لخّصلي

‎الجرد والتسوية يعتبران من المتطلبات الأساسية في إدارة المخازن وهناك حاجة لإجراء فحص من وقت لآخر بالنسبة لجميع المواد الموجودة في المخزن بواسطة شخص آخر بخلاف خازن المستودع وتتم عملية الجرد على الموجودات من المواد والمعدات للتأكد من الاتي: ‎أ. تطابق واقع المخزون الفعلي مع الوثائق الإحصائيات . ‎ب.صلاحية المخزون الخدمة . ‎ج. التخزين الجيد بالطريقة الصحيحة 2. ‏كما أن نتائج الجرد سوف تساعد في تأكيد الأرقام الدقيقة المخزون والتي بموجبها يتم الحسابات الدقيقة للتزويد وأعداد طلبات إعادة التدوير . المقصد 3. ‏أن القصد هو توضيح انواع الإجراءات التي تتم خلالها عملية الجرد و الوسائل المتبعة لي لاجرائها. تعريق عملية الجرد 4. ‏هي من الأدوات الأساسية في إدارة المخزون حيث تقوم هذه العملية ‏بمطابقة الكميات الموجودة في المخزن مع الكميات المسجلة في السجلات وذلك للتأكد من صحة البيانات التي من خلالها عمليات الجرد. أنواع إحراءات الجرد 4. ‏يتم إجراء عملية الجرد في المخازن الرئيسية والفرعية للخدمات الهندسية حسب الأنواع التالية: أ. الجرد الدوري : ‏يتم الجرد الدوري حسب البرنامج السنوي المعد من قبل فريق الجرد ويشمل على جميع المواد المخزنة في المخازن. ب. الجرد الخاص: ‏تنعقد لجنة الجرد الخاص حسب التعليمات الصادرة من رئيس الخدمات الهندسية أو مدير اللوازم وذلك للتحقيق و التحري حول الأسباب التالية: (١) ‏التحري بشأن إية نواقص ناتجة عن فقدان المخزونات او شك في حدوث فقدان بعض الأصناف. (٢) عند تبديل القادة. (٣) ‏عند فقدان المخزوننات من إجراء الحريق أو السرقة. (٤) ‏أي أسباب أخرى تستدعي ذلك. إجراءات لجنة الجرد: 5. ‏على فريق الجرد إجراء فحص فعلي على لكافة المواد والمعدات في المخازن واتباع الإجراءات التالية: أ. ‏تجهيز وأعداد نموذج الجرد والتسوية. ب. ‏استخراج النسخة الآلية لمواقف المخزون الفعلي الموجود وإيقاف الصرفيات للقسم المراد إجراء الجرد عليه. ج. ‏المقارنة بين النسخة الآلية ‏و الموجود الفعلي من المخزونات في المخازن ومقارنة المواد المطلوبة والمواد المصروفة. د. ‏كذلك يتم مراقبة إجراءات التسليم و التواريخ التي تتم صرف المواد المتأخرة فيها. ه. ‏يجب تعميم برنامج لقاء قبل٧ ايام من إجراء إيقاف لأجل وقف عملية الصرف الاستلام او تحريك أي نوع من المواد، ‏كما يجب قبل 24 ساعة من بدء الجرد إيقاف الصرف العادي وينبغي أن يتم اتخاذ ترتيبات خاصة بخصوص الصرفيات ذات الأولوية( عاجل ،عاجل جداً) و. ‏على لجنة الجرد إجراء عد فعلي للمواد وتدوين كل مادة مع ذكر التفاصيل ‏كاملة مثل الموقع ،والرقم، المادة، ونوع الكمية على مسودة كشف الجرد. ز. ‏على اللجنة أن تستكمل إجراءات التسوية في اسرع وقت ممكن لأجل إتمام عملية الصرف والاستلام العادية فور الانتهاء. ح. ‏اما المواد التي توجد بها أي إشكاليات بخصوص عملية الجرد فإنها تحجز وتعطي أهمية أولية للانتهاء في إجراءات المتبعة لها.