Lakhasly

تمهيد:
إن نجاح أي مؤسسة يتوقف على الطاقم البشري، باعتباره القائد وأهم عنصر في هذا الطاقم كما يحتاج إلى مساعدين ومن بينهم السكرتيرة التي تعتبر عنصر مهم داخل المنشأة وبدونها لا يستطيع الرئيس أو المدير أن ينجز أي عمل لأنها همزة وصل بين المدير والمصالح الداخلية والخارجية للمؤسسة.المبحث الأول: مفاهيم عامة حول السكرتارية
المطلب الأول: مفهوم السكرتارية
كلمة فرنسية "secret" هي السر لتدل على ما تنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية كما يمكن تعريف وتعني السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في إنجاز كل موظف إداري أو كتابي بمهام وظيفته.اصطلاحا:
تلك الوظيفة التي تمد كافة الإدارات أو الرؤساء بالخدمات والمعلومات حتى يتمكنوا من إنجاز أعمالهم بطريقة هي مميزة في أقل وقت وأدنى تكلفة بالإضافة إلى القيام ببعض الأعمال الروتينية بهدف تحقيق الأعباء وتعتبر الساعد الأيمن للمدير والمسؤولين في إنجاز وأداء المهام.وتعرف كذلك: هي ذلك الجهاز بين العاملين في المجال الإداري بحيث تعتبر القلب النابض للمؤسسة وهذه لأهمية نشاطها والمتمثلة في مجموعة أعمال مكتبية إدارية.هي الجهة التي تقدم خدمات للمدير أو المؤسسة ككل في محال الأعمال كحفظ الملفات واستقبال وإرسال هي المكالمات الهاتفية وتصدير البريد والنسخ واستقبال الزوار وتنظيم المواعيد لمقابلة المدير .ومن خلال هذه التعاريف يمكن استخلاص التعريف التالي:
تقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته فإن ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز ومثل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية.المطلب الثاني: أهمية السكرتارية
إذا كانت السكرتارية تمثل تلك المفاهيم السابقة فإنه يمكن القول إن أهميتها تأتي من المبررات التالية:
 أن كبر حجم المنظمات وتعقد عماليتاها وتعدد مستوياتها جعل لهذه الإدارات المساندة أهمية خاصة فلم يعد لدى المدير الوقت الكافي للقيام بكثير من المهام وخاصة تلك المهام الروتينية التي هي لب عمل السكرتير أو مدير المكتب مثل عملية المراسلات وإعداد تقارير .الخ وبالتالي فهو بحاجة رأي الرئيس إلى من يعاونه في تنفيذ العديد من العمليات الإدارية ويمكن للسكرتارية تولي ذلك
 أن العمل بطريقة سليمة يتطلب أن تكون القرارات الإدارية بناء على البيانات والمعلومات الصحيحة التي يمكن أن يقدمها السكرتير بطريقة مبسطة ومختصرة. تنظيم الأعمال الإدارية والتسيير الحسن لها يؤدي إلى السرعة في تأدية المهام. تهدف السكرتارية إلى تقديم الخدمات المكتبية المغلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو إلى الإدارات الرئيسية في المنشأة هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إبقاء المديرين والإدارات الرئيسية في شغل أوقاتهم في ومن الأعمال الروتينية بحيث يتفرغون كليا لوظائفهم الرئيسية من تخطيط وتنظيم ورقابة وتمدهم بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات
 ولسكرتارية أهمية بالغة تستمد جذورها من مسؤولياتها المباشرة عن إدارة وتنفيذ برامج العمل والتنسيق بين عمل الإدارات المختلفة بالشركة كتحديد مواعيد الاجتماعات مع مسئولي الإدارات والأقسام بالشركة.المطلب الثالث: أنواع السكرتارية
أولا: السكرتارية العامة
في جميع المؤسسات الكبيرة والصغيرة نجد إدارة السكرتارية ويختلف حجم هذه الإدارة بحسب حجم والنشاط الذي يؤديه وتتمثل في المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات وتتلخص أعمالها في:
1. تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها
2. مراعاة الحفظ والترتيب والتصنيف .4. مسئولة على تنظيم الاجتماعات والندوات والمحاضرات والاحتفالات الرسمية والغير الرسمية
3. تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة
4. مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر
ثالثا: السكرتارية المتخصصة
ويطلق عليها السكرتارية الفنية وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها مثل:
السكرتارية القانونية، السكرتارية الصحفية،وسنلخص أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام
1. ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات
2. دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في محاله الخاص مع تقديم تقرير موجز
3. الاطلاع على ما يتجسد في مجال تخصصه من أبحاث
4. حفظ وتصنيف الوثائق الفنية في ملفات خاصة يسهل الوصول إليها. مدير مكتب تتلخص أعماله
1. تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها
3. البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس
4. حضور الاجتماعات مع الرئيس
تعتبر وظيفة السكرتير أو مدير المكتب وظيفة إدارته مساندة والإدارة في أوسع معانيها العملية التي تعني تهدف إلى استغلال الموارد المتاحة بغرض تحقيق أفضل النتائج للمؤسسة وللإدارة مجموعة من الوظائف التي تربط بها وظيفة السكرتارية ارتباطا مباشرا وذلك لكون من يعمل بوظيفة السكرتارية إنما يعاون القادة والإداريين العاملين فيها الذين يمارسون تطبيق وظائف الإدارة هذا من ناحية، ومن ناحية أخرى فإن من يعمل بوظيفة السكرتارية فلا غنى له عن تطبيق تلك الوظائف الإدارية في محيط وظيفة وعلى مستواها.2. وظيفة التنظيم
تهتم وظيفة التنظيم عادة بتوزيع الأعمال وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات الخاصة بالأفراد حيث تصبح أساسا لعلاقات العمل بين الأفراد والأقسام المختلفة سواء كان التنظيم رسميا أو غير رسمي، والسكرتير في الواقع العلمي يمارس هذه الوظيفة فبعض السكرتيرين يشرف على مجموعة من الأفراد في مجال الطباعة والنسخ وأعمال التصوير والاتصال وغيرها. ويلعب السكرتير دورًا بارزا في تقريب وجهات النظر بين القياديين وموظفيهم من ناحية وبين القياديين والموظفين والمتعاملين مع المنظمة. من ناحية أخرى.4. الرقابة والمتابعة
إذا كانت الرقابة أو المتابعة تعني " التأكد من أن الأعمال تتم وفق للخطط المرسومة مع تعديل الانحرافات إن وجدت" فإن السكرتير يستطيع من خلال تقييم عمله معرفة الصعوبات والأخطاء التي حدثت أثناء تأديته لعمله والاستفادة من ذلك تلاقيا لها في المستقبل.الشكل رقم (01): علاقة السكرتارية بوظائف الإدارة
المبحث الثاني: ماهية السكرتيرة
المطلب الأول: تعريف السكرتيرة
لغة:
وموظف يعد السجلات الإدارية التي تعمل فيها وغيرها من الأعمال المكتبية أو يتولى مراسلاتها.اصطلاحا:
يطلق لفظ السكرتيرة على الأفراد الذين يقومون بإنجاز جميع الأعمال المكتبية والخاصة المتمثلة في إعداد وكتابة الخطابات والمذكرات وتنظيم حركة البريد الصادر والوارد والمستندات وتنظيم الإجراءات الاجتماعات الخاصة بالعمل.هي الموظفة التي تقوم بمساعدة رئيسها وحفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق وبسهولة
وتعرف جمعية السكريتين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي:
مساعد إداري يثقف مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسئولية دون إشراف مباشر ويتمتع بقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له.وتعرف كذلك هي الموظفة التي تساعد رب العمل في إنجاز الأعمال الإدارية وتنظيم وقتها بأمانة تامة، وتسمى في كثير الأحيان بكاتمة الأسرار دلالة على قيمة الأعمال التي تقوم بها والتي تستند إليها من طرف رئيسها.المطلب الثاني: صفات السكرتيرة
يتعين عن السكرتير الناجح بضرورة تمتعه بمجموعة من المقومات الشخصية به، ويترتب على ذلك مجموعة الخصائص الشخصية والعلمية التي تتوفر بشكل عام في الشخص ذاته ومقوماته الخاصة والتي يختلف بها من شخص إلى آخر هذه المقومات ضرورية وهامة لنجاحه في أدائه عمله بشكل منظم وتتمثل هذه الصفات كما يلي:
• الصفات الشخصية
• الصفات العلمية
الفرع الأول: الصفات الشخصية
ومن الصفات الواجب توفرها في السكرتيرة هي كالآتي:
• أن يكون حامل على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية المكتبية
• معرفة النواحي المتعلقة بالاتصال الشفوي والكتابي
• تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس
الفرع الثالث: الصفات العملية
يجب على السكرتير أن يكون ملما بما يلي:
• النسخ والتصوير
• استعمال الهاتف
• مهارات الاتصال وغيرها
• يستلم البريد اليومي
• يفرز البريد اليومي
• يعرض البريد على المدير
• يوزع البريد على الأقسام المختصة
• يحفظ صورة من البريد الصادر
ثانيا: معالجة الاتصالات الهاتفية
• يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف
• يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال
• يجري الاتصالات المطلوبة للمدير
• يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير
ثالثا: إعداد المراسلات
• يحرر المادة المكتوبة
• يقوم بإجراء تصدير المراسلات الصادرة
• يصور الأوراق والمستندات المطلوبة
•
رابعا: تنظيم الاجتماعات
• يوجه الدعوى للمشاركين
• يوزع محضر الاجتماع
خامسا: تنظيم مواعيد المدير العام
• يعرض الأجندة على المدير
• يجهز البيانات المطلوبة
سادسا: استقبال زوار المدير العام:
• يستقبل الزوار
• يتخذ الإجراء المناسب حسب غرض الزيارة
• يقوم باستقبال كبار الضيوف
سابعا: ترتيب السفريات
• يجمع البيانات المتعلقة بالسفر
• يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها
• يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير
• يلغي الزيارة حسب
• الطلب المدير
ثامنا: تنظيم محفوظات الإدارة
• يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات
• يصنف المحفوظات
• يحضر الملفات عند الطلب
• يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة
• يطلع على ملف المتابعة يوميا
عاشرا: التنسيق للحصول على متطلبات الإدارة
• يعد بلاغات الصيانة والأعطال
• يستلم المواد والمستلزمات للإدارة
• يؤمن المواد والمستلزمات
حادي عشر: استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
• يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج word
• يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج Power point
• ينشئ الجداول باستخدام Excel
ثاني عشر: استخدام الأجهزة المكتبية
• يستخدم جهاز الفاكس
• يستخدم فرامة الورق

تمهيد:
إن نجاح أي مؤسسة يتوقف على الطاقم البشري، باعتباره القائد وأهم عنصر في هذا الطاقم كما يحتاج إلى مساعدين ومن بينهم السكرتيرة التي تعتبر عنصر مهم داخل المنشأة وبدونها لا يستطيع الرئيس أو المدير أن ينجز أي عمل لأنها همزة وصل بين المدير والمصالح الداخلية والخارجية للمؤسسة.
المبحث الأول: مفاهيم عامة حول السكرتارية
المطلب الأول: مفهوم السكرتارية
لغة:
كلمة فرنسية "secret" هي السر لتدل على ما تنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية كما يمكن تعريف وتعني السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في إنجاز كل موظف إداري أو كتابي بمهام وظيفته.
اصطلاحا:
تلك الوظيفة التي تمد كافة الإدارات أو الرؤساء بالخدمات والمعلومات حتى يتمكنوا من إنجاز أعمالهم بطريقة هي مميزة في أقل وقت وأدنى تكلفة بالإضافة إلى القيام ببعض الأعمال الروتينية بهدف تحقيق الأعباء وتعتبر الساعد الأيمن للمدير والمسؤولين في إنجاز وأداء المهام.

وتعرف كذلك: هي ذلك الجهاز بين العاملين في المجال الإداري بحيث تعتبر القلب النابض للمؤسسة وهذه لأهمية نشاطها والمتمثلة في مجموعة أعمال مكتبية إدارية.
هي الجهة التي تقدم خدمات للمدير أو المؤسسة ككل في محال الأعمال كحفظ الملفات واستقبال وإرسال هي المكالمات الهاتفية وتصدير البريد والنسخ واستقبال الزوار وتنظيم المواعيد لمقابلة المدير .... الخ

ومن خلال هذه التعاريف يمكن استخلاص التعريف التالي:
تقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته فإن ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز ومثل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية.

المطلب الثاني: أهمية السكرتارية
إذا كانت السكرتارية تمثل تلك المفاهيم السابقة فإنه يمكن القول إن أهميتها تأتي من المبررات التالية:

 أن كبر حجم المنظمات وتعقد عماليتاها وتعدد مستوياتها جعل لهذه الإدارات المساندة أهمية خاصة فلم يعد لدى المدير الوقت الكافي للقيام بكثير من المهام وخاصة تلك المهام الروتينية التي هي لب عمل السكرتير أو مدير المكتب مثل عملية المراسلات وإعداد تقارير ...الخ وبالتالي فهو بحاجة رأي الرئيس إلى من يعاونه في تنفيذ العديد من العمليات الإدارية ويمكن للسكرتارية تولي ذلك

 أن العمل بطريقة سليمة يتطلب أن تكون القرارات الإدارية بناء على البيانات والمعلومات الصحيحة التي يمكن أن يقدمها السكرتير بطريقة مبسطة ومختصرة.

 تنظيم الأعمال الإدارية والتسيير الحسن لها يؤدي إلى السرعة في تأدية المهام.

 تهدف السكرتارية إلى تقديم الخدمات المكتبية المغلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو إلى الإدارات الرئيسية في المنشأة هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إبقاء المديرين والإدارات الرئيسية في شغل أوقاتهم في ومن الأعمال الروتينية بحيث يتفرغون كليا لوظائفهم الرئيسية من تخطيط وتنظيم ورقابة وتمدهم بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات

 كما زاد من أهمية أعمال السكرتارية أنها لم تعد تلك المهن البسيطة التي يعتقد أن أي شخص يمكن أن يقوم بها وإنما هي أصبحت تتطلب قدرا عاليا من التأهيل والتدريب للقيام بها سواء كانت من الناحية المهارية أو السلوكية.

 ولسكرتارية أهمية بالغة تستمد جذورها من مسؤولياتها المباشرة عن إدارة وتنفيذ برامج العمل والتنسيق بين عمل الإدارات المختلفة بالشركة كتحديد مواعيد الاجتماعات مع مسئولي الإدارات والأقسام بالشركة.

المطلب الثالث: أنواع السكرتارية
أولا: السكرتارية العامة
في جميع المؤسسات الكبيرة والصغيرة نجد إدارة السكرتارية ويختلف حجم هذه الإدارة بحسب حجم والنشاط الذي يؤديه وتتمثل في المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات وتتلخص أعمالها في:

1. تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها


2. مراعاة الحفظ والترتيب والتصنيف ...... الخ


3. متابعة دوام العاملين وتحديد أوقات العمل


4. مسئولة على تنظيم الاجتماعات والندوات والمحاضرات والاحتفالات الرسمية والغير الرسمية

ثانيا: السكرتارية الخاصة
وهي تتمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء ليسير أداء مهمته وإنجاز عمله

1. 
   

   استقبال الزوار وفق جدول محدد

   
   


2. 
   

   الرد على المكالمات الهاتفية وتسهيل المكالمات الآخرين

   
   


3. 
   

   تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة

   
   


4. 
   

   مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر
   ثالثا: السكرتارية المتخصصة
   ويطلق عليها السكرتارية الفنية وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها مثل:
   السكرتارية القانونية، السكرتارية الصحفية، السكرتارية الطبية، وغيرها من مختلف المجالات الفنية.
   وسنلخص أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام

   
   


5. 
   

   ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات

   
   


6. 
   

   دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في محاله الخاص مع تقديم تقرير موجز

   
   


7. 
   

   الاطلاع على ما يتجسد في مجال تخصصه من أبحاث

   
   


8. 
   

   حفظ وتصنيف الوثائق الفنية في ملفات خاصة يسهل الوصول إليها.
    مدير مكتب تتلخص أعماله
   

   
   


9. 
   

   تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها

   
   


10. 
    

    مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله إذا طلب منه ذلك

    
    


11. 
    

    البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس

    
    


12. 
    

    حضور الاجتماعات مع الرئيس
    المطلب الرابع: أبرز وظائف الإدارة وعلاقاتها بالسكرتارية
    تعتبر وظيفة السكرتير أو مدير المكتب وظيفة إدارته مساندة والإدارة في أوسع معانيها العملية التي تعني تهدف إلى استغلال الموارد المتاحة بغرض تحقيق أفضل النتائج للمؤسسة وللإدارة مجموعة من الوظائف التي تربط بها وظيفة السكرتارية ارتباطا مباشرا وذلك لكون من يعمل بوظيفة السكرتارية إنما يعاون القادة والإداريين العاملين فيها الذين يمارسون تطبيق وظائف الإدارة هذا من ناحية، ومن ناحية أخرى فإن من يعمل بوظيفة السكرتارية فلا غنى له عن تطبيق تلك الوظائف الإدارية في محيط وظيفة وعلى مستواها.
    ومن أبرز وظائف الإدارة ذات العلاقة بالسكرتارية ما يلي:

    
    


13. 
    

    وظيفة التخطيط
    إذا كان التخطيط يعني وضع مجموعة من الافتراضات والتوقعات حول الوضع في المستقبل ثم وضع برنامج بين الأهداف المطلوب الوصول إليها خلال فترة محددة والإمكانيات الواجب توافرها لتحقيق هذه الأهداف وظيفة استخدام هذه الإمكانيات بالكفاءة والفعالية المطلوبة فإن السكرتير لا يستغني عن ممارسة التخطيط الذي يهدف إلى تحقيق أفضل النتائج.

    
    


14. 
    

    وظيفة التنظيم
    تهتم وظيفة التنظيم عادة بتوزيع الأعمال وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات الخاصة بالأفراد حيث تصبح أساسا لعلاقات العمل بين الأفراد والأقسام المختلفة سواء كان التنظيم رسميا أو غير رسمي، والسكرتير في الواقع العلمي يمارس هذه الوظيفة فبعض السكرتيرين يشرف على مجموعة من الأفراد في مجال الطباعة والنسخ وأعمال التصوير والاتصال وغيرها.

    
    


15. 
    

    وظيفة التوجيه والإشراف
    تهدف وظيفة التوجيه والإشراف إلى تدليل العقبات والصعاب التي تواجه الأفراد في مختلف العمليات التنفيذ للعمل، ويلعب السكرتير دورًا بارزا في تقريب وجهات النظر بين القياديين وموظفيهم من ناحية وبين القياديين والموظفين والمتعاملين مع المنظمة. من ناحية أخرى.

    
    


16. 
    

    الرقابة والمتابعة
    إذا كانت الرقابة أو المتابعة تعني " التأكد من أن الأعمال تتم وفق للخطط المرسومة مع تعديل الانحرافات إن وجدت" فإن السكرتير يستطيع من خلال تقييم عمله معرفة الصعوبات والأخطاء التي حدثت أثناء تأديته لعمله والاستفادة من ذلك تلاقيا لها في المستقبل.

    
    

الشكل رقم (01): علاقة السكرتارية بوظائف الإدارة

المبحث الثاني: ماهية السكرتيرة
المطلب الأول: تعريف السكرتيرة
لغة:
السكرتيرة أو السكرتير أمين سري، وموظف يعد السجلات الإدارية التي تعمل فيها وغيرها من الأعمال المكتبية أو يتولى مراسلاتها.

اصطلاحا:

يطلق لفظ السكرتيرة على الأفراد الذين يقومون بإنجاز جميع الأعمال المكتبية والخاصة المتمثلة في إعداد وكتابة الخطابات والمذكرات وتنظيم حركة البريد الصادر والوارد والمستندات وتنظيم الإجراءات الاجتماعات الخاصة بالعمل.
هي الموظفة التي تقوم بمساعدة رئيسها وحفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق وبسهولة

وتعرف جمعية السكريتين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي:

مساعد إداري يثقف مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسئولية دون إشراف مباشر ويتمتع بقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له.
وتعرف كذلك هي الموظفة التي تساعد رب العمل في إنجاز الأعمال الإدارية وتنظيم وقتها بأمانة تامة، وتسمى في كثير الأحيان بكاتمة الأسرار دلالة على قيمة الأعمال التي تقوم بها والتي تستند إليها من طرف رئيسها.

المطلب الثاني: صفات السكرتيرة
يتعين عن السكرتير الناجح بضرورة تمتعه بمجموعة من المقومات الشخصية به، ويترتب على ذلك مجموعة الخصائص الشخصية والعلمية التي تتوفر بشكل عام في الشخص ذاته ومقوماته الخاصة والتي يختلف بها من شخص إلى آخر هذه المقومات ضرورية وهامة لنجاحه في أدائه عمله بشكل منظم وتتمثل هذه الصفات كما يلي:
• الصفات الشخصية
• الصفات العلمية

الفرع الأول: الصفات الشخصية
تعتبر من المهام التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص يصعب تحسينها أو تغيرها في معظم الأحوال، ومن الصفات الواجب توفرها في السكرتيرة هي كالآتي:
• أن يكون أمينا صادقا يحفظ أسرار المؤسسة
• أن يكون قوي الثقة بالنفس
• أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة
• أن يتميز بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع
• أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام

الفرع الثاني: الصفات العلمية
إن الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها بقدر من التعليم والتدريب والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة في التعلم والتدريب على هذه الصفات والواجب على السكرتيرة أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدرته وتتلخص كالآتي:
• أن يكون واسع الاطلاع على ما يوحد في مجال عمله
• أن يكون على علم بجميع القرارات والتنظيمات التي تنظم محيط عمله
• أن يكون حامل على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية المكتبية
• معرفة النواحي المتعلقة بالاتصال الشفوي والكتابي
• تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس
الفرع الثالث: الصفات العملية
يجب على السكرتير أن يكون ملما بما يلي:
• الطباعة والإملاء
• النسخ والتصوير
• استعمال الهاتف
• معالجة المعلومات
• مهارات الاتصال وغيرها
المطلب الثالث: مهام السكرتيرة
أولا: معالجة البريد
• يستلم البريد اليومي
• يفرز البريد اليومي
• يعرض البريد على المدير
• يوزع البريد على الأقسام المختصة
• يحفظ صورة من البريد الصادر
ثانيا: معالجة الاتصالات الهاتفية
• يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف
• يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة
• يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال
• يجري الاتصالات المطلوبة للمدير
• يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير
ثالثا: إعداد المراسلات
• يحرر المادة المكتوبة
• يطبع المادة المحررة
• يقوم بإجراء تصدير المراسلات الصادرة
• يصور الأوراق والمستندات المطلوبة
• يصمم النماذج المطلوبة
•
رابعا: تنظيم الاجتماعات
• يحجز قاعة الاجتماعات
• يوجه الدعوى للمشاركين
• يجهز قاعة الاجتماع
• يعد محضر الاجتماع
• يوزع محضر الاجتماع

خامسا: تنظيم مواعيد المدير العام
• يسجل بيانات الزوار
• يعرض الأجندة على المدير
• يجهز البيانات المطلوبة
سادسا: استقبال زوار المدير العام:
• يستقبل الزوار
• يتخذ الإجراء المناسب حسب غرض الزيارة
• يقوم باستقبال كبار الضيوف
سابعا: ترتيب السفريات
• يجمع البيانات المتعلقة بالسفر
• يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها
• يجهز ملف السفر
• يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير
• يلغي الزيارة حسب
• الطلب المدير
ثامنا: تنظيم محفوظات الإدارة
• يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات
• يصنف المحفوظات
• يتلف المواد المحفوظة
• يحضر الملفات عند الطلب
تاسعا: متابعة أعمال الإدارة
• يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة
• يطلع على ملف المتابعة يوميا
• يتخذ الإجراء المناسب لمتابعة الموضوع
• يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه
عاشرا: التنسيق للحصول على متطلبات الإدارة
• يعد بلاغات الصيانة والأعطال
• يستلم المواد والمستلزمات للإدارة
• يؤمن المواد والمستلزمات

حادي عشر: استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
• يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج word
• يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج Power point
• ينشئ الجداول باستخدام Excel
• يصمم الهيكل التنظيمي للإدارة

ثاني عشر: استخدام الأجهزة المكتبية
• يستخدم جهاز الفاكس
• يستخدم فرامة الورق
• يستخدم أجهزة العرض الرأسية
• يستخدم آلة التصوير
ثالث عشر: تجهيز الأجهزة المكتبية
• يغذي الأجهزة المكتبية بالورق
• يصلح الأعطال البسيطة
• يبرمج الفاكس
رابع عشر: إعداد التقارير والإحصائيات الخاصة بالإدارة
• يستخدم نموذج التقرير المناسب
• يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين
• يعد التقارير الخاصة بالإحصائيات المتعلقة بالعمل
خامس عشر: إنشاء الأعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الإدارة
• ينسق إجازات العاملين
• ينسق إجراءات العمل الإضافية للعاملين
• يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الإدارة
خلاصة الفصل
تقوم السكرتارية بدور هام وحيوي في المنشآت على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار على تحمل أعبائهم حتى تحقق أهدافها ولدى يحرص المسؤولون في الإدارة على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المؤسسة باعتبارها الواجهة الإدارية والمرأة التي تعكس السير الحسن والكفاءة في أداء مهام والواجبات في المنشأة.