Lakhasly

تمارس الأعمال المكتبية مجموعة من الوظائف الإدارية المساعدة للعمل الإداري في كافة المستويات الإدارية؛ وذلك عن طريق القيام بمجموعة من العمليات والإجراءات باستخدام التقنيات المكتبية الموجودة في المكتب؛ بهدف تيســير تناقل ومعالجة المعلومات اللازمة لأداء المهام. وما تتطلبه تلك الأعمال من ضرورة امتلاك المهــارات اللازمــة للتعامل مع التقنية. وإلى جانب ذلك هنــاك وظائف أخرى، مثل أعمال السكرتارية التي تقوم بجميع الأعمال والنشاطات المكتبية والإدارية المساندة لمدير واحد أو أكثر؛ فالسكرتير يقوم بأعمال الاتصالات المباشرة وغير المباشرة للمدير، وترتيب المواعيد واستقبال الزوار وتنظيم الاجتماعات المرتبطة بمديره. كما يُوَجد عدٌد من الأعمال التي تَّم دمجها في أعمال الاتصالات وإدارة الوثائق بعد استخدام التقنية المكتبية، كما تساعُد في عملية الضبــط والرقابة على الأداء باعتماد المعايير واستخدامها في قياس الأداء، وفي تقديم الدعم اللازم لمعالجة المشكلات التي قد تطرأ؛ لضمان إنجاز العمل بالدقة والشكل المطلوب. وأصبح من المهِّم تحقيُق مستويات تواصل فعالة بينا لأفراد العاملين فيه مع كٍّل من المديرين ، تنعكس بشــكٍل إيجابي على مستوى جودة العمل بالكفاءة والفاعلية المطلوب تحقيقها. وعلى صعيد الاتصالات الخارجية تضَمن أعمال الاتصال في بيئة المكتب تفعيَلا لعلاقات بين المنظمة والمتعاملين معها ، والقيام بدوٍر مهٍّم في المحافظة على علاقات جيدة بالعملاء ، وبالتالي المساهمة في تكوين ُسمعة طيبة للمنظمة نظراً لأن جميع العمليات التي تؤديها المنظمة يتُّم أداؤها بواسطة الأعمال المكتبية ، حيث يقوم الأفراد في المكتب باستقبال طلباتهم واستفساراتهم وشكاَواهم ومعالجتها عن طريق سلسلة من الأنشطة المكتبية ، وبالمقابل نقل وجهة نظر الإدارة في السياسات والأهداف والبرامج المتعلقة فيها للجمهور الخارجي للمنظمة. فهناك الاتصاُل المباشر الذي يتُّم بين الأفراد العاملين في المكتب على اختلاف مســتوياتهم الوظيفية وعلاقات العمل فيما بينهم؛ فإنه يتطلب من القائم بعملية الاتصال توفر المهارات اللازمة لتحقيق عملية الاتصال الفعال. إذ إن وظيفة الرقابة تتمثل في إعداد المعايير وقياس الأداء الفعلي بالمعايير ثم اتخاذ القرارات بنا ًء على نتائج القياس الذي يعتمد على المعلومات. ومن ثم استخدامها في توجيه سياسات وإجراءات أعمالها نحو تحقيق الأهداف وتوفير المرونة اللازمة للاستجابة للمتغيرات الداخلية والخارجية من خلال مركز الاتصالات الإدارية الذي يمثل القناة التي تنتقل من خلالها المعلومات والبيانات بين أجزاء المنظمة الداخلية وبينها وبين عملائها الخارجيين. فقد لجأت إلى معالجة المعلومات والوثائق وتداولها باستخدام التقنيات المتقدمة في عمليات الأرشفة و ِحفظ الوثائق؛ بهدف تسهيل الوصول للمعلومات وتقليل التكاليف المتزايدة على استخدام الأساليب التقليدية في الِحفظ والأرشفة مع الأخذ بعين الاعتبار أمن وسلامة المعلومات . وتقوم نظم إدارة الوثائق الإلكترونية بتخزين صور الوثائق بواسطة ماسحات ضوئية ومن ثم استرجاعها عند الطلب، ومعالجة وتحديث الوثائق من أيَّة نقطة على شبكة المعلومات (ضمن الإجراءات الأمنية المطلوبة) كما مكنت من استخراج التقارير والإحصائيات من الوثائق المخزنة والرد على الاستفسارات. ورغبةالمنظمات في الاستفادة من التسهيلات والإمكانيات التي توفرها هذه التقنيات - فإن مكاتب اليوم تحتوي على العديد من التقنيات التي تدعم أداء الأفراد للعمل وإنجازه وفق أحسن المعايير، باستخدام جهاز الحاسب الآلي المرتبط بأجهزة أخرى ونظم وبرمجيات تؤدي أغراضاً متنوعة ؛ وأصبح اقتناُء هذه التقنيات والتخطيط لها وتطبيقها وصيانتها ضرورًة في منظمات اليوم لتقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية. كما يتطلب من المشرفين على الأعمال المكتبية توفير التدريب اللازم والمستمر على جميع الأنظمة والتجهيزات والبرامج التطبيقية المُستَخَدمة في أداء العمل. وخاصة مايتعلق منها بأعمال الصيانة الدورية والعلاجية لمنع توقف العمل. مثل : أعمال السكرتارية التي تتولى القيام بجميع الأعمال والنشاطات المكتبية والإدارية التابعة لمديري الإدارات والرؤســاء في المنظمــة؛ ويتولى القيام بأعمال السكرتارية في المنظمات أفراد مؤهلون ترتكز مهامهم على تقديم المساندة للمديرين لأداء أعمالهم من خــلال القيام بأعمال الاتصالات، فإن جميع الأفراد المكلَّفين بالأعمال الإدارية تقع على عاتقهم ممارسة تلك الأعمال لإنجاز أعمالهم المكلفين بها.

أنواع الأعمال المكتبية:

تمارس الأعمال المكتبية مجموعة من الوظائف الإدارية المساعدة للعمل الإداري في كافة المستويات الإدارية؛ وذلك عن طريق القيام بمجموعة من العمليات والإجراءات باستخدام التقنيات المكتبية الموجودة في المكتب؛ بهدف تيســير تناقل ومعالجة المعلومات اللازمة لأداء المهام. ويمكن تمييز ثلاثة أنواع رئيسية من العمل المكتبي، وهي: أعمال الاتصالات، أعمال إدارة الوثائق، أعمال الاتصالات الإدارية، وما تتطلبه تلك الأعمال من ضرورة امتلاك المهــارات اللازمــة للتعامل مع التقنية. وإلى جانب ذلك هنــاك وظائف أخرى، مثل أعمال السكرتارية التي تقوم بجميع الأعمال والنشاطات المكتبية والإدارية المساندة لمدير واحد أو أكثر؛ بغرض تيسير أعمالهم وأداء واجباتهم. فالسكرتير يقوم بأعمال الاتصالات المباشرة وغير المباشرة للمدير، وترتيب المواعيد واستقبال الزوار وتنظيم الاجتماعات المرتبطة بمديره. كما يُوَجد عدٌد من الأعمال التي تَّم دمجها في أعمال الاتصالات وإدارة الوثائق بعد استخدام التقنية المكتبية، مثل: أعمال النسخ، أعمال معالجة الكلمات والبيانات وغيرها.
أعمال الاتصالات:
تسهم الأعمال المكتبية في أداء كافة الأعمال المتعلقة بالاتصال داخل المنظمة وخارجها، بكافة أشكالها الرسمية وغير الرسمية ،سواٌء المباشرة منها أو غير المباشرة .فمن خلال العمل المكتبي ؛ يتُّم تسهيل عملية الاتصالات الداخلية ،والتنسيق بين الأنشطة في مختلف الإدارات والأقسام داخل المنظمة. وبالتالي ؛ يتُّم تحقيق التنسيق الفعال بين الإدارات والأقسام المختلفة، ومساعدتها في القيام بالوظائف الإدارية، مثل: التخطيط لسياسات العمل وضمان تنفيذها ،وتوجيه وتنسيق الأنشطة في الإدارات والأقسام المختلفة ،كما تساعُد في عملية الضبــط والرقابة على الأداء باعتماد المعايير واستخدامها في قياس الأداء، وفي تقديم الدعم اللازم لمعالجة المشكلات التي قد تطرأ؛ لضمان إنجاز العمل بالدقة والشكل المطلوب.
وقد أثَّر استخداُم التقنية والأساليب الحديثة في أنماط العمل، على طريقة أداء الأنشطة المكتبية؛ مما أظهر أنماطاً جديدة من الأفراد في المنظمة، مثل: الأفراد العاملين عن بُعد. الأفراد المتعاونين من خارج المنظمة وغيرهم. وأصبح من المهِّم تحقيُق مستويات تواصل فعالة بينا لأفراد العاملين فيه مع كٍّل من المديرين ،والزملاء ، والمرؤوسين؛ نتيجًة لاستخدام تقنيات ونظم الاتصالات ،والعمل على توفير بيئة اجتماعية محفزة ،تنعكس بشــكٍل إيجابي على مستوى جودة العمل بالكفاءة والفاعلية المطلوب تحقيقها.
وعلى صعيد الاتصالات الخارجية تضَمن أعمال الاتصال في بيئة المكتب تفعيَلا لعلاقات بين المنظمة والمتعاملين معها ، والقيام بدوٍر مهٍّم في المحافظة على علاقات جيدة بالعملاء ، وبالتالي المساهمة في تكوين ُسمعة طيبة للمنظمة نظراً لأن جميع العمليات التي تؤديها المنظمة يتُّم أداؤها بواسطة الأعمال المكتبية ، مثل: عمليات البيع ، الاتصال مع المنظمات الأخرى، والموردين، والعملاء؛ حيث يقوم الأفراد في المكتب باستقبال طلباتهم واستفساراتهم وشكاَواهم ومعالجتها عن طريق سلسلة من الأنشطة المكتبية ،وتقديم الخدمات الاتصالية ، حلقــة وصل بين المنظمة والمتعاملين معها؛ تهدف إلى تقديم صورة حسنة عن المنظمة في أذهان المتعاملين معها. وبالمقابل نقل وجهة نظر الإدارة في السياسات والأهداف والبرامج المتعلقة فيها للجمهور الخارجي للمنظمة.
وتتنوع أساليب الاتصال كعمٍل من الأعمال المكتبية ؛فهناك الاتصاُل المباشر الذي يتُّم بين الأفراد العاملين في المكتب على اختلاف مســتوياتهم الوظيفية وعلاقات العمل فيما بينهم؛ لمقابلة احتياجات العمل، أو من خلال الاتصال المباشر استقبال العملاء والتفاعل معهم، والإجابة عن تساؤلاتهم ومعالجة مشكلاتهم؛ بما يحقق رضاهم وبالتالي استمرار تعاملهم مع المنظمة.إلى جانب الاتصال غير المباشر ؛ســواٌء الكتابي أو الإلكتروني الذي تُّم داخل المنظمة وخارجها بأشكاله المختلفة. وأيا كان الأسلوب المتبع؛ فإنه يتطلب من القائم بعملية الاتصال توفر المهارات اللازمة لتحقيق عملية الاتصال الفعال.
أعمال إدارة الوثائق:
ينظر للمنظمة كنظاٍم مكَّوٍن من ثلاثة نظم فرعية تتكامل بعضها مع بعض، وهي نظام الإدارة ونظام المعلومات ونظام العمليات. وتُعد إدارة الوثائق جزءاً لا يتجزأ من منظومة تلك الأنظمة؛ فالوثائق تمثل الوسيط الذي يحمل المعلومات، ويتركَّز العمل المكتبي أساساً على وضع الإجراءات الكفيلة بالمحافظة عليها، وتحديد قواعد وإجراءات تداولها والاستفادة من المعلومات التي تحويها. ويمثل الدور الأساسي لإدارة الوثائق في حفظ أوعية المعلومات بكِل اشكالها ؛ إذ تمثل المعلومات العنصر الأساسي الذي تعتمد عليها المنظمات في أداء وظائفها؛ فالقرارات تعتمد أساساً على المعلومات وتوظيفها أمثل توظيف في صناعة القرارات وتوليد الأفكار والسياسات، وفعالية القرارات تعتمد بالدرجة الأولى على جودة وصحة تلك المعلومات. والمعلومات أيضاً هي المفتاح الذي يمكن الإدارة من تحقيق نظم الرقابة الفَّعالة؛ إذ إن وظيفة الرقابة تتمثل في إعداد المعايير وقياس الأداء الفعلي بالمعايير ثم اتخاذ القرارات بنا ًء على نتائج القياس الذي يعتمد على المعلومات.
أما بالنسبة للاتصالات الإدارية؛ فهي تقوم على تكامل البيانات والمعلومات وانتقالها بين الإدارات المختلفة، ومن ثم استخدامها في توجيه سياسات وإجراءات أعمالها نحو تحقيق الأهداف وتوفير المرونة اللازمة للاستجابة للمتغيرات الداخلية والخارجية من خلال مركز الاتصالات الإدارية الذي يمثل القناة التي تنتقل من خلالها المعلومات والبيانات بين أجزاء المنظمة الداخلية وبينها وبين عملائها الخارجيين. وتتكامل أعمال إدارة الوثائق ومركز الاتصالات الإدارية في ســبيل تقديم خدمات المعلومات للأفراد داخل المنظمة وخارجها على اختلاف تخصصاتهم ومســتوياتهم؛ من خلال القيام بجميع الأنشطة المتعلقة باستقبال المعلومات وتحليلها و حفظها وتقديمها للإدارات والأقسام المختصة بها، وتسهم هذه الخدمات إسهاماً فعالاً في الاستفادة من المعلومات. وأداء جميع الخدمات المكتبية التي تضمن جودة المعلومات المُقَّدمة مثل:معالجة الاتصالات الصادرة والواردة ومتابعتها، إدارة الوثائق، والنسخ، وغيرها - لجميع الأفراد العاملين على اختلاف مواقعهم ومستوياتهم الإدارية، وبما ُيمكنهم من أداء أعمالهم الأساسية.
ومع تَبِّني المنظمات مبادئ الإدارة الإلكترونية؛ فقد لجأت إلى معالجة المعلومات والوثائق وتداولها باستخدام التقنيات المتقدمة في عمليات الأرشفة و ِحفظ الوثائق؛ بهدف تسهيل الوصول للمعلومات وتقليل التكاليف المتزايدة على استخدام الأساليب التقليدية في الِحفظ والأرشفة مع الأخذ بعين الاعتبار أمن وسلامة المعلومات .وتقوم نظم إدارة الوثائق الإلكترونية بتخزين صور الوثائق بواسطة ماسحات ضوئية ومن ثم استرجاعها عند الطلب، وأتاحت إستخداماً غير محَّدد للوثائق عن طريق البحث والاسترجاع لكِّل وثيقة ،وساعدت على حِّل مشكلات الفقد والضياع وأخطاء الترتيب ، ومَّكنت من استخدام الوثيقة نفسها وتداولها بواسطة عدة أشخاص في الوقت نفسه، كما أنها اتسمت بمزايا عديدة لتطوير عملية إدخال، واسترجاع، ومعالجة وتحديث الوثائق من أيَّة نقطة على شبكة المعلومات (ضمن الإجراءات الأمنية المطلوبة) كما مكنت من استخراج التقارير والإحصائيات من الوثائق المخزنة والرد على الاستفسارات.
التعامل مع التقنيات المكتبية:
مع التطور التقني الهائل الحاصل في أنظمة المعلومات والاتصالات ،ورغبةالمنظمات في الاستفادة من التسهيلات والإمكانيات التي توفرها هذه التقنيات - فإن مكاتب اليوم تحتوي على العديد من التقنيات التي تدعم أداء الأفراد للعمل وإنجازه وفق أحسن المعايير، وتغيرت طريقة أداء العمل المكتبي، باستخدام جهاز الحاسب الآلي المرتبط بأجهزة أخرى ونظم وبرمجيات تؤدي أغراضاً متنوعة ؛حيث حل نظام إدارة الوثائق والبريد الإلكتروني محل المراسلات الورقية ، وأصبح بالإمكان ربط جميع أنواع الاتصالات الصوتية في شــبكة العمل، كما تم ربط تقنية الاتصال مــع تقنية المعلومات؛ لتبادل الوثائق في أثناء عملية الاتصال. وأصبح اقتناُء هذه التقنيات والتخطيط لها وتطبيقها وصيانتها ضرورًة في منظمات اليوم لتقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية.
جميع تلك التغيرات دعت إلى ضرورة امتلاك القائم بالأعمال المكتبية المهارات اللازمة للتعامل معها، واتباع الإرشادات التنظيمية والتقنية التي تضمن الاستخدام الأمثل لها. كما يتطلب من المشرفين على الأعمال المكتبية توفير التدريب اللازم والمستمر على جميع الأنظمة والتجهيزات والبرامج التطبيقية المُستَخَدمة في أداء العمل. مع ضرورة توفير البيئة التحتية اللازمة لتشغيلها والاستفادة منها، وتوفير المستلزمات الخاصة بها، وخاصة مايتعلق منها بأعمال الصيانة الدورية والعلاجية لمنع توقف العمل.
إضافة إلى ذلك ؛ يتُم ممارسة أعمال مكتبية أخرى، مثل : أعمال السكرتارية التي تتولى القيام بجميع الأعمال والنشاطات المكتبية والإدارية التابعة لمديري الإدارات والرؤســاء في المنظمــة؛ بغرض تيســير أعمالهم وأداء واجباتهم، من خلال القيام بجميع الأعمال الواردة أعــلاه. ويتولى القيام بأعمال السكرتارية في المنظمات أفراد مؤهلون ترتكز مهامهم على تقديم المساندة للمديرين لأداء أعمالهم من خــلال القيام بأعمال الاتصالات، وترتيب المواعيد واســتقبال الــزوار وتنظيم الاجتماعات المرتبطة بهــم، ويُطلق على هذا النوع من السكرتارية (السكرتارية الخاصة). وقد يتولى أعمال السكرتارية وحدات إدارية بمسميات مختلفة، تمثل (السكرتارية العامة)، وتتولى الإشراف الإداري على كافة أعمال السكرتارية؛ بما يضمن أداء الأعمال المكتبية التي تساعد الإدارة، وتتضمن وحدات الاتصالات الإدارية،وحدات الحفظ، أعمال النسخ ومعالجة الكلمات والبيانات وغيرها.
إن الأعمال المكتبية عنصر مهم من العمل الإداري في المنظمة ؛ ومن هذا المنطلق؛ فإن جميع الأفراد المكلَّفين بالأعمال الإدارية تقع على عاتقهم ممارسة تلك الأعمال لإنجاز أعمالهم المكلفين بها.