لخّصلي

مفهوم المنظمة:
المنظمة كيان اجتماعي يضم أفراد وجماعات وإمكانيات مادية، تسعى لتحقيق أهداف محددة وتمارس نشاطها في إطار هيكل تنظيمي واضح، وفي إطار معروف وحدود محددة. وإدارة الموارد البشرية، والإدارة المالية)، والآلات، والحاسوب،
- المنظمة لها هيكل تنظيمي واضح: ويقصد بالهيكل التنظيمي تقسيم العمل إلى وحدات وأقسام ووظائف إدارية، وإسناد مهام واضحة لها، وتحديد السلطة والمسؤولية، وتحديد العلاقة بين هذه الوحدات والأفراد.
هيكل المنظمة:
- لكل منظمة حدود واضحة تميزها عن غيرها: الحدود تبين العناصر الموجودة داخل المنظمة والعناصر الموجودة خارجها، إلا أنه يجب عليها أن تحافظ على كيانها كوحدة مميزة عن البيئة المحيطة.
- رضى العملاء (يتحقق من جودة المنتجات وتناسب أسعارها)
- تحسين المركز التنافسي للمنظمة (بمعنى تحسين ترتيب الشركة بالنسبة للشركات الأخرى)
- المسؤولية الاجتماعية (يعني الأخذ بعين الاعتبار مصالح العاملين والمجتمع وحماية البيئة الخارجية)
- استمرار المنظمة (يتم أساسًا من خلال تحقيق معظم الأهداف التي تم عرضها)
مستشفيات)، - الإنتاج
- العمليات
- التسويق
- الموارد البشرية
- المالية
- المشتريات والمخازن
- العلاقات العامة
- الوظائف الإدارية تشمل:
- التوجيه
- صناعة القرار
مفهوم الإدارة:
الإدارة هي مجموعة الأنشطة (الوظائف الإدارية) المتمثّلة في التخطيط، والتنظيم، والرقابة، وصناعة القرار، والمالية، والوقت)،
بيان علاقة المدخلات والمخرجات والعملية الإدارية:
نستخلص من هذا التعريف للإدارة ما يلي:
1. مدخلات العملية الإدارية (Resources): تشمل مجموعة من الموارد التي تمثل المدخلات الأساسية من البيئة. وهي الموارد البشرية، والمالية, والمعلومات، والوقت. وعمل المديرين هو تجميع هذه الموارد واستخدامها من خلال العمليات الإدارية (التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والرقابة، وصناعة واتخاذ القرار) لتحقيق أهداف المنظمة.
- الموارد التي تستخدمها أو تديرها المنظمات:
A. وخصائصهم (كالسن والجنس) ومعرفتهم واتجاهاتهم وقيمهم، لأن هذا يساعدهم في إدارتها ومن ثم تحقيق أهداف المنظمة.
B. الموارد المالية (Financial Resources): هي المبالغ من الأموال التي تستخدم لتسيير الأعمال الجارية والاستثمارات طويلة الأجل في المنظمة، والمتمثّلة برأس المال.
C. الموارد المادية (Physical Resources): وهي كل ما يتوفر في المنظمة من مبانٍ وأجهزة ومعدات وآلات وأثاث. وقابليتها للضغط مع إمكانية تركيزها وتلخيصها ليسهل التعامل معها، وقابليتها للانتشار بسرعة.
أهمها: أنه مورد غير متجدّد (مستهلك)، ولا يمكن تخزينه أو استرجاعه، وأن الوقت الذي يمر بدون الاستفادة منه يُعتبر وقتًا ضائعًا إلى الأبد.
2. العمليات الإدارية (الوظائف الإدارية): تشمل مجموعة من الأنشطة الإدارية التي يجب ممارستها من أجل تحقيق أهداف المنظمة. وهذه الأنشطة هي مجموعة من الوظائف الذهنية المتمثّلة بالتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة وصناعة واتخاذ القرار، والتي يتم ممارستها من قبل المدراء على كافة المستويات الإدارية من أجل الاستفادة من المدخلات المتمثّلة بالموارد لتحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية.
الوظائف الإدارية الأساسية:
- التخطيط (Planning): تحديد كيفية تحقيق المنظمة لأهدافها. التخطيط هو عمل فكري يسبق التنفيذ، ومن خلاله يتم تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها والاستعداد لها. وبعبارة أخرى هو عملية التفكير في المستقبل والتنبؤ به.
- التنظيم (Organizing): يتم بموجبه تخصيص المهام وتنسيق أنشطة العمل وتحديد تقسيم العمل وتخصيص الموارد الضرورية لإنجاز الأعمال بشكل فعال. وكذلك يعمل التنظيم على تسهيل عملية الإشراف والتفويض وتحديد المركزية واللامركزية ونطاق الإشراف، مما يمكّن المدراء التنفيذيين من تحويل الخطط إلى فعل حقيقي بدعم الأفراد والموارد اللازمة والتكنولوجيا.
- الرقابة (Controlling): متابعة وقياس الأداء المتحقق أو نتائج الأعمال ومقارنتها بالأهداف المخططة مسبقًا، وتعتمد الرقابة على ثلاث مراحل: مرحلة تحديد المعايير الرقابية، ومرحلة قياس الأداء ومقارنته بالمعايير الموضوعة، ومرحلة تشخيص المشكلات وتصحيح الانحرافات.
- صناعة القرار: الاختيار الواعي لبديل أو أكثر من بين مجموعة من البدائل لمعالجة مشكلة معينة. فاتخاذ القرار هو جوهر العملية الإدارية،

▪ مفهوم المنظمة:

المنظمة كيان اجتماعي يضم أفراد وجماعات وإمكانيات مادية، تسعى لتحقيق أهداف محددة وتمارس نشاطها في إطار هيكل تنظيمي واضح، وفي إطار معروف وحدود محددة. ويمكن توضيح تعريف المنظمة كما يلي:

• المنظمة كيان اجتماعي: بمعنى أن المنظمة تتكون من أفراد وجماعات ووحدات إدارية (أقسام وإدارات مثل الإنتاج، والعمليات، والتسويق، وإدارة الموارد البشرية، والإدارة المالية)، ويتعاملون مع بعضهم البعض من أجل القيام بوظائف المنظمة.


• المنظمة كيان مالي: بمعنى أنها تضم مجموعة من الموارد المادية والمالية (مثل رأس المال، والأجهزة، والمعدات، والآلات، والحاسوب، والمباني)، وهذه الموارد مهمة جدًا في تحقيق الأهداف.


• المنظمة لها هيكل تنظيمي واضح: ويقصد بالهيكل التنظيمي تقسيم العمل إلى وحدات وأقسام ووظائف إدارية، وإسناد مهام واضحة لها، وتحديد السلطة والمسؤولية، وتحديد العلاقة بين هذه الوحدات والأفراد.

▪ هيكل المنظمة:

• لكل منظمة حدود واضحة تميزها عن غيرها: الحدود تبين العناصر الموجودة داخل المنظمة والعناصر الموجودة خارجها، وتوضح أن على أعضاء المنظمة التزامات معينة تجاه المنظمة مقابل حقوق يستحقونها. وعلى الرغم من أن للمنظمة علاقة قوية بالبيئة المحيطة، إلا أنه يجب عليها أن تحافظ على كيانها كوحدة مميزة عن البيئة المحيطة.


• المنظمة تسعى لتحقيق أهداف محددة.

▪ أهداف المنظمة:

• الربحية (الإيرادات - التكاليف)


• رضى العملاء (يتحقق من جودة المنتجات وتناسب أسعارها)


• رضى العاملين (من خلال تقديم مرتبات وأجور مناسبة)


• الإبداع والابتكار في المنتجات (السلع والخدمات)


• زيادة الحصة السوقية للمنظمة من إجمالي مبيعات الصناعة


• تحسين المركز التنافسي للمنظمة (بمعنى تحسين ترتيب الشركة بالنسبة للشركات الأخرى)


• المسؤولية الاجتماعية (يعني الأخذ بعين الاعتبار مصالح العاملين والمجتمع وحماية البيئة الخارجية)


• استمرار المنظمة (يتم أساسًا من خلال تحقيق معظم الأهداف التي تم عرضها)

▪ وظائف المنظمة:

لتحقيق أهداف المنظمة لا بد أن تمارس مجموعة من الوظائف التي تأخذ بعدين: وظائف تخصصية ووظائف إدارية. وتختلف طبيعة الوظائف التخصصية إلى حدٍّ ما باختلاف طبيعة نشاط المنظمة (مصانع، بنوك، مستشفيات)، وتختلف هذه الوظائف تحديدًا من منظمة لأخرى.

• 
  الوظائف التخصصية تشمل:
  
  
  
  • الإنتاج
  
  
  • العمليات
  
  
  • التسويق
  
  
  • الموارد البشرية
  
  
  • المالية
  
  
  • المشتريات والمخازن
  
  
  • العلاقات العامة
  
  
  • البحوث والتطوير
  
  
  
  


• 
  الوظائف الإدارية تشمل:
  
  
  
  • التخطيط
  
  
  • التنظيم
  
  
  • التوجيه
  
  
  • الرقابة
  
  
  • صناعة القرار
  
  
  
  

▪ مفهوم الإدارة:

الإدارة هي مجموعة الأنشطة (الوظائف الإدارية) المتمثّلة في التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والرقابة، وصناعة القرار، والموجَّهة نحو موارد المنظمة (الموارد البشرية، والمالية، والمعلوماتية، والوقت)، بهدف تحقيق أهداف المنظمة بفاعلية وكفاءة في ظل ظروف البيئة.

▪ بيان علاقة المدخلات والمخرجات والعملية الإدارية:

نستخلص من هذا التعريف للإدارة ما يلي:

1. 
   

   مدخلات العملية الإدارية (Resources): تشمل مجموعة من الموارد التي تمثل المدخلات الأساسية من البيئة. وهي الموارد البشرية، والمالية, والمعلومات، والوقت. وعمل المديرين هو تجميع هذه الموارد واستخدامها من خلال العمليات الإدارية (التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والرقابة، وصناعة واتخاذ القرار) لتحقيق أهداف المنظمة.

   
   
   
   
   • 
     الموارد التي تستخدمها أو تديرها المنظمات:
     
     A. الموارد البشرية (Human Resources): تشمل كل من يعمل في المنظمة، أي الأفراد الذين يعملون فيها. ومن أولى واجبات المديرين فهم طبيعة القوى البشرية من حيث قدراتهم وإمكاناتهم ومواهبهم ومستوى تعليمهم، وخصائصهم (كالسن والجنس) ومعرفتهم واتجاهاتهم وقيمهم، لأن هذا يساعدهم في إدارتها ومن ثم تحقيق أهداف المنظمة.
     
     B. الموارد المالية (Financial Resources): هي المبالغ من الأموال التي تستخدم لتسيير الأعمال الجارية والاستثمارات طويلة الأجل في المنظمة، والمتمثّلة برأس المال.
     
     C. الموارد المادية (Physical Resources): وهي كل ما يتوفر في المنظمة من مبانٍ وأجهزة ومعدات وآلات وأثاث.
     
     D. المعلومات والأفكار (Information Resources): تشمل الحقائق والأرقام والمعلومات عن طبيعة عمل المنظمة وطرق جمعها وإعدادها ودراستها، بالإضافة إلى القوانين والأنظمة والتعليمات والإجراءات التي يتعامل معها المديرون. وتتمتّع المعلومات والأفكار بعدة خصائص أهمها: قابليتها للتوسّع دون أي حدود، وقابليتها للضغط مع إمكانية تركيزها وتلخيصها ليسهل التعامل معها، وقابليتها للانتشار بسرعة.
     
     E. الوقت: يُعتبر الوقت واحدًا من الموارد المختلفة، ويمثّل الزمن المتاح لإنجاز الفعاليات الإدارية في المنظمة. وله خصائص تميّزه عن غيره من الموارد، أهمها: أنه مورد غير متجدّد (مستهلك)، ولا يمكن تخزينه أو استرجاعه، وأن الوقت الذي يمر بدون الاستفادة منه يُعتبر وقتًا ضائعًا إلى الأبد.
   
   
   
   


2. 
   

   العمليات الإدارية (الوظائف الإدارية): تشمل مجموعة من الأنشطة الإدارية التي يجب ممارستها من أجل تحقيق أهداف المنظمة. وهذه الأنشطة هي مجموعة من الوظائف الذهنية المتمثّلة بالتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة وصناعة واتخاذ القرار، والتي يتم ممارستها من قبل المدراء على كافة المستويات الإدارية من أجل الاستفادة من المدخلات المتمثّلة بالموارد لتحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية.

   
   

   الوظائف الإدارية الأساسية:

   
   
   
   
   • 
     التخطيط (Planning): تحديد كيفية تحقيق المنظمة لأهدافها. التخطيط هو عمل فكري يسبق التنفيذ، ومن خلاله يتم تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها والاستعداد لها. وبعبارة أخرى هو عملية التفكير في المستقبل والتنبؤ به.
   
   
   • 
     التنظيم (Organizing): يتم بموجبه تخصيص المهام وتنسيق أنشطة العمل وتحديد تقسيم العمل وتخصيص الموارد الضرورية لإنجاز الأعمال بشكل فعال. يهدف التنظيم إلى تحديد العلاقات التنظيمية المتمثلة بالسلطة والمسؤولية وعلاقة كل هذه العناصر ببعضها، وكذلك يعمل التنظيم على تسهيل عملية الإشراف والتفويض وتحديد المركزية واللامركزية ونطاق الإشراف، مما يمكّن المدراء التنفيذيين من تحويل الخطط إلى فعل حقيقي بدعم الأفراد والموارد اللازمة والتكنولوجيا.
   
   
   • 
     التوجيه: تُعتبر وظيفة التوجيه من أهم الوظائف الإدارية نظرًا لكونها تتعلق بإرشاد العنصر الإنساني. من خلال التوجيه تُحقق المنظمة النتائج والأهداف التي وُجدت من أجلها، حيث يتم القيام بجميع الأنشطة والأعمال بغرض تحقيق النتائج لإشباع حاجات الأفراد (الرؤساء والمرؤوسين). ويُعرف التوجيه بأنه إرشاد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال وترغيبهم فيها لضمان تأدية الأعمال وعدم الانحراف عن تحقيق الأهداف. ويتم ممارسة وظيفة التوجيه من خلال: التحفيز، والقيادة، والاتصال، والتمكين.
   
   
   • 
     الرقابة (Controlling): متابعة وقياس الأداء المتحقق أو نتائج الأعمال ومقارنتها بالأهداف المخططة مسبقًا، وتحديد الانحرافات واتخاذ إجراءات تصحيحية. وتعتمد الرقابة على ثلاث مراحل: مرحلة تحديد المعايير الرقابية، ومرحلة قياس الأداء ومقارنته بالمعايير الموضوعة، ومرحلة تشخيص المشكلات وتصحيح الانحرافات.
   
   
   • 
     صناعة القرار: الاختيار الواعي لبديل أو أكثر من بين مجموعة من البدائل لمعالجة مشكلة معينة. فاتخاذ القرار هو جوهر العملية الإدارية، والإدارة من الناحية العملية ما هي إلا صناعة واتخاذ قرارات. فإذا نظرنا إلى الوظائف الإدارية (التخطيط، التنظيم، التوجيه، الرقابة، ... إلخ) التي تتم في أي منظمة، نجد أن القرارات تتم أثناء الممارسات العملية لهذه الوظائف. وتتمثل خطوات صناعة واتخاذ القرار في المنظمة فيما يلي: تحديد المشكلة، وضع بدائل ممكنة لحل المشكلة، اختيار البديل الأفضل، تطبيق البديل المختار، المتابعة وتقييم النتائج.
   
   
   
   


3. 
   

   مخرجات العملية الإدارية: تتمثل مخرجات العملية الإدارية بالنتائج (الأهداف) التي وُجدت المنظمة من أجل تحقيقها. وتختلف مخرجات العملية الإدارية من منظمة إلى أخرى وفقًا لطبيعة المنظمة وحجمها، وقد تختلف من مجتمع إلى آخر ومن زمان إلى آخر. فإذا كانت المنظمة إنتاجية فقد تنتج سلعًا لا حصر لها، وإذا كانت المنظمة خدمية فقد تقدم خدمات عديدة يحتاج إليها أفراد المجتمع، والتي قد تختلف باختلاف المكان والزمان. وبشكل عام تتمثل مخرجات العملية الإدارية فيما يلي:

   
   
   
   
   • سلع متعددة ومختلفة حسب الزمان والمكان.
   
   
   • خدمات متعددة ومختلفة حسب الزمان والمكان.
   
   
   • رضى العاملين في المنظمة.
   
   
   • تحقيق أهداف الأطراف المختلفة ذات العلاقة بالمنظمة.
   
   
   • المساهمة في عملية التنمية المحلية والاقتصادية للبلد التي توجد فيه المنظمة.
   
   
   • تحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية (الكفاءة + الفاعلية = النجاح). وتجدر الإشارة إلى أن الكفاءة تعني "Doing Things Right" أي عمل الأشياء بطريقة صحيحة من خلال حسن استخدام الموارد بحكمة وبدون إسراف (على سبيل المثال: قيام شركة إنتاج سيارات بإنتاج سيارة بأقل تكاليف ممكنة نسبيًا)، بينما تعني الفاعلية "Doing the Right Things" أي عمل الأشياء الصحيحة (على سبيل المثال: قيام شركة إنتاج سيارات بإنتاج سيارات بموديلات مرغوبة وموثوقة لدى الزبائن). وبشكل عام فإن المنظمة الناجحة يجب أن تحقق الفاعلية والكفاءة في أعمالها.
   
   
   
   


4. 
   

   البيئة الخارجية: هي البيئة التي تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على المنظمة وعلى كافة وظائفها. وتشمل البيئة الخارجية للمنظمة عدة جوانب مثل: البيئة السياسية، والبيئة الاجتماعية، والبيئة الاقتصادية، والبيئة الثقافية، والبيئة التكنولوجية، والبيئة القانونية، والمنافسين، والعملاء، ... إلخ. وعلى الرغم من أن للمنظمة علاقة قوية بالبيئة الخارجية المحيطة بها، إلا أنه عليها أن تحافظ على كيانها كوحدة مميزة.

   
   


5. 
   

   التغذية المرتدة: تتمثل التغذية المرتدة بردود أفعال المستهلكين تجاه السلع والخدمات التي تنتجها أو تقدمها المنظمة، والتي تأتي على شكل معلومات تؤثر على مدخلات العملية الإدارية (العملية التحويلية). كما تتمثل التغذية المرتدة أيضًا في درجة رضى العاملين في المنظمة وموقفهم منها.

   
   

▪ أهمية الإدارة:

• إن الإدارة هي المسؤولة عن تحقيق التكامل بين المنظمة والبيئة المحيطة بها.


• الإدارة عنصر أساسي وضروري لتحقيق عملية التوازن بين الاتجاهات والأهداف المتضاربة داخل المنظمة.


• الإدارة هي الأداة الأساسية في تسيير العمل على مستوى المنظمة والدولة.