لخّصلي

هدفت الدراسة إلى قياس توافق منظومة سكوب أرشيف مع نموذج النضج الرقمي في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وإلى تقييم فاعلية نظام سكوب أرشيف في عمليات إدارة وحفظ المحفوظات في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. كما سَعَتِ الدراسة لقياس مدى استعداد وقدرة الهيئة على الاستخدام الفاعل لنظام الأرشيف الرقمي لديها (منظومة سكوب أرشيف)؛ من خلال الاستعانة بنموذج النضج الرقمي الذي بدوره يتطرق إلى عدة محاور من شأنها تحليل مواءمة نظام الأرشفة الحالي مع نموذج النضج الرقمي. وتسهم دراسة سكوب أرشيف في الكشف عن مدى فاعلية عمله والكشف عن نقاط ضعفه، وصولاً إلى معرفة مدى توافق هذه المنظومة مع احتياجات المستخدِمين وتوافقها مع استراتيجية هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
اعتمدت الدراسة على المنهج الوصفي الكَمِّي لتحقيق الأهداف، وتوفير أجوبة عن الأسئلة البحثية. وضم مجتمع الدراسة جميع المستخدِمين لمنظومة سكوب أرشيف؛ العاملين بجميع درجاتهم الإدارية والمالية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عُمَان، والمستخدِمين للمنظومة من عامة المجتمع المدني، والباحثين في شتى مجالات العلمية. تمَّ جَمْعُ وتحليل البيانات من الاستبانة والمقابلات. تكونت عيِّنة الدراسة من اثنين وأربعين مستخدِماً لمنظومة سكوب أرشيف في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ هُمْ: مدير عام، ومديرو دوائر، ورؤساء أقسام، وأخصائيُّو وثائق، وفنِّيُّو وثائق، وباحثون؛ من خلال منظومة سكوب أرشيف، وتم إجراء المقابلات مع سبعة من المسؤولين ومُتَّخِذِي قرار في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
توصلت الدراسة إلى تَوَفُّر متطلبات نجاح توفير تجربة فريدة للمستخدِم/ المستفيد؛ الذي يَعْتَبِرُ المؤسسة الشريك الرقمي للتحكم والتفاعل مع العمليات الرقمية، والنجاح في تنفيذ العمليات التقنية والمهام؛ بتوظيفها بما يتناسب مع الاستراتيجية وتحسين كفاءة الحوكمة الرقمية التي تمثلت في: محور المستخدِم/ المستفيد ومحور التشغيل. كما كشفت الدراسة عن بعض التحديات التقنية والإدارية والبشرية التي تستخدم النظام الرقمي سكوب أرشيف في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
خرجت الدراسة بجملة من التوصيات؛ أهمُّها: على الهيئة مراعاة النُّضْج الرقمي في بنود المستخدِمين؛ كونها الأقل تحصيلاً حسب العيِّنة المدروسة، والأخذ في الاعتبار بنود التكنولوجيا؛ كونُ الإجابات تُبَيِّنُ عدم الإلمام الكامل بمَيِّزَات وتكنولوجيا المنظومة، التي يمكن توضيحها من خلال مُزَوِّد المنظومة؛ وهي مؤسسة سكوب، ورفع مستوى النُّضْج الرقمي في المنظومة بالهيئة؛ من خلال اتباع الإجراءات ذات الصلة في تطوير مستوى إلمام المستخدِمين بالمَيِّزَات والإمكانات للمنظومة. كما يجب رفع التكنولوجيا المستخدَمة في المنظومة؛ لتتواكب مع المتطلَّبات المذكورة في بنود التكنولوجيا، ومراعاة الأخذ بالوظائف المختلفة بالهيئة التي تباشر عملها بشكل يومي، أو شبه يومي، أو بشكل مستمر في المنظومة.