لخّصلي

وإدراك المبرّرات والأسباب التي أدّت إلى إعداده، ويعتمد ذلك على مكونات ونوع التقرير، بينما تقارير المبيعات تُعد تقارير مُتخصصة بتحديد كميات السّلع المباعة وأسعارها. الاستعداد لإعداد التقرير: هي الخطوة التي تعتمد على الهدف من إعداد التقرير ونوعه، فمثلاً التقارير السنويّة التي تُعد في نهاية السنة غالباً لمنشأة معينة تحتاج إلى مجهود أكبر من التقارير التي تُعد بشكلٍ يومي أو شهري، والآتي مجموعة من العناصر المهمة أثناء إعداد التقرير: توزيع المهام والمسؤوليات على فريق العمل: هو اختيار الأفراد المطلوبين لإعداد التقرير، ولاحقاً توزَّع على كلٍّ منهم المهام المطلوب تنفيذها، صياغة الخُطة الخاصة بإعداد التقرير: هي إعداد فريق العمل تصوراً زمنيّاً حول الوقت المُخصص لتحقيق خطوات إعداد التقرير بشكلٍ كامل. البدء بإعداد التقرير: هي الخطوة التي تعتمد على مراقبة ودراسة الأداء الخاص بفريق العمل المسؤول عن إعداد التقرير؛ لأنّ عملية إعداد التقرير تتميّز بتكامل وترابط جميع المهام معاً، وعند إعداد تقرير معين يجب الاهتمام بعدّة عناصر، وهي: شكل التقرير: هو اعتماد أسلوب معين بكتابة التقرير، فمثلاً تستخدم كلّ مُنشأة نوعَ خطّ معين في كتابة تقاريرها يختلف عن المُنشآت الأُخرى، ومن المهم إعداد جدول يشمل جميع محتويات التقرير، وإضافة صفحة خاصة بملاحق التقرير تحتوي على الأشكال البيانيّة والصور المستخدمة في إعداد التقرير. والتأكيد على استخدام العناصر الرئيسيّة في التقرير مثل المقدمة، والحرص على الربط بين النتائج وأسباب إعداد التقرير. كتابة المسودة الخاصة بالتقرير: هي التحضير لكتابة النص الأوّلي للتقرير بعد جمع مكوناته، وغالباً لا تحتوي مسودة التقرير المبدئيّة على بعض من مكوناته الرئيسيّة، لأنّ هذه المكونات يتمّ الانتهاء منها في الخطوة الأخيرة من خطوات إعداد وكتابة التقرير. إعداد النسخة المعتمدة والنهائيّة للتقرير: هي الخطوة النهائيّة التي تشمل اعتماد جميع مكونات التقرير بعد تقديم نسخة منه للإدارة أو الجهة المسؤولة عنه؛ من أجل إضافة أي تعديلات للتقرير بعد دراسة الملاحظات المُقدَّمة من الجهة المسؤولة، ويُسلَّم التقرير بشكله النهائيّ للإدارة أو الجهة التي طلبته.

تحديد الهدف الأساسيّ من كتابة التقرير: هو تحديد الطبيعة الخاصة بالتقرير، وإدراك المبرّرات والأسباب التي أدّت إلى إعداده، والجهة أو الإدارة التي تريد الحصول عليه، ويعتمد ذلك على مكونات ونوع التقرير، فالتقارير الماليّة تُعدّ تقارير مُتخصصة بتحديد الحالة الماليّة لمنشأة ما، وتشمل: الإيرادات، والالتزامات، والمصروفات، بينما تقارير المبيعات تُعد تقارير مُتخصصة بتحديد كميات السّلع المباعة وأسعارها. الاستعداد لإعداد التقرير: هي الخطوة التي تعتمد على الهدف من إعداد التقرير ونوعه، فمثلاً التقارير السنويّة التي تُعد في نهاية السنة غالباً لمنشأة معينة تحتاج إلى مجهود أكبر من التقارير التي تُعد بشكلٍ يومي أو شهري، والآتي مجموعة من العناصر المهمة أثناء إعداد التقرير: توزيع المهام والمسؤوليات على فريق العمل: هو اختيار الأفراد المطلوبين لإعداد التقرير، سواء أكانوا من الأقسام الإداريّة أو الماليّة أو الفنيّة، ولاحقاً توزَّع على كلٍّ منهم المهام المطلوب تنفيذها، كما يجب اختيار رئيس أو مسؤول عن الفريق قبل المباشرة في إعداد التقرير؛ حيث يترتب عليه تنسيق وترتيب جهود أفراد الفريق. صياغة الخصائص الخاصة بالتقرير: هي التعرُّف على المميّزات التي يجب أن يتميّزَ بها التقرير، وتُعدّ طلبات رئيسيّة له ومفروضة من الجهة أو الإدارة التي تطلب التقرير، ومن الأمثلة على هذه الخصائص نوعية الخط المستخدم في الكتابة، وعدد صفحات التقرير. معرفة المصادر والمراجع الخاصة بالبيانات والمعلومات: هي تحديد مصادر الحصول على أفضل البيانات والمعلومات الخاصة بالتقرير، ومن الأمثلة على هذه المصادر: الاستبانات، والمقابلات، والكُتب. صياغة الخُطة الخاصة بإعداد التقرير: هي إعداد فريق العمل تصوراً زمنيّاً حول الوقت المُخصص لتحقيق خطوات إعداد التقرير بشكلٍ كامل. البدء بإعداد التقرير: هي الخطوة التي تعتمد على مراقبة ودراسة الأداء الخاص بفريق العمل المسؤول عن إعداد التقرير؛ من خلال جودة مخرجات التقرير، والزمن المُستغرق في إعداده، كما تُساعد هذه الخطوة على معرفة أسباب التأخير الصادرة من موظف معين في فريق العمل، والمساهمة في توفير العلاج المناسب لها؛ لأنّ عملية إعداد التقرير تتميّز بتكامل وترابط جميع المهام معاً، ويتأثر فيها جميع أعضاء فريق العمل، وعند إعداد تقرير معين يجب الاهتمام بعدّة عناصر، وهي: شكل التقرير: هو اعتماد أسلوب معين بكتابة التقرير، ويُمثّل ميّزة من مميّزات المُنشأة، فمثلاً تستخدم كلّ مُنشأة نوعَ خطّ معين في كتابة تقاريرها يختلف عن المُنشآت الأُخرى، كما يجب ترقيم أقسام وصفحات التقرير؛ حتّى يصبح من السهل العودة لها، ومن المهم إعداد جدول يشمل جميع محتويات التقرير، وإضافة صفحة خاصة بملاحق التقرير تحتوي على الأشكال البيانيّة والصور المستخدمة في إعداد التقرير. مضمون التقرير: هو تحليل ومراجعة مكونات التقرير، وتشمل دراسة العناوين سواء الفرعيّة أو الرئيسيّة، والتأكد من ترابطها مع محتوى التقرير، والتأكيد على استخدام العناصر الرئيسيّة في التقرير مثل المقدمة، والتأكد من صحة المعلومات والصور المرفقة مع التقرير، والحرص على الربط بين النتائج وأسباب إعداد التقرير. كتابة المسودة الخاصة بالتقرير: هي التحضير لكتابة النص الأوّلي للتقرير بعد جمع مكوناته، ومراجعتها، والتأكد من سلامته النحويّة والفنيّة، وغالباً لا تحتوي مسودة التقرير المبدئيّة على بعض من مكوناته الرئيسيّة، مثل: صفحة الملاحق، وصفحة المراجع، وعنوان التقرير، والغلاف؛ لأنّ هذه المكونات يتمّ الانتهاء منها في الخطوة الأخيرة من خطوات إعداد وكتابة التقرير. إعداد النسخة المعتمدة والنهائيّة للتقرير: هي الخطوة النهائيّة التي تشمل اعتماد جميع مكونات التقرير بعد تقديم نسخة منه للإدارة أو الجهة المسؤولة عنه؛ من أجل إضافة أي تعديلات للتقرير بعد دراسة الملاحظات المُقدَّمة من الجهة المسؤولة، ومن ثمّ تضاف الأجزاء الرئيسيّة الباقية، مثل: المراجع، والغلاف، والملاحق، ويُسلَّم التقرير بشكله النهائيّ للإدارة أو الجهة التي طلبته.