لخّصلي

هنا تأتي اللحظة المنتظرة في تحقيق كل التخطيطات والجهود التي بُذلت لجعل هذا الحدث العلمي استثنائياً واحترافياً. تكمن أهمية هذا اليوم في تنفيذ جميع الترتيبات بدقة وفاعلية. يكون هذا اليوم مفصلياً، حيث تتحقق أهداف المؤتمر ويُقدَّم تجربة لا تُنسى للمشاركين والمتحدثين.

أولاً: التسجيل
يجب أن يكون فريق التسجيل مستعدًا لاستقبال الحاضرين وتأكيد بياناتهم وتسليمهم حقائب المؤتمر التي تحتوي على المواد الهامة والمعلومات الضرورية للفعالية إذا كانت متاحة.

ثانياً: فحص الترتيبات
عليك التأكد من جاهزية مكان المؤتمر وتجهيزاته. لذا قم بفحص كل الترتيبات وتأكد من توافر جميع المستلزمات اللازمة للجلسات والعروض والورش العلمية.

ثالثاً: ضبط جدول الأعمال
لضمان حضور وتقديم المتحدثين والضيوف وفقًا لبرنامج المؤتمر. من المهم أن تقوم بتنسيق جدول الأعمال والتأكد من تواجد الجميع في المواعيد المحددة.

رابعًا:إدارة البرامج بسلاسة
قم بمراقبة سير الجلسات والورش على نحو سلس وفعال. لذلك لا يمكن الإستغناء عن الفرق المخصصة لإدارة كل جزء في الفعالية والتأكد من منها تسير بسلاسة ومتانة.

خامسًا:رضا المشاركين
لضمان رضا وإشراك المشاركين. يجب التفاعل مع الحاضرين ومتابعة احتياجاتهم واهتماماتهم لتلبية توقعاتهم. لذلك يجب أن تكون على استعداد لحل أي مشكلة تنشأ أثناء المؤتمر.

سادسًا: التغطية الإعلامية
يتم تغطية وتثبيت الإعلامية لأحداث المؤتمر. حيث يمكن التعاون مع وسائل الإعلام المحلية والصحفيين لتغطية المؤتمر ونقل أهم الفعاليات والمستجدات للجمهور.

يعد يوم المؤتمر يومًا مثيرًا وحافلًا بالأحداث والتحديات والفرص. لذلك عليك أن تكون مستعدًا للتكيف مع أي سيناريو والعمل بحكمة واحترافية لجعل هذا الحدث العلمي الكبير رائعاً وملهماً للجميع.

مرحلة التقييم:
بعد انتهاء المؤتمر، يأتي دور التقييم لقياس نتائجه وآثاره واستخلاص الدروس المستفادة للتحسين والتطوير المستقبلي. تُعد عملية التقييم أحد الخطوات الحيوية لتحديد مدى نجاح وفاعلية المؤتمر وتقديم الإجراءات الملائمة لتحسين الأداء في المستقبل، وهي تعد كذلك نقطة أساسية من أساسيات تنظيم مؤتمر علمي، لذلك لا تستهين بها ولا تتجاهلها.

أولاً :استخدام الاستبيانات والاستطلاعات
يعتبر رأي المشاركين هو المصدر الأهم لتحديد نقاط القوة والضعف في تنظيم المؤتمر العلمي. حيث يمكن للاستبانات أو الاستطلاعات أن تركز على تقييم مدى انسجام المحتوى مع احتياجات المشاركين، وجودة الجلسات والورش، وأداء المتحدثين، وكذلك مستوى الخدمات المقدمة خلال المؤتمر.

ثانياً : تقييم كفاءة التنظيم
يُمكن الاعتماد على التقارير أو الملاحظات من أعضاء فريق العمل لقياس كفاءة ونجاح التنظيم للمؤتمر العلمي. حيث يمكن أن تحتوي هذه التقارير على تحضيرات قاعات الاجتماعات، وأداء الفريق خلال المؤتمر. كما يُمكن أن تتضمن ملاحظات حول العقبات التي واجهت الفريق وكيف تم التغلب عليها.

ثالثاً: قياس تأثير المؤتمر
يُفضل استخدام الإحصائيات أو المؤشرات لقياس تأثير وانتشار المؤتمر عن طريق جمع البيانات وتحليلها يمكن قياس مدى وصول المؤتمر إلى الجمهور المستهدف ومدى تأثيره في المجال العلمي المحدد. يمكن أيضاً استخدام المؤشرات لقياس عدد المشاركين ومستوى مشاركتهم خلال المؤتمر.

رابعاً: توصيات لتحسين المؤتمرات المستقبلية
يمكن أن تشمل هذه التوصيات تحسينات في جودة المحتوى، وتوفير المزيد من الورش العملية، واستخدام تقنيات حديثة للتواصل مع المشاركين وتحسين عمليات التنظيم. كما يمكن أن تحتوي على توصيات لتحسين تجربة المشاركين وجعل المؤتمرات القادمة أكثر جاذبية وفاعلية.

بهذه الطريقة ستتمكن من استخلاص أهم النتائج والتعلم من التجربة الحالية لتحسين تنظيم المؤتمر العلمي التالي وتحقيق أفضل النتائج والفوائد للمشاركين والمجتمع العلمي بأكمله.