لخّصلي

.هداف كتابة التقارير :
إن الهدف الأساسي لكتابة التقارير هو نقل المعلومات وفي بعض الحالات تستخدم التقارير
كوسيلة لتقديم توصيات او اقتراحات وعلى ذلك يجب اتباع أسلوب جيد وواضح في أعداد وكتابة التقاريرويمكن أن تحقق التقارير بجانب ذلك مجموعة من الأهداف في مجال الإدارة
نوجزها فيما يلي:
1 ) مساعدة الإدارة في أداء وظائفها المختلفة التالية:
أ - التخطيط: يبنى على معلومات عن أوجه النشا المختلفة التي ترد إلى الإدارة في شكل تقارير تمثل الانجازات السابقة والإمكانيات المتاحة ووجهات نظر وتوصيات القائمين على الانشطة المختلفة للإدارة مما يساعد على إصدار خطط موضوعية
وعلمية قابلة للتنفيذ و تتوفر لها مقومات النجاح.
78
الإدارة العامة لتصميم وتطوير المناهج الاتصالات الإدارية
ب - الرقابة: أن جوهر وظيفة الرقابة يكمن في مقارنة الانجاز الفعلي ا كان يجب أن يتم في ضوء الخطة الموضوعة وحسب معايير الأداء المتفق عليها وحتى تتمكن الإدارة من إجراء هذه المقارنة فانه يلزمها دائما الحصول على معلومات في شكل تقارير
عن الانجازات التي تمت. ج ـ التوجيه والإشراف: لا يستطيع الرئيس أو المسئول أن يمارس وظيفة التوجيه
والإشراف دون الحصول على معلومات عن سير العمل وأي مشكلات أو معوقات تظهر أثناء التنفيذ، ولا يتيسر ذلك إلا من خلال نظام للتقارير يمده بشكل منتظم بالمعلومات اللازمة.
د ـ المتابعة و التقييم: تتطلب عملية متابعة الانشطة المختلفة وتقييم أداء الأفراد والوحدات الإدارية ضرورة وجود تقارير تعرض الانجازات وتساعد على تحديد مدى تحقيق الأهداف الموضوعه وتحدد الاختلالات التي وقعت وتقدم تحليلا لأسبابها
وكيفية تلاقيها مستقب ًلا. 2 ) التوثيق والتسجيل:
تعتبر التقارير وسيلة للتوثيق والتسجيل، فهي تعبر عن نشا وانجازات وأعمال تمت ونتائج تم التوصل إليها، ومشكلات واجهت العمل وأساليب معالجتها، فنجد مثل أن مجموعة التقارير التي تصدر نهاية كل سنه ماليه، تعتبر سجلا لنشا المنشاه خلال هذه الفترة الزمنية، و تقارير تتضمن تحليلا لنتائج الأعمال وتقارير تقييم لمستوى
الأداء والمعوقات التي واجهتها المنشاه.
3 ) تبادل المعلومات:
تعتبر التقارير وسيله لتبادل المعلومات بين الوحدات و الانشطه المختلفة داخل المنشأة، و بالتالي التأثير على خطط و برامج هذه الوحدات ا يكفل تحقيق أهداف المنشآة.
4 ) معلومات مرجعية :
79
الإدارة العامة لتصميم وتطوير المناهج الاتصالات الإدارية
هناك بعض التقارير التي تتضمن معلومات نحتاج دائما للرجوع إليها، مثال ذلك: تقييم الأداء التي توضح خطوات سير العمل والإجراءات المختلفة الواجبة الإتباع والنماذج التي تساعد مثل هذه المعلومات المرجعية في تدريب الموظفين الجدد أيضا.
فوائد استعمال التقارير:
هناك العديد من الفوائد الرئيسة التي تحققها المؤسسات من استعمال التقارير : 1) إجراء تغيير في الإجراءات والسياسات، حيث أن معظم التغيرات هي نتيجة اقتراحات
قدمت في تقرير معين. 2) التنبوءبالحاجات: حيث أن هناك تقارير تشير إلى وجود حاجات معينة يجب توفيرها
للمنظمة. مثل الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينة، ، أو الحاجة إلى تطوير إجراءات السلامة الصناعية داخل المؤسسة .
3) مقارنة الانجاز عايير الأداء: وهذا يعني استعمال التقارير في الرقابة وخاصة في رقابة التكاليف .
4) تخفيض التكاليف: المفروض أن تشير التقارير إلى ضرورة تخفيض التكاليف في المؤسسة أو تشير إلى الوفورات الممكن تحقيقها نتيجة تطبيق التوصيات والمتقرحات
التي تضمنها التقرير