Lakhasly

حيث أنها تلعب دورا جوهريا في إدماج العلاقات الإدارية والتنظيمية والتخطيطية وتعكس الوجه الحقيقي للإدارة أو المؤسسة والمدير كما أنها مسؤولة عن جميع أعمال المكتب التي تتطلب وقت أطول للتفكير والإبداع كالتخطيط والتنظيم والتنسيق وغيرها من متطلبات وظائف الإدارة الحديثة. فالسكرتير هو الشخص الموثوق فيه الذي يساعد الرئيس في إنجاز أعماله الهامة والسرية بكفاءة عالية وسرعة وعليه فإن السكرتير يلعب دورًا هاما في إنجاح الأعمال الإدارية وتسييرها الناجح الذي يرتكز على قوانين ترشد كافة الموظفين لضمان سرعة في التعاملات بنوعيتها الداخلية والخارجية، كما أن له دور فعال في تنسيق الأعمال مع الإدارات الأخرى وخلق علاقات تعاون متبادلة عن طريق الاتصالات الشفوية، ولقد برزت أهمية الأمينة في الأعمال المكتبية في وقتنا الحاضر وأصبحت ضمن الأساسيات الهامة لنجاح العمل سواء كان على مستوى المكتب أو مفاهيمها كما تتطلب قدرات ومهارات خاصة ومعينة للقيام بها، فلم تعد الأمينة مقتصرة على وظيفة واحدة بل تعد إلى ما هو متعلق بطريقة العمل والعلاقات الإنسانية والشخصية مع زملاء العمل وجمهور المتعاملين. ومن هنا نستطيع القول بأن الأمانة ليست عمل بحد ذاته ولكن يصقل مهارات تنصب جميعها لتخرج إلينا أمينا ناجحا في عمله وتلخص أهمية الأمينة فيما يتعلق بحفظ أسرار العمل وما يدور في المناقشات والاجتماعات كسياسة العمل وخططها وما يختص في ملفات العاملين وأسرارهم. وذالك بوضع خطة موثقة ويتم من خلالها تنظيم المهام التي يجب القيام بها وتعدد أنواع الخطط يهدف إلى تنظيم العمل وتجنب العشوائية والتخبط.

تعتبر السكرتيرة العمود الفقري في الإدارة، حيث أنها تلعب دورا جوهريا في إدماج العلاقات الإدارية والتنظيمية والتخطيطية وتعكس الوجه الحقيقي للإدارة أو المؤسسة والمدير كما أنها مسؤولة عن جميع أعمال المكتب التي تتطلب وقت أطول للتفكير والإبداع كالتخطيط والتنظيم والتنسيق وغيرها من متطلبات وظائف الإدارة الحديثة.
فالسكرتير هو الشخص الموثوق فيه الذي يساعد الرئيس في إنجاز أعماله الهامة والسرية بكفاءة عالية وسرعة وعليه فإن السكرتير يلعب دورًا هاما في إنجاح الأعمال الإدارية وتسييرها الناجح الذي يرتكز على قوانين ترشد كافة الموظفين لضمان سرعة في التعاملات بنوعيتها الداخلية والخارجية، كما أن له دور فعال في تنسيق الأعمال مع الإدارات الأخرى وخلق علاقات تعاون متبادلة عن طريق الاتصالات الشفوية، تلقي المكالمات والاتصالات التحريرية كإعداد المراسلات أو المذكرات الإحصائية ومعالجة البريد الصادر والوارد وتحديد المقابلات والمواعيد والاجتماعات، حفظ المستندات والتخطيط لأعمال المدير.
ولقد برزت أهمية الأمينة في الأعمال المكتبية في وقتنا الحاضر وأصبحت ضمن الأساسيات الهامة لنجاح العمل سواء كان على مستوى المكتب أو مفاهيمها كما تتطلب قدرات ومهارات خاصة ومعينة للقيام بها، فلم تعد الأمينة مقتصرة على وظيفة واحدة بل تعد إلى ما هو متعلق بطريقة العمل والعلاقات الإنسانية والشخصية مع زملاء العمل وجمهور المتعاملين.
ومن هنا نستطيع القول بأن الأمانة ليست عمل بحد ذاته ولكن يصقل مهارات تنصب جميعها لتخرج إلينا أمينا ناجحا في عمله وتلخص أهمية الأمينة فيما يتعلق بحفظ أسرار العمل وما يدور في المناقشات والاجتماعات كسياسة العمل وخططها وما يختص في ملفات العاملين وأسرارهم. وبما أن المديرية أمانة عمل متطور فيشترط على الأمين أن يدرك التغيرات في مجال الأعمال ولهذا السبب يسعى الأمين دائما إلى إحداث التغيير ليساير مواكبة التطور في المجالات الإدارية والتكنولوجية والاختراعات الحديثة وأن المستقبل يحمل في طياته الكثير من التغيرات في المجال التكنولوجي وتطور المستوى التعليمي ورفع الكفاءة ونتيجة بهذا الإدراك أوجب وجود شخصية مميزة تحمل العبء مع المدير وتساعده وانجاز العمل ويتميز بالمعرفة والمعلومات الحديثة ورحابة الأفق وهي عملية مستمرة للارتقاء بمستوى المهنة المواكبة التطور والتنمية.
ويعتبر القيام بالعمل المكتبي وإدارته والتخطيط له على خير عنصر هام، مساعد، يخفف على كاهل المديرين وباقي الموظفين في المنظمة الاهتمام ببعض المشاكل الفرعية التي قد تشغلهم عن التفرغ الكامل لأداء عملهم الفني على خير وجه.
ولذا وجب على السكرتيرة أن تكون جامعة لمزيج متوازن بين العديد من المهارات والصفات الشخصية والسلوكية والوظائف حيث يعد التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة (السكرتارية) فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل ومن يقوم به، وأين، متى، كيف.... فبواسطة التخطيط نتمكن من تجديد الأنشطة التنظيمية اللازمة، لتحقيق الأهداف لأنه يعتبر من الأدوات الحتمية التي يمكن من خلالها تحقيق الأهداف والوصول إلى الغايات بأقصر الطرق وأقل الجهود الممكنة، وذالك بوضع خطة موثقة ويتم من خلالها تنظيم المهام التي يجب القيام بها وتعدد أنواع الخطط يهدف إلى تنظيم العمل وتجنب العشوائية والتخبط.