لخّصلي

تزخر مراكز اأرشيف الوط􏰂ية على ك􏰂وز من الوثائق تتعلق بكل 􏰁اات ا􏰀ياة اماضية. و ا يتأتى 􏰄ذا إاه من خال إ􏰈از و إعداد مصادر امعلومات من الدرجة الثانية، و ال􏰉 يطلق عليها أدوات البحث حيث تسهل عملية البحث ي الكم اهائل من الوثائق اأرشيفية. و حرصوا على احرام التق􏰂يات ي ب􏰂ائها و أن تكون فعالة قدر و مهور امستفيدين م􏰂ها. يتم فيها تعداد أو وصف 􏰁موعة من امواد اأرشيفية، و تشمل أدوات البحث اأساسية اأدلة، و قوائم الرفوف. تتمثل أدوات البحث فيها ي كل الوثائق امتعلقة بالر􏰁يات إ􏰇 أ هن أداة البحث مهما كان نوعها أو شكلها، فهذ􏰃 اأدوات و الوسائل العديدة ككن امستفيدين من العثور على الوثيقة امراد اإطاع عليها من ضمن ماين من الوثائق احفوظة على مستوى امخازن و ال􏰉 بدوّا يكون من الصعب العثور عليها إن م نقل يكاد يستحيل ذلك. فوسائل البحث 􏰄و ما يساعد على معرفة مكان الوثيقة امطلوبة، 2. التخطيط إعداد وسائل البحث: قد يعد مركز اأرشيف وسائل 􏰊ث ا تائم اجموعات أو امستفيدين م􏰂ها، كما ي􏰂بغي اانتبا􏰃 إ􏰇 أ هن 􏰓طيط وسائل اإ􏰌اد ا ي􏰂بغي أن يتم معزل عن 􏰓طيط باقي بشرية) إعداد وسائل البحث الرئيسية، - ا ي􏰂بغي أن يتم إعداد وسائل البحث امختلفة و امتعددة معزل عن باقي الوسائل. فأي مركز أرشيف ي􏰂بغي أن يكون لديه شبكة عمل متكاملة من وسائل البحث امتدرجة ي نظام متكامل و فعال. كما ي􏰂بغي أن تكون تلك الوسائل متكاملة يعزز بعضها البعض ا أن تكون مكررة أو متماثلة، و أن تكون لكل وسيلة ي ال􏰂ظام دور معن، و الشكل الذي ستكون عليه الوسيلة 􏰄ل شكل تقليدي أم آ􏰆؟ 􏰄ل ي شكل بطاقي أم صفحي. - ي􏰂بغي على مركز اأرشيف إعداد "دليل اإجراءات" الذي يتضمن قواعد و معاير و أسلوب إعداد وسائل البحث امختلفة، حيث يعتر 􏰄ذا الدليل بالغ اأمية كأداة أساسية ي تدريب العاملن، - ي􏰂بغي أن يكون شكل و اخراج وسيلة البحث مائم من حيث الرتيب و الت􏰂ظيم، كما أ هن مكان وجود􏰄ا ي مركز اأرشيف ي􏰂بغي أن يكون معروفا يسهل الوصول إليه. - ع􏰂د التخطيط إعداد وسائل البحث ابد من التعرف على امستفيدين و احتياجاهم، و ماذا مكن أن يقدمه اأرشيفي من وسائل 􏰊ثية لتحقيقها. و بالتا􏰆 سيسمح 􏰄ذا بتعريف العاملن باجموعات ال􏰉 يتعاملون معها من جهة، و ككن امستفيدين من أخذ فكرة عامة عن امصادر الوثائقية ال􏰉 يوفر􏰄ا مستودع أرشيف و من م تقرير وجود وثائق أرشيفية معي􏰂ة متصلة موضوع استفسار􏰃. و كفاية و كفاءة العاملن، و إمكانات التوفيق بن الوسائل اموجودة بالفعل و بن ما سيتم إعداد􏰃.

مقدمــــة
تزخر مراكز اأرشيف الوط􏰂ية على ك􏰂وز من الوثائق تتعلق بكل 􏰁اات ا􏰀ياة اماضية. إاه أ هن وجود 􏰄ذ􏰃 الك􏰂وز مر􏰄ونة معرفة تواجد􏰄ا الذي ا يكون إاه من خال احتفاظ􏰂ا بآثار 􏰄ذ􏰃 الوثائق ووصفها بدقة. مع􏰅 آخر، فإ هن معرفة تواجد الوثائق تقتضي تعريفها ضمن وسائل تسمح بتعين موضعها ضمن إطار الرصيد الذي ت􏰂تمي إليه، عكس ذلك و أمام الكم اهائل من الوثائق احفوظة ا مكن الوصول إ􏰇 تلك الوثائق و بالتا􏰆 إتاحتها. فضا عن تطور مهور
امستعملن لأرشيف و ت􏰂اميه باستمرار و ت􏰂وع مطالبه، أصبح من امفروض على اأرشيفي القيام بواجبن ما:  التسير الفعال لأرصدة احفوظة،  إتاحة امعلومات بسرعة.
و ا يتأتى 􏰄ذا إاه من خال إ􏰈از و إعداد مصادر امعلومات من الدرجة الثانية، و ال􏰉 يطلق عليها أدوات البحث حيث تسهل عملية البحث ي الكم اهائل من الوثائق اأرشيفية. لذا يسعى اأرشيفيون م􏰂ذ القدم 􏰋رير أدوات 􏰊ث ي اأرشيف مت􏰂وعة 􏰊سب حاجة امستعملن إليها، و حرصوا على احرام التق􏰂يات ي ب􏰂ائها و أن تكون فعالة قدر
امستطاع.

1. تعريف أدوات البحث
   تعتر أدوات البحث و ال􏰉 يطلق عليها أيضا "معي􏰂ات اا􏰌اد" ال􏰉 تعد􏰄ا امراكز اأرشيفية مصادر معلومات من الدرجة الثانية و ا􏰎سر الذي يربط بن مصادر امعلومات اأولية امتواجدة ي 􏰄ذ􏰃 امصا􏰍، و مهور امستفيدين م􏰂ها. و عليه عرفها Dictionnaire de terminologie archivistique على أهّا: وثيقة مطبوعة أو غر مطبوعة، يتم فيها تعداد أو وصف 􏰁موعة من امواد اأرشيفية، و ذلك 􏰎علها معروفة للباحثن و اإدارين. و تشمل أدوات البحث اأساسية اأدلة، و قوائم ا􏰎رد، و الفهارس، و التقاوم (regestes)، و القوائم ا􏰏اصة، و الكشافات، و قوائم الرفوف. أما بال􏰂سبة لأرشيفات االكرونية، تتمثل أدوات البحث فيها ي كل الوثائق امتعلقة بالر􏰁يات
   ا􏰎ا􏰄زة ا􏰏اصة هذا الغرض.1 􏰐لص 􏰄􏰂ا، إ􏰇 أ هن أداة البحث مهما كان نوعها أو شكلها، يكون 􏰄دفها ال􏰂هائي 􏰄و نشر و تبليغ امعلومات لغرض اإطاع عليها. فهذ􏰃 اأدوات و الوسائل العديدة ككن امستفيدين من العثور على الوثيقة امراد اإطاع عليها من ضمن ماين من الوثائق احفوظة على مستوى امخازن و ال􏰉 بدوّا يكون من الصعب العثور عليها إن م نقل يكاد يستحيل ذلك. فوسائل البحث 􏰄و ما يساعد على معرفة مكان الوثيقة امطلوبة، اأرصدة و الساسل ال􏰉 توجد ها إضافة إ􏰇 مصادر امعلومات الثانوية ال􏰉 مكن استشارها على أساس تكميلي.


2. التخطيط إعداد وسائل البحث:
   تعهد 􏰄ذ􏰃 العملية مظهرا من مظا􏰄ر إدارة اأرشيفات و على درجة بالغة اأمية، إذ أهّا بدون 􏰓طيط جيد، قد يعد مركز اأرشيف وسائل 􏰊ث ا تائم اجموعات أو امستفيدين م􏰂ها، و الذي سيرتب ع􏰂ه ما اشك فيه 􏰄در لأموال و ا􏰎هد و الوقت. كما ي􏰂بغي اانتبا􏰃 إ􏰇 أ هن 􏰓طيط وسائل اإ􏰌اد ا ي􏰂بغي أن يتم معزل عن 􏰓طيط باقي
   اأنشطة اأرشيفية. و فيما يلي أ􏰄م متطلبات التخطيط:2 - ي􏰂بغي على مركز اأرشيف 􏰓صيص موارد (مالية، بشرية) إعداد وسائل البحث الرئيسية، و أن تكون فوق كل اأولويات. - ا ي􏰂بغي أن يتم إعداد وسائل البحث امختلفة و امتعددة معزل عن باقي الوسائل. فأي مركز أرشيف ي􏰂بغي أن يكون لديه شبكة عمل متكاملة من وسائل البحث امتدرجة ي نظام متكامل و فعال. كما ي􏰂بغي أن تكون تلك الوسائل متكاملة يعزز بعضها البعض ا أن تكون مكررة أو متماثلة، و أن تكون لكل وسيلة ي ال􏰂ظام دور معن، و أن تقدم مستوى أو نوع معن من امعلومات. - ع􏰂د 􏰓طيط وسائل البحث ابد اأخذ بعن ااعتبار ما ي􏰂بغي أن يعد م􏰂ها، و الشكل الذي ستكون عليه الوسيلة 􏰄ل شكل تقليدي أم آ􏰆؟ 􏰄ل ي شكل بطاقي أم صفحي. - ي􏰂بغي على مركز اأرشيف إعداد "دليل اإجراءات" الذي يتضمن قواعد و معاير و أسلوب إعداد وسائل البحث امختلفة، و 􏰋يي􏰂ه باستمرار خاصة ع􏰂د حدوث أي شكل من أشكال التغير. حيث يعتر 􏰄ذا الدليل بالغ اأمية كأداة أساسية ي تدريب العاملن، و يؤكد استمرارية العمل ب􏰂فس الشكل، من خال التق􏰂ن ي إجراءات إنتاج وسائل البحث ال􏰉 يتبعها أناس متعددون ي أزم􏰂ة 􏰔تلفة. - ي􏰂بغي أن يكون شكل و اخراج وسيلة البحث مائم من حيث الرتيب و الت􏰂ظيم، كما أ هن مكان وجود􏰄ا ي مركز اأرشيف ي􏰂بغي أن يكون معروفا يسهل الوصول إليه. - ع􏰂د التخطيط إعداد وسائل البحث ابد من التعرف على امستفيدين و احتياجاهم، و ماذا مكن أن يقدمه اأرشيفي من وسائل 􏰊ثية لتحقيقها. - ي􏰂بغي أن تتضمن ك هل وسيلة 􏰊ث على بيان للتاريخ اإداري للهيئة ام􏰂تجة و احتوى اموضوعي للوثائق و ت􏰂ظيمها و ترتيبها، و العاقة بالوحدات اأرشيفية امتكاملة اأخرى؛ و بالتا􏰆 سيسمح 􏰄ذا بتعريف العاملن باجموعات ال􏰉 يتعاملون معها من جهة، و ككن امستفيدين من أخذ فكرة عامة عن امصادر الوثائقية ال􏰉 يوفر􏰄ا مستودع أرشيف و من م تقرير وجود وثائق أرشيفية معي􏰂ة متصلة موضوع استفسار􏰃.

• إ هن قرار إعداد وسيلة 􏰊ث دون غر􏰄ا تتوقف على موارد مركز اأرشيف، و طبيعة امواد اموجودة، و كفاية و كفاءة العاملن، و الوقت امتاح، و تكاليف اإعداد، و إمكانات التوفيق بن الوسائل اموجودة بالفعل و بن ما سيتم إعداد􏰃. - ي􏰂بغي 􏰋ديث وسائل البحث بشكل دوري من أجل التأكد من أهّا 􏰋قق أ􏰄داف الضبط و ااسرجاع، و ذلك من خال تقييم فعاليتها بالقياس إ􏰇 ما تقدمه من إجابات، و بالقياس إ􏰇 ما تقدمه كافة اأنشطة اأخرى ي اأرشيف.