لخّصلي

حيث تبدأ بتضمين المحضر رقم الاجتماع ، ثم تحديد وقت الاجتماع الساعة التي بدأ فيها الاجتماع ) ، ثم مكان انعقاد الاجتماع ( قاعة الاجتماعات ) ، بعد ذلك يذكر الكاتب اسم رئيس الاجتماع ووظيفته ، ثم يسجل أسماء الحضور المجتمعين بالترتيب حسب الأقدمية الوظيفية ، خاصة في الاجتماعات التي يتطلب انعقادها اكتمال النصاب القانوني من الأعضاء ، وأسباب الاعتذار التي قدموها إلى رئيس الاجتماع إن وجدت ، وأسماء الغائبين عن الاجتماع . . صلب المحضر ( المضمون ) يحتوي صلب المحضر على ما تم تداوله في الاجتماع من نقاط جدول الأعمال ، والمحاورات والآراء التي تمت في أثناء الاجتماع بشكل موجز ، ثم يتبع بنص القرار الذي اتخذه المجتمعون بشأنه ، الخاتمة في نهاية تحرير المحضر لابد لكاتبه من أن يوثق زمن نهاية الاجتماع ، وتوقيع كاتب المحضر ( أمين الجلسة ) ، ثـم يـــدون أسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع ؛ وفيما يلي ملخص خطوات كتابة المحضر : ١- تحضير جدول الأعمال للمساعدة في تنظيم النقاط ، وتسلسلها في أثناء - تحضير المسودة التي كتبت في أثناء الاجتماع . تسجيل المعلومات التوثيقية في مقدمة المحضر ( زمن البداية ، ٤- عرض كل نقطة من جدول الأعمال على حدة ، ٥- يختم المحضر بمعلومات توثيقية زمن نهاية الاجتماع ،

المقدمة تحتوي المقدمة على معلومات توثيقية مهمة . حيث تبدأ بتضمين المحضر رقم الاجتماع ، ثم تاريخ انعقاد الاجتماع باليوم والشهر والسنة ( / / ١٤ هـ ) ، ثم تحديد وقت الاجتماع الساعة التي بدأ فيها الاجتماع ) ، ثم مكان انعقاد الاجتماع ( قاعة الاجتماعات ) ، بعد ذلك يذكر الكاتب اسم رئيس الاجتماع ووظيفته ، ثم يسجل أسماء الحضور المجتمعين بالترتيب حسب الأقدمية الوظيفية ، وعددهم ، خاصة في الاجتماعات التي يتطلب انعقادها اكتمال النصاب القانوني من الأعضاء ، ثم يختم المقدمة بأسماء المعتذرين ، وأسباب الاعتذار التي قدموها إلى رئيس الاجتماع إن وجدت ، وأسماء الغائبين عن الاجتماع . . صلب المحضر ( المضمون ) يحتوي صلب المحضر على ما تم تداوله في الاجتماع من نقاط جدول الأعمال ، والقرارات التي تم اتخاذها فيه فيصف المداولات ، والمحاورات والآراء التي تمت في أثناء الاجتماع بشكل موجز ، وأفضل طريقة لذلك هــي اتباع تسلسل الموضوعات كما جاءت في محاور جدول الأعمال ، حيث يذكر الموضوع ، ثم يتبع بنص القرار الذي اتخذه المجتمعون بشأنه ، وينبغي أن يتسم عرض الموضوع بالصدق ، والحياد والموضوعية ، وأن يبتعد عن التعبيرات المجازية ، وأن يتصف صوغ القرار بالدقة والصراحة ، وأن ينتقل من نقطة إلى نقطة : الموضوع أولا ، يليه القرار أو التوصية التي اتخذت فيه ، ثم الموضوع الثاني ، والقرار الذي اتخذ فيه ... وهكذا حتى ينتهي من تحرير كل الموضوعات ، والقرارات الصادرة فيها .

الخاتمة في نهاية تحرير المحضر لابد لكاتبه من أن يوثق زمن نهاية الاجتماع ، ثم يدون اسم ، ووظيفة ، وتوقيع كاتب المحضر ( أمين الجلسة ) ، ثـم يـــدون أسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع ؛ لأخذ توقيعاتهم على نص المحـضـر بعـد طباعته . الكتابة . وفيما يلي ملخص خطوات كتابة المحضر : ١- تحضير جدول الأعمال للمساعدة في تنظيم النقاط ، وتسلسلها في أثناء - تحضير المسودة التي كتبت في أثناء الاجتماع . تسجيل المعلومات التوثيقية في مقدمة المحضر ( زمن البداية ، والمكان ، والحضور ) . ٤- عرض كل نقطة من جدول الأعمال على حدة ، يتبعها بنص القرار الذي اتخذ بشأنها . ٥- يختم المحضر بمعلومات توثيقية زمن نهاية الاجتماع ، واســـــم كـاتــــب المحضر ، وتوقيعات الحضور ) .