لخّصلي

مفهوم الإدارة الالكترونية:​
الإدارة الإلكترونية تعني استخدام فعّال للمعلومات وتقنيات الاتصالات لإكمال المعاملات وتقديم خدمات بسهولة وسرعة ودقة عالية. يُعرفها شكاح والغامدي بأنها تحقق أهداف المؤسسة وتوفير الجهد والمال والوقت.
ووفقًا لعبده، هي منظومة إلكترونية تحوّل العمل الإداري إلى إدارة باستخدام الحاسوب، مع التركيز على اتخاذ القرارات بسرعة وكفاءة. يُشدد على أهمية الشفافية والمساءلة في تحسين الإدارة الإلكترونية داخل المنظمات.
بومديان يعرفها كعملية إدارية تعتمد على إمكانيات الإنترنت وشبكات الأعمال لتحقيق أهداف المنظمة بشكل فعّال وبلا حدود.

من خلال التعريفات السابقة، يظهر أن هناك اتفاقًا على أن الإدارة الإلكترونية تشير إلى نشاط يهدف إلى إتمام المعاملات والأعمال بفاعلية ودقة، مع التحول من العمليات الورقية إلى نهج إلكتروني متطور يسهم في تقليل الوقت والجهد.

أهداف الإدارة الإلكترونية:
تسعى الإدارة الإلكترونية إلى تحقيق أهداف متنوعة من خلال استغلال فعال لتقنية المعلومات والاتصالات. يُعد تحقيق مكاسب مادية، مثل الإنجاز السريع للأعمال وتقليل ساعات العمل واستخدام الأوراق، أحد الأهداف المباشرة. في المقابل، تتمثل الأهداف غير المباشرة في تقليل الأخطاء الإنسانية، وتحقيق التوافق مع دول العالم المتقدمة، وتعزيز القدرة التنافسية للمؤسسات.

تشمل أيضًا أهداف الإدارة الإلكترونية إدارة ومتابعة الإدارات المختلفة كوحدة مركزية، وتركيز نقاط اتخاذ القرار في العمل مع دعم فعّال. يتم تجميع البيانات بشكل موحد، وتقليل معوقات اتخاذ القرار عبر توفير وربط البيانات. كما تهدف إلى توظيف تكنولوجيا المعلومات لدعم ثقافة مؤسسية إيجابية وتوفير البيانات والمعلومات للمستفيدين بشكل فوري.

باختصار، يمثل الهدف الرئيسي للإدارة الإلكترونية المدرسية استخدام التكنولوجيا المتقدمة لتقديم خدمات عالية الجودة بأقل وقت وجهد وتكلفة ممكنة.

أهمية الإدارة الإلكترونية:
الإدارة الإلكترونية في المدارس تهدف إلى تغيير أسلوب العمل بما يتناسب مع التكنولوجيا الحديثة، مما يعزز التواصل بين المدرسة والطلاب.
1- تحسين أداء المدارس يتم عبر تبسيط الإجراءات وتيسير المعاملات، وتعزيز الاتصال بين الإدارة وأولياء الأمور.
2- التوسع في الأسواق يكون عبر شبكة الاتصالات الإلكترونية، مما يزيل الحواجز الجغرافية ويتيح للمستهلكين اختيارات واسعة.
3- توجيه الإنتاج يعتمد على معلومات دقيقة حول احتياجات العملاء، مما يمكّن المنظمة من تلبية رغباتهم.
4- تحسين جودة المنتجات وزيادة التنافسية يكونان من خلال التواصل القريب مع العملاء وفهم احتياجاتهم.
5- الإدارة الإلكترونية تقلل من مخاطر التعامل الورقي وتحسّن كفاءة العمليات بفضل استخدام الحاسوب وتوفير السجلات.

إجمالًا، تظهر أهمية الإدارة الإلكترونية في تحسين أداء المدارس، وتعزيز التواصل، وتلبية احتياجات العملاء، مما يجعلها أساسية للإدارات المدرسية الراغبة في التطور والتنافسية.

خصائص الإدارة الإلكترونية:
الإدارة الإلكترونية في المدارس تتميز بعدة خصائص، منها:

1. زيادة الإتقان: تُعَدّ الإدارة الإلكترونية آلية حديثة في تطوير الإدارة وتغيير التنظيم، مما يشكل تحولًا حاسمًا في أساليب العمل، وتوفير مزايا مثل المعالجة الفورية والدقة في أداء المهام.


2. تخفيض التكاليف: تتبنى الإدارة الإلكترونية نموذجًا يقلل من التكاليف، مما يسهم في توفير ميزانيات مالية كبيرة.


3. تبسيط الإجراءات: تسهم في تبسيط الإجراءات وتحديث الإدارة، مع توجيه الاهتمام نحو استخدام فعّال للمعلومات لتلبية احتياجات المواطنين بفاعلية.


4. تحقيق الشفافية: يتحقق ذلك من خلال وجود رقابة إلكترونية تضمن المحاسبة الدورية على جميع الخدمات المقدمة (وردة، ۲۰۱۳).


5. إدارة الملفات والوثائق: تستبدل الحفظ والكتابة بوسائل إلكترونية لفعّالية أكبر في إدارة الملفات والوثائق.

مشروعات الإدارة الإلكترونية في التعليم العام:
• برنامج الإدارة التربوية:

• برنامج معلوماتي يدير العملية التعليمية والتربوية في جميع المدارس.


• يوفر رخص التشغيل والأجهزة المركزية، ويهدف إلى تحسين الخدمات التعليمية وزيادة كفاءة الموظفين.


• يقدم خدمات مثل قبول الطلاب، التقييم، النقل الداخلي والخارجي، وخدمات الإشراف التربوي.

• برنامج إدارة الموارد الإدارية والمالية :

• يمكن من استثمار الموارد الإدارية والمالية بشكل أمثل.


• يشمل أنظمة إدارة الميزانية، الأجور والرواتب، الموارد البشرية، المستودعات، المشاريع، الممتلكات، والمشتريات الحكومية.

• نظام تصحيح وتوحيد بيانات المعلمين والموظفين والطلاب:

• يهدف إلى جلب وتصحيح المعلومات الأساسية للمعلمين والموظفين والطلاب.


• يُقارن مع مركز المعلومات الوطني لتصحيح البيانات الخاطئة وتوحيد البيانات.

• برنامج التواصل المرئي عن بعد:

• يُنفذ برامج تدريبية للمعلمين ويوفر لقاءات بين المدارس والوزارة.


• يقدم برامج إثرائية للطلاب عبر تجهيز مواقع اجتماعية عالية الجودة.

• برنامج تواصل:

• خدمة إلكترونية لرفع الشكاوى والمقترحات مع إمكانية متابعتها عبر بوابة الوزارة.

• مركز البيانات Data Center:

• يشمل بناء مركز للبيانات يخدم الوزارة لفترة لا تقل عن ١٠ سنوات.


• يتضمن تحديث الأمان وتطوير الشبكة الداخلية.

• نظام تكافل:

• يسهم في تحقيق الاستراتيجية الوطنية للإنماء الاجتماعي ويساعد الطلاب المعوزين.

• برنامج عين لقيادات المستقبل:

• يهدف إلى بناء قيادات جديدة من التربويين والإداريين.

• نظام راسل:

• مركز اتصالات إدارية رئيسي يسهل استقبال وإرسال المعاملات بين قطاعات وزارة التعليم وغيرها.

• استخدام التقنية في الإدارة المدرسية:

• تنويع استخدام التقنية لتسهيل العمليات التعليمية والإدارية.


• الحرص على استخدام البرامج للحصول على البيانات وتحسين الأداء الإداري.

تعتبر التقنية أساسية للمدارس الثانوية، ولكن هناك عدة معوقات تحول دون تطبيق فعّال للإدارة الإلكترونية. من بين هذه المعوقات:

معوقات تطبيق الإدارة الإلكترونية في المدارس الثانوية:

1. 
   

   المعوقات الإدارية والتنظيمية:
   ▪ عدم وضوح الرؤية: يشكل غموض الرؤية عائقًا، خاصة في حالة التغيير التكنولوجي، مما يجعل العاملين بحاجة إلى فهم الأهداف الرئيسية للمدرسة.
   ▪ ضعف التخطيط الاستراتيجي: يتضمن احتياج التخطيط بعض المعوقات:

   
   


2. 
   

   يتطلب عملية التخطيط قدرًا كبيرًا من التحليل والقدرة على التنبؤ بالمستقبل، مع ضرورة مواكبة الحاجات المتنوعة والمتعارضة.

   
   


3. 
   

   يتطلب التخطيط الحصول على معلومات متعددة ومتنوعة، خاصة المتعلقة بالمنظمات المرتبطة بعملية التخطيط والنشاطات ذات الصلة، لضمان وضوح جميع الجوانب المتعلقة بالمخطط.

   
   


4. 
   

   عدم تحقيق التوازن بين خطة المنظمة والاستراتيجية الكلية، نظرًا لتعدد المنظمات، مما يستدعي وضع خطط فرعية لكل جزء في المشروع.

   
   


5. 
   

   قد يتم استبعاد المستخدم والمستفيد تمامًا في مراحل تصميم وتحليل مشروع الإدارة الإلكترونية، مما يؤدي إلى مشروع لا يلبي توقعاته ومتطلباته.
   تلك المعوقات تستدعي تغييرًا في الأساليب الإدارية وتعزيز التخطيط الاستراتيجي لضمان استفادة كاملة من الإدارة الإلكترونية في المدارس الثانوية.

   
   


6. 
   

   المعوقات البشرية:
   ▪ نقص الفهم لأهمية تكنولوجيا المعلومات والإدارة الإلكترونية في المنظمات الحكومية.
   ▪ انحصار الانتباه على التكاليف دون التركيز على الفوائد المحتملة لمشروعات الإدارة الإلكترونية.
   ▪ ضعف الموارد البشرية المدربة للتعامل والصيانة للتقنيات الجديدة والمعقدة.
   ▪ عدم الفهم الكافي لتكنولوجيا المعلومات على المستوى الاجتماعي والتنظيمي.
   ▪ عدم توفير حوافز قوية للأفراد لدعم عملية التحول وعدم جعلهم جزءًا فعّالًا فيها.
   ▪ نقص مهارات اللغة الإنجليزية والتردد في التعامل مع الأجهزة الإلكترونية.
   ▪ عدم الاطمئنان إلى حماية السرية والأمان في التعاملات الشخصية.
   ▪ عدم تشجيع المسؤولين ووسائل الإعلام للأفراد على تعلم برامج وتطبيقات الإدارة الإلكترونية.
   ▪ قلة الموظفين الملمين بالمهارات الأساسية لاستخدام الحواسيب والإنترنت.
   ▪ نقص البرامج التدريبية للتقنيات الحديثة.
   ▪ ضعف دور الحوافز المادية والمعنوية في تعزيز التعلم والتطوير في مجال نظم المعلومات الإدارية.

   
   

3.المعوقات التقنية:
▪ عدم وجود بنية تحتية متكاملة على مستوى الدولة يُعيق تطبيق الإدارة الإلكترونية في مؤسساتها.
▪ اختلاف المقاييس والمواصفات بين الأجهزة داخل المكتب يشكل صعوبة في الربط بينها.
▪ ضعف قطاع التقنيات في الدول النامية: نقص في القدرة التصنيعية ونقص الخبرات الفنية.
▪ التطور السريع لتقنيات الحاسوب: جعل بعض الأجهزة القديمة عديمة الفائدة.
▪ صعوبة تعريب الأجهزة: صعوبة تعريب أجهزة الحاسوب تؤدي إلى عدم تعريب تطبيقاتها.
▪ سرعة تقادم الأجهزة: تسارع تقادم الحواسيب يؤدي في كثير من الأحيان إلى تغييرات كبيرة في الأنظمة الحالية.
▪ عدم جاهزية المنظمات لأمان المعلومات: عدم جاهزية المؤسسات فيما يتعلق بأمان المعلومات على شبكة الإنترنت.
▪ مشكلات الإصلاح والصيانة: صعوبات محيطة بإصلاح وصيانة وتحديث أجهزة الحاسوب.
▪ ضعف في تقنيات دعم اللغة العربية: نقص في التقنيات التي تدعم اللغة العربية.

4.المعوقات المالية:
▪ التكاليف المرتفعة لتحصيل أجهزة الإدارة الإلكترونية.
▪ عدم وجود خطة تكلفة شاملة قبل تنفيذ برامج الإدارة الإلكترونية، مما يؤدي إلى نقص الموارد المالية وتوقف المشاريع.
▪ نقص الموارد المالية لتأمين البنية التحتية، بما في ذلك شراء الأجهزة والبرامج التطبيقية وتطوير الحواسيب وإنشاء المواقع وربط الشبكات.
▪ قلة التخصيصات المالية لتدريب العاملين في مجال نظم المعلومات واستخدام خبرات معلوماتية ذات كفاءة عالية.
▪ ارتفاع تكاليف صيانة الأجهزة وبرامج الإدارة الإلكترونية، بالإضافة إلى نقص الأيدي العاملة الماهرة في هذا المجال.

استنادًا إلى المعوقات المذكورة، فإنها تشكل أبرز التحديات التي تواجه تنفيذ الإدارة الإلكترونية، نظرًا لشموليتها وتنوعها في المحاور، ويشير إلى واقعيتها حيث يمكن أن تكون هذه المشكلات متواجدة في معظم المنظمات، مما يعزز فكرة أن الضعف في إحدى هذه المعوقات يمكن أن يؤثر على تنفيذ النماذج التقنية الإدارية بشكل عام.
الخاتمة:
في الختام، يظهر بوضوح أن التحول نحو الإدارة الإلكترونية في مجال التعليم يلعب دورًا حيويًا في تعزيز كفاءة العمل الإداري وتسريع تنفيذ المعاملات. تبنت العديد من الوزارات والمؤسسات هذا التطور، ومنها وزارة التعليم، التي تسعى إلى تحسين بيئة العمل من خلال استخدام التقنيات الحديثة. يتطلب هذا التحول التكامل بين القيادات والمدارس لتحقيق فعالية أكبر في التواصل وتسهيل الأعمال الإدارية بشكل مستدام.

بالإضافة إلى ذلك، يُظهر الفهم المتزايد لمفهوم الإدارة الإلكترونية أنها ليست مجرد استخدام لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، بل تمثل نهجًا شاملاً لتحسين جميع جوانب العمليات الإدارية. يتطلب التحول إلى هذا النموذج الإلكتروني تكامل النظم والتقنيات مع سياق العمل اليومي لتحقيق تحسينات فعّالة.

وفي سياق التعليم، يعزز التحول إلى الإدارة الإلكترونية التواصل السريع والفعّال بين مختلف الأطراف، بدءًا من القيادات التعليمية وصولاً إلى المجتمع المحلي. يتيح هذا النهج الحديث تحسين جودة الخدمات التعليمية وتسهيل تداول المعلومات بشكل أفضل.

في نهاية المطاف، يشكل التزام القيادات التعليمية بالتحول إلى الإدارة الإلكترونية خطوة حيوية نحو تحقيق أهداف التعليم الحديثة. يساهم هذا التحول في تحسين الأداء الإداري وتوفير بيئة تعليمية تتسم بالكفاءة والتفاعلية، مما يلبي احتياجات المستفيدين ويعزز التعلم المستدام في عصر التكنولوجيا الرقمية.