لخّصلي

السكرتارية هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، حتى إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة. تتمكن الإدارات أو الرؤساء من ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ، وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، السكرتارية في الهيكل التنظيمي : ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم . 2. لا مركزية السكرتارية 3. الجمع بين المركزية واللامركزية أنواع السكرتارية وأختلاف مهامها زادت أهمية السكرتارية في السنوات الأخيرة بعد أن كبر حجم المنشآت التجارية والحكومية وغيرها وتعقد العمل بها ، مما أدى إلى أن يفرق علمياً بين وظيفة السكرتارية الخاصة والسكرتارية العامة والسكرتارية المتخصصة ، وأيضاً اصبحنا نسمع عن السكرتارية الطبية والسكرتارية التعليمية والسكرتارية الفندقية وغيرها . أولاً : السكرتارية العامة:- وقد تختلف الأنشطة التي تدخل في إطار السكرتارية العامة من منشأه إلى أخرى بعض من مهامها : • البريد الوارد والصادر . • الحفظ والتصنيف والفهرسة . • تنظيم الإجتماعات . • متابعة دوام العاملين . ثانياً : السكرتارية الخاصة :- وهي تتجه إلى الأسلوب العلمي في الإدارة وهذا الأسلوب يعتمد اساساً على المعلومات في اتخاذ القرارات الهامة في مجال الإدارة . والسكرتيرالخاص هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينه نظراَ لثقة رئيسه به ولكفاءته وإخلاصه في العمل . • استقبال الزوار وتنظيم دخولهم . • فتح الخطابات الواردة . • القيام بالمهام الهامة عند سفر الرئيس . • مساعدة الرئيس في بعض مسائله الخاصة . • الرد على المكالمات الهاتفية . 9) إطلاع الرئيس على ما يهمه من أخبار . مجالها عيادات الأطباء والمستشفيات العامة والخاصة . أ‌- حفظ سجلات المرضى . ت‌- إعداد كشوف الحساب الخاصة بالمرضى . ث‌- كتابة الخطابات والتقارير والبحوث . ج‌- تزويد المستشفى بالمستلزمات الضرورية . خ‌- معرفة كتابة اسماء الأمراض الصحيحة . د‌- أن يدعموا العاملين بها معلوماتهم الطبية العامة . ر‌- دراسة قدراً من العلوم السلوكية والنفسية التي تمكنهم من التعامل مع المرضى . 2) السكرتارية التعليمية : بعض من مهامها : o مساعدة بعض أساتذة القسم في بعض البحوث التي يقومون بها . o استقبال الافراد المترددين على القسم من طلاب وغيرهم . o تولي سكرتارية الاجتماع . ج‌- استقبال المكالمات الواردة . 3) السكرتارية الفندقية : ليس هناك على وجه التحديد في مجال العمل الفندقي نشاط يطلق عليه السكرتارية الفندقية . ولكن يلاحظ أن هناك فئة من العاملين في مكاتب الاستقبال بمختلف الفنادق ، ممن تتطلب طبيعة اعمالهم توافر قدرات وصفات ومهارات مشابهه جداً في العاملين في مجال السكرتارية الخاصة .
تتولى السكرتيرة أو المساعدة الإدارية في هذا المجال مجموعة متنوعة من المهام التي تساعد في تنظيم وتسهيل سير العمل اليومي. إدارة المواعيد والمشاعر: التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتوجيهها إلى المكان المناسب. -الدعم الإداري: تقديم الدعم العام للمدير والفريق في مجموعة متنوعة من الأمور الإدارية والتنظيمية. تختلف مهام السكرتارية باختلاف نوع وحجم المؤسسة أو الشركة، وإدارة الوقت، واستخدام التكنولوجيا المكتبية بشكل فعال. يعتبر السكرتير أو المساعد الإداري عادةً جزءًا لا يتجزأ من فريق العمل في أي منظمة أو شركة، حيث يساهم بشكل كبير في تحقيق أهداف المؤسسة من خلال دعمه الإداري والتنظيمي. بالطبع، إليك بعض المعلومات الإضافية حول مهام السكرتارية: -إدارة الصفحة والمحتوى: -تطوير استراتيجية المحتوى: بما في ذلك تحديد المواضيع والمواعيد الزمنية وطرق التفاعل مع المتابعين. -إدارة الرسائل الخاصة: يمكن للسكرتيرة أن تتولى إدارة الرسائل الخاصة التي تصل إلى الصفحة، والرد عليها بشكل فعّال وفي الوقت المناسب. وتقديم تقارير للفريق حول كيفية التفاعل معها بشكل أفضل. -تحليل البيانات: -الردود السريعة: تكون الردود السريعة على التعليقات والرسائل من أهم مهام السكرتيرة، تطوير العلاقات: دور السكرتارية في تنظيم مواعيد المدير: تلعب السكرتارية دور هام في تنظيم مواعيد المدير يعتبر حاسماً لفعالية أداء الإدارة. فهي تقوم بتنسيق جدول المواعيد الخاص بالمدير بمهارة وكفاءة، بالطبع، إليك شرحًا للنقاط المطلوبة: سواء كانت هذه المواعيد اجتماعات عمل أو لقاءات شخصية، 2. تقديم الدعم الإداري: والتنسيق بين الأقسام المختلفة، وغير ذلك من الأنشطة التي تساعد في تسهيل العمليات اليومية. يساعد هذا في تحقيق فعالية أكبر في التواصل والتنسيق. 4. إدارة الوقت ومتابعة الردود: يقوم السكرتير بمتابعة الردود على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات، كما أن دور السكرتيرية في تنظيم مواعيد المدير يشمل عدة جوانب من تنظيم الجدول اليومي إلى تقديم الدعم الإداري الشامل، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، أو المسؤول عن العمل. والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق، 4. إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين، 7. الاهتمام بتنظيم مواعيد زيارات واتصالات المدير. تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي: الالتزام بالصدق في التعامل، واللباقة في التعامل. وسرعة البديهة أثناء العمل. القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح. وتحمل ضغوط العمل. الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية. والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي. احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم. أهمية السكرتارية :

1. التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم. من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها. 3. توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب. 4. تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً. 5. تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، 7. أمين التواصل الفعال بين الإدارة والجهات الأخرى داخل الشركة وخارجها. 8. جمع كافة البيانات و المعلومات للمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم . 9. حفظ أسرار مكتب العمل و عدم التحدث بها مع أحد مهما كان الأمر . 10. القيام بالأعمال المكتبية الروتينية

• التعامل مع البريد العادي و الإلكتروني
• ترتيب رحلات العمل و الإجتماعات و المواعيد
• إعداد التقارير
• همزة وصل بين أعضاء فريق الإدارة دور السكرتير في تنظيم وإدارة مكتب المدير يتمثل دور السكرتير في دعم الرئيس في ضمان حسن سير عمل لجنة الإدارة باختصار، السكرتير مسؤول عن ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها والاحتفاظ بسجلات وإدارة فعالة والتمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق الحاكمة وقانون العمل الخيري وقانون الشركات والتواصل والمراسلات. • سيقوم السكرتير بنفسه بتنفيذ جميع هذه الواجبات وقد يلعب أيضًا دورًا أكبر في الإدارة اليومية للمنظمة. • يفوض البعض الآخر بعض المسؤوليات الإدارية لمتطوعين من خارج لجنة الإدارة لتخفيف العبء. ويمكن أن تعتمد الطريقة التي يتم بها مشاركة العمل أيضًا على المهارات أو الاهتمامات أو مقدار الوقت الذي يجب أن يقدمه الشخص. • يجب أن يكون وصف دور السكرتير الخاص بك يتطابق مع الديناميكيات الحالية لمؤسستك. ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها • الاتصال بالرئيس للتخطيط للاجتماعات. • استلام بنود جدول الأعمال من أعضاء اللجنة. • تعميم جداول الأعمال والتقارير. • أخذ المحاضر (ما لم يكن هناك محضر وسكرتير). • تعميم المحاضر المعتمدة. • الحفاظ على دور السكرتير في الاجتماعات. • الاحتفاظ بتفاصيل اتصال محدثة (مثل الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف) للجنة الإدارة و (عند الاقتضاء) الأعضاء العاديين في المنظمة. • العمل كوصي على وثائق المنظمة الحاكمة. • التحقق من النصاب الحد الأدنى لعدد الأعضاء الذين ينبغي أن يكونوا حاضرين في الاجتماعات. • ضمان استيفاء متطلبات قانون الشركات والمؤسسات الخيرية (عند الاقتضاء، ما لم يكن هناك سكرتير منفصل للشركة). • ضمان عقد الاجتماعات شخصيًا أو عبر الإنترنت بما يتماشى مع وثيقة النظام الأساسي. • الاحتفاظ بمذكرات الأنشطة المستقبلية. الهدف العـــــــــام: تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، المهام: 2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات> 3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس -4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس 5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس 6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته 7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري، 8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية 9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية أهم الإجراءات التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير :

• تحديد مكان وزمان السفر وفق الوثائق اللازمة

مقدمة الفصل
السكرتارية هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
تتمكن الإدارات أو الرؤساء من ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ، وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في
إصدار القرارات الرشيدة . وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى
عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .

السكرتارية في الهيكل التنظيمي :

هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :

1. مركزية السكرتارية


2. لا مركزية السكرتارية


3. الجمع بين المركزية واللامركزية

أنواع السكرتارية وأختلاف مهامها
زادت أهمية السكرتارية في السنوات الأخيرة بعد أن كبر حجم المنشآت التجارية والحكومية وغيرها وتعقد العمل بها ، مما أدى إلى أن يفرق علمياً بين وظيفة السكرتارية الخاصة والسكرتارية العامة والسكرتارية المتخصصة ، وأيضاً اصبحنا نسمع عن السكرتارية الطبية والسكرتارية التعليمية والسكرتارية الفندقية وغيرها .
أولاً : السكرتارية العامة:-
وتمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات . وتشكل فرعاً يختص بجميع أعمال السكرتارية لتوزيع ا على أقسام المؤسسة.
وقد تختلف الأنشطة التي تدخل في إطار السكرتارية العامة من منشأه إلى أخرى
وهناك نسبة اتفاق أن عمليات الحفظ والتصنيف والفهرسة إذا تمت بصورة مركزية في المنشأة بأنها تدخل في إطار نشاط السكرتارية العامة . وكذلك معالجة البريد الوارد للمنشأة والصادر منها والرقابة على هذا النشاط .
بعض من مهامها :
• البريد الوارد والصادر .
• الحفظ والتصنيف والفهرسة .
• النسخ والطبع .
• تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ووقود .
• تنظيم الإجتماعات .
• متابعة دوام العاملين .
ثانياً : السكرتارية الخاصة :-
تمثل الخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب المدراء والرؤساء . وهي تتجه إلى الأسلوب العلمي في الإدارة وهذا الأسلوب يعتمد اساساً على المعلومات في اتخاذ القرارات الهامة في مجال الإدارة .
والسكرتيرالخاص هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينه نظراَ لثقة رئيسه به ولكفاءته وإخلاصه في العمل .
واهمية السكرتير الخاص في حمل بعض العبء عن المدير او رئيس العمل ومساعدته في بعض هذه الأعمال المكتبية وفي بعض الاتصالات حتى يتفرغ إلى الأمور الأساسية واتخاذ القرارات الهامة .
بعض من مهامها :
• استقبال الزوار وتنظيم دخولهم .
• تنظيم وقت المدير .
• فتح الخطابات الواردة .
• تولي بعض الاجتماعات .
• القيام بالمهام الهامة عند سفر الرئيس .
• مساعدة الرئيس في بعض مسائله الخاصة .
• الرد على المكالمات الهاتفية .
• تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة .
9) إطلاع الرئيس على ما يهمه من أخبار .
ثالثاً : السكرتارية المتخصصة :-
يطلق عليها السكرتارية الفنية وهي عبارة عن السكرتارية الفنية الاستشارية التي تقدم الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف انواعها . وهي تقوم بعمل معين ومحدد من اعمال السكرتارية .

1. السكرتارية الطبية :
   مجالها عيادات الأطباء والمستشفيات العامة والخاصة .
   القائمين على السكرتارية الطبية عادة ما يكونوا متخصصين في اعمال السكرتارية والأعمال الإدارية مع تزويدهم بخلفية في المجال الطبي الذي يعلمون فيه .
   بعض من مهامها :
   أ‌- حفظ سجلات المرضى .
   ب‌- معالجة البريد الوارد والصادر .
   ت‌- إعداد كشوف الحساب الخاصة بالمرضى .
   ث‌- كتابة الخطابات والتقارير والبحوث .
   ج‌- تزويد المستشفى بالمستلزمات الضرورية .
   ح‌- معرفة قراءة اسماء الأمراض المختلفة .
   خ‌- معرفة كتابة اسماء الأمراض الصحيحة .
   د‌- أن يدعموا العاملين بها معلوماتهم الطبية العامة .
   ذ‌- تجب معرفة شيئاً عن الأدوية الشائعة للاستخدام في علاج الأمراض والشركات المنتجة لهذه الأدوية .
   ر‌- دراسة قدراً من العلوم السلوكية والنفسية التي تمكنهم من التعامل مع المرضى .
   ز‌- جمع البيانات الإحصائية المتعلقة بالمرضى وحالات الولادة والوفاة .


2. 
   

   السكرتارية التعليمية :
   
   

   
   

تعتبر السكرتارية التعليمية أحد المجالات الجديدة المتطورة للسكرتارية المتخصصة ومجالها العمل في المدارس و المعاهد و الكليات والجامعات والمنشآت التعليمية وغيرها .
بعض من مهامها :
o القيام بأعمال السكرتارية الخاصة للعميد او مدير المدرسة .
o مساعدة بعض أساتذة القسم في بعض البحوث التي يقومون بها .
o استقبال الافراد المترددين على القسم من طلاب وغيرهم .
o تولي سكرتارية الاجتماع .
ج‌- استقبال المكالمات الواردة .
3) السكرتارية الفندقية :
ليس هناك على وجه التحديد في مجال العمل الفندقي نشاط يطلق عليه السكرتارية الفندقية . ولكن يلاحظ أن هناك فئة من العاملين في مكاتب الاستقبال بمختلف الفنادق ، ممن تتطلب طبيعة اعمالهم توافر قدرات وصفات ومهارات مشابهه جداً في العاملين في مجال السكرتارية الخاصة .

مهام السكرتارية
السكرتارية هي مجال من مجالات الإدارة والمساعدة الإدارية يتعلق بتقديم الدعم الإداري والتنظيمي للمديرين والفرق داخل المؤسسات والشركات. تتولى السكرتيرة أو المساعدة الإدارية في هذا المجال مجموعة متنوعة من المهام التي تساعد في تنظيم وتسهيل سير العمل اليومي.
إدارة المواعيد والمشاعر:
تنظيم جدول المدير وترتيب المواعيد والاجتماعات وضمان سيرها بسلاسة.
إدارة الاتصالات:
التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتوجيهها إلى المكان المناسب.
الترتيب العام:
تنظيم الملفات والوثائق والمستندات بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
-التنسيق مع الأطراف الأخرى: تنظيم الاجتماعات والمواعيد مع العملاء والشركاء والزملاء.
-الدعم الإداري:
تقديم الدعم العام للمدير والفريق في مجموعة متنوعة من الأمور الإدارية والتنظيمية.

تختلف مهام السكرتارية باختلاف نوع وحجم المؤسسة أو الشركة، وتتطلب مهارات متعددة مثل الاتصال الجيد، والتنظيم، وإدارة الوقت، واستخدام التكنولوجيا المكتبية بشكل فعال.

يعتبر السكرتير أو المساعد الإداري عادةً جزءًا لا يتجزأ من فريق العمل في أي منظمة أو شركة، حيث يساهم بشكل كبير في تحقيق أهداف المؤسسة من خلال دعمه الإداري والتنظيمي.
بالطبع، إليك بعض المعلومات الإضافية حول مهام السكرتارية:

-إدارة الصفحة والمحتوى:
تتولى السكرتيرة تحديث وإدارة محتوى الصفحة بانتظام، مع التأكد من أن جميع المعلومات محدثة ودقيقة.

-تطوير استراتيجية المحتوى:
تساعد السكرتيرة في تطوير استراتيجية المحتوى للصفحة، بما في ذلك تحديد المواضيع والمواعيد الزمنية وطرق التفاعل مع المتابعين.

-إدارة الرسائل الخاصة:
يمكن للسكرتيرة أن تتولى إدارة الرسائل الخاصة التي تصل إلى الصفحة، والرد عليها بشكل فعّال وفي الوقت المناسب.

-متابعة الاتجاهات:
يمكن للسكرتيرة مراقبة الاتجاهات والمناقشات الشائعة على الصفحة، وتقديم تقارير للفريق حول كيفية التفاعل معها بشكل أفضل.
-تحليل البيانات:
تقوم السكرتيرة بجمع البيانات وتحليلها لقياس أداء الصفحة وفهم تفاعل المتابعين مع المحتوى المنشور.
-الردود السريعة:
تكون الردود السريعة على التعليقات والرسائل من أهم مهام السكرتيرة، حيث يمكن أن تؤثر بشكل كبير على تجربة المستخدم ورأيه في العلامة التجارية.
تطوير العلاقات:
تساهم السكرتيرة في بناء وتعزيز العلاقات مع المتابعين من خلال التفاعل الإيجابي وتقديم المساعدة والدعم.
-التعاون مع الفريق الإبداعي:
تتعاون السكرتيرة مع فريق الإبداع مثل مصممي الجرافيك والمسوقين لضمان تواجد محتوى جذاب ومتنوع على الصفحة.
هذه بعض المهام الإضافية التي قد تقوم بها السكرتيرة في إدارة صفحات الشركات على منصات التواصل الاجتماعي.

دور السكرتارية في تنظيم مواعيد المدير:

تلعب السكرتارية دور هام في تنظيم مواعيد المدير يعتبر حاسماً لفعالية أداء الإدارة. فهي تقوم بتنسيق جدول المواعيد الخاص بالمدير بمهارة وكفاءة، وذلك من خلال عدة أنشطة منها
بالطبع، دور السكرتارية في تنظيم مواعيد المدير يعتبر حاسماً في ضمان سلسة العمل وفعاليته. إليك شرحًا للنقاط المطلوبة:

1. 
   

   تنظيم المواعيد والتواصل:
   يعمل السكرتير على تنظيم جدول مواعيد المدير بعناية فائقة، وذلك بالتواصل مع الأشخاص المعنيين لتحديد المواعيد المناسبة وضمان توافرها. سواء كانت هذه المواعيد اجتماعات عمل أو لقاءات شخصية، فإن الهدف هو ضمان أن يكون جدول المدير متناسقًا ومنظمًا.

   
   


2. 
   

   تقديم الدعم الإداري:
   بالإضافة إلى تنظيم المواعيد، تقدم السكرتيرة دعمًا إداريًا شاملاً للمدير. قد يتضمن ذلك إعداد المستندات، وإدارة الملفات، والتنسيق بين الأقسام المختلفة، وغير ذلك من الأنشطة التي تساعد في تسهيل العمليات اليومية.

   
   


3. 
   

   إدارة البريد الإلكتروني والهاتف:
   يتولى السكرتير أيضًا مسؤولية إدارة بريد المدير الإلكتروني والهاتفي، وذلك من خلال فرز المكالمات والرسائل الواردة، وتوجيهها بشكل منظم وفقًا لأولوياتها. يساعد هذا في تحقيق فعالية أكبر في التواصل والتنسيق.

   
   


4. 
   

   إدارة الوقت ومتابعة الردود:
   يقوم السكرتير بمتابعة الردود على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات، ويتخذ الإجراءات المناسبة بناءً على توجيهات المدير. كما يساعد في إدارة وقت المدير بشكل فعّال، عن طريق تنظيم أولويات المواعيد وتقديم التذكيرات والإرشادات اللازمة.
   كما أن دور السكرتيرية في تنظيم مواعيد المدير يشمل عدة جوانب من تنظيم الجدول اليومي إلى تقديم الدعم الإداري الشامل، مما يسهم في تحقيق الكفاءة والفعالية في أداء الإدارة.

   
   

وظائف السكرتارية:
تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومنها:

1. متابعة البريد، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، مع إرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك.


2. استقبال الناس، أي الحرص على تنظيم المواعيد، والتعامل مع الناس وفقاً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة الطبيب، أو المدير، أو المسؤول عن العمل.


3. استخدام الأجهزة المكتبية، أي الحرص على تطبيق كافة العمليات، والوظائف الإدارية بالاعتماد على الأجهزة الإلكترونية، والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق، وصحيح.


4. إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين، والعملاء داخل منشأة العمل.


5. العمل على متابعة الاتصالات الهاتفية


6. تجهيز وإعداد المراسلات


7. الاهتمام بتنظيم مواعيد زيارات واتصالات المدير.

خصائص السكرتارية :
تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي: الالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية. حسن التصرف، واللباقة في التعامل. التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل. القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح. التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل. الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية. التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي. احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم.

أهمية السكرتارية :

1. التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم.


2. تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها.


3. توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.


4. تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.


5. تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس.


6. تفعيل التنسيق بين المدراء والأعمال المرتبطة بهم.


7. أمين التواصل الفعال بين الإدارة والجهات الأخرى داخل الشركة وخارجها.


8. جمع كافة البيانات و المعلومات للمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم .


9. حفظ أسرار مكتب العمل و عدم التحدث بها مع أحد مهما كان الأمر .


10. القيام بالأعمال المكتبية الروتينية

يعتبر مدير إداري فهو يقوم بالتنظيم و الإشراف على كل الأنشطة و الأعمال لضمان سير عمل المكتب أمل السكرتير فيقوم بضمان الإحتياجات و الترتيبات المتعلقة بالمدير كاستقبال ضيوفه و تحضير المراسلات و التقارير إلى غير ذلك , لذا يمكن محورة أعمالهما في مايلي

• 
  

  التعامل مع البريد العادي و الإلكتروني

  
  


• 
  

  ترتيب رحلات العمل و الإجتماعات و المواعيد

  
  


• 
  

  إعداد التقارير

  
  


• 
  

  الإشراف على الطاقم الإداري و السكرتاريا

  
  


• 
  

  همزة وصل بين أعضاء فريق الإدارة

  
  


• 
  

  ترأس بعض الإجتماعات

  
  

  دور السكرتير في تنظيم وإدارة مكتب المدير

  
  

يتمثل دور السكرتير في دعم الرئيس في ضمان حسن سير عمل لجنة الإدارة باختصار، السكرتير مسؤول عن ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها والاحتفاظ بسجلات وإدارة فعالة والتمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق الحاكمة وقانون العمل الخيري وقانون الشركات والتواصل والمراسلات.
• سيقوم السكرتير بنفسه بتنفيذ جميع هذه الواجبات وقد يلعب أيضًا دورًا أكبر في الإدارة اليومية للمنظمة.
• تضم بعض لجان الإدارة أكثر من شخص واحد مسؤول رسميًا عن مهام السكرتارية (مثل سكرتير المحضر وسكرتير المراسلات وسكرتير العضوية).
• يفوض البعض الآخر بعض المسؤوليات الإدارية لمتطوعين من خارج لجنة الإدارة لتخفيف العبء.
• تفويض العديد من الأنشطة (مثل حفظ السجلات وأخذ المحاضر وحفظ المراسلات وتواصل الأنشطة).
• سيكون لكل لجنة إدارة طريقتها الخاصة في القيام بالأشياء، ويمكن أن تعتمد الطريقة التي يتم بها مشاركة العمل أيضًا على المهارات أو الاهتمامات أو مقدار الوقت الذي يجب أن يقدمه الشخص.
• يجب أن يكون وصف دور السكرتير الخاص بك يتطابق مع الديناميكيات الحالية لمؤسستك.
ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها
• الاتصال بالرئيس للتخطيط للاجتماعات.
• استلام بنود جدول الأعمال من أعضاء اللجنة.
• تعميم جداول الأعمال والتقارير.
• أخذ المحاضر (ما لم يكن هناك محضر وسكرتير).
• تعميم المحاضر المعتمدة.
• التحقق من تنفيذ الإجراءات المتفق عليها.
• الحفاظ على دور السكرتير في الاجتماعات.
• الاحتفاظ بتفاصيل اتصال محدثة (مثل الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف) للجنة الإدارة و (عند الاقتضاء) الأعضاء العاديين في المنظمة.
التمسك بالمتطلبات القانونية
• العمل كوصي على وثائق المنظمة الحاكمة.
• التحقق من النصاب الحد الأدنى لعدد الأعضاء الذين ينبغي أن يكونوا حاضرين في الاجتماعات.
• التأكد من أن الانتخابات تتماشى مع الإجراءات المنصوص عليها.
• التأكد من أن أنشطة المنظمة تتماشى مع أهدافها.
• ضمان استيفاء متطلبات قانون الشركات والمؤسسات الخيرية (عند الاقتضاء، ما لم يكن هناك سكرتير منفصل للشركة).
• الجلوس في لجان التقييم والتوظيف والتأديب، حسب الاقتضاء.
• ضمان عقد الاجتماعات شخصيًا أو عبر الإنترنت بما يتماشى مع وثيقة النظام الأساسي.
• إيداع المحاضر والتقارير.
• تجميع قوائم الأسماء والعناوين التي تفيد المنظمة، بما في ذلك تلك الخاصة بالمسؤولين أو المسؤولين المناسبين في المنظمات التطوعية.
• الاحتفاظ بسجل لأنشطة المنظمة.
• الاحتفاظ بمذكرات الأنشطة المستقبلية.

الهدف العـــــــــام:
تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له
المهام:
1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته
2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات>
3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس
-4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس
5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس
. 6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته
7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري، والعمل على تطويرها باستمرار
8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية
9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية

أهم الإجراءات التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير :

• تحديد مكان وزمان السفر وفق الوثائق اللازمة
  يحدد المدير للسكرتير موعد ومكان الزيارة فيقوم مباشرة السكرتير بتحضير مستلزمات الزيارة في الوقت المناسب
  من تذاكر السفر والملفات والوثائق والمعلومات الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل في تلك المنطقة تجهيز وسيلة النقل التي يريدها الرئيس وعن موعد السفر باليوم والشهر و الساعة " صباحا ، مساء" وأن يستفسر
  عن أماكن التوقف وعن المقابلات التي سيجريها المدير في أماكن التوقف.


• إجراءات حجز وسيلة النقل ومكان الإقامة
  يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة توقف أو قيام ، إما هاتفياً أو شخصياً أو بواسطة و كلات السفر .. كذلك تحديد
  الفنادق التي يرغب المدير في الإقامة بها
  يقوم السكرتير بإبلاغ الفندق في اسم الرئيس ومركزه وموعد وصوله
  إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة *
  تشترط بعض الدول أو المناطق الحصول على تأشيرة دخول مسبقة وأن يكون جواز السفر أو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير أن يدون أسماء هذه الأقطار في قائمة خاصة للرجوع إليها عند الحاجة


• تأكيد موعد السفر (( مهمة ))
  تشترط بعض الشركات أن يتم تأكيد السفر مسبقاً قبل أربع وعشرين ساعة أو ثماني وأربعين ساعة فعلى السكرتير
  أن يتابع ذلك مع مدير
  إجراء تحويل العملة والمخصصات اليومية
  يمكن للسكرتير أن يؤمن النقود اللازمة للمدير بإحدى الطرق :
  (شبكات سياحية - فتح اعتماد - شبكات الأرصدة الدائنة )


• تأمين الوثائق المطلوبة مثل الشهادة الطبية ، ورخصة القيادة وغيرها :
  فعلى السكرتير أن يكون على علم بما تتطلبه الأقطار المختلفة من شهادات ووثائق ويتم ذلك من خلال مكاتب
  السياحة فيعمل على تأمين حاجته من هذه الوثائق المطلوبة

2 - إعداد جدول يفصل مواعيد السفر .
أي أن يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابلات ويضم الجدول خلاصة للحاجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة وتزويده بالخرائط للأقطار التي يزورها كما يقوم السكرتير بإبلاغ كافة الشخصيات والمؤسسات التي سيزورها الرئيس بأهداف الزيارة لأخذ الموافقة المسبقة لها
3- إعداد أوراق العمل والكشوفات اللازمة
أي أن يقوم السكرتير بجمع وإعداد المعلومات والبيانات والأوراق والوثائق الخاصة بالعمل والتي قد يحتاجها الرئيس في مهمته وعليه أن يقوم بترتيبها حسب الجدول المعد لكل مقابلة
4- إدارة المكتب أثناء غياب المدير

• يقوم بإنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كلف بذلك


• تحويل الأعمال التي لايستطيع حلها إلى الجهات المختصة


• كتابة التقارير الهامة التي جرت خلال غياب المدير
  تحويل الأعمال التي لا يستطيع حلها إلى الجهات المختصة
  تجميع الأمور الباقية والتي لم يتخذ قرارا بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع المدير
  إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين الذين زارو المكتب أو اتصلوا به أثناء غياب المدير
  كتابة تقارير الأعمال الهامة التي جرت أثناء غياب المدير
  يقوم بإطلاع الرئيس على الأمور الهامة التي اتخذت في غيابه