Lakhasly

مقومات العمل المؤسسي:

مقومات العمل المؤسسي:

العمل المؤسسي ذو أهمية بالغة لأنه ينقل العمل من الفردية إلى الجماعية ومن العفوية الا إلى التخطيط، ومن الغموض إلى الوضوح، ومن محدودية الموارد إلى تعدديتها، ومن التأثير المحدود، إلى التأثير الواسع، ومن الوضع العرفي، إلى الوضع القانوني. ولا بد أن تتوافر مجموعة من الصفات والعناصر لأي جهة تريد أن تبدأ بالعمل المؤسسي، من أهمها : الانفتاح الـ (المنضبط)، والنضج، والعزم والتوكل على الله تعالى، والتفكير الإيجابي، والمهارات القيادية و الفعالة حيث البناء القوي، ويؤدي ذلك إلى الارتفاع والارتقاء طبقة بعد أخرى، فكذلك بناء المؤسسات، والمنظمات، لا تقوم إلا على أركان أساسية متينة، يرتكز عليها بناؤها المؤسسي.

1-البناء التنظيمي:
ويتضمن البناء التنظيمي وجود الهيكل التنظيمي وما يتطلبه من وضوح التصميم والمفهوم الذي بني عليه، ووضوح الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات وجهة المساءلة والمكافأة. بالإضافة إلى وجود المناخ التنظيمي، والمتمثل في درجة جيدة للاستقلالية والحركة الذاتية لإبداع وتشجيع القدرات الإبداعية مع الشفافية والصراحة في النقد والنقد الذاتي البناء. وتكمن أهمية البناء التنظيمي، في كونه أداة رئيسة تساعد الإدارة على تنظيم وتنسيق جهود العاملين للوصول إلى أهداف متفق عليها، مسبقا .
وهو يوفر الإطار الذي يتحرك فيه الأفراد، ومن خلاله يتم التوحيد، أو التفاعل بين الجهود والأنشطة المختلفة في المنظمة .
كما يسهم البناء التنظيمي في تحقيق أهداف المنظمة بأقل تكلفة، وذلك من خلال توزيع الموارد المادية والبشرية بشكل أمثل.

2-الكفاية المؤسسية :
وتعرف بأنها فاعلية المنظمة وكفايتها في استخدام مواردها المتاحة لتحقيق أهدافها بشكل أمثل.
وهناك فرق بين الفاعلية، والكفاية، فالفاعلية تعرف بأنها عمل الأشياء الصحيحة، وأما الكفاية فتعرف بأنها عمل الأشياء بشكل جيد، وكل هذه المعاني مقصودة في تعريف الكفاية المؤسسية.
وتتضمن الكفاية المؤسسية : فاعلية التخطيط، وفاعلية التنفيذ، وفاعلية التقويم، وفاعلية الاتصالات، وفاعلية الرقابة والمتابعة، التي تتمثل في القدرة على متابعة تحقيق الأهداف ووضوح المعايير والمقاييس كأساس للرقابة، ووجود نظام واضح وفعال للرقابة، مع وضوح آلية المتابعة الميدانية والدورية للعمل، والقدرة على تصحيح المسار عند اكتشاف الخلل.
اما فاعلية الاتصالات، فتشمل : انسيابية حركة المعلومات من القمة إلى القاعدة، ووضوح طرق الاتصال داخل المؤسسة، ووجود مناخ مشجع على المشاركة والاتصالات المفتوحة، ودعم وإسناد قيادة المنظمة لنظم الاتصالات.

3-القيادة الفاعلة :

ويقصد بها قدرة القيادة على ابتكار الرؤى البعيدة، وصياغة الأهداف، ووضع الاستراتيجيات وتحقيق التعاون، وتحفيز الطاقات، من أجل العمل.
والقيادة الفاعلة هي التي تصوغ الرؤى للمستقبل، آخذة في الاعتبار المصالح المشروعة لجميع الأطراف المعنية، وتضع استراتيجية راشدة في اتجاه تلك الرؤى، مع ضمان دعم مراكز القوة الرئيسة للعمل من حولها، لإيجاد الدافع للتحرك إلى الأمام باتجاه تحقيق الأهداف، والقيادة في مفهومها العام، لا تهتم بالنظام والنمطية، بقدر ما تهتم بالحركة والتغيير.

4-إدارة الموارد البشرية والمالية :

إدارة الموارد البشرية تعني، عملية توظيف، وقيادة العاملين لتحقيق أهداف المؤسسة، من خلال استقطاب واختيار العاملين، وتهيئة الظروف التي تمكن العاملين من الأداء، والعنصر البشري يعد من أغنى العناصر التي تمتلكها المنظمة، وتأتي أهمية الموارد المالية، من الدرجة الثانية بعد أهمية الموارد البشرية، لأن العنصر البشري، هو الذي يسخر المال في أغراضه المختلفة، وتشمل إدارة الموارد المالية وجود خطة واضحة لتوفيرها وكفايتها في المنظمة من وضوح الموازنات بما يحقق الخطط التنفيذية، ودقة نظم المحاسبة وضبط المصروفات وإدارة مالية تؤكد الجدوى من المشروعات مع وجود نظام مالي فعال يرصد المؤشرات المالية.

5-الكفاية التسويقية :

ويقصد بها وجود الخطط التسويقية والترويجية لأنشطة المنظمة ومشروعاتها ، مع وجود برنامج فعال لتكريس العلاقات الإنسانية وتنشيط العلاقات الخارجية، ووجود شبكة قوية من العلاقات المؤسسية، والتركيز على احتياجات الفئات المستهدفة، وتقديم أفضل الخدمات للجمهور مقارنة بالآخرين، ووجود قاعدة بيانات شاملة عن العملاء وسائر المستهدفين، مع المعرفة الشاملة بالمنافسين والمؤثرين على أنشطة المنظمة، ومعرفة وافية عن طبيعة ونوعية خدماتهم وتميزهم ومعرفة قطاعات الجمهور، وترتيبها حسب الأهمية، ومعرفة البيئة الحكومية الاجتماعية المؤثرة على أداء المنظمة، ومعرفة مدى تقبل الجمهور للخدمات المقدمة من المنظمة.

7-أنظمة وأساليب العمل :

هي مجموعة السياسات والقواعد والأساليب والإجراءات التي تحكم نشاط المنظمة لتحقيق أهدافها وتتكون من :

أ - السياسات : وقد جرى العرف على تسميتها باللوائح، وهي المقررات والأحكام الشمولية، التي تعتمدها الإدارة العليا في المنظمة، بما في ذلك وضع معايير الأداء وحدود التصرف في كل نشاط من أنشطة المنظمة، ويتم الاستناد إليها، وفي إطارها ، وضع واعتماد، قواعد وأساليب وإجراءات العمل لكل نشاط.

ب- القواعد والأساليب : وهي أسس ومبادئ ثابتة تتعلق بنشاط محدد، وتنبثق من السياسات، وتنطبق على الإجراءات وهي معايير عملية وتنفيذية، تحدد كيفية التصرف في تطبيق الإجراءات.

ج- الإجراءات : وهي سرد الخطوات الإجرائية المطلوب اتباعها والتقيد بها ويتم سردها حسب تتابع العمل الفعلي، مع ذكر وسائل وأدوات العمل المستخدمة، والربط بين الخطوات دون ازدواجية.

د- الخطوات : هي التي تمثل عملا مسؤولا ، في سلسلة العمليات التي يتكون منها الإجراء، وتشمل كل خطوة تحديد الشخص المسؤول عن العمل بشكل واضح، لا يترك مجالا لسوء التفسير، أو التهرب من المسؤولية، مع تحديد العمل والأدوات المستخدمة لتنفيذه من نماذج وأجهزة.