Lakhasly

• تعريف التسيير الالكتروني للوثائق: -طريقة آلية للتسيير و التًتيب و التخزين و الأرشفة و البحث في لرال الوثائق . -يغطي لرموع التقنيات التي تسمح بتسيير تدفق الوثائق بالدؤسسة ىذه التقنيات لذا مهام اقتناء أو رقمنو الوثائق و تحويلها إلذ شكل لا مادي لأغراض تنظيم و تسيير و تكشيف و تخزين و البحث dématerialisation من اجل الاستًجاع و مطالعة و معالجة و بث الدلفات الرقمية أيا كانت طبيعتها . -لرموع التقنيات التي تسمح و تتيح الوصول بكل سرعة و بأقل تكلفة لشكنة للمعلومات و الوثائق التي تسيرىا الدؤسسة أو تلك التي ترد إليها سواء كانتمؤسسة أو إدارة فالتسيير الالكتًوني للوثائق مطلوب و لابد منو حيثما وجدت تضخم في الوثائق مثل :الوثائق التقنية، ملفات التامين ... -نظام آلر لتسيير الوثائق و تصنيفها و البحث عنها.مثل :تحويل الوثائق الورقية إلذ رقمية أو تسيير حياة الوثائق و تدفقها . و نستنتج من ىذه التعريفات أن التسيير الالكتًوني للوثائق ىو: الحلول و الإجابة على لستلف إشكاليات و صعوبات التسيير ،التخزين،البحث،الاطلاع،الدعالجة و دوران الدلفات أو الوثائق لرتمعة أو متفرقة. - لمحـة تاريخيــة: بدأت تقنية الأرشفة الالكتًونية لغاية حفظ الأرشيف الوسيط و النهائي في الدؤسسات العسكرية و تحولت التسمية من الأرشفة الالكتًونية إلذ التسيير الالكتًوني للوثائق منذ منتصف الثمانينات من القرن العشرين و كانت

الغاية منها ىي الدعالجة الالكتًونية للأرشيف الجاري و الوسيط و النهائي و اعتمدت التقنية على نظام مستخدم و عميل عبر نظام استغلال و نظام تسيير لقاعدة بيانات ترابطية أو علائقية باستخدام برلرية وشبكة لزلية. ظهر مصطلح اجمع 1994 في أواسط الثمانينات للدلالة على مفهوم الأرشفة الالكتًونية، وفي سنة GED على استخدام الدختصر APROGED لستصين فرنسيين في اجتماع لذم نظمة َ للدلالة على GEIDE مفهوم التسيير الالكتًوني للمعلومات والوثائق، الدوجودة لتفادي مفهوم الذي الضصر فقط على لرال GED الوثائق .ومنو توسيع الدفهوم ليشتمل جميع أنواع الدعلومات ا فيها البيانات ذات الدصدر الالكتًوني، وفي كلتا الحالتين فان كل من الدصطلحين يشيران في واقع الأمر إلذ نفس التقنيات و نفس GEIDE و GED الحلول . -مكونات التسيير الالكتروني للوثائق: يتكون نظام التصرف الإلكتًوني في الوثائق والدعلومات من أدوات ونظم ىي: - أدوات إدخال البيانات التقليدية +الداسح أو القارئ الآلر. - أدوات الخزن (القرص الصلب )+أقراص ضوئية رقمية. - أدوات الطباعة. - أدوات البث. (OCR). - نظام إدارة قواعد البيانات+نظم إدارة قواعد الصور+برنامج التعرف الضوئي على الحروف - أىداف التسيير الالكتروني للوثائق إن الأىداف الرئيسية للتسيير الالكتًوني للوثائق يمكن حصرىا في : -اقتناء الوثائق: ويكون على عدة أشكال : - إدماج الوثائق الورقية الدوجودة:أي تحويلها إلذ وثائق رقمية عن طريق وبعد التحويل يمكن Scanner فرزىا باستخدام تكنولوجيا خاصة تدعى ، حيث تستخلص معلومات من الصور الرقمية RAD

باستخدام تكنولوجيا أخرى تدعى ، التي تستخدم تقنية التعرف على الرموز السرية LAD Codes . ، وعلى حروف الكتابة اللغوية barres - إدماج الوثائق الإلكتًونية الدوجودة :وىي الجذاذات الدكتبية، ونشائب Fichiers PDF ... ، والوثائق الناتجة عن أنظمة النشر (COLD) - إنتاج الوثائق الالكترونية : ويمكن أن تكون نتيجة إجراء أو عدة إجراءات يقوم بها لستلف الأعوان بفضل برلرية . ( إعلام آلر جماعي (Logiciel) كما يمكن أيضا الحصول على Collecticiel) Logiciel d’information décisionnelle الوثيقة عن طريق برلرية إعلام آلر قراري بواسطة نموذج موجود في الأداة نفسها. - تبادل الوثائق الالكترونية:ويجري ىذا التبادل عندما ترغب ىيئتان مشتًكتان اقتسام وثائق الكتًونية، ويتم ذلك بربط أنظمتها الإعلامية الدسماة EDI.(Echange de données واستخدام مقياس موحد للمعلومات الدعيرةInformatisées. . - فهرسة الوثائق: ىي وصف الوثيقة ومضمونها قصد تسهيل استغلالذا .وينبغي ىنا أن نميز نوعين من الفهرسة : - الفهرسة التصنيفية التي تقدم وصفا شكليا للوثيقة لتسهيل عملية التصنيف والتًفيف (النمط، الدؤلف، العنوان، الدورد، التاريخ. ..الخ)، والتي تدكن لستلف أدوات البحث من استغلال ىذه الدعطيات. - الفهرسة حسب الدفهوم التي تهتم ضمون الوثيقة لتسيير عمليات البحث، ويتعلق الأمر ىنا بإحصاء العبرات الدتًدد استعمالذا (أي فهرسة إحصائية) أواختيار العبارات الدالة الدرتبطة بالوثيقة (ويسمى أيضا بالكلمات الدفتاحية)وجعلها في مكنز (Thesaurus). - تخزين الوثائق: إنها مرحلة ىامة، لأنها ركيزة لعمليات البحث والاستغلال وتداول الدعلومات لذا من غير الدعقول استخدام نظام تسيير دون التفكير في نظام التخزين. ولأداء ىذه الدهمة، لا بد من التفكير في الإشكاليات الآتية : - تكييف وسائط التخزين حسب حجم الوثائق الدراد تخزينها، حتى نتمكن من توفير وقت معقول للدخول، حسب وتيرة الطلب وأهمية الوثيقة؛

• 
  

  تنظيم التخزين تنظيما ىرميا حسب مضمون الوثائق (نص، فيديو، صورة. ..)ومصادرىا، ونمطها والحال التي توجد عليها - إدراج مدة الحفظ في الحسبان للتمكن من التصفية الدورية للنظام قصد تسهيل عملية التخزين وتغذية المحفوظات (الأرشيف
  
  . -البحــث: وىو أنواع عديدة: - البحث الدعياري :ويكون باستخدام التأليف بين الكلمات الدفتاحية التي أعدت في مرحلة الفهرسة - البحث في الدضمون :وىو بحث عن عبارات يتضمنها نص الوثيقة . وبصفة عامة، يمكن القول أن الفهرسة ونظام التخزين يؤثران على لصاح عمليات البحث، فكلما كانت الفهرسة أفضل، كان البحث أسهل وألصح. -الاسترجاع: تشكل الاستعادة إحدى أىم الغايات، لأن أي وسيلة للتسيير الالكتًوني للوثائق إن لد توفر لرموعة واسعة من طرائق الاستعادة، فإنها غير لردية، وىذا ما يجعل الوسيلة مهمة بالنسبة للجانب التعاوني، إذ ينبغي أن يكون في إمكان لستلف الدتعاملين تبادل الدعلومات، واستعادة أي وثيقة وعرضها على الشاشة، أو طبعها وإرسالذا عن طريق البريد الالكتًوني، أو إدراجها في جهاز العمل الدتدفق) لتصبح من معطيات الدخول، WorkFlow ( واستقبال وثائق أخرى؛ بالاظافة على توفير إمكانية تحسين الوثيقة وإثرائها قصد نشرىا على موقع الويب . وعليو تكمن أىداف التسيير الالكتروني في: - تشاطر الدعلومات من طرف عدة مستفيدين أو مستعملين. - الإتاحة عن بعد و الدطالعات الدتزامنة في نفس الوقت. - تسمح أيضا الاقتصاد في الورق .

  
  


• 
  

  الحد من إىدار الوقت و الجهد في عمليات البحث عن الوثائق و تنظيمها. - الحد من فقدان الدلفات و تشتتها. - الربط بين العاملين و تحقيق التكامل الوظيفي بين لستلف القطاعات و الأقسام و الأعمال. - توفير أدوات اتصال آلية و متقدمة. - توفير آلية تصنيف و تبويب تسلسلي بسيط و مرن للملفات و الوثائق. - توفير أداة بحث متقدمة في الوثائق و الدستندات تعطي نتائج دقيقة و سريعة. - سرعة الوصول إلذ البيانات و الدعلومات. -وظائف التسيير الالكتروني للوثائق: لنظام التسيير الإلكتًوني للوثائق والدعلومات عدة وظائف منها: - عقلنو طرق التصرف في الدعلومات والوثائق وعملية الإطلاع عليها. - التصرف الدطلق في لستلف الوثائق الدنشأة من قبل الدؤسسة أو الدرسلة إليها. - لزرك لتكشيف الدعلومات والوثائق يمكن من جعل عملية البحث أكثر سرعة. - السيطرة على كل البيانات بالدؤسسة وذلك بالربط بين القاعدة الإلكتًونية وقواعد البيانات الدرجعية أو البرامج الددلرة - مراقبة وحماية الدعلومات الحساسة بالدؤسسة . -سلسلة و اصناف التسيير الالكتروني و مراحل انجازه -الهيكلة العامة للتسيير الالكتروني للوثائق: لا يمكن الحديث عن نظام التسيير الالكتًوني للوثائق دون التعرض إلذ ىيكلة النظام العامة .التي يجب أن تتوفر و التي ينشا فيها النظام، و ىذه الذيكلة تتمثل في العناصر التالية: - شبكة إعلام ألر و أدوات اتصال، و تحويل الدلفات و الدراسلات المحلية، وىناك شبكات خارجية لذا العديد من التطبيقات .مثل :الدراسلات العمومية، والولوج إلذ قواعد الدعلومات الخارجية و غيرىا.

  
  


• 
  

  تشكيلات من التجهيزات و البرلريات الدسماة بالدوزعات، ويتمثل ىدفها في تقدنً خدمات للمستفيدين، كخدمات الطباعة، و حفظ الدعلومات و معالجة النصوص.و تطبيقات الإعلام الآلر و قواعد الدعطيات. - مناصب عمل عامة أو متخصصة لرهزة ختلف الأدوات التي تدكن الدوظف أو الدستفيد من لزاورة النظام . -أصناف التسيير الالكتروني للوثائق: يمكن توزيع تطبيقات التسيير الالكتًوني للوثائق على خمسة أصناف كبرى ىي: - التسيير الالكتًوني الإداري للوثائق :إن التسيير الالكتًوني للوثائق بشكل عام ىو جزء من التطبيقات الإجمالية للتسيير،و ىو يمكن الدستفيد من الوصول السريع إلذ صور عن الوثائق التي يريدىا من دون أن يتنقل، أو تتجمع الدلفات على مكتبو بشكل يجعل من الصعوبة استًجاع ما يحتاجو من وثائق في الوقت الدناسب. يلعب التسيير الالكتًوني للوثائق دور مهم في لستلف القطاعات الدوزعة على نطاق واسع،لشا يستوجب دعم النظام بوسائل و أدوات اتصال متطورة بحيث تستطيع لستلف الوحدات إن تتبادل الدعلومات والوثائق فيما بينها عبر الشبكة،أو طلب التزويد علومات معينة،أو اخذ الرأي عن مضمون وثائق معينة،أو التصديق على وثيقة معينة عن طريق التوقيع الالكتًوني. - التسيير الالكتروني للوثائق المكتبية:يتجسد التسيير الالكتروني للوثائق والدعلومات في إطار الإعمال الإدارية التقليدية التي يسيطر عليها أسلوب الاتصال في إطار العمل الجماعي، يستخدم التسيير الالكتًوني للوثائق الإدارية برلريات تقليدية معروفة مثل و M. Word التي Excel... تستخدم في تحرير النصوص و كتابة الوثائق الدختلفة،كما إن ىذا النظام يعطي فرصة تبادل الوثائق و الدعلومات من خلال الدراسلات الالكتًونية. - التسيير الالكتروني للوثائق الأرشيفية:يعرف بالأرشفة الالكتًونية،يقوم بالتخزين والتكشيف التلقائي،حيث تخضع جميع الوثائق الدطبوعة وغير الدطبوعة إلذ تطبيقات معينة باستخدام أدوات الإعلام

  
  

الآلر من تجهيزات وبرلريات،ويتم حفظ نسخ الكتًونية للمواد الأرشيفية،لشا يمكن من تخزينها في موزعات النظام،أو وسائط الكتًونية . - التسيير الالكتروني للأرصدة الوثائقية:يتوقف عمل التسيير الالكتًوني للوثائق والدعلومات في البحث الوثائقي على نطاق أوسع بالدكتبات ومراكز الدعلومات ودور الأرشيف.يقدم النظام إمكانيات للوصول إلذ لزتويات الوثائق(النصوص، الأشكال، الصور. ..)يتميز ىذا النوع من أنظمة التسيير الالكتًوني للوثائق والدعلومات باعتماد طرائق للتكشيف والبحث التي تتطلب وجود مكانز،وىذا يستدعي تبني استًاتجيات دقيقة في التكشيف والبحث تبعا لنوعية الوثائق. - التسيير الالكتروني التقني للوثائق والمعلومات:يسمى في بعض الحالات بالتسيير الالكتًوني الدهني للوثائق والدعلومات،ويتعلق بجميع التطبيقات الخاصة بتسيير الوثائق الالكتًونية لدهنة معينة.يطيف ىذا النوع من الأنظمة في الدخابر الكبرى،ومكاتب الدراسات التحكم في الوثائق الخاصة بها،وإمكانية تبادل الدعلومات والوثائق بين فروعها الدختلفة. كما يمكن تقسيم أصناف نظم التسيير الالكتًوني للوثائق بحسب الأىداف: نقطة في البوصة الواحدة) معالجة وصفية 600( للحفظ:يتطلب رقمنو من الدستو ى العالر GED سطحية، وسائط للحفظ على الددى البعيد. ( للإتاحة المحلية:يتطلب رقمنو من GED نقطة في البوصة الواحدة)ب رنامج معالجة 300 . ) وتكشيف موضوعي OCR( النصوص ، تعرف ضوئي على الحروف نقطة في البوصة الواحدة وأدنى من التكشيف 75( للبث عبر الوب:يتطلب رقمنو من الدستوى GED . -مراحل انجاز التسيير الالكتروني للوثائق: يتكون نظام التسيير الالكتًوني للوثائق و الدعلومات بشكل أساسي من عدد من الدراحل لوضع النظام حيز التطبيق أهمها:

• مرحلة الدراسة القاعدية: و فيها يتم حصر الدوجودات، ووضع دفتً الشروط، واقتًاح النظام الدناسب.ثم اختيار الدؤسسة التي ستكلف بتًكيب النظام وفق ما تقتًحو من نوعية للبرلريات و التجهيزات، و كلفة الالصاز و آجال التنفيذ. - مرحلة التنفيذ: و فيها تتم تركيب التجهيزات الدناسبة و ربطها بوسائل الاتصال و الدصالح الدتواجدة بالدؤسسة. - مرحلة التجريب: و فيها يشغل النظام تحت رقابة لجنة متخصصة، غالبا ما تشكل من خبراء في الأرشيف و الدعلوماتية لددة لا تقل عن ثلاثة أشهر . ا يمكن من لصاح العملية يسلم الدشروع بشكل نهائي للدؤسسة.