لخّصلي

طلبت مني يوم الثلاثاء 28 يوليو / تموز التحقيق في الإسراف الحالي في استخدام القرطاسية في القسم واقتراح طرق يمكن من خلالها استخدامها اقتصاديًا بشكل أكبر في المستقبل. كان من المقرر تقديم تقريري إليكم بحلول يوم الجمعة 14 آب (أغسطس) 2000.

2.0 النتائج
2.1 التحقيق في استخدام القرطاسية
يتألف نطاق القرطاسية الإدارية الذي تم فحصه من: ورق مذكرات بأحرف رئيسية ومذكرات ، ومروحة ، وورق طابعة يتم تغذيته بالجرار ، وطابعة مقطوعة وورق تصوير ، وورق فاكس ، ومجموعة الأظرف المستخدمة.

2.2 القرطاسية المرتبطة بالمراسلات / البريد الداخلي
تم تأكيد الزيادة المشتبه بها في ممارسات التبذير عند التحقيق. لقد تحدثت إلى الموظفين التنفيذيين الذين أكدوا أنه على الرغم من استخدامنا المكثف لصياغة ورقة العمل ، تمت إعادة نسبة كبيرة من النسخ النهائية المزعومة بسبب الأخطاء التي لا تزال موجودة.
أكدت الملاحظات والمناقشة مع موظفي السكرتارية أن الموظفين الكتابيين والتنفيذيين على وجه الخصوص يستخدمون القرطاسية المطبوعة والمغلفات غير المستخدمة في بعض الأحيان كمنصات للرسائل.
فيما يتعلق بالمغلفات ، يتم استخدام المغلفات البيضاء حيث ستخدم مانيلا ، ويتم إرسال بريد داخلي أكثر سرية في مظاريف مختومة. لا يبدو أن أي فرد من الموظفين يعيد استخدام المغلفات. أيضًا ، على الرغم من إدخال الشبكة المحلية ، لا يزال الموظفون يوزعون المذكرات الورقية وملفات النسخ المرفقة عندما يمكن تحقيق التوزيع المتعدد عبر الشبكة مع توفير تكلفة متناسبة عند التصوير.
2.3 ممارسات التصوير
يحتاج ناسخ القسم إلى الصيانة ويهدر الموظفون كميات كبيرة من ورق النسخ نتيجة لخطأ يتسبب في تجعد الورق.
علاوة على ذلك ، يواصل موظفو الإدارات استخدام آلات التصوير الثلاثة أحادية الورقة لنسخ الدُفعات بدلاً من آلات تصوير أنظمة الإدارات والشركات الأرخص بكثير ، على الرغم من الطلبات المنتظمة بعدم القيام بذلك.
2.4 زيادة في تكاليف القرطاسية لقد حللت تكلفة القرطاسية في الإدارات ، مقارنةً بالربع الثاني من هذا العام مع الأول ، واستهلاك هذا العام حتى الآن مقابل استهلاك العام الماضي.
فاتورة القرطاسية للربع الثاني من هذا العام أعلى بنسبة 30٪ من الربع الأول (يناير-مارس: 621.50 جنيهًا إسترلينيًا ؛ أبريل-يونيو: 807.95 جنيهًا إسترلينيًا). السماح بزيادة السعر ، فاتورة القرطاسية للدائرة لهذا العام حتى الآن مقارنة بالفترة المماثلة من العام الماضي أعلى بنحو 18٪ - 1731.01 جنيهًا إسترلينيًا مقارنة بـ 1419.42 جنيهًا إسترلينيًا في العام الماضي. لا يبدو أن هذه الزيادة مبررة بزيادة مكافئة في ناتج القسم. علاوة على ذلك ، فإن معدل الزيادة آخذ في الارتفاع.

3.0 التوصيات

لذلك أود أن أوصي بالمعلومات التالية للنظر فيها:
3.1 يجب الدعوة لعقد اجتماع مع كبار موظفي السكرتارية لمناقشة خطورة المشكلة والحصول على تعاونهم في تحسين الأداء الإداري وأداء السكرتارية. يمكن أن ينظم قسم التدريب دورة تنشيطية.
2.3 يجب تشديد الرقابة على قضايا القرطاسية ؛ يجب أن يُطلب من الأقسام حساب ربع سنوي للقرطاسية إذا كان ذلك عمليًا من حيث المبدأ.
3.3 ينبغي إيلاء الاعتبار لمركزية جميع أعمال النسخ التي يتم إجراؤها في القسم لضمان تحسين الأساليب الفعالة من حيث التكلفة.
3.4 يجب مراجعة سياسة الإدارات بشأن إجراءات إرسال البريد الإلكتروني عبر الشبكة المحلية وتوجيه الرسائل وإخطار جميع الموظفين.