Lakhasly

مع ملاحظة أن هذا الفريق لم يتم تدريبه بشكل كافٍ علي كيفية التعامل مع كلمات الوثائق الصعبة و كتابتها بشكل صحيح. وقد واجهت عملية تجميع بيانات الوثائق صعوبات بالغة يمكن أن تجمل فيما يلي : كما أنها لم تتلق التدريبات الكافية التي تؤهلها لمثل ذلك العمل الفني المهم ( حتي في أبسط الحالات كان معظمهم لا يستطيع التفرقة بين عنوان الوثيقة وعنوان الملف ) بالإضافة إلي عدم وجود رقابة أو إشراف من جانب الدار لتوجيه هؤلاء الشباب نحو معايير وضوابط عملية الترتيب ووضع عناوين الملفات وذلك لعدم توافر الكفاءات الفنية من بين موظفي الدار العاملين بالمخازن ممن هم علي دراية بكيفية إعادة ترتيب الوثائق المفردة ووضعها داخل ملفاتها الموضوعية وصياغة العناوين المناسبة لكل ملف منها ( يري رئيس الإدارة المركزية لدار الوثائق ومدير المشروع الدكتور رفعت هلال أن هذا المشروع يعتبر سابقة معدومة النظير في داخل مصر وخارجها, فلم يحدث من قبل أن تم تجميع بيانات أي أرشيف علي مستوي الوثيقة, وكل ما قامت به الأرشيفات العالمية هو عمل فهارس أو قواعد بيانات لمستوي الملف أوالسجل) وقد أدي ذلك إلي(12):

• فتح ملف لكل وثيقة مفردة علي حدة مع إعطاء عنواناً للملف هو في ذات الوقت عنوان الوثيقة. - توزيع وثائق الموضوع الواحد علي عدة ملفات لكل منها عنواناً مختلفاً .

ولقد عُهد إلي مهندسي الشركة بتدريب ذلك الفريق بمقر الشركة علي كيفية التعامل مع برنامج الإدخال الذي تم وضعه بمعرفة تلك الشركة, مع ملاحظة أن هذا الفريق لم يتم تدريبه بشكل كافٍ علي كيفية التعامل مع كلمات الوثائق الصعبة و كتابتها بشكل صحيح. وقد واجهت عملية تجميع بيانات الوثائق صعوبات بالغة يمكن أن تجمل فيما يلي :
1- وجود عشرات الآلاف من الوثائق المفردة التي يرجع تاريخها إلي القرن التاسع عشر موضوعة داخل أوعيتها بمخازن الدار ( خاصة المخازن التابعة لإدارة الإنتاج ومخازن إدارة الخاصة) دون ترتيب أو تنظيم وليست لها أي معينات للبحث أو وسائل إيجادية, الأمر الذي دفع الدار إلي الاستعانة بعشرات من الشباب تحت مسمي ( فرق الفرز والترتيب ) والتي قامت بعملية ترتيب الوثائق المفردة - كما سبق ان أوضحت- ووضعها داخل ملفات مع إعطاء كل ملف منها عنواناً خاصا به بشكل يعكس محتوياته.
ولكن ثمة ملاحظة مهمة أود الإشارة إليها وهي أن فرق الفرز هذه لم تكن لديها الخبرات الكافية في التعامل مع تلك الوثائق المفردة, كما أنها لم تتلق التدريبات الكافية التي تؤهلها لمثل ذلك العمل الفني المهم ( حتي في أبسط الحالات كان معظمهم لا يستطيع التفرقة بين عنوان الوثيقة وعنوان الملف ) بالإضافة إلي عدم وجود رقابة أو إشراف من جانب الدار لتوجيه هؤلاء الشباب نحو معايير وضوابط عملية الترتيب ووضع عناوين الملفات وذلك لعدم توافر الكفاءات الفنية من بين موظفي الدار العاملين بالمخازن ممن هم علي دراية بكيفية إعادة ترتيب الوثائق المفردة ووضعها داخل ملفاتها الموضوعية وصياغة العناوين المناسبة لكل ملف منها ( يري رئيس الإدارة المركزية لدار الوثائق ومدير المشروع الدكتور رفعت هلال أن هذا المشروع يعتبر سابقة معدومة النظير في داخل مصر وخارجها, فلم يحدث من قبل أن تم تجميع بيانات أي أرشيف علي مستوي الوثيقة, وكل ما قامت به الأرشيفات العالمية هو عمل فهارس أو قواعد بيانات لمستوي الملف أوالسجل) وقد أدي ذلك إلي(12):

• فتح ملف لكل وثيقة مفردة علي حدة مع إعطاء عنواناً للملف هو في ذات الوقت عنوان الوثيقة.


• توزيع وثائق الموضوع الواحد علي عدة ملفات لكل منها عنواناً مختلفاً .


• وضع عناوين غير صحيحة للوثائق والملفات مما أدي إلي وجود عناوين وهمية لبعض الملفات لا تعكس ولا تعبر عن الوثائق التي تتضمنها تلك الملفات.


• أخطاء لغوية وإملائية في صياغة عناوين الملفات.


• أخطاء فادحة في كتابة تواريخ الملفات أي الفترات الزمنية التي يتضمنها كل ملف.


• عدم التفرقة بين الترجمات الأصلية المصاحبة للوثائق المدونة باللغة التركية العثمانية التي تعد مرفقا للوثيقة ذاتها ( لقد جرت العادة في القرن التاسع عشر علي إرفاق بعض الترجمات العربية للوثائق المدونة باللغة التركية العثمانية وهي بذلك تعد مرفقات للوثائق التركية وجزءا لا يتجزأ منها ) والترجمات الموضوعة من قبل الدار في فترات لاحقة والتي لا يمكن إعتبارها مرفقات.