Lakhasly

الاتصال الإلكتروني في عصر الإنترنت أدى التطور في أساليب ووسائل الاتصال إلى حدوث نقلة نوعية في مفهوم الزمن والمسافات. ونناقش فيما يلي عدد من أحدث مكونات تكنولوجيا المعلومات التي أثرت بشكل ملحوظ على فعالية وكفاءة الاتصالات الإدارية في المنظمات التي تعتمد على تكنولوجيا الحاسبات الآلية وذلك على النحو التالي: 1- البريد الإلكتروني E-mail: يسمح البريد الإلكتروني بنقل رسائل كتابية فورية عبر أجهزة الحاسبات الآلية المرتبطة شبكياً. ويعتبر البريد الإلكتروني وسيلة سريعة ورخيصة للاتصال كما أنه يتيح فرصة ارسال نفس الرسالة إلى أطراف متعددة في نفس اللحظة. تبادل الرسائل الفورية (Instant Messaging (IM: ظهرت الرسائل الفورية عبر الإنترنت كوسيلة استخدمها الشباب لأغراض الدردشة Chatting بين طرفين أو أكثر يقومون باستخدام الحاسب الآلي في نفس الوقت. إلا أن التطور في تكنولوجيا المعلومات في سبيله لتقديم حلول جذرية لمثل هذه المشكلات. حيث يقوم النظام بتخزين هذه الرسائل لحين استرجاعها والاستماع إليها بواسطة المستقبل الذي تتاح له إمكانية حفظها أو مسحها أو نقلها لأطراف أخرى. حيث يقوم جهاز الفاكس المرسل بمسح الرسالة ضوئياً وتحويلها لنظام رقمي ليقوم جهاز الفاكس المستقبل بقراءة المعلومات الرقمية وإعادة إنتاجها في الشكل الذي أرسلت به. ومن المعروف أن المعلومات المطبوعة من السهل تصويرها ونشرها بين أعضاء المنظمة. وطلبات الشراء وغيرها حيث يتم ارسالها من حاسب آلي في منظمة معينة لحاسب آلي في منظمة أخرى لكي تقوم المنظمة المستقبلة باستيفاء البيانات المطلوبة وإعادة ارسالها الكترونياً للمنظمة المرسلة. ولقد اتجهت بعض الحكومات حديثاً لاستخدام هذه التكنولوجيا في التعامل مع المواطنين وذلك من خلال ما يعرف باسم الحكومة الإلكترونية E-Government. ٦- الاجتماعات التليفونية Teleconferencing هي نظام اتصالات يتيح لمجموعة من الأطراف الاجتماع في نفس الوقت باستخدام أجهزة التليفون المعتادة أو برامج البريد الإلكتروني لتبادل المعلومات شفهياً فيما بينهم. اجتماعات الفيديو Video Conferencing: ويعتمد هذا النظام على نفس مفهوم الاجتماعات التليفونية إلا أنه من خلال ما يتوافر لديه من كاميرات تصوير مرتبطة بالحاسبات الآلية يتيح لأطراف الاجتماع رؤية بعضهم البعض أو عرض معلومات مرئية (جداول / أشكال قد تساعدهم على اتخاذ القرارات بطريقة أكثر فعالية. الإنترانت Intranet هي شبكة اتصالات تنظيمية تستخدم تكنولوجيا الإنترنت internet تتيح لأعضاء المنظمة دون غيرهم إمكانية الدخول للنظام ومشاركة المعلومات فيما بينهم حيث يكون لكل عضو في المنظمة أسم مستخدم وكلمة مرور تتيح له إمكانية الوصول إلى المعلومات المطلوبة. ومن الأمثلة الشائعة لهذا النظام ما تستخدمه مكتبات الجامعات الغربية حيث تتيح لطلاب الجامعة دون غيرهم إمكانية الدخول إلى النظام الإلكتروني للمكتبة والوصول إلى ما يتوافر لديها من قواعد بيانات متنوعة. فالاتصالات اللاسلكية تعتمد على إرسال إشارات هوائية عبر الأقمار الصناعية، Notebook Computers Phones للاتصال ببعضهم البعض وتبادل الرسائل الشفهية والكتابية بمنتهى السرعة والدقة. ولقد وفرت كل التسهيلات السابقة إمكانية عدم تواجد الأفراد في أماكن علمهم وعلى مكاتبهم لكي يقوموا بانجاز مهام عملهم، فالفرد يستطيع أن ينجز مهام عمله من أي مكان وفي اي وقت كما يمكنه الاتصال شفهياً وكتابياً باي شخص آخر في المنظمة دون الحاجة الى التواجد جغرافياً في مكان العمل وخلال ساعات محدودة.

الاتصال الإلكتروني في عصر الإنترنت أدى التطور في أساليب ووسائل الاتصال إلى حدوث نقلة نوعية في مفهوم الزمن والمسافات. وأسهمت تكنولوجيا المعلومات في استحداث قنوات ووسائل حديثة لنقل وتبادل المعلومات بين الأطراف المختلفة بصرف النظر عن درجة انتشارها الجغرافي. ونناقش فيما يلي عدد من أحدث مكونات تكنولوجيا المعلومات التي أثرت بشكل ملحوظ على فعالية وكفاءة الاتصالات الإدارية في المنظمات التي تعتمد على تكنولوجيا الحاسبات الآلية وذلك على النحو التالي: 1- البريد الإلكتروني E-mail: يسمح البريد الإلكتروني بنقل رسائل كتابية فورية عبر أجهزة الحاسبات الآلية المرتبطة شبكياً. حيث تستقبل الأجهزة المرسل إليها الرسائل وتحتفظ بها في صندوق البريد in-box mail حتى يطلع عليها الفرد في الوقت الذي يراه مناسب. ويعتبر البريد الإلكتروني وسيلة سريعة ورخيصة للاتصال كما أنه يتيح فرصة ارسال نفس الرسالة إلى أطراف متعددة في نفس اللحظة. وبالتالي فهو وسيلة سريعة ومريحة لأعضاء المنظمة الواحدة لمشاركة وتبادل المعلومات. تبادل الرسائل الفورية (Instant Messaging (IM: ظهرت الرسائل الفورية عبر الإنترنت كوسيلة استخدمها الشباب لأغراض الدردشة Chatting بين طرفين أو أكثر يقومون باستخدام الحاسب الآلي في نفس الوقت. وانتقلت هذه الاستخدامات بعد ذلك إلى مجال الأعمال حيث أتاح تبادل الرسائل الفورية بين أعضاء المنظمة الواحدة فرصة نشر وتبادل المعلومات والحصول على ردود أفعال ومعلومات مرتدة فورية دون الحاجة لزمن انتظار للرد كما هو الحال في البريد الإلكتروني. ورغم وجود نقاط ضعف في تكنولوجيا تبادل الرسائل الفورية من أهمها سهولة الاختراق الخارجي وعدم توافق برمجياتها مع الكثير من البرامج الداخلية التي تستخدمها منظمات الأعمال، إلا أن التطور في تكنولوجيا المعلومات في سبيله لتقديم حلول جذرية لمثل هذه المشكلات. البريد الصوتي Voice: Mail : وهو نظام يتيح فرصة ترك رسالة صوتية عبر شبكة الاتصالات لأطراف أخرى، حيث يقوم النظام بتخزين هذه الرسائل لحين استرجاعها والاستماع إليها بواسطة المستقبل الذي تتاح له إمكانية حفظها أو مسحها أو نقلها لأطراف أخرى. - الفاكس :Fax: وهي آلات تتيح نقل مستندات تحتوي على نصوص مكتوبة بأشكال وجداول من خلال استخدام خط التليفون المعتاد، حيث يقوم جهاز الفاكس المرسل بمسح الرسالة ضوئياً وتحويلها لنظام رقمي ليقوم جهاز الفاكس المستقبل بقراءة المعلومات الرقمية وإعادة إنتاجها في الشكل الذي أرسلت به. ومن المعروف أن المعلومات المطبوعة من السهل تصويرها ونشرها بين أعضاء المنظمة. التبادل الإلكتروني للبيانات Electronic Data Interchange: وهي طريقة تقوم المنظمات من خلالها بتبادل معلومات نمطية ومستندات محدد أشكالها بشكل مسبق مثل الفواتير ، وطلبات التوريد، وطلبات الشراء وغيرها حيث يتم ارسالها من حاسب آلي في منظمة معينة لحاسب آلي في منظمة أخرى لكي تقوم المنظمة المستقبلة باستيفاء البيانات المطلوبة وإعادة ارسالها الكترونياً للمنظمة المرسلة. بذلك يتم اختصار عمليات التبادل الورقي بين المنظمات. ولقد اتجهت بعض الحكومات حديثاً لاستخدام هذه التكنولوجيا في التعامل مع المواطنين وذلك من خلال ما يعرف باسم الحكومة الإلكترونية E-Government. ٦- الاجتماعات التليفونية Teleconferencing هي نظام اتصالات يتيح لمجموعة من الأطراف الاجتماع في نفس الوقت باستخدام أجهزة التليفون المعتادة أو برامج البريد الإلكتروني لتبادل المعلومات شفهياً فيما بينهم. وغالباً ما يستخدم هذا النظام بغرض اتخاذ قرارات جماعية يشارك فيها مجموعة من الأطراف تتواجد في أماكن جغرافية متباعدة. اجتماعات الفيديو Video Conferencing: ويعتمد هذا النظام على نفس مفهوم الاجتماعات التليفونية إلا أنه من خلال ما يتوافر لديه من كاميرات تصوير مرتبطة بالحاسبات الآلية يتيح لأطراف الاجتماع رؤية بعضهم البعض أو عرض معلومات مرئية (جداول / أشكال قد تساعدهم على اتخاذ القرارات بطريقة أكثر فعالية. الإنترانت Intranet هي شبكة اتصالات تنظيمية تستخدم تكنولوجيا الإنترنت internet تتيح لأعضاء المنظمة دون غيرهم إمكانية الدخول للنظام ومشاركة المعلومات فيما بينهم حيث يكون لكل عضو في المنظمة أسم مستخدم وكلمة مرور تتيح له إمكانية الوصول إلى المعلومات المطلوبة. ومن الأمثلة الشائعة لهذا النظام ما تستخدمه مكتبات الجامعات الغربية حيث تتيح لطلاب الجامعة دون غيرهم إمكانية الدخول إلى النظام الإلكتروني للمكتبة والوصول إلى ما يتوافر لديها من قواعد بيانات متنوعة. - الإكسترانت Extranet وهي شبكة اتصالات تشبه إلى حد كبير الإنترانت إلا أنها تقدم ميزة إضافية وهي أنها تتيح لبعض الأطراف الداخلية في المنظمة إمكانية الاتصال بأطراف خارجية مثل العملاء والموردين، وشركات التأمين ... وغيرهم وتبادل المعلومات معهم. ١٠ - الاتصالات اللاسلكية Wireless Communications: اتجهت العديد من المنظمات المعاصرة إلى استخدام تكنولوجيا اتصالات لا تقيد أطراف الاتصال بضرورة التواجد في مكان محدد واستخدام أجهزة كمبيوتر مرتبطة شبكياً وسلكياً. فالاتصالات اللاسلكية تعتمد على إرسال إشارات هوائية عبر الأقمار الصناعية، وموجات الراديو، وإشارات الموجات القصيرة Microwave ، والأشعة الحمراء Infrared Light، والسنة الزرقاء Bluetooth. كما يمكن استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة مثل Cellular وأجهزة التليفونات المحمولة ،Notebook Computers Phones للاتصال ببعضهم البعض وتبادل الرسائل الشفهية والكتابية بمنتهى السرعة والدقة. ولقد وفرت كل التسهيلات السابقة إمكانية عدم تواجد الأفراد في أماكن علمهم وعلى مكاتبهم لكي يقوموا بانجاز مهام عملهم، فالفرد يستطيع أن ينجز مهام عمله من أي مكان وفي اي وقت كما يمكنه الاتصال شفهياً وكتابياً باي شخص آخر في المنظمة دون الحاجة الى التواجد جغرافياً في مكان العمل وخلال ساعات محدودة. ويطلق على هذه التسهيلات نظام Telecommuting.