Lakhasly

فوائد الرقابة
1- على صعيد المؤسسة: تتضمن الفوائد التالية:

• التأكد من مدى قدرة المنظمة على تحقيق الأهداف العامة وكذلك الفرعية، المفروضة من قبل الخطط الموضوعة. - التأكد من مدى المطابقة ما بين الأداء الفعلي للمسارات المفروضة من قبل المخططات المرسومة. - الكشف من الانحرافات على المستويين الإيجابي والسلبي، - الكشف عن مدى مناسبة الموارد الموجودة والمتوافرة للمتطلبات المخطط لها من ناحية كميّة، - الاستخدام الأمثل والأكفأ للموارد الموجودة، دون أي استغلال لها. - إضافةً إلى التأكد من أنّ الأداء التنفيذي للمنظمة يسير وفق مجموعة من السياسات والإجراءات المذكورة والموضحة في الخطة. 2- على صعيد للأفراد: وتتضمن ما يلي:
• يجب أن يكون العامل مطمئناً للعدالة التي تقوم بها عملية المراقبة؛ - حصول الأفراد الذين يتعاملون مع المنظمة على حقوقهم ، بأفضل جودة وبأقل سعر ممكن، أساليب الرقابة يعتمد تطبيق الرقابة على أساليب متعددة ومتنوعة من حيث شمولها، وفيما يأتي معلومات عن أهم أساليب الرقابة: 1- الرقابة بالاستثناء: هي عبارة عن أسلوب رقابي يعتمد على مراجعة الأخطاء المهمة، 2- الملاحظات الشخصية: هي متابعة المديرين للعمل بشكل شخصي، والتأكد من نوعيته، وطريقة تحقيقه، مثل التقارير الرقمية، أما الطريقة الثانية فهي شفوية، تعتمد على نقل التقرير باستخدام الكلام المحكي. كما تشكل إحدى وسائل الرقابة المهمة، وتستخدم للمقارنة بين المخططات الفعلية، والإجراءات المطبقة واقعيا. شروط الرقابة يعتمد تنفيذ الرقابة وتحقيق الأهداف الخاصة بها على مجموعة من الشروط، - معرفة الإدارة بأهداف النشاطات التي تطبق الرقابة عليها، وذلك من أجل المساهمة بتحديد الأولويات الخاصة بالرقابة. - إدراك الإدارة لكافة المهارات الفنية والخاصة بالعمل الذي تراقبه، حتى تتمكن من تعديله،

فوائد الرقابة

1- على صعيد المؤسسة: تتضمن الفوائد التالية:

• التأكد من مدى قدرة المنظمة على تحقيق الأهداف العامة وكذلك الفرعية، المفروضة من قبل الخطط الموضوعة.


• التأكد من مدى المطابقة ما بين الأداء الفعلي للمسارات المفروضة من قبل المخططات المرسومة.


• الكشف من الانحرافات على المستويين الإيجابي والسلبي، من أجل تشخيصها واقتراح المزيد من الحلول الأكثر مناسبةً.


• الكشف عن مدى مناسبة الموارد الموجودة والمتوافرة للمتطلبات المخطط لها من ناحية كميّة، ومن حيث الوقت أيضاً.


• الاستخدام الأمثل والأكفأ للموارد الموجودة، دون أي استغلال لها.


• إضافةً إلى التأكد من أنّ الأداء التنفيذي للمنظمة يسير وفق مجموعة من السياسات والإجراءات المذكورة والموضحة في الخطة.

2- على صعيد للأفراد: وتتضمن ما يلي:

• يجب أن يكون العامل مطمئناً للعدالة التي تقوم بها عملية المراقبة؛ حتى يتمكن من الحصول على أشكال مختلفة.


• إتاحة الفرصة للأفراد لكي يتمكنوا من تجديد مهاراتهم وفقاً لما تفرضه وتتطلبه خطة العمل والمنظمة.


• حصول الأفراد الذين يتعاملون مع المنظمة على حقوقهم ، بأفضل جودة وبأقل سعر ممكن، في ناحية الحقوق المادية، أمّا المعنوية فتتطلب أن تكون هذه الحقوق رسمية وكاملة الكاملة.
  أساليب الرقابة يعتمد تطبيق الرقابة على أساليب متعددة ومتنوعة من حيث شمولها، ودقتها، وفيما يأتي معلومات عن أهم أساليب الرقابة:
  1- الرقابة بالاستثناء: هي عبارة عن أسلوب رقابي يعتمد على مراجعة الأخطاء المهمة، وتجاوز الأخطاء البسيطة، وذلك من أجل المساهمة بسهولة تطبيق الرقابة، وتبسيط تفاصيل تقارير الرقابة الإدارية.
  2- الملاحظات الشخصية: هي متابعة المديرين للعمل بشكل شخصي، والتأكد من نوعيته، وطريقة تحقيقه، وتعد الملاحظات الشخصية من أساليب الرقابة التي تنقل فكرة حقيقية عن الأداء.
  3- التقارير: وهي أسلوب رقابة مهم جدا، حيث تطبق بطريقتين الأولى مكتوبة، مثل التقارير الرقمية، وتقارير الأشكال البيانية، أما الطريقة الثانية فهي شفوية، تعتمد على نقل التقرير باستخدام الكلام المحكي.
  4- الموازنات التقديريّة: هي من الأدوات المستخدمة في وظيفة التخطيط، كما تشكل إحدى وسائل الرقابة المهمة، وتستخدم للمقارنة بين المخططات الفعلية، والإجراءات المطبقة واقعيا.
  5- نُظم المعلومات: هي الوسيلة التي توفر البيانات المناسبة للإدارة ضمن أي نشاط أو مجال تريد اختباره والتأكد من مدى صحته.
  شروط الرقابة يعتمد تنفيذ الرقابة وتحقيق الأهداف الخاصة بها على مجموعة من الشروط، منها:


• معرفة الإدارة بأهداف النشاطات التي تطبق الرقابة عليها، وذلك من أجل المساهمة بتحديد الأولويات الخاصة بالرقابة.


• إدراك الإدارة لكافة المهارات الفنية والخاصة بالعمل الذي تراقبه، حتى تتمكن من تعديله، والحكم على طبيعة اتفاقه مع نوعية السياسة المطبقة، وذلك من أجل تقييم الانحرافات الخاصة به.


• عدم تعدد الجهات الإدارية المطبقة للرقابة في العمل، وذلك حتى لا تشكل عائقا أمام تعامل الموظفين مع الرقابة.