Lakhasly

اعداد الدورة المستندية لجميع الأنشطة، والتي تعد المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية ويرتبط بها المستندات المحاسبي في كل خطوات إعداده من قبل المحاسبة وتعرف بأنها المجموعة الإجراءات التي قد تساهم في المنحة المستند المحاسبي وتعتبر أيضا عدة أنواع الدورة المستندية وحسب الحاجة لها مثل المستندات الخاصة بالمشتريات والمبيعات والمخازن والنقدية والإدارة ومن اهم المستندات التي تخص قسم المحاسبة وهي التي يحدد طبيعة هذه المستندات المكملة الدورة سير المستندات هو طبيعة سيرعمل المنشأة أو الشركة وكيفية الرقابة عليها وسد الثغرات واكمال المعلومات الازمة اضمان سير العمل بشكل انسيابي وتسمح بأخذ النتائج من قبل الإدارة بالشكل المطلوب وتحديد مركز الشركة على اثر ذلك كما سنقول إنه تلعب التكاليف التي تنفقها الشركة للقيام دورا مهما في نجاحها يشكل عام خلال تحويل النقد إلى سلع أو خدمات وتعد الدورة المستندية للمخازن واغيرها من تصميم العملي والعملية الشراء ويمكن أن يكون لها تأثير كبير على إنتاجية الشركة قدرتها التنافسية وتحقيقها الأرباح إعداد إذن الدورة المستندية وهي: وتشكل الدورة المستندية المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية ويرتبط بما المستند المحاسبي في كل خطوات إعداداه من قبل المحاسب وهي لمراحلة الدورة المحاسبية لأي كان من الدورة المحاسبية وتعتمد على مخرجات الدورة المستندية اعتمادا كاملا وتتمثل الأوعية التي يسير فيها المستندات من التحرير مرورا بكافة مراكز الخدمة أو التكلفة التي تكون فيها تأثير متبادل وكذلك ينبغي التحقيق من صحة وأيضا على دقة المستندات وفحص والمتابعة البيانات حيث قد تساعد المستند على عمل قيد محاسبي ومن القيد المحاسبي إلى حساب الأستاذ ثم بعد ذلك يتم عمل ميزان المراجعة وبعد هذا القوائم المالية وجميع هذه الخطوات تحتاج إلى تحري الدقة وحتى لا تكون هناك خلل في بناء هذه المستندية ويعتقد الكثير من الدورة المستندية تبدء من بداية الحصول على الفاتورة الخاصة مثلا بعمليات الشراء ليتم تدوين القيود اللازمة حتى أعداد القوائم المالية وهذا ليس مفهوم صحيح لأنه ليس مبني على دورة مستندية حكيمة توضح الصورة الكاملة لسياسات الشركة تبدء الدورة المستندية في عمليات الشراء من بداية رغبة المنشأة أو احتياجات المنشأة من المواد المشتراة مثلا على ذكر نشاط المقاولات ستجد أن مدير الموقع يبدي برغبته في شراء مواد ومستلزمات تخص المواقع وبذلك بطلب شراء يوقع عليها وغيرها من المتطلبات البناء خطوات العمل . أن الدورة المستندية تشكل المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية والتي سوف تعتمد عليها جميع المستندية بشكل كامل، وكذلك الاعمال على جميع المجموعات والتقارير والبيانات التي يجب أن تزيد بها الإدارة علاوة على أنها لمساعد الإدارة التنفيذ وتخاذ فيها مجموعات وقرارات إدارية والصحية والتي سوف تعمل على نمو وأزدهر جميع العاملون بها في جميع القطاعات والوحدات المتعلقة بهذا المجال، وأيضا التأكد من صحة التجميع والترصيد.

المقدمة
اعداد الدورة المستندية لجميع الأنشطة، حيث قمت بتعبيرعن الدورة المستندية لأحد المجموعات الدورات الخاصة بالمحاسبة المالية وتعتبر الدورة لحاسبيه المرحلة أولا في تطبيق العمليات المحاسبية ، وتمثل العنصر الرئيسي الذي يسير فيه المستند، فهي خريطة تدفق وسير العمليات التي سوف تحدث والتي يتم من خلالها تجميع البيانات وتدوينها في اليومية وهي التي قد تتمثل أيضا في الخطوات أو المراحل التي يسير فيها المستند أو النموذج بدء بكتابية من الجهة الطالبة، ومروره بإدارات المختصة في الشركة والتي تتحقق من المستند ومرفقاته والمقدمة رأيها عليه، وبموجب الرأي تبني الإدارة التالية رأيها على المستند وأهمية التحقيق من المستند لأنه الأساس في بناء الحسابات وبعد مرور المستند بكافة الإدارات اللازمة يصل المستند لصاحب الصلاحية أو المدير التنفيذي وهو محمل بكافة المعلومات اللازمة لإصدار قرار سليم والتي قد تشارك فيه كافة الإدارات في الشركة وهو ما يعني اصدار قرار جماعي والحركة هذه المستند بين الإدارات المختلفة يحدد العلاقات بين تلك لتنفيذ نشاط معين والتي سوف يتم استخدام العديد من النماذج والسجلات في الدورة المستندية ولهذا تعتبر ذات أهمية كبيرة للمحاسب والمدقق داخل المؤسسات ، وهي الدليل المادي الذي يرتكزعلية في الرقة حيث توثق وتعمل على توضيح كافة التفاصيل عن العمليات بشكل لا يقبل الخطأ، وهي أيضا إحدى الدورات المحاسبة ، والتي تعد المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية ويرتبط بها المستندات المحاسبي في كل خطوات إعداده من قبل المحاسبة وتعرف بأنها المجموعة الإجراءات التي قد تساهم في المنحة المستند المحاسبي وتعتبر أيضا عدة أنواع الدورة المستندية وحسب الحاجة لها مثل المستندات الخاصة بالمشتريات والمبيعات والمخازن والنقدية والإدارة ومن اهم المستندات التي تخص قسم المحاسبة وهي التي يحدد طبيعة هذه المستندات المكملة الدورة سير المستندات هو طبيعة سيرعمل المنشأة أو الشركة وكيفية الرقابة عليها وسد الثغرات واكمال المعلومات الازمة اضمان سير العمل بشكل انسيابي وتسمح بأخذ النتائج من قبل الإدارة بالشكل المطلوب وتحديد مركز الشركة على اثر ذلك كما سنقول إنه تلعب التكاليف التي تنفقها الشركة للقيام دورا مهما في نجاحها يشكل عام خلال تحويل النقد إلى سلع أو خدمات وتعد الدورة المستندية للمخازن واغيرها من تصميم العملي والعملية الشراء ويمكن أن يكون لها تأثير كبير على إنتاجية الشركة قدرتها التنافسية وتحقيقها الأرباح إعداد إذن الدورة المستندية وهي:

1. مستندات الصرف


2. مستندات القبض أو وصولات القبض


3. مستندات قيد اليومية


4. مستندات البيع النقدي (الفواتير)


5. مستندات البيع الأجل (الفواتير)


6. مستندات المصروفات النثرية.
   ملاحظة: (قد تختلف دورة المشتريات وغيرها من خدمات باختلافات بسيطة من شركة الشركة حسب الى طبيعتها العملية).
   وعليه يمكن القول إنه ليس بالإمكان أجراء أي عملية وتوثيقها من دون مستند خاص بتلك العمليات.

معلومات عن الدورة المستندية
هي تعتبر من الدورات الخاصة في المحاسبة، وتكون الهدف منها هو دراسة العمليات المحاسبية، وتعرف بأنها المجموعة من الإجراءات التي تساهم في منح المستند المحاسبي صفة قانونية، وأيضا قد تساعد على التعلم المحاسب وكيفية القيام ببعض من القيود المحاسبية، وهي أيضا في هذا المقال يسعدنا بأن نقدم لكم شرحا مبسطا اكي نتعرف على معلومات عن الدورة المستندية فتابعونا لتتعرفوا على التفاصيل.

أهمية الدورة المستندية
المستندات والوثائق هي الركيزة الأساسية التي يقوم عليها القيد المحاسبي، وبالتالي فلا يمكن إنشاء القيود والتسجيلات المحاسبية بدون الاعتماد على وثائق استخلاص المعلومات منها، ويمكن الرجوع إليها للتأكد من صحة وسلامة التسجيل في السجلات المحاسبية.
• المستندات هي الحجة والدليل على حدث العمليات المالية.
• وإذا كانت العمليات المالية للشركة غير مؤيدة بالمستندات، فإن اخذها في الاعتبار قد لا يكون واردا عن التعامل مع الأطراف ذات العلاقات في التعامل مع الشركات.
• كالصاحب العمل لدية شركة صغيرة، يترك الأمور المالية وغالبا في عهدة المحاسب
• ثم يقوم بنفسه أو عن طريق مراجع خارجي بالمراجعة على المحاسبية، ومؤيدا للعمليات المالية التي تؤكد صحة هذه العمليات.
• كالمحاسب قانوني، يقوم بمراجعة حسابات الشركة، فإن دور المحاسب التأكيد من وجود ومطابقة المستندات التي تؤيد المصروفات والمشتريات والأصول المملوكة للشركة.
• حتى يعتد بها عند عمل القوائم المالية، وعند إعداد إقرار الضرائب العامة.
• كالمراجع داخل أو المراقب الحسابات، يقوم بمراجعة الحسابات والمشتريات والمبيعات والمخازن والنقدية والعهد وتصفيته والسلف والرواتب، فإنه يلزم وجود مستندات ضمن دورة مستندية سليمة معترف بها.

تعريف الدورة المستندية:
الدورة المستندية هي مجموعة من العوامل والتوضيحات المتخصصة بالمستندات داخل المؤسسة أو الجهات المتمثلة المجموعة الأوعية التي تسير فيها المستندات خلال المتابعة واطلاع عليها وخلال تتبع الدورة المالية، وهي التي قد تساهم في منح المستندات المحاسبي صفة قانونية والتي تساهم في التحقيق من مصداقيته حتي يتم لعمل بالقيود المحاسبة الخاصة بكل مستندات بأسلوب دقيق لترحيل إلي دفاتر المحاسبة والقوائم المالية لذلك يجب على المحاسب التأكد من صحة عملة حتي لا يظهر أي خطأ أثناء تنفيذ لباقي الخطوات المحاسبية كما شملت التحقيق من التدقيق المستندات وماكده من صحة البيانات الموجودة والتي تساعدك المستند على لعمل ولذى أصبح على قيد المحاسبة من خلال القيد الاستكمال عملية حساب والوصول الى ميزان المراجعة والقوائم المالية الجميع هذه المراحل وظواهر المدققة الكبيرة حيث لا يكون هناك أي مشاكل من خلال هذا المستندات. وأيضا تعتمد المحاسبية في عملها على الوثائق والمستندية وهي الركيزة الأساسية في العمل المحاسبي، وتشكل الدورة المستندية المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية ويرتبط بما المستند المحاسبي في كل خطوات إعداداه من قبل المحاسب وهي لمراحلة الدورة المحاسبية لأي كان من الدورة المحاسبية وتعتمد على مخرجات الدورة المستندية اعتمادا كاملا وتتمثل الأوعية التي يسير فيها المستندات من التحرير مرورا بكافة مراكز الخدمة أو التكلفة التي تكون فيها تأثير متبادل وكذلك ينبغي التحقيق من صحة وأيضا على دقة المستندات وفحص والمتابعة البيانات حيث قد تساعد المستند على عمل قيد محاسبي ومن القيد المحاسبي إلى حساب الأستاذ ثم بعد ذلك يتم عمل ميزان المراجعة وبعد هذا القوائم المالية وجميع هذه الخطوات تحتاج إلى تحري الدقة وحتى لا تكون هناك خلل في بناء هذه المستندية ويعتقد الكثير من الدورة المستندية تبدء من بداية الحصول على الفاتورة الخاصة مثلا بعمليات الشراء ليتم تدوين القيود اللازمة حتى أعداد القوائم المالية وهذا ليس مفهوم صحيح لأنه ليس مبني على دورة مستندية حكيمة توضح الصورة الكاملة لسياسات الشركة تبدء الدورة المستندية في عمليات الشراء من بداية رغبة المنشأة أو احتياجات المنشأة من المواد المشتراة مثلا على ذكر نشاط المقاولات ستجد أن مدير الموقع يبدي برغبته في شراء مواد ومستلزمات تخص المواقع وبذلك بطلب شراء يوقع عليها وغيرها من المتطلبات البناء خطوات العمل .
كيفية أستخدم الدورة المحاسبية وتتألف من عدة خطوات التالية:
 تجميع الوثائق والبيانات.
 التسجيل في الدفتر اليومي.
 الترحيل إلى دفتر لأستاذ.
 عمل ميزان المراجعة.
 عمل التسويات الجردية.
 عمل ميزان المرجعية بعد التسويات.
 إنشاء القوائم المالية.
أن الدورة المستندية تشكل المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية والتي سوف تعتمد عليها جميع المستندية بشكل كامل، والذي ستقوم عليه إنشاء نظام محاسبي متكامل الا بد في البداية من حصر موجودات ومطاليب المنسأة كالخطوة ولى ثم تأتي الخطوة الثانية وهي إنشاء دليل حسابات المؤسسة وأيضا الخطوة الثالثة وهي إنشاء الدورة المستندية.

أهداف الدورة المستندية:
هي في الحقيقة أن هناك العديد من الأهداف التي شملت الدورة المستندية ، وتضمنه هذي الأهداف والتحديات المجموعة من المهام المطلوب التنفيذ من خلالها على الإدارة، وكذلك الاعمال على جميع المجموعات والتقارير والبيانات التي يجب أن تزيد بها الإدارة علاوة على أنها لمساعد الإدارة التنفيذ وتخاذ فيها مجموعات وقرارات إدارية والصحية والتي سوف تعمل على نمو وأزدهر جميع العاملون بها في جميع القطاعات والوحدات المتعلقة بهذا المجال، وأيضا من أهدافها استخدام الجهاز الرقابة على جميع الأمور المالية ولإدارية المتعلقة بها المؤسسات والشركات ،وحيث تم ربط بين الأقسام التي سوف تقوم ببعض المهام المشتركة وعامل لمساعد بهذا الأقسام في السير الي طريق النجاح.
• تحديد ماهي المهام المطلوب التي سوف تنفيذها من قبل الإدارة.
• وأيضا تحدث فيها الاستخدام الرقابة على جميع الاعمال الإدارية والمالية.
• وأيضا هو المساعد لإدارة في اتخاذ الصحيحة والتي ستكون صالحة المؤسسة وذلك بناء على معلومات دقيقة.
• تحديد الوظيفة أو النشاط التي تسعى الإدارة لتنقيده.
• هي رابط بين الأقسام التي سوف تقوم بمهام المشتريات ولمساعدتها على العمل بشكل دقيق.
• أيضا معرفة قيم الأصول

أقسام الدورة المستندية أو المطلوبة عند بناء النظام المحاسبي
تنقسم الدورة المستندية إلى المقبوضات النقدية (وهي التدفقات النقدية الداخلة من خلال التحصيل النقدي من أنشطة التشغيل والاستثمار والتمويل، والمشتريات النقدية ) ، مشتريات وهي (الشركة التي سوف يتم تسديد قيمتها نقدا في تاريخ الشراء)، المصروفات النقدية وهي (التي قد تشمل جميع ما تم صرفه المعرفة رأس المال وتحديد الأرباح والخسائر)، المبيعات الأجلة وهي( المبيعات التي لا يتم سدادها بشكل الفوري ولكن يتم جدولتها )، المشتريات الأجلة هي (التي قد تمثيلة المشتريات الخاصة بالشركة التي تسدد قيمتها في تاريخ مؤجل)، المستودعات وهي (التي تشمل على إدارة ومراقبة حركة المخزون)، القيود المحاسبية وهي القيود اليومية مثل قيد المرتبات وقيد الهالك السنوية ) والقيود الحسابات الختامية هي ( في السطور القادمة نوضح الأنواع الرئيسية الثلاثة الدورة المستندية.
كما سوف نقول لكم بأن الدورة المستندية اهي أعداد ومجموعات وانشطة بطريقة الصحيحة والسليمة فلا بد أن نتعرف الى اقسامها الخاصة والمتعلقة بالدورة المستندية، وتنقسم هذه الدورة الى:
المقبوضات النقدية:
وهي عبارة عن التدفقات المالية والنقدية بداخل المؤسسة والتي تشمل تحصيلا النقدية والنشطات التي تشتغل عليها لاستثمار والتمويل التي سوف بقوم أحد الموظفين (أمين الصندوق) بقبض المال من أحد الأطراف، وبعد عده والتأكد منه يقوم بكتابة إيصال قبص على عدة نسخ يعطي بنسخة منها للطرف الذي دفع المال ويقوم بإرفاق نسخة منها مع كشف الصندوق ويبقى نسخة لديه يرفقها بنسخة عن كشف الصندوق، وهي عبارة عما تحصله الشركة من نقدية وتمويل واستثمار داخل الشركة.
المشتريات النقدية:
هي الممثلة في المشتريات والمنشأة التي قامت بتسديد نقدا في تاريخ الشراء، وأيضا هي أي مستثمر يرغب في النظر في المشتريات النقدية يجب أن ينظر بدلا من ذلك بيان التدفق النقدية، كما يميز بيان التدفقات النقدية بشكل أكبر بين المشتريات النقدية تمثل مشتريات المنشأة التي يتم سداد قيمتها نقدا في تاريخ الشراء إما من الخزينة أو من الحساب الجاري ويكون القيد المحاسبي، وهي أيضا عبارة عن المشتريات التي تقوم الشركة بشرائها نقدا.
المصرفات النقدية:
والمقصود من هذا المعرفة على جميع ما تم صرفه من قبلك والتي تستطيع بها تحديد رأس المال بدقة وكذألك تفادي من تحديات الخسائر وتحديد لأرباح وأيضا هي جميع ما تم صرفه لمعرفة رأس المال وتحديد الأرباح والخسائر وهي جميع ما تصرف من الشركة.
المبيعات الأجلة:
هي المقصود فيها المبيعات التي قامت بها المؤسسة والجهات ولم يتم تسديدها على الفور، وإنما يتم سدادها على المجموعة من الاقساط المجدولة، وهي المبيعات التي لا يتم سداد فوريا، ولكن بشكل مجدول وهي المبيعات تحت الحساب ومصطلح يطلق على المبيعات التي تسدد قيمتها في تاريخ زمني لا حق تسجيل المبيعات الآجلة في الدفاتر المحاسبية حسب موعد استحقاق السداد والخصومات المحتملة وأي فائدة مطبقة أو رسوم السداد المتأخر، وهي المبيعات التي لم يتم سداد قيمتها.
المشتريات المؤجلة:
هي التي تتمثل مجموعة المشتريات التي قامت عليها المؤسسات وتم الاتفاق مع الموردين على سداد ثمن هذه المشتريات على شكل مجموعات من الأقساط المجدولة، نظر لضيق الفارق في أسعار الفائدة ولربما لا تكون المشتريات المؤجلة هي البديل..، وما من سبيل الى تحاشى سعر الصرف هذا إذا ما واصلنا انجاز المشتريات الأجلة.
المستودعات:
يقصد فيه المراقبة على الموجود في المخازن أو في القبو لأرضي الذي يقومون فيه بتخزين كل ما يخص المؤسسات والجهات العاملة فالمجال ويكون مسمى بالمخازن ويكون مطابقة الموجود في المخازن بشكل فعلي مع المثبت في البيانات المقدمة الشركات وغيرها وأيضا تشمل إدارة ومراقبة المخزن، هي المستودع أو المخزن أي مبنى تجاري التخزين البضائع وتستخدم المستودعات بواسطة المصنعين الموردين، المصدرين بائعي الجملة، أعمال النقليات والجمارك وتكون مباني كبيرة منبسطة في المناطق الصناعية، وتتزود غالبا بمنصات تحميل الشحن وتفريغ البضائع من الشاحنات.
القيود المحاسبية:
هي كل ما يشمله العدد من القيود مثل القيود اليومية وقيود المرتبات وأيضا قيد الاستهلاك السنوي وأيضا القيود الحسابات الختامية، وهي أسلوب معين لتقييد العمليات المحاسبية بشكل أوضح فهي تعبر عن تبادل القيمة بين طرفي المعاملة المالية أي الدائن وهو الطرف الذي يقوم بدفع مبلغ مالي أو تقديم سلعة أو خدمة، والمدين هو الطرف الذي يقبض القيمة المالية أو يأخذ سلع أو خدمات، هي بعض القيود التي تقوم بها الشركة ومنها قيود اليومية والاهلاك السنوية وبعض القوائم المالية.
أنواع الدورات المستندية:
هي أن تكون القول هناك ثلاثة أنواع من الدورات المسندية، ومماثلة لهذي الأنواع من الدورة المسندية للمخازن، والدورة المستندية للمشتريات، والدورات المستندية للمبيعات.
الدورات المستندية للمخازن:
هي القصد فيه مجموعة من الإجراءات الذي سوف يتم فيه اتباعها لتوثيق عن جميع السلع الموجودة في المخازن، وأيضا المستندية التي يتم فيها تسجيل عمليات البيع والشراء والتأكد من هذا المستندات تكون الاستيراد والتصدير، وحيث ستقوم بعمليات مناقلة للمواد بين المستودعات يقوم أمين المستودع بتحرير وثيقة مناقلة ، وعند القيام بتسليم مواد أو استلامها يقوم أمين المستودع بتحرير سند استلام أو تسليم مواد وذلك في حال عمليات الاستلام والتسليم الداخلية والتي غالبا ما تتم بالنسبة للمواد الأولية ويوقع الطرف المستلم أو المسلم على السند ، يرسل أمين المستودع نسجا من هذه السندات مرفقة بكشف عن حركات المستودع إلى المحاسب الذى سيقوم بتسجيل قيود المستودع إذا كان النظام يقضي بتسجيل حركات المستودع الغير مولدة القيود المالية، وأيضا هي الدورة المسئولة عن متابعة المعلومات الخاصة بكافة السلع الموجودة داخل المخازن والعمليات المستندية التي تتم عليها من بيع والشراء ، وتهتم بتحقيق الرقابة على المخازن، وضمان تطابق الموجودات الفعلية مع المسجلة ورقيا، والتأكد من المستندات تصدير واستيراد المواد التي تتم خلال الفترة المحاسبية ، وتسجيلها بشكل يومي بناء على إجراءات خاصة بالشركة التجارية، وفي عالم اليوم أصبحت أهمية الكفاءة في استقبال المنتجات وتخزينها وشحنها من أهم أولويات أصحاب الأعمال، ولتعظيم أرباحك وتكون أحد الرواد غي مجالك فأنت بحاجة إلى إدارة مخزنك أو مستودعك بالشكل الأمثل ويعد إذن صرف من المخزن أحد مرحلة الدورة المستندية في المخازن وتتضمن إدارة المخازن دعم وتحسين وظائف المستودعات والمراكز التوزيع المختلفة ،ويعد التخطيط والتحكم اليومي في الموارد في المخزن الخاص بك او بالشركات وغيره من أمر بالغ الأهمية ويتضمن عمليات لا تتعلق فقط بالنقل والتخزين، بل وإدارية وغيرها من المتطلبات العمليات التخزين في عدة مجالات والعمال المخزنية.
 إذن إضافة للمخازن.
 إذن تحويل بين المخازن.
 محضر فحص واستلام.
 سند صرف بضاعة من المخازن.
 إشعار استلام بضاعة من العملاء.
 سند رجعة بضاعة.
الدورات المستندية للمشتريات: هي من خلال الدورة التي تتم فيها المتابعة الجميع إجراءات الشراء وقد تكون قائمة بها الشركات، وأيضا من قسم المشتريات نمطية وبعد المشتريات غير نمطية، أو المقصود منها بالمشتريات النمطية الجميع الأشياء التي كان فيه الشركة معتادة على شرائها بشكل مستمر ودوري، والمشتريات غير النمطية هي الإجراءات التي سوف يتم بدون تخطيط مسبق العملية الشراء، وأيضا إعداد المستندية الخاصة بها بشكل فوري كما يعتبر الهدف منها هو الاهتمام بالقيام بمتابعة المستندات الخاصة بعملية الشراء والتي تقوم بها الشركة خلال السنه المالية وتنقسم الى نوعين وهما.

1. المشتريات غير النمطية:
   هي عبارة عن المشتريات التي لا يتم التخطيط لشرائها من قبل، ومن أمثلتها هي طلب قرطاسية للكتب.


2. المشتريات النمطية:
   هي التي تقوم الشركة بشراء بشكل دوري، وتوجد لها العديد من القوائم والفواتير.

وأيضا نقول كأحد الأمثلة: (للمشتريات) هي تنخفض البضاعة في المستودع إلى حد إعادة الطلب فبقوم أمين المستودع بتسجيل البضائع الناقصة وإرسال قائمة إلى الموظف المسؤول عن المشتريات والذي يقوم بإعداد طلب شراء يتم إرسال إلى المواد الذى يقوم بدوره بإرسال عرض سعر إلى مسؤول المشتريات ، وبناء على عرض السعر يقوم مسؤول المشتريات بإنشاء أمر شراء يرسله لأمين المستودع وللمواد الذي سيقوم بإرسال البضاعة المطلوبة مرفقة بالفاتورة إلى المستودع والتي يقوم بها أمين المستودع بجرد البضاعة واستلامها والتأكد من مطابقتها لأمر الشراء وللمواصفات والكميات المطلوبة ثم يقوم أمين المستودع بإنشاء كسف بالمواد المستلمة مرفقا بالفواتير وأمر الشراء ويرسله إلى المحاسب بينما يحتفظ بنسخة من الكشف لديه، يقوم المحاسب بتسجيل قيود الشراء في دفاتره أو برنامجه المحاسبي بعد التـأكد من سلامة هذه العمليات ثم يقوم بأرشفة هذه الكشوف والفواتير وبذلك تنتهي الدورة المستندية للمشتريات.
وأيضا نقول كأحد الأمثلة: (للمصروفات ) هي إن في بعض المنشأة يتم تسليم مبلغ من المال المسؤول الشراء الذي يقوم بشراء المواد الاستهلاكية وسداد المصروفات المرتبة على الشركة أو المؤسسات وغيرها ، بتسمية هذه المبلغ الذي يتم تسليمه سلفا إلى مسؤول الشراء "عهدة" والتي يقوم بالإنفاق منها وعمل كشف يتضمن المبالغ (المقبوضة والمؤيدة ) مرفقا بالفواتير والمستندات المؤيدة الصحة التسجيل، حيث تبدأ الدورة المستندية في هذه الحالة من لحظة استلام المبلغ من أمين الصندوق والتوقيع على إيصال الدفع الخاص بالصندوق حيص يقوم مسؤول الشراء بأخذ نسخة عن الإيصال وإرفاقها بالكشف، وعند سداد إحدى المصاريف سيقوم المسؤول الشراء بإرفاق الفاتورة أو الإيصال بالكشف وهكذا حتي انقضاء المدة أو نفاد العهدة بقوم عندها بإرسال الكشف مرفقا بالفواتير الذي يقوم بالتأكد من الكشف والوثائق وتسجيل القيود اللازمة ثم بطلب أرشفة هذه الأوراق كاملة ، بعدها يقوم المحاسب بطلب عهدة جديدة لمسؤول الشراء سيقوم بصرفها إلى أمين الصندوق وهكذا تبدأ الدورة المستندية من جديد، حيث يتم إنشاء هذه الدورات المستندية بحسب حجم الشركات ونشاطها والكادر الذي يعمل ضمنها ، الغابة من هذه الدورات المستندية هي الحصول على المستندات التي تثبت العمليات المالية والتي تمت في المنشأة التي يتم الاستناد إليها في تسجيل القيود المحاسبية وإعداد التقارير، كما تعد هذه المرحلة ذات أهمية كبيرة في إنشاء نظام محاسبي متكامل يتضمن سلامة التسجيلات المحاسبية ضمن المنشأة.
الدورة المستندية لعملية الشراء والمصرفات تبدأ بما يلي:
 طلب شراء يصدر من الشركة للمواد.
 عرض سعر، من المورد.
 أمر شراء أو أمر توريد، تصدر من الشركة للمورد.
 فاتورة شراء تصدر من المورد للشركة.
 إشعار استلام البضاعة من المورد.
 إذن صرف نقدية من الشركة للمورد.

*الدورات المستندية للمبيعات: هي كل ما يخص بالمتابعة المستندية الخاصة بعملية البيع والتي سوف تقوم بها الشركة خلال السنة المالية، والتي تعتمد على المستندات واراء العملاء والطلبات التي تقدم الى الشركة للحصول على إحدى السلع الخاصة بها، أو الخدمات التي بتقديمها، وحيث سنقول أيضا هي التي تهتم بمتابعة عمليات البيع داخل المؤسسة خلال السنة المالية، وتختلف الدورة المستندية للمبيعات من شركة الى شركة أخرى وذلك بناء على حجم الشركة منها (كبيرة / متوسطة / صغيرة) وهي مراحل تمر بها إدارة المبيعات داخل الشركة بالتعاون مع الموظفين قسم الحسابات والمخازن، وهي التي تعتمد على للمبيعات وعلى دراسة اراء العملاء ، والطلبات التي يتم تقديمها للشركة من أجل الحصول على سلع معينة ، وسيقوم المحاسب المتخصص بإعداد الدورة المستندية للمبيعات باعتماد الوثائق الرسمية الخاصة بها، والتي تشتمل على الفواتير وبطاقات صنف المادة وتاريخ الاستحقاق، وعادة تحتوى مستندات المبيعات عبى العناصر التالية: الصنف والكمية المباعة، وسعر الوحدة الواحدة، والسعر الإجمالي، والخصم، وضريبة القيمة المضافة، وأي تكاليف أخرى وهنا سنقول من طبيعي إن الدورة المستندية للمبيعات تختلف من شركة الى شركة بناء على حجم الشركات وحجم إدارة المبيعات وجودة الشركة وتعني إن كانت شركة حجمها كبير ممكن هنا دورة المبيعات تأخذ شكلها الكامل وبيكون فيها أكثر من شخص مسؤول عن البيع وفي أشخاص مسؤولين عن تقديم عروض الأسعار وفي قسم خاص بالتعاقدات وهكذا في أغلب الأحوال قسم للمبيعات بيشتغل على سيستم معين أو على الأقل بيكون في برنامج إدارة المخازن في الشركة.

الدورة المستندية لعملية المبيعات تبدأ بما يلي:
• طلب أسعار يصدر من العميل الشركة.
• عرض سعر يصدر من الشركة للعميل.
• أمر توريد يصدر من العميل للشركة.
• فاتورة مبيعات تصدر من شركة للعميل.
• إذن صرف البضاعة للعميل.
• إيصال استلام نقدية من الشركة للعميل.

مراحل الدورة المستندية:
هي عبارة عن التسجيل في دفتر اليومي وتقوم الشركة بتحليل العمليات المالية، وتحديد الحسابات المدينة والدائنة ويتم تسجيل هذه الحسابات في دفتر اليومي عبارة عن القيود محاسبية، كذلك الترحيل لدفتر الأستاذ بعد أن يتم تسجيل هذه الحسابات في دفتر اليومية، ويتم ترحيلها لدفتر الأستاذ في المكان المخصص لها، وعلاوة على ميزان المراجعة قبل التسوية يتم إعداد ميزان المراجعة قبل التسوية، ليوضع به رصيد الحسابات الختامية، وأيضا القيام بإعداد قيود اليومية في النهاية الفترة المحاسبية ،وكذلك تحديد الإيرادات والمصروفات وبأضافة الى ذلك ميزان المراجعة بعد التسوية الجردية يتم إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية المطابقة لا أرصدة، والقيام بإعداد القوائم المالية. والذي سوف يتم فيها ترحيلها لدفتر الأستاذ في المكان المخصص لها،
 التسجيل في دفتر اليومية.
 الترحيل الي دفتر الأستاذ.
 أعداد ميزان المراجعة قبل التسويات.
 التسويات الجردية.
 اعداد ميزان المرجعة بعد التسوية.
 اعداد القوائم المالية / قائمة الدخل / قائمة المركز المالي.
*القوائم المالية/ هي عبارة عن مجموعة من التقارير المالية التي قد تو نص عليها تحص شركة أو مؤسسة ما تظهر فيها الوضع المالي للشركة من خلال فترة زمنية محدودة (السنة المالية)
*قائمة المركز المالي/ هي الميزانية العمومية وهي قائمة توضح الوضع المالي للشركة أو لمؤسسة في تاريخ اعدادها والذي يكون في نهاية السنة المالية، ويوجد بقائمة المركز المالي أرصدة الحسابات الرئيسية مثل: الأصول وهي تعبر عن ممتلكات الشركة والتي قد تحتوي على الأصول المتداولة ولأصول الثابتة أو طويلة الأجل.
الالتزامات/ هي الجانب الذي يوضح الديون المستحقة وللتغير على المنشأة يندرج تحتها كل من الالتزامات المتداولة والتزامات طويلة لأجل.
*حقوق الملكية/ هي عبارة عن مجموعة مساهمات الشركاء سواء في راس لمال أو الأرباح المحتجزة سنويا من صافي النشاط وتندرج تحتها راس المال ولأرباح المحتجزة والاحتياطيات.

مراحل الدورة المستندية في برنامج حسابات الشركات
• تسجيل في الدفتر اليومية: هي بأن يتم فيها أتحليل العمليات المالية وتحديد الحسابات (المدين والدائن) والتي سوف يتم تسجيل هذي الحسابات المالية في دفتر اليومية على شكل قيود المحاسبية.
• الترحيل الى الدفتر الأستاذ: هي بأن التسجيل سوف يتم عملية الترحيل وهي نقل العمليات المالية المسجلة في الدفتر اليومي الى قسم حساباتها أو في الدفتر الأستاذ العام الأمثلة عليها حيث يتم ترحيل كل مبلغ مدين في دفتر اليومي والى الجانب المدين من الحسابات.
• إعداد الميزان المراجعة قبل التسوية: هي قبل ما نقوم بعملية التسوية بان يتم إعداد ميزان والمراجعة العرض الجميع أرصدة الحسابات الختامية وذألك تجهيزات للخطوات التالية (وإعداد ميزان المراجعة بعد التسوية).
• التسويات الجردية: وهي المجموعات والإجراءات المحاسبية الفترة الدفترية مثل القيود اليومية في النهاية الفترة المحاسبية لتسوية الحسابية وتحديد الإيرادات والمصرفات.
• إعداد ميزان المرجعة بعد التسوية: بعد إعداد التسويات الجردية، والتي سوف يتم فيها إعداد ميزان المرجعة والمؤكدة من التطابق الأرصدة المدينة مع الأرصدة الدائنة والعكس تأثير القيود والتسويات الجردية.
هنا سنقول بأن المستند داخلي يقوم على المنشأة بتحريره الى سبيل عهدة مؤقتة لحين تسويتها وتعبير الاتصال المؤقت ضمن بنود النقدية وما في حكمها < لحين تسويته > ويكون مسلسل وأيضا تقوم على إدارة المراجعة وإدارة الحسابات باتخاذ إجراءات المتعلقة بمطابقة كشف حركة الخزينة باتصالات استلام النقدية وفواتير البيع أو العقود أو عرض الأسعار .... وأيضا التأكد من صحة التجميع والترصيد.

الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية
يمكن تفريق بينهم فيما يلي:
الدورة المستندية: هي عبارة الأدوات الأزمة لعمل الدورة المحاسبية، من مستندات معتمدة وسليمة قانونيا، وذات حجية وموثوقية مؤيدة لحدوث العمليات المالية بالشركات.
الدورة المحاسبية: هي عبارة عن السياسات والإجراءات وطريقة سير تحليل وتسجيل وتبويب وتخليص العمليات المالية وصولا للقوائم المالية الختامية.
هل تكتفي الدورة المستندية لتعزيز الرقابة المالية في الشركة الخاصة بك؟
هي بأن أحد أهم أساليب الرقابة المالية، وهي الفصل بين الوظائف فمثلا أن موظف الخزينة الذي يقوم وحده بدورة المقبوضات ودورة المبيعات ودورة المدفوعات ودورة المشتريات وهو عرضة للسهو والخطـأ وربما الغش أو التلاعب لا سمح الله.
ومن هنا فإن الدورات المستندية الصحيحة كافية لتعزيز الرقابة المالية بالشركة، وذلك كما أمكننا الفصل بين الوظائف، وبين محاسب مشتريات ومحاسب مبيعات وأمين خزينة وأمين مخزن وغيرها من الوظائف.