لخّصلي

مهارات تحليل المشكلات واتخاذ القرارات الإدارية في المستشفيات ويجب على متخذي القرارات على مستوى جميع وحدات العمل بالمستشفى أن يتجنبوا الخلط بين المشاكل والظواهر ، ومن ثم فإذا كانت الظواهر هي النتائج فإن المشاكل المطلوب علاجها هي وبصفة عامة يمكن القول بأن المشكلات الإدارية في المستشفيات ترجع إلى سبب واحد و أكثر من ثلاثة أسباب رئيسية هي: القرار الخاطئ، كما تأخذ هذه المشكلات بعدا أو أكثر من ثلاثة أبعاد هي: معوقات حل المشكلات الإدارية : يمكن تصنيف معوقات حل المشكلات إلى ست مجموعات رئيسية هي : أولا : معوقات إدراكية : ثانياً : المعوقات النفسية : 5- عدم الرغبة في قبول التحدي: وتحدث هذه الحالة عندما تكون المشكلة روتينية أو عندما تكون الآثار الناتجة عنها غير ذات أهمية بالنسبة لنا. 1- نقص المعرفة بمراحل حل المشكلات: وتعني عدم كفاية المهارات الفكرية التحليلية والابتكارية، 5- عدم تفهم لغة المشكلة: ويحدث هذا نتيجة عدم تفهم أو استخدام اللغة المناسبة في تشخيص وتحليل المشكلة بمعنى الميل نحو عدم المساس بالأفكار أو النظم القائمة عند حل المشكلات على وتعني أن موقفاً معيناً أو نظاماً محدداً إذا كان مقبولاً كما هو فإن أي تغيير يحتوي على هناك اعتقاد بأن النزوات المزاجية لا مكان لها في مجال حل المشكلات، - تشخيص وتحليل المشكلة بعناية وفقاً للمنهج العلمي. - جمع كافة البيانات والمعلومات ذات الصلة بالمشكلة. - استخدام النماذج والأساليب التي توضح العلاقات بين أجزاء المشكلة. - حاول حل المشكلة في جو يناسبك من حيث الراحة وحرية التفكير. - استخدم لغات مختلفة في مواجهة المشكلة بما يتناسب مع أطرافها. مهارات حل المشكلات : يتطلب حل المشكلات الإدارية نوعين من المهارات العقلية هما : المهارات التحليلية والمهارات الابتكارية أو الإبداعية. والمهارات التحليلية تكون مطلوبة أكثر عند تجميع وتبويب وتحليل المعلومات في محاولة للوصول إلى السبب أو مجموعة الأسباب الرئيسية في المشكلة. مفهوم القرار واتخاذ القرارات : اتخاذ القرارات أو صنعها فيقصد به مجموعة متتالية من الخطوات والإجراءات التي تؤدي في نهايتها إلى اختيار أفضل الحلول أو الأساليب الممكنة لعلاج المشكلة أو تحقيق الهدف. 1- تحديد الهدف والأهداف المطلوب تحقيقها أو المشكلة المطلوب علاجها. 2- البحث عن الأساليب أو الحلول الممكنة لتحقيق الهدف أو حل المشكلة. 3- تحليل وتقييم الأساليب أو الحلول البديلة. 1- الهدف أو المشكلة: يعتبر تحديد الهدف أو المشكلة المطلوب اتخاذ قرار بشأنها بمثابة تحديد للطريق الذي يجب أن يسير فيه متخذ القرار. المشكلة تتمثل بصفة أساسية في تصنيف وتبويب البيانات ، 2- تطوير الحلول البديلة: 3- تقييم الحلول البديلة: بمعنى تحليل المزايا والعيوب الخاصة بكل بديل ، بمعنى تحديد العوامل التي على أساسها يمكن القول بأن هذا البديل يصلح أو لا يصلح. وفي تقييم الحلول البديلة يمكن الاستعانة بأسلوب أو أكثر من الأساليب العلمية المتعارف عليها في هذا المجال، نظرية القرارات والعديد من الأساليب الكمية المتاحة في مجال اتخاذ القرارات الإدارية. ومن أهم المعايير التي يسترشد بها في الاختيار من بين البدائل ما يلي : أو أقل تكلفة أو وقت أو مجهود. ويقصد بالأركان القانونية للقرار مجموعة السمات والخصائص التي تشتمل مشروعية القرار وعدم مخالفته للقوانين أو اللوائح أو التعليمات ومن أهم هذه الأركان ما يلي: أ- السبب: بمعنى أن يكون لكل قرار أسبابه أو مبرراته، وأن تكون هذه الأسباب أو المبررات مستمدة من الواقع الفعلي للمستشفى أو نتيجة شكاوي وتظلمات المرضى أو العاملين فيها ولا يشترط النص في القرار الإداري عل مسبباته ولكن إصدار القرار ذاته يجب أن يكون له بواعثه. ب- الشكل: ويتعلق هذا الركن من الأركان القانونية للقرار بالمظهر الخارجي للقرار وكيفية صياغته أو الإعلان عنه أو إجراءات إصدار القرار نفسه . تقاس فعالية متخذ القرار في اتخاذ القرارات على أساس قدرته على الابتكار ، 1- اتخاذ القرارات المسكنة : الأول يتمثل في العلاج المؤقت للمشكلة المطلوب حلها. والثاني يهتم بعلاج ظواهر أو أعراض المشكلة دون محاولة التعرف على المشكلة ذاتها أو اتخاذ الإجراءات الجذرية لمعالجتها. ويرتبط السبب الثالث بالنظر إلى القرار على أنه علاج لمشكلة وليس اغتناماً لفرصة. مقدرة الفرد على تصور الأمور ورؤية الأبعاد الكاملة للمشكلة قد يكون أمراً مستحيلاً بالنسبة للفرد الواحد، التشاور مع الآخرين إذا لم يساعد في تحسين جودة القرار فإنه وبدون أو تصبح تكلفة القرار أعلى، ذاته غير فعال لاتخاذه في وقت غير مناسب. 1- صعوبة المهمة أو تعقد المشكلة المطلوب اتخاذ قرار بشأنها. أو قرار معقد قسم المهمة أو القرار إلى مراحل أو أجزاء، أن تحاول الآتي: 1- وازن بين تأجيل الأمر وعدم البت فيه والآثار السلبية الناجمة عن هذا وبين أخذ المخاطرة والآثار السلبية يتمثل أحد أسباب عدم الحسم في القرارات في عدم الالتزام بحد زمني للبت في الأمور والمشكلات التي ترد إلى المدير. ويفيد في تجنب مثل هذه المشكلات والأزمات الاسترشاد بالآتي: 1- تقدير التوقيت المطلوب للانتهاء من مهمة معينة ، 2- يفضل أن يجري تقدير الزمن اللازم والتوقيت لمراحل الإنجاز تقديراً واقعياً بعد إجراء نوع من التحليل 4- لا تفوض أموراً أو مشكلات أو مهام إلى مرؤوسيك ، وكثير منهم يعق في شراك واحد من الآتي : 1- أن يجد أنه من الأسهل له أن يقوم بمهمة تفصيلية أو تنفيذية عن أن يوكلها إلى مرؤوسيه. 3- أن مسألة تدريب المرؤوس على أداء المهام تستغرق وقتاً وجهداً،

مهارات تحليل المشكلات واتخاذ القرارات الإدارية في المستشفيات
ما المشكلات الإدارية :
يعرف علماء المنطق المشكلة بأنها الهوة ( Gap ) التي تفصل بين الواقع والمتوقع، ويمكن النظر إلى المشكلة الإدارية من زاويتين. الأولى هي المعنى اللفظي للكلمة، فالمشكلة لفظياً تعني العقبات أو مجموعة الأحداث والظروف التي تعوق تحقيق الهدف. أما الزاوية الأخرى فتنظر إلى المشكلة على أنها فرصة يجب اغتنامها أو هدف يجب السعي إليه . ويجب على متخذي القرارات على مستوى جميع وحدات العمل بالمستشفى أن يتجنبوا الخلط بين المشاكل والظواهر ، ومن ثم فإذا كانت الظواهر هي النتائج فإن المشاكل المطلوب علاجها هي
الأسباب. الظاهرة تجيب عن ( لماذا ؟ ) والمشكلة تجيب عن ( لماذا ؟ ) . وبصفة عامة يمكن القول بأن المشكلات الإدارية في المستشفيات ترجع إلى سبب واحد و أكثر من ثلاثة أسباب رئيسية هي: القرار الخاطئ، التنفيذ الخاطئ ، التغير السلبي في الظروف المحيطة بالمستشفى، كما تأخذ هذه المشكلات بعدا أو أكثر من ثلاثة أبعاد هي:
1- عدم التوافق بين الواقع والمستهدف، ومن أمثلة هذا النوع من المشكلات التعطل المفاجئ لبعض الأجهزة والمعدات الطبية بالمستشفى.
2- التوقعات المستقبلية للمشكلات، ويقصد بذلك توقع إدارة المستشفى لمواجهة مشكلات في المستقبل إما نتيجة تنبؤاتها بحدوث تغييرات سلبية في البيئة المحيطة بالمستشفى، أو لأن مواجهة السلبيات الحالية في المستشفى سوف يولد مشكلات أخرى جديدة. ومن أمثلة هذه المشكلات النتائج المترتبة اجتماعياً وسياسياً
على توجيهاتها نحو إعادة هيكلة المستشفى. 3- عدم القدرة على التحديث والتطوير.
معوقات حل المشكلات الإدارية :
يمكن تصنيف معوقات حل المشكلات إلى ست مجموعات رئيسية هي :
أولا : معوقات إدراكية :
وتظهر عندما تكون غير قادر على فهم أواستيعاب المشكلة ، ومن أهم هذه المعوقات ما يلي : 1- رؤية ما تتوقع أنت رؤيته. ويعني ذلك عدم التحديد الدقيق للمشكلة بسبب نقص أو عدم دقة المعلومات أو
نتيجة وضع افتراضات غير واقعية.
2- التجسيد. بمعنى عدم النظر إلى الخارج المألوف أو المعتاد .

3- عدمرؤيةالمشكلاتأوتوقعها.فهناكالكثيرمنالمشكلاتالتييصعبملاحظتهاإلاعندماتقعأوعندما تظهر آثارها .
4- عدم تقدير انعكاسات المشكلة . وغالباً ما ينتج ذلك من ثلاثة أسباب هي : • النظر إلى المشكلة نظرة ضيقة . • الفشل في تفهم طبيعة العلاقة بين الأجزاء أو العناصر المختلفة للمشكلة . • الفشل في رؤية المشكلة وتقدير نتائجها أو آثارها من وجهة نظر الغير . 5- الخطأ في الربط بين الأسباب والنتائج .
ثانياً : المعوقات النفسية :
تنشأ هذه المعوقات نتيجة الإحساس أو الشعور بأخطاء تهدد الإشباع النفسي للفرد . ومن أهم هذه المعوقات ما يلي :
1- الخوف من ارتكاب الأخطاء: فإذا كانت أخطاء الماضي قد عرضتنا للاستهزاء أو السخرية فإننا نميل إلى تجنب تقديم الأفكار.
2- عدم الصبر: وينشأ نتيجة الرغبة في الوصول إلى القرار بسرعة. 3- تجنب القلق: البعض منا يكون أكثر قلقاً من غيره عندما تواجهه مشكلة. وهناك الكثير من العوامل التي
تسبب القلق ومنها: زيادة المخاطر، الغموض، عدم التوافق، الضغوط، عدم الشعور بالأمان. وينعكس تأثير القلق على حل المشكلات في تجنب المخاطرة، التردد في اتخاذ القرار.
4- الخوف من المخاطرة: والسبب هنا يكمن في الرغبة في الاستقرار والشعور بالأمان . 5- عدم الرغبة في قبول التحدي: وتحدث هذه الحالة عندما تكون المشكلة روتينية أو عندما تكون الآثار
الناتجة عنها غير ذات أهمية بالنسبة لنا.
ثالثاً : المعوقات الفكرية :
وتعتبر من أكثر معوقات حل المشكلات شيوعاً. وتنشأ نتيجة عدم توافر المهارات الفكرية أو الذهنية اللازمة لإيجاد حلول فعالة، ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:
1- نقص المعرفة بمراحل حل المشكلات: وتعني عدم كفاية المهارات الفكرية التحليلية والابتكارية، وعدم مرونة استراتيجية الحل ، استخدام مدخل واحد لحل جميع أنواع المشكلات.
2- نقصالتفكيرالابتكاري:وعادةمايحدثذلكنتيجةسيطرةالتفكيرالتحليليعلىمشكلاتنااليوميةونقص الممارسة العملية.

3- عدم مرونة التفكير: ويقصد بذلك صعوبة التحول من نوع من التفكير إلى نوع آخر، مثل التحول من التفكير التحليلي إلى خلق وتكوين الأفكار.
4- عدم إتباع المنهجية السليمة: وقد يكون هذا هو أكثر المعوقات انتشاراً. 5- عدم تفهم لغة المشكلة: ويحدث هذا نتيجة عدم تفهم أو استخدام اللغة المناسبة في تشخيص وتحليل المشكلة
التي قد تحتوي على مصطلحات متخصصة. 6- استخدام معلومات غير كافية: وقد ينشأ نتيجة عدم بذل الجهد الكافي في تجميع المعلومات ذات الصلة
بالمشكلة.
رابعاً : معوقات الاتصال :
وتظهر هذه المعوقات عندما لا نمتلك القدرة والمهارة اللازمة لإيصال أفكارنا كما يجب أن تصل إلى الغير. ومن أسبابها عدم القدرة على استخدام اللغة بكفاءة. واللغة هنا لا يقصد بها فقط الألفاظ حيث تشمل أيضاً الرسومات ، التحليلات الرياضية ، الرموز العلمية ، الإشارة. ومن أهم معوقات الاتصال ما يلي:
1- استخدام لغة غير مناسبة: 2- عدم المهارة في استخدام اللغة: كثيراً من الناس يجد صعوبة في إلقاء حديث أمام الجمهور. 3- عدم كفاية الشرح أو التفسير: وغالباً ما ينتج ذلك بسبب عدم كفاية المعلومات. 4- اعتناق نمط إداري محدد: وقد يترتب على ذلك حدوث مقاومة أو عدم قبول لما تقدمه من أفكار.
خامساً المعوقات البيئية :
هذه المعوقات من الظروف الاجتماعية أو المناخية ، ومن أهم هذه المعوقات ما يلي : 1- نمط الإدارة: إذا قدمت أفكار جديدة للإدارة وسمعت تعليقاً عليها يقول " إنها لن تنجح لأن ..." فأنك
سرعان ما تتوقف عن المحاولة . 2- الارتباك في العمل: وقد يحدث ذلك نتيجة الضوضاء أو كثرة المقاطعات وغيرها. 3- عدم الراحة الجسدية: وهذه قد تخلق نوعاً من القلق أو التوتر حسب الظروف المحيطة ، فالشعور بآلام
في الظهر أو عدم كفاية النوم في الليلة السابقة قد يسبان عدم رغبة في العمل.
4- عدم الدعم أو التشجيع: فقد تحتاج إلى معلومات من خبير متخصص، أو نصائح وخبرات، ولا تجد هذا
أو ذاك والنتيجة هي الشعور بالإحباط. 5- الضغوط: ومن أكثر مسبباتها عدم كفاية الوقت المحدد لإنجاز المطلوب ومن أهم آثارها تناقص فرص
التفكير الابتكاري.

6- روتينية العمل: وغالباً ما ينتج عن ذلك الشعور بالملل والسأم. 7- توقعات الغير: تؤثر في الأسلوب المتبع لحل المشكلات وفي مستوى الأهداف التي يتم تحديدها.
سادساً : المعوقات الثقافية :
وتحدث هذه المعوقات بسبب القيم والعادات والمشاعر والمعتقدات. ومن أهمها : 1- تقديس الأوضاع القائمة . بمعنى الميل نحو عدم المساس بالأفكار أو النظم القائمة عند حل المشكلات على
أساس أنها ليست موضع نقاش . 2- مقاومة التغيير. وتعني أن موقفاً معيناً أو نظاماً محدداً إذا كان مقبولاً كما هو فإن أي تغيير يحتوي على
درجة من عدم التأكد يفهم على أنه تهديد لأمن واستقرار بعض الأفراد، ويجب أن ننبه إلى حقيقة مهمة وهي أن التغيير من أجل التغيير أمر مرفوض ، فأي تغيير يجب أن تكون له مسبباته .
3- النزوات المزاجية. هناك اعتقاد بأن النزوات المزاجية لا مكان لها في مجال حل المشكلات، ولكن ما نود التأكيد عليه في هذا المجال هو أن الكثير من الأفكار الابتكارية قد تأتي من الربط بين النزوات المزاجية. 4- المشاعر والأحكام التقديرية. هناك تحيز كبير نحو استخدام المنطق والأساليب الكمية في حل المشكلات.
والسبب هو أن هذه الأمور يمكن قياسها وتوصيلها إلى مختلف الأطراف بصورة دقيقة. 5- المبالغة في المنافسة أو التعاون. المنافسة القوية في الحصول على ترقية أو مكافأة وما شابه ذلك تجعل
الناس لا يستمعون لأفكار منافسيهم.
كيف تتغلب على المعوقات ؟
• المعوقات الإدراكية : - إتباع نظام يكشف عن المشاكل أو احتمالات حدوثها مستقبلاً. - تشخيص وتحليل المشكلة بعناية وفقاً للمنهج العلمي. - جمع كافة البيانات والمعلومات ذات الصلة بالمشكلة. - دقة وسلامة البيانات ومنطقية الفروض التي تبنى عليها الحلول. - طلب وجهات نظر وآراء الآخرين ، خاصة ذوي الخبرة والمعرفة. - استخدام النماذج والأساليب التي توضح العلاقات بين أجزاء المشكلة.
• المعوقات النفسية : - تقبل فكرة أن البحث عن الجديد يقترن ببعض الأخطاء. - تذكر أن معظم المفكرين كانوا موضع استهزاء عندما قدموا أفكارهم الغريبة لأول مرة.


• قم بإعداد جدل منطقي لإثبات صحة أفكارك قبل عرضها على الغير. - اتبع أسلوب الخطوة خطوة في حل المشكلة. - تجنب القلق في مواجهة المشاكل. - تخيل أقصى فوائد يمكن تحقيقها من حل المشكلة.
  • المعوقات البيئية: - اهتم بطريقة عرض أفكارك وحدد نواحي القوة والضعف فيها.


• حاول حل المشكلة في جو يناسبك من حيث الراحة وحرية التفكير. - وضح للناس فوائد حل المشكلة قبل أن تطلب منهم المساعدة في الحل. - إذا كان عملك روتينياً ، حاول إدخال طرق جديدة لأدائه.
  • المعوقات الفكرية: - حاول أن تكون منهجياً في تفكيرك، وتجنب العشوائية.


• استخدم لغات مختلفة في مواجهة المشكلة بما يتناسب مع أطرافها. - استخدم الأساليب التحليلية والابتكارية معاً.
  • المعوقات الاتصالية / التعبيرية: - انتقد الأفكار والطرق الحالية وابحث عن مجالات التحسين .


• حدد القيود وتساءل عن مدى شرعيتها ولزومها . - إذا كنت تقاوم التغيير .. كن متفائلاً وتساءل عن فوائده . - حاول استخدام تخيلاتك اليومية في تنمية أفكارك جديدة . - إذا كنت تعمل في جو تنافسي كن يقظاً في شرح أفكارك لمنافسيك أو معارضيك؟ - إذا كنت تعمل في جو يسوده التعاون أشرك الناس معك في المشكلة . - إذا كنت لا تؤمن بالحدس فكر في مشكلة قمت بحلها منهجياً وقارن بين ما توصلت إليه والانطباع الأول
  الذي كونته للحل .
  مهارات حل المشكلات :
  يتطلب حل المشكلات الإدارية نوعين من المهارات العقلية هما : المهارات التحليلية والمهارات الابتكارية أو الإبداعية. وتحتوي المهارات التحليلية على القدرات الخاصة بالترتيب وتحديد الأولويات، المقارنة واكتشاف الفروق، التركيز على النقاط والمتغيرات المهمة، والتقييم، والاختيار. والمهارات التحليلية تكون مطلوبة أكثر
  عند تجميع وتبويب وتحليل المعلومات في محاولة للوصول إلى السبب أو مجموعة الأسباب الرئيسية في المشكلة. أما المهارات الابتكارية فتنطوي على التشعيب والتوسيع في خلق أفكار جديدة من خلال التخيل والابتكار، وتتلخص العناصر الأساسية للمهارات الابتكارية فيما يلي :
  o الانطلاق أو التدفق . بمعنى خلق أفكار كثيرة. o المرونة . أي خلق مدى واسع من الأفكار المتنوعة. o الإبداع . بمعنى تجاوز الأفكار التقليدية أو المألوفة. o التصعيد . أي اشتقاق أفكار جديدة من الأفكار الحالية.
  اتخاذ القرارات :
  مفهوم القرار واتخاذ القرارات :
  اتخاذ القرارات أو صنعها فيقصد به مجموعة متتالية من الخطوات والإجراءات التي تؤدي في نهايتها إلى اختيار أفضل الحلول أو الأساليب الممكنة لعلاج المشكلة أو تحقيق الهدف. وتتلخص هذه الخطوات فيما يلي:
  1- تحديد الهدف والأهداف المطلوب تحقيقها أو المشكلة المطلوب علاجها. 2- البحث عن الأساليب أو الحلول الممكنة لتحقيق الهدف أو حل المشكلة. 3- تحليل وتقييم الأساليب أو الحلول البديلة. 4- اختيار أفضل الأساليب أو الحلول البديلة.
  وفيما يلي نعرض بإيجاز لهذه الخطوات :
  1- الهدف أو المشكلة: يعتبر تحديد الهدف أو المشكلة المطلوب اتخاذ قرار بشأنها بمثابة تحديد للطريق الذي يجب أن يسير فيه متخذ القرار. وسواء كانت نقطة البدء في اتخاذ القرار هي تحديد الهدف أو تحديد المشكلة فإن الأمر يحتاج إلى توفير كافة المعلومات التي تساهم في ذلك. المشكلة تتمثل بصفة أساسية في تصنيف وتبويب البيانات ، كيفية ترتيبها ومعالجتها وسرعة الحصول عليها وقت الحاجة، كيفية عرضها وتلخصها بالشكل الذي يتفق مع احتياجات متخذ القرار.
  2- تطوير الحلول البديلة:
  وفي هذه الخطوة يتم حصر كافة البدائل الممكنة لعلاج المشكلة أو تحقيق الهدف المطلوب. وفي كثير من
  الأحيان يواجه متخذ القرار بصعوبة في تحديد أو تنمية الحلول الممكنة ، وفي مثل هذه الحالات قد يلجأ متخذ القرار إلى الاستعانة بالخبراء المتخصصين أو تشكيل اللجان أو فرق العمل لتنمية الحلول البديلة.
  3- تقييم الحلول البديلة: بمعنى تحليل المزايا والعيوب الخاصة بكل بديل ، وتهدف هذه الخطوة إلى تحديد مدى ملائمة كل بديل لعلاج المشكلة أو تحقيق الهدف. وفي هذه الخطوة يجب تحديد عناصر أو متغيرات التقييم، بمعنى تحديد العوامل التي على أساسها يمكن القول بأن هذا البديل يصلح أو لا يصلح. وفي تقييم الحلول البديلة يمكن الاستعانة بأسلوب أو أكثر من الأساليب العلمية المتعارف عليها في هذا المجال، ومن أمثلة هذه الأساليب الموازنات الرأسمالية، تحليل التكلفة والعائد، نظرية القرارات والعديد من الأساليب الكمية المتاحة في مجال اتخاذ القرارات الإدارية.
  4- اختيار أفضل البدائل: تأتي هذه الخطوة كنتيجة منطقية للخطوة السابقة، ومن أهم المعايير التي يسترشد بها في الاختيار من بين البدائل ما يلي :
  ▪ أكبر عائد أو ربح أو كفاءة، أو أقل تكلفة أو وقت أو مجهود. ▪ الملائمة أو عدم التعارض مع نظم وأساليب العمل بالمستشفى. ▪ التوافق مع توجيهات الإدارة العليا أو مصالح المرضى والموظفين. ▪ التناسق مع الأوضاع البيئية المحيطة، السياسية منها والاجتماعية. ▪ الاستجابة لقيود الموارد البشرية والمالية المتاحة. ▪ التوازن بين النتائج والمخاطر المتوقعة من القرار حاليا ومستقبلاً.
  وفي كثير من الحالات يتم وضع البديل المختار موضع التطبيق والتجريب العملي في نطاق محدود لاختبار مدى فاعليته .
  5- متابعة التنفيذ : يعتقد الكثيرون أن مهمة متخذ القرار تنتهي باتخاذ القرار أو بالاختيار من بين البدائل المتاحة، وفي حقيقة الأمر فإن هذا الاعتقاد غير صحيح حيث إن الأمر يستلزم متابعة نتائج التنفيذ للتعرف على مدى نجاح البديل المختار في علاج المشكلة أو تحقيق الهدف المرغوب فيه. ومن الأمور الواجب مراعاتها إعداد التعليمات والإرشادات الكافية لذلك ، البيئة المناسبة لتنفيذ القراراتخاذ الخطوات أو الإجراءات اللازمة للتحقق من أن التنفيذ يتم وفقاً للخطة المرسومة وفي حدود التعليمات والقواعد الموضوعية لذلك . أركان القرار الإداري:
  هناك مجموعة من الأركان أو السمات الواجب مراعاتها في صياغة وإصدار القرار.
  1- الأركان القانونية :
  ويقصد بالأركان القانونية للقرار مجموعة السمات والخصائص التي تشتمل مشروعية القرار وعدم مخالفته للقوانين أو اللوائح أو التعليمات ومن أهم هذه الأركان ما يلي:
  أ- السبب: بمعنى أن يكون لكل قرار أسبابه أو مبرراته، وأن تكون هذه الأسباب أو المبررات مستمدة من الواقع الفعلي للمستشفى أو نتيجة شكاوي وتظلمات المرضى أو العاملين فيها ولا يشترط النص في القرار الإداري عل مسبباته ولكن إصدار القرار ذاته يجب أن يكون له بواعثه.
  ب- الشكل: ويتعلق هذا الركن من الأركان القانونية للقرار بالمظهر الخارجي للقرار وكيفية صياغته أو الإعلان عنه أو إجراءات إصدار القرار نفسه . فقد يكون القرار مكتوباً، وقد يعلن عنه شفاهة. ومن القرارات ما يستوجب إتباع إجراءات معينة قبل إصدارها، فالقرارات التأديبية على سبيل المثال غالبا ً ما تستوجب إجراء
  تحقيق قبل اتخاذها. ت- الاختصاص النوعي: ويقصد بالاختصاص النوعي هنا أن يصدر القرار من السلطة المختصة وفي حدود
  الاختصاصات الوظيفية لمتخذ القرار. والاختصاص النوعي قد يتعلق بموضوع القرار، مثل إنهاء الخدمة، والخصم من الراتب.
  ث- المشروعية: ويقصد بها أن يكون موضوع القرار أو الآثار المترتبة عليه مشروعة أو جائزة من الناحية القانونية وذلك حتى لا يتعرض القرار للحكم ببطلانه.
  ج- الهدف: ويعني أن يكون لكل قرار هدف أو غاية واضحة يسعى إليها، وأن يكون الهدف في إطار المصلحة العامة للمستشفى.
  2- الأركان الفنية:
  أ- ويقصد بالأركان الفنية للقرار مجموعة العناصر التي تتعلق بترشيد وفعالية القرار الإداري، وتدور هذه العناصر حول محورين أساسيين هما السلامة والقبول.
  1-السلامة: تعني جدوى القرار وملائمة لتحقيق الهدف منه ، واتخاذه بناء على معلومات وتحليلات كافية وموضوعية.
  2-القبول: يعني الاستعانة بآراء من يمسهم القرار وضمان تعاونهم في تنفيذه أو إقناعهم بأهميته وجدواه وإيضاح الأهداف المنشودة منه أو مجموعة الظروف والاعتبارات المرتبطة بالموقف المحيط به.
  الأخطاء الشائعة في اتخاذ القرارات الإدارية
  تقاس فعالية متخذ القرار في اتخاذ القرارات على أساس قدرته على الابتكار ، ومهارته في تحقيق ثلاثة أهداف رئيسية هي :
  1- التكيف مع عناصر البيئة الداخلية والخارجية التي تحيط بالمستشفى . 2- التنبؤ بدرجة التغير المتوقعة في البيئة المحيطة بالمستشفى والاستعداد لمواجهتها . 3- استخدام القوى التي يمكن التحكم فيها لمساعدته في التكيف مع المتطلبات البيئية الداخلية منها والخارجية. 4- كثيراً ما يقع متخذو القرارات في بعض الأخطاء عند إصدارهم للقرارات. ويمكننا حصر أهم هذه الأخطاء
  في ثلاثة أنواع :
  1- اتخاذ القرارات المسكنة :
  وتأخذ هذه القرارات أحد شكلين. الأول يتمثل في العلاج المؤقت للمشكلة المطلوب حلها. والثاني يهتم بعلاج ظواهر أو أعراض المشكلة دون محاولة التعرف على المشكلة ذاتها أو اتخاذ الإجراءات الجذرية لمعالجتها.
  2- اتخاذ القرارات في وقت غير مناسب : ويأخذ هذا الخطأ بدوره أحد مظهرين أولهما أن يتم اتخاذ القرارات في وقت متأخر عن الوقت الذي كان يجب أن يتخذ فيه القرار. وثانيهما أن يصدر القرار قبل أن يكون من المناسب إصداره .
  3- اتخاذ القرار وعدم متابعة تنفيذه : فاتخاذ القرار في حد ذاته لا قيمة له ما لم يتم تنفيذه والتعرف على نتائجه . ارتكاب تلك الأخطاء أو الوقوع فيها يرجع إلى عدد من الأسباب أولها وربما أهمها أن متخذي القرارات لا يعطون الاهتمام أو الوقت الكافي لخطوات اتخاذ القرار فيتعلق بسوء توزيع الوقت المنفق في اتخاذ القرار، ويرتبط السبب الثالث بالنظر إلى القرار على أنه علاج لمشكلة وليس اغتناماً لفرصة. وأخيراً جزئية القرار غالباً ما يسعى كل قسم من أقسام أو إدارات المستشفى إلى تحقيق مصالحه الخاصة بغض النظر عما يتبع ذلك من آثار بالنسبة للأقسام أو الإدارات الأخرى.
  الخصائص الشخصية وجودة القرار :
  تلعب السمات أو الخصائص الشخصية لمتخذ القرار دوراً مهماً فيما يتخذه من قرارات سواء من حيث نوعية أو جودة تلك القرارات، ومن أهم هذه الصفات أو الخصائص ما يلي : 1- درجة المخاطرة: يمكننا تصنيف الأفراد من حيث درجة قبولهم المخاطرة إلى ثلاث فئات تعرف الأولى بالمغامرين، والثانية هي تلك الفئة التي تتخذ موقفاً معتدلاً من الرغبة في تحمل المخاطرة، أما الفئة الثالثة فهي تتصف بالحذر وعدم
  الرغبة في المخاطرة نوعية القرار الواحد تختلف باختلاف الفئة التي ينتمي إليها متخذ القرار. فأفراد الفئة الأولى غالبا ًما يميلون إلى اتخاذ قرارات جزئية لأفراد الفئة الأخيرة الذين يميلون دائماً إلى اتخاذ القرارات الأكثر ضماناً وأمناً حتى وإن ترتب عليها ضياع بعض الفرص على المستشفى وهي التي تميل إلى قبول بعض
  التحديات وفي نفس الوقت تضمن قدراً معقولاً من فرص النجاح. 2-الرغبة في تحمل المسئولية: إذا لم يكن الفرد راغباً أو مستعداً لتحمل نتائج ما يصدره من قرارات حلوها ومرها فإنه غالباً ما يتصف بالتردد في اتخاذ القرار إما خوفاً من الفشل أو تهرباً من المسئولية. 3-التحيز :
  يوجد ضمان كاف لاستبعاد أثر التحيز الشخصي في اتخاذ القرار هو الذي يقوم في النهاية بتحديد المشكلة أو الهدف يحدد طرق الحل البديلة ويختار من بينها ، ويحدد نوعية البيانات التي يحتاج إليها المعايير التي يستند إليها في اتخاذ القرار. وهكذا نجد أنه في كل مرحلة من مراحل اتخاذ القرار تظهر شخصية متخذ
  القرار بمختلف مكوناتها من ملامح وأنماط سلوكية وثقافية وإدراكية.
  4-الخبرة:
  ممارسة العمل الإداري خلال فترة طويلة نسبياً من شأنها أن تصقل مواهب وشخصية متخذ القرار ، كما أنها
  تمكنه في الكثير من الأحيان من استرجاع الأحداث والمواقف والاستفادة منها في المواقف الحالية أو المشابهة،
  والخبرة الشخصية لمتخذ القرار أمر لا غنى عنه رغم التقدم الهائل في الحاسبات الآلية والنماذج الكمية أو
  الرياضية في اتخاذ القرارات. ولكن ما ينبغي هو عدم المبالغة في الاعتماد على الخبرة وحدها كأساس لاتخاذ
  القرار.
  5-المشاورة :
  مقدرة الفرد على تصور الأمور ورؤية الأبعاد الكاملة للمشكلة قد يكون أمراً مستحيلاً بالنسبة للفرد الواحد، ثم
  تظهر الحاجة إلى التشاور مع الآخرين. التشاور مع الآخرين إذا لم يساعد في تحسين جودة القرار فإنه وبدون
  شك سوف يسهم في إشباع بعض الحاجات النفسية لمنفذيه .
  التردد في اتخاذ القرارات:
  تشير الدراسات إلى أن هناك بعض المديرين الذين يعانون من ظاهرة التردد في اتخاذ القرار وأن هذا التردد غالباً ما يأخذ شكل التأجيل والتسويف أو إرجاء القرار، وكثيراً ما يترتب على هذا التأجيل أو الإرجاء أن تتفاقم المشكلة التي يعد القرار لمعالجتها ، أو أن تضيع الفرصة المتاحة، أو تصبح تكلفة القرار أعلى، أو يصبح القرار
  ذاته غير فعال لاتخاذه في وقت غير مناسب. وتأجيل اتخاذ القرار قد يتم عمداً من جانب المسئول عن اتخاذه أملاً في توفير معلومات إضافية توضح له الصورة. إن ظاهرة التردد في اتخاذ القرارات إنما تحدث نتيجة سبب أو أكثر من الأسباب الآتية:
  1- صعوبة المهمة أو تعقد المشكلة المطلوب اتخاذ قرار بشأنها. 2- غياب الحافز على اتخاذ القرار. 3- الخوف من المخاطرة والوقوع في الأخطاء. 4- عدم وجود حدود زمنية لاتخاذ القرار. 5- القصور في تفويض السلطة.
  الإرشادات التي يمكن الاستعانة بها في التغلب على الأشكال والمسببات المختلفة لظاهرة التردد في اتخاذ القرارات.

1. التغلب على التأجيل والتسويف:
   للتغلب على عادة التسويف والإرجاء يمكنك محاولة تطبيق الإرشادات التالية : أ- عند مواجهتك لمهمة كبرى، قم بتحليلها إلى أجزاء صغيرة، ثم ابدأ بأسهل هذه الأجزاء أو المراحل. ب- عندما يكون مطلوباً منك تناول مهمة صعبة، أو قرار معقد قسم المهمة أو القرار إلى مراحل أو أجزاء،
   وابدأ بالجزء السهل. ت- عندما ترجئ أمراً لأنه غير محبب، أو منفر، أو يسبب لك حرجاً، فكر فيما يمكن أن يحدث كنتيجة
   للإرجاء. ث- اترك العوائق، وامنع المقاطعات والمشتتات التي تصرفك أو تمنعك من الاستمرار في المهمة التي بدأت
   فيها. أعمل في مكان هادئ بعيداً عن التلفون، والتلفاز، والضجيج، والزوار.
   ج- قم بمكافأة نفسك، وحدد هذه المكافأة مقدماً، واقرنها بالانتهاء من مرحلة أو جزئية معينة من المهمة التي
   بدأت فيها.


2. التغلب على الخوف من الأخطاء:
   نزعة التردد في صنع القرار إلى الخوف من العواقب والآثار السلبية للقرار. الخوف من الأخطاء إلى الرغبة في توافر كل الحقائق والمعلومات، حتى تتضح الصورة وضوحاً كاملاً، فيصبح الأمر ميسوراً للقرار بعيداً عن المغامرة والمخاطرة. فالقرار الإداري، وأي قرار يحوي درجة من المخاطرة وعدم التأكد، ويحوي احتمال حدوث بعض النتائج السلبية. ولا يقتصر أثر الخوف من الأخطاء على المدير نفسه، وإنما يمتد إلى مرؤوسيه ومساعديه ، فالمدير الذي يخشى الأخطاء مدير يتجنب أن يفوض قرارات أو أموراً إلى مرؤوسيه خشية وقوعهم
   في الأخطاء. ومثل هذه النزعة تشل قدرة المدير على التصرف نتيجة تكدس الأمور عليه، ويمكنك إذا كانت مشكلة التردد والخوف من المخاطرة والأخطاء تسبب لك عدم القدرة على حسم الأمور أحياناً، أن تحاول الآتي: 1- وازن بين تأجيل الأمر وعدم البت فيه والآثار السلبية الناجمة عن هذا وبين أخذ المخاطرة والآثار السلبية
   الناجمة عن الحسم.
   2- فكر فيما يمكن أن يتحقق من آثار سلبية، وفكر في إمكانية تقليلها الآن، أو إمكانية معالجتها والحد منها إذا
   حدثت فعلاً. 3- فوض إلى مرؤوسيك بعض القرارات التي يملكون دراية أو خبرة بها، وتدرج في تفويض بعض القرارات
   والأمور الأخرى التي ليس لهم دراية بها، بشرط أن توجههم التوجيه الكافي وتوضح لهم الأهداف والمعايير المطلوب الالتزام بها.
   3- الحدود الزمنية للقرار:
   يتمثل أحد أسباب عدم الحسم في القرارات في عدم الالتزام بحد زمني للبت في الأمور والمشكلات التي ترد إلى المدير. فعدم وضع حد زمني المدى الزمني لمعالجة الأمر ممتداً دون قيد. ويفيد في تجنب مثل هذه المشكلات والأزمات الاسترشاد بالآتي:
   1- تقدير التوقيت المطلوب للانتهاء من مهمة معينة ، وتقدير الوقت اللازم لإنجازها. 2- يفضل أن يجري تقدير الزمن اللازم والتوقيت لمراحل الإنجاز تقديراً واقعياً بعد إجراء نوع من التحليل
   والدراسة وتقييم الإمكانيات وتقدير العقبات المحتملة. 3- يكون الحماس أعلى عندما يتم تحديد توقيتات الإنجاز والبت في الأمور، والمشكلات وذلك بإرادة واختيار
   ذاتي. 4- لا تفوض أموراً أو مشكلات أو مهام إلى مرؤوسيك ، إلا بعد أن تقرنها بالوقت الذي سيلتزم فيه المرؤوسون
   بإنجازها. 5- عود نفسك على الالتزام بالحدود الزمنية الموضوعة لكي تبدأ في المهام ولكي تنتهي منها، ولا تحد عنها
   إلا في الضرورات القصوى التي لا تملك حيالها سيطرة. 6- عد نفسك لمواجهة الأحداث السلبية، والاحتمالات السيئة، ورتب الأمور، وعد العدة لمعالجتها إذا تحققت
   فعلاً.
   4- القصور في تفويض السلطة : يرجع القصور في التفويض بالنسبة للمديرين الذين يعانون من تضخم أعبائهم، إلى أن هؤلاء المديرين ينسون
   أن مهمة المدير الأساسية هي إنجاز الأهداف من خلال جهود الآخرين، وكثير منهم يعق في شراك واحد من الآتي :
   1- أن يجد أنه من الأسهل له أن يقوم بمهمة تفصيلية أو تنفيذية عن أن يوكلها إلى مرؤوسيه. 2- أن يعتقد أنه يستطيع القيام بها بشكل أفضل عما لو قام بها مرؤوسيه، وذلك من حيث الجودة والدقة، أو
   الكم والسرعة. 3- أن مسألة تدريب المرؤوس على أداء المهام تستغرق وقتاً وجهداً، والأفضل توفيراً لهذا الوقت والجهد
   أن يقوم بها المدير نفسه.
   ويرجع بعض المديرين عزوفهم عن التفويض إلى أن خبرتهم به ليست مشجعة، ويرجع البعض الآخر من المديرين عدم أو انخفاض تفويضهم لسلطاتهم ، إلى أن طبيعة عملهم ومسئولياتهم لا تسمح بالتفويض. ويمكن القول بأن المدير الذي يمارس تفويضاً فعالاً يستطيع أن يزيد من إنتاجية وفعالية الفريق الذي يرأسه والعكس صحيح. وقد يفيدك أن تراجع أسلوبك في التفويض لمرؤوسيك أن تقارنه بالمبادئ العشرة التالية .
   1- اختر الشخص المناسب الذي ستفوض له ينبغي أن يملك هذا الشخص القدرة على أداء المهمة المفوضة. 2- فوض المهام المحببة وغير المحببة في مزيج متوازن . 3- أعطي لمرؤوسك المفوض له الوقت اللازم لكي يكتسب الخبرة والمران للقيام بالمهام المفوضة له . 4- فوض تدريجياً إذا كنت من الذين يركزون السلطة وقررت التفويض، فلا تفوض دفعة كبيرة مر واحدة. 5- فوض مقدما ، وقبل حدوث المشكلات، أو حلول الأزمات . 6- فوض عملاً متكاملاً. حاول بقدر الإمكان أن تفوض مهام متكاملة مرتبطة تقود إلى نتيجة نهائية يمكن
   قياسها. 7- فوض تحقيق نتائج، ولا تفوض مجرد أنشطة. 8- تجنب فجوات الإسناد، وازدواج المسئوليات. 9- إشراك المفوض إليه في تحديد ما سيفوض له . 10- اترك المرؤوس وشأنه .