Lakhasly

همة وللمراسلات أهمية كبيرة نظرا لدورها في الحياة العملية واليومية فهي من الوثائق الإدارية الغالبة في الاستعمال وتتدرج أهميتها تبعا للمهام التي تتضمنها والتي يمكن حصرها في ما يلي: - نقل المعلومات : للمراسلات مكانة هامة في النشاط الإداري فهي من أهم وسائل نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين يكون موضوعها أوامر أو توجيهات وتعليمات من / أعلى أو اقتراحات من القاعدة من أجل تحقيق الهدف التي من أجلها أحدثت الإدارة وهي خدمة الصالح العام. 3-1 أنواع أو أقسام المراسلات الشخصية ويمكن تقسيم المراسلات أو الرسائل إلى ثلاث أنواع رئيسية هي كل الأعمال الكتابية التي تقوم بها منظمات الدولة وإداراتها كل حسب اختصاصه بهدف تطبيق إجراءات وسياسات الدولة المختلفة والاتصال والتنسيق والتفاعل بين الأطراف في كافة القطاعات الحكومية والخاصة والنقابات المهنية والأفراد داخل الكويت وخارجها لضمان مصالح الدولة بالإضافة إلى الرسائل العادية الداخلية والتي يتم تبادلها داخل الإدارات والأقسام ويمكن تقسيم الرسائل الإدارية والحكومية إلى الكتب الرسمية البلاغات التعاميم التقارير - الأوامر الإدارية - القرارات الإدارية محمدوف 4-1- التخطيط والإنشاء الإداري للمراسلات موجود بالورق إلا أنه قد يحدث أن الإدارة تستخدم في بعض المراسلات عبارات أو هذا وبالرغم من أن الأسلوب الإداري يحتاج إلى تركيب جمل من طرف الموظف ولكن يجب من المفروض على الجميع أن لا يستعمل سوى لغة صحيحة وأن يراعي دائما في الإنشاء الإداري أو المراسلات الوضوح وحتى يكون أسلوب المراسلات واضحة يجب مراعاة الحقيقي الذي لا يقبل الافتراض والتأويل وتعتبر كتابة المراسلات فن ومهارة ولابد لكاتبها من الإلمام بالأصول العامة لكتابة الرسائل ومن هنا يمكن تحديد شروط المراسلات الإدارية أو الرسالة الإدارية إلى نوعين: وهي الإسلوب : فاللغة التي تستعملها الإدارة ليست لغة خفية فهي تستعمل مجموعة من الكلمات الجارية التي ينبغي استعمالها لكي نعبر عن هذا وبالرغم من أن الأسلوب الإداري يحتاج إلى تركيب جمل من طرف الموظف ولكن يجب من المفروض على الجميع أن لا يستعمل سوى لغة صحيحة وأن يراعي دائما في الإنشاء الإداري أو المراسلات تتكون من أجزاء أساسية تشملها وهي: أو لا من إ إلى 9 جزء عملي مهيم أو تأكيد على 7- اسم وتوقيع الشخص المرسل ويكون التوقيع في نهاية الجملة ذكر عدد المرفقات 13-1 أنواع المذكرات واحهم جدا ١٠٠ بالامتحان أول أو اختيه وتعكس

تمهيد
1-1 مفهوم وأهمية المراسلات
المراسلات هي كل ما يتم تبادله وإرساله بين جهات مختلفة للمنظمة الواحدة داخلها أو خارجها سواء المنظمات الحكومية أو القطاعات .
الخاصة - أو هي وسيلة للتحاور والتواصل للمنظمة ونشاطها بصفة عامة
مع محيطها الداخلي والخارجي. ويمكن تعريفها بمجموعة الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها
وتستعلمها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى. وهي تنعكس في صورة مكاتبات ومحررات مختلفة بحيث يتم تداولها بين مختلف الأقسام والإدارات للمنظمة الواحدة أو خارجها مع مختلف الهيئات
والمنظمات .. همة وللمراسلات أهمية كبيرة نظرا لدورها في الحياة العملية واليومية فهي من الوثائق الإدارية الغالبة في الاستعمال وتتدرج أهميتها تبعا للمهام التي
تتضمنها والتي يمكن حصرها في ما يلي: - نقل المعلومات : للمراسلات مكانة هامة في النشاط الإداري فهي من أهم وسائل نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين
بالأمر . - دلالة مادية في الإثبات: وذلك على أساس أن الوثائق الإدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى الأدلة في الإثبات.
مستند قانوني للتحاكم في حالة التنازل والخلاف.
المراسلات المكتبية والتقارير
توفر الوقت والمال والجهد ووسيلة لإنشاء علاقات جديدة
. وفى هذا السياق وبالرغم من تطور وسائل الاتصال العصرية إلا ان المكتوبة تبقى أداة فعّالة وأكثر استعمالا
العلاقات الإدارية.
2-1 أهداف المراسلات
تعتبر المراسلات إحدى المقومات الأساسية لوجود الإدارة واحد هذا الآليات التي تقوم من خلالها بإنجاز المهام المنوطة بها .
وفي غالبية الوزارات والمصالح الحكومية يوجد بها موظفون يقومون بمعها مهم من أجل التواصل مع مصالحها المركزية أو الخارجية أو مع الغير ) مال يوميا مراسلات، يكون موضوعها أوامر أو توجيهات وتعليمات من / أعلى أو اقتراحات من القاعدة من أجل تحقيق الهدف التي من أجلها أحدثت الإدارة وهي خدمة الصالح العام.
عن طريق الكتابة للمطالبة ) التواصل داخل الإدارة شيء أساسي ويتم .
ويمكن إيضاح أهداف هذه المراسلات في التالي:
بشيء ما أو السؤال والاستفسار عن شيء ما .
التواصل من قبل المنظمة أو الجهة الحكومية مع محيطها الداخلي .
والخارجي بتحرير فعال.

• تمرير المعلومات وتبليغ القرارات.
  إعطاء حلول عدد من القضايا والإجابة على كثير من التساؤات
  المطروحة. - تنظيم المصالح العمومية تنيظما يؤمن تحقيق الغاية التي أحدثت من -
  أجلها .
  أنواع المراسلات الإدارية
  3-1 أنواع أو أقسام المراسلات الشخصية
  والحكومية تشكل المراسلات واحدا من أهم عوامل قوة المنظمة وتقع مسؤولية كتابة وإخراج هذه المراسلات على عاتق الموظف المسئول وبمشاركة إشرافية من قبل الجهة المختصة، ولم يتغير على مر السنين شكل المراسلات والمذكرات الكتابية لكن دخول الحاسب أدى إلى إمكانية تخصيص وتنسيق هذه الرسائل وطباعة العناوين واكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية، مما أدى إلى تطور عملية المراسلات بمجملها وازدياد فعاليتها وسرعتها.
  ويمكن تقسيم المراسلات أو الرسائل إلى ثلاث أنواع رئيسية
  أولا : المراسلات الخاصة (الشخصية)
  التجارية
  للتعبير عن التواصل والود والمشاركة وهي تكون عادة بين الأفراد وتنطوي في أسلوبها البسيط بأنماط وأشكال مختلفة حسب المناسبات التي ترسل من أجلها، وعادة تكون معروف طريقة كتابتها وصياغتها ومن أمثلتها (رسائل التهنئة - التعزية - الدعوة .. إلخ).
  ثانيا: المراسلات الإدارية والحكومية | أمل
  هي كل الأعمال الكتابية التي تقوم بها منظمات الدولة وإداراتها كل حسب اختصاصه بهدف تطبيق إجراءات وسياسات الدولة المختلفة والاتصال والتنسيق والتفاعل بين الأطراف في كافة القطاعات الحكومية والخاصة والنقابات المهنية والأفراد داخل الكويت وخارجها لضمان مصالح الدولة بالإضافة إلى الرسائل العادية الداخلية والتي يتم تبادلها داخل الإدارات والأقسام ويمكن تقسيم الرسائل الإدارية والحكومية إلى الكتب الرسمية
  البلاغات التعاميم التقارير - الأوامر الإدارية - القرارات الإدارية
  القوانين المراسيم).
  ثالثا : المراسلات أو الرسائل التجارية
  أو
  وهي الرسائل المتعلقة بأمور تجارية خالصة يرسلها التاجر لعملائه
  ومورديه وهذه الرسائل ذو أهمية بالغة فى توسيع حجم النشاط التجارى للأطراف المتعاملة في النشاط ويمكن تصنيف الرسائل التجارية وفقا
  للموضوع التي تعالجه كما في الشكل التالي:
  البيع والشراء
  تنظيم الحسابات المالية مع العملاء
  محدوف
  مجموعة الرسائل التجارية
  عمليات النقل والشحن والتأمين
  محمدوف 4-1- التخطيط والإنشاء الإداري للمراسلات
  الشكوى والاعتذار والتعويض
  إن المراسلات الإدارية أشكالا مختلفة من بينها الرسالة بأنواعها الشخصي والرسمي) والمذكرات الداخلية والتقارير والنماذج وغيرها ولذلك نجد أن كل إنشاء إداري تقتضي قبل كل شيء معرفة كافية للغة التي يقع بها التحرير وإلا فقد يكون هذا الإنشاء غير صحيح لغة وفكرا وأسلوبا ، ومن جهة أخرى يستوجب أن يكون هناك:
  الوضوح في التعبير عن الأفكار.


• التنسيق المنطقي للمعاني. الأسلوب الصحيح والدقيق. وتعتبر كتابة المراسلات فن ومهارة ولابد لكاتبها من الإلمام بالأصول العامة لكتابة الرسائل ومن هنا يمكن تحديد شروط المراسلات الإدارية أو
  موجود بالورق
  الرسالة الإدارية إلى نوعين:
  حفظ
  أ الشروط المتعلقة بالمادة والمضمون
  وهي الإسلوب : فاللغة التي تستعملها الإدارة ليست لغة خفية فهي تستعمل مجموعة من الكلمات الجارية التي ينبغي استعمالها لكي نعبر عن
  أفكارنا بوضوح ويفهمنا الغير بسهولة. إلا أنه قد يحدث أن الإدارة تستخدم في بعض المراسلات عبارات أو
  صيغا تقتضيها نوعية العمل الإداري، هذا وبالرغم من أن الأسلوب الإداري يحتاج إلى تركيب جمل من طرف الموظف ولكن يجب من المفروض على الجميع أن لا يستعمل سوى لغة صحيحة وأن يراعي دائما في الإنشاء الإداري أو المراسلات
  الوضوح وحتى يكون أسلوب المراسلات واضحة يجب مراعاة
  التفكير في مستوى تصور الوثيقة التي يتعين تحريرها .
  البساطة في التعبير عما نريد تبليغه للآخرين. أي تجنب التكلف والتصنع البلاغي حتى نضمن المضمون للمرسل إليه دون دفعه
  لإدراك موضوع الرسالة أو الهدف منها .
  الإيجاز وهو فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة.
  الدقة وهي تقتضي الحرص على استعمال الكلمات في معناها
  الحقيقي الذي لا يقبل الافتراض والتأويل
   
  الأسلوب الصحيح والدقيق. وتعتبر كتابة المراسلات فن ومهارة ولابد لكاتبها من الإلمام بالأصول العامة لكتابة الرسائل ومن هنا يمكن تحديد شروط المراسلات الإدارية أو
  موجود بالورق
  الرسالة الإدارية إلى نوعين:
  حفظ
  أ الشروط المتعلقة بالمادة والمضمون
  وهي الإسلوب : فاللغة التي تستعملها الإدارة ليست لغة خفية فهي تستعمل مجموعة من الكلمات الجارية التي ينبغي استعمالها لكي نعبر عن
  أفكارنا بوضوح ويفهمنا الغير بسهولة. إلا أنه قد يحدث أن الإدارة تستخدم في بعض المراسلات عبارات أو
  صيغا تقتضيها نوعية العمل الإداري، هذا وبالرغم من أن الأسلوب الإداري يحتاج إلى تركيب جمل من طرف الموظف ولكن يجب من المفروض على الجميع أن لا يستعمل سوى لغة صحيحة وأن يراعي دائما في الإنشاء الإداري أو المراسلات
  الوضوح وحتى يكون أسلوب المراسلات واضحة يجب مراعاة
  التفكير في مستوى تصور الوثيقة التي يتعين تحريرها .
  البساطة في التعبير عما نريد تبليغه للآخرين. أي تجنب التكلف والتصنع البلاغي حتى نضمن المضمون للمرسل إليه دون دفعه
  لإدراك موضوع الرسالة أو الهدف منها .
  الإيجاز وهو فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة.
  الدقة وهي تقتضي الحرص على استعمال الكلمات في معناها
  الحقيقي الذي لا يقبل الافتراض والتأويل
  تتكون من أجزاء أساسية تشملها وهي:
  العنوان الرئيسي للرسالة الإدارية. ر أولا (2) التاريخ الذي كتبت فيه الرسالة ويكتب في جهة اليمين أو اليسار
  أو لا من إ إلى 9
  جزء عملي مهيم
  حسب اجراءات الجهات ويكون في رأس الرسالة. الشخص المرسل إليه الرسالة وذكر صفته الوظيفية واللقب الرسمي
  4 التحية التي سوف تفتتح بها الرسالة. موضي
  5- جسد الرسالة أو ما يطلق عليه مضمون الرسالة ويكون معروض على
  شكل فقرات تبدأ الفقرة الأولى بذكر الشيء المطلوب، أو تأكيد على
  شيء تم حصوله أو أمر تم إنجازه.
  التحية الختامية التي سوف تختتم بها الرسالة الإدارية.
  7- اسم وتوقيع الشخص المرسل ويكون التوقيع في نهاية الجملة
  الختامية من اليسار. 8 إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفقات، تذكر في أسفل الرسالة مع .
  ذكر عدد المرفقات
  يجب كتابة الحروف الأولى من طابع الرسالة للرجوع إليه عند الحاجة
  وتكون في أسفل الرسالة من الجهة اليمنى.
  المذكرات الداخلية
  المراسلات المكتبية والتقارير
  المذكرة أهم وثيقة للاتصالات الإدارية الداخلية حيث تعرض لقضية محددة وتوجه في غالب الأحيان لشخص أو قسم بنفس الإدارة. وهي أكثر وسائل الاتصال الكتابية شيوعاً في مجال الأعمال والصناعة. وحتى وقت قريب كان استخدام المذكرة مقصور على المراسلات الداخلية في الشركات والمصالح والهيئات. أما الآن فإنها تستخدم بدرجة أكبر.
  تعريفها: اكتبي مصطلح 10-1
  المذكرة هي وثيقة إدارية داخلية تعالج قضية جارية وتوجه من مرؤوس إلى رئيسه أو من هذا إلى موظف تابع له، أو من زميل لزميله، كما تستعمل
  داخل المصالح المركزية أو الخارجية التي ينتمي إليها كل من المرسل
  والمرسل إليه.
  وكثيراً ما تتضمن المذكرة الداخلية عرض الموضوع، وتحليل سريع
  لبياناتها، مع عرض لوجهة نظر الشخص الذي قام بكتابة المذكرة.
  وتختلف المذكرة الداخلية عن التقرير في أن المذكرة أكثر اختصارا من التقرير، وأنها لا تحتاج إلى تطويل في المقدمات وهي تدخل في الموضوع بسرعة وتلخص المعلومات بشكل مرتب، وتقتصر على المعلومات الأساسية
  فقط، كما أن المذكرة تقترح طبيعة التصرف المطلوب. ما
  11-1 الهدف الرئيسي للمذكرة ؟
  هو توفير الوقت حيث تتم كتابة معظم المذكرات في ظل ضغط العمل حيث يكون على الكاتب أن يحلل رسالة أو موقف بسرعة وأن يرد بدقة ويعمل على تقديم معلومات وحقائق مباشرة ومحددة مصحوبة بتعميمات
  وتوصيات. كلما كان ذلك مناسباً بهدف تقديم خلفية تكفي للوصول إلى
  قرار مناسب واجراء ضروري.
  12-1 النقاط التي يجب مراعاتها عند كتابة المذكرات


• ضع النقاط الأكثر أهمية في البداية وبتتابع منطقي. - اسم المرسل إليه، ولماذا تكتب له والنتائج. محذوف


• استخدام العناوين والقوائم والصور عندما يكون ذلك ممكناً .
  ر - راجع المذكرة بعد ذلك بدقة للتأكد من وضوحها .
  اذكرى
  い
  13-1 أنواع المذكرات واحهم جدا ١٠٠ بالامتحان أول أو اختيه
  1- المذكرة الإخبارية: وهي وثيقة تحمل معلومات وأخباراً جديدة، يعتقد
  المرسل بجدوى إبلاغها إلى المرسل إليه وهي تستخدم بكثرة التبادل
  المعلومات وطلب الأجوبة.
  2- مذكرة استفسار: وهي الوثيقة التي تعالج موضوعاً سابقاً من أجل
  إتمامه أو إضافة معلومات جديدة ليس في الإمكان عرضها شفوياً
  ويتم توجيهه من رئيس أعلى إلى مرؤوس تابع له يستفسره عن واقعة
  معينة.
  المذكرة التحليلية أو التركيبية وهي وثيقة قصيرة ومركزة تلخص
  معلومات ومعطيات متفرقة موجودة بملف أو ملفات أو بوثائق مختلفة
  بشكل مرتب ومنظم ومفهوم لصالح شخص أو مصلحة معينة. وتعكس
  مذكرة التحليل جهود وكفاءة ومقدرة المحرر الكفء على دراسة
  الملفات والوثائق للوصول إلى الحقائق الثابتة.
  4- المذكرة الإدارية تستعملها المصالح الإدارية في الغالب كوسيلة
  اتصال داخلي وهي تصدر عن سلطة إدارية عليا ، تتضمن توجيهات