Online English Summarizer tool, free and accurate!
عبدالعزيز بن بندر العثمان عبدالله بن ناصـر الخريـف عبدالعزيز بن بندر العثمان عضو هيئة التدريس السابق في معهد الدراسات الدبلوماسية بوزارة الخارجية، حاصل على الماجستير في الإعلام الدولي من جامعة ولاية أركنسا بالولايات المتحدة الأمريكية. عمل مستشار ًا للعلاقات العامة في عدد من الجهات، مثل المملكة في عدد من المؤتمرات الدولية. حاصل على الماجستير في الاتصال التسويقي والإعلان من جامعة الإمام محمد بن سعود. مستشار للعلاقات العامة لعدد من الجهات، ونظم عدد من المعارض والمؤتمرات الرسمية. مراسم الزيارات مراسم الأسبقية مراسم الجلوس مراسم الأعلام مراسم الضيافة مراسم الزيارات الخارجية مراسم إلتقاط الصور التذكارية 10 العلاقات العامة؛ لذلك نرى عددًا من العاملين في هذا القطاع يمضون ساعات من أوقاتهم في نشاطات تسعى إلى بناء صورة المنشأة النمطية وتعزيزها، سواء أكانت للجماهير أم الجهات الأخرى. وتعد المراسم في العلاقات العامة واجهة المنشأة من خلال تطبيقها مجموعة من العادات والتقاليد المتعارف عليها؛ سواء مكتوبة أو غير مكتوبة، لتنظيم أسلوب التصرف السليم، وقواعد اللياقة والمجاملة في الحياة الاجتماعية وبيئة العمل، والتي أصبحت من سمات العلاقات العامة الحديثة، ويعد الالتزام بهذه المراسم جزء ًا مهم ًا لإنزال الناس منازلهم واحترامهم وتقديرهم وجذبهم للمنشأة. وعلى الرغم من أن هذه المراسم "برتوكول" لم تكن في الأصل قواعد ثابتة، فقد صارت المراسم اليوم مهمة؛ لأنها توفر مجموعة من القواعد المعمول بها، والتي يجب احترامها في المجتمع، ومنها: من الذي سيجلس؟ وأين، ومتى يجب عليك أن تقف؟ أو بأي لقب عليك أن تخاطب شخصًا ما، وكيف يمكن التعامل مع رؤسائك أو الطريقة السليمة للتعامل مع ضيف أجنبي؟ وكيف سيكون ترتيب المواكب؟ ، وما اللباس الذي سيتم ارتداؤه في أي مناسبة؟ وباختصار فإن أدب البروتوكول يحدد ما هو صحيح وسليم، وما الذي يجب عمله وما لا يجب. وليس فيها ماهو غير مهم. أما آداب السلوك والمراسم، فهي أكثر من عرض جذاب للتصرفات الجيدة، فهي مجموعة إشارات ترسلها لُتظهر الاحترام، وتكسب الثقة التي تمنحك حق تحسين العلاقات. 11 ونظرًا إلى أهمية اّتباع مراسم محددة تعكس صورة إيجابية عن المنشآت لا سيما الرسمية منها، جاء هذا الدليل الاسترشادي لتوضيح الأمور المتعلقة بنشاطات المراسم في أعمال العلاقات العامة، وليكون مرجع ًا سريع ًا للعناصر الرئيسية في هذا المجال. والخروج منها بنتائج إيجابية. وعادة مايكون ضمن أعمال المنشأة، تلقي عدد من طلبات الزيارات لشخصيات من داخل البلد في إطار التعاون بين القطاعات المختلفة، أو ضيوف رسميين زياراتالمجاملة. زياراتتعريفية. كما تصنف الزيارات إلى زيارات تقوم بها الجهة إلى جهات ومنشآت أخرى، وينقسم الزوار إلى أنواع متعددة منها: الوفودالرسمية. مسؤولوالجهاتوالمؤسساتوالمنظمات. الأفرادمنكبارالشخصيات. ويلتزم المسؤولون بقواعد المجاملة في استقبال نظرائهم خلال هذه الزيارات بما يعكس تقاليد بلادهم في كرم الوفادة وحرارة الترحيب من ناحية، وبما يحافظ على كبريائها واعتزازها بنفسها على قدم المساواة مع غيرها في المجال الدولي من ناحية أخرى. دليـل المراســم والبرتوكول 15 مراسم زيارات كبار المسؤولين تحرص المنشأة على القيام بمراسم عالية تبين لضيوفها اهتمامها بهم وحرصها على زيارتهم حتى لو كانت لوقت قصير سواء لاجتماعات عمل رسمية أو زيارات خاصة لمسؤوليها. وفي كلتا الحالتين ينبغي الحرص على تنفيذ هذه المراسم بكل تفاصيلها. وينبغي التنبه الى التحضير الجيد للزيارة من خلال التنسيق المسبق، والتأكد من المواعيد، فأسوأ مايمكن تخيله صف طابور الاستقبال لمجموعة من المسؤولين قبل نصف ساعة تتضمنهذهالفئةزياراتكلمن: 1. شاغلي المرتبة الممتازة. رؤساء مجالس الإدارة للجهات. 6. تتولى إدارة المراسم أو العلاقات العامة التنسيق لهذه الزيارة مع فريق الضيف والاتفاق على كل التفاصيل، ومن المهم معرفة جدول الزيارة والمرافقين وعادات الأكل والشرب؛ خاصة للضيوف الأجانب إذا كان برنامج الزيارة يتضمن وجبة غداء أو عشاء . يستحسن التنسيق مع سفارة الضيف في الزيارات الرسمية لمسؤوليها. ُيعين الشخص المناسب لاستقباله عند المدخل الرئيس للمنشأة، حيث يبادره بالمصافحة والترحيب بإسم الجهة، دليـل المراســم والبرتوكول عندالانتهاءمنالبرنامجالرسميللزيارة، في حالة كان الضيف بمرتبة سفير فتقضي المراسم بأن ُي ْسَتقبل من قبل مأمور المراسم ويرحب به المسؤول عند مدخل مكتبه ثم يصطحبه المسؤول فقديحدثأنيلتقيبهممسؤولالمنشأةلسببأو فتكون مراسم زيارتهم حسب الآتي: ُيستقبلون عند مدخل المنشأة من قبل مأمور المراسم أو ممثل إذا كانت الزيارة مرتبطة بأحد قطاعات المنشأة؛ يستقبلهمالمسؤولفيمكتبه، ويصافحهمعندالمدخل. دليـل المراســم والبرتوكول 17 مراسم استضافة كبار المسؤولين من خارج المملكة تقوم إدارة المراسم بعمل ترتيبات استضافة الضيف ومرافقيه، وترتيب الاستقبال والتوديع، وعمل البرنامج اللازم للزيارة. الضيوف الأجانب من قبل الجهات الحكومية في المملكة حسب الآتي: استضافة مراعاة أهمية الشخصية ومكانتها السياسية والاجتماعية والدينية والدولة التي يمثلها، والدواعي الأمنية للحماية. ولا يشمل ذلك رجال الأعمال أو ممثلي الجهات المرافقة لهذه الوفود. الأخذبمبدأالمعاملةبالمثل1؛ خاصةلدىالجهاتالحكوميةالتيلديهالجان مشتركة، ُتحددالأعدادالمستضافةعلىالنحوالآتي: رؤساءالبرلماناتأوالمجالسالنيابية:يستضافمعهخمسةأشخاص 5+1). رؤساء المنظمات الدولية ومن في حكمهم: يستضاف معه ثلاثة أشخاص (1+3). الاجتماعاتوالمؤتمراتالتيتنظمهاالجهةتكونالاستضافةلمن حيث يتم الغرض الأساسي من الزيارة. 1 ُيقصد به: آلية التعامل مع ممثلي المملكة في أثناء زيارتهم لتلك الدولة؛ دليـل المراســم والبرتوكول 18 تقوم الجهة المستضيفة بإبلاغ المراسم الملكية عن طلب الاستضافة بما لا يقل عن 10 أيام من تاريخ قدوم الضيف. لاتزيدمدةالاستضافةعلىثلاثةأيام. والهيئة العامة للطيران المدني). الاسمالكاملللضيفوألقابه، ومراعاة اتفاق موعدها من الجانبين. الغرضالأساسيللزيارةوماإذاكانتالزيارةللعملأوللسياحةأوكلاهما. وما هي الأماكن التي يرغب في زيارتها؟ والأشخاص أو أصناف معينة للمأكولات التي لا يتناولها أو تلك التي يتناولها. عددالمرافقينللضيفوأسماؤهمومناصبهمودرجاتهم. قصر الضيافة التابع للمراسم الملكية. وفي حال عدم توفر ذلك يجب مراعاة التالي في اختيار المكان المناسب لإقامة الضيف: وأن يكون من فئة خمسة نجوم وعلى قدٍر عاٍل من النظافة والترتيب، دليـل المراســم والبرتوكول ومكتب أعمال. يجبحجزغرفةقريبةللجناحلمرافقهالشخصي(السكرتير). وإذا تعذر ذلك يجب التنبه أن يكون الضيف المسؤول في الطابق الأعلى يسكن المرافق المعين من المنشأة (إذا كان وجوده مهمًا) مع الوفد في الفندق نفسه، وإلمامه بالثقافة والمعلومات العامة، وسرعة البديهة، وعلى المرافق أن يقرأ كل ما يستطيع الحصول عليه عن الضيف والبلد التي ينتمي إليها، وعادة ما تطلب سيرة ذاتية عن الضيف خلال فترة التنسيق للزيارة. ُيعمل برنامج منفصل للسيدة حرم الضيف، يتم الاتفاق مع الجهات الأمنية المختلفة حسب أهمية الضيف والوفد المرافق. برنامج الزيارة: الحرصعلىالتوازنفيبرنامجكليوم، بمعنىآلايكونأحدالأياممزدحمًا والآخر أقل ازدحام ًا. فتقام المأدبة في اليوم التالي. والأثرية؛ سواء داخل 20 مثل: المتاحف، وهيئة الترفيه. ولا يجب إغفال جانب مهم يتعلق بزيارة مظاهر النهضة الحديثة ، فقديرغبالضيففيإضافةفقرةإلىالزيارةلميكن تحديد خط السير في كل خطوة (سواء في الانتقال من مكان إلى آخر أو داخل المكان نفسه). كما يتم إجراء مخاطبات تليفونية – للتأكد – مع الجهات المعنية في البرنامج بعدالاتفاقعلىتفاصيلالبرنامج، ولقبه الوظيفي، وفوقها يوضع شعار المنشأة المستضيفة، وإذا كانت زيارة رسمية لمسؤول في دولة أخرى، أعلام المملكة والدولة التي يمثلها الضيف (علم المملكة أو ًلا وعنوانه، وأرقام الاتصال. ثمصفحةمستقلةلكليوممنأيامالزيارةتتضمنفياليومالأول ساعة الوصول، وأسماء السادة المستقبلين. سواء كانت رسمية أو شخصية للمسلمين)، 21 مراسم الاستقبال: يكون مسؤول المنشأة في استقبال الضيف (إذا كانت درجة الضيف عالية) في الصالة التنفيذية للمطار2. يصطحبالمسؤولضيفهإلىصالةالاستقباللإجراءحديثودي، في هذه الاثناء يطلب منسق المراسم في المنشأة من منسقي الضيف الجوازات لإنهاء إجراءات الدخول الخاصة بالضيف أو الوفد، وتذاكر الحقائب الموضوعة في العفش، حيث يقوم بجمع حقائب الضيوف من السير ووضعها معتدلة البرودة، وملف دليل الزيارة). توفير عباية مريحة مع توضيح الثقافة الخاصة بلبس العباية في المجتمع السعودي وإعطائها الخيار بارتدائها. الانتهاء من الزيارة: يصطحب المرافق الضيف والوفد المرافق الى المطار، وأبرزماتمالاتفاق عليه خلالها، مع مجموعة من الصور التذكارية التي ُالتقطت خلال الزيارة. مراسم حفلات الافتتاح والمناسبات الرسمية تهيئة المكان ترتيب المنصة الرئيسة التي سيجلس عليها المسؤول والضيوف بكل المتطلبات، مثل: المقاعد المريحة والمناسبة للجلوس والخلفية التي تحمل تفاصيل المناسبة والشعارات حسب الهوية الفنية للهيئة، ووضع وشاشات العرض، تجهيزمنصةالخطابة(Podium)ذاتارتفاعمناسبمعالحرصعلىعدموضع عدد كبير من الورود أو اللواقط التي تحجب رؤية المتكلم. ترتيبكراسيالمدعوينفيالقاعةفيحاللمتكنالقاعةمجهزةبمقاعد ثابتة، مع المحافظة على إبقاء جميع الممرات مفتوحة في كلا الجانبين لتأمين حركة مرور مريحة في القاعة. التأكدمنجاهزيةأجهزةالترجمةالفوريةإنوجدت. الإشراف على وضع البروشورات والكتيبات والنشرات المراد توزيعها في دليـل المراســم والبرتوكول عصيراتطبيعية، التأكدمنجاهزيةونظافةدوراتالمياهومرافقها. استقبال الضيوف برنامج الحفلات الخطابية عندما يأخذ راعي الحفل والضيوف مكانهم في الحفل يبدأ فور ًا الحفل الخطابي ويراعي فيه ما يأتي: عزف النشيد الوطني (انظر مراسم عزف النشيد الوطني في هذا الدليل ص 51). يبدأمقدمالحفلكلمتهبالترحيببراعيالمناسبةوبالضيوفالكراموالإشادة بحضورهم، معرج ًا على أهمية هذه المناسبة. ويستحسن التنبه إلى الآتي: الانتباه لعدم إغفال ذكر أحد الشخصيات الرسمية المهمة الحاضرة للمناسبة، وفي حال حدوث ذلك الاعتذار عن هذا الخطأ وبطريقة لبقة. مع التنويه إلى مركز الشخص ومرتبته. دليـل المراســم والبرتوكول 24 ولديه القدرة ومن المستحسن أن يتدرب مقدم الحفل على الفقرات التي سيلقيها على المنصة نفسها قبل الحفل بوق ٍت كا ٍف لتفادي للمدعوين؛ ويختار لها قارئ حسن الصوت. ثمتتوالىالكلماتالخطابيةبحسبالاسبقياتالواردةفي(ص27). دليـل المراســم والبرتوكول 25 26 مثل: ترتيب الجلوس، وترتيب الوقوف في الاستقبالات، وتختلف مراسم الاسبقية بحسب دولة، سماحة مفتي عام المملكة. فضيلة رئيس المجلس الأعلى للقضاء. معالي النائب العام. 9. 10. 11. 12. يمنحالأجانبأسبقيةعلىالمواطنينإذاتساويامعًافيالدرجةأوالمرتبة. 3 يقدمأعضاءمجلسالوزراءعلىمنهمفيمرتبة(وزير)، 4 يقدم العسكريين حسب الأقدمية وإن تم تعيينهم في قرار واحد، دليـل المراســم والبرتوكول لا يقدم من يشغل منصبًا بالتكليف أو بالإنابة حتى ينتهي آخر مسؤول في فئته. فيتمترتيبهمحسبالأسبقيةالمعمولبهافيبلدانهم، ويرجع في ذلك إلى السفارة. تحدد أسبقيات رؤساء البعثات الدبلوماسية حسب ماورد في اتفاقية فيينا للعلاقات الدبلوماسية (1961) حسب الترتيب الآتي:
المراســم والبرتوكول
للعاملين في العلاقات العامة
عبدالعزيز بن بندر العثمان عبدالله بن ناصـر الخريـف
دليـل المراســم والبرتوكول 1

2
دليـل المراســم والبرتوكول
الـمراسم والبرتوكول
للعاملين في العلاقات العامة
3
دليـل المراســم والبرتوكول
© جميع الحقوق محفوظة لـ عز للاستشارات النسخة 1.2، ديسمبر 2018. للتواصل: [email protected]
دليـل المراســم والبرتوكول 4

عبدالعزيز بن بندر العثمان
عضو هيئة التدريس السابق في معهد الدراسات الدبلوماسية بوزارة الخارجية، حاصل على الماجستير في الإعلام الدولي من جامعة ولاية أركنسا بالولايات المتحدة الأمريكية. عمل مستشار ًا للعلاقات العامة في عدد من الجهات، ونظم العديد من المناسبات الرسمية، كما
مثل المملكة في عدد من المؤتمرات الدولية.
5
عبدالله بن ناصر الخريف
حاصل على الماجستير في الاتصال التسويقي والإعلان من جامعة الإمام محمد بن سعود. مستشار للعلاقات العامة لعدد من الجهات، ونظم عدد من المعارض والمؤتمرات الرسمية. متخصص في كتابة محتوى المتاحف والمعارض.
دليـل المراســم والبرتوكول
9
15 17 22
26 27 28
30
31
32
33
35
38
38
44 51 52
54 55
المحتويات
مقدمة
مراسم الزيارات
مراسم زيارات كبار المسؤولين مراسم استضافة كبار المسؤولين من خارج المملكة مراسم حفلات الافتتاح والمناسبات الرسمية
مراسم الأسبقية
مراسم الأسبقية لكبار الشخصيات والمسؤولين أسبقية الخطابة أسبقية المجاملات
مراسم الجلوس
استقبالات المكتب صالون الاستقبال الاجتماعات الداخلية للمنشأة الاجتماعات المشتركة مع وفود أجنبية أو جهات اخرى المناسبات الرسمية والعامة توقيع الاتفاقيات حفلات العشاء
مراسم الأعلام
مراسم الأعلام مراسم عزف النشيد الوطني مراسم الصور الرسمية
مراسم الضيافة
ضيافة الاستقبالات ضيافة حفلات العشاء
6
دليـل المراســم والبرتوكول
58 65
71 73
78
80
82 83
92
مراسم الزيارات الخارجية
المؤتمرات واللقاءات الخارجية الحفلات الرسمية
مراسم الزي واللباس
الزي الوطني السعودي الملابس الغربية
مراسم تقديم الهدايا
مراسم تقديم الهدايا
مراسم إلتقاط الصور التذكارية
مراسم إلتقاط الصور التذكارية
ترتيب الدول الأعضاء في جامعة الدول العربية ترتيب الدول الأعضاء في منظمة الأمم المتحدة
المراجع
الملاحق
7
دليـل المراســم والبرتوكول
8
دليـل المراســم والبرتوكول
مقدمــة
دليـل المراســم والبرتوكول 9

10
تمثل علاقة أي منشأة بالأفراد والجماهير جزءًا مهمًا ومعبرًا من وظيفة
العلاقات العامة؛ لذلك نرى عددًا من العاملين في هذا القطاع يمضون ساعات من أوقاتهم في نشاطات تسعى إلى بناء صورة المنشأة النمطية وتعزيزها، سواء أكانت للجماهير أم الجهات الأخرى. وتعد المراسم في العلاقات العامة واجهة المنشأة من خلال تطبيقها مجموعة من العادات والتقاليد المتعارف عليها؛ سواء مكتوبة أو غير مكتوبة، لتنظيم أسلوب التصرف السليم، وقواعد اللياقة والمجاملة في الحياة الاجتماعية وبيئة العمل، والتي أصبحت من سمات العلاقات العامة الحديثة، وجديرة بالمراعاة بما يتوافق مع قيمنا الراسخة، وتراثنا الحضاري العريق. ويعد الالتزام بهذه
المراسم جزء ًا مهم ًا لإنزال الناس منازلهم واحترامهم وتقديرهم وجذبهم للمنشأة.
وعلى الرغم من أن هذه المراسم "برتوكول" لم تكن في الأصل قواعد ثابتة،
بل علم تطور على مر السنين نتيجة تطور الممارسات التي كانت في التقاليد القديمة تدور حول الضيافة. فقد صارت المراسم اليوم مهمة؛ لأنها توفر مجموعة من القواعد المعمول بها، والتي يجب احترامها في المجتمع، ومنها: من الذي سيجلس؟ وأين، ومتى يجب عليك أن تقف؟ أو بأي لقب عليك أن تخاطب شخصًا ما، وكيف يمكن التعامل مع رؤسائك أو الطريقة السليمة للتعامل مع ضيف أجنبي؟ وكيف سيكون ترتيب المواكب؟ ، وما اللباس الذي سيتم ارتداؤه في أي مناسبة؟ وباختصار فإن أدب البروتوكول يحدد ما هو صحيح وسليم، وما يمكن أن يكون مقبو ًلا وما لا يكون مقبو ًلا، وما الذي يجب عمله وما لا يجب. ففي مجال العلاقات العامة، ليس ثمة ماهو صغير في الأشياء البسيطة، وليس فيها ماهو غير مهم. أما آداب السلوك والمراسم، فهي أكثر من عرض جذاب للتصرفات الجيدة، إنها أداة حاسمة في العمل، فهي مجموعة إشارات ترسلها لُتظهر الاحترام، وتبعث الطمأنينة في النفس، وتكسب الثقة التي
تمنحك حق تحسين العلاقات. وهذه هي دعامات النجاح في عالم الأعمال.
دليـل المراســم والبرتوكول
11
ونظرًا إلى أهمية اّتباع مراسم محددة تعكس صورة إيجابية عن المنشآت لا سيما الرسمية منها، جاء هذا الدليل الاسترشادي لتوضيح الأمور المتعلقة بنشاطات المراسم في أعمال العلاقات العامة، وليكون مرجع ًا سريع ًا للعناصر الرئيسية في هذا المجال. وتجدر الإشارة إلى أن القواعد والآداب المنوه عنها في هذا الدليل قابلة للتطوير والمواءمة، ولا تمثل على كل حال أشكا ًلا جامدة واجبة الاتباع حرفي ًا في كل
زمان ومكان.
دليـل المراســم والبرتوكول
12
دليـل المراســم والبرتوكول
مراسم
الزيــارات
دليـل المراســم والبرتوكول 13

14
الزيارة: هي نشاط مراسمي مخطط، يهدف الى تحقيق أهداف محددة، والخروج منها بنتائج إيجابية. وعادة مايكون ضمن أعمال المنشأة، تلقي عدد من طلبات الزيارات لشخصيات من داخل البلد في إطار التعاون بين القطاعات المختلفة، أو ضيوف رسميين
في زيارة عمل من الخارج يمثلون الجهات النظيرة في البلدان الصديقة.
وتتعدد أنواع الزيارات بحسب مكانة القطاع نفسه، ومن ذلك: ▪ زياراترسميةودبلوماسية. ▪ زياراتالعمل. ▪ زياراتالمجاملة. ▪ زياراتتعريفية.
كما تصنف الزيارات إلى زيارات تقوم بها الجهة إلى جهات ومنشآت أخرى، أو زيارات تقوم بها جهات أو شخصيات أخرى إلى الجهة ومنشآتها. وينقسم الزوار إلى أنواع متعددة منها:
▪ الوفودالرسمية. ▪ أعضاءالسلكالدبلوماسيوالمنظماتالدولية. ▪ مسؤولوالجهاتوالمؤسساتوالمنظمات. ▪ الأفرادمنكبارالشخصيات.
ويلتزم المسؤولون بقواعد المجاملة في استقبال نظرائهم خلال هذه الزيارات بما يعكس تقاليد بلادهم في كرم الوفادة وحرارة الترحيب من ناحية، وبما يحافظ على كبريائها واعتزازها بنفسها على قدم المساواة مع غيرها في المجال الدولي من ناحية أخرى. ويحرص الجميع على الحفاظ على قدر من التوازن بين الأمرين، بحيث لا يصل الاعتداد بالنفس إلى حد الاستعلاء الممجوج، ولا يصل التبسط والكرم إلى حد التواضع
الزائد عن المستوى المعقول.
دليـل المراســم والبرتوكول
15
مراسم زيارات كبار المسؤولين
تحرص المنشأة على القيام بمراسم عالية تبين لضيوفها اهتمامها بهم وحرصها على زيارتهم حتى لو كانت لوقت قصير سواء لاجتماعات عمل رسمية أو زيارات خاصة لمسؤوليها. وفي كلتا الحالتين ينبغي الحرص على تنفيذ هذه المراسم بكل تفاصيلها. وتختلف مراسم الاستقبال حسب مكانة الضيف والظروف التي يتم فيها هذا الاستقبال. وينبغي التنبه الى التحضير الجيد للزيارة من خلال التنسيق المسبق، والتأكد من المواعيد، فأسوأ مايمكن تخيله صف طابور الاستقبال لمجموعة من المسؤولين قبل نصف ساعة
من الوقت المحدد لوصول الضيف.
▪ تتضمنهذهالفئةزياراتكلمن: 1. أصحاب السمو الأمراء.
2. أصحاب المعالي الوزراء. 3. شاغلي المرتبة الممتازة. 4. رؤساء مجالس الإدارة للجهات. 5. أعضاء السلك الدبلوماسي. 6. كبار التنفيذيين.
▪ تتولى إدارة المراسم أو العلاقات العامة التنسيق لهذه الزيارة مع فريق الضيف والاتفاق على كل التفاصيل، ومن المهم معرفة جدول الزيارة والمرافقين وعادات الأكل والشرب؛ خاصة للضيوف الأجانب إذا كان برنامج
الزيارة يتضمن وجبة غداء أو عشاء . ▪ إذا كان الضيف أجنبيًا، يستحسن التنسيق مع سفارة الضيف في الزيارات
الرسمية لمسؤوليها. ▪ بحسب درجة الضيف، ُيعين الشخص المناسب لاستقباله عند المدخل الرئيس
للمنشأة، حيث يبادره بالمصافحة والترحيب بإسم الجهة، ومن َث َّم يقدم للتعريف به إلى بقية المستقبلين والمسؤولين في المنشأة الذين يصطفون في المدخل أو البهو الرئيس، ثم يتوجه إلى المكان المحدد للجلوس، ويفضل أن
دليـل المراســم والبرتوكول
16
يكون صالون الاستقبال الرئيس أو قاعة الاجتماعات إذا كان الاجتماع هو هدف الزيارة.
▪ عندالانتهاءمنالبرنامجالرسميللزيارة،يصحبهالمرافقالىالخارجلتوديعه. ▪ في حالة كان الضيف بمرتبة سفير فتقضي المراسم بأن ُي ْسَتقبل من قبل مأمور المراسم ويرحب به المسؤول عند مدخل مكتبه ثم يصطحبه المسؤول
إلى الخارج بعد انتهاء الزيارة. ▪ أماالفئاتمادونذلك،فقديحدثأنيلتقيبهممسؤولالمنشأةلسببأو
آخر، فتكون مراسم زيارتهم حسب الآتي: ▪ ُيستقبلون عند مدخل المنشأة من قبل مأمور المراسم أو ممثل
العلاقات العامة.
▪ إذا كانت الزيارة مرتبطة بأحد قطاعات المنشأة؛ فيكون في
الاستقبال أيض ًا مسؤول من المنشأة في القطاع ذاته وموا ٍز لدرجة الضيف.
▪ يستقبلهمالمسؤولفيمكتبه،ويصافحهمعندالمدخل. ▪ عند نهاية الاجتماع يودعهم المسؤول عند مدخل المكتب
ويصطحبهم مأمور المراسم إلى الخارج.
دليـل المراســم والبرتوكول
17
مراسم استضافة كبار المسؤولين من خارج المملكة
عندما تستضيف المنشأة مسؤو ًلا اجنبي ًا في زيارة رسمية لأكثر من يوم واحد؛ تقوم إدارة المراسم بعمل ترتيبات استضافة الضيف ومرافقيه، وترتيب الاستقبال والتوديع، وعمل البرنامج اللازم للزيارة. وقد حدد الأمر السامي 30641 بتاريخ 1438/8/3هـ ترتيبات
الضيوف الأجانب من قبل الجهات الحكومية في المملكة حسب الآتي:
استضافة
▪ لا يقل مستوى الشخصية المستضافة عن وزير أو من في مرتبته ومن في حكمهم.
▪ مراعاة أهمية الشخصية ومكانتها السياسية والاجتماعية والدينية والدولة التي يمثلها، والدواعي الأمنية للحماية.
▪ تكون الاستضافة للشخصيات والوفود الرسمية القادمة لزيارة المملكة، ولا يشمل ذلك رجال الأعمال أو ممثلي الجهات المرافقة لهذه الوفود.
▪ الأخذبمبدأالمعاملةبالمثل1؛خاصةلدىالجهاتالحكوميةالتيلديهالجان مشتركة، أو زيارات متكررة متبادلة.
▪ ُتحددالأعدادالمستضافةعلىالنحوالآتي: ▪ رؤساءالبرلماناتأوالمجالسالنيابية:يستضافمعهخمسةأشخاص
(5+1). ▪ الوزيرومنفيمرتبته:يستضافمعهثلاثةأشخاص(1+3). ▪ رؤساء المنظمات الدولية ومن في حكمهم: يستضاف معه ثلاثة
أشخاص (1+3). ▪ عضوالبرلمان:يستضافمعهشخصواحد(1+1). ▪ الاجتماعاتوالمؤتمراتالتيتنظمهاالجهةتكونالاستضافةلمن
هم في مرتبة وزير مع مرافق واحد فقط (1+1).
▪ تكون الاستضافة في المدينة مقر المهمة، حيث يتم الغرض الأساسي من
الزيارة.
1 ُيقصد به: آلية التعامل مع ممثلي المملكة في أثناء زيارتهم لتلك الدولة؛ سواء من تقديم امتيازات وخدمات وضيافة أو عكسها، ويفضل الرجوع إلى وزارة الخارجية في ذلك والاستئناس برأيهم.
دليـل المراســم والبرتوكول
18
▪ تقوم الجهة المستضيفة بإبلاغ المراسم الملكية عن طلب الاستضافة بما لا يقل عن 10 أيام من تاريخ قدوم الضيف.
▪ لاتزيدمدةالاستضافةعلىثلاثةأيام. ▪ في ما يتعلق بتقديم التسهيلات في المطار وتأمين الحراسات اللازمة لمن
يتطلب منهم ذلك فتتم عن طريق قيام الجهة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة (وزارة الداخلية، والمراسم الملكية، والهيئة العامة للطيران المدني).
الإعداد للزيارة:
يتطلب الإعداد لزيارة ضيف أجنبي الحصول على معلومات مؤكدة عن الضيف تشمل ما يأتي:
▪ اسم الدولة التي ينتمي إليها، وشعارها، ونشيدها الوطني (في المناسبات الرسمية).
▪ الاسمالكاملللضيفوألقابه،والرتبالتيتسبقاسمهأوتلحقه. ▪ مدة الزيارة بالتحديد وموعد الوصول وكيفيته (طائرة، باخرة، سيارة)، ومراعاة
اتفاق موعدها من الجانبين. ▪ الغرضالأساسيللزيارةوماإذاكانتالزيارةللعملأوللسياحةأوكلاهما. ▪ رغبات الضيف العامة، وما هي الأماكن التي يرغب في زيارتها؟ والأشخاص
الذين يود مقابلتهم؟
▪ الرغبات الخاصة للضيف مثل: عادات معينة في أماكن الإقامة والمبيت، أو
أصناف معينة للمأكولات التي لا يتناولها أو تلك التي يتناولها. ▪ عددالمرافقينللضيفوأسماؤهمومناصبهمودرجاتهم. ▪ جرتالعادةعندمايكونالضيفعلىمرتبةوزيرأوأعلىأنيقيمأوينزلفي
قصر الضيافة التابع للمراسم الملكية. وفي حال عدم توفر ذلك يجب مراعاة التالي في اختيار المكان المناسب لإقامة الضيف:
▪ أنيكونمنالفنادقالمشهودلهابالتميزفيخدمةكبارالضيوف، وأن يكون من فئة خمسة نجوم وعلى قدٍر عاٍل من النظافة والترتيب، وفي مكان مناسب يسهل الوصول إليه.
▪ توفرالمتطلباتالأمنيةوالحراساتبشكلكاملعلىمدارالساعة.
دليـل المراســم والبرتوكول
19
▪ يسكن الوزير أو من على مرتبته في جناح يضم غرفة نوم رئيسية، وصالون استقبال، ومكتب أعمال.
▪ يجبحجزغرفةقريبةللجناحلمرافقهالشخصي(السكرتير). ▪ يكون جميع الوفد في الطابق نفسه بقدر الاستطاعة ، وإذا تعذر ذلك يجب التنبه أن يكون الضيف المسؤول في الطابق الأعلى
لموظفيه.
▪ يسكن المرافق المعين من المنشأة (إذا كان وجوده مهمًا) مع
الوفد في الفندق نفسه، على ألا يكون في طابق أعلى من الضيوف.
▪ الاتفاقعلىالشخصالمناسبلمرافقةالضيفخلالمدةالزيارة،حيثيراعى فيه إتقان اللغة، وإلمامه بالثقافة والمعلومات العامة، وسرعة البديهة، وعلى المرافق أن يقرأ كل ما يستطيع الحصول عليه عن الضيف والبلد التي ينتمي إليها، وعادة ما تطلب سيرة ذاتية عن الضيف خلال فترة التنسيق للزيارة.
▪ في حالة وجود حرم الضيف ضمن الزيارة، ُيعمل برنامج منفصل للسيدة حرم الضيف، ومعها مرافقة خاصة بها.
▪ يتم الاتفاق مع الجهات الأمنية المختلفة حسب أهمية الضيف والوفد المرافق.
برنامج الزيارة:
يراعى عند إعداد برنامج الزيارة للضيف ما يأتي:
▪ الحرصعلىالتوازنفيبرنامجكليوم،بمعنىآلايكونأحدالأياممزدحمًا والآخر أقل ازدحام ًا.
▪ أنيتضمنالبرنامجفييوموصولالضيف،إقامةمأدبةعشاءتكريمًاللضيف والوفد المرافق، إلا إذا كان ميعاد الوصول متأخرًا، فتقام المأدبة في اليوم التالي.
▪ أنيتضمنبرنامجالزيارة،علاوةعلىالزياراتالميدانيةالتيهيأساسالزيارة والغرض الأساسي لها ، زيارة بعض المعالم السياحية ، والأثرية؛ سواء داخل
المدينة أو خارجها ، حسب ما يسمح وقت الضيف ، وأيض ًا يشمل جانب ًا ثقافي ًا،
دليـل المراســم والبرتوكول
20
مثل: المتاحف، وآخر ترفيهي وفي هذه الحالة يستعان بالجهات المختصة، مثل: الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، وهيئة الثقافة ، وهيئة الترفيه... وغيرها. وقد يتضمن البرنامج زيارة بعض الأماكن الدينية حسب الرغبة، ولا يجب إغفال جانب مهم يتعلق بزيارة مظاهر النهضة الحديثة ، وأيض ًا يتضمن البرنامج
جزء ًا أو أكثر لجولة حرة. ▪ وضعأوقاتمفتوحة؛فقديرغبالضيففيإضافةفقرةإلىالزيارةلميكن
متفق ًا عليها من قبل.
▪ تحديد خط السير في كل خطوة (سواء في الانتقال من مكان إلى آخر أو
داخل المكان نفسه). ▪ كما يتم إجراء مخاطبات تليفونية – للتأكد – مع الجهات المعنية في البرنامج
النهائي للضيف على أن يتم ذلك قبل الزيارة بوقت كا ٍف. ▪ بعدالاتفاقعلىتفاصيلالبرنامج،تتمطباعتهحسبمايأتي:
▪ يوضع على الغلاف اسم الضيف، ولقبه الوظيفي، وتاريخ الزيارة، وفوقها يوضع شعار المنشأة المستضيفة، والجهة التي يمثلها الضيف. وإذا كانت زيارة رسمية لمسؤول في دولة أخرى، توضع
أعلام المملكة والدولة التي يمثلها الضيف (علم المملكة أو ًلا
على الجهة اليمين).
▪ في الصفحة الداخلية يكتب اسم المرافق المكلف من قبل
المنشأة، رقم التواصل المباشر معه، واسم مقر الإقامة، وعنوانه، وأرقام الاتصال.
▪ ثمصفحةمستقلةلكليوممنأيامالزيارةتتضمنفياليومالأول ساعة الوصول، وأسماء السادة المستقبلين. وفي الصفحات التالية تفصيلات برنامج الزيارة التي تشتمل على أوقات واماكن المقابلات والاجتماعات والزيارات والدعوات؛ سواء كانت رسمية أو شخصية
أو جولات سياحية. ▪ يفضل إضافة معلومات مهمة مثل: حالة الجو، أوقات الصلاة
(للمسلمين)، أرقام السفارة والطوارئ، وأبرز المعالم والأماكن التجارية والسياحية بجوار مقر السكن.
دليـل المراســم والبرتوكول
21
مراسم الاستقبال:
▪ يكون مسؤول المنشأة في استقبال الضيف (إذا كانت درجة الضيف عالية) في الصالة التنفيذية للمطار2.
▪ يصطحبالمسؤولضيفهإلىصالةالاستقباللإجراءحديثودي،حيثتقدم القهوة العربية.
▪ في هذه الاثناء يطلب منسق المراسم في المنشأة من منسقي الضيف الجوازات لإنهاء إجراءات الدخول الخاصة بالضيف أو الوفد، وتذاكر الحقائب الموضوعة في العفش، حيث يقوم بجمع حقائب الضيوف من السير ووضعها
في سيارة مستقلة ترسل مباشرة إلى مقر إقامة الضيف. ▪ بعد الانتهاء من إجراءات الجوازات يودع المسؤول ضيفه عند السيارة المخصصة لتنقلاته (يحرص أن تكون مودي ًلا حديثًا، تحتوي على مياه شرب
معتدلة البرودة، وملف دليل الزيارة). ▪ يراعى الانتباه عندما يكون الضيف أو أحد أعضاء الوفد من النساء استحباب
توفير عباية مريحة مع توضيح الثقافة الخاصة بلبس العباية في المجتمع السعودي وإعطائها الخيار بارتدائها.
الانتهاء من الزيارة:
▪ يصطحب المرافق الضيف والوفد المرافق الى المطار، حيث تجرى مراسم التوديع في الصالة التنفيذية.
▪ بعدمغادرةالضيفيستحبإرسالخطابشكرعلىالزيارة،وأبرزماتمالاتفاق عليه خلالها، مع مجموعة من الصور التذكارية التي ُالتقطت خلال الزيارة.
2 توجد في المطارات الدولية صالة تنفيذية ( المكتب التنفيذي) تابعة للهيئة العامة للطيران المدني، تتولى مسؤولية استقبال وتوديع الضيوف الرسميين حسب الفئات المخصصة لديهم وبالتنسيق مع وزارة الخارجية.
دليـل المراســم والبرتوكول
22
مراسم حفلات الافتتاح والمناسبات الرسمية
تهيئة المكان
▪ ترتيب المنصة الرئيسة التي سيجلس عليها المسؤول والضيوف بكل المتطلبات، مثل: المقاعد المريحة والمناسبة للجلوس والخلفية التي تحمل تفاصيل المناسبة والشعارات حسب الهوية الفنية للهيئة، والعلم الوطني وعلم المنشأة (راجع مراسم الأعلام ص 44)، وكذلك تجهيز الطاولات، ووضع
الورد المناسب عليها. ▪ توفيركلالتجهيزاتالإلكترونيةاللازمة،والإشرافعلىوضعهافيالأماكن
المحددة لها مثل: اللواقط الصوتية (ميكرفون)، وشاشات العرض، والحاسب الآلي والتأكد من جاهزيتها.
▪ تجهيزمنصةالخطابة(Podium)ذاتارتفاعمناسبمعالحرصعلىعدموضع عدد كبير من الورود أو اللواقط التي تحجب رؤية المتكلم.
▪ ترتيبكراسيالمدعوينفيالقاعةفيحاللمتكنالقاعةمجهزةبمقاعد ثابتة، مع المحافظة على إبقاء جميع الممرات مفتوحة في كلا الجانبين لتأمين حركة مرور مريحة في القاعة.
▪ التأكد من خلو الممرات والمسارات من العوائق أو الموانع التي قد تتسبب في تعثر الأشخاص.
▪ تفقد مخارج الطوارئ والتأكد من صلاحيتها وخلوها من الموانع ومعرفة أماكنها.
▪ التأكدمنجاهزيةأجهزةالترجمةالفوريةإنوجدت. ▪ الإشراف على وضع البروشورات والكتيبات والنشرات المراد توزيعها في
القاعة مع الحرص على مراجعة النشرات المعروضة ومعرفتها والاطلاع على محتوياتها.
▪ تحديد أماكن وجود مصوري الفيديو والمصورين حتى لا يتسببوا في التشويش على الحضور.
دليـل المراســم والبرتوكول
23
▪ توفيرالضيافةالمناسبة:(قهوةعربية،عصيراتطبيعية،ماءشرب،...)ويمكن الرجوع إلى قسم الضيافة في هذا الدليل (ص 54).
▪ التأكدمنجاهزيةونظافةدوراتالمياهومرافقها.
استقبال الضيوف
ينتدب مجموعة من العاملين لاستقبال الضيوف من الحضور عند مدخل المكان المعد للمناسبة للترحيب بهم ومرافقتهم إلى أماكن جلوسهم. ويجب وضع كروت تعريف الاسم في المقاعد المخصصة للضيوف وحسب مراسم الأسبقية (راجع مراسم الأسبقية
ص 26 في هذا الكتاب).
برنامج الحفلات الخطابية
عندما يأخذ راعي الحفل والضيوف مكانهم في الحفل يبدأ فور ًا الحفل الخطابي ويراعي فيه ما يأتي:
▪ عزف النشيد الوطني (انظر مراسم عزف النشيد الوطني في هذا الدليل ص 51).
▪ يبدأمقدمالحفلكلمتهبالترحيببراعيالمناسبةوبالضيوفالكراموالإشادة بحضورهم، معرج ًا على أهمية هذه المناسبة. ويستحسن التنبه إلى الآتي:
▪ الانتباه لعدم إغفال ذكر أحد الشخصيات الرسمية المهمة الحاضرة للمناسبة، وفي حال حدوث ذلك الاعتذار عن هذا الخطأ وبطريقة لبقة.
▪ الحرصعلىتدوينأسماءالمتحدثينوألقابهمبشكلواضحقبل الصعود إلى المنصة، وتذكر الأسماء لدى تحيتهم حسب أهمية أصحابها، مع التنويه إلى مركز الشخص ومرتبته. وفي حال كان
التقديم لضيف أجنبي فيقدم أو ًلا باللغة العربية ثم بلغته أو
الإنجليزية.
دليـل المراســم والبرتوكول
24
▪ أن يتحلى المقدم بنبرة صوت تتناسب مستوى مقدمين المناسبات، ويجب أن تكون مخارج الحروف واضحة، ولديه القدرة
على تغيير نبرة صوته علوًا وانخفاضًا وفقًا للفقرة التي يقدمها ، ومن المستحسن أن يتدرب مقدم الحفل على الفقرات التي سيلقيها على المنصة نفسها قبل الحفل بوق ٍت كا ٍف لتفادي
المفاجآت. ▪ الانتباه والابتعاد عن استعمال التعابير والكلمات المزعجة
للمدعوين؛ خاصة التي تحتمل التأويل.
▪ تلاوة آيات من الذكر الحكيم مع انتقاء ما يتلاءم مع المناسبة من الآيات الكريمة، ويختار لها قارئ حسن الصوت.
▪ عرضالفيلمالوثائقيأوالتعريفيإذاوجد. ▪ ثمتتوالىالكلماتالخطابيةبحسبالاسبقياتالواردةفي(ص27). ▪ يختتمالحفلبتقديمالهداياأوتكريملبعضالشخصيات. ▪ يستحسنألاتتجاوزمدةالحفلساعة.
دليـل المراســم والبرتوكول
مراسم
الأسبقيــة
دليـل المراســم والبرتوكول 25

26
مراسم الأسبقية لكبار الشخصيات والمسؤولين
تراعى الأسبقية في عدد من الأوضاع، مثل: ترتيب الجلوس، وترتيب الوقوف في الاستقبالات، ترتيب جلوس حفلات العشاء وغيرها. وتختلف مراسم الاسبقية بحسب
دولة، وفي المملكة يكون ترتيب الأسبقية على النحو الآتي:
أصحاب السمو الأمراء حسب العمر. سماحة مفتي عام المملكة. فضيلة رئيس المجلس الأعلى للقضاء. معالي النائب العام. معالي رئيس مجلس الشورى. أصحاب الفضيلة العلماء حسب علمهم وقدرهم. السفراء المعتمدون لدى المملكة حسب تاريخ اعتمادهم. أصحاب المعالي الوزراء حسب الأقدمية3. كبار الضباط من العسكريين برتبة فريق أول.4 أصحاب الدرجة الممتازة حسب الأقدمية. كبار الضباط من العسكريين برتبة فريق. أصحاب السعادة بحسب المرتبة الوظيفية.
بروتوكول كل
▪ تجدرالإشارةإلىأنهيجوزمنحبعضالشخصياتالتيتتمتعبمكانةعلميةأو اجتماعية مرموقة أسبقية خاصة، فقد جرت العادة أن يقدم سماحة مفتي عام المملكة على الأمراء في الجلوس بجوار الملك أو سمو ولي العهد.
▪ يمنحالأجانبأسبقيةعلىالمواطنينإذاتساويامعًافيالدرجةأوالمرتبة. ▪ يقدمالمدنيونعلىالعسكريين.
3 يقدمأعضاءمجلسالوزراءعلىمنهمفيمرتبة(وزير)،ويكونترتيبالأسبقيةلأعضاءمجلسالوزراءحسبالأقدمية، وإذا صدر تعيينهم في يو ٍم واحد يقدم الذي صدر قرار تعيينه أو ًلا. 4 يقدم العسكريين حسب الأقدمية وإن تم تعيينهم في قرار واحد، يقدم الذي ورد اسمه في أول القائمة على الذي يليه.
دليـل المراســم والبرتوكول
27
▪ لا يقدم من يشغل منصبًا بالتكليف أو بالإنابة حتى ينتهي آخر مسؤول في فئته.
▪ إذاكانالوفدخارجيًا؛فيتمترتيبهمحسبالأسبقيةالمعمولبهافيبلدانهم، ويرجع في ذلك إلى السفارة.
▪ تحدد أسبقيات رؤساء البعثات الدبلوماسية حسب ماورد في اتفاقية فيينا للعلاقات الدبلوماسية (1961) حسب الترتيب الآتي:
Summarize English and Arabic text using the statistical algorithm and sorting sentences based on its importance
You can download the summary result with one of any available formats such as PDF,DOCX and TXT
ٌYou can share the summary link easily, we keep the summary on the website for future reference,except for private summaries.
We are working on adding new features to make summarization more easy and accurate
النوم له دور أساسي في تحسين جودة حياة الإنسان وصحته البدنية والعقلية، حيث يسهم في تجديد الطاقة، تعزي...
ام مؤمنه عاقله حليمه حكيمه لقبها الناس بالصادقه الخاشعه لان النبي صلى الله عليه وسلم ما شهد لها بذلك...
ويحدد هذا الميثاق المبادئ الكونية التي تنظم العالقة بين المواطن والمرافق العمومية وفق ما تن� عليها ا...
في الختام 👈 وبالنسبة للناتج المحلي الإجمالي فان الزيادة في الاستثمار أفضل من الزيادة في الاستهلاك، ذ...
في رسالة يسعى بها إلى الطمأنة، وعلى وجاهة القرارات، أكد الرئيس التونسي في اتصال هاتفي أجراه يوم 31 ي...
تعلم هذه المهمه الطفل المشي باتجاه شخص اخر في الغرفه اذا كان هناك شخص او المشي باتجاه شيء موجود في ا...
أعلنت السفيرة ليندا توماس غرينفيلد مندوبة الولايات المتحدة لدى الأمم المتحدة أن الولايات المتحدة تدع...
تقنية XRF (X-Ray Fluorescence) تُستخدم بشكل واسع في مصانع الألمنيوم لمراقبة جودة الإنتاج وتحليل المو...
This line shows Napoleon's growing control and his desire to limit the animals' involvement in decis...
وَلَقَدِ ٱتَّفَقَتِ ٱلْأُمَمُ وَحُكَمَاؤُهَا عَلَى ٱلْعِنَايَةِ بِٱلنَّصَائِحِ، فَٱلْحَكِيمُ قِسُّ ب...
ان إعداد قانون المالية احدى مسؤوليات السلطة التنفيذية فوزير المالية هو الذي يقوم بإجراء الدراسات الم...
كَانَ فِي سَالِفِ الزَّمَان ، عَظِيمٌ مِنَ الْعُظَمَاءِ يَعِيشُ فِي قَرْيَةٍ قَرِيبَةٍ مِنْ شَاطِى ا...