مقـدمـة
إن نظام الحالة المدنية يكتسي أهمية بالغة الأثر في حياة المواطنين اليومية لأن الحالة المدنية هي قواعد تنظم التواجد القانوني للفرد داخل الأسرة والمجتمع، و تعتمد على أهم الأحداث المميزة لحياته و منها الولادة، الزواج و الوفاة و يبقى الإنسان في حاجة لخدمات مصلحة الحالة المدنية طيلة حياته القانونية.
لذا اهتمت الدولة الجزائرية بنظام الحالة المدنية، و أصدرت الأمر رقم 70/20 المؤرخ في 19/02/1970 المتعلق بالحالة المدنية الذي يتضمن المحاور التالية:
- تنظيم الحالة المدنية.
- القواعد المشتركة لمختلف وثائق الحالة المدنية.
- القواعد الخاصة لمختلف وثائق الحالة المدنية.
- الدفتر العائلي و بطاقات الحالة المدنية.
- الحالة المدنية في القانون الدولي.
و من خلال تقارير التفتيش و المعاينة ضبطت عدة أخطاء مادية، قانونية نتجت عنها منازعات أمام الجهات القضائية أرجعت لعدة أسباب منها تعيين أعوان غير مؤهلين و بدون تكوين و في أغلب الأحيان مؤقتين، إهمال كلى لحفظ السجلات ............الخ.
لذا يتوجب على رؤساء البلديات إعطاء أهمية قصوى لهذه المصلحة و تحسين تسييرها و لا يتم ذلك إلا بالمعرفة الحقيقية للنصوص القانونية و تعيين موظفين أكفاء من بين المتكونين في الاختصاص وفقا للشروط و تشديد الرقابة على المصلحة و أعمال الأعوان، حتى تقل الأخطاء و النزاعات لتتحسن الخدمات.
القسم الأول :
القوانين و النصوص التنظيمية
ترتكز الدراسة في هذا القسم على محورين أساسيين:
المحور الأول علاقة قانون الحالة المدنية بالقوانين الأخرى .
المحور الثاني القوانين و النصوص التنظيمية المكملة لقانون الحالة المدنية.
و هذا ما سنتطرق إليه في ما يلي:
المحور الأول:
علاقة قانون الحالة المدنية بالقوانين الأخرى:
إن العلاقة بين قانون الحالة المدنية والقوانين الأخرى تتجلى من خلال أهمية قانون الحالة المدنية بالنسبة لجميع القوانين الأخرى حيث أن جل القوانين على اختلافها تتصل من بعيد أو قريب بقانون الحالة المدنية، وتعتمد في معظمها على سجلات الحالة المدنية وما تتضمنه من وثائق والحالات التي تتعلق بكل فرد من أفراد المجتمع من يوم ولادته حيا إلى وفاته، مرورا بزواجه وطلاقه ونسب أولاده........وسنبرز علاقة قانون الحالة المدنية بالقوانين الأخرى فيما يلي:
1 /- علاقة قانون الحالة المدنية بقانون البلدية:
يعتبر رئيس المجلس الشعبي البلدي ضابطا للحالة المدنية وهذه الصفة تكرست بموجب المادة 68 من قانون البلدية رقم 90-08 المؤرخ في 17 أفريل 1990 حيث نصت على ما يلي:
"لرئيس المجلس الشعبي البلدي صفة ضابط الحالة المدنية وصفة ضابط الشرطة القضائية".
كما تكرست هذه الصفة بموجب المادة الأولى من الأمر الخاص بالحالة المدنية رقم 70/20 المؤرخ في 19 فيفري 1970 حيث نصت: "إن ضباط الحالة المدنية هم رئيس المجلس الشعبي البلدي ونوابه وفي الخارج رؤساء البعثات الدبلوماسية المشرفون على دائرة قنصلية..."
وتظهر علاقة قانون البلدية بقانون الحالة المدنية بتركيز كلا القانونين على إعطاء صفة الضبطية لرئيس البلدية باعتباره منتخبا.
2/- علاقة قانون الحالة المدنية بالقانون المدني:
تعتبر الحالة من خصائص الشخصية القانونية حيث نصت المادة 25/01 من القانون المدني على ما يلي: "تبدأ شخصية الإنسان بتمام ولادته حيا وتنتهي بموته".
ونصت المادة 10/01 منه: " يسري على الحالة المدنية للأشخاص وأهليتهم قانون الدولة التي ينتمون إليها بجنسيتهم".
ونصت المادة 26/01: " تثبت الولادة والوفاة بالسجلات المعدة لذلك " .
ونصت المادة 27 على أن مسك دفاتر المواليد والوفيات والتبليغات المتعلقة بها ينظمها القانون الخاص بالحالة المدنية.
كما أكدت المادة 28 من نفس القانون على أنه يجب أن يكون لكل شخص لقب واسم فأكثر ولقب الشخص يلحق أولاده " .
بينما أشارت المادة 29 إلى أن اكتساب الألقاب وتبديلها يخضع للقانون المتعلق بالحالة المدنية ولهدا تناولته عدة مواد قانون الحالة المدنية نذكر منها المادة: 30
فمن خلال هذه النصوص يتضح أن قانون الحالة المدنية يعد الوسيلة الوحيدة والمرجعية الأصلية التي تستند إليها تصرفات الأشخاص الحالية كالبيع والإيجار والقرض من حيث إثباتها.
3/- علاقة قانون الحالة المدنية بقانون الأسرة:
ينظم قانون الأسرة الأحوال الشخصية للأفراد كالزواج والطلاق وإثبات النسب والوفاة والميراث، حيث جاء في:
المادة 07: نصت على الأهلية في الزواج. (19 سنة لكل من الزوجين )
المادة 08: نصت على حالة تعدد الزوجات.
المواد 18-22 إبرام و إثبات عقود الزواج
حيث تنص المادة 18 ق أسرة " يتم عقد الزواج أمام الموثق أو أمام موظف مؤهل قانونا مع مراعاة ما ورد في المواد 09و09 مكرر من هذا القانون "
المادة 47: وما بعدها (انحلال الزواج)
المادة 40-46: إثبات النسب.
المادة 126 -183: الميراث.
وانطلاقا من هذه المواد يتضح وجود علاقة وطيدة بين قانون الأسرة وقانون الحالة المدنية حيث تطبق قواعده من حيث إثبات أهلية الأشخاص وكذا إثبات عقود الزواج وإثبات النسب فمركز الفرد القانوني يتغير حسب حالته المدنية ذكرا كان أم أنثى، قاصرا أم راشدا متزوجا أو أعزبا، وارثا أو مورثا.
4/- علاقة قانون الحالة المدنية بقانون الجنسية:
إن الجنسية هي علاقة الولاء التي تقوم بين الفرد والدولة التي ينتمي إليها، وحق الجنسية هو الوسيلة التي نميز فيها بين الوطني والأجنبي. ولتحديد الوطني من الأجنبي يعتمد أساسا على وثائق الحالة المدنية وسجلاتها.
ولقد نصت المادة 06 من قانون الجنسية المؤرخ في 15 ديسمبر 1970 المعدل والمتمم بالأمر رقم 05/01 المؤرخ في 27 فيفري 2005 "يعتبر جزائريا الولد المولود من أب جزائري وأم جزائرية".
ونصت المادة 07 منه على أن يعتبر جزائريا كل من:
- الولد المولود في الجزائر من أبوين مجهولين.
- الولد المولود في الجزائر من أب مجهول وأم مسماة في شهادة ميلاد دون بيانات أخرى تمكن من إثبات جنسيتها".
ونشير إلى أن آخر تعديل لقانون الجنسية نص على إمكانية اكتساب الجنسية الجزائرية عن طريق الزواج بموجب مرسوم طبقا للمادة 09
من خلال هذه النصوص يلاحظ أن الجنسية تستند في منحها وسحبها على وثائق وسجلات الحالة المدنية كوسائل إثباتيه .
5/- علاقة قانون الحالة المدنية بالقانون الجزائي:
إن القانون الجزائي هو ذلك الفرع من القانون العام الذي يهتم بتحديد الجرائم والعقوبات المقررة لها وفق السياسة الجنائية للدولة، كما ينظم إجراءات الدعوى الجزائية والتحقيق فيها وكذا الأحكام الجزائية وطرق الطعن ومواعيدها.
وهو على قسمين:
أ- قانون العقوبات:
هو مجموعة القواعد القانونية التي تنظم وتحدد الجرائم والعقوبات المقررة لها.
ب - قانون الإجراءات الجزائية:
وهو القانون الذي يحدد كيفية التحقيق في الجريمة والسير بالدعوى الجنائية وتنفيذ العقوبة وطرق الطعن في الأحكام الصادرة في المادة الجنائية.
نحدد علاقة قانون الحالة المدنية من خلال كل من القانونين فيما يلي:
أ*- علاقة قانون الحالة المدنية بقانون العقوبات
تظهر علاقة قانون الحالة المدنية بقانون العقوبات في الدور الهام والأساسي والتكامل الموجود بين القانونين حيث يلعب هذا القانون دور الحماية لسجلات الحالة المدنية ويقوم قانون الحالة المدنية بإثبات حالة الأفراد الحقيقية للمشتبه بهم وتحديد وضعياتهم القانونية.
فباعتبار قانون الحالة المدنية هو المرآة العاكسة لهذه الوضعيات القانونية للأفراد، كالأسماء ونسب الأعمار وحالة الزواج والطلاق، ...إلخ فكل مساس بهذه الوثائق قد يترتب عنه إضرارا بالأفراد ومساسا باستقرار المعاملات مما يمس بالنظام العام.
ونظرا لأهمية مستندات الحالة المدنية فقد ركّز المشرع على وجوب حفظها حفظا جيدا وكل إخلال بها يرتب المسؤولية المدنية والجنائية، حسب المواد ( 158 و 228 و 215 من قانون العقوبات)، و هو ما سوف نتطرق له عند دراسة موضوع المسؤولية الجنائية.
و في مجال تلقي عقود الزواج و مهل التصريح بالولادات و الوفيات حسب المواد 61 و 62 و 63 من قانون الحالة المدنية، فإن المشرع الجزائري يعاقب على الإخلال بأحكامها ( المواد 442/3 و 441 من قانون العقوبات). كما يوفر قانون العقوبات حماية اللقب من التعدي عليه و انتحاله مهما كانت صورة التعدي. (247 و 248 و 249 من قانون العقوبات).
و الخلاصة أن وثائق الحالة المدنية، باعتبارها صورة الأشخاص القانونية التي تثبت وضعياتهم القانونية، من تاريخ ميلادهم إلى غاية وفاتهم، و نظرا لأهمية هذه الوثائق بالنسبة للأشخاص كحجية ثبوتية حماها المشرع بقواعد قانون العقوبات.
ب- علاقة قانون الحالة المدنية بقانون الإجراءات الجزائية:
لقد تناول قانون الإجراءات الجزائية باعتباره قانونا مكملا لقانون العقوبات في عدة نصوص منه (المواد 442 إلى 446) الإجراءات الواجب إتباعها في التحقيق مع الأحداث الذين لم يبلغوا سن 18 سنة من عمرهم وكيفية محاكمتهم وأنواع التدابير التي تتخذ بشأنهم وهي مواد تتكامل مع مواد لها علاقة بقانون العقوبات كالمادة 49 والمادة 51 التي تتناول العقوبات التي تطبق على الأحداث. وعملية إثبات سن الحدث نرجع فيه إلى وثائق الحالة المدنية.
6/- علاقة قانون الحالة المدنية بقانون الصحة:
من خلال الإطلاع على أحكام قانون الحالة المدنية لاسيما المادة 87 منه الفقرة الرابعة التي نصت على وجوب تحرير وثيقة ميلاد مؤقتة مماثلة لوثيقة ميلاد اللقيط بناء على تصريحات مصالح الإسعاف العمومي بالنسبة للأطفال المولودين تحت وصايتها والمجردين من وثيقة الميلاد أو الذين تفرض عليهم سرية ولادتهم ومن جانب آخر فإن قانون الصحة الصادر في 1985 المعدل و المتمم، المادة 245 منه قد نصت على أنه إذا كانت نزيلة المستشفى طلبت أن تستفيد من سرية قبولها في المستشفى من أجل حفظ السر المتعلق بالحمل أو الولادة وجب تلبية طلبها ضمن الشروط المحددة قانونا (دون طلب وثيقة تعريف) ولا إجراء تحقيق، ويكتفي بمنح أسماء لهؤلاء دون الإشارة إلى اسم أمه.
7/_علاقة قانون الحالة المدنية بالقانون الدولي :
تدور العلاقة بين القانون الدولي و قانون الحالة المدنية في ما يعرف بالسلك القنصلي و الدبلوماسي حيث أنه من المستقر عليه قانونا أن النظام القنصلي مكلف بعدة مهام خارج التراب الوطني منها تسيير الحالة المدنية, من حيث تسجيل عقود الزواج و تثبيته خاصة بين جزائري و أجنبية أو بين جزائريين مقيمين في الخارج و كذلك ما يترتب عن هذا الزواج.
أما عندما يتعلق الأمر بوجود نزاعات تتصل بالعمل القنصلي منظورا إليه في ضوء قانون الحالة المدنية, فإن المشرع قد اختار من حيث الاختصاص المحلي و النوعي محكمة الجزائر العاصمة للبث في تسجيل عقود الزواج المتأخرة لعدم التصريح أو لعدم و جود وثائق بالخارج ( أنظر المواد 95 إلى 111 ق.ح.م).
ومن جهة أخرى نشير أيضا إلى وجود علاقة مهمة بين قواعد قانون الحالة المدنية والقانون الدولي الخاص, خاصة في مجال الأحوال الشخصية ( الزواج المختلط, النسب, الطلاق, المواريث) وما يترتب من آثار متعلقة بالحقوق و الواجبات بالنسبة للأولاد, كالجنسية, الخدمة الوطنية, الانتخابات وكل هذه المسائل تنظمها قوانين خاصة,ولكن اللجوء إلى قانون الحالة المدنية أمر حتمي و ضروري لإثبات تلك الحالات حتى يتحدد صاحب الحق أو صاحب الواجب باعتباره مواطنا أم أجنبيا.
مثال :
ميلاد جزائري بفرنسا يكسبه حق الجنسية الفرنسية بقوة القانون حسب القانـون الفرنسي
وبالتالي يتمتع بكل الحقوق و الواجبات كمواطن فرنسي, ولإثبات ذلك يقدم شهادة ميلاد تسـتخرج من مصالح الحالة المدنية بفرنسا.
و لتحديد القانون الواجب التطبيق، في حالة وجود تنازع القوانين نلجأ إلى مصادر القانون الدولي الخاص، المتمثلة في:
- الاتفاقيات الدولية،
- قواعد الإسناد،
- قانون الجنسية.
المحور الثاني:
القوانين المكملة لقانون الحالة المدنية:
هناك مجموعة من القوانين المتمثلة في الأوامر والمراسيم التي تكمل قانون الحالة المدنية حتى تطبق نصوصه ميدانيا ونذكر منها :
1-الأمر رقم 73/51 المؤرخ في 01/10/1973 المتعلق بتعديل صلاحيات وثائق الحالة المدنية:
يشير هذا الأمر إلى أن صلاحية وثائق الحالة المدنية يحدد بسنة واحدة.
2-المرسوم رقم 71/155 المؤرخ في 03/06/1971 المتعلق بكيفيات إنشاء العقود المتلفة من جراء كارثة أو حوادث حرب : يتضمن 10 مواد تحدد إجراءات إعادة إنشاء سجلات الحالة المدنية في حالة إتلاف النسختين الأصليتين على إثر كارثة أو حوادث حرب.
3-المرسوم رقم 71/156 المؤرخ في 03/06/1971 المتعلق باللجان والإجراءات الخاصة بإعادة إنشاء عقود الحالة المدنية ( المواد 1إلـى 14) .
حيث يحدد أحكام الإجراءات الخاصة الواجب إتباعها لتشكيل هذه اللجان على مستوى كل دائرة معنية واختصاصاتها في هذه المهمة .
4- المرسوم التنفيذي رقم 92/24 المؤرخ في 13/01/1992 المتمم للمرسوم رقم 157/71 المؤرخ في 03/06/1971 المتعلق بإجراءات تغيير اللقب:
بدءا من الطلب إلى غاية صدور أمر التغيير وتسجيله في سجلات الحالة المدنية ( بيانات هامشية وما يترتب عن ذلك من آثــار).
5- مرسوم رقم 72/143 المؤرخ في 27/07/1972 المتضمن تحديد نماذج مطبوعات الحالة المدنية :
حيث حددت في هذا المرسوم مجموعة 36 نموذجا وخصص لها رقم إحالة (كمرجع وتسميتها) مثال: ح م 10: شهادة العزوبة، ح م 11: الدفتر العائلي.
طلبات المطبوعات هذه، تتولاها وزارة الداخلية، وتم إلغاء بعض الوثائق من النماذج، كنموذج العزوبة بموجب المرسوم المعدل رقم: 76-186المؤرخ في : 06 ديسمبر 1976.
حيث تقلص عددها إلى 28 نموذج .
القسم الثاني:
التقنيات الخاصة
تتضمن دراسة التقنيات الخاصة محاور ثلاث تتأرجح بين الدراسة الوصفية والتحليلية من جهة ومسؤولية ضابط الحالة المدنية من جهة ثانية ، في حين أن المحور الثالث يتعلق الأمر فيه بالمنازعات المترتبة عن وثائق الحالة المدنية.
وهذا ما نتناوله في ما يلي :
المحور الأول : الدراسة الوصفية والتحليلية لقانون الحالة المدنية 70/20 :
هذه الدراسة تتضمن أربعة نقاط أساسية هي:
1-تنظيم مصلحة الحالة المدنية.
2-القواعد المشتركة لعقود الحالة المدنية.
3-القواعد الخاصة بمختلف عقود الحالة المدنية.
4-الدفتر العائلي و بطاقات الحالة المدنية.
أولا: تنظيم الحالة المدنية
ترتكز دراستنا لموضوع تنظيم الحالة المدنية على محورين رئيسيين:
1-ضابط الحالة المدنية.
2-السجلات.
وهذا ما نبينه في ما يلي :
1 - ضابط الحالة المدنية
تتضمن دراسة هذا المحور :
-تعريف ضابط الحالة المدنية
-اختصاصات ضابط الحالة المدنية.
أ - تعريف ضابط الحالة المدنية:
هو ضابط عمومي الذي يتمتع بالسلطة القضائية و السلطة الإدارية و المكلف بتسيير مصلحة الحالة المدنية على مستوى بلديته و تحت مسؤوليته .
و يتمتع ضابط الحالة المدنية في آن واحد:
- بالسلطة القضائية، لأنه يمثلها – وزير العدل في الشخص المختص المؤهل وكيل الجمهورية.
- بالسلطة الإدارية، لأنه يمثلها- وزير الداخلية في شخص الوالي .
- بالسلطة الدبلوماسية ،لأنه يمثلها في الخارج- وزير الشؤون الخارجية في شخص القنصل
ب- تحديد الأشخاص المؤهلين لممارسة مهام ضابط الحالة المدنية
الأشخاص المعينون لممارسة مهام ضابط الحالة المدنية بقوة القانون طبقا لأحكام المادة الأولى و الثانية من ق.ح.م:
1- داخل الوطن و في الحدود الإدارية لكل بلدية:
*- رئيس المجلس الشعبي البلدي :
الذي له صفة الضبطية بقوة القانون بمجرد تنصيبه.
*- نواب رئيس المجلس الشعبي البلدي :
يعينون بموجب قرار التفويض الصادر عن رئيس المجلس الشعبي البلدي ينوبونه في حال غيابه أو وجود مانع لديه – أنظر المادة 77 من قانون البلدية.
*- الأعوان المفوضون :
طبقا للمادة الثانية من ق.ح.م : يجب توفر الشروط التالية :
1-أن يكونوا من الموظفين الدائمين .
2-أن لا يقل عمر كل منهم عن 21سنة
3-أن يقتصر التفويض على تلقي التصريحات بالولادات و الوفيات و تسجيل جميع العقود و الأحكام.
4-أن يتم التفويض بموجب قرار من رئيس البلدية الذي يسلمه للوالي للمصادقة ونسخة منه للنائب العام بالمجلس القضائي – للإعلام- في دائرة اختصاص البلدية المعنية
2- خارج حدود الوطن:
*- رؤساء البعثات الدبلوماسية – السفراء –
*- رؤساء المراكز القنصلية. – القناصل العامون و القناصل-
*- نواب رؤساء البعثات الدبلوماسية
*- نواب رؤساء المراكز القنصلية .
ج- اختصاصات ضابط الحالة المدنية (المادة: 3 من قانون الحالة المدنية)
يختص ضابط الحالة المدنية بـ:
1-مشاهدة الولادات و تحرير العقود الخاصة بها
2-تحرير عقود الزواج
3-مشاهدة الوفيات و تحرير العقود بشأنها
4-مسك سجلات الحالة المدنية
يقيد بها كل العقود و تسجيل بعض العقود التي يتلقاها من ضباط الحالة المدنية من
بلديات أخرى و وضع البيانات.
5-السهر على حفظ السجلات الجاري استعمالها و سجلات السنوات السابقة المودعة بمحفوظات البلدية و البعثات الدبلوماسية و المراكز القنصلية و سليم نسخ أو ملخصات بشأنها.
6-قبول أذون الزواج.
د- الاختصاص الإقليمي لضابط الحالة المدنية:
انطلاقا من أحكام المادة 04 من قانون الحالة المدنية فإن الاختصاص الإقليمي لضابط الحالة المدنية محدد في نطاق حدود بلديته فقط ولا يمكن تلقي تصريحات أو تسجيل عقود خارج النطاق الجغرافي لبلديته ، فهو يختص فقط بما يقع فوق تراب بلديته .وكل تصرف خارج الاختصاص يعتبر باطلا لا يعتد به قانونا.
- سجلات الحالة المدنية
أولا: أنواع السجلات
- توجد ثلاث أنواع من سجلات الحالة المدنية و كل سجل يتكون من نسختين وهي :
- سجل عقود الميلاد.
- سجل عقود الزواج.
- سجل عقود الوفيات.
سجل عقود الميلاد
سجل عقود الزواج
سجل عقود الوفيات
يتضمن التسجيلات لكل الولادات
يتضمن تسجيل كافة عقود الزواج بما في ذلك المبرمة أمام الموثق
يتضمن تسجيل كافة الوفيات بما في ذلك المولود ميتا بطلب من أحد الأبوين المادة 114 ق.ح.م
ثانيا: مهام ضابط الحالة المدنية
من المهام الأساسية الملقاة على عاتق ضباط الحالة المدنية :
·مسك هذه السجلات :
التي تعتبر مستندات إدارية رسمية نظرا لقوتها الثبوتية و حجيتها.
يجب ترقيم تلك السجلات من الصفحة الأولى إلى الأخيرة وعرضها عل رئيس المحكمة أو القاضي الذي يحل محله.للتأشير على كل ورقة طبقا للمادة 07 من ق.ح.م. ليحرر لقاضي محضر افتتاح السجل الذي يحدد فيه الأوراق المكونة له مادة 07 من ق.ح.م.
·قفل السجلات :
عند انتهاء كل سنة – 31/12- يلتزم ضباط الحالة المدنية بختم وقفل السجلات و إيداع نسخة منها بمحفوظات البلدية و ترسل النسخة الثانية إلى كتابة ضبط السجل القضائي المختص في أجل لا يتعدى الشهر من القفل
– أو لا يتعدى 31 جانفي- المادة 09 من ق.ح.م.في الخارج السجلات تختم و تقفل من قبل رؤساء مراكز القنصليات و نسخة ثانية ترسل إلى وزارة الشؤون الخارجية بينما يحتفظ بالنسخة الأولى على مستوى أرشيف المراكز القنصلية.
و كل الوثائق الثبوتية تكون مرفقة ترسل إلى كتابة ضبط المحكمة : كالولادات ، ترخيص الزواج للقصر ، و للأجانب و لأعضاء الجيش أو الأمن الوطني أو أحكام قضائية خاصة.
·تسليم العقود :
يجوز لكل شخص طلب من أمناء السجلات الحالة المدنية نسخا من العقود المسجلة في هده السجلات، تتضمن: - تاريخ التسليم
- توقيع وختم السلطة التي سلمتها
وتعتبر هده النسخ صحيحة ما لم يثبت تزويرها وإذا كان يراد تقديمها أمام سلطات أجنبية يجب أن تحتوي على المصادقة ويجوز تسليم ملخصات تتضمن:
اسم البلدية التى حررت فيها الوثيقة النسخة الحرفية لهذه الوثيقة – المادة 11 من ق.ح.م.
البيانات والقيود الموضوعة على الهامش – المادة 110/2 من ق.ح.م.
ثالثا: قواعد القيد في السجلات
يلتزم ضباط الحالة المدنية عند القيد في السجلات مراعاة بعض القواعد القانونية:
- وجوب تسجيل العقود في السجلات بالتتابع دون ترك أي فراغ أو بياض
- تكتب العقود فورا بعد التصريح.
-وجوب أن تكون الكتابة واضحة.
-عدم الكتابة بين الأسطر لتفادي التزوير بالإضافة .
-المصادقة والتوقيع على عمليات الشطب والإلحاق بنفس الطريقة التي يوقع عليها مضمون العقد.
-تفادي كتابة التاريخ بالأرقام بل بالأحرف.
-لا يكتب أي شيء باختصار .
-وجوب ضمان توقيع المصرحين بالولادات أو الوفيات عند تحرير العقود الموجودة بالسجلات.
نصوص المواد 06 إلـى 10 و 12 الى17 من ق.ح.م.
جداول السجلات : (المواد 12 إلــــى 17 من ق.م.ح)
يحرر في كل بلدية وفي كل مركز قنصلي نوعان من الجداول هي:
1- جدول هجائي سنوي
2-جدول هجائي عشري - كل 10سنوات –
1- الجداول السنوية:
يتم أعدادها بواسطة البطاقات المحررة حسب عقود الحالة المدنية وترتب حسب النظام الهجائي وتحرر من قبل ضابط الحالة المدنية خلال الشهر الذي يلي اختتام سجل السنة السابقة وتسجل في كل من السجلين الممسوكين في نسختين ويصادق عليهما ضابط الحالة المدنية المكلف بالتحرير .
ويجب أن لا يشمل السطر على أكثر من لقب واحد – المادة 13 ق.ح.م.-تعد هذه الجداول السنوية على أوراق مخصصه لذلك و يتضمن كل سطر فقط :
الاسم واللقب و تاريخ الميلاد ورقم العقد
2- الجداول العشرية:
تحرر من قبل ضابط الحالة المدنية خلال الستة (06) أشهر الأولى من السنة الحادية عشره (11) وتوضع بصورة منفردة على وجه التتابع كما يلي:
- الوفيات
يجب أن لا يشمل السطر أكثر من لقب واحد ( المادة 15)
تذكر على سبيل المثال: (سنة 1972)
خلال 6 أشهر من سنة 1983
خلال 6 أشهر من سنة 1993
خلال 6 أشهر من سنة 2003
حــفظ السجــلات
ضابط الحالة المدنية مكلف بحفظ السجلات طبقا لأحكام المادة (18) التي تنص:
يناط حفظ السجلات الجاري استعمالها بضابط الحالة المدنية.
كما أن السجلات الأصلية الأخرى للسنوات السابقة يناط حفظها بضابط الحالة المدنية. (المادة 20 من ق.ح.م)
قواعد الحفظ للسجلات
- تحفظ السجلات بمركز البلدية و بمراكز القنصليات و بالمجالس القضائية.
- يكون الحفظ لمدة 100 سنه ابتداء من تاريخ اختتامها وبعدها تحول لمصالح الأرشيف
- تحفظ كل الوثائق الملحقة بها.
- يمنع الإطلاع المباشر على السجلات من قبل الأشخاص ويطلع عليها فقط أعوان الدولة المؤهلين لذا الغرض.
- أمناء السجلات ملزمين بوضع هذه السجلات تحت تصرف:
- النواب العامون و وكلائهم عند المراقبة
- الولاة ورؤساء الدوائر ونوابهم للقيام ببعض الأعمال الإدارية
- بعض الإدارات التي تحدد بمرسوم.
- لا تنقل السجلات من أماكنها إلا في حالتين:
أ) - بأمر من الجهات القضائية.
ب) - بطلب من النواب العامين والقضاة المندوبين للرقابة السنوية لها.
نصوص المواد 18 إلـــى 23 و 25 من قانون الحالة المدنية
مراجعة السجلات (المادة 25 من ق.ح.م.)
يتعين على النائب العام شخصيا أو على وكلائه التحقق من وضع السجلات ويحرر في جميع الأحوال عند إيداعها لدى كاتب الضبط محضرا ملخصا عن التحقيق ويثبت المخالفات فيما إذا ارتكبت من قبل ضابط الحالة المدنية وبطلب معاقبتهم طبقا للنصوص السارية المفعول .
ثانيا : القواعد المشتركة لمختلف عقود الحالة المدنية
لقد حدد المشرع في قانون الحالة المدنية مجموعة القواعد المشتركة الواجب مراعاتها عند تحريرها أو تعويضها بسبب الإتلاف أو تعديلها أو تصحيحها وحتى ما يتعلق بالبيانات الهامشية. وسنحدد هذه القواعد المشتركة في كل الحالات المذكورة:
1 تحرير العقود:
تتمثل القواعد المشتركة لتحرير كل العقود ( كل وثائق الحالة المدنية أيا كان نوعها)، في:
*- يجب أن تحرر العقود باللغة الوطنية.
*- يجب أن يبين في عقد الحالة المدنية السنة / اليوم / الساعة التي يتم فيها التلقي و رقم العقد.
*- يجب أن تتضمن أسم ولقب وصفة ضابط الحالة المدنية.
*- يجب أن تتضمن العقود أسماء وألقاب ومهن ومقر سكن كل الذين ذكروا
*- يجب أن تتضمن تواريخ وأماكن ولادة الأب والأم الموجودة في عقد الميلاد والأزواج في عقود الزواج والوفاة.
*- يجب ذكر ما يفيد رشد الشهود.
*- يجب الإشارة بالذكر للأسماء المستعارة و الكنيات / وإذا خشي وقوع التباس فيجب أن يسبق ذلك بعبارة (المدعو)
*- احترام عدم نشر أي شئ في مضمون العقود كشرح أو بيان آخر مما يجب أن يصرح به الحاضرون.
*- عدم تحرير أي عقد تلقائيا
*- وجوب أن يكون الشاهد المذكور في العقد بالغا سن 21 سنة على الأقل.
*- يجب على ضابط الحالة المدنية أن يتلو مضمون العقود على الأطراف الحاضرين أو الوكلاء وعلى الشهود قبل أن يدعوهم للتوقيع.
*- وجوب توقيع الأطراف المعنية في العقود , وكذا ضابط الحالة المدنية.
2- العقود المغفلة، المتلفة ، الباطلة و المعدلة
أ- تعويض العقود المغفلة أو المتلفة
إغفال أو إتلاف العقود يمكن أن ينتج من عدة أسباب:
*- عندما لا يصرح بالعقد لضابط الحالة المدنية في الآجال المحددة.( كما هو الحال في المناطق الريفية والمناطق النائية, وكذلك بالنسبة للبدو الرحل.
*- عندما يتعذر على ضابط الحالة المدنية تلقي العقد
*- عندما لا توجد سجلات
*- عندما تفقد لأسباب غير أسباب الكارثة أو العمل الحربي.
في هذه الأحوال تقيد عقود الولادة والزواج والوفاة بدون مصاريف عن طريق صدور أمر من رئيس المحكمة المختص بناءا على طلب من وكيل الجمهورية الذي يتلقى عريضة من قبل المعني بالاستناد إلى كل الوثائق الثبوتية ويرسل وكيل الجمهورية فورا الأمر الصادر من رئيس المحكمة قصد نقل هذه العقود في سجلات السنة المطابقة لها ولجداولها إلى:
- رئيس المجلس الشعبي البلدي لبلدية المكان الذي سجلت فيه العقود أو كان ينبغي تسجيلها فيه.
- كتابة ضبط الجهة القضائية التي تحتفظ بالنسخ الثانية من السجلات المواد 39و40 من ق.ح.م.
ب- تعويض العقود المتلفة نتيجة كارثة أو عمل حربي :
يمكن أن تتلف سجلات الحالة المدنية بنسختيها بعد كارثة أو نتيجة أعمال حربيه , زلزال أو فيضانات فيتقرر إعادة إنشائها المادة 43 منه، وتطبيقا لأحكام المرسوم الصادر سنة 1971 تحت رقم71/ 155 وذلك من خلال ثلاث حلول هي:
1 - الاستناد على الملخصات الرسمية لهذه العقود .
2 - بناء على تصريحات الأشخاص المعنيين أو شهادات الغير, وبناءا على الوثائق المقدمة دعما لها ( كالدفاتر العائلية)
3 - بالاستناد إلى سجلات المستشفيات والمقابر وجداول الوفيات ووثائق الولايات والمصالح القضائية, والبلديات والتربية الوطنية, مكاتب التجنيد ومصالح الإحصاء التي يمكن أن تشتمل على ماهية عقود الحالة المدنية إنشائها ويتم إعادة إنشائها من قبل لجنة معينة طبقا للمرسوم 71- 156 على مستوى كل دائرة.
- في حالة حصول نزاع ناتج عن رفض اللجنة إما لطلبات إعادة الإنشاء أو للوثائق المقدمة لدعم هذه الطلبات تتولى المحكمة فصله بناءا على طلب الأطراف المعنية أو تلقائيا عن طريق النيابة ألعامة.
أنظر المواد 43 .44 .45. من قانون الحالة المدنية، المراسيم 71-155 و 71-156 المؤرخان في 03/06/1971
وهناك ثلاث حالات أخرى:
الحالة الأولى :
تجديد السجلات غير صالحة الاستعمال وهي تخص السجلات الأصلية الموجودة بمقر البلدية وتتم وفقا للإجراءات التالية:
-حصر السجلات المطلوب تجديدها – نوع، السنة –
-طلب السجلات من المطبعة المختصة – وفقا للنموذج –
-التأشير على فتح السجلات من طرف رئيس المحكمة.
-تعيين الأعوان المكلفين بالنسخ.
-نقل مضمون السجلات القديمة كلية بدون ترك أي معلومة.
-المصادقة عليها من طرف رئيس المحكمة لإضفاء الطابع الرسمي
الحالة الثانية :
تجديد السجلات التي أتلفت كلية وتخص النسخة الأولى في البلدية نقلا عن النسخة الثانية الأصلية الموجودة على مستوى المجلس القضائي – المذكرة الوزارية بتاريخ 30/04/1994.-
وتخضع لنفس الإجراءات السابقة فضلا عن :
1-طلب الترخيص بعملية التجديد من النائب العام.
2-عملية التجديد تتم بمقر المجلس ولكن استثناء تنقل بترخيص في حالتين:
أ*-تخفيض كلفة التجديد.
ب*-توفر الظروف الأمنية - مذكرة وزارية بتاريخ 30/04/1994.
الحالة الثالثة:
في حالة إعادة نسخ ونقل السجلات دون مصادقة المحكمة المختصة.
وهذه الحالة مرتبطة بالحالة التالية باعتبار أن السجلات غير الصالحة للاستعمال توجد بمقر البلدية وتنقل عنها نسخة ثانية - مذكرة وزارية بتاريخ 30/04/1994-
ج- العقود الباطلة
هي تلك العقود التي تكون البيانات الواردة فيها إما مزورة أو في غير محلها أو حررت بشكل مخالف للقانون كأن يتضمن ولادة صورية لطفل أو أن تثبت وفاة شخص لا يزال حيا. أو يتضمن عقد سبق أن سجل في سجلات بلدية أخرى أو إذا كان العقد تم تحريره من شخص غير مختص.
هذه العقود لا تصحح وإنما أوجب القانون إبطالها بموجب حكم قضائي الذي يسجل في هامش العقد الملغى – سجلات الحالة المدنية- - المادة 48 ق.م – ويتم ذلك الإلغاء بناء على طلب الشخص المعني – الشخص المتضرر- أو النائب العام
د- العقود المعدلة
يقصد بتعديل عقود الحالة المدنية تغيير اللقب أو الاسم لسبب معين – كمبرر- كأن يكون اسما مشينا، بناء على طلب الشخص المعني أو من ينوبه إذا كان قاصرا.
ويترتب عن ذلك تعديل عقود الحالة المدنية.
تغيير اللقب مرخص بموجب المرسوم رقم 157/71 المؤرخ في 03/06/1971 المعدل بموجب المرسوم رقم 24/92 المؤرخ في 13 جانفي 1992.
كما يمكن تغيير الأسماء في حالة المصلحة المشروعة بأمر من رئيس المحكمة بعد إحالة الطلب لوزير العدل ونشر اقتراح الاسم الجديد في الجرائد المحلية و الجهوية، ويحق للغير الاعتراض خلال ستة أشهر ونفس الإجراءات في حالة طلب أسماء. المواد55 إلى57 قانون الحالة المدنية
2- التسجيل والبيانات الهامشية
أ - التسجيل : - المادة 58 إلــى 60 من قانون الحالة المدنية
إن التسجيل هو العملية التي بواسطتها ينقل ضابط الحالة المدنية في سجلاته عقد الحالة المدنية الواردة إليه من مكان آخر غير دائرته، أو حكما قضائيا يتعلق بالحالة المدنية – بشرط الإشارة على شكل هامش العقد المسجل قبل وإما في مكان التاريخ الذي كان يجب أن يسحل فيه العقد –خلال ثلاثة أيام -
ب – البيانات الهامشية :
تسجل عادة في هامش بعض العقود، خاصة عقد الميلاد، الأحداث التي تغير حالة الأشخاص.
و من الحالات التي تطرأ على الوثيقة الأصلية للحالة المدنية إضافة بيانات بسبب عمل قانوني أو طارئ و هده البيانات أو جب القانون تقيدها في هامش الوثيقة الأصلية مثل إضافة بيان عقد الزواج أو بيان وفاة أو بيان القرار القضائي المتعلق بتصحيح الخطأ أو إتمام النقص أو تعديل الاسم أو للقب أو بيان الطلاق ويكون دلك في هامش وثيقة الميلاد لكل من الزوج و الزوجة .
وهدا ما تبينه أحكام المواد 58 ,59, 60 من قانون الحالة المدنية , كذلك محتوى التعليمة رقم 18 المؤرخة في 4 مارس 1992 المتعلقة بنماذج استمارات الحالة المدنية التي تذكر بطرق تبادل التبليغات للبيانات الهامشية ما بين مختلف الإدارات (البلديات,المحكمة, مصالح الصحة ...الخ)