Lakhasly

نظم المعلومات الوظيفية
• تستخدم هذه النظم لدعم الوظائف والأنشطة المختلفة في الأعمال . إذ يوجد العديد من نظم المعلومات التي تدعم وظائف الاعمال المختلفة سواءً في المالية ، المحاسبة، التسويق، إدارة العمليات، وإدارة الموارد البشرية.
وتقدم نظم المعلومات الوظيفية الخدمات التالية للمستويات الإدارية :
• 1- التقارير الإدارية عن النشاطات الوظيفية في المنظمة.
• 2- امكانية الاسترجاع الفوري للمعلومات لمن يطلبها إن كان مخولاً بذلك.
السمات الرئيسة لنظم المعلومات الوظيفية
تشترك نظم المعلومات الوظيفية بمجموعة من السمات وهي:
1- تتألف نظم المعلومات الوظيفية من عدة نظم يدعم كل منها نشاط وظيفي معين.
2- تتكامل تطبيقات نظم المعلومات في الأنشطة لتشكل نظام وظيفي متماسك او مستقل بالكامل.
3- تتفاعل نظم المعلومات الوظيفية مع البيئة الخارجية مثل نظام معلومات الموارد البشرية والذي يجمع المعلومات عن سوق العمالة ، ويعمل على تحويل المعلومات الى المصادر الرسمية.
4- تدعم تطبيقات نظم المعلومات الوظيفية النشاطات الوظيفية بشكل رئيس، وايضاً تدعم المستويات الإدارية والاستراتيجية.
النظم من منظور وظيفي
تتوزع نظم المعلومات الوظيفية على الأنشطة الرئيسة في المنظمة من 1- تسويق ومبيعات، 2- تصنيع وانتاج، 3- مالية ومحاسبة، 4- موارد بشرية، لتقدم لها المعلومات المناسبة بهدف رفع الكفاءة الإنتاجية لها كما تمثل المورد الأساس للبيانات التي يتم معالجتها وترتيبها لتقديمها الى المستويات الإدارية المختلفة والتي تستخدمها في عمليات التخطيط العام للمنظمة.
ويلاحظ على هذه الأنشطة انها تعمل بشكل مستقل ، وإن النظم المنفصلة والمستقلة لا تستطيع تقديم الفعالية المطلوبة للأعمال .

نظم معلومات التسويق والمبيعات
نظام معلومات ينتج المعلومات المرتبطة بالأنشطة التسويقية والبيعية بالشركة، والتي تؤمن تخطيط وتحليل وعرض للمعلومات الضرورية للقرارات في مجال التسويق، وتحديد احتياجات المستهلكين من المنتجات والخدمات وتطويرها لمقابلة احتياجات المستهلكين ويعبر عنه بمصطلح :
Marketing and Sales Information Systems
ويعتبر التسويق أول مجال وظيفي يستخدم نظم المعلومات بعد ظهور نظم المعلومات الإدارية وسميت بنظم المعلومات التسويقية ولقد برزت الحاجة لهذا النظام لعدة اسباب منها:

• الانفتاح على الأسواق العالمية والتوجه نحو التسويق العالمي.


• التوجه نحو تلبية رغبات الزبون بدلاً من حاجاتهم بسبب زيادة عدد المنتجات المتماثلة وبالتالي الحاجة الى نظام معلوماتي فعال يزود المنظمة بالمعلومات.


• الحاجة الى معلومات اكبر حجماً وأفضل نوعية وفي الوقت المناسب لإتخاذ قرارات فعالة، وهذا ما يتطلب نظام معلومات للتعامل مع هذه المعلومات وإدارتها بما يتناسب والمتطلبات التسويقية للمديرين.
  وتلعب نظم المعلومات التسويقية دوراً في خدمة النشاط التسويقي في المنظمة من خلال دعم المزيج التسويقي(4Ps) المتمثل في:


• المنتج Product


• السعر Price


• المكان Place


• الترويج Promotion
  تدعم نظم المعلومات التسويقية الانشطة المختلفة المتعلقة بالتسويق في المنظمة سواءً التخطيط والتحسين والبيع للمنتجات المتوفرة في الاسواق كما تعمل على دعم وتطوير المنتجات الجديدة لأسواق جديدة بغرض تقديم أفضل الخدمات للزبائن الحاليين والمحتملين.
  كما وتعمل نظم المعلومات التسويقية عل تفعيل دور تكنولوجيا المعلومات (IT) في علاقات متبادلة مع المنتج لتجعل الشركة قادرة على استخدام طرق اكثر فاعلية من حيث امكانية استقبال الطلبات الكترونياً مباشرة مع المستهلك مما ينعكس على قيمة التوريد، وتعمل على تقليل السعر، تسمح بالترويج المباشر والحصول على فرص التجارة الالكترونية.
  النظم الفرعية لنظام المعلومات التسويقية
  تملك نظم المعلومات التسويقية العديد من النظم الفرعية (Subsystems) والتي توفر خدمات مختلفة للمنظمة مثل:
  1- نقاط البيع (Point-of-Sale): تترك نظم المعلومات التسويقية أثراً مباشراً ورئيسياً في نشاط المبيعات حيث تستطيع تكنولوجيا المعلومات تتبع العلاقة بين المستهلك والمنتج من خلال نظم نقاط البيع فتعمل على تتبع فواتير العملاء وجمع المعلومات عن المبادلات التجارية المتعلقة بالمشتريات والمخزون وتقدم بيانات تجميعية لكل عنصر يتكرر شراؤه في المخازن.
  2- نظم التوصيل/ التسليم Delivery Systems)): وتسمى ايضاً نظم النقل اللوجستي والتي تكون مسؤولة عن نقل المواد الى المناطق التي تحتاجها ويتطلب الدقة وتوفير المعلومات في نظم التوصيل، ولابد من التفكير بسلسلة التوريد بشكل متكامل يشمل المورد، نظام التوزيع، والمستهلك بحيث تغطي تكاملاً للأعلى وتكاملاً للأسفل.
  3- نظم أتمتة قوى المبيعات (Sales Force Automation Systems/SFA):
  تركز نظم أتمتة قوى المبيعات على معالجة واسترجاع البيانات المتعلقة بعملية الجدولة الشخصية لقوى المبيعات وتسهيل اتصالات الإدارة مع بعضها البعض وتقاسم المعلومات والملاحظات. وتقوم هذه العملية اساساً على استخدام البرمجيات لتطوير اوجه ومراحل عمليات البيع وما بعدها وهذا من شأنه أن يقلل من الوقت المنفق الذي تحتاجه القوة البيعية في انجاز كل مرحلة من مراحل عملية البيع.
  4- نظم إدارة الزبون ((Customer Management Systems:
  نظم معلومات تعمل على إدامة الزبون وربطه بالمعلومات ، وتتضمن القواعد الرئيسة في خدمة الزبون لمعرفة مدى إدراك أوضاع الزبون، والقدرة على التفاعل معه، والاستجابة على تساؤلاته المختلفة وأخذ ملاحظاته ومقترحاته المختلفة بعين الاعتبار لتقديم الخدمات المطلوبة بسرعة وفاعلية وتسمى ايضاً نظم إدارة علاقات الزبون CRM. وقد ظهرت نظراً للأهمية التي يحتلها الزبون في المنشأة ، فرضى الزبون من اساسيات مبادئ ادارة الجودة الشاملة.
  وتهدف نظم إدارة علاقات الزبون الى الآتي:
  1- تطوير رأي مشترك مع المستهلك لتحسين الخدمة وتلبية الرغبات المتغيرة.
  2- أتمتة العلاقة مع الزبون وزيادة التواصل معه والاجابة على تساؤلاته المختلفة.
  3- تحديث الملف الإلكتروني للزبون باستمرار.
  4- زيادة الحصة السوقية في الأسواق.
  5- السرعة والدقة في الوصول الى الأسواق.
  6- الوصول الى رضا الزبون ومن ثم ولائه.
  5- نظم التنبؤ بالمبيعات (Sales Forecasting Systems): تعمل نظم التنبؤ بالمبيعات المستقبلية عن طريق دراسة المبيعات التاريخية للشركة وكذلك تعمل على ربط قوى المبيعات معاً للحصول على حصة سوقية اكبر في المناطق المختلفة.

نظم معلومات التصنيع والإنتاج
نظام معلومات ينتج المعلومات المرتبطة بالأنشطة التصنيعية بالشركة خاصةً فيما يتعلق بالتخطيط، التطوير، إنتاج المنتجات والخدمات وكذلك تدفق المنتجات على خط الإنتاج وتعمل نظم معلومات التصنيع والإنتاج على تحقيق غايات الإنتاج، التخزين، ومتابعة مدى توفر المواد الخام اللازمة للإنتاج، كما تعمل على جدولة التجهيزات، التسهيلات، المواد، والعمالة المطلوبة لإتمام العملية الإنتاجية واخيراً تقدم نظم معلومات التصنيع والإنتاج المنتج الى تكنولوجيا المعلومات ليصل الى المستهلك الراغب به في المكان والزمان الصحيح . ويعبر عنه بمصطلح :
Manufacturing and Production Information Systems
وتعمل نظم الإنتاج والتصنيع على المستوى التشغيلي لمعالجة الأوضاع المختلفة المتعلقة بمهام التصنيع والإنتاج مثل مراقبة الآلات أو نظام تجهيز وتلبية طلبيات الشراء.
اما على المستوى الإداري فإن نظم الإنتاج والتصنيع يحلل، يراقب الموارد وجودة وكلف الإنتاج.
كما تهتم نظم التصنيع والإنتاج على المستوى الاستراتيجي بدعم النشاطات التي تهتم بالتخطيط والمراقبة لعملية إنتاج السلع والخدمات في خطة استراتيجية طويلة الأجل من حيث الموقع، والإستثمار في تكنولوجيا جديدة.
النظم الفرعية لنظام معلومات التصنيع والإنتاج
تتمثل هذه النظم بالآتي:
1- نظم المخزون Inventory Systems: تتابع نظم المخزون الرقابة على المخزون وإدارته وكذلك سياسات المخزون المختلفة من حيث تتبع حجم البضائع والمواد الداخلة والخارجة والمتحركة بين المخازن.
2- نظم عمليات التصنيع Manufacturing Operation Systems: تهدف نظم عمليات التصنيع الى السيطرة على الآلات والإنتاج إذ تعمل برامج الحاسب في المساعدة في ذلك وفي التسهيلات الحديثة من حيث القدرة على الربط مع نظم جدولة التصنيع.
3- نظم جدولة التصنيع Manufacturing Scheduling Systems: يتم من خلالها وضع ثلاث فلسفات لجدولة التصنيع هي: أ. جدول الإنتاج الرئيسي وهي خطة رئيسة لإنتاج المنتجات حيث تقوم المؤسسة بتحليل المبيعات السابقة وبناءً عليها تقوم بحساب المبيعات المتوقعة المستقبلية وتسمى هذه العملية عملية دفع التصنيع حيث ترغب المؤسسة بدفع تلك المنتجات للبيع. ب. عملية سحب التصنيع وتعتمد المؤسسة هنا على عملية سحب المنتجات من خلال التصنيع حسب الطلب ويطلق عليها مصطلح Kanban. ج. المزاوجة بين الفلسفتين من خلال استخدام عملية دفع التصنيع واستخدام عملية سحب التصنيع كمؤشرات لإعادة تكييف الجدولة.
نظم المعلومات المالية والمحاسبية
تعتبر الوظيفة المالية هي المسؤولة عن إدارة الأصول المالية مثل: النقدية، المخزون، والاصول الاخرى لتعظيم العائد على الإستثمار، والقيمة الإجمالية للأسهم ومن هنا فإن نظم المعلومات المالية والمحاسبية هي نظم معلومات تستخدم لتعقب سجلات الأصول المالية للشركة والتدفق النقدي.
وتعمل نظم المعلومات المالية والمحاسبية على المستوى التشغيلي على الإشراف على التدفق النقدي في الشركة من خلال التبادلات المختلفة من مدفوعات ومقبوضات.
وعلى المستوى الإداري فإنها تساعد المديرين على الإشراف والتحكم في الموارد المالية للشركة.
كما تؤسس على المستوى الإستراتيجي غايات استثمارية طويلة الأجل وتُزود بتنبؤات طويلة الأجل للمدى المالي.
النظم الفرعية لنظام المعلومات المالي والمحاسبي
وتنقسم الى فرعين: نظم محاسبية ، نظم مالية
المحاسبية:
1- نظم معالجة الطلبية Order Processing Systems: نظم تتابع بدقة وبطريقة فعالة أوامر العملاء وبيانات الإنتاج التي تحتاجها الشركة لتحقيق البيع ومراقبة وتحليل المخزون.
2- نظم الذمم المدينة Accounts Receivable Systems: نظم معلومات تنتج المعلومات المرتبطة بالذمم المدينة فتساعد على الاحتفاظ بسجلات حول مشتريات العملاء ومدفوعاتهم وتراقب عدد العملاء المدينين وحجم المديونية عليهم.
3- نظم الذمم الدائنة Accounts Payable Systems: نظم معلومات تنتج المعلومات المرتبطة بالذمم الدائنة فتساعد على تتبع المعلومات الخاصة بالمشتريات والمدفوعات والمحافظة على علاقة جيدة مع الموردين وتزويد الإدارة بالمعلومات التي تحتاجها لتحليل المدفوعات.
4- نظم سجل الرواتب Payroll Systems: نظم تعمل على استدامة البيانات حول دوام العمل، سجلات الموظفين، واصدار الشيكات للعمال بمستحقاتهم والالتزامات الاخرى سواءً للحكومة أو القطاع الخاص.
5- نظم دفتر الأستاذ العام General Ledger Systems: نظم تعمل على تماسك البيانات المستقبلية من المدفوعات والمقبوضات النقدية، سجل الرواتب، نظم المعلومات المحاسبية الأخرى والتي تقفل في نهاية السنة لإخراج الميزانية العمومية مما يؤدي الى دقة أعلى وكلف أقل.
النظم الفرعية لنظم المعلومات المالية:
1- إدارة النقد Cash Management: تجمع نظم إدارة النقد المعلومات حول النقد الداخل والخارج للمنظمة ويتم تقديمه كتقرير يومي، اسبوعي، شهري مما يساعد على تحديد البدائل المالية اللازمة واستراتيجيات استثمارها.
2- إدارة الأموال Treasury Management: ما يتعلق بوضع الشركة المالي من حيث المخاطر وتعظيم الفوائد وما يرافقها من التعامل بالأسهم والسندات.
3- الميزانية الرأسمالية Capital Budgeting
4- التنبؤ المالي والتخطيط Financial Forecasting and planning
نظم معلومات الموارد البشرية
نظام معلومات ينتج المعلومات المرتبطة بأنشطة الموارد البشرية، فهو مجموعة من الطرق والإجراءات تعمل على إدامة سجلات الموظفين والإشراف على مهاراتهم، الأداء الوظيفي، تدريب ودعم تعويضات العمال وتطوير المسار الوظيفي . إذ إن غاية إدارة الموارد البشرية هي تحقيق الفاعلية والكفاءة في استغلال الموارد البشرية ويعبر عنها بمصطلح Human Resources Information Systems
وتساعد نظم معلومات الموارد البشرية على المستوى التشغيلي في الإشراف على الإستقطاب والإحلال في عمالة الشركة كما يمكن ان تنتج تقارير متنوعة فيما يتعلق بالعمال وتصنيف الموظفين حسب مؤهلاتهم ،ونوع العمل وتقييم الاداء.
على المستوى الإداري تساعد نظم معلومات الموارد البشرية المديرين على استقطاب وتعويضات العاملين.
اما على المستوى الإستراتيجي تحدد نظم معلومات الموارد البشرية متطلبات القوى العاملة من مهارات، تعلم، وبما يتفق وخطط المنظمة طويلة الأجل.
وتدعم نظم معلومات الموارد البشرية الانشطة والوظائف الآتية:
1- مراقبة البرامج والسياسات
2- التخطيط لمقابلة احتياجات الموظفين للأعمال
3- إدامة سجلات دائرة الموظفين
4- دعم الاستقطاب، الاختيار، والاستئجار
5- الإحلال الوظيفي
6- تقييم الأداء
7- تطوير برامج تحليل المسار الوظيفي لتحديد طرق التطوير والتدريب والتقييم