لخّصلي

تتميز كل فعالية بتفردها، رغم تكرار فعاليات من نفس النوع، إلا أن المشاركين، البيئة، أو الجمهور يميزونها. تُعدّ حفلات الزفاف مثالا على فعاليات صغيرة متكررة لكنها فريدة لكل حالة بسبب اختلاف المتطلبات. أما الألعاب الأولمبية، فتُقام بشكل نادر، لكن اختلاف المشاركين والمنظمين والجمهور يمنح كل دورة تفردها. جميع الفعاليات "قابلة للتلف"، أي لا يمكن تكرارها بنفس الطريقة، حتى الندوات التدريبية. تُصمم الفعاليات الخاصة لغرض محدد، وتقدم خدمة للمستخدم النهائي، ويتطلب التخطيط مراعاة التفاعل، وكثافة العمالة، وطبيعة الخدمة غير الملموسة. يجب على مديري الفعاليات فهم خصائص الحضور ودوافعهم، والتخطيط الجيد للجو المحيط، و إدارة الموارد بكفاءة نظرا لندرتها وقابليتها للتلف. يجب عليهم كذلك التنبؤ بالمتطلبات، والاهتمام بالتفاصيل، وإدارة الوقت بفعالية باستخدام أدوات كـمصفوفة أيزنهاور. أخيرا، تتميز الفعاليات بمواعيد ثابتة، ولكنها قابلة للتغيير وفقا للظروف.

تتمايز كل فعالية فر فردية عن جميع الفعاليات الأخرى بينما تتشابه الفعاليات من النوع نفسه في تكـ تكرار إقامتها، إلا أن ما يميزها لدرجة التفرد هو المشاركون، أو البيئة المحيطة. حيطة، أو الجمهور، أو أي عدد من المتغيرات الأخرى قد تتكرر الفعاليات عدة مرات)، ومن المحتمل أن تتباين فيما بينها في صيغتها وتوقيتها. تحدث :

حفلات الزفاف

الفعاليات الصغيرة التي تتعقد كثيرا كحفلات الزفاف هي فريدة من نوعها لذلك رغم احتفاظ مدير الفعالية بقائمة قياسية لواجبات التخطيط تحفل زفاف ووظائفه، يجب عليه مراعاة المتطلبات الفردية للمضيف. وتظهر الاختلافات من قع، والمدعوين، والتوقيت، والطعام المقدم، والترفيه وغيرها. خيارات الموقع، و

الألعاب الأولمبية

التفاعل

تقام الألعاب الأولمبية الصيفية الحديثة منذ عام 1896 و وتكررت 28 مرة فقط. حيث تقام كل 4 سنوات. تتطلب الألعاب الأولمبية قدرًا هائلا من التخطيط، وتحتاج غالبا إلى عدد كبير من مديري الفعاليات، بل إن كل منطقة قد تحتاج إلى أكثر من مدير للفعالية ما يمنح كل دورة أولمبية تفردها هو اختلاف المشاركين فيها. وكذلك المنظمين، والجمهور، والموقع.

القابلية للتلف

لا يتماثل حفلا تخرج مختلفان في الموقع وعدد الحضور، فكل فعالية قابلة للتلف Perishable (لا يمكن تكرارها بالطريقة نفسها تماما ) حتى عند توفر مستوى معين من التوحيد بينها كالندوات التدريبية مثلا، ستتمايز فيما بينها وستتوقف بشدة على الوقت إنها موجودة لفترة وجيزة ولا يمكن تكرارها بالطريقة نفسها بالضبط. تتعلق قابلية التلف أيضًا باستخدام المنشآت للفعاليات، على سبيل المثال، يمكن

استخدام كامل سعة Capacity مكان الفعاليات ( عدد الأفراد الإجمالي الذي يمكن استيعابه فقط في عطلة نهاية الأسبوع لحفلات الزفاف، مما يعني أنه بالنسبة لبقية الأسبوع، لا يستفاد بالكامل من قدرته على توليد الإيرادات. وعدم تشغيل

هدف التعلم 1.3.1

الفعاليات كخدمة

الفعاليات الخاصة تصمم لغرض معين وفيها يقدم المضيف خدمة إلى المستخدم النهائي، ويلزم تفصيل هذه الفعاليات تماما حسب المتطلبات النوعية والتي يجب أن تلبي الهدف الشامل للفعالية.

يجب أن ينهم مدير الفعالية خصائص الخدمة المقدمة ويضع في حسبانه

الاعتبارات المبينة في الشكل 1-9

التفرد

الشكل 91 اعتبارات الفعاليات لخدمة
الاتصال والتفاعل الشخصي Personal Contact and Interaction

الفعاليات هي المناسبات التي يتواصل فيها الحضور بدرجة قليلة مع بعضهم البعض على أساس منتظم وكي بعد الفعالية ناجحة، يجب أن توفر فرصة لنشر جو إيجابي عبر تفاعل الحاضرين

لذلك عند التخطيط الفعالية ما يجب أن يدرك المديرون أن الجو يعتمد على تصرفات الحضور وردود فعلهم من الممكن أن تتكرر الفعالية نفسها، مثل بناء فريق أو موكب، في مناسبتين منفصلتين، وتحقق إحداهما نجاحًا كبيرًا بينما تفشل الأخرى فشلا ذريعا بسبب ردود فعل الجمهور أو تفاعلاته أو خلفياته، لذلك من الضروري أن ينهم مديرو الفعاليات خصائص الحضور ودوافعهم فهما عميقا.

كثافة العمالة Labor-Intensiveness

الفعاليات كثيفة العمالة Labor intensive هي التي تحتاج إلى عدد كبير من الموظفين لضمان تسييرها بسلاسة وكفاءة كلما زاد تعقيد الفعالية وتفردها. ترسخت فيها صفة كثافة العمالة، من حيث التنظيم والتشغيل تستعين الفعاليات الأكبر حجمًا بالتعهيد الخارجي Outsource إبرام تعاقد مع شركة أخرى لتقديم منتج أو خدمة معينة مثل التموين والترفيه اللذين يتطلبان عددا كبيرا من الموظفين المؤقتين وخبرات محددة.

إذا لم تستعن بمقاولين خارجيين لعنصر تشغيلي، فقد تحتاج إلى موظفين ذوي كفاءة احترافية لضمان تنفيذ الفعالية بكفاءة. فمأدبة لـ 300 شخص ستحتاج إلى عاملين في الأغذية والمشروبات والمطبخ، والإدارة، وإلى موظفي دعم أيضًا. مثل: عمال نظافة، وموظفين لإنهاء الأعمال Break Down (أداء أنشطة إنهاء الأعمال، مثل: تنظيف الموقع وتفكيك البنية التحتية. لا يمكن التنبؤ بكثافة العمالة للفعاليات الخاصة لأنها تعتمد كليا على نوع الفعالية وعدة عوامل كعدد الضيوف ونوعية الموظفين.

القاعة ليوم وا واحدة في الأسبوع، يعني توليد الدخل امکانات ام الناعة . في لم تؤجر في فيه للأبد، فهي قابلة للتلف. تلف. يمكن استخدام استعادة واستخدام القاء القاعة في اليوم الذي. دخل في هذا اليوم ضاعت يوم مختلف، ولكن لا يمكن

عدم القابلية للمس Intangibility

عندما يشتري المستهلك شيئا ملموسا ngible غالبا غير ملموسة Intangible لا يمش الحضور في مهرجان ما الأنشطة وسم يخرجوا منها بأي غرض ملموس سوى - - فوتوغرافية، أو مقطع فيديو للفعالية. Tang، يمكنه حمله و / أو لمسه الفعاليات من حملها أو لمسها لأنها خدمة فسيختبر استمتعون ويتذكرون الفعالية. ولكن لن على سبيل المثال - هدية تذكارية او صور

صغيرا - سيعزز والشوكولاتة تيبات التذكارية يجب أن يدرك مديرو الفعاليات أن أي عنصر ملموس - ولو إدراك مدى جودة الفعالية تساعد البرامج والبطاقات البريدية الصغيرة المغلفة باسم الضيوف والأكواب المزودة بشارات أو الكتيبات

على جعل الأشياء غير الملموسة أكثر واقعية.

ما التذكارات التي يمكن است مؤتمر غير ملموم أكثر واقعية لأن تجعل
الاندماج والتواصل في إثارة المحادثة

الاجتماعي

إعداد الأ الأغذية

والمشروبات روبات

بث الحماس المشروع

التقديم الطعام

الشكل 1-10

تقديم القهوة

عناصر الجو المحيط بالفعالية وخدمتها

وصور الضيوف

تزيين القاعة

يجب إدراك أن وجود هذه العناصر لا يعني حتمية نجاح الفعالية، قد تكون البيئة رائعة والديكور فاخرا ومكلنا، والطعام والشراب بكمية وجودة ممتازة، ولا تحظى

الفعالية بالنجاح. لا يمكن إجبار الناس على الاستمتاع فيما بينهم. إذا مروا بيوم سين أو شعروا

بالغضب، فقد تحسن فعالية جيدة التنظيم مزاجهم، أو العكس.

ما أهمية التفكير في الجو المحيط بالفعالية في مراحل التخطيط؟

هدف التعلم 3.3.1

المهارات المناسبة للوظيفة

مع اكتساب مديري الفعاليات المزيد من الخبرة في إدارة الفعاليات، يتحسن فهمهم للمتطلبات وقدرتهم على إدارة سمات فعالية ما. يجب أن يتمكن مديرو الفعاليات من تحديد أولويات المهام ويمكنهم استخدام مصفوفات مثل: مصفوفة أيزنهاور Eisenhower Matrix (انظر الشكل (111) وهي إطار عمل للإنتاجية، وترتيب الأولويات، وإدارة الوقت للحكم على مدى أهمية المهمة والتوظيف الأفضل لوقتهم. يسهل ذلك المدير الفعالية التركيز على النجاح الشامل للفعالية كخدمة.

الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات

المواعيد الثابتة

بخلاف الأنشطة الروتينية التي قد تستمر لأجل غير مسمى، تقسم الفعاليات الخاصة بمواعيد ثابتة، أي أنها تحدث في فترات زمنية محددة جيدا، قد تكون مدة الفعالية قصيرة للغاية، مثل حفل افتتاح طريق جديد، أو طويلة للغاية، مثل:

المعرض العالمي (إكسبو) والتي قد يستغرق التخطيط لها حتى 10 سنوات، وتتكون عدة فعاليات خاصة من سلسلة أنشطة القصيرة، بفترات توقف أو فواصل بينها، حيث قد تتسبب سلسلة ثابتة من الاحتفالات بالتعب والمثل. بالنسبة لمخططي الفعاليات الخاصة يجب مراعاة مسألة التوقيت، يحتاج نجاح الفعالية المدوي إلى جذب انتباه الناس واهتمامهم والأفضل تقسيمها إلى أقسام

بدلا من تنفيذها كلها مرة واحدة، دون فترة راحة.

لا تعني المواعيد "ثابتة" أنه لا يمكن تغييرها. الاحتفال الشخصي ذو الجو الرائع حيث يستمتع كل شخص بنفسه لفترة

أطول من المخطط له. قد يتسبب عارض مفاجئ بتمديد الفعالية بطريقة مخططة، مثل استرداد

التكاليف أو معالجة طلب إضافي.

. قد تختزل المواعيد الثابتة بسبب ضعف الاهتمام.

ما العوامل التي تجعل من نسخ متكررة من فعالية تختلف عن بعضها؟

هدف التعلم 2.3.1

خلق الجو المحيط المناسب

الضيوف

يمكن الفعالية بجو محيط Ambience مناسب (شعور أو مزاج مرتبط بمكان أو شخص أو شيء معين أن تحقق نجاحا باهرا، وقد تلقى فعالية بجو محيط غير مؤات فشلا ذريعا ففي فعالية شخصية، كحفل تخرج، يسهل تهيئة الأجواء بفعل الحضور دون الحاجة إلى أي شيء آخر، فالصحبة الجيدة بين الأصدقاء يمكن أن

تشكل فعالية ممتازة (انظر الشكل (1-10).

إدارة الفعاليات
المشكل 11/1

الاتصال

بغض النظر عما إذا كان المضيف العميل يدير كل المهام بنفسه أو يستعين بمتعهدين خارجيين، يجب على مديري الفعاليات ضمان مستوى عالي من الاتصال الذي يحتاج إلى الوقت والجهد حتى في بيئة معروفة.

التنبؤ

يجب أن يكون مديرو الفعاليات قادرين على التنبؤ بمتطلباتها مثل التوظيف. والتكاليف، والحجم والنطاق الجميع أنواع الفعاليات. وهذه التنبؤات ستكون بناءً على خبرتهم، وعلى ما يضعه المنظم للفعالية من أهداف وحاجات، وعلى خبرة قادة الإدارات وتوقعاتهم.

تشمل العوامل التي تؤثر على التنبؤ عدد الضيوف، وأنواع الخدمة، وخبرة الموظفين وجودتهم، والوقت اللازم لإنجاز الخدمة والمخطط الهندسي للمكان.

الانتباه إلى تفاصيل

يتمثل أحد أدوار مدير الفعالية في ضمان نجاحها في الاهتمام الدقيق بالتفاصيل وتشجيع النتيجة المرجوة من خلال فهم حاجات العميل والحضور، من خلال فهم جميع المتطلبات، حتى غير المذكورة تحديدا، سيتمكن مدير الفعالية الناجح من اكتشاف أي أخطاء في تجهيز الفعالية.

القطة تحقق

لماذا يجب أن يكون مديرو الفعالية متعددي المهارات؟

التنقية نقد هورا

جدولة المهمة في وقت لاحل

فوض أسند المهمة إلى شخص آخر

عاجل

إلغاء استبعد المهمة

غير هام

الفاعلية والكفاءة

مصفوفة أيزنهاور

لماذا الله يقوض مدير الفعالية مهمة إلى

شخص آخر لينجزها؟

نماد ابرو من المدير مع آخر

ليس

عاجلا

تتمثل إحدى الخدمات الرئيسة التي يقدمها مدير الفعالية في قياس مدى إمكانية استخدام المرافق والموارد والخدمات بكفاءة، نظرا لتفرد استخدامها أو عدم انتظامها (أو ندرتها). قد تكون هذه الجوانب باهظة التكلفة تبعا لندرة الفعاليات. سيتعين إنتاج العديد من العناصر لمرة واحدة ولا يمكن استخدامها مرة أخرى. على سبيل المثال، قد يكون إعلان اللافتة المخصص عنصرا فريدا، وبالتالي يكون باهظ التكلفة (نسبيا). ورغم ذلك يمكن استخدام لافتة تحتوي على رسالة عامة

عدة مرات ويمكن تخزينها لإعادة استخدامها، مما يقلل التكلفة. تعني مسألة القابلية للتلف أيضًا اضطرار مديري مكان الفعالية إلى استخدام مجموعة متنوعة من التكتيكات مثل التسعير التفاضلي، لمحاولة تشجيع الأنشطة خلال الفترات الهادئة التي قد لا تبيع فيها منشأة أو خدمة معروضة بالقدر نفسه، ومن الأمثلة على ذلك: إبراز السعر المخفض لخدمة التموين، على سبيل

المثال، يوم الثلاثاء مقارنة بعطلة نهاية الأسبوع أو فترة الذروة الطلب

لخصها بطريقة حلوه