لخّصلي

مفهوم سكرتارية الشركات مفهوم السكرتارية تعرف السكرتارية بأنها أحد الوظائف التي تقوم بمساعدة كافة الإدارات والمدراء وذلك من خلال إمدادهم بمعلومات فيما يتعلق بمختلف المجالات سواء الفنية أو الأمور المكتبية من أجل أداء جميع المهام المطلوبة. كما تقوم أيضاً بأداء كافة الأعمال الروتينية أو التقليدية من أجل تخفيف الضغط عن المدراء، وذلك يضمن أداء المهام في الوقت المحدد لها وبتكلفة أقل، ويمكن تعریف السكرتير أو ا السكرتيرة بأنه الشخص المسئول عن مساعدة مديره وأداء كافة الأعمال الروتينية : نيابة عنه حفظ المعلومات وتسجيلها وترتيب جدول الأعمال و تنظيم الوقت بشكل سليم مما يعينه على أداء مهامه بسهولة . تعريف كلمة سكرتير : على أنه الشخص الذي يتعامل مع المراسلات، ويحتفظ بالسجلات ويقوم بأعمال كتابية عامة لفرد أو منظمة. هذا فضلاً عن تولي مهام تنظيم وتنسيق الأعمال الإدارية. أهمية السكرتارية في الشركات تنبع أهمية السكرتارية في أنها تعفي المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بحيث يتفرغون كليا لوظائفهم الرئيسة ، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات. ولا يمكن الاستغناء عنهم بأي حال من الأحوال، إذ لا يمكن تصور ما يؤول إليه عمل المدير أو الإدارات الرئيسة بالجهة في غياب السكرتير، أنهم حتما سيقضون وقتا طويلا في أداء اعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسة وتتمثل في الآتي:

مفهوم سكرتارية الشركات

مفهوم السكرتارية تعرف السكرتارية بأنها أحد الوظائف التي تقوم بمساعدة كافة الإدارات والمدراء وذلك من خلال إمدادهم بمعلومات فيما يتعلق بمختلف المجالات سواء الفنية أو الأمور المكتبية من أجل أداء جميع المهام المطلوبة. كما تقوم أيضاً بأداء كافة الأعمال الروتينية أو التقليدية من أجل تخفيف الضغط عن المدراء، وذلك يضمن أداء المهام في الوقت المحدد لها وبتكلفة أقل، ويمكن تعریف السكرتير أو ا السكرتيرة بأنه الشخص المسئول عن مساعدة مديره وأداء كافة الأعمال الروتينية : نيابة عنه حفظ المعلومات وتسجيلها وترتيب جدول الأعمال و تنظيم الوقت بشكل سليم مما يعينه على أداء مهامه بسهولة .

تعريف كلمة سكرتير :

على أنه الشخص الذي يتعامل مع المراسلات، ويحتفظ بالسجلات

ويقوم بأعمال كتابية عامة لفرد أو منظمة.

من هو سكرتير الشركة

هو الشخص الذي يوفر كافة سبل المساعدة والدعم لجميع أقسام

الشركة وعلى وجه الخصوص القسمين : الإداري والتنفيذي ، هذا

فضلاً عن تولي مهام تنظيم وتنسيق الأعمال الإدارية.

أهمية السكرتارية في الشركات

تنبع أهمية السكرتارية في أنها تعفي المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم

بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كليا لوظائفهم الرئيسة ، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.

والعاملون في مجال السكرتارية يعتبرون بمثابة رأس مال بالنسبة للمنظمة ، ولا يمكن الاستغناء عنهم بأي حال من الأحوال، إذ لا يمكن تصور ما يؤول إليه عمل المدير أو الإدارات الرئيسة بالجهة في غياب السكرتير، أنهم حتما سيقضون وقتا طويلا في أداء اعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسة وتتمثل

في الآتي:

التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء ، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم.

تنسيق كافة أنواع الأعمال من تحضير للاجتماعات والنقاشات وغيرها. توفير المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب وتأمين وسائل الاتصال بين

المدراء والمحيط الخارجي ، والعكس.

تدقيق الوثائق والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.

أنواع السكرتارية

يمكن أن تقسم السكرتارية الى عدة انواع حسب معيار التقسيم المستخدم : يمكن القول بان السكرتارية وفقا لهذا المعيار ينطبق عليها تصنيف جمعية الادارة

معيار مستوى اهمية العمل الذي تقوم به :

الوظائف السكرتارية على النحو التالي :

السكرتير التنفيذي أو المساعد الاداري : ويؤدي سلسلة متكاملة من مهام السكرتارية الإدارية لاحد المسؤولين في الادارة العليا ويقوم بتولي مهام مصممة على الشكل مشاريع متكاملة، بحيث يكون مسؤولا مسؤولية تامة على انهاءها في الوقت المحدد ومثال ذلك الشخص الذي يتولى مهام اعداد واخراج التقارير السنوية للمؤسسة ، ويتطلب ممن سيشغل هذا المنصب معرفة تامة ومتعمقة بتعاملات المنظمة وبنيتها التنظيمية وكذلك درجة اجادة عالية للمهارات الفنية

المتخصصة .