Lakhasly

ثم رسم الأنشطة المختلفة حسب التسلسل المنطقى والتاريخى حتى الانتهاء من رسم جميع الأنشطة، وعلى مستوى الرقابة المطلوبة من ناحية التفاصيل المراد إظهارها في الرسم. التخطيط الاستراتيجي للعلاقات العامة وقد رسمت الاسهم لـبـرنـامـج مـؤتـمـر المـبـيـعـات عـلـى ضوء الـقـواعـد السابقة وحسب التسلسل المنطقى والتاريخي لتنفيذ الأنشطة المختلفة التي تتكون منها مراحل العملية التنفيذية. ثانيا : توقيت المشروع أو الجدولة الزمنية : | بمجرد الانتهاء من تحديد الأنشطة ورسم الاسهم يصبح من الضروري تقدير الوقت اللازم لكل نشاط حتى يتيسر القيام بالجدولة الزمنية للعملية. ويعتبر تقدير الوقت اللازم لكل نشاط من أهم الركائز التي تقوم عليها طريقة (بيرت) ونظراً لأن عدم التأكد يشوب دائما عملية تقدير الوقت اللازم لاتمام أي نشاط فينبغي أن تحدد الأوقات الثلاثة التالية: الوقت المتفائل: وهو أقل وقت ممكن لتنفيذ العملية اذا كانت الأمور تسير سيراً طبيعياً. ٢- الوقت الأكثر إحتمالاً : ويتم تقديره على ضوء الظروف العادية والخبرة المستخلصة من الحالات المماثلة السابقة -٣ الوقت المتشائم وفيه يكون التقدير لأقصى وقت يمكن أن يستغرقه النشاط بفرض أن ظروف العمل غير مواتية، وقد وجد أن الأوقات الثلاثة المقدرة لتنفيذ النشاط تأخذ شكل توزیع احتمالی يقل فيه احتمال إنجاز المشروع في كل من الوقت المتفائل أو المتشائم ويتعاظم احتمال إنجاز المشروع في الوقت الأكثر احتمالا. وللوقت المتشائم بالحرف جـ يكون تقدير الوقت المتوقع حسب نظرية التوزيع الاحتمالي كما یلی أ + ب + جـ الوقت المتوقع: 6 وبتقدير الوقت المتوقع يمكن حساب الجدولة الزمنية للمشروع. ويمكن الاستغناء عن تحديد الاوقات الثلاثة المذكورة. ويكتفى ببيان واحد للوقت المقدر لاتمام النشاط ويعتبر هذا التقدير هو الوقت المتوقع مباشرة وذلك اذا كان القائمون بتنفيذ المشروع يشعرون بكفاءتهم فى تقدير الوقت اللازم لاتمامه على وجه الدقة. بمعنى أنه لا توجد علاقة نسبية بين طول سهم النشاط والزمن المقدر لاتمامه. ولاحتساب أبكر وقت لبداية ونهاية كل نشاط نبدأ من الحدث (۱) عند الزمن صفر ونقوم بجمع مدد الأنشطة المختلفة التي تكون في سلسلة واحدة. فهو الوقت الذي يمكن فيه بدء تنفيذ النشاط أو الإنتهاء منه دون أن التأخير لباقى الأنشطة المرتبطة به وبإحتساب الفرق بين الوقت المبكر والوقت يقع الت المتأخر النشاط أو بدئه يمكن حساب الوقت الفائض لهذا النشاط لاتمام النش ، وهو عبارة عن الوقت الذى يمكن لنشاط معين أن يتأخر فيه دون أن يؤثر ذلك على نهاية التخطيط الاستراتيجي للعلاقات العامة و احتساب تواريخ نهاية الأنشطة المختلفة في المشروع يمكن التوصل الى المسار ، وهو سلسلة الأنشطة التي لا يمكن تجاوز وقت تنفيذها دون تأخير انتهاء المشروع كل. في حين أن الأنشطة الأخرى أنه يمكن نقل بعض الامكانات المتاحة ذلك في حدود الوقت الفائض أيضا ، كما أن يكون ككل. يمكن التأخير فيها في حدود الوقت لها إلى أنشطة أخرى ، على إلى تأخير العملية البرنامج. بالاضافة إلى توزيع الموارد والامكانات حسب أوامر عمل تنفيذية تحدد المهام الواجبة التنفيذ خلال كل فترة زمنيةمن هذا العرض الموجز لاستخدام طريقة (بيرت) PERT في التخطيط لانشطة العلاقات العامة ، قد يقول قائل أن الأخذ بالتخطيط كمرحلة أساسية في عملية العلاقات العامة لايزال يواجه بعض الصعوبات فما بالنا وهذه الأساليب المتقدمة التي لا تتناسب مع حجم المشروعات المنفذة في الدول النامية ومن بينها الدول العربية حاليا في مجال العلاقات العامة ولكننا نرى مع ذلك ضرورة التعرف على أحدث الاتجاهات العلمية لتطبيق ما يلائمنا منها فى الوقت المناسب. كما اننا لانفترض أن جميع مشروعاتنا فى العلاقات العامة تكفيها الأساليب التقليدية في التخطيط. الأسس العلمية للعلاقات العامة التخطيط وثورة التكنولوجيا : في منتصف الستينيات أمكن استخدام الحاسب الآلي في التخطيط لانشطة العلاقات العامة ومراقبة تنفيذ الخطة في المسار الذي وضع لها. فقد تم التوصل إلى نظام أطلق عليه إسم : التخطيط والمراجعة الآلية للعلاقات العامة Public Relations Electronic Planning and Review اختصارا لـ PREPAR وكان الهدف من هذا النظام أساساً مراقبة تدفق كل نوع من الرسائل الاعلامية إلى الجماهير المحددة له. وقد أخذت هذا النظام شركة تأمين أمريكية - وعدلته لكي تحصل على العلاقة بين ما يخرج عن إدارة العلاقات العامة من بيانات وما يرد إليها من قصاصات إعلامية بالاضافة إلى تسجيل درجة كفاءة العاملين بالإدارة وقد أوضح تحليل البيانات في إحدى المرات على سبيل المثال أنه بعد مجهود التخطيط الاستراتيجي للعلاقات العامة وقد استخدمت وكالة هل اند نلتون Hill and Knowlton وهى اكبر وكالة العلاقات العامة الحاسب الآلى فى الاغراض التالية: لم ينشر عن المؤسسة منها سوی ۲۳ خدا (۱) -۱ اعداد كشوف المرتبات والمكافات. -٣ تجهيز سجل يتضمن تحليلا لخصائص جمهور القراء والمستمعين للمواد الإعلامية الفنية والتجارية للاستعانة به فى التخطيط لأى برنامج اعلامی لأى عميل من عملاء الوكالة. ومن المؤكد أن قدرات رجال العلاقات العامة على الخلق والابتكار سوف تزداد مع استخدام الحاسب الآلى في تحليل المعلومات والبيانات الأساسية عن أهداف المؤسسة، بالإضافة إلى عامل الدقة الذي سيؤدي حتما إلى سلامة الأسس التي يبنى عليها التخطيط.

بطريقتين إما أن نبدأ الرسم مع بدء المشروع ، ثم رسم الأنشطة المختلفة حسب التسلسل المنطقى والتاريخى حتى الانتهاء من رسم جميع الأنشطة، منتهين بحدث انتهاء المشروع. وإما أن نبدأ برسم حدث نهاية المشروع وهكذا. ويلاحظ أن عدد الأنشطة اللازمة يعتمد على حجم المشروع ، وعلى مستوى الرقابة المطلوبة من ناحية التفاصيل المراد إظهارها في الرسم. التخطيط الاستراتيجي للعلاقات العامة وقد رسمت الاسهم لـبـرنـامـج مـؤتـمـر المـبـيـعـات عـلـى ضوء الـقـواعـد السابقة وحسب التسلسل المنطقى والتاريخي لتنفيذ الأنشطة المختلفة التي تتكون منها مراحل العملية التنفيذية. وعلى سبيل المثال فان الإنتهاء من الإستعدادات اللازمة لعقد المؤتمر لابد أن يسبقها الانتهاء من خطوات ومراحل إجرائية اساسية تتابع وترتبط ببعضها ارتباطاً يوضح العلاقة بين الأنشطة المختلفة داخل الرسم. ثانيا : توقيت المشروع أو الجدولة الزمنية : | بمجرد الانتهاء من تحديد الأنشطة ورسم الاسهم يصبح من الضروري تقدير الوقت اللازم لكل نشاط حتى يتيسر القيام بالجدولة الزمنية للعملية. ويعتبر تقدير الوقت اللازم لكل نشاط من أهم الركائز التي تقوم عليها طريقة (بيرت) ونظراً لأن عدم التأكد يشوب دائما عملية تقدير الوقت اللازم لاتمام أي نشاط فينبغي أن تحدد الأوقات الثلاثة التالية: الوقت المتفائل: وهو أقل وقت ممكن لتنفيذ العملية اذا كانت الأمور تسير سيراً طبيعياً. ٢- الوقت الأكثر إحتمالاً : ويتم تقديره على ضوء الظروف العادية والخبرة المستخلصة من الحالات المماثلة السابقة
-٣ الوقت المتشائم وفيه يكون التقدير لأقصى وقت يمكن أن يستغرقه النشاط بفرض أن ظروف العمل غير مواتية، غير أن هذا التقدير لا يتضمن احتساب الكوارث غير المتوقعة ، اللهم إلا إذا كان من طبيعة النشاط التعرض لها . وقد وجد أن الأوقات الثلاثة المقدرة لتنفيذ النشاط تأخذ شكل توزیع احتمالی يقل فيه احتمال إنجاز المشروع في كل من الوقت المتفائل أو المتشائم ويتعاظم احتمال إنجاز المشروع في الوقت الأكثر احتمالا. وإذا رمزنا للوقت المتفائل بالحرف أ وللوقت الأكثر إحتمالا بالحرف ب ، وللوقت المتشائم بالحرف جـ يكون تقدير الوقت المتوقع حسب نظرية التوزيع الاحتمالي كما یلی أ + ب + جـ الوقت المتوقع: 6 وبتقدير الوقت المتوقع يمكن حساب الجدولة الزمنية للمشروع. ويمكن الاستغناء عن تحديد الاوقات الثلاثة المذكورة. ويكتفى ببيان واحد للوقت المقدر لاتمام النشاط ويعتبر هذا التقدير هو الوقت المتوقع مباشرة وذلك اذا كان القائمون بتنفيذ المشروع يشعرون بكفاءتهم فى تقدير الوقت اللازم لاتمامه على وجه الدقة. | ويحتسب الوقت اللازم للتنفيذ عادة على أساس الاسبوع أو اليوم حسب طبيعة البرنامج ، ويلاحظ أن رسم الاسهم لا يتقيد بمقياس رسم زمنى ، بمعنى أنه لا توجد علاقة نسبية بين طول سهم النشاط والزمن المقدر لاتمامه. ولاحتساب أبكر وقت لبداية ونهاية كل نشاط نبدأ من الحدث (۱) عند الزمن صفر ونقوم بجمع مدد الأنشطة المختلفة التي تكون في سلسلة واحدة. أما آخر وقت
لإتمام النشاط ، فهو الوقت الذي يمكن فيه بدء تنفيذ النشاط أو الإنتهاء منه دون أن التأخير لباقى الأنشطة المرتبطة به وبإحتساب الفرق بين الوقت المبكر والوقت يقع الت المتأخر النشاط أو بدئه يمكن حساب الوقت الفائض لهذا النشاط لاتمام النش ، وهو عبارة عن الوقت الذى يمكن لنشاط معين أن يتأخر فيه دون أن يؤثر ذلك على نهاية التخطيط الاستراتيجي للعلاقات العامة و احتساب تواريخ نهاية الأنشطة المختلفة في المشروع يمكن التوصل الى المسار ، وهو سلسلة الأنشطة التي لا يمكن تجاوز وقت تنفيذها دون تأخير انتهاء المشروع كل. ولذلك فإن هذه الأنشطة يجب مراقبتها حتى يمكن تنفيذ العملية في الوقت المحدد لها ، في حين أن الأنشطة الأخرى أنه يمكن نقل بعض الامكانات المتاحة ذلك في حدود الوقت الفائض أيضا ، ودون أن يؤدى الفائض. كما أن يكون ككل. يمكن التأخير فيها في حدود الوقت لها إلى أنشطة أخرى ، على إلى تأخير العملية البرنامج. ويلاحظ أنه إذا كان هناك أكثر من نشاط يؤدى إلى حدث مشترك كما هو الحال في الحدث (٤) شكل رقم ٦ الذي تحسب فيه الانشطة ٣-٤ ، ٢-٤، فإننا نحسب أكبر مجموعة زمنية في هذا المسار لنحدد بدء النشاط ٤-٧. | ثالثاً: إعداد الإجراءات التنفيذية : في هذه المرحلة تترجم التحديدات الزمنية إلى تواريخ محددة وفق أيام العمل الرسمية. ففي حالة برنامج مؤتمر المبيعات كانت الفترة المتوقعة للمشروع خمسة وأربعين يوماً أو ما يعادل تسعة أسابيع طبقاً لنظام العمل الأمريكي. ولذلك حددت أيام التنفيذ طبقاً لأيام العمل المحددة للارتباط بها في الاتفاقات والتعاقدات الخاصة، بالاضافة إلى توزيع الموارد والامكانات حسب أوامر عمل تنفيذية تحدد المهام الواجبة التنفيذ خلال كل فترة زمنيةمن هذا العرض الموجز لاستخدام طريقة (بيرت) PERT في التخطيط لانشطة العلاقات العامة ، قد يقول قائل أن الأخذ بالتخطيط كمرحلة أساسية في عملية العلاقات العامة لايزال يواجه بعض الصعوبات فما بالنا وهذه الأساليب المتقدمة التي لا تتناسب مع حجم المشروعات المنفذة في الدول النامية ومن بينها الدول العربية حاليا في مجال العلاقات العامة ولكننا نرى مع ذلك ضرورة التعرف على أحدث الاتجاهات العلمية لتطبيق ما يلائمنا منها فى الوقت المناسب. كما اننا لانفترض أن جميع مشروعاتنا فى العلاقات العامة تكفيها الأساليب التقليدية في التخطيط. فهناك من المشروعات ما يحتاج إلى هذه الأساليب الحديثة ، وبصفة خاصة تلك المشروعات التي تنفذ على مستوى قومى. الأسس العلمية للعلاقات العامة التخطيط وثورة التكنولوجيا : في منتصف الستينيات أمكن استخدام الحاسب الآلي في التخطيط لانشطة العلاقات العامة ومراقبة تنفيذ الخطة في المسار الذي وضع لها. فقد تم التوصل إلى نظام أطلق عليه إسم : التخطيط والمراجعة الآلية للعلاقات العامة Public Relations Electronic Planning and Review اختصارا لـ PREPAR وكان الهدف من هذا النظام أساساً مراقبة تدفق كل نوع من الرسائل الاعلامية إلى الجماهير المحددة له. وقد أخذت هذا النظام شركة تأمين أمريكية - وعدلته لكي تحصل على العلاقة بين ما يخرج عن إدارة العلاقات العامة من بيانات وما يرد إليها من قصاصات إعلامية بالاضافة إلى تسجيل درجة كفاءة العاملين بالإدارة وقد أوضح تحليل البيانات في إحدى المرات على سبيل المثال أنه بعد مجهود التخطيط الاستراتيجي للعلاقات العامة وقد استخدمت وكالة هل اند نلتون Hill and Knowlton وهى اكبر وكالة العلاقات العامة الحاسب الآلى فى الاغراض التالية: لم ينشر عن المؤسسة منها سوی ۲۳ خدا (۱) -۱ اعداد كشوف المرتبات والمكافات. -۲ تصنيف وتقويم نتائج النشر فى وسائل الإعلام المختلفة. -٣ تجهيز سجل يتضمن تحليلا لخصائص جمهور القراء والمستمعين للمواد الإعلامية الفنية والتجارية للاستعانة به فى التخطيط لأى برنامج اعلامی لأى عميل من عملاء الوكالة. -- استخراج وتحليل نتائج ابحاث الرأى العام التي تجرى عن طريق قسم البحوث بالشركة (٢). ومن المؤكد أن قدرات رجال العلاقات العامة على الخلق والابتكار سوف تزداد مع استخدام الحاسب الآلى في تحليل المعلومات والبيانات الأساسية عن أهداف المؤسسة، وإمكاناتها، وخصائص جماهيرها ، ووسائل الاعلام التي تلائم هذه الجماهير وتتفق مع إمكانات المؤسسة. فذلك سوف يوفر كثيرا من الجهد والوقت الذي يستهلك في التحليل اليدوى لهذه البيانات، بالإضافة إلى عامل الدقة الذي سيؤدي حتما إلى سلامة الأسس التي يبنى عليها التخطيط. وإذا كان ذلك سـيـهـئ لإدارة العلاقـات العامة ظروفا أفضل الممارسة أنشطتها، وتحقيق أهدافها فلا ينبغي أن يخطر على بال أي مشتغل بالعلاقات العامة أن الحاسب الآلى سيقوم بالخلق والابتكار الذي يتميز به العقل الانساني