لخّصلي

تخطيط المكتب Office Layout
تتطلب تخطيطات المكتب تجميع العمال ومعداتهم والمساحات لتوفير الراحة والسلامة ونقل المعلومات. إن الفارق الرئيسي بين تصميمات المكاتب هو الأهمية التي توليها لتدفق المعلومات. إن تصميمات المكاتب في تغير مستمر مع التغيرات التكنولوجية التي تجتاح المجتمع والتي تغير طريقة عمل المكاتب.على الرغم من أن حركة المعلومات أصبحت إلكترونية بشكل متزايد، فإن تحليل تخطيطات المكاتب لا يزال يتطلب نهجًا قائمًا على المهام. يفحص المديرون أنماط الاتصال الإلكترونية والتقليدية، وغير ذلك من الظروف التي تؤثر على فعالية الموظفين. تعد مخطط العلاقات (يُطلق عليه أيضًا شبكة Muther Grid) الموضحة في الشكل 9.1 أداة مفيدة لمثل هذا التحليل. إلى أن العمليات يجب أن تكون قريبة من المحاسبة والتسويق، لكنها لا تحتاج إلى أن تكون قريبة من موظفي الفنون الرسومية. فإن بعض اعتبارات التخطيط عالمية (ينطبق العديد منها على المصانع وكذلك على المكاتب). لها علاقة بظروف العمل، هل يجب أن تكون المكاتب خاصة أو حجرات مفتوحة، وتحتوي على خزائن ملفات منخفضة لتعزيز الاتصال غير الرسمي أو خزائن عالية لتقليل الضوضاء والمساهمة في الخصوصية؟
يمكن لمساحة العمل أن تلهم لقاءات غير رسمية ومنتجة إذا حققت التوازن بين ثلاثة جوانب مادية واجتماعية:
◆ القرب Proximity: يجب أن تجمع المساحات الناس بشكل طبيعي.◆ الخصوصية Privacy: يجب أن يكون الناس قادرين على التحكم في الوصول إلى محادثاتهم.◆ الإذن Permission: ينبغي للثقافة أن تشير إلى تشجيع التفاعلات غير المرتبطة بالعمل.كتعليق أخير على تصميم المكتب، نلاحظ اتجاهين رئيسيين. بزيادة مرونة التصميم من خلال نقل المعلومات إلكترونيًا والسماح للموظفين بمرونة كبيرة في الموقع. تخلق الشركات الحديثة احتياجات ديناميكية للمساحة والخدمات.◆ عندما وجدت شركة Deloitte & Touche أن 30% إلى 40% من المكاتب كانت فارغة في أي وقت، طورت الشركة "برامج الفنادق". فقد المستشارون مكاتبهم الدائمة؛ أي شخص يخطط للتواجد في المبنى (بدلاً من الخروج مع الزبائن) يحجز مكتبًا من خلال "بواب"، يعلق اسم المستشار على الباب طوال اليوم ويزود المساحة بالإمدادات المطلوبة.◆ خفضت شركة Cisco Systems تكاليف الإيجار وخدمة مكان العمل بنسبة 37% وشهدت فوائد إنتاجية بلغت 2.4 مليار دولار سنويًا من خلال تقليل المساحة المربعة وإعادة تشكيل المساحة وإنشاء مكاتب متحركة ومجهزة بكل شيء وتصميم مناطق ابتكارية "بعيدة عن كل شيء".

تخطيط المكتب Office Layout
تتطلب تخطيطات المكتب تجميع العمال ومعداتهم والمساحات لتوفير الراحة والسلامة ونقل المعلومات. إن الفارق الرئيسي بين تصميمات المكاتب هو الأهمية التي توليها لتدفق المعلومات. إن تصميمات المكاتب في تغير مستمر مع التغيرات التكنولوجية التي تجتاح المجتمع والتي تغير طريقة عمل المكاتب.
على الرغم من أن حركة المعلومات أصبحت إلكترونية بشكل متزايد، فإن تحليل تخطيطات المكاتب لا يزال يتطلب نهجًا قائمًا على المهام. لذلك، يفحص المديرون أنماط الاتصال الإلكترونية والتقليدية، واحتياجات الانفصال، وغير ذلك من الظروف التي تؤثر على فعالية الموظفين. تعد مخطط العلاقات (يُطلق عليه أيضًا شبكة Muther Grid) الموضحة في الشكل 9.1 أداة مفيدة لمثل هذا التحليل. يشير هذا المخطط، المعد لشركة برمجيات، إلى أن العمليات يجب أن تكون قريبة من المحاسبة والتسويق، لكنها لا تحتاج إلى أن تكون قريبة من موظفي الفنون الرسومية.
من ناحية أخرى، فإن بعض اعتبارات التخطيط عالمية (ينطبق العديد منها على المصانع وكذلك على المكاتب). لها علاقة بظروف العمل، والعمل الجماعي، والسلطة، والمكانة. هل يجب أن تكون المكاتب خاصة أو حجرات مفتوحة، وتحتوي على خزائن ملفات منخفضة لتعزيز الاتصال غير الرسمي أو خزائن عالية لتقليل الضوضاء والمساهمة في الخصوصية؟
يمكن لمساحة العمل أن تلهم لقاءات غير رسمية ومنتجة إذا حققت التوازن بين ثلاثة جوانب مادية واجتماعية:
◆ القرب Proximity: يجب أن تجمع المساحات الناس بشكل طبيعي.
◆ الخصوصية Privacy: يجب أن يكون الناس قادرين على التحكم في الوصول إلى محادثاتهم.
◆ الإذن Permission: ينبغي للثقافة أن تشير إلى تشجيع التفاعلات غير المرتبطة بالعمل.
كتعليق أخير على تصميم المكتب، نلاحظ اتجاهين رئيسيين. أولاً، تسمح التكنولوجيا، مثل الهواتف الذكية، والماسحات الضوئية، والإنترنت، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، والأجهزة اللوحية، بزيادة مرونة التصميم من خلال نقل المعلومات إلكترونيًا والسماح للموظفين بمرونة كبيرة في الموقع. ثانيًا، تخلق الشركات الحديثة احتياجات ديناميكية للمساحة والخدمات.
إليك مثالين:
◆ عندما وجدت شركة Deloitte & Touche أن 30% إلى 40% من المكاتب كانت فارغة في أي وقت، طورت الشركة "برامج الفنادق". فقد المستشارون مكاتبهم الدائمة؛ أي شخص يخطط للتواجد في المبنى (بدلاً من الخروج مع الزبائن) يحجز مكتبًا من خلال "بواب"، يعلق اسم المستشار على الباب طوال اليوم ويزود المساحة بالإمدادات المطلوبة.
◆ خفضت شركة Cisco Systems تكاليف الإيجار وخدمة مكان العمل بنسبة 37% وشهدت فوائد إنتاجية بلغت 2.4 مليار دولار سنويًا من خلال تقليل المساحة المربعة وإعادة تشكيل المساحة وإنشاء مكاتب متحركة ومجهزة بكل شيء وتصميم مناطق ابتكارية "بعيدة عن كل شيء".