اليسار
37
قاعاتالمدرجالثلاثي: 1) إذا كان عدد المقاعد فردي ًا؛ فيكون المقعد في منتصف المدرج الأوسط
هو مكان الشرف، ويتوزع البقية عن يمينه وشماله، ثم المقعد في منتصف المدرج الأيمن على طريقة التوسيط. 2) إذا كان عدد المقاعد زوجي ًا؛ وشماله، ثم
دليـل المراســم والبرتوكول
38
أما المناسبات التي يكون راعي المناسبة أو ضيف الشرف على المنصة، فيكون جلوسه في الوسط، وعلى يساره المستضيف. وعن يساره بقية مسؤولي الجهة التي يمثلها بحسب مراتبهم، وعن يمينه يكون ممثل الجهة الأخرى ومنسوبوها حسب البروتوكول المعتمد لديهم. يجلس مسؤول الجهة المستضيفة في الجهة اليسرى للطاولة (يمين الناظر قبالته)، أو الوزير، فإنه يقف عند منتصف الطاولة من الخلف. في حفلات العشاء
سواء مستديرة أو مستطيلة أو حدوة حصان (U) يكون في منتصف صدر المائدة الذي يقابل الباب الرئيس للصالة، وإذا كان الباب جانبي ًا؛ يكون صدر المائدة مواجه ًا النوافذ، أو المنصة إذا كان حفل عشاء
يفضل أن يحاط بمواطنين على جانبيه بقدر الإمكان دون الإخلال بقواعد الأسبقية،

النص الأصلي

المراســم والبرتوكول
للعاملين في العلاقات العامة
عبدالعزيز بن بندر العثمان عبدالله بن ناصـر الخريـف
دليـل المراســم والبرتوكول 1

2
دليـل المراســم والبرتوكول
الـمراسم والبرتوكول
للعاملين في العلاقات العامة
3
دليـل المراســم والبرتوكول
© جميع الحقوق محفوظة لـ عز للاستشارات النسخة 1.2، ديسمبر 2018. للتواصل: [email protected]
دليـل المراســم والبرتوكول 4

عبدالعزيز بن بندر العثمان
عضو هيئة التدريس السابق في معهد الدراسات الدبلوماسية بوزارة الخارجية، حاصل على الماجستير في الإعلام الدولي من جامعة ولاية أركنسا بالولايات المتحدة الأمريكية. عمل مستشار ًا للعلاقات العامة في عدد من الجهات، ونظم العديد من المناسبات الرسمية، كما
مثل المملكة في عدد من المؤتمرات الدولية.
5
عبدالله بن ناصر الخريف
حاصل على الماجستير في الاتصال التسويقي والإعلان من جامعة الإمام محمد بن سعود. مستشار للعلاقات العامة لعدد من الجهات، ونظم عدد من المعارض والمؤتمرات الرسمية. متخصص في كتابة محتوى المتاحف والمعارض.
دليـل المراســم والبرتوكول
9
15 17 22
26 27 28
30
31
32
33
35
38
38
44 51 52
54 55
المحتويات
مقدمة
مراسم الزيارات
مراسم زيارات كبار المسؤولين مراسم استضافة كبار المسؤولين من خارج المملكة مراسم حفلات الافتتاح والمناسبات الرسمية
مراسم الأسبقية
مراسم الأسبقية لكبار الشخصيات والمسؤولين أسبقية الخطابة أسبقية المجاملات
مراسم الجلوس
استقبالات المكتب صالون الاستقبال الاجتماعات الداخلية للمنشأة الاجتماعات المشتركة مع وفود أجنبية أو جهات اخرى المناسبات الرسمية والعامة توقيع الاتفاقيات حفلات العشاء
مراسم الأعلام
مراسم الأعلام مراسم عزف النشيد الوطني مراسم الصور الرسمية
مراسم الضيافة
ضيافة الاستقبالات ضيافة حفلات العشاء
6
دليـل المراســم والبرتوكول
58 65
71 73
78
80
82 83
92
مراسم الزيارات الخارجية
المؤتمرات واللقاءات الخارجية الحفلات الرسمية
مراسم الزي واللباس
الزي الوطني السعودي الملابس الغربية
مراسم تقديم الهدايا
مراسم تقديم الهدايا
مراسم إلتقاط الصور التذكارية
مراسم إلتقاط الصور التذكارية
ترتيب الدول الأعضاء في جامعة الدول العربية ترتيب الدول الأعضاء في منظمة الأمم المتحدة
المراجع
الملاحق
7
دليـل المراســم والبرتوكول
8
دليـل المراســم والبرتوكول
مقدمــة
دليـل المراســم والبرتوكول 9

10
تمثل علاقة أي منشأة بالأفراد والجماهير جزءًا مهمًا ومعبرًا من وظيفة
العلاقات العامة؛ لذلك نرى عددًا من العاملين في هذا القطاع يمضون ساعات من أوقاتهم في نشاطات تسعى إلى بناء صورة المنشأة النمطية وتعزيزها، سواء أكانت للجماهير أم الجهات الأخرى. وتعد المراسم في العلاقات العامة واجهة المنشأة من خلال تطبيقها مجموعة من العادات والتقاليد المتعارف عليها؛ سواء مكتوبة أو غير مكتوبة، لتنظيم أسلوب التصرف السليم، وقواعد اللياقة والمجاملة في الحياة الاجتماعية وبيئة العمل، والتي أصبحت من سمات العلاقات العامة الحديثة، وجديرة بالمراعاة بما يتوافق مع قيمنا الراسخة، وتراثنا الحضاري العريق. ويعد الالتزام بهذه
المراسم جزء ًا مهم ًا لإنزال الناس منازلهم واحترامهم وتقديرهم وجذبهم للمنشأة.
وعلى الرغم من أن هذه المراسم "برتوكول" لم تكن في الأصل قواعد ثابتة،
بل علم تطور على مر السنين نتيجة تطور الممارسات التي كانت في التقاليد القديمة تدور حول الضيافة. فقد صارت المراسم اليوم مهمة؛ لأنها توفر مجموعة من القواعد المعمول بها، والتي يجب احترامها في المجتمع، ومنها: من الذي سيجلس؟ وأين، ومتى يجب عليك أن تقف؟ أو بأي لقب عليك أن تخاطب شخصًا ما، وكيف يمكن التعامل مع رؤسائك أو الطريقة السليمة للتعامل مع ضيف أجنبي؟ وكيف سيكون ترتيب المواكب؟ ، وما اللباس الذي سيتم ارتداؤه في أي مناسبة؟ وباختصار فإن أدب البروتوكول يحدد ما هو صحيح وسليم، وما يمكن أن يكون مقبو ًلا وما لا يكون مقبو ًلا، وما الذي يجب عمله وما لا يجب. ففي مجال العلاقات العامة، ليس ثمة ماهو صغير في الأشياء البسيطة، وليس فيها ماهو غير مهم. أما آداب السلوك والمراسم، فهي أكثر من عرض جذاب للتصرفات الجيدة، إنها أداة حاسمة في العمل، فهي مجموعة إشارات ترسلها لُتظهر الاحترام، وتبعث الطمأنينة في النفس، وتكسب الثقة التي
تمنحك حق تحسين العلاقات. وهذه هي دعامات النجاح في عالم الأعمال.
دليـل المراســم والبرتوكول
11
ونظرًا إلى أهمية اّتباع مراسم محددة تعكس صورة إيجابية عن المنشآت لا سيما الرسمية منها، جاء هذا الدليل الاسترشادي لتوضيح الأمور المتعلقة بنشاطات المراسم في أعمال العلاقات العامة، وليكون مرجع ًا سريع ًا للعناصر الرئيسية في هذا المجال. وتجدر الإشارة إلى أن القواعد والآداب المنوه عنها في هذا الدليل قابلة للتطوير والمواءمة، ولا تمثل على كل حال أشكا ًلا جامدة واجبة الاتباع حرفي ًا في كل
زمان ومكان.
دليـل المراســم والبرتوكول
12
دليـل المراســم والبرتوكول
مراسم
الزيــارات
دليـل المراســم والبرتوكول 13

14
الزيارة: هي نشاط مراسمي مخطط، يهدف الى تحقيق أهداف محددة، والخروج منها بنتائج إيجابية. وعادة مايكون ضمن أعمال المنشأة، تلقي عدد من طلبات الزيارات لشخصيات من داخل البلد في إطار التعاون بين القطاعات المختلفة، أو ضيوف رسميين
في زيارة عمل من الخارج يمثلون الجهات النظيرة في البلدان الصديقة.
وتتعدد أنواع الزيارات بحسب مكانة القطاع نفسه، ومن ذلك: ▪ زياراترسميةودبلوماسية. ▪ زياراتالعمل. ▪ زياراتالمجاملة. ▪ زياراتتعريفية.
كما تصنف الزيارات إلى زيارات تقوم بها الجهة إلى جهات ومنشآت أخرى، أو زيارات تقوم بها جهات أو شخصيات أخرى إلى الجهة ومنشآتها. وينقسم الزوار إلى أنواع متعددة منها:
▪ الوفودالرسمية. ▪ أعضاءالسلكالدبلوماسيوالمنظماتالدولية. ▪ مسؤولوالجهاتوالمؤسساتوالمنظمات. ▪ الأفرادمنكبارالشخصيات.
ويلتزم المسؤولون بقواعد المجاملة في استقبال نظرائهم خلال هذه الزيارات بما يعكس تقاليد بلادهم في كرم الوفادة وحرارة الترحيب من ناحية، وبما يحافظ على كبريائها واعتزازها بنفسها على قدم المساواة مع غيرها في المجال الدولي من ناحية أخرى. ويحرص الجميع على الحفاظ على قدر من التوازن بين الأمرين، بحيث لا يصل الاعتداد بالنفس إلى حد الاستعلاء الممجوج، ولا يصل التبسط والكرم إلى حد التواضع
الزائد عن المستوى المعقول.
دليـل المراســم والبرتوكول
15
مراسم زيارات كبار المسؤولين
تحرص المنشأة على القيام بمراسم عالية تبين لضيوفها اهتمامها بهم وحرصها على زيارتهم حتى لو كانت لوقت قصير سواء لاجتماعات عمل رسمية أو زيارات خاصة لمسؤوليها. وفي كلتا الحالتين ينبغي الحرص على تنفيذ هذه المراسم بكل تفاصيلها. وتختلف مراسم الاستقبال حسب مكانة الضيف والظروف التي يتم فيها هذا الاستقبال. وينبغي التنبه الى التحضير الجيد للزيارة من خلال التنسيق المسبق، والتأكد من المواعيد، فأسوأ مايمكن تخيله صف طابور الاستقبال لمجموعة من المسؤولين قبل نصف ساعة
من الوقت المحدد لوصول الضيف.
▪ تتضمنهذهالفئةزياراتكلمن: 1. أصحاب السمو الأمراء.
2. أصحاب المعالي الوزراء. 3. شاغلي المرتبة الممتازة. 4. رؤساء مجالس الإدارة للجهات. 5. أعضاء السلك الدبلوماسي. 6. كبار التنفيذيين.
▪ تتولى إدارة المراسم أو العلاقات العامة التنسيق لهذه الزيارة مع فريق الضيف والاتفاق على كل التفاصيل، ومن المهم معرفة جدول الزيارة والمرافقين وعادات الأكل والشرب؛ خاصة للضيوف الأجانب إذا كان برنامج
الزيارة يتضمن وجبة غداء أو عشاء . ▪ إذا كان الضيف أجنبيًا، يستحسن التنسيق مع سفارة الضيف في الزيارات
الرسمية لمسؤوليها. ▪ بحسب درجة الضيف، ُيعين الشخص المناسب لاستقباله عند المدخل الرئيس
للمنشأة، حيث يبادره بالمصافحة والترحيب بإسم الجهة، ومن َث َّم يقدم للتعريف به إلى بقية المستقبلين والمسؤولين في المنشأة الذين يصطفون في المدخل أو البهو الرئيس، ثم يتوجه إلى المكان المحدد للجلوس، ويفضل أن
دليـل المراســم والبرتوكول
16
يكون صالون الاستقبال الرئيس أو قاعة الاجتماعات إذا كان الاجتماع هو هدف الزيارة.
▪ عندالانتهاءمنالبرنامجالرسميللزيارة،يصحبهالمرافقالىالخارجلتوديعه. ▪ في حالة كان الضيف بمرتبة سفير فتقضي المراسم بأن ُي ْسَتقبل من قبل مأمور المراسم ويرحب به المسؤول عند مدخل مكتبه ثم يصطحبه المسؤول
إلى الخارج بعد انتهاء الزيارة. ▪ أماالفئاتمادونذلك،فقديحدثأنيلتقيبهممسؤولالمنشأةلسببأو
آخر، فتكون مراسم زيارتهم حسب الآتي: ▪ ُيستقبلون عند مدخل المنشأة من قبل مأمور المراسم أو ممثل
العلاقات العامة.
▪ إذا كانت الزيارة مرتبطة بأحد قطاعات المنشأة؛ فيكون في
الاستقبال أيض ًا مسؤول من المنشأة في القطاع ذاته وموا ٍز لدرجة الضيف.
▪ يستقبلهمالمسؤولفيمكتبه،ويصافحهمعندالمدخل. ▪ عند نهاية الاجتماع يودعهم المسؤول عند مدخل المكتب
ويصطحبهم مأمور المراسم إلى الخارج.
دليـل المراســم والبرتوكول
17
مراسم استضافة كبار المسؤولين من خارج المملكة
عندما تستضيف المنشأة مسؤو ًلا اجنبي ًا في زيارة رسمية لأكثر من يوم واحد؛ تقوم إدارة المراسم بعمل ترتيبات استضافة الضيف ومرافقيه، وترتيب الاستقبال والتوديع، وعمل البرنامج اللازم للزيارة. وقد حدد الأمر السامي 30641 بتاريخ 1438/8/3هـ ترتيبات
الضيوف الأجانب من قبل الجهات الحكومية في المملكة حسب الآتي:
استضافة
▪ لا يقل مستوى الشخصية المستضافة عن وزير أو من في مرتبته ومن في حكمهم.
▪ مراعاة أهمية الشخصية ومكانتها السياسية والاجتماعية والدينية والدولة التي يمثلها، والدواعي الأمنية للحماية.
▪ تكون الاستضافة للشخصيات والوفود الرسمية القادمة لزيارة المملكة، ولا يشمل ذلك رجال الأعمال أو ممثلي الجهات المرافقة لهذه الوفود.
▪ الأخذبمبدأالمعاملةبالمثل1؛خاصةلدىالجهاتالحكوميةالتيلديهالجان مشتركة، أو زيارات متكررة متبادلة.
▪ ُتحددالأعدادالمستضافةعلىالنحوالآتي: ▪ رؤساءالبرلماناتأوالمجالسالنيابية:يستضافمعهخمسةأشخاص
(5+1). ▪ الوزيرومنفيمرتبته:يستضافمعهثلاثةأشخاص(1+3). ▪ رؤساء المنظمات الدولية ومن في حكمهم: يستضاف معه ثلاثة
أشخاص (1+3). ▪ عضوالبرلمان:يستضافمعهشخصواحد(1+1). ▪ الاجتماعاتوالمؤتمراتالتيتنظمهاالجهةتكونالاستضافةلمن
هم في مرتبة وزير مع مرافق واحد فقط (1+1).
▪ تكون الاستضافة في المدينة مقر المهمة، حيث يتم الغرض الأساسي من
الزيارة.
1 ُيقصد به: آلية التعامل مع ممثلي المملكة في أثناء زيارتهم لتلك الدولة؛ سواء من تقديم امتيازات وخدمات وضيافة أو عكسها، ويفضل الرجوع إلى وزارة الخارجية في ذلك والاستئناس برأيهم.
دليـل المراســم والبرتوكول
18
▪ تقوم الجهة المستضيفة بإبلاغ المراسم الملكية عن طلب الاستضافة بما لا يقل عن 10 أيام من تاريخ قدوم الضيف.
▪ لاتزيدمدةالاستضافةعلىثلاثةأيام. ▪ في ما يتعلق بتقديم التسهيلات في المطار وتأمين الحراسات اللازمة لمن
يتطلب منهم ذلك فتتم عن طريق قيام الجهة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة (وزارة الداخلية، والمراسم الملكية، والهيئة العامة للطيران المدني).
الإعداد للزيارة:
يتطلب الإعداد لزيارة ضيف أجنبي الحصول على معلومات مؤكدة عن الضيف تشمل ما يأتي:
▪ اسم الدولة التي ينتمي إليها، وشعارها، ونشيدها الوطني (في المناسبات الرسمية).
▪ الاسمالكاملللضيفوألقابه،والرتبالتيتسبقاسمهأوتلحقه. ▪ مدة الزيارة بالتحديد وموعد الوصول وكيفيته (طائرة، باخرة، سيارة)، ومراعاة
اتفاق موعدها من الجانبين. ▪ الغرضالأساسيللزيارةوماإذاكانتالزيارةللعملأوللسياحةأوكلاهما. ▪ رغبات الضيف العامة، وما هي الأماكن التي يرغب في زيارتها؟ والأشخاص
الذين يود مقابلتهم؟
▪ الرغبات الخاصة للضيف مثل: عادات معينة في أماكن الإقامة والمبيت، أو
أصناف معينة للمأكولات التي لا يتناولها أو تلك التي يتناولها. ▪ عددالمرافقينللضيفوأسماؤهمومناصبهمودرجاتهم. ▪ جرتالعادةعندمايكونالضيفعلىمرتبةوزيرأوأعلىأنيقيمأوينزلفي
قصر الضيافة التابع للمراسم الملكية. وفي حال عدم توفر ذلك يجب مراعاة التالي في اختيار المكان المناسب لإقامة الضيف:
▪ أنيكونمنالفنادقالمشهودلهابالتميزفيخدمةكبارالضيوف، وأن يكون من فئة خمسة نجوم وعلى قدٍر عاٍل من النظافة والترتيب، وفي مكان مناسب يسهل الوصول إليه.
▪ توفرالمتطلباتالأمنيةوالحراساتبشكلكاملعلىمدارالساعة.
دليـل المراســم والبرتوكول
19
▪ يسكن الوزير أو من على مرتبته في جناح يضم غرفة نوم رئيسية، وصالون استقبال، ومكتب أعمال.
▪ يجبحجزغرفةقريبةللجناحلمرافقهالشخصي(السكرتير). ▪ يكون جميع الوفد في الطابق نفسه بقدر الاستطاعة ، وإذا تعذر ذلك يجب التنبه أن يكون الضيف المسؤول في الطابق الأعلى
لموظفيه.
▪ يسكن المرافق المعين من المنشأة (إذا كان وجوده مهمًا) مع
الوفد في الفندق نفسه، على ألا يكون في طابق أعلى من الضيوف.
▪ الاتفاقعلىالشخصالمناسبلمرافقةالضيفخلالمدةالزيارة،حيثيراعى فيه إتقان اللغة، وإلمامه بالثقافة والمعلومات العامة، وسرعة البديهة، وعلى المرافق أن يقرأ كل ما يستطيع الحصول عليه عن الضيف والبلد التي ينتمي إليها، وعادة ما تطلب سيرة ذاتية عن الضيف خلال فترة التنسيق للزيارة.
▪ في حالة وجود حرم الضيف ضمن الزيارة، ُيعمل برنامج منفصل للسيدة حرم الضيف، ومعها مرافقة خاصة بها.
▪ يتم الاتفاق مع الجهات الأمنية المختلفة حسب أهمية الضيف والوفد المرافق.
برنامج الزيارة:
يراعى عند إعداد برنامج الزيارة للضيف ما يأتي:
▪ الحرصعلىالتوازنفيبرنامجكليوم،بمعنىآلايكونأحدالأياممزدحمًا والآخر أقل ازدحام ًا.
▪ أنيتضمنالبرنامجفييوموصولالضيف،إقامةمأدبةعشاءتكريمًاللضيف والوفد المرافق، إلا إذا كان ميعاد الوصول متأخرًا، فتقام المأدبة في اليوم التالي.
▪ أنيتضمنبرنامجالزيارة،علاوةعلىالزياراتالميدانيةالتيهيأساسالزيارة والغرض الأساسي لها ، زيارة بعض المعالم السياحية ، والأثرية؛ سواء داخل
المدينة أو خارجها ، حسب ما يسمح وقت الضيف ، وأيض ًا يشمل جانب ًا ثقافي ًا،
دليـل المراســم والبرتوكول
20
مثل: المتاحف، وآخر ترفيهي وفي هذه الحالة يستعان بالجهات المختصة، مثل: الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، وهيئة الثقافة ، وهيئة الترفيه... وغيرها. وقد يتضمن البرنامج زيارة بعض الأماكن الدينية حسب الرغبة، ولا يجب إغفال جانب مهم يتعلق بزيارة مظاهر النهضة الحديثة ، وأيض ًا يتضمن البرنامج
جزء ًا أو أكثر لجولة حرة. ▪ وضعأوقاتمفتوحة؛فقديرغبالضيففيإضافةفقرةإلىالزيارةلميكن
متفق ًا عليها من قبل.
▪ تحديد خط السير في كل خطوة (سواء في الانتقال من مكان إلى آخر أو
داخل المكان نفسه). ▪ كما يتم إجراء مخاطبات تليفونية – للتأكد – مع الجهات المعنية في البرنامج
النهائي للضيف على أن يتم ذلك قبل الزيارة بوقت كا ٍف. ▪ بعدالاتفاقعلىتفاصيلالبرنامج،تتمطباعتهحسبمايأتي:
▪ يوضع على الغلاف اسم الضيف، ولقبه الوظيفي، وتاريخ الزيارة، وفوقها يوضع شعار المنشأة المستضيفة، والجهة التي يمثلها الضيف. وإذا كانت زيارة رسمية لمسؤول في دولة أخرى، توضع
أعلام المملكة والدولة التي يمثلها الضيف (علم المملكة أو ًلا
على الجهة اليمين).
▪ في الصفحة الداخلية يكتب اسم المرافق المكلف من قبل
المنشأة، رقم التواصل المباشر معه، واسم مقر الإقامة، وعنوانه، وأرقام الاتصال.
▪ ثمصفحةمستقلةلكليوممنأيامالزيارةتتضمنفياليومالأول ساعة الوصول، وأسماء السادة المستقبلين. وفي الصفحات التالية تفصيلات برنامج الزيارة التي تشتمل على أوقات واماكن المقابلات والاجتماعات والزيارات والدعوات؛ سواء كانت رسمية أو شخصية
أو جولات سياحية. ▪ يفضل إضافة معلومات مهمة مثل: حالة الجو، أوقات الصلاة
(للمسلمين)، أرقام السفارة والطوارئ، وأبرز المعالم والأماكن التجارية والسياحية بجوار مقر السكن.
دليـل المراســم والبرتوكول
21
مراسم الاستقبال:
▪ يكون مسؤول المنشأة في استقبال الضيف (إذا كانت درجة الضيف عالية) في الصالة التنفيذية للمطار2.
▪ يصطحبالمسؤولضيفهإلىصالةالاستقباللإجراءحديثودي،حيثتقدم القهوة العربية.
▪ في هذه الاثناء يطلب منسق المراسم في المنشأة من منسقي الضيف الجوازات لإنهاء إجراءات الدخول الخاصة بالضيف أو الوفد، وتذاكر الحقائب الموضوعة في العفش، حيث يقوم بجمع حقائب الضيوف من السير ووضعها
في سيارة مستقلة ترسل مباشرة إلى مقر إقامة الضيف. ▪ بعد الانتهاء من إجراءات الجوازات يودع المسؤول ضيفه عند السيارة المخصصة لتنقلاته (يحرص أن تكون مودي ًلا حديثًا، تحتوي على مياه شرب
معتدلة البرودة، وملف دليل الزيارة). ▪ يراعى الانتباه عندما يكون الضيف أو أحد أعضاء الوفد من النساء استحباب
توفير عباية مريحة مع توضيح الثقافة الخاصة بلبس العباية في المجتمع السعودي وإعطائها الخيار بارتدائها.
الانتهاء من الزيارة:
▪ يصطحب المرافق الضيف والوفد المرافق الى المطار، حيث تجرى مراسم التوديع في الصالة التنفيذية.
▪ بعدمغادرةالضيفيستحبإرسالخطابشكرعلىالزيارة،وأبرزماتمالاتفاق عليه خلالها، مع مجموعة من الصور التذكارية التي ُالتقطت خلال الزيارة.
2 توجد في المطارات الدولية صالة تنفيذية ( المكتب التنفيذي) تابعة للهيئة العامة للطيران المدني، تتولى مسؤولية استقبال وتوديع الضيوف الرسميين حسب الفئات المخصصة لديهم وبالتنسيق مع وزارة الخارجية.
دليـل المراســم والبرتوكول
22
مراسم حفلات الافتتاح والمناسبات الرسمية
تهيئة المكان
▪ ترتيب المنصة الرئيسة التي سيجلس عليها المسؤول والضيوف بكل المتطلبات، مثل: المقاعد المريحة والمناسبة للجلوس والخلفية التي تحمل تفاصيل المناسبة والشعارات حسب الهوية الفنية للهيئة، والعلم الوطني وعلم المنشأة (راجع مراسم الأعلام ص 44)، وكذلك تجهيز الطاولات، ووضع
الورد المناسب عليها. ▪ توفيركلالتجهيزاتالإلكترونيةاللازمة،والإشرافعلىوضعهافيالأماكن
المحددة لها مثل: اللواقط الصوتية (ميكرفون)، وشاشات العرض، والحاسب الآلي والتأكد من جاهزيتها.
▪ تجهيزمنصةالخطابة(Podium)ذاتارتفاعمناسبمعالحرصعلىعدموضع عدد كبير من الورود أو اللواقط التي تحجب رؤية المتكلم.
▪ ترتيبكراسيالمدعوينفيالقاعةفيحاللمتكنالقاعةمجهزةبمقاعد ثابتة، مع المحافظة على إبقاء جميع الممرات مفتوحة في كلا الجانبين لتأمين حركة مرور مريحة في القاعة.
▪ التأكد من خلو الممرات والمسارات من العوائق أو الموانع التي قد تتسبب في تعثر الأشخاص.
▪ تفقد مخارج الطوارئ والتأكد من صلاحيتها وخلوها من الموانع ومعرفة أماكنها.
▪ التأكدمنجاهزيةأجهزةالترجمةالفوريةإنوجدت. ▪ الإشراف على وضع البروشورات والكتيبات والنشرات المراد توزيعها في
القاعة مع الحرص على مراجعة النشرات المعروضة ومعرفتها والاطلاع على محتوياتها.
▪ تحديد أماكن وجود مصوري الفيديو والمصورين حتى لا يتسببوا في التشويش على الحضور.
دليـل المراســم والبرتوكول
23
▪ توفيرالضيافةالمناسبة:(قهوةعربية،عصيراتطبيعية،ماءشرب،...)ويمكن الرجوع إلى قسم الضيافة في هذا الدليل (ص 54).
▪ التأكدمنجاهزيةونظافةدوراتالمياهومرافقها.
استقبال الضيوف
ينتدب مجموعة من العاملين لاستقبال الضيوف من الحضور عند مدخل المكان المعد للمناسبة للترحيب بهم ومرافقتهم إلى أماكن جلوسهم. ويجب وضع كروت تعريف الاسم في المقاعد المخصصة للضيوف وحسب مراسم الأسبقية (راجع مراسم الأسبقية
ص 26 في هذا الكتاب).
برنامج الحفلات الخطابية
عندما يأخذ راعي الحفل والضيوف مكانهم في الحفل يبدأ فور ًا الحفل الخطابي ويراعي فيه ما يأتي:
▪ عزف النشيد الوطني (انظر مراسم عزف النشيد الوطني في هذا الدليل ص 51).
▪ يبدأمقدمالحفلكلمتهبالترحيببراعيالمناسبةوبالضيوفالكراموالإشادة بحضورهم، معرج ًا على أهمية هذه المناسبة. ويستحسن التنبه إلى الآتي:
▪ الانتباه لعدم إغفال ذكر أحد الشخصيات الرسمية المهمة الحاضرة للمناسبة، وفي حال حدوث ذلك الاعتذار عن هذا الخطأ وبطريقة لبقة.
▪ الحرصعلىتدوينأسماءالمتحدثينوألقابهمبشكلواضحقبل الصعود إلى المنصة، وتذكر الأسماء لدى تحيتهم حسب أهمية أصحابها، مع التنويه إلى مركز الشخص ومرتبته. وفي حال كان
التقديم لضيف أجنبي فيقدم أو ًلا باللغة العربية ثم بلغته أو
الإنجليزية.
دليـل المراســم والبرتوكول
24
▪ أن يتحلى المقدم بنبرة صوت تتناسب مستوى مقدمين المناسبات، ويجب أن تكون مخارج الحروف واضحة، ولديه القدرة
على تغيير نبرة صوته علوًا وانخفاضًا وفقًا للفقرة التي يقدمها ، ومن المستحسن أن يتدرب مقدم الحفل على الفقرات التي سيلقيها على المنصة نفسها قبل الحفل بوق ٍت كا ٍف لتفادي
المفاجآت. ▪ الانتباه والابتعاد عن استعمال التعابير والكلمات المزعجة
للمدعوين؛ خاصة التي تحتمل التأويل.
▪ تلاوة آيات من الذكر الحكيم مع انتقاء ما يتلاءم مع المناسبة من الآيات الكريمة، ويختار لها قارئ حسن الصوت.
▪ عرضالفيلمالوثائقيأوالتعريفيإذاوجد. ▪ ثمتتوالىالكلماتالخطابيةبحسبالاسبقياتالواردةفي(ص27). ▪ يختتمالحفلبتقديمالهداياأوتكريملبعضالشخصيات. ▪ يستحسنألاتتجاوزمدةالحفلساعة.
دليـل المراســم والبرتوكول
مراسم
الأسبقيــة
دليـل المراســم والبرتوكول 25

26
مراسم الأسبقية لكبار الشخصيات والمسؤولين
تراعى الأسبقية في عدد من الأوضاع، مثل: ترتيب الجلوس، وترتيب الوقوف في الاستقبالات، ترتيب جلوس حفلات العشاء وغيرها. وتختلف مراسم الاسبقية بحسب
دولة، وفي المملكة يكون ترتيب الأسبقية على النحو الآتي:
أصحاب السمو الأمراء حسب العمر. سماحة مفتي عام المملكة. فضيلة رئيس المجلس الأعلى للقضاء. معالي النائب العام. معالي رئيس مجلس الشورى. أصحاب الفضيلة العلماء حسب علمهم وقدرهم. السفراء المعتمدون لدى المملكة حسب تاريخ اعتمادهم. أصحاب المعالي الوزراء حسب الأقدمية3. كبار الضباط من العسكريين برتبة فريق أول.4 أصحاب الدرجة الممتازة حسب الأقدمية. كبار الضباط من العسكريين برتبة فريق. أصحاب السعادة بحسب المرتبة الوظيفية.
بروتوكول كل

▪ تجدرالإشارةإلىأنهيجوزمنحبعضالشخصياتالتيتتمتعبمكانةعلميةأو اجتماعية مرموقة أسبقية خاصة، فقد جرت العادة أن يقدم سماحة مفتي عام المملكة على الأمراء في الجلوس بجوار الملك أو سمو ولي العهد.
▪ يمنحالأجانبأسبقيةعلىالمواطنينإذاتساويامعًافيالدرجةأوالمرتبة. ▪ يقدمالمدنيونعلىالعسكريين.
3 يقدمأعضاءمجلسالوزراءعلىمنهمفيمرتبة(وزير)،ويكونترتيبالأسبقيةلأعضاءمجلسالوزراءحسبالأقدمية، وإذا صدر تعيينهم في يو ٍم واحد يقدم الذي صدر قرار تعيينه أو ًلا. 4 يقدم العسكريين حسب الأقدمية وإن تم تعيينهم في قرار واحد، يقدم الذي ورد اسمه في أول القائمة على الذي يليه.
دليـل المراســم والبرتوكول
27
▪ لا يقدم من يشغل منصبًا بالتكليف أو بالإنابة حتى ينتهي آخر مسؤول في فئته.
▪ إذاكانالوفدخارجيًا؛فيتمترتيبهمحسبالأسبقيةالمعمولبهافيبلدانهم، ويرجع في ذلك إلى السفارة.
▪ تحدد أسبقيات رؤساء البعثات الدبلوماسية حسب ماورد في اتفاقية فيينا للعلاقات الدبلوماسية (1961) حسب الترتيب الآتي:

مرتبة (سفير) المعتمدين لدى المملكة، وتحدد أسبقيتهم طبق ًا لتاريخ تقديم أوراق الاعتماد وساعته.

مرتبة (سفير فوق العادة) أو (وزير مفوض)، وتحدد أسبقيتهم طبقًا لتاريخ تقديم أوراق الاعتماد وساعته أسوة بالسفراء.

الملحق العسكري إذا كان في رتبة لواء أو عميد. 4. مرتبة (قائم بالأعمال) تحدد أسبقيتهم من تاريخ تقديم خطابات
اعتماده لوزير الخارجية بغض النظر عن درجاتهم. 5. مرتبة (قائم بالأعمال بالنيابة) تحدد أسبقيتهم لتاريخ توليهم عملهم. 6. مستشارو السفارات. 7. مرتبة (سكرتير أول). 8. مرتبة (سكرتير ثا ٍن). 9. مرتبة (سكرتير ثالث). 10. الملحقون الدبلوماسيون ويستثنى من ذلك الملحق العسكري إذا
كان على رتبة لواء أو عميد؛ فإنه يأتي مباشرة بعد الوزير المفوض.
ويمكن الاستفادة من القائمة المعتمدة للبعثات الدبلوماسية لدى المملكة لدى وزارة الخارجية، والتي يتم طلبها عن طريق إدارة المراسم في الوزارة.
أسبقية الخطابة
في المناسبات التي تشتمل على كلمات خطابية ينبغي الأخذ بعين الحسبان عند إعداد برنامج الحفل أسبقية إلقاء الكلمات، حيث إن أكبر شخصية موجودة هي آخر من يلقي كلمته، كما يتقدم المستضيف على الضيف في إلقاء الكلمة.
دليـل المراســم والبرتوكول
28
أسبقية المجاملات
▪ يبادربالمصافحةالأكبرمنزلة. ▪ المرأةهيمنتبادرلمصافحةالرجلوليسالعكس. ▪ الأسبقيةللمرأةعندالدخولوالخروج. ▪ عندالتعريفُيقدمالأصغرإلىالأكبر،تبعًاللالقابأوالمراكز. ▪ يسبقاللقبالمدنيأوالعسكريوالمنصبالاسمعندالتعريف.
دليـل المراســم والبرتوكول
مراسم
الجلـــوس
دليـل المراســم والبرتوكول 29

30
يجلس المضيف في مقعد مفرد بوجه الباب، ويكون الضيف (أيًّا كانت درجته) على يمينه على مقعد منفرد مشك ًلا معه زاوية قائمة ( حرف L )، ويفصل بين المقعدين طاولة صغيرة، ثم يتبع مقعد الضيف مقعد مزدوج (صوفا) لمرافقي الضيف حسب أسبقية جلوسهم (انظر مراسم الأسبقية ص 26)، ويجلس حضور اللقاء من منسوبي
المنشأة في الجهة المقابلة للوفد (حسب الصورة).
دليـل المراســم والبرتوكول
استقبالات المكتب
31
يجلس المضيف على مقعد مفرد مقابل الباب، ويكون الضيف (أّيًا كانت درجته) على يمينه مشك ًلا معه زاوية حادة ( حرف V ) بينهما طاولة صغيرة، يقابلها طاولة متوسطة عليها باقة ورد، وضيافة خفيفة، ثم يجلس بقية الوفدين على مقاعد متقابلة (حسب
الصورة).
دليـل المراســم والبرتوكول
صالون الاستقبال
32
يتصدر أكبر مسؤول كل الاجتماعات الداخلية التي يحضرها، ثم يجلس بقية المسؤولين بجواره حسب المنصب الوظيفي، حيث يجلس عن يمنه أعلى الحاضرين مرتبة، وعن يساره الذي يليه، وهكذا حسب الشكل الآتي:
شكل 1: رئيس الجهة مترأس ًا اجتماع داخلي
الاجتماعات الداخلية للمنشأة
دليـل المراســم والبرتوكول
33
الاجتماعات المشتركة مع وفود أجنبية أو جهات اخرى
في الاجتماعات التي تتم مع وفد من جهة أو دولة أخرى، فهنالك طريقتان للجلوس:

يجلس الوفدان متقابلين على طاولة الاجتماعات نفسها، ويكون المضيف في منتصف الجهة اليمنى من الطاولة، يقابله مباشرة الضيف وإلى جانب كل منهما أعضاء وفده حسب الشكل الآتي:
شكل 2: اجتماع وفدين بشكل متقابل
دليـل المراســم والبرتوكول
34

يجلس المضيف على يسار صدر طاولة الاجتماعات يجاوره على يمينه الضيف (اذا تساويا في المرتبة)، ويجلس بقية الفريقين في جهة رئيسهم متقابلين حسب الرسم التالي:
دليـل المراســم والبرتوكول
شكل 3: اجتماع وفدين بشكل متجانب
35
المناسبات الرسمية والعامة
يجلس وسط الصف الأول راعي المناسبة، ويتوزع باقي الضيوف حسب درجاتهم استناد ًا إلى شكل ترتيب مقاعد الصالة وذلك بحسب الأحوال الآتية:
▪ قاعاتالمدرجالواحد: 1) إذا كان عدد المقاعد فردي ًا؛ فيكون المقعد الذي في المنتصف هو مكان
الشرف، ويتوزع البقية عن يمينه وشماله.
شكل 4: الجلوس في قاعة مدرج واحد "فردي"

إذا كان عدد المقاعد زوجيًا فيكون مكان الشرف في المنتصف إلى اليمين قلي ًلا للناظر قبالته وعن يمينه وشماله يجلس البقية.
شكل 5: الجلوس في قاعة مدرج واحد "زوجي"
دليـل المراســم والبرتوكول
36
▪ قاعاتالمدرجالزوجي: 1) إذا كان عدد المقاعد فرديًا؛ فيكون المقعد في منتصف المدرج الأيسر
(جهة المنصة) هو مكان الشرف ويتوزع البقية عن يمينه وشماله، ويكمل من منتصف المدرج الأيمين توزيع البقية بالطريقة نفسها.
شكل 6: الجلوس في قاعة مدرجين "فردي"

إذا كان عدد المقاعد زوجي ًا؛ فيكون أول مقعد يمين المدرج الأيسر (جهة المنصة) هو مكان الشرف، ويأتي البقية بالتتابع عن يمينه، ثم يكمل بأول مقعد في المدرج الأيمن من اليسار
شكل 7: الجلوس في قاعة مدرجين "زوجي"
دليـل المراســم والبرتوكول
37
▪ قاعاتالمدرجالثلاثي: 1) إذا كان عدد المقاعد فردي ًا؛ فيكون المقعد في منتصف المدرج الأوسط
هو مكان الشرف، ويتوزع البقية عن يمينه وشماله، ويكمل من مقعد المنتصف على المدرج الأيسر، ثم المقعد في منتصف المدرج الأيمن على طريقة التوسيط.
شكل 8: الجلوس في قاعة مدرج ثلاثي "فردي"

إذا كان عدد المقاعد زوجي ًا؛ فيكون المقعد في منتصف المدرج الأوسط الى اليمين للناظر قبالته هو مكان الشرف ويتوزع البقية عن يمينه
وشماله، ويكمل من أول مقعد يمين المدرج الأيسر بطريقة التتابع، ثم
أول مقعد يسار المدرج الأيمن على طريقة التتابع.
دليـل المراســم والبرتوكول
شكل 9: الجلوس في قاعة مدرج ثلاثي "زوجي"
38
أما المناسبات التي يكون راعي المناسبة أو ضيف الشرف على المنصة، فيكون جلوسه في الوسط، وعلى يمينه الأعلى مرتبة بعده، وعلى يساره المستضيف. وفي المناسبات المشتركة مع جهة أخرى يكون أعلى الحاضرين مرتبة في منتصف الصف الأمامي، وعن يساره بقية مسؤولي الجهة التي يمثلها بحسب مراتبهم، وعن يمينه يكون ممثل الجهة الأخرى ومنسوبوها حسب البروتوكول المعتمد لديهم. كما جرت العادة أن
يخصص الصفان أو الثلاثة الأوائل لكبار المدعوين.
توقيع الاتفاقيات
يجلس مسؤول الجهة المستضيفة في الجهة اليسرى للطاولة (يمين الناظر قبالته)، ويجلس على يمينه من يماثله في الجهة الأخرى. ويقف خلف كل منهما شخص واحد فقط لتمرير الوثائق.
واذا كانت الاتفاقية ستوقع بحضور راعي شرف (أمير المنطقة، أو الوزير، أو رئيس مجلس الإدارة)؛ فإنه يقف عند منتصف الطاولة من الخلف.
في حفلات العشاء
▪ مقعد الشرف في المائدة؛ سواء مستديرة أو مستطيلة أو حدوة حصان (U) يكون في منتصف صدر المائدة الذي يقابل الباب الرئيس للصالة، وإذا كان الباب جانبي ًا؛ يكون صدر المائدة مواجه ًا النوافذ، أو المنصة إذا كان حفل عشاء
خطابي ًا، ثم توزع باقي المقاعد على يمين مقعد الشرف ويساره بالتوالي. ▪ في حالة أن الضيف أجنبي، يفضل أن يحاط بمواطنين على جانبيه بقدر الإمكان دون الإخلال بقواعد الأسبقية، بحيث يجلس أجنبي وبجواره مواطن
ثم أجنبي... وهكذا. ▪ تتولىوحدةالمراسموضعأسماءالضيوفبشكلواضحعلىبطاقاتصغيرة
تحدد أماكن جلوسهم.

لخّصلي

نتيجة التلخيص (50%)

النص الأصلي

تلخيص النصوص العربية والإنجليزية أونلاين

آخر التلخيصات