لخّصلي

هناك العديد من الخطوات التي يجب اتباعها ليكون هناك تنظيم في الوقت، وفيما يلي أبرز خطوات تنظيم الوقت : قبل البدء في ممارسة إدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة، تعيين الحدود الزمنية من الجيد أيضًا إجراء تقييم واقعي لمقدار العمل الذي يتم إجراؤه في كل مهمة قبل تعيين المدة الزمنية حتى يتمكن الشخص من الحفاظ على مستوى معين من الدقة والحفاظ على الضغوط تحت السيطرة. عمل قائمة المهام أن عمل قوائم بالمهام تساعد في تحديد ما يجب القيام به بالضبط وفي أي تاريخ، سيساعد هذا في معرفة ما يجب أن تحديده حسب الأولوية كل أسبوع وما الذي يمكن أن ينتظر. تجميع المهام ذات الصلة عند كتابة قائمة المهام من الأفضل تجميع المهام المتشابهة معًا حتى لا تضطر إلى إعادة تغيير التفكير في كل مرة تقوم فيها بمهمة جديدة. التخطيط لليوم يجب أن تنظم وتخطط لليوم التالي بشكل سابق، عندما تختار إكمال هذه المهام أولَا يكون لديك عمومًا عقل صافٍ ومزيد من الطاقة في الصباح لأنك لم تغرق في المهام الأخرى التي تستنزف طاقتك. جعل التنظيم عادة يمكن أيضًا محاولة تنظيم البريد الإلكتروني عن طريق إلغاء الاشتراك في الأشياء الغير هامة،

خطوات تنظيم الوقت
هناك العديد من الخطوات التي يجب اتباعها ليكون هناك تنظيم في الوقت، وعند النجاح في اتباع هذه الخطوات يمكن أن يقوم الشخص بتحسين الإنتاجية وتقليل الضغط في الحياة العملية، وفيما يلي أبرز خطوات تنظيم الوقت :

تقييم استخدام الوقت الحالي

قبل البدء في ممارسة إدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة، من المهم معرفة كيفية إدارة الوقت الحالي بشكل جيد، والطريقة التي يمكن القيام بذلك هي من خلال تقييم أو تدقيق الطريقة التي يتم بها استخدام الوقت في الوقت الحالي، مثلًا قد يعتقد أحد أنه يحتاج إلي 45 دقيقة فقط لكتابة الرسائل الإلكترونية وإرسالها كل يوم، ولكن قد يستغرق الأمر بالفعل ساعة ونصف.

تعيين الحدود الزمنية

يجب المحاولة في تحديد مهلة زمنية لكل مهمة يجب القيام بها خلال اليوم، مثلًا إذا كان يجب كتابة تقرير خاص بالعمل، فيمكن تحديد إكماله في غضون ثلاث ساعات ثم الانتقال إلى شيء آخر، بهذه الطريقة يمنح الشخص نفسه التحدي لتقليل التسويف لأنه يريد الالتزام بالجدول الزمني المخصص لكل مهمة.

من الجيد أيضًا إجراء تقييم واقعي لمقدار العمل الذي يتم إجراؤه في كل مهمة قبل تعيين المدة الزمنية حتى يتمكن الشخص من الحفاظ على مستوى معين من الدقة والحفاظ على الضغوط تحت السيطرة.

عمل قائمة المهام

أن عمل قوائم بالمهام تساعد في تحديد ما يجب القيام به بالضبط وفي أي تاريخ، سيساعد هذا في معرفة ما يجب أن تحديده حسب الأولوية كل أسبوع وما الذي يمكن أن ينتظر.

ويجب الاحتفاظ بمخطط أو تقويم، قد تكون هناك مهام أخرى غير موجودة في قائمة المهام، ولكن يجب محاولة إعادة جدولة المهام التي لا يمكن إكمالها كما هو مخطط لها بدلاً من التوقف عن تنفيذها، ويمكن الاستعانة بقائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت.

تجميع المهام ذات الصلة

تتطلب المهام المختلفة طرقًا مختلفة في تنفيذها، عند كتابة قائمة المهام من الأفضل تجميع المهام المتشابهة معًا حتى لا تضطر إلى إعادة تغيير التفكير في كل مرة تقوم فيها بمهمة جديدة.

التخطيط لليوم

يجب أن تنظم وتخطط لليوم التالي بشكل سابق، مثلاً يمكن القيام بذلك في الليلة السابقة عن طريق قضاء 15 دقيقة بعد العمل في تنظيم المكتب وإدراج أهم الأشياء التي قد تحتاج إلى القيام بها في اليوم التالي.

أو يمكنك اختيار التخطيط لليوم في الصباح الباكر قبل البدء في أعمال اليوم، ويجب محاولة كتابة العناصر الأكثر أهمية ثم أكملها في الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية من اليوم.

الاهتمام بالمهام الصعبة أولًا

في حين أنه قد يكون من السهل ترك المهام الصعبة في النهاية، فقد يكون من المفيد إدارة الوقت إذا أكملت أصعب المهام أولاً، عندما تختار إكمال هذه المهام أولَا يكون لديك عمومًا عقل صافٍ ومزيد من الطاقة في الصباح لأنك لم تغرق في المهام الأخرى التي تستنزف طاقتك.

جعل التنظيم عادة

عند البحث عن أشياء في غير محله في مكان غير منظم فهذا يسبب في تضيع الوقت، لذلك يجب دائمًا الحفاظ على مساحة العمل منظمة، كما يجب إعادة الأشياء إلى مكانها عند الانتهاء من استخدامها، وعند استخدام الكمبيوتر أو الهاتف وفتح المستندات والملفات فيجب إعداد نظام يسمح بالعثور على المستندات الضرورية بشكل أسرع.

يمكن أيضًا محاولة تنظيم البريد الإلكتروني عن طريق إلغاء الاشتراك في الأشياء الغير هامة، وبهذه الطريقة يمكن الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المهمة بسرعة أكبر.

وضع أوقات فارغة بين المهام

يمكن وضع وقت فارغ بين كل مهمة مكتملة، لأن ذلك يساعد في الحصول على وقت إضافي لإنهاء المهام دون قضاء وقت من مسؤولية أخرى إذا لم تتمكن من إكمال المهام في الجدول الزمني المخصص.

أو في حالة الانتهاء من المهام في وقتها يتيح ذلك بترك وقت قصير لتقليل الضغط وأخذ قسط من الراحة أو المشي أو تناول وجبة خفيفة أو بعض واجبات العمل القصيرة الأخرى غير ذات الصلة.

تخلص من المثالية

معظم الأشخاص تريد أن تعمل عملاً فعالًا ودقيقًا، لكن يجب محاولة التخلي عن المثالية، لأنها لا يوجد شخص مثالي، فدائمًا لا يكون لدي الأشخاص دائمًا الوقت الكافي لإكمال العديد من المهام في يوم واحد.

الالتزام بالمخطط

أفضل طريقة للالتزام بالمخطط هي ترك مجال للأخطاء مع الاستمرار في المحاولة، تنظيم الوقت بشكل افضل يتطلب الممارسة، وعند المحاولة والفشل يجب الاستمرار في المحاولة لأنه سيصبح أسهل ويكون هناك قدرة على تبسيط العمل بالطريقة الأفضل.